Форма выписок работнику из сзв стаж. Сведения персучета при увольнении работника. Какие сведения следует указывать в новом отчете о стаже

Отчет СЗВ-СТАЖ - это относительно новый формат отчетности в Пенсионный фонд. Эту форму работодатели должны сдавать ежегодно. Для отчетности за 2018 год утвержден новый бланк. Рассмотрим подробнее порядок составления отчета для ПФР, актуальный образец можно скачать бесплатно.

Порядок отчетности российских организаций и индивидуальных предпринимателей, которые являются страхователями своих работников в пенсионном, социальном и медицинском страховании, существенно изменился с 2017 года. Администрированием страховых фондов теперь занимается ФНС России, которая принимает от плательщиков взносов новый единый расчет.

Однако фонды, которые сохранили ряд своих функций, тоже ввели новые отчеты. В частности, Пенсионный фонд принял Постановление от 11.01.2017 № 3п , которым утвердил сразу четыре новые формы. Но в 2018 году бланки были скорректированы. Обновления закреплены в Постановлении Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п. Страхователи обязаны предоставлять:

• «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)»;
• «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)»;
• «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)»;
• «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)».

Сдавать новые формы работодателям придется по итогам 2018 года. Самая основная из них — форма СЗВ-1 (стаж), на которой остановимся подробнее.

Отчет СЗВ-СТАЖ: срок сдачи

Новый отчет СЗВ-СТАЖ частично заменяет персонифицированные разделы упраздненной формы РСВ-1. Этот документ все работодатели должны заполнять по каждому работнику отдельно, поэтому по своей сути он является персонифицированным отчетом.

Сдать СЗВ-СТАЖ за 2018 год, срок — 01.03.2019. Поэтому время на ознакомление с бланком и порядком его заполнения у предпринимателей еще есть. Обязанность по сдаче этого документа предусматривает пункт 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . Форма, формат и порядок заполнения нового бланка утверждены в Постановлении Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

Кто сдает

Заполнить форму СЗВ-СТАЖ придется на всех лиц, с которыми у организации или ИП заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, авторские договоры. Примечательно, что ПФР ждет данную отчетность также на тех лиц, которые являются застрахованными и официально признаны безработными. На них данные будет предоставлять служба занятости.

Какие сведения следует указывать в новом отчете о стаже

Предусмотрено, что на одной странице формы страхователь будет отражать следующую информацию на каждого застрахованного лица:

• фамилию, имя, отчество;
• СНИЛС;
• период работы в организации;
• код условий труда;
• код оснований для досрочной пенсии.

Каждый бланк заполняется только по одному работнику и заверяется лицом, которое его заполнило. Делать это можно как от руки печатными буквами, так и с использованием компьютерной техники. Цвет заполнения может быть любым, за исключением зеленого и красного. Никакие исправления и помарки традиционно не допускаются.

Новый отчет можно предоставлять в электронном формате, который ПФР также приводит в своем Постановлении.

Для того чтобы корректно заполнить отчет, работодателю потребуются следующие данные о застрахованном лице:

• сведения о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу работника;
• сведения о начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
• сведения о периоде работы гражданина, в том числе корректирующие.

Важные изменения 2019 года

Как мы отметили выше, чиновники разработали и утвердили новый бланк СВЗ-СТАЖ. Определим, что именно изменилось в структуре образца отчетного документа, на что обратить пристальное внимание при заполнении формы.

Итак, важные изменения формы СЗВ-СТАЖ (2019 год) в части бланка:

1. Реквизит «стр.» полностью исключен из структуры отчетного образца. Теперь указывать номер страницы отчета больше не нужно.
2. Раньше такие реквизиты, как ИНН, КПП и регистрационный номер страхователя, дублировались в форме образца. Теперь неточность устранена, дублировать данные о страхователе не придется.

