Положение об экспертной комиссии архив на. Архив организации: регламентируем работу с архивными документами. Протокол заседания экспертной комиссии
УТВЕРЖДЕНО
Приказ _____________________
(наименование
____________________________
организации, учреждения)
от№
ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии __________________________________________
(наименование организации, учреждения)
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для:
(организации, учреждения)
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео_, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в ____________________________________.
(организация, учреждение)
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве _______________________________________. Решения комиссии вступают в силу
(организации, учреждения)
после их утверждения руководством __________________________________________.
(организации, учреждения)
В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7 положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.
1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________
(организации, учреждения)
из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организации, учреждения под председательством начальника или его заместителя.
В состав ЭК включаются: заведующий архивом - секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Государственного архивного учреждения* (по согласованию).
* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган).
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, положением об организации, учреждении, настоящим Положением.
2. Функции ЭК
ЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности _______________________________________.
(организации, учреждения)
2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.) способствующих созданию более полной истории ______________________________________.
(организации, учреждения)
2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:
сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;
актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ____________________________________ документов с истекшими сроками хранения;
(организации, учреждения)
актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов ________________________________
(организации, учреждения)
на государственное хранение;
нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству в _____________________________________, номенклатуры дел, памятки и правила по
(организации, учреждения)
работе с документами.
2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение:
на рассмотрение:
Предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов _______________________________________.
(организации, учреждения)
Перечни документов со сроками хранения;
Инструкции по делопроизводству;
на утверждение:
Описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);
Перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;
на согласование:
Положения о ЭК и об архиве _______________________________________;
(организации, учреждения)
Номенклатуры дел _____________________________________;
(организации, учреждения)
Описи дел по личному составу;
2.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников ___________________________________________ консультации по вопросам работы с
(организации, учреждения)
документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3. Права ЭК
При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:
3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям _______________________________________ по вопросам разработки
(организации, учреждения)
номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ____________________________________ письменные объяснения о причинах утраты
(организации, учреждения)
порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений _____________________________________ о качестве и сроках подготовки
(организации, учреждения)
документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений _____________________________________,
(организации, учреждения)
а также представителей Государственного архивного учреждения.
3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам
(организации, учреждения)
своей компетенции.
3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном
(организации, учреждения)
учреждении.
4. Организация работы ЭК
4.1 . Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с
(организации, учреждения)
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.
4.2 . ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________
(организации, учреждения)
4.3 . Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________
(организации, учреждения)
рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4 . Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство __________________________________ (в необходимых случаях по согласованию с
(организации, учреждения)
Государственным архивным учреждением).
4.5 . ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6 . Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для:
(организации, учреждения)
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео_, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в ____________________________________.
(организация, учреждение)
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве _______________________________________. Решения комиссии вступают в силу
(организации, учреждения)
после их утверждения руководством __________________________________________.
(организации, учреждения)
В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7 положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.
1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________
(организации, учреждения)
из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организации, учреждения под председательством начальника или его заместителя.
В состав ЭК включаются: заведующий архивом - секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Государственного архивного учреждения* (по согласованию).
* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган).
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, положением об организации, учреждении, настоящим Положением.
2. Функции ЭК
ЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности _______________________________________.
(организации, учреждения)
2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.) способствующих созданию более полной истории ______________________________________.
(организации, учреждения)
2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:
сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;
актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ____________________________________ документов с истекшими сроками хранения;
(организации, учреждения)
актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов ________________________________
(организации, учреждения)
на государственное хранение;
нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству в _____________________________________, номенклатуры дел, памятки и правила по
(организации, учреждения)
работе с документами.
2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение:
на рассмотрение:
Предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов _______________________________________.
(организации, учреждения)
Перечни документов со сроками хранения;
Инструкции по делопроизводству;
на утверждение:
Описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);
Перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;
на согласование:
Положения о ЭК и об архиве _______________________________________;
(организации, учреждения)
Номенклатуры дел _____________________________________;
(организации, учреждения)
Описи дел по личному составу;
2.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников ___________________________________________ консультации по вопросам работы с
(организации, учреждения)
документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3. Права ЭК
При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:
3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям _______________________________________ по вопросам разработки
(организации, учреждения)
номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ____________________________________ письменные объяснения о причинах утраты
(организации, учреждения)
порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений _____________________________________ о качестве и сроках подготовки
(организации, учреждения)
документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений _____________________________________,
(организации, учреждения)
а также представителей Государственного архивного учреждения.
