Главная » Бухгалтерия » Все реквизиты. Реквизиты документов. Код формы документа

Все реквизиты. Реквизиты документов. Код формы документа

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Реквизит – это элемент оформления официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и др. факторами. Состав реквизитов отдельных видов документов, выдаваемых органами госвласти и госуправления (например, паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении), установлен в законодательных и нормативных актах.

Как уже ранее говорилось, набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности называется формуляром документа . Формуляром-образцом установлено 32 реквизита. Данный состав реквизитов закреплен в СТБ 6.38-2004.

1 – Государственный Герб РБ;

2 – эмблема организации или товарный знак;

3 – код орг-ции по ОКОГУ или ОКЮЛП;

4 – код док-та по ОКУД;

5 – наим. вышестоящей орг-ции;

6 – наим. орг-ции;

7 – наим. структ. подразделения;

8 – почтовый адрес отправителя;

9 – коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка);

10 – название вида документа;

11 – дата;

12 – регистрационный индекс;

14 – место составления или издания док-та;

15 – гриф ограничения доступа к док-ту;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле;

21 – текст;

22 – отметка о наличии приложения;

23 – подпись;

24 – гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 – визы;

27 – печать;

28 – фамилия исполнителя и № его тел.;

29 – отметка о заверении копии;

30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 – отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 – отметка о переносе данных на машинный носитель;

Реквизиты характеризуют документ. Целевое назначение реквизитов неоднозначно. Некоторые реквизиты несут информацию о документе, являясь его обязательными атрибутами (подпись, дата, номер). Некоторые реквизиты характеризуют явления, описанные в документе.

Реквизиты, характеризующие сам документ, место, которое занимает документ в пространстве и времени. Так реквизиты наименование организации, адресат, резолюция, гриф утверждения, коммуникационные и коммерческие данные, почтовый адрес указывают на положение документа в пространстве, его географическое положение, иерархическое положение, указывают путь, который документ уже прошел или который ему предстоит пройти.

Положение документа во времени характеризуется такими реквизитами как дата. Он показывает в какой момент создан документ. Датой сопровождаются и другие реквизиты, т.е. они датируются: гриф утверждения, согласования, визы, отметка об исполнении направлении в дело, резолюция, отметка о поступлении. Дата является одним из основных реквизитов, поскольку она придает документу юридическую силу.

Целевое назначение документа характеризуется такими реквизитами как, вид документа, заголовок к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД и ОКГУ и ОКЮЛП.

Реквизиты отметка о заверении копии, подпись, гриф утверждения, печать удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документа и некоторые сведения о документе. Отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный документ или не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с другими прилагаемыми к нему документами.

Наличие реквизита «текст» свидетельствует о том, что речь идет о совершенно конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.

2. Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными, переменными и взаимоисключающими (взаимозаменяющими).

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как:

Государственный Герб РБ (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации или товарный знак (если есть),

наим. орг-ции,

коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка),

код орг-ции по ОКГУ и ОКЮЛП,

код док-та по ОКУД.

При изменении данных реквизитов изготавливаются новые бланки.

Т.о. можно сказать, что постоянные реквизиты – это реквизиты, наносимые при изготовлении унифицированной формы документа или бланка.

К переменным относятся реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств. Например, реквизит «дата» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» - от того, о чем будет сказано в документе, т.е. содержания вопроса, освещаемого в документе. Другими словами, переменные реквизиты – это реквизиты, наносимые при составлении документа.

Т.о., значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Взаимоисключающие (взаимозаменяемые) реквизиты – это реквизиты, для которых отводится одна и та же площадь на формуляр-образце. Они не встречаются в одном и том же документе. К таким реквизитам относятся:

почтовый адрес отправителя и название вида документа;

Реквизиты также можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД. К ним относятся:

наим. орг-ции;

индекс доку-та;

заголовок к тексту;

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, отметка о поступлении, резолюция, фамилия исполнителя и № его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

3.Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов:

угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5. При этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 72 мм по горизонтали.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Существуют два способа оформления реквизитов: флаговый и центрованный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита. Граница левого поля в данном случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов).

