Главная » Бухгалтерия » Обязательно ли в приказе писать основание. Образец приказа по основной деятельности Что писать в приказе

Обязательно ли в приказе писать основание. Образец приказа по основной деятельности Что писать в приказе

Приказы — распорядительные документы, издаваемые руководителем компании в рамках его полномочий и обязательные для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач, на предприятиях — директор и т. д. Законную силу имеют только правильно оформленные распорядительные документы, содержащие все необходимые реквизиты и заверенные в надлежащем порядке.

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Приказ — самый распространенный тип распорядительной документации. Они регулярно издаются даже в сравнительно небольшой компании, штат которой ограничен парой десятков сотрудников; с их помощью руководство решает текущие или стратегически значимые задачи — производственные, административные, хозяйственные или кадровые.

Даже если у приказа нет установленной формы, укажите в нем все обязательные реквизиты. Бывает сложно придумать правильный заголовок, подходящую преамбулу и другие элементы документа. Редакция практического журнала «Кадровое дело» собрала советы, которые позволят вам .

Виды приказов

Любой приказ, издаваемый в организации, с точки зрения выполняемой функции можно отнести к одной из двух обширных категорий — по личному составу и по основной деятельности. издаются для документирования кадровых процессов — приема на работу, перевода и увольнения, поощрения сотрудников и применения к ним дисциплинарных взысканий, командировок и других процедур, без которых не обходятся трудовые отношения.

Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя (поэтому такие документы называют инициативными), так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления. Они позволяют осуществлять оперативное управление ключевыми производственными процессами, с их помощью оформляется утверждение графика отпусков или штатного расписания, изменение режима работы предприятия, внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий и рабочих групп, аттестация и обучение сотрудников.

Приказы по личному составу обычно сразу же начинаются с распорядительной части (хотя в отдельных случаях могут содержать и констатирующую) и составляются как в свободной форме, так и с применением унифицированных бланков Госкомстата или их аналогов, разработанных работодателем — все зависит от типа, функционального назначения и других особенностей документа. Например, для оформления приема на работу или направления сотрудника в командировку существуют унифицированные бланки, утвержденные Госкомстатом, а вот распоряжения об установлении надбавок, дежурствах или привлечении к сверхурочным работам составляются в произвольной форме.

Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух частей — вводной, или констатирующей, и распорядительной. Как видно из названий, в первой части констатируется цель управленческого решения, а во второй — излагается непосредственное распоряжение руководителя. Поэтому распорядительная часть обычно начинается со слова «приказываю».

Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве

Унифицированные «госкомстатовские» бланки широко применяются в кадровом делопроизводстве. До недавних пор какой-либо альтернативы привычным унифицированным формам не было, но после вступления в силу федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. («О бухгалтерском учете») каждый работодатель получил законное право на разработку собственных бланков на базе существующих стандартов. Впрочем, многие компании решили не изобретать велосипед и продолжили использовать для оформления основных кадровых процедур готовые формы, в том числе:

и (о приеме на работу);
и (о переводе на другую работу);
и (о предоставлении отпуска);
и (о прекращении действия трудового договора);
и (о направлении в командировку).

Если речь идет об одном сотруднике, заполняется форма Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 или Т-9, если же документ составляется на нескольких работников (например, когда в командировку одновременно направляется группа специалистов), используется форма с пометкой «а».

Как оформить и утвердить приказ?

Весь процесс работы с распорядительной документацией сводится к стандартной схеме:

подготовка проекта (предварительный, «черновой» вариант документа составляется, обсуждается, поступает на согласование и по необходимости редактируется);
утверждение окончательного варианта;
регистрация и тиражирование;
передача копий заинтересованных должностным лицам или структурным подразделениям;
помещение контрольного экземпляра в дело, а затем — передача на хранение.

Одним из наиболее ответственных этапов в этой цепочке последовательных процедур считаются подготовительные работы. Зачастую ответственность за составление чернового варианта текста возлагается на секретаря, делопроизводителя, сотрудника отдела кадров (если речь идет об оформлении решения по личному составу) и т. д. Готовый, проверенный на предмет недоработок и ошибок документ передается руководителю для утверждения, а затем — на регистрацию.

Некоторые виды распорядительных документов визируются не только генеральным директором, но и другими должностными лицами. Приказы по вопросам направления сотрудников в , или вызова из отпуска могут передаваться на подпись главному бухгалтеру, а связанные с увольнением или наложением дисциплинарного взыскания — юристу компании. Сделать это необходимо до того, как документ поступит к директору на подпись. Общий срок согласования не должен превышать пяти рабочих дней, если иной срок не указан исполнителем.

Структура текста может быть простой (когда он касается одного вопроса или лица) или сложной, насчитывающей несколько разных распорядительных пунктов.

