Электронные трудовые книжки: когда введут, как пользоваться, чем лучше бумажных. Электронная трудовая книжка: когда введут и что изменится Электронные трудовые книжки в году

В 2017 году власти запускают очередную реформу: небольшие предприятия ожидает отмена трудовых книжек. Нововведение позволит уйти от бумажных носителей и перейти на использование электронной базы. При этом не исключены различные сложности, предупреждают эксперты.

Особенности отмены трудовых книжек в 2017 году

Правительственная инициатива предусматривает отказ от трудовых книжек для небольших компаний (штат до 15 человек). Соответствующие поправки, подготовленные правительством, были внесены на рассмотрение в Госдуму. В дальнейшем данная мера распространится на остальных представителей бизнеса, если нововведения будут иметь положительные последствия.

Инициаторы проекта подчеркивают позитивный эффект при отказе от бумажных носителей. В результате государственные структуры смогут присоединиться к международным стандартам работы с информацией. Кроме того, удастся сократить издержки на хранение архивов и упростить документооборот.

Эксперты отмечают, что постепенная отмена трудовых книжек соответствует современным тенденциям. Организации все чаще используют оформление по контракту, что позволяет принять нового сотрудника без трудовой. В таком случае отношения между сторонами регламентируются трудовым договором.

Ранее трудовая книжка была незаменимым документом при оформлении пенсии, больничных или пособий по беременности. Начиная с 2002 года, вместо трудового стажа учитываются периоды, когда оплачивались страховые взносы, что практически нивелировало значимость трудовой.

Для компаний подобное решение позволит отказаться от хранения бумажных носителей. Действующее законодательство определяет достаточно жесткие комплекс мер, который необходимо выполнить для обеспечения безопасности.

Переход на электронную форму потребует создание единой базы, в которой будет храниться вся информация. При этом необходимо обеспечить доступ к этой базе, как для работодателя, так и для самого работника. Кроме того, пока нет определенности по поводу ведомства, которое станет ответственным за хранение и использование базы.

Подобную реформу уже осуществили представители ФНС, которые отказались от бумажных носителей. База налоговиков, которая по своим масштабам сопоставима с информацией кадровых служб, храниться в электронном виде.

Потенциальные нюансы

Для работодателя подобная инициатива позволит оптимизировать работу кадровой службы, что приведет к снижению издержек. В период экономических трудностей данный шаг позволит улучшить финансовое положение компаний.

Отмена трудовых книжек таит в себе некоторые риски для работодателя. В результате кадровики не смогут отследить трудовую историю соискателя, в том числе возможные увольнения «по статье». Собрать данные сведения смогут представители службы безопасности, однако это дорогой и трудозатратный процесс.

Кроме того, эксперты опасаются внесения недостоверной информации в электронную базу, что станет проблемой для работника. К примеру, как подтвердить предыдущий опыт работы, если данную информацию по какой-либо причине не внесли в единую базу. В таком случае защита собственных прав превратиться в проблему, считает профессор Любовь Храпылина.

В подобных ситуациях могут возникнуть проблемы с начислением пенсии, если работодатель не отчислял страховые взносы в Пенсионный фонд. В таком случае работнику потребуется отстаивать интересы в судебном порядке.

В свою очередь юрист Ксения Михайличенко считает подобные опасения преувеличением. В нынешних условиях переход в электронную форму позволит работнику быть уверенным за сохранность информации из трудовой. Уже не будет ситуаций, когда недобросовестный работодатель может «потерять» всю документацию, опасаясь проверок контролирующих органов. При этом поэтапный отказ от бумажных носителей поможет нивелировать все потенциальные риски.

Отказ от трудовой книжки потребует дополнительных изменений в правовом поле, считают эксперты. Законодателям потребуется ужесточить требования к оформлению трудового договора. Данный инструмент нуждается в унификации и фиксации ключевых моментов. В противном случае данный договор не удастся в полной мере использовать в государственных учреждениях.

Это уже не первая попытка чиновников перевести трудовые книжки в электронный формат. Ранее подобные идеи озвучивались в 2006 году, после этого нововведения пытались воплотить в жизнь в 2012 году. Однако практической реализации данная реформа так и не нашла.

В 2017 году небольшие компании ожидает очередное нововведение – чиновники планируют отменить трудовые книжки, а необходимая информация будет храниться в электронной форме.