При центрованном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. Они центируются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая делит бланковые надписи на две равные половины.

Продольный вариант расположения реквизитов используется для распорядительных документов, а угловой для организационных. Для бланка для писем используется как продольный так и угловой варианты расположения реквизитов.

При изготовлении бланка наиболее приемлемым является центрованный способ расположения реквизитов, а при подготовке документов не на бланке целесообразнее печатать реквизиты флаговым способом.
5 Дайте определение понятия «бланк». Охарактеризуйте виды бланков, состав реквизитов, назначение. Охарактеризуйте порядок изготовления, использования и учета бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией, и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид.

Требования к разработке, использованию и хранению бланков документов сформулированы в следующих нормативных актах:

СТБ 6.38-2004 «Унифицированные формы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

«Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»;

Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь»;

Постановление Совета Министров республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7.08.1995 № 424».

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.

Бланки документов изготавливаются на формате А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление последних рекомендуется в целях экономии бумаги. Они используются при подготовке небольших по объему документов, например, сопроводительных писем.

Бланк должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – 8-10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.

СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД: бланк для писем и общий бланк . Первый бланк используется исключительно для оформления писем независимо от их вида. Поэтому нет необходимости указывать на нем название вида документа. На бланке для писем вместо реквизита «Название вида документа» располагают реквизиты «почтовый адрес отправителя» и «коммерческие и коммуникационные данные», а вместо реквизита «место составления или издания документа» располагают реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа». На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (распоряжения, приказы, постановления), а так же организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки, докладные записки и т.д.). Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретного вида документа, например, бланк для приказов, бланк для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам докуметов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

При изготовлении бланка для писем используются реквизиты:

· почтовый адрес отправителя;

· коммуникационные и коммерческие данные;

· ограничительные отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».

Могут также наноситься ограничительные отметки для размещения реквизитов «заголовок к тексту» и «адресат». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том, случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Использование компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

На общем бланке указывают:

· Государственный герб Республики Беларусь

· эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;

· код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);

· наименование вышестоящей организации;

· полное и сокращенное наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· место составления или издания документа;

· ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

Возможно нанесение на общий бланк ограничительных отметок для реквизитов «Заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения». На общем бланке предусмотрено свободное место для реквизита «Название вида документа».

2. Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память компьютера и автоматически выводиться при распечатке документа. Однако каким бы способом бланк не изготавливался он должен быть отпечатан на белой бумаге.

Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе конструкционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004, и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены:

· формат бланка;

· размеры полей;

· площади каждого реквизита.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части документа, а также реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта, размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемы типографским способом.

При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литературной, обыкновенной и газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом размером от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.

При изготовлении бланков типографским способом или с помощью ПК реквизиты всегда оформляются центрованным способом.

3. СТБ 6.38-2004 определяет общие требования, предъявляемые к оформлению бланков документов. В целях упорядочения изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ был издан Указ Президента от 28.06.2000 № 357 (далее Указ Президента).

Указом Президента право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента РБ от 7.06.1995 № 213, воспроизведение Государственного герба на бланка документов является обязательным для этих организаций. При этом изображение Государственного Герба РБ должно помещаться государственными органами и другими государственными организациями как на бланках для писем, так и на общих бланках, а также на бланках конкретного вида документа.

Указом Президента утверждены образцы гербовых бланков:

Для всех видов ОРД на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов;

Для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.

Документом называется материальный носитель, на который какой-то человек сознательно нанес информацию при помощи доступных ему средств и способов кодирования информации. Понятие документа в широком смысле - это все объекты () материального мира, содержащие информацию в зафиксированном виде и специально предназначенные для её передачи во времени и пространстве.

Под широкое определение документа подпадают все произведения искусства, письменности и прочие плоды человеческого труда, которые предназначены передать информацию в будущее.

