Главная » Бухгалтерия » Учебник: Организация работы с документами. Отчетные документы: назначение, виды, структура, обязательные реквизиты Как называются документы отчетные и письма предприятия

Учебник: Организация работы с документами. Отчетные документы: назначение, виды, структура, обязательные реквизиты Как называются документы отчетные и письма предприятия

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Министерством статистики и анализа Республики Беларусь и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности устанавливаются постановлениями этого министерства.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Национальный банк Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.

Виды отчетов.

Применяемая на практике отчетность подразделяется на виды по трем основным признакам:

1) объему сведений, включаемых в отчеты;

2) целям, для которых составляются отчеты;

3) периодам, охватываемым отчетностью.

Пообъему содержащихся в отчетах сведений различают частную и общую отчетность.Частная отчетность включает информацию о результатах деятельности какой-либо структурной единицы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности по конкретным географическим регионам.Общая отчетность характеризует результаты деятельности предприятия в целом.

В зависимости от назначения (целей составления) отчетность может быть внешней и внутренней.Внешняя отчетность служит средством информирования внешних пользователей - заинтересованных физических и юридических лиц - о характере деятельности, доходности и имущественном положении предприятия. Составлениевнутренней (внутрихозяйственной) отчетности вызывается потребностью внутрифирменного управления.

В зависимости от периода, который охватывает отчетность, различают периодическую и годовую отчетность. Если бухгалтерская отчетность составлена на внутригодовую дату, ее называютпериодической. Периодические отчеты составляются регулярно через определенные промежутки времени. По этому признаку различают отчетность ежедневную, еженедельную, ежедекадную, месячную, квартальную, полугодовую.

Срок представлениягодового отчета регламентируется соответствующими нормативными актами (в России - нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации).

Мы будем говорить о частной внутренней отчетности, т.е. отчетности об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам.

Цель составления внутрихозяйственной (внутренней) отчетности, охватывающей все предприятие снизу доверху, - удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных данных (показателей), позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров (управляющих).

« УТВЕРЖДАЮ»

________________

«___»_______2009г.

ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДЕНИИ УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Положение по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организацию работы с документами в Центре.

1.Общие положения

1.1. Положение распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные инструкцией обязательны для всех работников Центра. Все работники ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики, применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Центре осуществляется документоведом.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных правил и порядка работы с документами несут руководители этих подразделений. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заместителем руководителя.

1.5. Основной задачей ответственного за ведение делопроизводства в Центре является обеспечение качественного оформления, своевременной регистрации, а также осуществление контроля за исполнением и хранение документов.

Осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов,

Докладывать о их невыполнении руководителю, проставлять необходимые отметки в журнале регистрации документов,

Проверять правильность составления и оформления документов,

Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения,

Формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой Центра,

Участвовать в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов постоянного и временного хранения для передачи в архив,

Подготавливать документы к последующему хранению и использованию,

Передавать дела постоянного и временного сроков хранения в архив.

2. Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый директором Центра, действующим на основе единоличного принятия решений.

Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации структурных подразделений; утверждения положений , инструкций, правил и других документов, по вопросам регулирования финансирования деятельности организации, материально-технического обеспечения, касающихся специфики образовательного процесса.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений директора Центра, либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их согласование с заинтересованными сторонами и размножение копий приказов возлагается на заместителей директора, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов, представляемые на подпись директору визируются в соответствии с распределением обязанностей.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью документоведа.

Употребление бланков произвольной формы не допускается.

Порядок прохождения исходящих документов:

Документы, отправляемые Центром, передаются непосредственно по назначению и электронной связью.

При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо с разрешения руководителя;

Распорядительные документы после подписи директора вместе с подготовленными копиями передаются на регистрацию.

4. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> наименование вида документа;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> дата и индекс поступления;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор дата);

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> отметка об исполнении и направлении в дело.

4.Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image026_7.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более месяца;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image026_7.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней, остальные, - в течение 10 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню

Дата исполнения указывается в резолюции директора и фиксируется в журнале регистрации документов.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с директором все контролируемые документы.

5.Учет и хранение печатей и штампов

Печати и штампы должны хранится в сейфах или металлических шкафах.

Ответственность за хранение и использование печатей и штампов в Центре несут ответственность заместители директора и документовед.

Уничтожение печатей и штампов производится по согласованию со специальным отделом и оформляется актом.

