Акт приема-передачи документов при смене директора, основания и порядок увольнения. Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа

Акт приема-передачи документов при смене директора - правовой документ, формируемый в рамках корпоративных отношений. Рассмотрим, в каких случаях он составляется и в какой структуре может быть представлен.

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

• учредительные (регистрационные);
• первичка;
• доверенности;
• международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

• ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
• описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

• в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
• в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
• в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

• учредительные (регистрационные) документы;
• первичка;
• лицензии и разрешительные документы;
• доверенности;
• международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

• бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
• ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
• свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
• прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

• дата, место составления акта;
• Ф. И. О. увольняющегося директора;
• Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

• порядковый номер позиции;
• наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
• число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
• необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

• лица, передающего полномочия и документы;
• лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала» .

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

• «Увольнение генерального директора по собственному желанию» ;
• «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец» .

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

• их количество;
• их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
• дату передачи (иногда и время);
• передавшая сторона;
• принявшая сторона.

1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

1. Между 2 частными гражданами.
2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2019 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:

• номера (в хронологическом порядке);
• полные официальные названия документов;
• дата их составления/подписания;
• номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
• форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).

1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

• учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
• первичная бухгалтерская отчетность;
• лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
• заключения налоговых и иных проверок;
• ценные бумаги, векселя;
• свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
• договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
• платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства .

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарног

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА НАЛЬЧИК КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) городского округа Нальчик

Во исполнение Федерального закона от 14 ноября 2002 года N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" , Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 марта 2011 года N 33н , Федеральным законом от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" , местная администрация городского округа Нальчик постановляет:

1. Утвердить Порядок приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных (казенных, автономных) учреждений муниципального образования городской округ.

2. Утвердить примерную форму акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) муниципального образования городской округ Нальчик.

3. Начальнику Управления городского имущества местной администрации городского округа Нальчик и начальнику управления кадров местной администрации городского округа Нальчик учесть при увольнении руководителей муниципальных унитарных предприятий (учреждений) муниципального образования городского округа Нальчик обязательное наличие акта приема-передачи дел.

(п. 3 в ред. )

4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы местной администрации городского округа Нальчик - руководителя Департамента финансов А.А. Ликсутина.

(п. 4 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 09.11.2017 N 2041)

Глава местной администрации
городского округа Нальчик
М.М.КОДЗОКОВ

Порядок приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (автономных, казенных) муниципального образования городской округ Нальчик

Утвержден
Постановлением
Местной администрации
городского округа Нальчик
от 21 августа 2014 г. N 1701

1. При смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (автономных, казенных) прежний руководитель (или исполняющий обязанности) обязан осуществить передачу дел новому руководителю (или исполняющему обязанности руководителя) при участии представителей учредителя (собственника), направленных главой местной администрации городского округа Нальчик. Прием-передача дел оформляется в соответствии с утвержденной настоящим Постановлением примерной формой акта приема-передачи.

2. При приеме-передаче дел в отношении муниципальных автономных учреждений передача дел осуществляется с представителем Наблюдательного совета по согласованию с председателем Наблюдательного совета.

3. Акт приема-передачи дел должен содержать основные данные бухгалтерской годовой отчетности по состоянию на 1 января текущего года или квартальной, при ее наличии, учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, отчетности муниципальных унитарных предприятий или муниципальных учреждений в соответствии с нормативно-правовыми актами муниципального образования городской округ Нальчик, а также приложить акты проверок за 3 года и пояснительные записки к ним.

4. Акт приема-передачи подписывается прежним руководителем (или исполняющим обязанности) и новым (или исполняющим обязанности руководителя), принимающим дела, представителями.

5. При подписании акта приема-передачи дел при наличии возражений по пунктам акта прежний руководитель (или исполняющий обязанности) и новый (или исполняющий обязанности), принимающий дела, излагают их в письменной форме в присутствии представителей.

6. Акт приема-передачи дел, документов, печатей (штампов) оформляется в срок не позднее даты увольнения руководителя муниципального унитарного предприятия (учреждения) и представляется уполномоченным лицом муниципального унитарного предприятия (учреждения) заместителю главы местной администрации городского округа Нальчик - руководителю Департамента финансов не позднее трех рабочих дней с даты его подписания.

(п. 6 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 09.11.2017 N 2041)

Акт приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) муниципального образования городской округ Нальчик

Утвержден
Постановлением
Местной администрации
городского округа Нальчик
от 21 августа 2014 г. N 1701

приема-передачи дел при смене руководителя муниципального

унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного,

автономного) муниципального образования городской округ Нальчик

Дата составления "___" ____________ 20___ г.

Место составления:_____________________________________________________

Основание составления:_________________________________________________

1. Мы, нижеподписавшиеся,

Руководитель (который увольняется)_____________________________________

Руководитель (который назначается)_____________________________________

Представители: учредителя, собственника________________________________

Представитель Наблюдательного совета (для автономных)__________________

Составили настоящий Акт о том, что при увольнении _____________________

руководителя (который увольняется) ________________________________________

и назначении _________________________ руководителя (который назначается)

передаются следующие документы:

1) о выполнении основных показателей плана финансово-хозяйственной

деятельности;

2) о состоянии финансового хозяйства муниципальных унитарных

предприятий на основании данных по балансу на первое число января года,

следующего за отчетным;

3) о расходах муниципального предприятия (учреждения);

4) о задолженности муниципального предприятия (учреждения), в том

числе по кредитам и по уплате налогов;

5) о состоянии документации по бухгалтерскому учету;

6) о банковских счетах организации;