Изменения в части правил составления:

1. Графа 8 отчетного образца теперь не заполняется, если в 11 графе отчета указан код «ДЕТИПРЛ». То есть если отпуск по уходу за ребенком в возрасте до трех лет был предоставлен бабушке, дедушке или же иному близкому родственнику или даже опекуну.
2. Круг лиц, по которым должен быть подготовлен отчетный образец в ПФР, расширена. Дополнения внесены в пункт 1.5 Правил заполнения. Так, в число лиц, по которым следует заполнить форму, внесены руководители организаций, которые являются единственными учредителями и(или) участниками. Напомним, что ранее данная ситуация спровоцировала довольно большое количество споров.
3. Также скорректирован порядок заполнения отчета Центром занятости населения в отношении безработных граждан, которые встали на учет и получили официальный статус безработного. Теперь в графе 14 отчетного образца напротив фамилии гражданина следует указать «БЕЗР».

Бланк и порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ

В новом отчете СЗВ-СТАЖ всего пять разделов:

1. Раздел 1. «Сведения о страхователе».
2. Раздел 2. «Отчетный период».
3. Раздел 3. «Сведения о периоде работы застрахованных лиц».
4. Раздел 4. «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование».
5. Раздел 5. «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

Бланк формы СЗВ-СТАЖ

Отчет называется «СЗВ-СТАЖ», но фактически в нем указываются данные о начисленных и уплаченных страховых взносах за работника. Поэтому его формирование будет в некоторых показателях дублировать данные «Единого расчета», который страхователи должны сдавать в ФНС.

Заполнить его не сложно. Существуют всего несколько особенностей, на которые следует обратить внимание.

Так, при заполнении поля «Регистрационный номер в ПФР» нужно указать регистрационный номер страхователя из 12 знаков, а в поле «ИНН» — индивидуальный номер организации или ИП, который может состоять из 10 или 12 знаков. Если знаков меньше, чем ячеек, в последних двух следует поставить прочерки. В графе «Тип сведений» следует отметить тип отчета при помощи знака «Х». Всего три таких типа:

• исходный;
• дополняющий;
• назначение пенсии.

Если указан последний тип, то форма подается без учета сроков отчетности только на тех лиц, которым необходимо учесть стаж работы за текущий календарный год для установления пенсии. Дополняющий отчет в ПФР ждут на застрахованных лиц, которые не были учтены по тем или иным причинам в основном отчете.

При заполнении Раздела 3 следует учесть, что в нем предусмотрена сквозная нумерация. Это значит, что порядковый номер надо присваивать записи по каждому застрахованному лицу. Даже если о периоде работы нужно заполнить несколько строк, номер присваивается только первой из них. Важно помнить, что все номера проставляются в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе «Период работы» даты нужно указывать только в пределах отчетного периода, который был проставлен в Разделе 2 отчета. В случае перерыва в работе нужно начинать новую строку, не дублируя при этом данные работника и СНИЛС.

После заполнения формы ответственное лицо должно указать наименование должности руководителя, а сам отчет заверить его подписью. Печать ставится при ее наличии.

Для отправки в орган ПФР заполненные формы СЗВ-СТАЖ нужно собрать и составить к ним дополнительную опись по форме ОВД-1. Их примут только в таком виде.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ 2019

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ при увольнении работников

Обязанность сдать новый отчет в ПФР наступила в 2018 году (ранее она была лишь при ликвидации организации), но работодатели и ранее обязаны были выдавать выписки из СЗВ-СТАЖ всем работникам при их увольнении или по отдельному требованию.

При этом данные в форме должны быть приведены именно на того сотрудника, которому должен быть выдан документ, поскольку сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152.

Кроме штатных работников, право на получение выписки имеют подрядчики по договорам гражданско-правового характера по окончанию срока договора. При этом никакого письменного заявления о выдаче выписки не нужно, поскольку, в силу статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27, это является обязанностью работодателя. Выдать документ необходимо в день увольнения вместе со всеми остальными документами.

Вот так выглядит заполненная выписка на одного работника:

Если несколько работников увольняются в один день, то выписка СЗВ-СТАЖ выдается каждому из них, заполненная индивидуально. Также любой сотрудник может затребовать у работодателя эту выписку, будучи трудоустроенным. Тогда она подготавливается в течение 5 дней с даты получения соответствующего заявления. Оформляется документ всегда в двух экземплярах: один выдается на руки, а на втором работник расписывается в получении.