Значение документа в узком смысле - это облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. (Сегодня это определение документа расширилось за счет появления электронных документов)

Понятие реквизиты документа

Среди огромной массы письменных документов можно выделить документы, используемые в гражданском обороте между людьми. По содержанию такие документы можно разделить на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы), деловые и другие. Как правило, для этих документов важна хотя бы одна его часть (реквизит ), например, имя автора или дата создания, которая позволяет его идентифицировать. Чем важнее документ, тем он должен содержать больше частей, позволяющих отличать (идентифицировать) его от других документов.

Задачи реквизитов документа

Для особо важных документов, как например удостоверения личности или паспорт, число реквизитов (частей с идентификационной информацией) может быть не только большим, но они, кроме того, обязаны располагаться в определенной последовательности. К правилу определенной последовательности реквизитов в важных документах люди пришли в силу общественного договора, выраженного законом государства. Такая стандартизация порядка следования реквизитов упрощает проверку подлинности важных документов.

Цель реквизитов документа – создание опознавательных элементов внутри текста документа, определяющих его правоотношения с субъектами и объектами гражданского оборота.

Определение реквизиты документа

Каждый первичный документ обладает индивидуальностью, которая выражается в содержании в нем какой-то части информации, которая позволяет его идентифицировать – т.е. отличить от других документов. Часть документа, позволяющая его идентифицировать, как раз и называется реквизитом документа .

Полноценной статьи реквизиты документов Википедия в настоящее время не имеет, но я нашел хорошее определение реквизиты документа на Академике :

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

(от лат. requisitum - необходимое)
1) обязательные данные, сведения, которые должен содержать акт, документ (например, контракт, вексель, чек), чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета);
2) адресные данные, телефоны, которые одна из договаривающихся сторон сообщает другой для поддержания связи; размещаются на фирменном бланке организации.

Как видим, данное описание реквизиты документа содержит понятие обязательные реквизиты документа , которые придают документу юридическую силу, так как соответствуют общепризнанным правилам и государственным законам, применимы для оформления важных документов. Для многих важных документов индивидуальный набор реквизитов и число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Набор обязательных реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности получил название формуляр документа.

Закон реквизиты документа

Смысл реквизиты документа можно понять из официального определения документа, которое дает Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов "

документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Определение реквизиты документа в законе толкуются как части самого документа, необходимые для его идентификации. Термин реквизиты документа употреблен в узком смысле, но с учетом современных средств документирования и сохранения информации на материальном носителе.

Состав реквизитов документов

Создание любого документа складывается из двух взаимосвязанных процессов составления текста:

составление содержательной частью - анкетирование или разработка таблицы, печатание и т.п.;
и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части:

заголовочную;
содержательную;
оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер). Эти часть документа образуют постоянные реквизиты документа.

Оформляющая часть документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность, имеющейся в нем информации в соответствии с общепризнанным графическим видом документа (образцом). Оформительская часть документа включает графическую и содержит вспомогательные надписи на документах (например, номер и серию документа), облегчающие работу с ними.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблемa), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).
Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты - это и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским и другим способом.

ГОСТ реквизиты документов

Для удостоверения юридической силы в разных документах состав реквизитов документов должен быть достаточным и необходимым. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, код организации, наименование и код формы документа, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для унификации (единообразия) документов в Российской Федерации обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать Государственному стандарту - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В настоящее время стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 включает 30 реквизитов.

Хотя положения ГОСТа имеют рекомендательный характер, отдельные элементы являются обязательными для официальных документов. Разные виды организационно-распорядительных документов обязаны оформляться в соответствии с государственными правилами.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу , учреждению и т. п., называется документацией.
Реквизиты физического лица или реквизиты гражданина - это реквизиты его документов.
Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин делопроизводство.

В делопроизводстве действует свой ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Однако в международном документообороте использует несколько отличные правила оформления документов, поэтому был принят ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «ОБ УЧАСТИИ В МЕЖДУНАРОДНОМ ИНФОРМАЦИОННОМ ОБМЕНЕ », целью которого обозначена следующим образом:

Цели настоящего Федерального закона - защита интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, защита интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Можно сказать, что история реквизитов документа в России не закончилась.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты– обязательный элемент оформления официального документа.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу 6.30-2003.