3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам
(организации, учреждения)
своей компетенции.
3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном
(организации, учреждения)
учреждении.
4. Организация работы ЭК
4.1 . Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с
(организации, учреждения)
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.
4.2 . ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________
(организации, учреждения)
4.3 . Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________
(организации, учреждения)
рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4 . Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство __________________________________ (в необходимых случаях по согласованию с
(организации, учреждения)
Государственным архивным учреждением).
4.5 . ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6 . Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.
1. Общие положения.
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) ________________________________ (указать конкретно в соответствии с полным официальным наименованием предприятия) (далее - предприятие) осуществляет организацию и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение управленческой документации Архивного фонда Российской Федерации, находящейся на хранении предприятия.
1.2. ЭК является совещательным органом при руководстве предприятия. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. В необходимых случаях решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое передаются на постоянное хранение документы предприятия.
1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя предприятия из числа наиболее квалифицированных работников, ответственных за организацию делопроизводства. Председателем ЭК обычно назначается один из руководителей структурных подразделений в составе службы ДОУ. В состав ЭК в обязательном порядке включается ответственный за архив предприятия (начальник отдела архивного хранения в составе службы ДОУ).
1.4. В своей деятельности ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами министерства (ведомства), нормативно-методическими документами Росархива и настоящим Положением.
2. Функции комиссии.
2.1. ЭК осуществляет следующие функции:
2.1.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также об установлении сроков хранения для документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.1.3. Осуществляет методическое руководство работой по организации хранения документов предприятия, их подготовке к передаче на постоянное хранение.
2.1.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.1.5. Определяет порядок проведения работы по отбору документов на архивное хранение и уничтожение.
2.1.6. Участвует в работе по подготовке нормативно-методических пособий по работе с документами предприятия.
2.2. ЭК рассматривает и выносит решение об одобрении:
2.2.1. Сводных описей дел постоянного срока хранения.
2.2.2. Актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
2.2.3. Актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу.
2.2.4. Описей на документы по личному составу.
2.2.5. Графиков подготовки и передачи документов на постоянное хранение.
2.2.6. Нормативно-методических пособий по работе с документами (перечней и классификаторов).
2.2.7. Инструкции по делопроизводству.
2.2.8. Номенклатур дел.
2.3. ЭК представляет на рассмотрение ЭПК архивного учреждения:
2.3.1. Предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов предприятия.
2.3.2. Перечни документов со сроками хранения.
2.3.3. Положение об ЭК и архиве предприятия.
2.3.4. Примерные и типовые номенклатуры дел.
2.3.5. Инструкции по делопроизводству.
2.4. ЭК представляет на утверждение ЭПК архивного учреждения:
2.4.1. Описи дел постоянного срока хранения.
2.4.2. Перечни документов постоянного срока хранения.
2.4.3. Перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.
2.5. ЭК представляет на согласование ЭПК архивного учреждения:
2.5.1. Номенклатуру дел предприятия (при изменениях).
2.5.2. Описи дел по личному составу.
2.6. ЭК совместно со службами ДОУ и кадров организует для работников, ответственных за делопроизводство, консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3. Права комиссии.
3.1. При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:
3.1.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям предприятия по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
3.1.2.1. Письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в т.ч. документов по личному составу.
3.1.2.2. Документы, необходимые для определения сроков хранения служебных документов.
3.1.3. Заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений предприятия о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.1.4. Информировать руководство предприятия по вопросам своей деятельности.
3.1.5. Представлять в установленном порядке предприятие в учреждениях Росархива.
4. Организация работы комиссии.
4.1. ЭК работает в контакте с ЦЭК и ЭПК по плану, утвержденному руководителем предприятия.
4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
4.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК.
4.4. Решения ЭК принимаются простым большинством голосов. При равенстве голосов решение принимает председатель ЭК.
4.5. ЭК имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов, с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»..
В результате проведения экспертизы ценности:
Устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
Производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
Определяются уникальные и особо ценные дела;
Осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство…- С. 174-175..
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архив Кузнецова Т.В.Секретарское дело… - С. 155..
Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора создается постоянно действующая экспертная комиссия (3-5 человек), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (в небольших учреждениях это бухгалтер и секретарь). Общий порядок организации работы ЭК и их функции можно найти в «Основных правилах работы архивов организаций» Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».. 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России были утверждены «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации» Примерное положение о постоянно действующей экспертной ко-миссии организации (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2) // Консалтинговая группа «Термика»: [сайт]. - URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1653 (дата обращения: 05.05.2012). и «Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации» Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российс-кой Федерации (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 17 марта 1998 г. № 19) [Электронный ресурс]. - Электрон.дан. - URL: http://www.innovbusiness.ru/pravo/DocumShow_DocumID_73394.html (дата обращения: 05.05.2012).. На основе Примерных положений разрабатывается Положение об экспертной комиссии учреждения.
Из основных задач экспертной комиссии выделим:
Рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
Организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»..
Экспертная комиссия является коллегиальным органом, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации. Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:
Основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;
Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;
Документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления)…- С. 248..
Разработанное Положение об экспертной комиссии ООО «Оборудование-Люкс» состоит из следующих разделов (приложение 4):
1. Общие положения;
2. Основные задачи экспертной комиссии;
3. Основные функции экспертной комиссии;
4. Права экспертной комиссии;
5. Организация работы экспертной комиссии.
Раздел «Общие положения» дает понятие, что такое экспертная комиссия, для чего она создается и чем руководствуется в своей работе. Второй раздел «Основные задачи экспертной комиссии» включает в себя:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов, соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы.
2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочиванием документов в структурных подразделениях организации.
Раздел «Основные функции» описывает те основные пункты, чем должна заниматься экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами. «Права» - раздел, где экспертная комиссия, в пределах своей компетенции, имеет право: давать рекомендации по вопросам экспертизы ценности документов; запрашивать от руководителей структурных подразделений объяснения, предложения и заключения; информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии и др.
Раздел «Организация работы» можно описать так:
5.1. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.2. Рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения.
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Таким образом, экспертиза ценности документов является важным этапом перед сдачей дел в архив организации. Все документы хранить в учреждении невозможно. Поэтому экспертиза ценности должна проводиться в каждой организации, в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Все это осуществляется на основании Положения об экспертной комиссии, которое было разработано.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ _____________________
(наименование
____________________________
организации, учреждения)
ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии __________________________________________
(наименование организации, учреждения)
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для: (организации, учреждения) организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео_, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в ____________________________________. (организация, учреждение) 1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве _______________________________________. Решения комиссии вступают в силу (организации, учреждения) после их утверждения руководством __________________________________________. (организации, учреждения) В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7 положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России. 1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________ (организации, учреждения) из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организации, учреждения под председательством начальника или его заместителя. В состав ЭК включаются: заведующий архивом - секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Государственного архивного учреждения* (по согласованию). * Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган). 1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, положением об организации, учреждении, настоящим Положением.2. Функции ЭК
ЭК осуществляет следующие функции: 2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности _______________________________________. (организации, учреждения) 2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями. 2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов. 2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.) способствующих созданию более полной истории ______________________________________. (организации, учреждения) 2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении: сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации; актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ____________________________________ документов с истекшими сроками хранения; (организации, учреждения) актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу; графиков подготовки и передачи документов ________________________________ (организации, учреждения) на государственное хранение; нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству в _____________________________________, номенклатуры дел, памятки и правила по (организации, учреждения) работе с документами. 2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение: на рассмотрение: - предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов _______________________________________. (организации, учреждения) - перечни документов со сроками хранения; - инструкции по делопроизводству; на утверждение: - описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация); - перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив; на согласование: - положения о ЭК и об архиве _______________________________________; (организации, учреждения) - номенклатуры дел _____________________________________; (организации, учреждения) - описи дел по личному составу; 2.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников ___________________________________________ консультации по вопросам работы с (организации, учреждения) документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.3. Права ЭК
При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право: 3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям _______________________________________ по вопросам разработки (организации, учреждения) номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др. 3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ____________________________________ письменные объяснения о причинах утраты (организации, учреждения) порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу. 3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений _____________________________________ о качестве и сроках подготовки (организации, учреждения) документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов. 3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений _____________________________________, (организации, учреждения) а также представителей Государственного архивного учреждения. 3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам (организации, учреждения) своей компетенции. 3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном (организации, учреждения) учреждении.4. Организация работы ЭК
4.1 . Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с (организации, учреждения) экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения. 4.2 . ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________ (организации, учреждения) 4.3 . Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________ (организации, учреждения) рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. 4.4 . Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство __________________________________ (в необходимых случаях по согласованию с (организации, учреждения) Государственным архивным учреждением). 4.5 . ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы. 4.6 . Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.