Приказы должны оформляться в соответствии с нормами трудового законодательства РФ:

при увольнении работника обязательно указывается причина решения работодателя со ссылкой на конкретную статью, пункт или подпункт Трудового кодекса;
поощрение или наложение дисциплинарного взыскания необходимо лаконично, но ясно обосновать, указав причину и конкретный вид применяемого воздействия (выдача премии, объявление выговора, награждение ценным подарком и т. д.);
предоставляя отпуск, нужно указать его вид, продолжительность, а также точные даты начала и окончания;
отражаются его причина и вид (временный или постоянный), полное наименование новой должности сотрудника и структурного подразделения, в которое он переводится, сведения об изменении оплаты труда;
оформляя , нужно указать основные условия трудоустройства (срок, наличие и продолжительность испытания, размер оплаты труда);
при направлении в командировку прописывается ее цель, продолжительность, место назначения, даты начала и окончания.

Оформление документа не должно противоречить требованиям ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Проследите, чтобы каждый приказ, издаваемый в организации, содержал обязательные реквизиты:

наименование организации или учреждения;
название вида документа;
дату и место издания;
заголовок к тексту;
регистрационный номер;
подпись руководителя;
визы согласования.

Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание).

Процедура регистрации

Каждому распорядительному документу в обязательном порядке присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года. В большинстве случаев такой индекс представляет собой порядковый номер с кратким буквенным обозначением (например, «112-Л», где первая часть — порядковый номер, а вторая говорит о принадлежности документа к группе приказов по личному составу). В ходе регистрации реквизиты каждого документа переносятся в специальную форму — карточку, книгу, журнал, электронную базу данных.

Вопрос из практики

Как оформить приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Ответ подготовлен совместно с редакцией

Отвечает Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны: , , оформите приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Если взысканием является замечание или выговор, то приказ оформите в .

А если в качестве взыскания организация решит уволить сотрудника, то оформите приказ о прекращении трудового договора по унифицированной , утвержденной или по . Издавать дополнительный приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не нужно. Вместе с тем, и издание двух приказов не считают нарушением трудового законодательства. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в .

Задайте свой вопрос экспертам

Сведения вносятся в журнал в хронологическом порядке, так что по последней записи сразу можно установить общее количество зарегистрированных работодателем документов определенного типа. Дополнительный плюс такой формы регистрации — невозможность изъять информацию о зарегистрированном приказе или внести ее «задним числом». С этой точки зрения даже самые современные электронные системы автоматизированной регистрации и хранения данных считаются менее безопасными, поскольку позволяют бесследно удалить сведения о документе.

Если объем кадрового документооборота постоянно растет, появляется потребность в более подробной систематизации регистрационных данных. Для таких случаев рекомендуется завести несколько дополнительных журналов — например, отдельные журналы регистрации приказов о предоставлении отпуска, прекращении трудовых отношений и т. д. На обложке каждого журнала необходимо указать дату, с которой он ведется, и наименование организации. Журнал ведут до полного заполнения, а когда в нем уже не останется свободных граф, на обложке проставляется дата окончания и заводится новый экземпляр. Если за период ведения регистрации изменились реквизиты компании (например, организационно-правовая форма), вовсе не обязательно заводить новый журнал: достаточно обновить данные на обложке.

Журнал регистрации приказов. Титульный лист

Журнал регистрации приказов.

Систематизация и хранение приказов по личному составу

Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден решением Министерства культуры РФ в 2010 году).

Согласно требованиям законодателя, приказы, оформляющие трудовые отношения и отражающие важные факты трудовой биографии работника, необходимо хранить в течение 75 лет. Но есть и другая группа распорядительных документов, предназначенных для оперативного регулирования выполнения работником трудовой функции и подлежащих гораздо менее продолжительному хранению (5 лет). Поэтому перед тем, как отправить документы в архив, их необходимо поделить на две группы — по .

Группа продолжительного хранения включает приказы:

о приеме на работу;
о переводе на другую работу;
о поощрении, награждении подарком и премировании;
о прекращении трудового договора;
о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
об установлении доплат и надбавок к должностному окладу (за стаж, совмещение, особые условия труда или характер работы), а также о любом другом изменении размера зарплаты как одного из существенных условий трудового договора;
о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
о направлении в зарубежную командировку или продолжительную (свыше одного месяца) командировку в пределах страны.

Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности. Поэтому нужно четко соблюдать сроки и условия их хранения. Ко второй группе относятся приказы:

Документы такого типа формируются в дела с пятилетним сроком хранения, по истечении которого они уничтожаются с составлением соответствующего акта. Помните, что для организаций, относящихся к отдельным сферам деятельности, утверждены ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Приложения хранятся вместе с приказами, в отличие от документов-оснований (служебных и докладных записок, заявлений, копий личных документов сотрудников компании), которые помещаются в архив отдельно.

