Штатное расписание с фамилиями образец. Выписка из штатного расписания (образец). Что собой представляет штатное расписание

Это специальный документ, в котором отражена информация из расписания штата, касающаяся только конкретного сотрудника. Т. е. данные об остальных работниках организации не указываются.

Законы, регулирующие предоставление этого документа

Право сотрудника получить от работодателя в полном объеме информацию о факте своего трудоустройства в данной организации и условиях работы четко закреплено в статье 62 ТК РФ .

Подобные персональные данные должны быть предоставлены заявителя, что называется, по первому требованию (путем составления заявления на имя руководителя учреждения).

Кто и для чего может запрашивать?

Однако в получении выписки помимо самого сотрудника могут быть заинтересованы и другие лица (в том числе, непосредственный руководитель фирмы) и другие уполномоченные на это контролирующие организации.

Поводы для запроса выписки из штатного расписания:

1. для сотрудника:
   • с целью предоставления информации в судебные инстанции для проведения разбирательств в случае незаконного сокращения или увольнения, а также решения иных трудовых разногласий.
2. Для руководства:
   • с целью принятия участия в торгах;
   • для получения членства в саморегулируемой организации.

   Выписка из штатного расписания является одной из составляющей целого пакета документов, который должен быть предоставлен организаций для рассмотрения этих вопросов.

3. Прочие организации:
   • Инспекция труда;
   • Федеральная налоговая служба;
   • Фонд социального страхования;
   • Пенсионный фонд.

   Указанные учреждения вправе запрашивать выписку при проведении как выездных, так и камеральных проверок.

Кем составляется выписка?

Составление выписки штатного расписания возлагается на любого уполномоченного на это сотрудника организации.

Как правило, к этой работе привлекается персонал отдела кадрового управления и планово-экономического подразделения.

То есть ту часть документа, которая отражает такие аспекты работы заявителя как подразделение, в котором он трудится, его должность, квалификация и общее число занимаемых единиц штата составляет кадровик.

Все что касается оклада и системы надбавок обязательно проверяется сотрудником экономического отдела.

Внешний вид по форме Т-3

Документ не имеет законодательно регламентированного варианта исполнения. Поэтому большинство организации используют рекомендованную Госкомстатом унифицированную форму Т-3.

В этом случае выписка также заполняется по этой форме, но информация вноситься только об одном сотруднике.

Требования к оформлению данного юридического документа

Чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим правилам:

Как правильно сделать выписку? Инструкция с примерами и образцом для скачивания

В данном плане составление выписки из штатного расписания во многом аналогично оформлению самого первоисточника. Можно выделить несколько условных этапов:

1. сначала указываются реквизиты учреждения:
   • наименование и номер данного документа.
   • Дата составления;
   • Наименование компании (строго как в свидетельстве о регистрации).
   • Код по ОКПО;
2. Следом оформляется наименование документа: «Выписка из штатного расписания» с указанием даты ее составления.
3. После идут сведения о распоряжении, которое утверждает само расписание (реквизиты приказа организации, но основании которого расписание вступило в законную силу).
4. Далее следует таблица, состоящая из десяти столбцов.

Рассмотрим примеры внесения в них информации.

Графа 1 «Наименование».

Указываются подразделения организации, в которых заявитель осуществляет трудовую деятельность.

ПРИМЕР. Данный сотрудник трудится в двух отделах административного блока - в дирекции – на должности секретаря и в отделе кадрового обеспечения - на должности специалиста по кадрам.

Графа 2 «Код».

Каждому из указанных подразделений присваивается код. Как правило, используются цифровые обозначения. Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.

ПРИМЕР. Общий код для блока «Администрация» 01. В таком случае подразделения дирекции и отдела кадров будут иметь кодировку соответственно 01.01 и 01.02.

Графа 3 «Должность, разряд, класс квалификации».

Здесь отражаются названия занимаемых заявителем должностей.

ПРИМЕР. В данном случае – секретарь и специалист по кадрам.

Графа 4 «Количество штатных единиц».

Информирует о числе рабочих единиц для данного сотрудника по каждой должности в отдельности.