Данная реформа позволит работодателям отказаться от сложной процедуры хранения бумажных носителей. Кроме того, компании смогут провести оптимизацию кадровой службы. Потенциальной угрозой станет доступ к трудовой истории соискателя.

Для работника отказ от трудовой несет в себе некоторые риски. В случае недобросовестных действий работодателя доказать трудовой стаж будет значительно сложнее.

В ХХІ веке, когда технический прогресс ускоряется с каждым годом, высокие технологии все глубже внедряются в жизнь простых россиян, различных министерств и ведомств, охватывая каждую область общественной жизни и экономики. Все чаще бумажные носители заменяются электронными эквивалентами – многие предпочитают бумажным изданиям цифровые книги, чипы со всей необходимой информацией дополняют наши паспорта, а заверить свою подпись на контракте теперь можно специальным электронным образом.

1 января 2018 года в силу вступит новая законодательная норма, согласно которой документы о трудоустройстве россиян будут полностью переведены в электронный формат, а привычные трудовые книжки выйдут из употребления. Давайте узнаем, что представляет собой электронная трудовая книжка, а также определим, в чем кроются причины такого правительственного решения.

Причины перехода на электронную форму

Трудовая книжка во многих развитых странах уже давно считается пережитком прошлого. Однако в России и других постсоветских государствах это – один из самых важных документов. Именно он содержит в себе сведения относительно трудового стажа, а значит, только данные из книжки позволят россиянам отстоять свои права при начислении пенсии. Тем не менее, в век новых технологий бумажные книжечки, которые через десять-пятнадцать лет приходят в ветхое состояние, необходимо заменить чем-то более совершенным и практичным.

По меркам всего мира, бумажный документооборот в РФ существенно устарел

Первые разговоры о замене обычных книжек на цифровые прозвучали еще в 2012 году. Однако представители ведомств так и не пришли к единому мнению касательно того, как должна выглядеть новая трудовая книжка, и в какой форме ее нужно представить. Со временем инициатива потеряла свою актуальность, чтобы снова вернуться в 2016 году. Теперь электронные книжки предложили внедрить для тех россиян, которые работают вахтовым методом и удаленно.

В конечном итоге, правительство решило перенимать опыт, который имелся в этом вопросе у Азербайджана. Именно там цифровые трудовые книжки были впервые внедрены на территории постсоветского пространства. Окончательное решение касательно перехода на новый формат озвучила Ольга Голодец – вице-премьер Российской Федерации. В своей речи, озвученной в рамках Петербургского международного экономического форума, она подчеркнула, что опция цифровых трудовых книжек будет запущена с 1.01.2018 года.

Сегодня работники Минтруда и Сбербанка России делают все возможное, чтобы проект был реализован в заявленные сроки. Информация в книжках будет защищена – получить данные сможет лишь тот, кто обладает особой цифровой подписью. Предположительно, такие книжки будут интегрированы в портал государственных услуг. Согласно мнению, озвученному российскими чиновниками, новый формат трудовой книжки обладает такими преимуществами:

• переход на электронную форму упростит работу кадровых служб, так как им больше не придется разбирать записи, сделанные на предыдущих местах работы, и тратить драгоценное время на ввод данных от руки;
• такие книжки гораздо экономичнее своих бумажных предшественников – работникам больше не нужно будет тратиться на приобретение книжечки старого образца;
• все необходимые сведенья будут доступны в онлайн-режиме, так что работникам отдела кадров не нужно будет совершать лишних звонков, чтобы выяснить, например, причину, по которой работник покинул старое место трудоустройства;
• электронные книжки гарантируют сохранность информации, которую было трудно восстановить при потере бумажных книжек;
• работники будут защищены от возможных фальсификаций, так как книжки хранятся в правительственной системе и в них невозможно внести изменения в записях задним числом.

Не исключено, что в электронных книжках будет внедрена дополнительная графа, в которой работодатели смогут оставлять рекомендации работникам и свои отзывы об их трудовой деятельности.

Критика нового трудового документа

Правительство заверило россиян, что в электронной форме данные об их стаже будут находиться в большей сохранности, чем в формате бумажных книжечек

Безусловно, осуществить такой переход в мгновение ока не получится. Кроме того, у многих возникает вопрос, касающийся сохранности личных данных и последствий возможного сбоя в системе. Однако представители власти убеждают, что поломки в системе не приведут к потере информации о трудовом стаже. Все потому, что еще с 2000 года ведется персонифицированный пенсионный учет россиян, а сразу две системы одновременно слететь не могут.

