Новые счета фактуры упд. Применение упд через электронный документооборот. Документы, которые заменил новый бланк

Использование новых универсальных документов последнее время стремительно растет. Но еще не все хозяйствующие субъекты на них перешли. Хотя УПД был разработан не так уж недавно, но с его заполнением все еще много вопросов.

При составлении документа нужно учитывать всегда конкретные цели для чего он заполняется и специфику каждой ситуации. Реквизитов в документе довольно много и в разных ситуациях, они заполняется по-разному. Но сама форма документа довольно проста и действительно универсальна.

Разберем подробно, типовые варианты, правила заполнения и поговорим о важных тонкостях.

Общее понятие УПД

Универсальный документ - это унифицированная форма, она может заместить комплект первички, при перемещении и передаче другому экономическому субъекту различных материальных ценностей. Этот документ не является пока обязательным к повсеместному применению, но все больше хозяйствующих субъектов его используют.

Форма документа по внешнему виду похожа на стандартную типовую счет-фактуру и часто используется взамен нее. Также она может использоваться вместо стандартных форм первички: ОС-1, ТОРГ-12, М-15, ТТНк, передаточного акта. В документе содержатся все нужные реквизиты для перечисленных стандартных форм и поэтому, например вместо двух бумаг, например, накладной и счет-фактуры, можно выписать один УПД.

Назначение универсального документа

Приведем хозяйственные операции для документирования, которых можно использовать УПД:

• отгрузка товаров;
• передача активов (кроме недвижимого имущества);
• передача прав;
• оформление выполненных работ или услуг (т.е. УПД здесь заменяет акт выполненных работ).

Использование универсального документа официально разрешено ФНС для следующих целей:

• Документирование хозяйственных операций экономического субъекта для целей бухучета;
• Подтверждение произведенных экономическим субъектом затрат для расчета базы налогообложения и определения размера уплачиваемых в данном периоде налогов;
• Подтверждение права на вычет за текущий период по НДС.

Заполнение УПД

Рассмотрим, как заполнить форму УПД построчно:

• «Статус» документа - здесь возможно два значения «1» или «2». Статус бумаги определяют исходя из назначения документа, если данный УПД выписывается взамен счет-фактуры и акта передачи - ставим статус «1». Если данный УПД выписывается в качестве одного акта, как первичный документ - ставим статус «2».
• Для документа со статусом «1» реквизиты организаций (строки 1-7) должны быть полностью заполнены. Здесь указывается полная информация о продавце материальных ценностей или активов и покупателе, отправителе и получателе груза. Если хоз.субъекты в некоторых строках совпадают, то можно указать «он же». Также нужно полностью заполнить графы табличной части документа (столбцы 1-11), указав в них данные о передаваемых активах или материальных ценностях.
• Для документа со статусом «2» нужно обязательно заполнить реквизиты о продавце и покупателе (стр. 1, 2, 6, 7), а также данные о передаваемых активах (графы 1, 2, 2а, 3, 9).
• Затем заполнить и другие строки и графы документа, нумерацию и числовые коды активов и работ (графы А и Б). В качестве кода товаров обычно указываются артикулы производителя или продавца. Если идет речь о сдаче заказчику выполненных работ или услуг, в качестве кодов вписываются статистические коды ОКВЭД/ОКУН.
• В качестве основания передачи активов и сдачи работ (стр.8) обычно указывается договор, заключенный между сторонами, который и является основанием данной хозяйственной операции. При указании документа-основания хоз.операции необходимо указать его полные реквизиты - вид документа, его дата, номер (например, соглашение или договор купли-продажи, концессии, поручение).
• Затем указать данные о доставке и перевозимом грузе (стр.9) - здесь обычно прописывают реквизиты транспортных бумаг (тов.-трансп. накладная, путевой лист и др., их номера и даты), иногда и вес груза.
• Далее документ делится на две половины, где надо прописать данные о том кто передает материальные ценности, активы, работы, услуги, права (стр. 10), четко указав ответственных лиц и их подписи с полной расшифровкой.
• Необходимо поставить фактическую дату передачи, сдачи активов, работ, услуг, прав (стр.11).
• Заметим, что можно указать и дополнительные сведения о передаваемом имуществе, работах, правах (стр. 12), например реквизиты лицензии, сертификатов, паспортов.
• Отдельной строкой можно прописать информацию о лицах, отвечающих за данную сделку, операцию и ее оформление (стр. 13).