ПРИМЕР. Работник оформлен на неполную единицу (0,5) в должности секретаря и на полную штатную единицу в должности специалиста по кадрам (1,0). Данные числа указываются каждая напротив конкретной должности.

Графа 5 «Оклад».

Содержит информация о должностных ставках согласно принятой в учреждении системы оплаты труда. В таблице указывается только цифра (без валюты) также соответственно каждой занимаемой должности.

ПРИМЕР! Оклад по должности секретаря составляет 20000 руб., по должности специалиста по кадрам - 30000 руб. Именно эти значения (без валюты!) указываются в данной графе соответственно для каждой из занимаемых должностей.

Графы 6 – 8 «Надбавки».

Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат, предусмотренные для обеих должностей.

СПРАВКА! Выплаты могут быть двух разновидностей:

• фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
• часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).

ПРИМЕР. Согласно действующему в организации положению об оплате труда, лица, занятым на должности секретаря положена мотивирующая ежемесячная премия в размере 10% от оклада (для полной тарифной ставки). А для трудящихся в должности специалиста по кадрам предусмотрена фиксированная ежемесячная надбавка в 3000 руб. Кроме того, распоряжением руководства для заявителя отдельным распоряжением утверждена личная премия за высокую производительность при работе над кадровым обеспечением в количестве 2000 руб. Эти данные также без указания валюты и в расчете на 1,0 ставки вносятся в таблицу для каждой должности.

Графа 9 «Всего, руб.».

Отражает количество денежных средств, начисляемых в расчете на занимаемое сотрудником число штатных единиц каждой должности по прошествии календарного месяца.

ПРИМЕР. Заполнение этой графы подразумевает пересчет тарифных окладов и надбавок с поправкой на число занимаемых штатных единиц и их последующие суммирование по каждой из должности:

за работу в должности секретаря заявителю ежемесячно начисляется:10 000 (50% оклада) + 1 000 (10% от начисляемой части оклада) = 11 000 руб.;

труд заявителя в отделе кадров предусматривает следующее начисление заработной платы за месяц: 30 000 (оклад на полную ставку) + 3 000 (премия всем сотрудникам кадровой службы) + 2 000 (индивидуальная премия) = 35 000 руб.

Данные суммы вносятся также без указания валюты.

Графа 10 «Примечание».

Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений.

Строка «Итого».

Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее число занимаемых заявителем штатных единиц, итоговая сумма всех его окладов и надбавок.

ПРИМЕР. В рассматриваемом случае:

• общее число занимаемых штатных единиц - 1,5;
• итоговая сумма окладов (опять-таки предусмотренных для полной штатной единицы, а не фактически начисляемая) - 50 000;
• премия для секретаря – 2 000;
• премия для кадровика – 3 000;
• премия за производительность – 2 000;
• месячный фонд заработной платы заявителя (сумма данных из графы №9 с пересчетом на неполную штатную единицу) - 46 000.

Выписка из штатного расписания открывает широкие возможности для отстаивания своих интересов как для сотрудника, так и для руководства.

Поэтому персоналу по вопросам делопроизводства важно уметь грамотно извлечь и отразить необходимую часть из общей информации, содержащейся в штатном расписании.

Штатное расписание - внутренний акт компании, подтверждающий распределение обязанностей между сотрудниками, кадровую структуру, тарифную сетку. Его часто требуют контролирующие организации в ходе проверок, работники в случае трудовых споров. Если нецелесообразно предоставлять копию целого документа (например, из-за опасности разглашения коммерческой или личной тайны), готовят выписку из штатного расписания.

Общие сведения о выписке из штатного расписания

Предназначение

Выписка из штатного расписания - точное воспроизведение части документа, информацию из которой необходимо донести до сведения заинтересованного лица. Она может понадобиться:

• сторонним организациям, например ПФР, налоговой инспекции или ГИТ;
• для проведения тендеров, торгов, при вступлении компании в СРО;
• для рассылки ШР в филиалы и представительства;
• работникам для предоставления в суд, ГИТ, профсоюз при отстаивании своих прав. Выписка часто требуется для подтверждения трудового стажа при получении социальных льгот или ипотеки.