Тем не менее, с введением электронных трудовых книжек усложнится оформление банковских займов – раньше, когда для получения кредита следовало принести целую кипу документов, можно было исхитриться и подделать сведения относительно стажа или оплаты труда. Теперь банкам достаточно будет ознакомиться с данными трудовой книжки, представленной в электронном виде, и отправить запрос по электронной почте (или же совершить контрольный звонок).

Представители профсоюзов считают, что не стоит сразу переводить все системы трудового документооборота в цифровой формат. Сначала обе системы – бумажная и электронная – должны существовать параллельно. В ответ представители Роструда заявили, что на проект является пилотным. Пока что предприятия и организации могут переходить на новый формат на добровольной основе.

В Министерстве труда заявили, что уже в 2018 году отменят трудовые книжки в привычном для всех виде и заменят их электронными аналогами. По словам представителей Минтруда, введение электронных трудовых книжек должно облегчить жизнь и работодателям, и простым гражданам.

Эту идею ведомство вынашивает уже давно, но только сейчас решило ее реализовать. Отменить обычные трудовые книжки раньше министерство не могло из-за того, что несколько крупных работодателей и профзоюзов не определились со своей позицией по этому вопросу. Но сейчас все стороны пришли к согласию, и вскоре россияне смогут забыть о бумажных книжицах.

На протяжении очень многих лет трудовая книжка была главным документом для всех работников. Она содержит записи обо всей деятельности и трудовом стаже человека, включая сведения о занимаемых должностях и причинах увольнений. Без трудовой книжки невозможно устроиться на официальную работу, к тому же, ее использует Пенсионный фонд (ПФ) для расчета размера пенсии.

Но сегодня роль трудовой книжки несколько изменилась и ее уже не считают столь необходимой. Так, последние 15 лет учетом трудового стажа россиян занимается ПФ вместе с фондом Социального страхования, а информацию о занимаемых ранее должностях указывает сам работник в резюме. Учитывая это, становится очевидным, что обычные трудовые книжки безнадежно устарели.

Даже потенциальная экономия для работодателей при более детальном рассмотрении кажется не такой уж существенной. Так, организациям все равно не обойтись без отдела кадров и специалиста, который будет проверять сведения о работниках.

Но представители Минтруда успокаивают: время исправить возможные недочеты еще есть. В ведомстве заявляют, что при создании системы учтут все замечания и постараются сделать ее как можно более эффективной.

Согласно планам министерства, сначала нововведение опробуют небольшие предприятия с численностью штата около 15 человек, а только после этого с системой познакомят крупные организации. Такой подход позволит выявить возможные ошибки в технологии без больших потерь и вовремя их ликвидировать.

Оценить все плюсы и минусы электронной системы можно будет после 2018 года, а пока россиянам не следует спешить выбрасывать бумажные трудовые книжки.

Минтруда и социальной политики продолжает работу над проектом учёта занятости граждан РФ в электронном виде. Согласно нововведениям, на смену традиционным бумажным придут электронные трудовые книжки. Преимущества и недостатки новой системы активно обсуждаются в СМИ, но дата полного перехода на неё пока не утверждена.

Для чего нужно вводить электронную трудовую книжку

По мировым меркам бумажный документооборот, существующий в России, безнадёжно устарел. Нынешние трудовые книжки в век современных технологий требуют замены на более совершенную систему учёта трудового стажа граждан.

Бумажный бланк имеет ряд недостатков, главным из которых признан быстрый выход из строя . Когда гражданин большую часть профессиональной деятельности проводит на одном предприятии, и документ практически постоянно хранился в сейфе, износ его минимален. Но современные реалии таковы, что многие граждане по своей или чужой воле перемещаются с одного места работы на другое. В таких условиях документ быстро изнашивается, а зачастую теряется. Восстановление требуется много сил и времени. При этом некоторые сведения так и не удаётся подтвердить документально, особенно когда работодатели перестают существовать в качестве юридических лиц.

Немаловажная проблема - подделка документа. Недостоверные сведения быстро выявляются при обращении гражданина в пенсионный фонд. Но наниматели часто не защищены от приёма в штат работника, не обладающего заявленной квалификацией и опытом работы.