Ошибки, часто допускаемые при оформлении приказов

Несмотря на существование довольно четких стандартов оформления распорядительных документов, делопроизводители нередко допускают досадные ошибки — процедурные или правовые. Процедурные ошибки обусловлены умышленным или случайным отступлением от общепринятой схемы работы и обычно сводятся к несоблюдению требований, выдвигаемых законодателем и локальными нормами самой организации к содержанию и форме приказа.

Чаще всего допускаются неточности в указываемых сведениях (паспортных данных, наименованиях структурных подразделений и должностей, реквизитах компании), не заполняются обязательные пункты, предусмотренные разработчиком формы («Дата составления», «Табельный номер», «Место составления», «Номер документа» и т. д.) Ошибкой считается также отказ от использования бланка установленного работодателем образца или применение нелогичных, размытых формулировок. Текст должен быть предельно четким и лаконичным. Использование оборотов, свойственных повествовательному стилю или способных трактоваться двояко, недопустимо.

Визирование должностным лицом, не наделенным соответствующими полномочиями, или ссылка на ненадлежащим образом оформленный документ-основание — менее распространенные, но все же допускаемые в кадровой практике ошибки. Например, в общих случаях приказ о трудоустройстве работника издается со ссылкой на трудовой договор. Если договор по каким-то причинам признан недействительным, изданный на его основании распорядительный документ считается утратившим силу, а содержащееся в нем управленческое решение — не подлежащим исполнению. Любые другие распоряжения, при составлении которых работодатель ссылается на соглашения, акты и прочие документы, оформленные с нарушениями актуальных правовых норм, аналогичным образом теряют юридическую силу.

Для приказов о прекращении трудового договора характерно несоответствие указанного в них основания увольнения формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе РФ, и отсутствие ссылок на конкретные статьи, пункты и подпункты. Предоставляя сотруднику отпуск, работодатели часто забывают указать его вид (основание) или продолжительность.

Практическая ситуация

Как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала « »

Отвечает Вероника ШАТРОВА,
эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор Системы Кадры

С работником случился инсульт, он парализован. Родственники принесли документы, которые подтверждают инвалидность. Прекращаем трудовые отношения в связи с полной нетрудоспособностью. Кто имеет право подписи вместо работника, если он сделать это не может?

Александр Виноградов, начальник отдела кадров (г. Мурманск)

Графы под подпись сотрудника в приказе и личной карточке оставьте незаполненными. Укажите «невозможно ознакомить под подпись по медицинским показаниям» и внесите реквизиты документа об инвалидности. Поясняющую запись заверьте своей подписью с расшифровкой и проставьте дату ( )…

Полная версия ответа доступна после бесплатной

Отмена и исправление приказов

Как поступить, если производственная ситуация изменилась, и внезапно возникла необходимость в отмене или изменении кадрового решения, которое уже успело вступить в силу? В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты. В нем необходимо указать:

номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.

Заголовок может выглядеть следующим образом: «О признании утратившим силу приказа по личному составу (основной деятельности)». Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа (или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях) прекратится.

Проверьте себя

1. Какой вид приказов не предусмотрен действующими нормативными актами:

a. по личному составу;
b. по хозяйственно-административной деятельности;
c. по основной деятельности.

2. Какой из документов составляется в свободной форме в отсутствие утвержденного унифицированного бланка:

a. приказ о привлечении к сверхурочной работе;
b. приказ о приеме на работу;
c. приказ о направлении сотрудника в командировку.

3. Что обязательно присваивается каждому распорядительному документу:

a. регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года;
b. порядковый номер в объединенном журнале приказов в организации;
c. регистрационный индекс в соответствии с законодательно утвержденным журналом индексов.

4. Какие приказы необходимо хранить в течение 75 лет:

a. о предоставлении учебного отпуска;
b. о применении дисциплинарного взыскания;
c. о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

5. Какой приказ необходимо обязательно доводить до сведения сотрудников с указанием даты ознакомления:

a. о направлении в ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
b. о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
c. о применении дисциплинарного взыскания.

Деятельность любого успешного предприятия или организации строится по единым правилам, которые обеспечивают выполнение стоящих перед ними задач. Их деятельность немыслима без эффективного функционирования структурных подразделений, их взаимодействия и строгой подчиненности.

Для обеспечения решения таких задач руководители предприятий издают нормативные документы в виде приказов (распоряжений).

По правилам ведения делопроизводства такие документы подразделяются на несколько групп:

распоряжения по основной деятельности;
распоряжения по кадровому составу;
распоряжения по финансово-хозяйственной деятельности.