Наказания, штрафы, ответственность

Теперь нарушать сроки сдачи и правила заполнения СЗВ-СТАЖ стало дорого. Так, за каждого работника, по которому отчет был подан в ПФР с опозданием, либо если в предоставленных сведениях имеются существенные ошибки, грозит штраф в 500 рублей.

Если подать отчет на бумажном носителе при обязанности подачи электронной отчетности, компании выпишут штраф за такое нарушение в сумме 1000 рублей. Напомним, что подавать электронный отчет обязана компания или ИП, в штате которой работают более 25 человек.

Если не выдать образец СЗВ-СТАЖ работнику при увольнении, то компанию оштрафуют на 30 000-50 000 рублей. На руководителя организации или индивидуального предпринимателя наложат взыскание в сумме 1000-5000 рублей.

При увольнении работника важно своевременно и в полном объеме выдать ему документы, предусмотренные законодательством. Одним из таких документов являются выписки из отчетов СВЗ-М. Их непредоставление грозит работодателю серьезными последствиями. Однако избежать неприятностей несложно - для этого достаточно сделать несколько простых шагов.

Одним из главных элементов социальной защиты населения при достижении нетрудоспособного возраста являются пенсионные выплаты. Одновременно с этим сам факт достижения определенного возраста еще не является основанием для назначения . Одним из существенных условий является наличие требуемого страхового стажа, в течение которого в пользу работника осуществлялись выплаты на пенсионное страхование.

Для чего нужна справка СЗВ-М при увольнении рабочего

СВЗ-М - это отчет, ежемесячно предоставляемый работодателем в Пенсионный фонд России, подтверждающий, что указанные в нем лица в указанный период получили доход, облагаемый страховыми взносами.

Наличие таких документов у работника поможет ему в будущем доказать свой страховой стаж, когда возникнут спорные вопросы при определении размера пенсии.

Выписки из документа

При увольнении работнику выдаются выписки из отчетов за весь период его работы начиная с апреля 2016 года (первый отчетный период по этой форме).

Так как отчет за период, в котором увольняется работник, будет представлен в ПФР только в следующем месяце, работнику готовится отдельный отчет за месяц его увольнения.

В выписках должны содержаться сведения только по увольняемому работнику. Включение иных лиц или предоставление копий полных отчетов будет нарушением персональных данных.

Как выдать справку

Справка должна быть выдана работнику лично на руки.

При его отсутствии на рабочем месте в последний день работнику необходимо направить предложение явиться за документами лично или сообщить почтовый адрес, по которому такие документы могут быть ему направлены.

Сроки выдачи

Справку следует выдать в день увольнения работника. Если в день увольнения он отсутствует, то в день, когда он придёт за трудовой книжкой.

Отсутствие на рабочем месте обязательно должно быть зафиксировано актом и отражено в табеле рабочего времени.

Как подтвердить выдачу СЗВ-М на руки работнику

Получение работником СЗВ-М может быть подтверждено тремя способами.

Читайте также: Директор уволен: что написать ему в трудовой книжке

Самый удобный из них, особенно при большом количестве работников в организации, - ведение журнала учета выдачи документов. При этом выдача справки фиксируется подписью работника, подтверждающего таким образом её получение.

Следующие два способа могут применяться как самостоятельно, так и в сочетании с первым: от работника может быть получено письменное подтверждение о получении справки или его подпись оставляется на копии заявления, остающейся в архиве организации.

Журнал учета выдачи должен содержать традиционные графы: номер строки, название документа, его номер и дата, дата получения, подпись работника и её расшифровка.

Письменное заявление работника может содержать следующую фразу: «Подтверждаю, что в связи с прекращением трудового договора от (дата) № (номер) и на основании абзаца 3 части 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ я получил от (наименование организации) (номер ИНН, номер КПП) копию отчета по форме СЗВ-М за время работы на (количество листов) листах».

Подтверждающая запись на копии должна содержать слова «Получено на руки», дату и подпись работника с расшифровкой.

При направлении СЗВ-М почтой целесообразно отправлять документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Полученные в почтовом отделении квитанцию, опись вложения и вернувшееся уведомление необходимо сохранять. При наличии журнала учета выдачи документов информация об отправлении может быть отражена в нем.