При указании ответственных лиц за хозяйственную операцию, если один человек является приемщиком и ответственным за хозяйственную операцию или передающим и ответственным, его подпись второй раз уже не требуется, просто указать должность с ФИО (стр. 13). Если лицо было уполномочено на подписание счет-фактур, или уполномоченным ставить подпись за главбуха или руководителя, то также достаточно будет одной подписи, но ФИО надо указывать дважды для ясности. Если ответственных за хоз. операцию несколько, то для них делают дополнительную строку (13а).

• При необходимости нужно указывать реквизиты субъекта, составляющего этот документ (стр.14), это касается участвующих в хозяйственной операции посредников со стороны продавца, исполнителя (агентов, комиссионеров, комитентов, принципалов и др.), организаций ведущих бухучет за одну из сторон.
• Далее необходимо прописать данные кто принимает материальные ценности,активы, работы, услуги, права (стр. 15), с указанием ответственного и его подписи с расшифровкой.
• Необходимо поставить фактическую дату приемки активов, работ, услуг, прав (стр.16).
• Заметим, что можно указать и дополнительные сведения о передаваемом имуществе, работах, правах (стр. 17), например наличие претензий к продавцу - исполнителю или их отсутствие. Если есть претензии, то надо указать реквизиты документа-приложения с описанием причин (например, составленный при приемке акт о дефектах).
• Отдельной строкой можно прописать лица, которые отвечают за данную хозоперацию и ее правильное оформление (стр. 18).

При указании лиц, отвечающих за хоз. операцию, если это одно лицо, является приемщиком и ответственным за оформление или передающим и ответственным, то вторую подпись можно уже не ставить, просто указать должность с ФИО (стр. 18). Если лицо является уполномочено на подписание счет-фактур, или уполномоченным ставить подпись за главбуха или руководителя, то также достаточно будет одной подписи, но ФИО надо указывать дважды для ясности. Если ответственных за хозоперацию несколько, то для них делают дополнительную строку (18а).

• При необходимости нужно указывать реквизиты субъекта, составляющего этот документ (стр.19), это касается участвующих в хозяйственной операции посредников со стороны покупателя, заказчика (агентов, комиссионеров, комитентов, принципалов и др.), организаций ведущих бухучет за одну из сторон.

Внизу документа ставятся печати сторон хозяйственной операции.

Строки, указывающие составителя документа допускается не заполнять, если проставляются печати организаций, где четко видны все ее необходимые реквизиты. И напротив, если заполнены все реквизиты сторон полностью, то отсутствие печати является допустимым фактом.

Применение УПД

Универсальный документ можно использовать вмести двух документов (статус 1) и только как один первичный документ (статус 2), например, вместо накладной ТОРГ-12 и др.

При использовании в качестве первичного документа, строки «для счет-фактуры» можно не прописывать:

• Реквизиты платежного документа (строка 7);
• Акцизы (графа 6);
• Налоговые ставки (графа 7);
• Наименование и код страны производителя (графа 10, 10а);
• Реквизиты таможенной декларации (графа 11).

Если вы составили УПД статус 1, то оформлять отдельную бумагу как счет-фактуру уже больше не требуется.

После заполнения первичных документов они рано или поздно попадают на проверку к налоговикам, рассмотрим, на что сотрудники чаще всего обращают внимание при проверке таких документов:

• Для УПД, которые оформляются взамен счет-фактуры, проверяются все реквизиты, данные об НДС. Также налоговиков интересуют подписи ответственных лиц. Для ИП обязательно нужно указать полные данные его свидетельства о госрегистрации рядом с подписью. В противном случае, если реквизиты не в порядке, не позволяют однозначно идентифицировать стороны и предмет хоз.операции - документ и сделанные налоговые расчеты забракуют, вычет по НДС не дадут.
• Для УПД при проверке налогообложения с полученной прибыли, тоже проверятются все реквизиты, а также сверят все даты.