В настоящей статье мы рассмотрим распоряжения, которые касаются к основной деятельности предприятия. К основной деятельности предприятия, с точки зрения делопроизводства, относятся следующие вопросы:

организационно-структурные вопросы, связанные с разделением функций и компетентности подразделений и сотрудников;
нормативно-правовые акты, которые регулируют внутренний распорядок, положения об оплате труда, премирования и должностные обязанности работников (должностные инструкции);
проведение инвентаризации, аудита, аттестации сотрудников, контроль за соблюдением правил охраны труда и техники безопасности;
утверждение отчетов структурных подразделений и документов, направляемых в вышестоящие и надзорные организации.

Сразу отметим, что единая форма приказа по основной деятельности отсутствует. На крупных предприятиях, особенно государственных, существуют утвержденные вышестоящим органом образцы приказов по основной деятельности. Для небольших и частных предприятий такая унификация отсутствует, но распорядительные документы по основной деятельности весьма важны, так как в конфликтных ситуациях позволяют оценить (доказать в суде) правомочность действий руководителя. Посмотрим, как оформить приказ правильно. Часто техническую работу по подготовке этих документов, руководители возлагают на секретариат. Поэтому для сотрудников секретариата знание того, как написать правильно приказ (образец) это необходимый навык.

Приказ по основной деятельности, как и любой другой, должен содержать реквизиты предприятия, дату и место составления, дату введения в действие, основное содержание, подписи лиц, обязанных с ним ознакомится. Ниже мы приводим образец составления приказа по организации нового структурного подразделения.

Читайте также: Заверение копий документов в организации

ПРИКАЗ №12

В связи с увеличением объема работ по контролю качества продукции и созданием сертифицированного аналитического центра

Приказываю:

Утвердить положение об отделе технического контроля и должностную инструкцию начальника отдела технического контроля.
Подчинить отделу технического контроля аналитические лаборатории цехов №1, 2 и 3.
Назначить начальником отдела технического контроля Парамонову Ирину Александровну.
Контроль исполнения приказа возложить на главного инженера Самойлова Сергея Ивановича.
С приказом ознакомить начальников цехов и смен (по списку).

Приложение

— Положение об отделе технического контроля

— Должностная инструкция начальника отдела технического контроля.

Директор ООО «Контрекс» ______________ Смирнов В.Р.

С приказом ознакомлены:

Покажем также, как составить приказ (образец) по расследованию несчастного случая.

Общество с ограниченной ответственностью «Контрекс»

ПРИКАЗ №24

О создании отдела технического контроля

В связи с травмой, полученной такелажником Сомовым Иваном Ивановичем (акт №1 от 11 февраля 2017 года) по выполнении погрузки насоса в цехе №1

Приказываю:

Создать комиссию по расследованию несчастного случая в составе.
— главного инженера Самойлова Сергея Ивановича (председатель комиссии);- председателя профкома Павлова Сергея Петровича;- начальника отдела охраны труда и техники безопасности Замковой Елены Ивановны;
— начальника цеха №2 Егорова Александра Ивановича;
— инженера Васильевой Татьяны Ивановны.
Комиссии провести в трехдневный срок расследование несчастного случая, составить отчет с указанием дополнительных мер по усилению охраны труда и соблюдению правил техники безопасности на заводе.

3. Контроль исполнения приказа беру на себя.

Статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации, предоставляет полный список документов, необходимых для предъявления при приеме на работу.

Какие требуются документы

К таким документам относятся:

паспорт либо наличие другого документа, способного подтвердить личность;

для лиц, не достигших четырнадцати лет, нужно представить свидетельство о рождении;

для тех граждан России, которые проживают за границей, необходимо предъявить загранпаспорт;

если имеется трудовая книжка, при поступлении на основную работу;

если нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую по письменному заявлению работника;

государственное страховое свидетельство пенсионного страхования;

для мужчин – это наличие военного билета, а для парней призывного возраста – удостоверение, подтверждающее его будущий призыв на военную службу;

документ, указывающий на наличие образования либо специальных знаний, которых требует его будущая работа.

Требования к предъявлению каких-либо других документов, помимо вышеуказанных, возможно только в случаях, предусмотренных кодексами, законами, приказами президента или же постановлениями правительства Российской Федерации. Простым примером такого случая может быть следующее: если вы хотите принять на работу специалиста, а его деятельность связана с опасными условиями труда, то от него можно еще в дополнение потребовать специальную справку, подтверждающую прохождение медицинского осмотра.

Далее рассмотрим, трудоустроят ли человека, у которого в силу разных обстоятельств отсутствует регистрация по месту жительства. Ответ на этот вопрос заключается в том, что потенциальный работодатель ни в коем случае не может отказать такому человеку в работе. Что же касается наличия индивидуального налогового номера, то его наличие вообще не считается обязательным (ст. 65 Трудового кодекса РФ), это же относится и к наличию или отсутствию страхового пенсионного свидетельства.