Ответственность за невыдачу СЗВ-М

Если работодатель в установленный срок не представляет требуемые сведения или предоставляет неполные либо недостоверные сведения, на него может быть наложен штраф - 500 рублей за каждое нарушение.

В случае обращения работника с жалобой в контролирующие органы или суд невыдача справки может быть расценена как нарушение трудового законодательства. Допустившему такое нарушение лицу может быть вынесено предупреждение. Также на физическое и юридическое лицо может быть наложен административный штраф, размер которого составляет (при вынесении наказания впервые) - от 1 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, от 30 до 50 тысяч рублей - для организаций.

Предоставляемым в ПФР. Форма утверждена постановлением Правления ПФР № 2п от 11.01.2017 г. О том, кто должен сдавать данную отчетность и в каких случаях, как заполнить СЗВ-К, расскажем в этом материале.

Форма СЗВ-К в 2018 году – кто сдает

Отчет СЗВ-К необходим для отражения сведений о стаже до 2002 года. Такие данные нужны ПФР, чтобы рассчитать каждому застрахованному лицу пенсионные баллы . Для расчета Фонду требуется знать не только сумму страховых «пенсионных» взносов, уплаченных за работника с 2002 года, но и его трудовой стаж за период до 01.01.2002 г., т.е. до введения новой системы пенсионного страхования с уплатой обязательных страховых отчислений.

Впервые работодатели сообщали в ПФР такие данные о своих работниках в 2003 г. Но и на сегодня информацией о стаже, наработанном до 2002 г., ПФР располагает еще не по всем гражданам, а значит, не сможет многим из них правильно рассчитать страховые пенсии. С этой целью Фонд рассылает работодателям (ИП и компаниям) запросы о лицах, по которым данные о работе до 2002 г. отсутствуют. Именно в ответ на такой запрос работодателем заполняется СЗВ-К в 2018 году. То есть данный отчет не является регулярным, а направляется лишь по конкретному требованию ПФР, в котором также указывается срок предоставления формы.

Если на момент получения запроса, сотрудник уже не работает у данного работодателя (и не работал у него в период до 2002 года), необходимо сообщить Фонду о невозможности предоставить форму СЗВ-К, поскольку трудовой книжки, а значит и требуемых сведений о стаже до 2002 г., у страхователя нет.

Заполнение форм СЗВ-К

Форма заполняется согласно Инструкции, утвержденной тем же постановлением ПФР № 2п (приложение № 2), здесь же указан порядок формирования пакетов документов при передаче их в отделение Фонда.

Общие правила заполнения разрешают вносить данные в форму вручную печатными буквами (шариковой ручкой, чернилами), машинописным способом или на компьютере. Цвет шрифта допустим любой, кроме зеленого и красного.

Документы, на основании которых происходит заполнение СЗВ-К:

личные данные вносят согласно паспорту (или иному удостоверению личности);

страховой номер лицевого счета физлица – согласно свидетельства СНИЛС;

данные о страховом стаже до 2002 года – согласно записям из трудовой книжки, а также по данным иных документов, подтверждающих стаж: трудовых договоров, выписок из приказов, справок работодателей и т.п. Данные вносят в порядке хронологии, начиная с самого первого периода трудовой деятельности и до 01.01.2002г.

Тип формы

В данной части СЗВ-К знаком «Х» в соответствующей ячейке указывается, какая форма подается страхователем в отчетном периоде:

«исходная» - если форма сдается впервые,

«корректирующая» - если форма продается взамен ранее представленной исходной по причине наличия в ней ошибок, при этом заново указывают все сведения в полном объеме, а не только исправляемые,

«отменяющая» - подается, если нужно аннулировать ранее сданные сведения по застрахованному лицу.

Личные данные физлица

Этот блок включает:

страховой номер (СНИЛС);

ФИО застрахованного (в именительном падеже);

дата рождения (число, месяц, год);

«Территориальные условия проживания на 31.12.2001» - этот параметр заполняется согласно классификатору приложения № 1 к Инструкции по заполнению. Например, для проживавших на Крайнем Севере - «РКС», в приравненных к нему районах - «МКС», с указанием районного коэффициента и т.д. Поле может оставаться пустым, если особых условий проживания не было.

