Документы по личному составу. Приказ по личному составу это

Если предприятие использует наемный труд, то бумажной работы не избежать. Большую группу составляют приказы по личному составу. К ним предъявляется ряд требований. Проверьте, правильно ли у вас в организации составляются и учитываются приказы по личному составу.

Из статьи вы узнаете:

Приказ – это распорядительный акт руководителя юридического лица, обязательный для исполнения. Приказы по личному составу – это группа таких актов, которые касаются правового положения работников юридического лица, состоящих с ним в трудовых отношениях. Как правило, любое возникновение или изменение трудового правоотношения фиксируется с помощью данного документа: поступление на работу, перемещение, изменение размера оплаты труда, направление в командировку, о предоставлении отпуска, о применении наказания в виде дисциплинарного взыскания, увольнении и т.д. Понятия «приказы по личному составу» и «кадровые приказы» имеют идентичные содержания.

Оформление приказов по личному составу

Так как указанный вид распорядительных актов касается работников юридического лица, то их проекты подготавливает, как правило, сотрудник отдела кадров (управления по персоналу). В зависимости от штатного расписания и наличии вообще в организации отдельного подразделения по работе с кадрами, подготовкой проекта может заниматься юридический отдел. Никакой четкой последовательности подготовки в законодательстве не прописано, это регулируется либо обычаями делового оборота, либо локальными нормативными актами предприятия. Обычно он проходит такие этапы:

• подготовка проекта;
• согласование и визирование проекта;
• подписание руководителем;
• регистрация;
• ознакомление с ним всех заинтересованных сотрудников.

Визировать его может юрист, начальник того подразделения, сотрудника которого данный акт касается, сотрудник внутреннего контроля на ряде предприятий. После его подписания руководителем, он подлежит регистрации. Как производится регистрация – юридическое лицо определяет самостоятельно – будет ли это журнал регистрации в бумажном варианте или электронном. В тексте распорядительного акта может быть информация, на какого сотрудника возлагается обязанность обеспечить ознакомление с ним заинтересованных лиц. Если этого указания нет, то, как правило, этим занимается сотрудник, который его регистрирует.

После стадии ознакомления распорядительный акт вступает в силу и становится обязательным для исполнения.

Организация вправе расписать в локальном нормативном акте то, как производится оформление приказов по личному составу , образец типовой формы по видам может быть приложением такому локальному акту.

Формы приказов по личному составу

Для многих видов распорядительных актов долгое время применялись унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Но с 1 января 2013 года унифицированные формы приказов по личному составу перестали быть обязательными. Однако многие юридические лица продолжают их использовать, потому что они привычны и удобны, например, о приеме на работу (форма Т-1), о прекращении трудового договора (форма Т-8), о направлении работника в командировку (форма Т-9) и др.

Для некоторых унифицированной формы и не было: например, о привлечении к сверхурочной работе, об исполнении обязанностей отсутствующего работника, о продолжительности рабочего времени, об отстранении от работы и др.

Если юридическое лицо принимает решение не использовать унифицированные формы приказов по личному составу , то оно вправе разработать и утвердить локальным нормативным актом собственные формы. Утвержденный по иной, собственной форме приказ по личному составу (образец) может являться приложением к такому локальному акту. Как правило, он оформляется на фирменном бланке организации, а при его регистрации применяется буквенный код после номера «к» или «лс», что означает, что данный распорядительный акт кадровый или по личному составу.

Формы приказов по личному составу скачать можно из справочно-правовых систем, а также :

Изменений в порядок их оформления последнее время не вносилось, поэтому приказ по личному составу образец 2017 будет идентичным образцу предыдущих лет.

Как и иные приказы по личному составу, форма Т-1 содержит обязательные реквизиты – наименование, дату, номер, ФИО работника, указание на должность и фамилию руководителя, отмету об ознакомлении с ним сотрудника.

Следует помнить об одной особенности – если издается акт о приеме на работу единоличного исполнительного органа юридического лица, главного бухгалтера, пусть даже с использованием унифицированной формы, то такие будут приказами по основной деятельности, а не по личному составу. Это связано с тем, что факт начала трудовых отношений таких лиц влияет на дальнейшую деятельность всего юридического лица. Хотя по содержанию и по набору реквизитов приказы в отношении первых лиц не отличаются.

Приказы по личному составу: срок хранения

Приказы по личному составу содержат важную для работника информацию – о его стаже , трудовой деятельности. Такая информация может понадобиться и спустя значительное время даже после прекращения трудовых отношений с работодателем. Поэтому документы по личному составу относятся документам длительного хранения.