В случае если отказ о приеме на работы никаким образом не связан с наличием у него определенных деловых качеств, то это может закончиться для такой фирмы судебными разбирательствами, и если в результате них выиграет соискатель, то решением суда фирма обязуется принять его на работу.

Если работоискатель получил отказ в приеме на работу, то он имеет полное право получить такой отказ в письменной форме, где ни в коем случае нельзя указывать такие возможные причины отказа, как беременность, наличие детей, отсутствие прописки, принадлежность к тому или иному полу, национальности либо не к тому вероисповеданию. А вот вполне целесообразными причинами для отказа в приеме на работу может служить наличие неподходящего образования, недостаточного опыта работы по необходимой специальности, отсутствие интересующей профессии, квалификации или же имеющиеся противопоказания относительно состояния здоровья.

Документальное оформление приема на работу

Оформление приема на работу начинается с приказа, который составляется на основании составленного трудового договора, при этом сам приказ должен быть подготовлен в полном соответствии с этим договором. Если в процессе приема на работу был заключен договор подряда либо же договор возмездного оказания услуг, то такой приказ о приеме на работу не нужен.

Для составления приказа используется специальная унифицированная форма Т-1. Если же вам необходимо принять сразу несколько сотрудников, то лучше всего прибегнуть к форме Т-1а, которая называется списочной. После издания приказа делается запись в трудовой книге, и далее проходит процедура по оформлению личной карточки по форме Т-2.

Хочется отметить, что при приеме на работу необязательно требовать заявление, а можно вполне обойтись одним трудовым договором, который является достаточным основанием для оформления приказа.

Если сотрудник, которого принимают на работу, устраивается на неопределенный срок, то в ячейке приказа «Принять на работу по…» ничего не пишется.

По тому, как заполняются формы для первичной документации учета труда и его соответственной оплаты, графа, под названием «Условия приема на работу, характер работы» оформляется только в том случае, если эти условия и характер имеют отличия от общеустановленных. К примеру, если на работу берут сотрудника по совместительству на неполный рабочий день по переводу с другого предприятия. Но для того чтобы строка не оставалась пустой, можно сделать запись о том, что работник принят на обычных условиях.

Как проходят испытания при приеме на работу

Прежде чем принять решение о том, стоит ли брать на работу того или иного кандидата, они проводят мероприятия по проведению определенных испытаний в виде собеседования, анкетирования либо тестирования. Все эти мероприятия сугубо индивидуальны для каждого предприятия и не имеют никакого отношения к действующему законодательству. Единственным распоряжением, которое урегулируется Трудовым кодексом Российской Федерации, является истребование для ознакомления и изучения определенных документов, а именно документов, подтверждающих наличие того или иного образования и трудовых книжек.

Можно сказать, что с изучения этих двух документов и начинается проверка соответствия соискателя занимаемой должности. Диплом о завершении среднего или высшего образования свидетельствует о том, насколько соответствует работник по своим теоретическим знаниям той или иной должности. А трудовая книжка показывает, работал ли будущий работник по своей специальности, а если работал, то сколько времени.

Зачастую те, кто ищет работу, возмущаются по поводу установления испытательного срока, даже при предоставлении дипломов и трудовых книжек. Это связано с тем, что в РФ очень развиты случаи подделки документов, что является поводом для назначения испытательных сроков.

Критерии, которые выдвигаются к соответствию к работе

Оценка работника на соответствие объективности поданных данных о своей теоретической и практической подготовке проводится исходя из определенных критериев.

Те компании, которые уже давно работают и смогли упорядочить процесс набора новых сотрудников, уже до этого готовят так называемый профиль должности. В нем точно оговариваются необходимые критерии, соответствие которым должно быть обязательным условием.

При таком проведении оценки будущего персонала могут быть использованы и другие отдельные схемы, и модели их аттестации.

Если фирма или организация не проводит таких собеседований или тестирований, то вместо этого они опираются на должностные инструкции и другие документы, которые готовы рассказать о его предыдущей трудовой деятельности.

Если на основании изученных документов, тестов и результатов собеседований было принято решение о приеме на работу, то все это должно уже перейти к реальным действиям. То есть к началу освоения новой работы, а функция работодателя должна перейти к процессу наблюдения за тем, как справляется новый сотрудник со своими обязанностями. В ходе таких наблюдений работодатель определяет:

Сможет ли справиться новый служащий с теми объемами, которые на него возлагаются.

Насколько он готов справляться с работой самостоятельно. Если степень участия куратора либо же руководителя окажется слишком объемной, то способности нового сотрудника к выполнению необходимой работы окажутся под сомнением.

Исходя из действующего законодательства, сначала заключается трудовой договор, а уже затем на его основании готовится приказ о приеме на работу.