Периоды трудовой или иной деятельности

Данный блок содержит сведения о периодах работы или иной общественно полезной деятельности (служба в армии и т.п.), включаемых в стаж, в т.ч. даты начала и окончания деятельности, используемые при подсчете общего стажа, а также периоды работы, которые дают право на досрочное назначение пенсии определенным категориям лиц. Подробный порядок расчета трудового стажа приведен в п. 33 Инструкции.

По каждому месту работы указывают следующие данные:

наименование работодателя, как указано в трудовой книжке (или ином подтверждающем документе);

вид деятельности – указывается код согласно приложению № 1 к Инструкции;

начало и конец периода соответствующей деятельности (в формате «дд.мм.гггг»);

код территориальных (Крайний Север, зона отчуждения и т.п.) или особых (тяжелые, вредные работы и т.п.) условий труда указывается согласно классификатору приложения № 1 к Инструкции;

«Основание (код)» по графе «Исчисляемый трудовой стаж» заполняется согласно классификатору приложения № 1 к Инструкции;

«Основание (код)» графы о «Выслуге лет» заполняют согласно вышеупомянутому классификатору, а «Дополнительные сведения» зависят от вида выслуги (фактически отработанное время, налет часов, число спусков и т.д.);

«Профессия или должность» заполняется, как указано в трудовой книжке (или ином соответствующем документе).

Конец периода по последнему месту работы, если сотрудник продолжал работать в указанной организации в 2002 г., указывается датой «31.12.2001».

Сведения на 01 января 2002 г. для оценки пенсионных прав

В этой части форма СЗВ-К отражает общий трудовой стаж, а также стаж, по которому возможно назначение досрочной трудовой пенсии.

Правила подсчета стажа приведены в п. 33 Инструкции. Так, чтобы подсчитать общий трудовой стаж, начала нужно отдельно суммировать даты конца и начала периодов работы, а затем вычислить разницу. К периодам трудовой деятельности нужно прибавить по одному дню по каждому случаю увольнения. В нашем примере формы СЗВ-К (образец приведен далее) подсчет будет следующим:

складываем даты конца периодов деятельности: 01.03.1990 + 25.06.1999 + 31.12.2001 = 57.21.5990;

также складываем даты начала периодов: 01.03.1988 + 01.04.1990 + 29.08.1999 = 31.15.5977;

стаж составит: 57.21.5990 – 31.15.5977 = 26.6.13 или 13 лет 6 месяцев 26 дней. Поскольку случай увольнения был только один (по второму периоду), прибавим к результату 1 день и получим общий стаж, равный 13 лет 6 месяцев 27 дней.

Аналогичным образом подсчитывается стаж, дающий право на досрочную пенсию.

После заполнения формы СЗВ-К с ней нужно ознакомить лицо, на которое она составлена. В подтверждение работник ставит свою подпись в строке «Со сведениями о трудовом стаже ознакомлен».

Если бухгалтер задаётся вопросом, уволенным сотрудникам, то ответ будет такой - да, нужно! Выдача подобного документа прописана в трудовом законодательстве.

Для чего нужна справка СЗВ-М при увольнении рабочего

Все работодатели, в том числе и , обязаны предоставлять в Пенсионный Фонд отчёт СЗВ-М «Сведения о застрахованных гражданах». В нём наниматели указывают своих работников.

При увольнении из компании сотрудник получает копию СЗВ-М. Подобный документ подтверждает страховой стаж рабочего. Наниматели оформляют и предоставляют справку СЗВ-М всем своим трудящимся.

Если бухгалтер фирмы выдаёт копию отчёта СЗВ-М на руки уволенному работнику, то выписку оформляют на 1 человека. Это связано с тем, что в отчёте отражена личная информация о сотруднике. Разглашение подобных сведений 3 лицам запрещено по закону.

Подобные сведения работодатель выдаёт сотрудникам каждый месяц до 15-го числа, то есть одновременно с отправлением отчётов в ПФР.

Выписки из документа

Выписку из СЗВ-М работодатель составляет параллельно с подачей отчётов о сотруднике в Пенсионный фонд.