Устарелость и неудобство бумажных трудовых отмечает большинство работодателей. Они тратят солидные средства на хранение и систематизацию данных документов. По требованиям закона трудовые требуется хранить в дорогостоящих огнеупорных сейфах. Для ведения документа содержится штат отдела кадров и проводится обучение работников.

Перечисленные проблемы призвана решить электронная трудовая книжка. По заявлению представителей Министерства труда РФ, введение этого документа облегчит жизнь работникам и работодателям. Электронный документ сделает информацию о трудовой деятельности граждан защищённой, упорядоченной и доступной.

Законопроект об электронных трудовых книжках

Вопрос об отмене трудовых старого образца поднимался неоднократно с 2006 года, когда были внесены изменения в Трудовой Кодекс, затем - в 2012 году. Данные законодательные инициативы на тот момент не были закреплены. Дискуссии о целесообразности мероприятия ведутся и в настоящее время.

Разработка законопроекта об электронных трудовых книжках ведётся Минэкономразвития и Минтруда РФ с 2017 года. Документ предполагает внесение поправок в Трудовой Кодекс.

По словам главы Министерства труда Максима Топилина, закон планировалось подготовить к 1 января 2018 года, однако работа над документом идёт тяжело. Отмена обычных бумажных книжек затормозилась из-за позиции по данному вопросу нескольких крупных работодателей и профсоюзов. Сомнения в эффективности новой системы возникает из-за следующих факторов:

• неуверенность в надёжности системы;
• существование проблемы подтверждения трудового стажа (в случае неправильного оформления данных недобросовестными предпринимателями);
• необходимость «пробивать» потенциального сотрудника при приёме на работу.

В настоящее время стороны достигли определённых договорённостей, и в ближайшее время бумажные документы будут упразднены .

В чем сходство и различия с бумажными трудовыми книжками

В ближайшие годы необходимость в бумажных трудовых книжках отпадёт

Действующая в настоящая время бумажная трудовая книжка - документ, содержащий полную информацию о работнике, историю смены должностей и мест трудовой деятельности. Правила заполнения документа регулируются законом.

Электронная трудовая будет представлять собой файл, размещённый в общероссийской базе персонифицированного учёта. Его оформление будет иметь следующие особенности:

• введение информации о кадрах в электронную спецбазу;
• защищённость сведений от утраты и утечки информации;
• интеграция системы с ПФР и структурами Минсоцразвития;
• удобный и быстрый поиск информации о персонале.

Как и ранее, сотрудник отдела кадров будет вводить информацию о принятом в организацию работнике в единую систему учёта. Далее о данном сотруднике вносятся дополнительные сведения, в случае его перехода на новое место работы или смене работодателя. Сведения единой базы будут доступны ответственным сотрудникам отделений ПФР и Управления соцзащиты.

Суть документов двух видов абсолютно идентична.

В электронной версии содержатся следующие сведения:

• образование;
• стаж;
• место работы и должности;
• основания для расторжения договора.

Различие документов будет состоять исключительно в способе внесения и хранения данных.

Когда планируется внедрять

20 февраля 2018 года замминистра труда и соцзащиты Любовь Ельцова объявила о начале повсеместного введения электронного документа с 1 января 2020 года.

Окончательное решение о введении опции цифровых трудовых книжек вице-премьер Ольга Голодец озвучила в рамках Петербургского международного экономического форума. Она подчеркнула, что первые электронные документы будут введены с 01.01.2018 года в организациях, где число работников не превышает 15 человек.

Видео: Владимир Путин о переходе на электронные трудовые книжки

Отмена бумажных трудовых книжек - радикальное решение. В настоящее время к введению электронной версии документа не готовы ни работники, ни работодатели. В связи с этим окончательное решение об их введении опять отложено. Но это не означает, что программа закрыта, поскольку введение новой формы документа необходимо государству, работодателям и сотрудникам.

Трудовая книжка – это важнейший бумажный документ каждого трудящегося лица. В ней отражен рабочий стаж и места работы человека по порядку. Как и любое изменение, внедрение трудовых книжек в электронном виде несет как положительные, так и отрицательные стороны. Они являются совершенно идентичными обычным документам и даже имеют ряд преимуществ:

• Такой документ будет легко восстановить;
• Потеря в системе важных сведений практически невозможна;
• Своего рода протекция от нерадивых руководителей, которые по каким-то причинам не делают отчисления в Пенсионный Фонд;
• Ведение документации для руководителя станет более систематизировано.