Нормативное регулирование

Отдельных актов, регулирующих оформление выписки из ШР, не существует. При ее подготовке следует руководствоваться общими нормами, предусмотренными для ведения документов первичного учета в компании, например:

• Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., в котором приведены инструкции по формированию штатного расписания, рекомендованный бланк № Т-3;
• ГОСТами Р 6.30-2003, Р 7.08-2013, включающими общее понятие «выписка из документа», стандарты ее составления, оформления, заверения;
• локальными инструкциями по делопроизводству.

Выписка действительна 1 год (как и оригинала). В архиве такие документы хранятся 5 лет.

Внешний вид

А как же выглядит выписка из штатного расписания? Выписки часто делают на фирменном бланке.

В рекомендованной форме № Т-3 достаточно исправить табличную часть, удалив ненужные строки, и распечатать получившийся документ. Иногда готовят фото- или ксерокопию, которую заверяют в обязательном порядке, или электронную версию с цифровой подписью.

Порядок получения

Выписка предоставляется по запросу сторонней организации или письменному заявлению сотрудника на имя непосредственного руководителя или в кадровый отдел. Ст. 62 ТК РФ гласит: ответственное лицо обязано в течение 3 рабочих дней подготовить, заверить и передать необходимый документ. В журнале учета делается запись о запросе и выдаче выписки. Выписки содержат сведения по одной или нескольким штатным единицам.

При ее составлении необходимо учитывать положения ст. 88 ТК РФ, которая защищает личные данные сотрудников. Так, выписка для работника может касаться только его должности.

Как составить выписку?

• «Шапка» состоит из названия предприятия и его организационно-правовой формы, кодов ОКУД (0301017) и .
• Чуть ниже с левой стороны пишут наименование документа («Выписка из штатного расписания») с регистрационным номером, датой принятия и периодом действия оригинала.
• В правой части указывают реквизиты внутреннего акта, согласно которому утверждено ШР, и суммарное количество единиц в штате.

Столбец	Заполнение
1,2	название отдела (структурного подразделения) с кодом
3	должность, разряд, квалификация
4	количество действующих штатных единиц, включая открытые вакансии и должности по совместительству
5	оклад
6–8	премии, дополнительные выплаты и иное материальное стимулирование работников
9	общая сумма в месяц, которая тратится на вознаграждение сотрудника
10	примечания

В конце исполнитель вносит свои должность и ФИО с расшифровкой, расписывается. Стандартно выписку составляет HR-специалист (руководитель кадрового отдела), бухгалтер заверяет правильность финансовой информации. Подпись того, кто утвердил штатное расписание, не требуется.

Образец ниже покажет, как сделать выписку из штатного расписания, бланк формы Т-3 можно .

Пример-образец выписки из штатного расписания сотрудников

Заверение необходимо при предоставлении документа в стороннюю организацию. Составитель пишет «Копия верна», свою должность, ФИО, расшифровку, проставляет роспись и «мокрый» оттиск печати. Ниже обязательно указывает, где хранится оригинал. Нужно ли заверять выписки, предназначенные для внутреннего использования, определяется обычно локальными инструкциями предприятия.

Теперь вы знаете, как сделать выписку из штатного расписания, рассмотрим и важные нюансы, связанные с этим.

Обобщенная информация, которая включает в себя все сведения о профессиональной структуре определенного предприятия, а также все данные о перемещении сотрудников и размере их заработной платы называется штатным расписанием. В связи с этим выписка из такого документа является востребованной не только у работников конкретной компании, но и у контролирующих органов.

Понятие штатного расписания

Данный документальный акт содержит информацию о каждом сотруднике организации. Такие сведения отражают профессию интересующего трудящегося, его оклад или тарифную ставку, а также процент положенной надбавки. Такой списочный документ не включает в себя конкретные Фамилии работников, поэтому дает возможность гарантировать не олицетворенный учет сотрудников. В нем имеются данные о количестве трудящихся на предприятии, которые разбиты по профессиям, а также размеры их тарифов.