Кстати трудовым законодательством предусмотрено заключать такие договоры не только в рабочие, но и в нерабочие и праздничные дни. При заключении трудового договора в нем нужно указывать дату самого заключения договора, а также дату самого начала работы, именно с которой работник должен приступить к выполнению своих трудовых обязанностей.

Ни для кого сейчас не считается редкостью назначение испытательного срока при приеме на работу. Это нужно для того, чтобы определить, насколько работник соответствует требуемой должности. Но бывает и такое, что уже по истечении этого срока руководитель так и не может принять решения по поводу приема на работу. Этот срок оговаривается обеими сторонами, что должно быть прописано в трудовом договоре.

О том, насколько важно правильно оформить приказ о приеме сотрудника на ту или иную должность, доподлинно известно всем кадровикам. Хранение такой документации осуществляется на протяжении 75 лет.

Для приема на работу потребуется обязательное составление приказа (особого распоряжения) директора. Издание такого документа осуществляется на основе заключенного трудового соглашения.

Роскомстатом России были утверждены особые формы первичной документации, связанные с учетом труда и его оплатой. Приказ о приеме сотрудника на должность может быть представлен двумя унифицированными формами:

№ Т-1 – если речь идет об одном работнике

Именно в соответствии с этими формами осуществляется устройство на работу и учет сотрудников. Заполнять подобные формы можно как от руки (только разборчивым почерком), так и в печатном виде.

Каждая графа должна быть заполнена в соответствии с определенными правилами.

Документы, необходимые для приема на работу

В распоряжении о приеме на работу должны найти отражение следующие составляющие:

структурное подразделение и должность;

условия приема на работу;

каким будет оклад и предполагаются ли надбавки;

Однако, в приказе указываются не только эти сведения. Необходимо заполнить все строчки и графы. Заполнение унифицированной формы значительно упрощено за счет того, что все данные вписываются в специально отведенное для этого место.

Особенности заполнения реквизитов документа

Отбор кадров в организацию – центральная функция управления. При оформлении официальных документов, с особым вниманием следует отнестись к реквизитам.

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации – имеет код 0301001. Именно этот показатель следует указывать в графе «Форма по ОКУД». В том случае, когда используются приказные бланки, выпущенные в типографии, этот код, как правило, в графе уже стоит.

Код по ОКПО

Процедура приема сотрудников на работу включает в себя ряд поэтапных действий:

Медицинское обследование устраивающегося сотрудника.

В соответствии со ст. 64.1 ТК РФ, граждане, занимающие должности на правах замещения, после увольнения с муниципальной или государственной службы, в течение первых 2-х лет обязательно должны сообщать работодателю информацию о том, каким было последнее место службы.

Предоставление работником необходимых документов.

Когда осуществляется прием на работу, сотруднику необходимо принести ряд документов. К обязательным, предусмотренным статьей 65 ТК РФ, относят:

Трудовую книжку. В том случае, если сотрудник ранее нигде не работал, трудовая книжка выдается на первом месте работы. Если подобный документ у сотрудника когда-то был, но по определенным причинам оказался утерян или утрачен, то необходимо написать заявление с указанием адекватных причин, и работодателем будет выписана новая. Тем, кто устраивается на должность по совмещению, трудовая книжка не требуется, она должна оставаться там, где у человека основная работа. Однако, при желании, гражданин может инициировать и оформление записи в трудовой о дополнительном заработке. Однако, в подобном случае понадобится документ, подтверждающий совместительство.

Документ об образовании, либо диплом, являющийся свидетельством окончания соответствующих курсов.

СНИЛС – свидетельство государственного пенсионного страхования. Если такого документа нет, то оформляется он руководителем при первом устройстве на работу.

Условия приема на работу у каждой организации схожи

К необязательным относят:

Справка о зарплате, полученная на прежнем месте работы. Не всегда, но тем не менее нужно быть готовым к тому, что такая бумага может потребоваться.

Желательно заранее побеспокоиться о получении характеристики с прежнего места работы. Велика вероятность того, что она потребуется.

Заключение о пройденном медосмотре. Подобный документ требуют многие работодатели, особенно, если человек устраивается в пищевую, транспортную отрасль, в организации, связанные с работой с детьми.

Порядок устройства на работу

От гражданина необходимо получить заявление о приеме на работу.
Обязательно писать подобное заявление будут те сотрудники, которые устраиваются на государственную или муниципальную службу.
В том случае, если устраивающийся подобное заявление написал, и руководитель его принял, этот документ необходимо зарегистрировать в установленном для таких ситуаций порядке.
Один из двух договоров, на каждом из которых значится подпись обеих сторон, передается в руки непосредственно сотруднику, другой – остается у работодателя. Получив свою бумагу, сотрудник должен на договоре, остающемся у работодателя, написать подтверждение получения своего экземпляра.
Регистрация приказа. После этого в установленном порядке происходит регистрирование приказа. Сотрудника следует ознакомить с распоряжением руководства не более, чем трехдневный срок.
После этого можно уже оформлять личную карточку нового сотрудника. Для составления личных карточек предусмотрена особая унифицированная форма (№ Т-2).

