Унифицированная форма обязательна. Унификация форм первичных учетных документов: учет и идентификация. Применение унифицированных форм

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

от 5 января 2004 г. № 1

Обратите внимание! Все формы первичной учетной документации, утвержденные настоящим Постановлением, Вы можете скачать в формате Ms Word 2003 и Ms Excel 2003, пройдя по указанным ниже ссылкам!

В целях реализации требований Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ .

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ .

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26.

Председатель
Госкомстата России
В.Л.СОКОЛИН

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. № 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

1. По учету кадров

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
(форма № Т-1)

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
(форма № Т-1а)

Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма № Т-1 - на одного работника, форма № Т-1а - на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма № Т-1) или "Период работы" (форма № Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Личная карточка работника
(форма № Т-2)

Личная карточка государственного (муниципального) служащего
(форма № Т-2ГС(МС))

Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Штатное расписание
(форма № Т-3)

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
(форма № Т-4)

Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

В п. 4 "Послевузовское профессиональное образование" указывается наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения.

П. 5 "Ученая степень" заполняется на основании представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников.

В п. 6 "Ученое звание" сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка работника (форма № T-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
(форма № Т-5)

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
(форма № Т-5а)

Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.92) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" по строке "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № T-54 или № Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
(форма № Т-6)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
(форма № Т-6а)

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № T-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

График отпусков
(форма № Т-7)

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении

(форма № Т-8)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)
трудового договора с работниками (увольнении)
(форма № Т-8а)

Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

Приказ (распоряжение)о направлении работника в командировку
(форма № Т-9)

Приказ (распоряжение)о направлении работников в командировку
(форма № T-9a)

Применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение
(форма № Т-10)

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении
(форма № Т-10а)

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

Приказ (распоряжение) о поощрении работника
(форма № Т-11)

Приказ (распоряжение) о поощрении работников
(форма № Т-11а)

Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в сумме ____ руб. ____ коп.".

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
(форма № Т-12)

Табель учета рабочего времени
(форма № Т-13)

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет рабочего времени" табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме № Т-12 (графы 4, 6) - две строки;
в форме № Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах № Т-12 и № Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме № Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме № Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 - 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.

Форма № Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме № Т-13:
при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13.

Расчетно-платежная ведомость
(форма № Т-49)

Расчетная ведомость
(форма № Т-51)

Платежная ведомость
(форма № Т-53)

Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы № Т-49 и № Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах "Начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу.

Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа.

В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Журнал регистрации платежных ведомостей
(форма № Т-53а)

Применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.

Ведется работником бухгалтерии.

Лицевой счет
(форма № Т-54)

Лицевой счет (свт)
(форма № Т-54а)

Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.

Заполняются работником бухгалтерии.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
(форма № Т-60)

Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Записка-расчет при прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении)
(форма № Т-61)

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Акт о приеме работ,
выполненных по срочному трудовому договору,
заключенному на время выполнения определенной работы
(форма № Т-73)

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

Источник публикации:
"Бюллетень Минтруда РФ", № 5, 2004.

Унифицированные формы документов привычны и удобны в работе, поэтому, несмотря на то, что большинство из них с 2013 года необязательны, они применяются до сих пор. Об унифицированных формах документов мы расскажем в этой статье.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

• Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).

• Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Скачать бланк транспортной накладной вы можете в статье «Подтверждение транспортных расходов - какими документами?» или в материале «Расходы на перевозку подтверждает лишь один документ» .

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

• кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• кассовых операций;
• торговых операций;
• основных средств и нематериальных активов;
• материалов;
• продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• результатов инвентаризации;
• работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;

• личная карточка работника;

• штатное расписание;

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

• график отпусков;

• приказ об увольнении и др.

• зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

Каждый кадровик в своей работе ежедневно сталкивается с необходимостью создавать документы. В первую очередь, конечно, нужно решить вопрос о том, для оформления какой ситуации какой именно документ должен быть создан. После этого необходимо определиться с формой этого документа. Несколько лет мы пользовались (хотя бы в некоторых, самых «ходовых» ситуациях) унифицированными формами документов, разработанными и утвержденными Госкомстатом России. Безусловно, эти формы не всегда было удобно использовать, да и обязательность их применения была под сомнением. Тем не менее унифицированные формы кадровых документов были в нашем рабочем арсенале, к ним за годы работы привыкли и в конечном счете приспособились... Но с 1 января ситуация с «первичкой» поменялась, сегодня работодатели должны применять те формы кадровых документов, которые сами разработали и утвердили. О самых важных вопросах, вызванных серьезными изменениями в документировании кадровых отношений, и пойдет речь в нашей статье.