Дополнительные сведения консолидированной таблицы включает выдержка из расписания. Которая может формироваться в свободной форме, или на специально разработанном бланке формы «Т – 3».

Такая выписка может понадобиться трудящемуся или должностному лицу компании для предоставления:

• подтверждения предоставляемых сведений в судебные инстанции, когда разбираются производственные конфликты;
• в качестве ответа на соответствующие требования в налоговые учреждения, инспекции по труду, пенсионные фонды и фонды страхования от несчастных случаев на производстве. Такие случаи в основном возникают при проверке предприятия, когда необходимо выяснить соответствие фактического количества работников, расчету. А также для правильного подсчета трудового или страхового стажа;
• в комиссию для участия в торговых конкурсах.

Из-за того, что в организации число трудящихся, и их заработная плата время от времени меняется, и становится не актуальной. То время действия штатного расписания составляет не больше одного года, а срок хранения в архиве учреждения не меньше пяти лет.

Формирование и подписание выдержки из списочного расписания

Выписка из расписания штата составляется и оформляется сотрудниками организации в чьи обязанности это входит. Помимо этого ответственные за формирование назначаются приказом руководителя и к ним относятся:

• трудящийся отдела кадров. В его компетенцию входит грамотное указание наименований филиалов или подразделений организации, название должностей и профессий, которые необходимы на предприятии, а также их зарплаты;
• бухгалтерский работник, который в свою очередь несет ответственность за точное написание предусмотренных окладов, тарифных ставок и дополнительных выплат.

Сформированную справку подписывает каждый ответственный сотрудник, который принимал участие в ее составлении. Поэтому подписи должны стоять бухгалтера и работника кадров, и утверждаться их ним вышестоящим начальством, то есть начальником кадрового отдела главным бухгалтером компании.

Формирование выписки

Постановлением Федеральной службы государственной статистики (Гомкомстат) Российской Федерации №1 от 05 января 2004 года утверждена единая форма «Т – 3» выдержки из штатного расписания. Но законодательство разрешает руководителю организации менять на свое усмотрение содержание данной справки, или разработать личную форму, подходящую под условия конкретной компании.

Для формирования выписки из списочного расписания, необходимо выполнить следующий порядок действий, и отобразить:

• полное название организации и его филиала (если таковой имеется). Данные сведения необходимо разместить в верхней части документа по центру;
• заглавие справки, то есть по центру напечатать крупными буквами словосочетание «выписка из штатного расписания»;
• число, когда была сформирована выдержка;
• дату и номер приказа, каким было утверждено списочное расписание;
• дату вступления в действие и дату окончания срока действия справки;
• главную часть. Предполагает точного копирования данных из исходного документального акта;
• фамилии и инициалы ответственных лиц, которые формировали справку, а также их подписи.

Чтобы трудящемуся получить нужный подтверждающий документ из штатного расписания, необходимо на разработанном бланке составить заявление и подать его для дальнейшей резолюции работодателю. С момента подачи заявления до получения выписки, руководителю предоставляется не больше трех суток. Данный порядок регламентирован статьей 62 «Трудового кодекса». Процесс получения такой выдержки является бесплатным.

Многие подразделения формируют справку без указания суммы оклада или тарифа. Это самая распространенная ошибка. Так как без указания, каких либо сведений предусмотренных Распоряжением Госкомстата выданная справка не будет иметь юридической силы.

Составление выписки для тендера

Конкурсы среди различных предприятий на закупку всевозможного товара, производства работ или оказания услуг осуществляется для определения самого качественного, порядочного и дешевого субъекта хозяйствования.

Для нужно подготовить, и предоставить определенные документальные акты, которые включают в себя следующее:

• справку с информацией о штатном расписании;
• ксерокопии трудовых соглашений и конкретных трудовых книжек, которые в обязательном порядке должны быть подписью нотариуса.

Формат выдержки из списочного расписания «Т – 3»

Для формирования выписки данного образца, необходимо в интернете скачать ее типовую форму, после чего внести необходимые изменения для каждого предприятия индивидуально.