Подписанные договоры обязательно регистрируются по все положенным правилам.

Большинство руководителей не считают, что одной из их обязанностей является оформление личных дел. Такая процедура возможна лишь в тех ситуациях, когда того требуют предписанные нормы закона.

Документальное оформление сотрудника на работу – процедура, к которой нужно подходить крайне ответственно. Имея представление обо всех нюансах этого дела, удастся хорошо подготовиться к приему и избежать неловких ситуаций.

Как изложены гарантии и другие полезные бонусы. Как будут выплачены компенсации в случае увольнения по сокращению или по инициативе администрации. Ели была договоренность о так называемом «золотом парашюте», посмотрите его описание. Многое можно увидеть, если внимательно читать. Кадровики любят говорить, что это стандартный договор, и менять его никто не будет. Это неправда, все можно поменять. Правда в другом. Если начнешь необоснованно предъявлять претензии, просто не возьмут на работу.

Дополнительная информация в видеосюжете:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter , чтобы сообщить нам.

Условия приема на работу, характер работы – все тонкости работы с документацией

Кроме того, приказ является основанием для фиксирования соответствующей записи в трудовой книжке работника, поэтому к его оформлению необходимо относиться со всей серьезностью. Условия приема на работу, характер работы и многие другие нюансы нужно учитывать для того, чтобы созданный документ был выполнен без изъянов.

Условия приема на работу, форма приказа

Последнее слово - за директором!

№ Т-1а – касательно группы работников.

Информация, содержащаяся в приказе

число, месяц, год приема на работу;
особенности и характер обязанностей;
особенности испытательного срока (только в том случае, если таковой предусмотрен при заключении договора).

Единственная трудность может возникнуть с классификаторами и кодированием информации различного характера. Кадровик должен обладать всеми необходимыми знаниями об особенностях каждого классификатора.

Важно! Содержимое приказа в обязательном порядке полностью согласовывается с трудовым договором. Любые отступления – противозаконны.

Название организации

Для подобных сведений в приказе предусмотрена особая строка. Здесь содержится полное название организации. Допускается заполнение и в письменном, и в электронном виде.
Указывание сокращенного названия документа допускается лишь тогда, когда оно закреплено в учредительном документе.

Важно! Если учреждение обладает сокращенной формой названия, то ее необходимо обязательно указать в скобочках, рядом с полным.

Код формы по ОКУД

ОКПО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций – восьмизначный код, сохраняющийся за учреждением на протяжении всего периода его существования. По своей сути, это уникальный номер, не повторяющийся ни у одной другой организации.

Пошаговая процедура приема на работу сотрудников

Приказ как документ, который подтверждает прием на работу

В соответствии со статьей 69 ТК РФ для ряда лиц, заключающих трудовое соглашение, предусмотрено прохождение обязательного мед. осмотра.
Проходить его должны все те, кто не достиг весемнадцатилетнего возраста, а также иные категории граждан.
Обязательное работодателю доносится необходимая информация.
Паспорт, либо иной документ, способный подтвердить личность.
Военный билет или иные документы, свидетельствующие о воинском учете.

Регистрация. Не все организации, но все же во многих случаях при приеме на должность от работника требуют иметь регистрацию, если таковой нет.
ИНН. Хотя этот документ не значится в списке обязательных и потребовать его никто не имеет права, но все же нужно быть готовым к тому, что работодателю он понадобится. Если подобной бумаги, свидетельствующей о постановке на учет в налоговые органы, нет, то оформлением придется заниматься самостоятельно. Для этого придется обратиться в местное представительство ФНС.

После получения всех необходимых документов, работодатель их изучает и принимает решение относительно работника и его новой должности.

Подобный шаг не относится к разряду обязательных.
Работнику следует заранее провести ознакомление с локальными нормативными актами. В соответствии со статьей 68 ТК РФ, руководитель учреждения, до того, как будет подписано трудовое соглашение, обязан проинформировать устраивающегося работника с должностной инструкцией, а также документами иного плана, связанными с трудовой деятельностью.
Заключение с сотрудником трудового договора. Заключение такого договора осуществляется обязательно в письменной форме и в 2-х экземплярах, с подписью обеих сторон. В трудовом соглашении помимо основных сведений допускается включение и дополнительных категорий. Заключение договора относительно ответственности материального плана – не является обязательным шагом. Тем не менее, на данном этапе он может вполне может быть полезен.
Издается указ о приеме на работу. Создание приказа осуществляется по форме № Т-1. либо по форме № Т-1а
Внесение необходимых записей в трудовую книжку.
Вынесение сведений в Книгу учета движения трудовых книжек.
Оформление личных дел служащих. Подобная процедура характерна для тех случаев, когда в отношении должности сотрудника, работодателем устанавливается обязанность вести личные дела.