Всего реквизитов 30.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации; Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

02 — герб субъекта Российской Федерации; Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04 — код организации; Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 — код формы документа; Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 — наименование организации; Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09 — справочные данные об организации; Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 — наименование вида документа; Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11 — дата документа; Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 — регистрационный номер документа; Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

14 — место составления или издания документа; Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 — адресат; В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

16 — гриф утверждения документа; Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

17 — резолюция; Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18 — заголовок к тексту; Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 — отметка о контроле; Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 — текст документа; Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

21 — отметка о наличии приложения; Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

22 — подпись; В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 — гриф согласования документа; Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,

24 — визы согласования документа; Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

25 — оттиск печати; Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26 — отметка о заверении копии; При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,

27 — отметка об исполнителе; Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

29 — отметка о поступлении документа в организацию; Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 — идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Обязательность документирования операций установлена законодательной нормой, согласно которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Учетный документ
представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, служит средством ее осуществления и основанием для ее учетной регистрации.

По своему назначению учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные документы.

Распорядительными являются документы, оформляющие распоряжение, приказ о выполнении операции (например, приказ руководителя о выдаче аванса работнику, распоряжение руководителя отдела снабжения об отпуске материалов со склада в производство, доверенность на получение товара и др.).

Хозяйственная операция совершается лишь после получения соответствующего распоряжения или разрешения от уполномоченных на то должностных лиц организации.

Совершенная хозяйственная операция должна быть подтверждена оправдательными документами.

Оправдательными
являются документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции.

К оправдательным документам можно отнести приходные кассовые ордера, накладные, расчетные документы и др.

Распорядительный и оправдательный документы могут быть объединены в. одном комбинированном учетном документе (например, расходный кассовый ордер, в котором содержится как распоряжение о выдаче определенной суммы денег конкретному лицу, гак и расписка данного лица в их получении из кассы организации).

Оправдательный документ, являющийся первым письменным свидетельством о совершении хозяйственной операции, называется первичным учетным документом.

Первичный учетный документ по совершенной хозяйственной операции может быть принят к бухгалтерскому учету при соблюдении ряда нормативно установленных требований:

1. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты;

наименование документа (формы) и код формы;

дату составления;

измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные);

личные подписи этих лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов
: применением средств вычислительной техники).

Правильность оформления первичного учетного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нем сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершенной хозяйственной операции.

Отсутствие в первичном учетном документе хотя бы одного из обязательных реквизитов считается нарушением правил ведения бухгалтерского учета, влекущим в некоторых случаях применение к организации финансовых санкций.

Первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации разрабатываются и утверждаются Государственным комитетом РФ по статистике (далее — Госкомстат РФ), содержат непосредственно сами формы и указания по их заполнению.

В настоящее время большинство организаций обязаны применять следующие основные унифицированные формы первичной учетной документации:

по учету кассовых операций;

по учету материалов;

По учету торговых операций;

по учету основных средств;

по учету нематериальных активов;

по учету труда и его оплаты;

авансовый отчет;

по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;

по учету результатов инвентаризации.

Отдельные организации (в зависимости от специфики своей деятельности), кроме указанных выше форм, обязаны применять некоторые из перечисленных ниже унифицированных форм первичной учетной документации:

по учету работ в капитальном строительстве;

по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

по учету работы строительных механизмов и машин;

по учету работ в автомобильном транспорте.

Типовые формы расчетных документов по банковским операциям утверждены Положением Центрального банка РФ (далее — ЦБ РФ) о безналичных расчетах и являются обязательными для применения всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

Для документально/о оформления банковских операций, совершаемых путем безналичных расчетов, Положением ЦБ РФ о безналичных расчетах предусмотрено использование следующих расчетных документов:

— платежные поручения;

Аккредитивы;

Чеки;

платежные требования;

инкассовые поручения.

В зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы (кроме форм по учету кассовых операций и расчетных документов) допускается включение дополнительных реквизитов.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом организации. При включении дополнительных реквизитов не допускается удаление отдельных постоянных реквизитов из унифицированных форм.