Стандартная форма «Т – 3» обычно содержит такие сведения:

• название организации, которое должно отображаться в полном и сокращенном виде;
• номер справки и дата ее составления;
• период, по который действует оригинал штатного расписания;
• основную часть. Зачастую она отображается в виде десяти столбцов, которые работодатель на свое усмотрение может увеличить или уменьшить.

В основную часть выписки (столбцы) вносятся следующие сведения:

• идентификационный шифр налогоплательщика;
• наименование филиала или подразделения основной организации;
• профессии и должности, существующие в подразделении, а также их категории и разряды;
• общее число трудящихся, в том числе требующихся сотрудников, и работающих по совместительству;
• общая сумма заработной платы за прошедшие месяца, которая включает оклады или тарифные ставки, плюс существующие надбавки и премии. При этом установленный напрямую зависит от исполняемых должностных обязанностей, а надбавка является дополнительной суммой, которая выплачивается по результатам качества, безопасности и производительности труда;
• дополнения и рекомендации, которые вносятся главой организации.

Подписание и заверка выдержки

Подписывается выдержка из списочного расписания лицами составителями, и утверждается главой предприятия. Необходимость в подтверждающей подписи возникает при использовании данной справки за пределами предприятия. это могут быть судебные, пенсионные и страховые учреждения.

Чтобы заверить такую выдержку, оформителю нужно:

• вписать в нижнюю часть документа словосочетание «копия вена» или слово «верно»;
• рядом прописать фамилию, имя и отчество лица чьей подписью заверяется справка;
• указать должность, с полной ее расшифровкой;
• поставить подпись ответственного лица, и заверить ее мокрой печатью предприятия;
• если выписка содержит более одной странице, то на каждой обязательно должна стоять заверительная подпись.

Если соблюсти все нюансы и правила , то получится многофункциональный документ, обладающий юридической силой. А также при его анализировании, получить все необходимые сведения, которые касаются кадровой политики компании в целом и отдельно взятого трудящегося этой фирмы.

Поэтому лица, составляющие штатное расписание и выписки к нему, обязаны с должным вниманием подходить к каждому пункту документа. Что в дальнейшем предостережет от неприятного общения с контролирующими службами.

Вконтакте

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде.

В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация.

Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк выписки из штатного расписания.docСкачать образец выписки из штатного расписания.doc

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е.

регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования).

Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким.

Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом.

Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков.

Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Образец выписки из штатного расписания

Источник: https://assistentus.ru/forma/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya/

Выписка из штатного расписания в 2018 году – образец, без окладов, форма Т-3, как сделать, оформить

Штатное расписание организации являет собой схематическое изображение данных структуры кадров, в том числе сведения о появлении, смене названия или сокращении должностей, о размерах окладов и надбавок, количестве ставок на предприятии.

В этом материале рассмотрим, как сделать выписку из штатного расписания в 2018 году, которая может понадобиться и работнику, и контролирующему органу по ряду причин.

Основные моменты

Штатное расписание считается одним из наиболее важных документов на предприятии, поскольку в нем содержатся детальные данные о кадрах.

Часто бумага требуется при проведении разного рода проверок деятельности компании. Сотрудник имеет право получить выписку из расписания, однако только с его данными.

Рассмотрим, что собой представляет документ, в каких ситуациях он необходим, кто ответственный за его оформление, представим образец заполнения.

Что это такое

Штатное расписание – это документ, где содержится вся кадровая информация о каждом сотруднике (на какой должности трудоустроен, размер ставки, % надбавки и премии за выслугу).

Расписание дает возможность вести не персонифицированный учет сотрудников, поскольку в нем не указаны личные данные, а лишь общая информация о числе штатных должностей и размеры их фиксированных ставок.

Выписка из штатного расписания отражает отдельные сведения из общей таблицы. Она может оформляться по форме Т-3 или в установленной на предприятии форме.

В большинстве случаев ведением и оформлением выписки в каждый организации занимаются два ответственных должностных лица:

Каждый из данных должностных лиц своей подписью заверяет соответствующую часть документа, за которую он несет профессиональную ответственность.

Если в организации есть полноценный отдел кадров, тогда подпись на бумаге ставит также руководитель отдела персонала и ответственный работник.