Помимо этого, наниматель оформляет выписку из СЗВ-М в таких ситуациях:

• если работник собрался выйти на пенсию. Наниматель отправляет выписку в ПФР, и бывший сотрудник официально становится пенсионером;
• если сотрудник решил уволиться. Согласно ст. 62 ТК РФ, выписку обязательно включают в список документов, который напрямую связан с трудовой деятельностью.

Работодатель составляет такой документ в крайний рабочий день сотрудника. Если работник работал по трудовому соглашению – то в последний день действия подобного договора.

Составление и заполнение СЗВ-М описано в данном видео:

Как правильно оформить отчёт

Для того чтобы правильно заполнить отчёт СЗВ-М, законодателями была разработана уникальная инструкция, при применении которой работодатель с лёгкостью заполняет этот документ.

Итак, при заполнении раздела 1 отчёта СЗВ-М работодатель указывает такие сведения:

• регистрационный номер в ПФР. Этот номер отражён в конкретном свидетельстве ПФР об организации;
• . Конкретную правовую форму директор фирмы указывает в сокращённом виде;
• ИНН. Работодатель указывает ИНН на основании документа о госрегистрации;
• КПП – здесь идентично: руководитель предприятия указывает его на основании документа о госрегистрации.

2 раздел отчёта СЗВ-М «Отчётный период за 1 год» и 3 раздел «Разновидность формы» работодатель также обязательно заполняет.

В 3 раздел отчёта СЗВ-М наниматель вписывает 1 из нижеперечисленных вариантов:

• «исхд» - при первичном отправлении отчёта в ПФР;
• «доп» - при вторичном отправлении, после уже принятого в ПФР отчёта за отчётный предыдущий месяц;
• «отмн» - при аннулировании уже отправленного ранее отчёта.

4 раздел отчёта СЗВ-М считается основным, потому что в нём указывают данные о застрахованных гражданах - рабочих предприятия, а также о действии трудовых договоров и соглашений. Итак, при заполнении 4 раздела работодатель указывает такую информацию:

• инициалы застрахованного гражданина. Указывает их только в именительном падеже (например, Сидоров В.М. и др);
• номер страхового персонального (СНИЛС). Он отражён в оформленном трудовом соглашении;
• ИНН. Наниматель вносит в документ ИНН о работнике, если таковой прописан в трудовом договоре. Во многом это связано с тем, что страхователям запрещено требовать от застрахованных лиц сведения об ИНН.

В конце отчёта СЗВ-М наниматель указывает такие реквизиты:

• свою должность и инициалы. Например, генеральный директор Сидоров В.М.;
• дату оформления отчёта. Указывает её только в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 19.10.2017);
• печать. Ставит печать на отчёте только в случае её наличия.

Пример заполнения

В итоге отчёт СЗВ-М несложно заполнить. С этим может справиться каждый работодатель.

Если рабочий уволился

Работодатель составляет отчёт СЗВ-М, в котором отражает данные о всех сотрудниках, получающих премии, ЗП и иные суммы, облагаемые страховыми взносами. Это документ подтверждает страховой пенсионный стаж рабочего.

Согласно закону № 27-ФЗ, выписку СЗВ-М выдают при увольнении работников, при подаче заявления застрахованными гражданами при выходе на пенсию. Кроме того, этот документ наниматель каждый месяц отправляет в ПФР. При этом наниматель получает письменное подтверждение от застрахованного гражданина - своего работника, что он действительно получил выписку СЗВ-М на руки.

Как выдать

При увольнении работника выписку из СЗВ-М оформляют в 2 экземплярах. Первый отдают сотруднику, а второй остаётся у работодателя. На экземпляре нанимателя сотрудник ставит отметку о получении документа.

Письменное подтверждение выдачи работнику копии из отчёта СЗВ-М может быть в такой форме:

• подтверждение, написанное в произвольном порядке;
• подпись на 2 экземпляре СВЗ-М, который остаётся у бухгалтера;
• подпись в журнале выдачи СЗВ-М.

Подтверждение выдачи

Сроки

Часто работодатели задаются вопросом, за какой срок надо выдавать рабочему копии СЗВ-М при увольнении? В подобной ситуации количество отчётов соответствует числу месяцев, которые рабочий проработал в фирме.