1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ). Этот нормативный акт не устанавливает обязанности применения организациями унифицированных форм первичных учетных документов (кроме кассовых операций для коммерческих компаний и первичных учетных документов для организаций государственного сектора). Есть только требование к наличию в таких документах перечня показателей, идентифицирующих хозяйственную операцию (ч. 2 и 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В нашей статье мы расскажем, как требования нового Закона о бухгалтерском учете отразятся на работе службы кадров.

Обратите внимание! С прекращением с 1 января 2013 г. действия Закона № 129-ФЗ фактически утрачивают силу и действовавшие ранее альбомы унифицированных форм (независимо от того, состоится их официальная отмена или нет)

Обратите внимание! Разработка и утверждение унифицированных форм первичных документов не входят в функции ни Минфина России, ни Рос- стата. В настоящее время в нашей стране нет ведомства, отвечающего за первичную документацию и разъясняющего порядок ее применения

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № (далее - Закон № 129-ФЗ), утратившего силу с 1 января 2013 г., все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны были оформляться оправдательными документами. На основании таких первичных документов велся бухгалтерский и налоговый учет .

Обязательность применения унифицированных форм, утвержденных в составе альбомов унифицированных форм первичной учетной документации, была установлена п. 2 ст. 9 . И только для документов, форма которых содержалась в этих альбомах, был предусмотрен перечень обязательных реквизитов.

Пунктом 2 Порядка поэтапного введения в организациях, независимо от формы собственности осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утв. совместным постановлением Госкомстата России от 29.05.1998 № 57а и Минфина России от 18.06.1998 № 27н, принятым во исполнение Закона № 129-ФЗ и для реализации постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах», определялось, что с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утв. Госкомстатом России в 1997-1998 гг. Это требование касалось, в том числе, и такого раздела учета, как учет труда и его оплаты.

В какие сроки должны быть разработаны и утверждены формы первичных учетных документов?

Разработанные кадровиками формы кадровых документов нужно своевременно передать в бухгалтерию компании, которая и готовит приказ по бухгалтерской учетной политике или ее изменениям на 2013 год. Поскольку способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа (п. 9 ПБУ 1/2008), то это нужно было успеть сделать до конца 2012 г.

Обязательные реквизиты документов

При разработке форм кадровых документов следует учитывать, что первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Причем в данном Законе этот перечень более конкретизирован по сравнению с ранее действовавшим Законом № 129-ФЗ. Для удобства сравнения семь обязательных реквизитов первичных учетных документов приведены в таблице 1.

В унифицированной форме командировочного удостоверения, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, был предусмотрен реквизит «Место печати». Занимаясь разработкой своих форм кадровых документов, мы взяли за основу унифицированные формы. Но обратили внимание, что в перечне обязательных реквизитов первичных учетных документов в новом Законе о бухучете такой реквизит не указан. Поясните, чем следует руководствоваться в данной ситуации? В каких формах документов следует предусмотреть реквизит «Место печати», а в каких случаях от него можно отказаться?

Таблица 1

Обязательные реквизиты первичных учетных документов

Действительно, в числе семи обязательных реквизитов первичного учетного документа нет такого реквизита, как «М.П.» («место печати»).

Причем оттиск печати не входил в число обязательных реквизитов и до 1 января 2013 г. (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ , п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, постановлением ФАС Московского округа от 19.06.2006 № КА-А40/5456-06 по делу № А40-42008/05-33-337). Тем не менее он был включен в некоторые унифицированные формы, например в форму № Т-10 командировочного удостоверения.

Однако наш менталитет не позволяет свыкнуться с мыслью об отказе от печати. Кто бы ни подписал документ, практически во всех случаях большее доверие вызывает документ с печатью. И из числа кадровых документов это касается, прежде всего, командировочного удостоверения. Здесь, конечно, от печатей отказываться не стоит.

Если сама мысль отказа от печати вам не кажется крамольной, вы можете от нее отказаться при разработке некоторых форм. Но наш совет: будьте осторожны - не пренебрегайте сложившимися обычаями делового оборота (ч. 1 ст. 5 ГК РФ ) и используйте оттиск печати на двусторонних и многосторонних внешних первичных учетных документах (например, на акте сдачи-приемки выполненных работ/оказанных услуг по гражданско-правовому договору с физическим лицом; акте о приобретении права собственности на имущество у физического лица; акте о передаче материальных ценностей физическому лицу).

Право подписи документов

Закон № 402-ФЗ не дает ответа на вопрос - каким образом должны быть определены лица (лицо), совершившие (совершившее) сделку, операцию и ответственные (ответственное) за правильность ее оформления, либо лица (лицо), ответственные (ответственное) за правильность оформления свершившегося события. При этом начиная с 1 января 2013 г. требование об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, которое содержалось в п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, в Законе № 402-ФЗ отсутствует. Нет также указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Тем не менее в перечне обязательных реквизитов указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события. И работодателю, конечно же, необходимо предпринять определенные действия по установлению такой ответственности.