Поэтому будьте внимательны при заполнении этих документов, данные в форме довольно просты, но требуют аккуратности и внимания при заполнении.

Примеры заполнения УПД для различных случаев

Чтобы не было путаницы с заполнением УПД, рассмотрим наглядно типовые примеры заполнения этого документа. Ведь его популярность все больше, и чтобы избежать массовых ошибок, нужно четко во всем разобраться, как должен заполняться документ в различных случаях. Итак, рассмотрим:

• УПД вместо двух бумаг - накладной и счет-фактуры

В данном случае наша бумага будет иметь статус 1 и в ней заполняем все строчки и табличные графы полностью, указываем реквизиты как для ТНК и счет-фактуры (налоговые ставки, суммовые выражения и др.)

• УПД вместо двух бумаг - акта и счет-фактуры

Такой документ подойдет для передачи товаров, но и сдачи выполненной работы или услуг. Этот универсальный документ будет со статусом 1 и в нем заполняются почти все строки и графы полностью, указываем реквизиты для акта и для счет-фактуры (налоговые ставки, суммовые выражения и др.)

Но здесь нужно особенно отметить заполнение некоторых строк. В случае работ и услуг, в строках указания отправителя и получателя груза надо ставить прочерки. В графах указания количества и объема (гр. 3,4), данные есть не всегда, поэтому, если данные есть заполняем, если нет - прочерки. А также в графах единицы измерения (гр.2, 2а), данные есть не каждый раз, значит, если стандартные единицы есть - заполняем, если нет - прочерки. Но бывает, что единицы измерения отличаются от стандартных, тогда надо обратиться к классификатору ОК 015-94, если там указаны нужные данные, то их необходимо здесь указать, если нет - прочерки.

Если вы выписываете один универсальный документ вместо комплекта первички, то есть вместо накладной, акта и счет-фактуры, то ваш универсальный документ должен быть в соответствии со всеми требованиями налоговиков для расчетов по НДС и для признания налоговиками расходов с целью расчета налогов с полученной прибыли. Такой документ всегда имеет статус «1» и передавать его онлайн по электронке нельзя. Это замечание относится к рассматриваемым примерам 1 и 2.

• УПД взамен накладной

В этом случае статус документа - 2, данные за счет-фактуру не заполняем (то есть ставки и сумму НДС отдельно не прописываем, акцизы, страну происхождения не указываем).

• УПД взамен акта

В этом случае статус документа - 2, данные за счет-фактуру не заполняем (то есть ставки и сумму НДС отдельно не прописываем, акцизы, страну происхождения не указываем). В строках реквизитов продавца указываем исполнителя работ, услуг, вместо покупателя - данные заказчика.

Здесь тоже нужно особенно отметить заполнение некоторых строк. В строках указания грузоотправителя и грузополучателя - прочерки. В графах указания количества и объема (гр. 3,4), данные есть не всегда, поэтому, если данные есть заполняем, если нет - прочерки. А также в графах единицы измерения (гр.2, 2а), данные есть не каждый раз, если данные есть - заполняем, если нет - прочерки. Если единицы измерения работ, услуг отличаются от стандартных, тогда надо обратиться к классификатору ОК 015-94, если там указаны нужные данные, то их необходимо здесь указать, если нет - прочерки.

Если вы составляете универсальный документ вместо накладной, акта - бумага должна отвечать требованиям налоговиков для признания понесенных экономическим субъектом расходов в данном налоговом периоде, для расчетов по налогообложению полученной за период прибыли. Здесь всегда помимо реквизитов важны еще и указанные даты. Такие документы имеют статус «2» и их можно передать онлайн по электронке. Это замечание актуально для наших примеров 3 и 4.