При использовании различных бухгалтерских программ, основанных на использовании средств вычислительной техники, допускается также самостоятельный выбор того или иного формата форм, изменение размеров граф или строк унифицированных форм первичной учетной документации.

В расчетных документах изменение размеров полей и граф расчетных документов, установленных Положением ЦБ РФ о безналичных расчетах, не допускается.

Организации могут самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в альбомах и утверждаются непосредственно организацией, должны содержать нормативно установленные обязательные реквизиты.

Разработанные организацией формы первичных учетных документов с краткими указаниями по их заполнению подлежат утверждению руководителем организации и должны прилагаться к приказу об учетной политике организации.

Унифицированные формы первичных учетных и расчетных документов, наиболее часто применяемые в учетном процессе, будут представлены с примерами по их заполнению по мере рассмотрения соответствующих тем.

Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности должно осуществляться на русском языке.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Данный перечень целесообразно разработать применительно к должностям лиц, а не к их фамилиям.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера организации или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

Некоторые первичные документы помимо подписей должны заверяться печатью организации (например, квитанция к приходному кассовому ордеру, платежные поручения и др.).

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции,

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день (по окончании дня) на основании кассовых чеков.

В первичных учетных документах должны быть заполнены все строки. Если какие-либо строки не заполняются и остаются свободными, то в них обязательно ставятся прочерки.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При заполнении документов на бумажных носителях записи в них делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущей машинке. Использование простых карандашей для записей запрещается. При использовании машинных носителей организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных
носителях для других участников хозяйственных операций. Копии таких документов также должны представляться по требованию суда, прокуратуры и органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.

Внесение исправлений в первичные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера) и первичные банковские документы (денежные чеки, платежные поручения) не допускается.

Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожаются и составляются новые документы.

Если допущена ошибка при составлении денежного чека, то чек перечеркивается и на нем делается надпись «Аннулирован». Аннулированный чек должен остаться в чековой книжке. Затем заполняется новый (следующий по номеру) чек.

В остальные первичные учетные документы вносить исправления разрешается, однако эти исправления должны быть обязательно оговорены.

Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется в следующем порядке:

неправильно написанный текст или неправильно указанная сумма должна быть аккуратно зачеркнута одной тонкой чертой таким образом, чтобы можно было бы прочесть зачеркнутый текст (сумму);

правильный текст или сумму следует написать сверху зачеркнутого текста (суммы);

исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено» и согласовано
с лицами, ранее составившими и подписавшими эти документы;

указанное согласование должно быть подтверждено подписями тех же лиц;

в исправленном документе должна быть указана дата внесения в него исправления.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Поступающие в бухгалтерию первичные учетные документы подлежат обязательной проверке. ,

Проверка осуществляется:

по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, полнота заполнения реквизитов, наличие необходимых подписей и, при необходимости, печати);

арифметически (проверяется правильность сумм и подсчетов в документе);

по содержанию (проверяется законность отраженных в документах операций, соблюдение логической увязки отдельных показателей).

Первичные учетные документы, прошедшие проверку и обработку, должны иметь какую-либо отметку (дата записи в учетный регистр, подпись или оттиск штампа проверяющего или ответственного за обработку документов), исключающую возможность их повторного использования.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

В соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. В таких случаях главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

3. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ СОГЛАСНО ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ»

Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29. 07. 1998 г. № 34н).
В п. 1 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» и в п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, которые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации. В последнем случае согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.

Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ «красное сторно»).
Сокращения в бухгалтерских документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования.

Допустимость того или иного сокращения зависит от конкретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. Прибегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 15) предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа (формы);

код формы;

дату составления;

измерители хозяйственной операции (в натуральном
и денежном выражении);

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных выше должностных лиц.

В п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:

наименование организации, от имени которой составлен документ;

расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.