Все кадровые распорядительные акты делятся на две большие группы в зависимости от срока хранения:

1. подлежащие хранению в течение 75 лет;
2. подлежащие хранению в течение 5 лет.

Такие сроки установлены на уровне законодательства - Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, где особый раздел занимают приказы по личному составу, срок хранения для которых определен либо в 75 лет, либо в 5 лет.

Приказы о краткосрочных отпусках, учебных отпусках, дежурствах и иные хранятся пять лет.

Так как юридическое лицо несет ответственность за сохранность кадровой документации, то и организация хранения также ложится на него. Для этого создается архив приказов по кадрам.

Приказы с различным сроком хранения подлежат разделению, они хранятся в раздельных папках. Хотя и внутри группы с одинаковым сроком могут формироваться различные папки по разным основаниям в зависимости от количества подлежащей хранению документации.

Как организовать архив приказов по личному составу, пример номенклатуры дел – эти вопросы решаются самостоятельно юридическим лицом.

В любой организации для нормального ее функционирования издается множество приказов и . Их принято делить на две категории:

• по основной деятельности компании
• кадровые или по личному составу

Для каждой из них предусмотрены свои стандарты оформления, порядок и сроки хранения. У начинающих делопроизводителей порой возникают затруднения с классификацией распорядительных документов и применения к ним соответствующих правил. Рассмотрим, приказы по личному составу: что это за приказы, стандарты оформления, где и сколько их необходимо хранить.

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.

Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен. Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками. Предлагаем следующую классификацию:

• Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями - прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
• Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.
• Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия - направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
• Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных .
• Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.

Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.

Где взять образцы приказов

В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.

Унифицированные формы всех распорядительных документов объединены в альбомы, найти которые можно в справочных правовых системах. Они представляют собой готовые таблицы, в которые необходимо лишь подставить ряд данных, относящихся к самой компании-работодателю и к конкретному работнику (или работникам), названным в приказе. Каждая из форм всегда предполагает одно конкретное распорядительное действие:

• Т-1 -
• Т-5 - перевод внутри компании
• Т-6 - предоставление отпуска (любого вида)
• Т-8 - увольнение
• Т-9 - направление в
• Т-11 - применение поощрений

Приведенные образцы приказов охватывают только самые основные правоотношения между работником и организацией, где он трудится. Поэтому кадровые службы могут сами разрабатывать необходимые распоряжения, руководствуясь ГОСТом Р6.30-2003. Что же до содержания распоряжений, оно непременно соответствует нормам Трудового Кодекса.

С 2013 года использование в коммерческих компаниях унифицированных форм перестало быть строго обязательным, но для кадровиков их применение весьма удобно. Организация вольна вносить в такие бланки дополнительные необходимые реквизиты, утвержденные внутренними документами. Но реквизиты самих бланков, утвержденные Госкомстатом, должны при этом остаться неизменными.

Как подготовить приказ

Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:

1. Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
2. Подготовка проекта.
3. Получение необходимых согласований.
4. Получение подписи гендиректора.
5. Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
6. зарегистрированного приказа.

Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:

• преставление непосредственного руководителя
• докладная или служебная записка
• акт о допущенном дисциплинарном нарушении
• судебное решение

Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.

Готовый проект проверяется на соответствие ГОСТ и на правильность внесенных в него сведений. После этого можно начинать согласование.

Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух. Но список может быть и больше. Согласование - самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.

Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.

Оформление приказов, их регистрация и нумерация

По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом. Непременным правилом является наличие всех необходимых такому документу реквизитов:

• наименование организации полное и сокращенное
• вид документа - приказ
• дата издания и порядковый номер
• заголовок
• собственно приказ - текст распоряжения и основание для его написания
• визы согласований
• подпись ознакомленного сотрудника
• указание об исполнении

Приказы, изданные в течение одного года, нумеруются. Это облегчает учет документа в дальнейшем. Цифровой код дополняется буквенным индексом. Для приказов по личному составу это буква «К». Что позволяет отделить кадровые распоряжения от изданных для регулирования основной деятельности (для них используется иная маркировка, как правило, «А»).

Распоряжения, равно как и документы-основания, необходимо регистрировать. Под этим процессом понимается внесение в специальный журнал записи о создании приказа. Как правило, регистрируются не все кадровые распоряжения, а только те, для которых предусмотрен длительный срок хранения. Журналы регистрации могут вестись как в бумажной, так и в электронной форме.