Эти универсальные документы в зависимости от своего статуса затем регистрируются в книге продаж и покупок, а также журнале учета счет-фактур.

Заключение

Мы рассмотрели подробно назначение и использование УПД, правила его заполнения, а также важные тонкости и нюансы. Как вы могли убедиться, сама форма документа довольно проста и очень универсальна. Она действительно может заменить несколько наиболее часто используемых форм.

Но при заполнении формы нужно быть внимательным и точно указать все данные по реквизитам сторон, предмету хоз.операции, данные и подписи ответственных лиц. Особо отметим, документы, заполняемые ИП, рядом с его подписью, должны обязательно быть указаны реквизиты его регистрационного свидетельства. Если налоговики обнаружат, что какие то данные не точные, то могут забраковать документ, не дать положенный налоговый вычет, пересчитать налоговую базу, потребовать доначислить и уплатить налоги сверх ваших расчетных сумм. Заполнить универсальную форму просто, но нужно знать важные аспекты, мы постарались основные из них сегодня осветить и разъяснить.

Если использовать один этот документ вместо комплекта из двух документов, то в большинстве случаев документооборот сократится сразу вдвое, сильно снизит время на оформление и затраты различных ресурсов. Заметим, что эти документы можно еще и передавать контрагента онлайн по электронке, что значительно удобнее и сокращает время документооборота. Поэтому, переходите на эту универсальную форму - скорее ее осваивайте, и ваш документооборот значительно сократится.

Еще в октябре прошлого года ФНС России разработала и представила на публику универсальный передаточный документ (далее – УПД) (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ " ", далее – письмо о применении УПД).

Его форма содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом, организация может применять его либо для расчетов с бюджетом по НДС и подтверждать расходы, либо только как первичный учетный документ.

Казалось бы, его использование способно снизить документооборот в разы, но не все организации и ИП спешат применять УПД. И дело здесь может быть как в финансовых вопросах, ведь внесение нового бланка в автоматизированные системы документооборота требует и времени, и денег, так и в налоговых – существует опасение, что могут возникнуть сложности при подтверждении расходов и заявлении вычета по НДС.

Попытаемся разобраться, напрасны ли опасения налогоплательщиков.

Что представляет собой УПД, и для чего он нужен

Название этого документа говорит само за себя – он объединяет в себе сразу две важные бумаги: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию.Однако в основу УПД положена все же форма счета-фактуры, которая дополнена необходимыми реквизитами. Это сделано потому, что данную форму налогоплательщик не имеет право разработать сам () в отличие от форм накладных или актов приемки-передачи выполненных работ. Напомним, что с 2013 года организации и ИП получили право составлять свои формы первичных документов, а обязанность использовать унифицированные была отменена (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ " "; далее – закон о бухучете).

Стоит отметить, что форма УПД, предложенная ФНС России, носит рекомендательный характер. Налогоплательщик, как и раньше, может продолжать использовать:

• форму счета-фактуры, установленную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 " " (далее – Постановление № 1137);
• формы первичных документов, разработанных самостоятельно и содержащих все реквизиты в соответствии с .

И, наоборот, применение УПД не лишает возможности:

• учитывать оформленный факт в целях бухгалтерского учета;
• использовать право на вычет по НДС;
• подтверждать затраты в целях налога на прибыль и других налогов.

Однако если с подтверждением расходов все просто: не содержит конкретного перечня документов их подтверждающих, то есть УПД гармонично вписывается в налоговый учет, то насчет вычетов по НДС многие налогоплательщики боятся, что могут возникнуть проблемы.

Вторая же часть УПД состоит из 12 строк (строки 8-19).

В строке 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)" указывается информация, которая позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки. То есть прописываются реквизиты договора, соглашения, поручения и т. п. Обязательный реквизит.

В строке 9 "Данные о транспортировке и грузе" следует прописывать реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок и прочие уточняющие сведения о перевозке. Также эта строка может содержать информацию о грузе: количестве, массе нетто/брутто, комплектации и т.д.