Рассмотрим основные реквизиты выписки из расписания:

Выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному расписанию, поскольку сведения из нее детально проверяются и при необходимости могут выступать в качестве доказательства в ходе судебного разбирательства.

Для приобретения документом законной силы его требуется заверить. Ответственный работник, который составлял документ, должен внизу сделать отметку «Верно», указать свою должность, ФИО, поставить личную подпись и мокрую печать.

Если в документе несколько листов, необходимо заверить каждый из них. Достаточной мерой станет прошивка с наклейкой, на которой предусмотрена персональная подпись руководителя.

Следует учесть, что мокрая печать предприятия должна быть проставлена и на самой выписке, и на наклейке.

Назначение документа

Выписка из штатного расписания может потребоваться в различных ситуациях:

• по требованию сотрудника (в большинстве случаев выписка необходима в качестве доказательной базы трудоустройства при судебных разбирательствах);
• предъявление в пенсионный фонд;
• предъявление в налоговую или трудовую службу в рамка ответа на направленные запросы (к примеру, в случае проведения проверки деятельности предприятия, выявлении правильности расчета трудового стажа сотрудников и прочее);
• предоставление в Фонд соцстраха;
• предоставление в специальную комиссию по организации тендерных торгов;
• для вступления в СРО.

Часто контролирующие инстанции, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут направить запрос на предоставление выписки из штатного расписания в процессе осуществления выездных или документальных проверок.

Фонды социального страхования также часто требуют выписки из расписания на конкретных работников с целью определения точного рабочего стажа или корректности начисления страховых платежей.

Срок действия выписки составляет не больше календарного года, храниться они должны на протяжении срока не более 5 лет.

Данные постоянно должны обновляться, поскольку в любой организации с некоторой периодичностью меняется число работников, размеры их ставок и другие данные.

Законодательная база

Трудовой Кодекс РФ четко определяет права сотрудников на получение по заявке от нанимателя всех требуемых данных, которые могут понадобиться по ряду причин, о его трудоустройстве, ставке и условиях работы.

Об этом говориться в ст. 62 ТК РФ, а в ст. 88 прописаны требования передачи личных данных.

Это означает возможность получения выписок из основных распорядительных документов предприятия, одним из них и является штатное расписание.

Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 установлена стандартизированная форма Т-3, по ней составляется штатное расписание.

Однако законодательными актами определено право нанимателя оформлять бумагу в произвольной утвержденной на предприятии форме или же адаптировать стандартизированный вид к особенностям деятельности и условиям работы сотрудников.

Выписка также может составляться по форме Т-3 или быть в произвольном виде с соблюдением обязательных условий.

Как оформить образец выписки из штатного расписания сотрудников

Из этого раздела вы узнаете, где можно взять бланк, как правильно оформлять выписку для тендера, для СРО, без ставок, а также разберемся в особенностях и необходимости заверения документа для контролирующих органов или иных нужд, рассмотрим образец копии выписки из штатного расписания и правила его составления.

Где взять бланк

Стандартизированная форма Т-3 закреплена законодательно, однако в зависимости от условий труда работников и системы оплаты труда работодатель вправе внести в форму изменения, которые будут отражать данные особенности.

Скачать образец выписки из штатного расписания на одного сотрудника или иные образцы можно на официальных порталах в интернете в свободном доступе и внести корректировки, исходя из специфики деятельности.

Бланк Т-3 включает такие важные сведения, которые необходимо сохранить при внесении правок:

В последнем разделе документа необходимо прописать по каждому работнику:

Приведем стандартный алгоритм оформления выписки:

Если без окладов

Многие сотрудники отделов кадров утверждают, что выписка без прописанных окладов не может иметь правовой силы, поскольку это вступает в противоречие с требованиями постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г.

Но часто происходят ситуации, когда кадровики составляют именно такие выписки без указания должностных окладов.

Для СРО

Саморегулируемые организации (СРО) являют собой сообщество компаний одной сферы или которые производят схожую продукцию, оказывают схожие услуги.

Такое сообщество имеет своей целью регулировать функционирование компаний в конкретной отрасли и определять стандарты качества производимых товаров или услуг.