Внесение в приказ изменений или его отмена

Иногда у руководителя возникает необходимость внести изменения в ранее изданный приказ, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако для такого решения необходимы серьезные правовые . Это могут быть:

• в какой именно приказ вносятся (номер, дата, наименование)
• что послужило основанием для внесения изменений или отмены уже изданного приказа
• перечень должностных лиц и действий, которые им предстоит выполнить для реализации текущего распоряжения
• указание конкретных пунктов изменяемого документа, утративших силу с принятием нового приказа
• мерах по контролю за выполнением распоряжения (необязательно)

Изменение или отмена приказов не может быть рутинным мероприятием. Оно производится только в редких случаях, при наступлении обстоятельств, исключающих выполнение распоряжения в неизменном виде.

Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве

Сроки хранения всех распорядительных документов организации определяются в соответствии с Перечнем, который был утвержден Приказом № 558 Минкультуры России в 2010 г. Согласно этому акту все приказы, относящиеся к личному составу, подразделяют на две группы: кратковременного и долговременного хранения.

Пять лет должны храниться в организации приказы о применении , предоставлении отпусков и другие, не имеющие важного для работника значения в дальнейшем, для подтверждения его стажа или расчета будущей пенсии. После того, как пройдет пять лет, такие документы могут быть уничтожены, о чем составляется соответствующий акт.

Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении должны сохраняться в течение гораздо более длительного срока. Согласно последним изменениям, он составляет 75 лет для тех приказов, что были изданы до 2003 г. и 50 лет для тех, что были созданы позднее. Хранятся такие документы в самой организации, а при ее ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив, где и находятся весь предусмотренный распоряжением Минкультуры срок.

Приказы по личному составу - это такие приказы, которые затрагивают правоотношения между конкретным работником и организацией-работодателем. Любое действие администрации в отношении сотрудника требует непременного его подобным документом. Точное выполнение требований законодательства и норм Госстандарта придает приказам юридическую силу и позволяет защитить трудовые права как работника, так и его нанимателя.

Напишите свой вопрос в форму ниже

В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу - приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет. Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу - вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела. Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.

Зачем все это нужно?

П рактика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям . В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения - приказом по основной деятельности или приказом по личному составу .

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности - по основной деятельности и по личному составу - не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» . Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации . При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации . Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» , т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту - Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

• по основной деятельности - срок хранения постоянно;
• по личному составу - большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
• по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

• ОД — О сновная Д еятельность,
• ЛС — Л ичный С остав,
• МП — М атериальная П омощь / М атериальное П оощрение,
• ОК — О `К — все хорошо, отпуск,
• КМ — К оМ андировка (обычная),
• КС — Командировка на С евер (или К омандировка С ерьезная),
• АХ — А дминистративно-Х озяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Сноски

Свернуть Показать

Приказы по личному составу - это какие приказы ? Раскрытию данной темы, а также вопросам о форме, содержании, регистрации и хранении приказов такого рода и будет посвящена наша статья.

Что относится к приказам по личному составу?

Приказ — это локальный организационно-распорядительный акт, в котором отражаются административные, организационные, управленческие и иные вопросы деятельности хозяйственного субъекта. Законодательно закрепленной классификацией приказов можно считать предложенное в п. 19 части 1.1 раздела 1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) деление их на следующие категории:

• приказы по личному составу (приказы по кадрам и учету кадров, кадровые приказы);
• приказы по основной деятельности;
• приказы по административно-хозяйственным вопросам.

С учетом данной классификации ответом на вопрос «Приказ по личному составу - это какой приказ ?» может стать определение его как документа, которым оформляют решения, затрагивающие личные интересы работника. К таким актам относят, например, приказы о приеме на работу, поощрении, отпуске, переводе, увольнении и других моментах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. Перечень приказов по кадрам является открытым, кадровая служба сама определяет список необходимых для конкретного предприятия локальных актов.

Свободные и унифицированные формы приказов, их содержание

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены образцы приказов по личному составу (учету кадров). К указанным документам относятся:

• приказы о приеме на работу;
• приказы о переводе;
• приказы об отпуске;
• приказы о командировке;
• приказы о поощрении;
• приказы об увольнении.

Однако соблюдать названные формы, согласно Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"», необязательно. То есть работодатель при желании может создавать и использовать свои бланки приказов — и это удобно, поскольку помимо перечисленных выше существует масса других моментов, которые также должны быть отражены в соответствующих приказах. Например, на практике часто издаются приказы:

• о взыскании;
• совмещении;
• замещении;
• привлечении к сверхурочным работам;
• надбавке;
• дежурстве и др.