Следует обратить внимание, что перевод удостоверения рабочего в электронную версию будет удобен для сотрудников сферы власти и бизнеса, поскольку фиксирование данных будет более точными, разные организации будут иметь к ним доступ, чтобы удостовериться в правильности и корректности заполнения.

Что такое электронная трудовая книжка?

Бумажная версия документа со временем может порваться, пожелтеть – по этой причине потеряются многие важные данные, что никогда не произойдет с трудовой книжкой в электронном формате. Данные особенности отличают документ от других:

• Вся информация по кадрам будет сноситься в специальную базу;
• Как и любой грамотно построенный сайт, он будет иметь навигацию, чтобы быстро находить необходимые сведения по сотрудникам;
• Данные никогда не потеряются (за исключением полного сбоя системы, что в наши дни почти не происходит);
• Такие отделы как Пенсионный фонд и социальные министерства будут иметь доступ к этим данным, что ускорить их работу, поскольку не будет прямой необходимости постоянно вызывать сотрудника и отрывать его от рабочего места.

Когда для человека впервые создается файл с его данными, каждый следующий работодатель всего лишь вносит изменения и добавляет новое место работы и должность.

Электронные трудовые книжки — законопроект

В январе 2017 года появился законопроект о переходе трудовых книжек в электронный формат. Он постепенно входит в силу, однако возникает множество преград. Чтобы произошел централизованный переход необходимо, чтобы все документы были подготовлены, правильно оформлены приемы на работу и увольнения с указанием причин, организовывались отчисления. Вероятнее всего, будет определен срок, за который все бумаги должны быть приведены в норму.

Важно учесть такой аспект, как причина увольнения сотрудника. В электронной версии может не быть протокола об увольнении с указанием причины, поскольку сотрудник захочет это скрыть (если только увольнение не по собственному желанию и не полная ликвидация). А если новый работодатель захочет увидеть приказ, то, вероятно, ему это не удастся, поскольку он не обязан предоставлять доступ к своей документации.

Электронные и бумажные трудовые книжки — сходства и отличия

Чтобы разобраться с основными нюансами электронной версии трудовых книжек требуется рассмотреть характеристики традиционных удостоверений с новыми в сравнительном варианте.
Есть обязательный перечень сведений, который не изменяется:

• Учебное заведение, которое вы закончили и образование;
• Стаж работника;
• Все места работы и занимаемые должности;
• Причины увольнения и уходов с предыдущих мест работы.

Необходимо ознакомится с основными изменениями:

• Бумажная версия переходит в электронную книжку;
• Рукописное заполнение заменится печатным;
• Будет возможно автоматическое заполнение форм, что недоступно для бумажных актов;
• Возможна передача информации из Пенсионного фонда в отделы соц.защиты без самого человека.

Преимуществ масса, но много и недостатков, поэтому следует обратить внимание на всех руководителей предприятий на необходимость оформления электронных трудовых книжек надлежащим образом.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Сначала рассмотрим положительные стороны, которые и подтолкнули правительство на создание законопроекта:

• Автоматическое заполнение и ускорение процессов;
• Исключение любого рода ошибок;
• Никакой потери информации и ценных данных о сотруднике;
• Устранение проблем с возвратом трудовой книжки при увольнении.

Однако существуют причины, по которым законопроект никак не вступит в силу:

• Необходима высокая защищенность базы. Ее разработка и оснащение приводит к большим затратам государства;
• Для полного функционирования нужно перенести всю информацию и бумажных носителей;
• Потеря всех данных при сбое системы.

В связи с этими проблемами внедрение данной системы уже несколько лет откладывалось.

Переход на электронную трудовую книжку с 2017 года

Стоит обратить внимание, российские организации и фирмы еще готовы к таким радикальным изменениям. Работникам и работодателям нужно понять, что данное нововведение только упростит их дальнейшую работу и снимет ответственность по хранению документов. Государство поставило задачу запустить этот проект в 2017 году. При этом стоит иметь в виду, что в настоящий момент официальных данных по поводу перехода на электронную трудовую книжку пока не появлялось.

В настоящее время широкое распространение получили информационные технологии, которые коснулись практически каждой сферы жизнедеятельности человека. Не стала исключением и трудовая деятельности граждан, в которой в ближайшем будущем будут иметь место нововведения.