Например, сотрудник проработал на предприятии 1 год. При увольнении он получает на руки 12 отчётов за каждый месяц.

Ответственность за непредоставление копий

В 2017 г. наниматель не несёт никакой ответственности за невыдачу сотрудникам копий отчётов СЗВ-М. Подобная ситуация была и в предыдущие годы. Однако, если рабочий не получил подобный отчёт, он может составить жалобу в госинспекцию по труду, в прокуратуру или в судебную инстанцию.

В 2017 г. наниматели должны выдавать работникам копии раздела 3 Единого расчёта по страховому взносу. Форму этого документа можно скачать из приказа ФНС от 10 октября 2016 г. № ММВ-7–11/551.

Отражение такого СЗВ-М в 1С

Перед созданием отчёта СЗВ-М в 1С 8.3 надо удостовериться в корректности информации о предприятии, потому что эти сведения нужно обязательно внести в этот документ:

В этом случае бухгалтер должен зайти в такие пункты программы 1С: Настройка -> Предприятие -> Организации.

Затем, бухгалтер указывает в программе такие данные о компании:

• название (сокращённое);
• регистрационный номер в ПФР;
• Индивидуальный налоговый номер ();

Кроме того, бухгалтер вписывает в 1С такие сведения о работниках:

• СНИЛС;

Сделать это надо в 1 очередь, потому что за каждый неправильно заполненный документ предусмотрены определённые штрафные санкции.

СЗВ-М является новой формой отчёта в ПФР с 2016 г. В программе 1С его можно открыть и составить по такому пути: Отчётность, справки -> 1С-отчётность. В подобной ситуации бухгалтер указывает отчётный период, и нажимает на кнопку «Заполнить». Далее, появляется таблица, которую автоматически заполняют сами сотрудники.

Если программа 1С работает одновременно с системой обмена документации с госорганами по коммуникационным каналам связи (ТКС), то нужные данные отправляют при нажатии кнопки «Отправить». Здесь же можно распечатать отчёт СЗВ-М.

Отвечает Ольга Казаченко, эксперт по труду и занятости.

Выдайте сотруднику 29 декабря выписку из СЗВ-М за январь-декабрь 2017г. Кроме того подготовьте и передайте ему СЗВ-СТАЖ за 2017г. Даже если еще не сдавали СЗВ-М за декабрь и СЗВ-СТАЖ за 2017г. (п.4 ст.11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). Ведь никаких исключений в подобных случаях в Законе не предусмотрено. Примеры заполнения и порядок формирования отчетов в такой ситуации приведены ниже в развернутом ответе.

Работодатель выдает СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в течение 5 календарных дней с момента обращения только тем сотрудникам, которые продолжают работать в данной организации. А для уволенных сотрудников действует специальные сроки.

Ивана Шкловца , заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как оформить увольнение по собственному желанию

Расчет с сотрудником и выдача документов

Какие документы нужно выдать уволившемуся сотруднику

В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:

 трудовую книжку;

 справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 № 182н;

 копии сведений по форме СЗВ-М;

 копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ;

 копию раздела 3 расчета по страховым взносам;

 иные документы (по письменному заявлению сотрудника).

Об этом говорится в части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ, пункте 3 части 2 статьи 4.1 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ, пункте 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ.

Ольги Прыговой

Как составить и сдать отчет по форме СЗВ-М

Как передавать копии сведений сотрудникам

Как передавать копии сведений по форме СЗВ-М сотрудникам

Копии сведений по форме СЗВ-М нужно передать сотрудникам. Срок – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией. Выдавать каждому копию всей формы не стоит. Ведь в ней содержатся персональные данные всех сотрудников, а раскрывать их третьим лицам нельзя.

Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-М, в которой данные только о конкретном человеке. Если сведения сдаете в ПФР электронно, то для сотрудников эти документы придется распечатать.

Выписку из персонифицированного отчета передавайте сотруднику также в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Сведения передавайте в общем порядке. Выписки из СЗВ-М выдавайте за весь период работы начиная с апреля 2016 года (до этого формы не было).

Главбух советует: если в вашей организации много сотрудников, настройте бухгалтерскую программу для формирования выписок из форм СЗВ-М. Как минимум, храните эти выписки в электронном виде, чтобы в любой момент по запросу или при увольнении распечатать документы.