Документы оформляются в установленном порядке

В обычной коммерческой компании, где законодательном не установлена необходимость вести личные дела, заниматься этим, конечно же, никто не будет. Однако, если руководство посчитает нужным, то вести подобную документацию все же придется.

Что касается остальных случаев, то необходимость ведения личных дел может быть обозначена локальными нормативными актами работодателя, посредством которых происходит регуляция отношений, связанных с персональными данными работника. В завершении, бывшему работодателю сообщается о том, что с его работником заключается трудовое соглашение.

Сторона, которая обладает правом выбора, всегда старается достичь при переговорах максимальной для себя выгоды. В нашем случае это работодатель. Ваша задача в этом процессе, отстоять свои интересы. Обычно кадровик заполняет ваши персональные данные в типовой форме и предлагает поставить подпись там, «где галочка». Многие так и делают.

Если вас действительно все устраивает, то все в порядке. Можно идти и работать. Но так можно поступать, если вы безумно рады, что вас приняли на работу. И, правда, что тут «права качать»? А если выбирали не вас, а вы согласились работать по приглашению. Вас долго уговаривали, и переманили из другого предприятия. Что в этом случае делать? Конечно, все ваши договоренности должны быть изложены в трудовом договоре. Это следует обязательно проверить.

П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание .

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк приказа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)» , если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
05 «наименование организации - автора документа» . Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
13 «место составления (издания) документа» и
при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер» , а также 17 «заголовок к тексту» .

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм...

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или « мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.

Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Пример 3

Свернуть Показать

Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка .

Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.

В заголовки приказов по личному составу часто включаются:

наименование действия и
инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
- «О переводе И.О. Бесфамильного»,
- «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
- «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
  Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.

При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.

Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование организации – автора... дата... регистрационный номер... заголовок к тексту или наименование вида документа;
наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)...

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)...

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии...

А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании...», «Во исполнение...», «В соответствии с...» (как в Примере 3).

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью...», «В связи...» (см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).

Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:

указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
срок исполнения.

Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.

Пример 6

Свернуть Показать

7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.

Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.

Срок: 31.10.2017.

Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту... внести... до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.

Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).

Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):

и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5.19. ...В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение № 2);
на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО "Медведица"»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.

См. статью «Оформление реквизита "подпись" », учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.

См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию » с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ

Оформление трудоустройства работника строго регламентировано трудовым законодательством. Издание приказа о приеме на работу занимает одно из центральных мест в этой процедуре наряду с заключением трудового договора.

Разберемся, каким правилам должно соответствовать создание этого документа.

Что трудовое законодательство говорит о приказе и его форме

Старт оформлению отношений дает подписание работником и работодателем главного для них документа — трудового договора.

Следующий обязательный этап - издание приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу. Возможно также внесение организацией изменений и дополнений в унифицированную форму с утверждением их в составе учетной политики организации.

На практике большинство организаций при издании приказа о приеме на работу продолжают пользоваться унифицированными формами Т-1 и Т-1а в неизмененном виде, поскольку они удобны и универсальны.

Основание в приказе о приеме на работу

В приказе по унифицированной форме Т-1 в качестве основания указывается трудовой договор, заключенный между работником и работодателем.

Заявление о приеме на работу основанием для издания приказа не является, как и докладная записка должностного лица, уполномоченного осуществлять фактический допуск к работе, и прочие внутренние документы.

Если работодатель посчитает необходимым ссылаться в приказе также и на эти документы, ему следует внести соответствующую графу в утвержденную форму приказа.

Сроки оформления приказа о приеме на работу

Относительно сроков составления и издания приказа закон говорит только то, что его необходимо представить работнику под роспись в течение трех дней после фактического начала работы.

Значит, издать приказ работодатель должен не раньше, чем трудовой договор начнет свое действие, и не позднее трех дней после фактического начала работы.

В любом случае срок издания приказа о приеме на работу не должен предшествовать началу работы, чтобы в случае аннулирования трудового договора (согласно ст. 61 ТК РФ если работник не приступил к работе, работодатель имеет такое право) оформлять меньшее количество документов.

Процедура ознакомления работника в трехдневный срок с изданным приказом под роспись проста: в самом тексте приказа (в унифицированной форме № Т-1) есть место для этого и даты ее совершения.

Какими-либо иными особенностями оформление и издание приказа о приеме работника не отличаются.

Просмотров