6.Порядок снятия и выдачи копий с документов

Копии с документов выдаются с разрешения директора и только с тех документов, которые были изданы в Центре и касаются служебной деятельности. Центр может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в Центре. Вместе с тем при разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, удостоверения их трудовых прав , при формировании личных дел сотрудников, разрешается изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов и свидетельств о получении образования и т. д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия».

При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».

При заверении копии документа, внизу после полного воспроизведения текста, пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать.

На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

7.Организация хранения документов

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Номенклатура дел структурного подразделения оформляется по установленной форме.

Номенклатура дел составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждается директором Центра. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 сентября календарного года.

После утверждения номенклатуры дел Центра структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной экземпляр хранится у директора.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.

Основные требования к оформлению номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года. Указывается количество дел (в томах, папках) заведенных в структурном подразделении.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статей со ссылкой на перечень, который переносится из примерной номенклатуры дел структурного подразделения, при отсутствии примерной номенклатуры сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.

8.Формирование и оформление дел:

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Все документы отчетного или информационного характера по исполнению документов, находящихся на контроле, подшиваются в дело переписки за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные учебные планы, отчеты группируются отдельно.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в хронологическом порядке.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Дела Центра подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится документоведом, ответственными за ведение делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

9.Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив Центра дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Центра.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов в Центре на стадии делопроизводства проводится:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image032_5.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

Практические работы" href="/text/category/prakticheskie_raboti/" rel="bookmark">практической работы по определению сроков хранения документов, их отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, в Центре создается экспертная комиссия, которая является постоянно действующим совещательным органом при директоре Центра

В своей работе экспертная комиссия руководствуется: законодательством Российской Федерации , приказами, указаниями, правилами, инструкциями и другими нормативно-методическими рекомендациями, издаваемыми Государственной Архивной службой России и Комитетом по делам архивов администрации."Перечнем документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения", Уставом Центра.

Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом директора из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, включая документоведа.

10.Уничтожение документов

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к их уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Центра.

→ Техническая экспертиза зданий

Оформление отчетной документации

Отчет о проведении специальных инженерных изысканий в случае, если экспертиза проведена в полном объеме диагностического цикла и осуществлена для целей проектирования или технического заключения или выполнена по какому-либо одному вопросу, является основным документом, содержащим исчерпывающие сведения о существующем здании.

Материал, отбираемый для включения в отчетную документацию, должен быть обработан и систематизирован. Обязательный комплект отчетной документации состоит из текстовой и графической части. Отчет о специальных инженерных изысканиях составляется после согласования предпроектных проработок и оформления их в виде строительного паспорта.

Порядок оформления отчетной документации по результатам инженерных изысканий, необходимых при проектировании реконструкции, освещается в специальной литературе и нормативных актах, утверждаемых Госстроем СССР.

По структуре отчетная документация состоит из титульного листа, списка исполнителей, оглавления, технического заключения и чертежей, составленных в процессе изучения объекта и инвентаризационного плана. Основной ее частью всегда является письменное обобщение результатов исследований с выводами, представляемое в форме технического заключения.

На титульном листе указывается наименование организации, выполнившей работу по договору (в Ленинграде это институт Ленжилпроект). Назначение работы может быть различным: отчет о проведении специальных инженерных изысканий или техническое заключение. Кроме того, перечисляются должностные лица (их фамилии и инициалы), в обязанности которых входит руководство структурным подразделением, занимающимся технической экспертизой, а также должность, фамилия, инициалы лица, ответственного за проведение данной экспертизы.

Отчетная документация по объекту - это итог коллективного труда. Каждый его участник, выполнивший по заданию технического эксперта свою часть работы, несет за нее личную ответственность в границах, установленных правами и обязанностями, указанными в должностной инструкции.

Ответственность за достоверность всего объема работ, представленного в отчетной документации, несет только лицо, руководившее всей работой. Им является технический эксперт, подписавший титульный лист и последний лист текстовой части работы. На титульном листе должна быть подпись лица, правомочного утвердить отчетную документацию, это обычно главный инженер проектного института.

Бланк титульного листа изготовляется типографским способом, он должен иметь рамку, обведенную черной тушью. Размер левого поля - 35, правого - 10, размеры верхнего и нижнего полей - 20 мм. За титульным листом следует список исполнителей в алфавитном порядке, после фамилии необходимо указать инициалы, занимаемую должность. Далее в скобках указываются номера чертежей и информация по специальным вопросам, составленная данным исполнителем. К информации по специальным вопросам относятся: заключение по результатам обследования лифтов, историческая справка и т. п.