Дело в том, что передавать сотрудникам и исполнителям по гражданско-правовым договорам копии сведений по форме СЗВ-М нужно независимо от численности организации. Неважно, работает у вас 10, 100 или 1000 человек.

Прямых штрафов за то, что не передали сведения сотрудникам, в действующем законодательстве нет. Максимум – человек подаст иск в суд о компенсации морального вреда (ст. 151 ГК РФ).

Ольги Прыговой , заместителя управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

Как составить и сдать СЗВ-СТАЖ

Когда сдавать отчет СЗВ-СТАЖ по уволенному сотруднику

Если сотрудник увольняется в течение года и увольнение не связано с выходом на пенсию, досрочно сдавать СЗВ-СТАЖ не нужно. Сдайте по нему сведения в общем порядке – до 1 марта следующего года. Копию сведений СЗВ-СТАЖ по данному сотруднику выдайте ему на руки при увольнении (п. 4 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ).

Как передавать копии сотрудникам

Как передавать копии сведений СЗВ-СТАЖ сотрудникам

Копию СЗВ-СТАЖ выдайте сотруднику по его запросу. Срок – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией. Выдавать каждому копию всей формы не стоит. Ведь в ней содержатся персональные данные всех сотрудников, а раскрывать их третьим лицам нельзя.

Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой данные только о нем. Если сведения сдаете в ПФР электронно, то для сотрудников эти документы придется распечатать.

Выписку из СЗВ-СТАЖ передавайте сотруднику также в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора. Выдавайте выписку из сведений за все время работы с января 2017 года. До 2017 года СЗВ-СТАЖ не составляли.

Такие выводы следуют из пункта 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ и статьи 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.

СЗВ-СТАЖ и еще шесть обязательных документов для увольняемых работников

С 2017 года стало больше документов, которые надо выдавать увольняемым работникам. Например, добавилась новая форма СЗВ-СТАЖ. Кроме того, законодатели обновили форму справки о заработке, заменили отчет РСВ-1 расчетом по взносам. Мы поможем вам не запутаться в этих документах (см. табл. 1 ниже). Ведь одни документы вы обязаны выдать работнику по закону (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ), другие - если сотрудник обратился к вам с письменным зявлением (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Таблица 1. Какие документы выдать работнику при увольнении

Какие сведения персучета вы обязаны выдать работнику при увольнении

С 2017 года появились новые формы документов персучета - СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам. Закон обязывает выдать работнику в день увольнения их копии, а также выписки и копии документов персучета, которые вы заполняли до 2017 года. Это следует из частей 2-2.3 и 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее - Закон № 27-ФЗ).

За какие периоды и по какой форме выдать работнику сведения персучета, смотрите в табл. 2 ниже.

Таблица 2. Документы персучета для увольняемых работников в 2017 году

Как сделать выписку из СЗВ-М

Для увольняемого сотрудника сделайте выписки из СЗВ-М. В каждой выписке заполните все разделы, как в формах СЗВ-М, которые вы сдавали в ПФР, кроме раздела 4. В раздел 4 включите только сведения по этому работнику. Вы не вправе выдать сотруднику отчеты по форме СЗВ-М полностью, ведь в них персональные данные других работников.

ПРИМЕР 1

Выписка из СЗВ-М: работник увольняется в середине месяца

Сотрудница ООО «Корсика» Ю.А. Смирнова работает в компании с 2014 года. 28 апреля она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день - 12 мая 2017 года.

Как подготовить для Смирновой выписки из СЗВ-М?

Решение

Бухгалтер сформировал выписки из СЗВ-М ко дню увольнения работницы за январь - май 2017 года. Отчет за май бухгалтер еще не сдал в ПФР, но для увольняемой работницы он обязан сформировать отчет и сделать выписку.

Выписки различаются разделом 2, бухгалтер указал для каждой выписки свой отчетный период: 01 - для января, 02 - для февраля и т. д. Как он заполнил раздел 4, смотрите на образце 1 ниже.

Образец 1. Фрагмент раздела 4 формы СЗВ-М на увольняемого работника (скачать)