При этом самостоятельно разработанные акты должны содержать определенный набор реквизитов (ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). К ним относятся:

1. Наименование приказа.
2. Дата составления.
3. Наименование предприятия.
4. Содержание (обстоятельства) факта хозяйственной деятельности.
5. Денежная или натуральная величина описываемого явления.
6. Данные сотрудника, интересы которого затрагивает документ.
7. Подпись лица, которое заверяет кадровые приказы.

Также при составлении приказов можно руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Хотя этот акт носит рекомендательный характер, в нем раскрыты все правила образцового оформления документов, которые следует применять в целях достижения единообразия делопроизводства.

В крупных организациях дополнительно существует процедура визирования проектов приказов. К числу сотрудников, согласовывающих приказы по учету кадров, обычно относятся:

• начальник кадровой службы;
• бухгалтер;
• непосредственный начальник работника, в отношении которого издан приказ;
• юрист.

После визирования документ подписывает или отправляет на доработку руководитель предприятия.

Пример приказа

Общество с ограниченной ответственностью

«Региональный фонд недвижимости» 3

Приказ № 10-к

г. Рыбинск

О дисциплинарном взыскании 1

Сделать:

директору ООО «РФН» Андрушко Евгении Альбертовне 6 замечание в связи с ненадлежащим исполнением своих трудовых обязанностей. 4,5

Основание:

1. Представление № Х-Х от ХХ.ХХ.ХХХХ и. о. прокурора Советского района г. Рыбинска.

2. Ст. 192 Трудового кодекса РФ.

Зам. директора: (подпись) Г. Д. Драгомерецкий 7

С приказом ознакомлена: (подпись) Е. А. Андрушко

16.02.2016

Нумерация приказов по личному составу, образец книги регистрации приказов

Номер приказа содержит его порядковый номер и дополнительные обозначения, если они приняты в организации. При нумерации приказов по учету кадров рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «К», «ЛС», «Л/С».

Все приказы должны отражаться в книге регистрации или журнале учета приказов. Только зарегистрированный документ приобретает официальный характер. Так как рекомендуемой формы книга не имеет, ее составляют в произвольном виде.

Вот примерный образец заполнения книги регистрации приказов:

Сколько действуют кадровые приказы, каков срок хранения их на предприятии, сколько лет хранятся они в архиве?

Приказы по личному составу начинают действовать либо с даты их издания, либо с момента, указанного в самом документе. Теряют силу приказы, если:

• истек срок их действия;
• их отменяют;
• вступают в силу иные нормы закона, статьи договора или локальные акты, которые значительно улучшают условия, изложенные в конкретном приказе.

Приказы по учету кадров хранятся отдельно от других и объединяются в дела по срокам их хранения. Документы, на основании которых издаются такие приказы, входят в состав либо личных дел работников, либо отдельных дел, прилагающихся к соответствующим приказам.

Хранение и архивация кадровых приказов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно п. 3 ч. 1 ст. 22.1 данного закона, срок хранения приказов по учету кадров, составленных до 2003 года, составляет 75 лет с даты их издания. Срок хранения приказов, созданных после 2003 года, в силу п. 3 ч. 2 ст. 22.1, составляет 50 лет с даты их составления. При этом данный срок распространяется на все предприятия независимо от того, поступают их документы в архивы или нет.

Хранение осуществляется непосредственно в организации. Если же происходит ликвидация предприятия, то кадровые документы, срок хранения которых еще не закончился, необходимо передать в архив. Согласно п. 2 ч. 1 и п. 2 ч. 2 ст. 22.1 закона 125-ФЗ, содержаться в архиве они должны до окончания соответствующих сроков.

Итак, мы увидели, что делопроизводство в части приказов по личному составу на конкретном предприятии формируется кадровыми службами тремя путями:

1. Самостоятельно. Это касается определения перечня приказов, их форм, способов их визирования, нумерации, регистрации и хранения.
2. Основываясь на сложившейся практике. Опытные кадровики знают, что любое решение, касающееся сотрудника, должно быть оформлено приказом, хотя такой обязанности в законодательстве нет.
3. С соблюдением императивных указаний закона. В рассматриваемом случае речь идет о соблюдении реквизитов документов и сроков их хранения.

Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

Например, в это генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.

Каждый руководитель издает два вида приказов:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа в текстовой форме.

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

• констатирующей (вводной);
• распорядительной.

Констатирующая часть

Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 Ne 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».

Распорядительная часть

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа называются лица> на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...».

В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О....» от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:

«Пункты 2, 5, приказа «О....» от 00.00.00 Ко 00 считать утратившими силу (отмененными)».

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.