После списка исполнителей следует оглавление. В нем перечисляются составные части работы и указывается нумерация страниц. Как и в текстовой части, в оглавлении указываются наименование чертежа и его номер согласно штампу. Чертежи комплектуют последовательно: сначала инвентаризационные планы с нанесением на них результатов освидетельствования скрытых конструкций, затем топографическая съемка, отчетная документация по геологическим изысканиям, результаты измерений и дефектоскопии строительных конструкций и схемы размещения инженерного оборудования. После чертежей в необходимых случаях комплектуются приложения, куда включаются служебная переписка по объекту, решения, приказы и распоряжения, поступившие после составления строительного паспорта. Последний всегда комплектуется отдельно.

Ни один документ, кроме заголовка на титульном листе, не носит название «Отчет о специальных инженерных изысканиях»; оно дается только всему отчету. По объему и содержанию инженерные изыскания значительно шире, чем технические изыскания для строительства, которые ограничиваются топографическими, геологическими, гидрогеологическими, метеорологическими и другими изысканиями, определяющими естественные условия в районе строительства. По содержанию этот отчет ближе к научному, составляемому при проведении реставрационных работ, чем к отчету о технических изысканиях для строительства.

Название, указанное на титульном листе, лучше всего характеризует специальный состав инженерных изысканий, который необходим для проектирования комплексного капитального ремонта и реконструкции жилых домов в районах старой застройки.

Текстовая часть отчета носит название технического заключения и начинается с вводной части. В ней указываются: фамилия и инициалы лица, ответственного за проведение технической экспертизы; даты начала и окончания работ, на основании чего и с какой целью они выполнялись; какие материалы предыдущих обследований экспертиза нашла необходимым использовать при проведении данного обследования.

Первыми источниками информации для вводной части заключения являются сведения об объеме, площади, числе квартир и инженерном оборудовании строения, представленные в первом, третьем и четвертом разделах технического паспорта, составляемого районным бюро технической инвентаризации. Цифровые показатели этих сведений принимаются без проверки и вписываются в техническое заключение. Далее следует написать: о планировочной зоне, в которой находится дом; принят ли дом или отдельные помещения в нем под государственную охрану как памятник истории или архитектуры; о назначении соседних строений и предполагается ли в них в ближайший пятилетний период капитальный ремонт или реконструкция. Такие сведения могут оказать влияние на выводы, которыми завершается работа.

В тех случаях, когда используется материал предыдущих экспертиз по данному объекту, необходимо указать их дату и кратко (по усмотрению эксперта) содержание. В отдельных случаях копии материалов предыдущих экспертиз или отдельные чертежи и документы, входившие в их состав, могут быть приобщены к последующей отчетной документации.

Когда в жилом доме имеются нежилые помещения, сданные в аренду, то перечисляются все арендаторы и занимаемая ими площадь, в этом случае текстовая часть дополняется соответствующей иллюстрацией инвентаризационных планов. Кроме того, в тексте и на инвентаризационном плане указываются нежилые помещения, используемые службами технической эксплуатации, охраны общественного порядка и другими (не арендаторами). Записи о фактическом использовании таких помещений и их площади, а также обозначения на инвентаризационных планах выполняются по аналогии с записями о помещениях, сданных в аренду.

На этом сбор информации для формулирования вводной части отчетной документации обычно завершается, если экспертизой не будет установлена необходимость включения в нее дополнительных сведений. Эта часть работы носит в основном j камеральный характер. Далее начинается исследовательская часть, выполняемая в соответствии с программой и заданием.

Направление и объем исследований определяются целью работы и итогами рассмотрения документации, выполненной в процессе 2-5-й операций диагностического цикла.

Оформление текстовой части отчетной документации ведется в традиционной последовательности, которая не всегда совпадает с последовательностью проведения самих работ. Например, обследование конструкций старого дома можно начать с перекрытий, одновременно произвести обследование стен и в зависимости от результатов этой работы решить, в каких местах закладывать шурфы для освидетельствования фундаментов. Но при оформлении отчетной документации сначала идет раздел под названием «Подземная часть здания», куда входят фундаменты, затем «Стены», а потом уже «Перекрытия».: т.е. так, как это принято в любой документации по строительству. Поэтому отчетная документация оформляется всегда в одном порядке: градостроительное значение объекта; исторические сведения; подземная часть здания (объединяется с под-разделом «Инженерно-геологическая характеристика участка»), затем идет раздел «Надземные конструкции» с подразделами (стены, отдельно наружные и внутренние, перекрытия, лестницы, крыша, прочие конструктивные элементы). В отдельный раздел выделяется планировка помещений, а если необходимо, то отделка помещений. Отделка фасадов и лестниц освещается в разделах «Стены» и «Лестницы». К последнему разделу относится инженерное оборудование. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текстовая часть дополняется фотоиллюстрациями и рисунками с натуры, в ней делаются ссылки на фотографии и чертежи, следующие за текстом.