Поскольку Положение по ведению бухгалтерского учета является подзаконным нормативным актом и не может устанавливать новые нормы, то формально требование о расшифровке подписей на документах и указание наименования организации, от имени которой составлен документ, можно оспорить, а документ, в котором отсутствуют эти реквизиты, не может быть признан недействительным. Тем не менее, указывать расшифровки подписей целесообразно, поскольку впоследствии при необходимости это позволит легко установить, кто подписал данный документ и отвечает за правильность и обоснованность совершения зафиксированной документом хозяйственной операции. Также желательно и указание наименования организации, от имени которой составлен документ.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. Таким образом, например, в случае отсутствия документов, подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства, при документальной проверке работники налоговых органов могут признать неправомерным списание расходов на себестоимость.

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) предприятиям предоставлено право помимо указанных выше обязательных реквизитов включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации на конкретном предприятии.

Как правило, предприятиями используются следующие дополнительные реквизиты:

номер документа;

адрес предприятия;

основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);

другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА. СИСТЕМЫ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Понятие и виды реорганизации юридического лица. Учет операций, связанных с реорганизацией в форме разделения юридического лица ПОНЯТИЕ, ВИДЫ, ФОРМЫ И МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ Понятие представительства, его значение, виды и субъекты
2013-12-19

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации /2/. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит - это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В действующем стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Требования к оформлению документов") указан перечень из 29-и реквизитов:

1. государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации;

4. код организации;

5. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные данные об организации;

8. наименование вида документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

12. место составления или издания документа;

13. гриф ограничения доступа к документу;

14. адресат;

15. гриф утверждения документа;

16. резолюция;

17. заголовок к тексту;

18. отметка о контроле;

19. текст документа;

20. отметка о наличии предложения;

21. подпись;

22. гриф согласования документа;

23. визы согласования документа;

24. печать;

25. отметка о заверении копии;

26. отметка об исполнителе;

27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. отметка о поступлении документа в организацию;

29. идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.

Схема расположения реквизитов на документе /3/ представлена на рис. 1.4.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06 - наименование организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

17 - заголовок к тексту;

19 - текст документа;

21 - подпись;

23 - визы согласования документа;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Остальные реквизиты являются дополнительными.

Рис. 1.4. Схема расположения реквизитов на документе

Наименование организации — составителя документа (реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах официально зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Наименование вида документа (реквизит 08) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Перечисленные выше реквизиты располагаются в левой половине заголовочной части документа и выполняются с выравниванием по центру.

Дата документа (реквизит 09) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является.

· дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

· дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

· дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу, даты стадий оформления и обработки документов. Оформляется дата арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день месяца (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры): ДД.ММ.ГГГГ.

Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например: 09.02.2000.

В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат 31 октября 1998 г.

Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: ГГГГ.ММ.ДД.

Примечание.До 2000 года применялся формат даты, в котором год указывался в виде двух последних цифр, например, 03.11.98. Новый порядок написания даты был введен Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность такого нововведения очевидна. Дата типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли 2000. Вдобавок ко всему некоторые компьютерные программы могут интерпретировать дату с годом, указанным двумя цифрами, именно как дату 19** года. Поскольку еще долго в ходу будут документы с сокращенной формой написания даты, можно без труда определить, что это документы, относящиеся к прошлому веку.

Регистрационный номер документа (реквизит 10) - это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Каждый вид документов имеет свою индексацию. Система индексации разрабатывается на предприятии. Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:

11.10.2001 г. №

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 11), которые располагаются строкой ниже. Общий вид записи:

На № от. г.

Заголовок к тексту (реквизит 17) должен отвечать на вопрос «о чем?». На написание заголовка отводится 10 см в левой половине заголовочной части. Заголовок должен занимать не более 2-х строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа:

· об открытии клуба;

· о награждении победителей предметной олимпиады;

· об утверждении плана туристического похода, и т. п.

Заголовок печатается с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке — шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.

Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.

Примеры оформления заголовочной части /4, 6/ даны на рис. 1.5 и 1.6.