В строках 10 и 15 вписываются должности, ФИО и подписи лиц, соответственно передавших и получивших товары (работы, услуги, имущественные права). Если передает товар то же лицо, которое является уполномоченными за подписание счета-фактуры, то в строке 10 подпись можно не ставить, а только указать ФИО и должность.

В строках 11 и 16 заполняются даты соответственно отгрузки (передачи) и получения товаров (работ, услуг, имущественных прав). Дата в строке 16 не может быть раньше даты в строке 11 , а та в свою очередь может быть или равной, или позднее даты составления УПД. Оба показателя обязательными не являются, однако налоговики рекомендуют заполнять их даже в случае совпадения с датой составления документа. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.

Строка 12 предназначена для того, чтобы вносить иные сведения об отгрузке. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. В свою очередь в строке 17 "Иные сведения о получении/приемке" указывается информация о наличии/отсутствии претензий или также данные о документах, оформленных покупателем и являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

В строках 13 и 18 отражается информация о лицах, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Оба реквизита являются обязательными. Обратите внимание, что такими лицами могут быть и ответственные за передачу (получение) груза (строки 10 и 15 ), а также руководитель организации или главный бухгалтер. В случае если именно эти лица являются ответственными за правильность оформления сделки, то в строках 13 и 18 указываются их должности и ФИО без проставления подписей.

Поскольку форма УПД может быть дополнена и другими строками, то в случае необходимости (например, если в организации за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц) нужно будет ввести дополнительную строку 13а или 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.

Строки 14 и 19 могут использоваться для внесения наименований и иных реквизитов, определяющих экономических субъектов, составивших УПД со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть указаны сведения о лице, ведущем бухучет на основании договора или информация о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар (работы, услуги), приобретенные у продавца от своего имени. Оба реквизита являются обязательными, однако если на документе будут проставлены печати, имеющие в своем составе полное наименование сторон сделки, то эти строки можно не заполнять. Что касается самой печати, то она может и не проставляться, но только если заполнены все обязательные реквизиты первичного документа ().

3 причины использовать УПД

С точки зрения налогового документооборота использовать УПД, безусловно, выгодно. Во-первых, снижается количество документов, которыми обмениваются контрагенты. Во-вторых, уменьшается объем бумаг, предоставляемых в налоговые органы. Следовательно, происходит экономия финансов налогоплательщика на обмен (передачу), хранение и учет этих первичных документов.

Кроме того, снижаются и трудозатраты, ведь сокращается время, потраченное на заполнение документов, поскольку указать реквизиты один раз в УПД легче, чем два раза: и в счет-фактуре, и в первичном учетном документе.

Да, ко всему новому достаточно сложно привыкнуть, но форма УПД не ноу-хау – практически все реквизиты знакомы налогоплательщику не понаслышке. Тем более в письме о применении УПД ФНС России разъяснила порядок их заполнения. Таким образом, проблем с привыканием быть не должно.

И как уже говорилось, не нужно бояться, что УПД не примут для подтверждения расходов или вычетов по НДС. Если все заполнено правильно и все реквизиты на месте, то проблем с налоговыми органами не возникнет. В подтверждение этому есть письма контролирующих органов.

А что касается НДС, то в письме об УПД прямо прописано, что если в реквизите "Статус" проставлено значение "1" и все необходимые для счета-фактуры реквизиты заполнены правильно, то проблем с вычетом по НДС возникнуть не должно.

Таким образом, если налогоплательщик правильно заполнит УПД, то он не только избежит претензий налоговых органов, но и сэкономит на учете, хранении и передаче первичных документов.

Новая форма "Универсальный передаточный документ" официально утверждена документом Приложение № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Подробнее о применении формы "Универсальный передаточный документ":

• Правила оформления универсального передаточного документ (УПД) с 01.07.2017

  Универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Каким... универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Рассмотрев... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны... самостоятельно. Обоснование вывода: УПД может использоваться, в частности, как... @). В таком случае форма УПД должна содержать все обязательные реквизиты... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны...