Фотографии и рисунки нумеруются в пределах раздела арабскими цифрами. Номер иллюстрации должен состоять из номера раздела и порядкового номера рисунка, разделенных точкой, например «

Рис. 1.2» (вторая иллюстрация первого раздела). Рисунки и фотографии должны размещаться сразу после ссылки на них в тексте. Если заключение состоит из небольшого числа страниц текста и большого количества фотографий, их допускается помещать по порядку номеров в конце текста.

Не допускается делать фотографии объекта и складывать их в «карман», приклеиваемый с внутренней стороны переплета. Каждая фотография должна сопровождаться содержательной надписью, отпечатанной на машинке рядом с номером.

Выводы после завершения исследовательской части работы должны быть краткими, но доказательными, так как подтверждаются всем ходом исследований, в них излагается суть рекомендаций экспертизы по изученному вопросу. В тех случаях, когда в исследовательской части работы отмечается, что отдельные конструктивные элементы заселенного дома представляют собой угрозу общественной безопасности, указываются конкретные мероприятия, которые должны быть выполнены для предупреждения аварии, о чем эксперт безотлагательно должен сообщить руководству эксплуатирующей организации.

Рекомендации экспертизы не могут находиться в противоречии с документами строительного паспорта. Если после завершения исследований выявились такие противоречия, то экспертиза должна представить инстанциям, выдавшим строительный паспорт, дополнительную информацию, полученную в ходе исследований, и просить пересмотра ранее выданных документов. До устранения противоречий экспертиза не может быть законченной и результаты ее не могут быть подписаны экспертом.

Отчеты о проведении специальных инженерных изысканий размножаются в пяти экземплярах, три из них выдаются заказчику проекта (из них один остается у него, второй передается в экспертный орган, а третий - подрядной ремонтно-строительной организации). Из двух экземпляров, остающихся в институте Ленжилпроект, один хранится в архиве, второй используется проектировщиками.

Технические заключения размножаются в трех экземплярах. В их состав не входят строительные паспорта. К ним прикладывается меньше чертежей, чем к отчетам. Обмеры зданий, топографическая съемка, историческая справка не составляются совсем или составляются только по части здания, для которой это было необходимо. Заказчику выдается два экземпляра, один остается в Ленжилпроекте.

Весь текстовой материал отчетной документации должен быть отпечатан машинописным способом на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через два межстрочных интервала. Выравнивания текста (выключки строк) с правой стороны не требуется. Поля должны быть с четырех сторон листа размером слева 20, справа 5, сверху и снизу по 5 мм.

Шрифт машинки должен быть четким, лента - черного цвета. Вписывать в текст отчета отдельные слова, формулы, условные знаки от руки чертежным шрифтом, а также выполнять схемы и рисунки допускается только черными чернилами или черной тушью. Опечатки и графические неточности исправляются таким же образом. Заголовки разделов: «Стены», «Перекрытия» и т. д. печатаются прописными буквами, заголовки подразделов, например «Перекрытие над вторым этажом», «Чердачное перекрытие», печатаются строчными буквами, кроме первой прописной. Расстояние между заголовком и последующим текстом должно быть равно трем межстрочным интервалам, расстояние между заголовком и последней строкой предыдущего текста - четырем интервалам.

Количество фотографий, помещаемых в отчет, определяется его содержанием и должно быть достаточным для того, чтобы придать излагаемому тексту ясность и конкретность.