Рис. 1.5. Заголовок приказа об объявлении благодарности

Рис. 1.6. Заголовок заявки на участие в семинаре

Текст документа (реквизит 19) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит для любого документа, как служебного, так и личного. Подписью начинается оформляющая часть документа. В состав реквизита входит:

- наименование должности (полное или сокращенное) официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;

- личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой;

- расшифровка - инициалы и фамилия подписавшегося должностного лица. Согласно стандарту, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией. Должностные лица имеют право подписи в пределах их компетенции, что обычно определено должностной инструкцией и уставом организации.

Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности не входит наименование учреждения:

Директор А. В. Соколов

При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.

Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы документа. В том случае, если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Директор», «Начальник» и т. п. пишутся на первой строке, длина остальных строк не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правому краю.

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами.

Если расшифровка подписи занимает две и более строк, то допускается сделать центровку первой строки по отношению к самой длинной строке:

Если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке значимости занимаемой должности:

Директор А.В. Соколов

Главный бухгалтер В.И. Шилова

При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.

Визы согласования документа (реквизит 23) - подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации. Заверяя документ визой, специалист берет на себя ответственность за последствия (хорошие или плохие), которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны. Каждая виза включает указание должности, подписи, расшифровки и даты в нескольких строках:

Если у специалиста имеются замечания по содержанию документа, то перед визой он делает запись «Замечания прилагаются» и далее ставит визу. Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя.

Существует некоторое различие в том, на каком экземпляре документа проводится визирование.

Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, которая остается в организации и подшивается в дело.

Иногда визирование документа оформляется на отдельном листе согласования. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшивается документ для хранения.

Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает в себя герб, эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, индекс, место составления.

Эмблема (реквизит 3) - это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или ее местонахождение

Примеры эмблем можно увидеть на рис. 1.7 и 1.8.

Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов:

- угловое - в левом верхнем углу;

- продольное - вдоль верхнего поля документа.

формуляр типовыми.

04 - код организации;

07 - код формы документа;

11 - дата документа;

15 - адресат;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

22 - подпись;

25 - оттиск печати;

27 - отметка об исполнителе;

Основные управленческие документы

1. Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

2. Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др.

3. Информационно-справочные документы

4. Документирование деятельности коллегиальных органов

5. Система плановой документации

6. Система отчетной документации

Кадровая документация

8. Система бухгалтерской документации

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.

У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет Российской Федерации по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Росархив РФ – систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД.

Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

1. Организационные документы

2. Распорядительная документация

3. Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация

4. Плановая документация

5. Отчетно-статистическая

6. Кадровая документация

7. Бухгалтерская документация.

Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.); 3) Информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых специальных систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.

Организационные документы – уставы, положения,

Распорядительные документы – постановления, решения,

Приказы, распоряжения и др.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной . Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил ») – в постановлении; «решает» (решил ») – в решении; «предлагаю » - в распоряжении; «приказываю » - в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами или в разбивку т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей с двоеточием.

С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части.

Распорядительная часть может делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.

Кадровая документация

Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации (далее ТК РФ). На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

Трудовые договоры, заключенные предприятием с работников;

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

Трудовые книжки;

Личные карточки формы Т-2, Т-2 ГС и муниципального служащего;

Личные дела;

Лицевые счета по заработной плате

Графики отпусков и др.

Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. С 1 января 2004 г. введены новые унифицированные формы документов:

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т-1, Т-1 а);

Личная карточка (ф.Т-2, Т-2 ГС и муниципального служащего);

Учетная карточка научного и научно-педагогического работника (ф.Т-4);

Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5, Т-5 а);

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6, Т-6а);

График отпусков (ф. Т-7);

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (ф.Т-8,Т-8а);

Приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (ф. Т-9, Т-9а);

Командировочное удостоверение (ф. Т-10);

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. Т-10 а);

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. Т-11, Т-11а).

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

В ТК РФ заявление как вид документа, который необходимо предоставлять работодателю при приеме не указано на практике.

Заявление чаще всего пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.

Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (ст. 80 ТК РФ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Перечень реквизитов и их краткая характеристика

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет 30 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;