Сегодня во многих сферах имеют действующие СРО, при этом стать участником союза можно как на добровольной, так и на принудительной основе.

По этой причине директору компании важно быть осведомленным о наличии возможности вступления в ряды СРО.

Но прежде он обязан ознакомиться со списком требуемой документации для вступления, среди которых имеется и выписка из штатного расписания.

Выписка с целью предоставления в СРО составляется по вышеизложенному алгоритму, с соблюдением всех важных нюансов, чтобы она имела юридическую силу и признавалась действительной.

Для тендера

Если иные ситуации, требующие выписки, вполне понятны, то новая сфера проведения торгов и закупок сырья и материалов требует пояснений.

Для участия в тендерных закупках среди прочих официальных документов предприятия требуется также заполненная по всем правилам выписка из штатного расписания.

Для того чтобы компания имела возможность принимать участие в торгах и стать победителем тендера на выполнение конкретной деятельности, все участники открытого конкурса обязаны предъявить организаторам перечень удостоверяющих и подтверждающих документов.

: как сделать штатное расписание

В такой пакет в обязательном порядке включаются выписки из штатного расписания, копии трудовых соглашений или трудовых книжек.

Это требование применяется с той целью, чтобы проверить, что участник тендера в действительности является работником конкретной компании, и сможет производить продукцию или оказывать услуги, по которым и ведется тендер.

Тендеры на принятие участия в закупках продукции осуществляются для того, чтобы выявить определенного субъекта предпринимательской деятельности, который имеет возможность реализовать товар или оказать услугу максимально качественно, оперативно и недорого.

Как правильно заверить

Необходимость официального заверения выписки из штатного расписания возникает в ситуациях, когда она предназначена для использования во внешнем документообороте организации (например, при ведении судебных разбирательств по различным делам, для предоставления сторонним организациям или в государственные контролирующие органы).

Для выполнения заверения документа его составитель должен:

• указать фразу «Копия верна» либо «Верно»;
• прописать полностью свои персональные данные (ФИО) и должность с расшифровками;
• поставить личную подпись и мокрую печать компании.

В случае наличия в документе двух страниц и более потребуется такое заверение на каждом листе.

Таким образом, данный заверенный документ дает возможность получателю максимально оперативно и эффективно получить требуемые данные о состоянии кадровой системы в компании в целом, а также в отношении каждого отдельно взятого работника в частности.

Итак, из материала вы узнали, как оформляется и составляется официальная выписка из штатного расписания, как она заверяется и кто ответственный за ее оформление.

Теперь вы знаете, в каких случаях может понадобиться выписка из расписания сотруднику или контролирующему органу, для каких целей она составляется.

Такая выписка позволяет получить детальные сведения о кадровой системе в компании, о количестве сотрудников и открытых вакансий, о размере должностных окладов по каждой должности.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Источник: http://jurist-protect.ru/vypiska-iz-shtatnogo-raspisanija/

Выписка из штатного расписания: образец, скачать пример и как сделать?

Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.

Как составить?

Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.

В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».

В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.

Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.

Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.

Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.

В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.

На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

Форма выдержки

Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

• название документации;
• дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2018»);
• название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
• заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
• примечания;
• занимаемая должность заверившего и его подпись;
• печать для заверки документов.

Скачать образец выписки из ШР в формате.xls

Кто может запрашивать?

Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.

Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.

Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.

Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.

Нюансы

При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.

Порядок составления

Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:

• надпись «Верна»;
• дата заверки документации;
• должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.

Образец заверенной выписки из ШР

Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.

Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.

Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:

• приказ, согласно которому человек принят на работу;
• выдержка из трудовых книжек и прочее.

Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.

Кто утверждает?

Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.

Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

Сколько она действует

Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.

Правила составления

Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.

Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

Пример составленной выдержки из штатного расписания

Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.

выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.

Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.

Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.

Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.

Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.

Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.

Соответствие оригиналу

Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.

Пример выписки из ШР

Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.

Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.

Образец заполнения

На фото представлен образец:

Пример заполнения выдержки

На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

• копия выписки из утвержденного ШР;
• документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Без окладов и выписка с завода

Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.

В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.

Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.

Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.