Четкость и аккуратность оформления отчетной документации должны соответствовать тщательности проведения всего процесса исследований, осуществляемого экспертом.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. №130. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят федеральные органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.
Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органом. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии…"; "Отчет о работе отдела…"); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Документоведение как научная дисциплина

Дисциплина Документоведение предназначена для студентов обучающихся по специальности Организация и..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
Существуют разные определения понятия "документоведение", однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие "документ". И это закономерно, поск

Основные этапы развития документоведения
Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не с

Структура документоведения
Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особен

Взаимосвязь документоведения с другими науками
Современный этап характеризуется активизацией изучения документа всеми науками, где он выступает главным либо одним из объектов исследования. Объединение усилий этих наук создает ин

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно полу

Системный подход к документу как к объекту исследования
Вопросы: 1 Сущность, генезис и развитие понятия "документ" 2 Соотношение понятий "документ", "информация" и "ма

Свойства, признаки и функции документа
Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системно

Общие положения и понятия документирования
Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Метод докуме

Понятие о языках
Язык - это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединенных между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений и т.д.) которые че

Знаковый метод фиксирования информации
Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информацион

Способы и средства записи информации
Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механич

Структура документа
Вопросы: 1. Унификация и стандартизация 2. Оформление реквизитов 5.1.1 Унификация и стандартизация Унификация документ

Оформление реквизитов
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных

Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения докуме

Требования к изготовлению документов
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых

Организационные документы
Вопросы: 1. Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др. Деятельность учреждения, организаци

Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др
Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят

Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения и др
Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства. Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга

Документирование деятельности коллегиальных органов
Протокол можно отнести и к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, т.к. содержит постановляющую часть. Протокол - документ, фикси

Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются КзоТ РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольн

Система бухгалтерской документации
Первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основ

Нормативные акты и государственные стандарты
Вопросы: 1 Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне. 2. Государственные стандарты на документацию. П

Ведомственные нормативные акты
Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными коми

Информационные связи предприятия
Типовая структура предприятия При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций.

Структура современного коммерческого предприятия
Теперь рассмотрим структуру современного крупного коммерческого предприятия, см. схему (рисунок 8.2) Р и с у н о к 8.2

Офисная техника и информационные потоки в современном офисе
Информационным центром для любого сотрудника современного офиса является персональный компьютер, подключенный к локальной и глобальной сети. На рисунке 8.4 показано подключ

Технология переводов бумажных документов в электронные
В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии

Виды систем ввода документов
Помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также специфика, связанная с масштабом использования технологии ввода бумажных документов. Действительно, когда говорят о дом

Продукты для персонального ввода форм
Наиболее известными решениями являются ABBYY FormReader и система Cognitive Forms. ABBYY FormReader обеспечивает высокую степень распознавания печатных символов, меток и шт

Общая структура документационного обеспечения управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролирую

Формирование и хранение текущих дел
Вопросы: 1. Формирование и оформление дел. 2. Организация оперативного хранения документов. 9.1.1 Формирование и оформление дел

Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения
Вопросы: 1.Экспертиза ценности документов. 2. Оформление дел. 3. Оформление обложки дел. 4. Составление описей. 5. Порядок передачи документов на хранение в

Проведение экспертизы ценности
Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при

Организация работы с документами ограниченного доступа
Вопросы: 1. Организация работы с документами, которые относятся к государственной тайне 2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информаци

Прием регистрация конфиденциальных документов
Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количест

Дела ограниченного доступа
Вопросы: 1. Группировка исполняемых документов в дела 2. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа 11.3

Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа
Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонироват

Послесловие
Таким образом, отдельные виды документов и документно-коммуникационной деятельности имеют существенную специфику. Связь документоведения с информатикой особенно ощут

Библиографический список
1. Закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 25.01.1995 // Собр. Законов РФ. 1995. N 8. 609 с. 2. Основы законодательства РФ об архивном фонде Российс

Основные термины и определения
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ Акт - документ, составленный несколькими лиц

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации". Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

. На сегодняшний день это единственный . Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
или о создании ООО. Тут все понятно - этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и . Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента - организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением организации могут быть следующие документы (по выбору):

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

Лицензии для ;
(для строительных компаний);
Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать . Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
Учетная политика;
Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

Налоговые декларации;
Книги учета доходов и расходов;
Счета-фактуры;
Книги покупок и книги продаж;
Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

ДОКУМЕНТЫ	СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы	постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия	постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность	постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность
Бухгалтерская месячная отчетность
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета
Первичные учётные документы, книги и журналы учета
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов
Налоговые декларации
КУДиР для УСН	постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС	постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)
Документы, связанные с ККТ
Документы по охране труда
Трудовые договоры
Личные дела руководителей организации	постоянно
Личные дела работников
Личные карточки работников
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)	до востребования, а невостребованные - 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив - хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное - чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий - справкой МЧС; затопления - справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Просмотров