• Универсальный передаточный документ или универсальный счет?

  Реализацией товаров (работ, услуг). Хотя УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных... нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения... документооборот предприятия. К сведению УПД не применяется для оформления фактов... бы один. Как применить УПД (УСО)? УПД сам по себе не предназначен... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре... не советуем сокращать базовый вариант – УПД, разработанный налоговиками. Он включает...

• Зачем нужен универсальный передаточный документ? Как его заполнить и применять?

  В каких случаях можно использовать УПД Универсальный передаточный документ позволяет использовать... Как исправить ошибку в УПД Ошибки в УПД нужно исправить по правилам... Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ... составьте новый УПД со статусом 2; либо исправьте первичный УПД. УПД со статусом... 2 Когда УПД используете только как... первичный УПД. Корректировка реализации и УПД В настоящее время форма корректировочного УПД...

• Оформление счетов-фактур: первая половина 2017 года

  Трудности. Можно ли, например, использовать УПД как товаросопроводительный документ вместо счета... на территорию другого. Да, УПД предназначен для подтверждения факта передачи... . Поэтому для внешней торговли УПД в качестве товаросопроводительного документа не... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД в соответствии с требованиями к... оформления которых может быть использован УПД, не указывает на возврат... оформления которых может быть использован УПД, приводится для наиболее распространенных фактов...

• Новый показатель в счете-фактуре

  Не корректируют. Напомним также об УПД, который многие налогоплательщики оформляют вместо... мнению, до внесения изменений в УПД идентификатор можно указать в любом... , соответствующей счету-фактуре, так как УПД, по существу, представляет собой расширенную... самостоятельно внести изменения в форму УПД аналогично тому, как это сделает... , организация вправе использовать рекомендованную форму УПД только в случае, если ее... договоры генеральный исполнитель, в использовании УПД. То есть счета-фактуры...

• Вступаем в эпоху ЭДО

  ... :Бухгалтерия предприятия 8»: Произвольные документы; УПД/УКД; Документ о передаче товаров... о продажах комитенту; Счет покупателю. УПД/УКД – универсальный передаточный/корректировочный документ... и принимается к вычету НДС. УПД в программе «1С» может формироваться... ? Все счета-фактуры, они же УПД, хранятся в базе учетной системы... настроек» , можно указать возможность использования УПД и УКД. После проведения описанных...

• Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?

  Может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета... в других формах накладных и УПД. Нормами действующего законодательства не предусмотрено... доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не...

• Маркировка-2019

  ...) передает электронный универсальный передаточный документ (УПД), где учтены все коды пачек... и только после этого принимает УПД. Данные о передаче сигарет от... же системе с таким же УПД от поставщика. ИС МОТП это...

Порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.

Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12 : основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15 , акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.

Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

Статус УПД

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:

• строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
• графу 6 «В том числе сумма акциза»;
• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
• графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

Дополнительные реквизиты УПД

Форма УПД носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Налогоплательщик имеет право вносить дополнительные реквизиты в документ (п. 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).

Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж

Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее - в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137 .

Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.

Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

• снижение расходов на бумагу;
• единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12 , ОС-1 , М-15);

• экономию времени на оформление документов;
• сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .

Как исправить ошибки в УПД, подскажет Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной

Аналогично связке счета-фактуры с первичным документом УПД служит для отражения факта хозяйственной жизни и числе в целях учета налога на добавленную стоимость. Несмотря на то, что УПД выполняет аналогичные счету-фактуре и первичному документу функции, новый документ имеет свои особенности заполнения в части новых обязательных и необязательных (добавочных) полей, предусмотренных приказом.

Для вашего удобства команда Synerdocs подготовила пояснения по заполнению новых или измененных полей в УПД, оформление которых может вызвать затруднение.

Сведения о подписанте УПД

Рекомендации по заполнению новых столбцов табличной части электронного УПД

Информацию по заполнению остальных полей документа вы можете найти на сайте ФНС (в приложении к приказу).