7) акт о состоянии кассы, составленный на основании ревизии кассы и

скрепленный подписью главного (старшего) бухгалтера;

8) об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценных

9) об использовании фонда оплаты труда и иных фондов муниципального

предприятия (учреждения);

10) о состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплины

организации на основании данных по балансу на "___" ___________ 20___ г.;

11) о заключенных договорах (контрактах, соглашениях - виды,

количество);

12) о недвижимом имуществе, транспортных средствах муниципального

предприятия (учреждения);

13) о товарно-материальных ценностях;

14) о результатах проведения последней инвентаризации

товарно-материальных ценностей;

15) о результатах документальной ревизии;

16) о техническом состоянии средств (фондов), средств технического

контроля;

17) о кадровой документации;

18) о юридических лицах, учрежденных муниципальным предприятием;

19) о филиалах и представительствах муниципального предприятия

(учреждения);

20) учредительные документы муниципального предприятия (учреждения);

21) печати и штампы муниципального унитарного предприятия и

муниципального учреждения (казенного, автономного).

Перечень уставных и прочих документов, которые передаются, составлен в

виде реестров и прилагается к настоящему Акту. При проверке наличия

документов выявлено (не выявлено) отсутствие ряда документов, перечень

которых составлен в виде реестра и прилагается к настоящему Акту.

Бухгалтерская документация предприятия (учреждения) на момент передачи

дел находится в бухгалтерии и доступна для ознакомления.

2. Последняя проверка контролирующим органом проводилась в период с

______________ (дата) по ________________ (дата). Результаты проверки

оформлены актом __________________________________.

Штрафы, недоимки и административные штрафы, начисленные по результатам

проверки, на момент передачи дел уплачены в полном объеме.

Деятельность муниципального предприятия (учреждения) за период

с________________ (дата) по______________ (дата) на момент передачи дел

контролирующими органами не проверялась. Выявлены следующие нарушения.

Лица, подписавшие настоящий Акт приема-передачи дел, свидетельствуют, что

на момент передачи дел у них нет сведений относительно наличия документов,

которые могли бы свидетельствовать об иных результатах деятельности

муниципального предприятия (учреждения), чем те, которые указаны в

бухгалтерской отчетности и бухгалтерских регистрах.

Подписи сторон:

Руководитель (который увольняется) ____________________________________

Руководитель (который назначается) ____________________________________

Представители: учредителя _____________________________________________

собственника __________________________________________________________

Представитель Наблюдательного Совета (для автономных)_______________

Приложение:

1. Реестр документов;

2. Реестр недостающих документов;

3. Реестр замечаний к бухгалтерской отчетности. Примерный список

реестра документов:

Учредительные документы; свидетельства (постановка на учет,

присвоение номеров, внесение записей в единый реестр, кодов и т.п.);

Договоры с кредитными организациями;

Приказы по основной деятельности, иная

организационно-распорядительная документация (распоряжения, справки и

Приказы по личному составу (прием, увольнение, переводы и проч.),

заявления работников, трудовые договора, договора о материальной

ответственности, карточки работников и проч.;

Договоры с поставщиками и подрядчиками, контрагентами, аренды и т.д.;

Договоры с клиентами;

Учетная и бухгалтерская документация (документы по учету основных

средств, документы реализации, учетные регистры, бухгалтерская отчетность,

ведомости, кассовые документы, документы по учету заработной платы,

приказы, иная документация);

Печати, бланки строгой отчетности, ценные бумаги;

Документы по охране труда и технике безопасности; переписка и иная

документация, свидетельствующая о деятельности муниципального унитарного

предприятия или муниципального учреждения (казенного, автономного).

Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) городского округа Нальчик (с изменениями на 9 ноября 2017 года)

Акт приема-передачи дел – документ подтверждающий факт передачи документов. Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому. Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.

Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи. В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word). Бланк для скачивания находится внизу статьи.

Основное предназначение акта приема-передачи – это подтверждение факта перемещения документации или другого имущества от одного лица другому.

На нашем сайте вы можете скачать другие акты передачи: → , → , → .

Как составить акт приема-передачи дел другому лицу?

Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем. Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:

• Дата оформления;
• Место составления;
• Название документа;
• Сведения о том, кто является передающей стороной;
• Сведения о том, кто является получателем документации;
• Слова, указывающие на то, что документы получателю переданы согласно приложенного списка;
• Слова, указывающие на то, что документы получателем получены и проверены;
• Слова, подтверждающие, что стороны не имеют претензий друг к другу;
• Перечень документов – можно оформить в виде таблицы, если список большой, то разумно оформить в виде приложения к акту приема-передачи. Для каждого документа желательно указать его наименование, номер и дату, количество листов и экземпляров, копия или оригинал и другие важные сведения;
• Подписи обеих сторон.

Не должна сказаться на деятельности , и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей. Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре. Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.

Что такое акт приема-передачи дел при смене директора

Являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.

Нормативное регулирование

И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:

• 402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
• 395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
• Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.

Кроме того процедура передачи дел может быть закреплена на корпоративном уровне:

• Положением о смене руководителя.

Кем и для чего составляется

Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:

• Лицо, передающее документы.
• Лицо, их принимающее.
• Глава комиссии.

Виды и особенности

Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:

• Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
• Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по . Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.

Как правильно составить

Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:

• Информационный блок с указанием , даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
• Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
• Опись документов и другого передаваемого имущества.
• Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.

Необходимые сведения

В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:

• Банковских документов.
• Документов, подтверждающих имущественные права компании.
• Договоров и контактов с партнерами.
• , штампов, бланков.
• Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:

• При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
• Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
• Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
• Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
• Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или , после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.