Кто должен подписывать первичные учетные документы? Обязательно ли это должен делать руководитель организации? Можно ли предоставить эти полномочия другим сотрудникам?

По общему правилу первичные учетные документы подписывает руководитель организации, которому для таких действий не требуется дополнительно подтверждать свои полномочия какими-либо документами. Также руководитель организации может передать свои полномочия подписывать кадровые документы другим сотрудникам, например своему заместителю или начальнику отдела кадров.

Чтобы оформить передачу таких полномочий, прежде всего необходимо получить письменное согласие этих сотрудников на выполнение таких обязанностей, после этого заключить соглашения об изменении условий трудового договора, а затем издать соответствующий приказ. Обязанности подписания первичных учетных документов могут быть предусмотрены и в должностных инструкциях отдельных сотрудников.

Правила оформления документов

При разработке своих бланков первичных учетных документов нужно соблюдать (помимо требований бухгалтерского законодательства) общие правила и требования к оформлению документов.

Обратите внимание! Чтобы формы самостоятельно разработанных кадровых первичных учетных документов стали легитимными, они должны быть не только утверждены приказом руководителя в составе бухгалтерской учетной политики на 2013 год, но и иметь обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а также соответствовать требованиям , , ГОСТ Р ИСО 15489-12007 , ОК 011-93 . Общероссийский классификатор управленческой документации

Так, в настоящее время применяется ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ОКУД). Документы, используемые в бухгалтерском учете, - часть этой системы и на каждом утвержденном в ОКУД бланке можно найти код документа. Поэтому на разработанном вами бланке соответствующего кадрового учетного документа нужно проставить код по ОК 011-93 ОКУД (табл. 2).

Необходимо руководствоваться также положениями следующих документов:

Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст;

- «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», утв. Росархивом.

Таблица 2

Коды по ОКУД некоторых кадровых документов

Формы первичных учетных документов

Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует разрабатывать исходя из потребностей и особенностей своей организации на основе перечня обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Рекомендация 1 . При разработке первичных учетных документов по учету труда и его оплаты можно проявить творческий подход и быть достаточно смелыми в учете специфики своей деятельности, конечно, не нарушая при этом требований ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Рекомендация 3 . Если вы разрабатываете собственные бланки на основе унифицированных форм, старайтесь отказаться только от тех реквизитов, которые не несут никакой смысловой нагрузки и создают риск неполного заполнения документа.

Кстати сказать

Можно ли при разработке собственных форм первичных документов взять за основу применяемые ранее унифицированные формы?

Полагаем, что кадровые первичные учетные документы вряд ли целесообразно менять концептуально. Гораздо лучше будет оставить в «хождении» в вашей компании привычные унифицированные формы документов. Другое дело, что сейчас вы получили возможность дополнить их необходимой вам информацией, а ненужные сведения убрать.

Потерявшие свою актуальность унифицированные формы в основном проверены временем, к ним уже все успели привыкнуть. Да и в основу многих электронных систем документооборота были положены унифицированные формы документов. Другое дело, что сейчас разработчики должны будут подправить их с учетом обновленного перечня обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а также принимая во внимание ваши пожелания (с учетом специфики деятельности).

В компании есть сотрудники, работающие по сменному графику, которым установлена часовая тарифная ставка и суммированный учет рабочего времени. Ранее в графе 5 штатного расписания (унифицированная форма № Т-3) в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, указывалась месячная заработная плата работника по тарифной ставке (окладу) в рублях. Поскольку заработная плата сотрудников, которым установлена оплата труда по часовой тарифной ставке, зависит от количества отработанного времени, фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Поэтому корректно заполнить унифицированную форму штатного расписания до 1 января 2013 г. в отношении таких работников было нельзя. В таких ситуациях рекомендовалось обычно гр. 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» и гр. 9 «Всего в месяц, руб.» не заполнять, а в гр. 10 «Примечания» указывать: «Оплата по часовой тарифной ставке» и давать ссылку на локальный нормативный акт компании, который регулирует размер оплаты труда, например на Положение об оплате труда.

С 1 января 2013 г. в самостоятельно разработанной форме штатного расписания вы можете предусмотреть для этого отдельную графу «Размер часовой тарифной ставки» (приложение 3).

В своей организации мы хотим использовать, как и раньше, унифицированные формы, утверджденные постановлением Госкомстата России. Нас в них все устраивает, менять ничего не хотим. Как их правильно применять после 1 января 2013 г.?

Если вас вполне устраивают ранее применяемые унифицированные формы по учету труда и его оплаты и вы не хотите их корректировать, то в целях упрощения документооборота и соблюдения требования рациональности, предусмотренного п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, никто не запрещает вам их по-прежнему использовать, но уже с учетом требований Закона № 402-ФЗ, закрепив это в бухгалтерской учетной политике (приложение 2).

Может случиться так, что вы опоздали с утверждением форм по учету труда и его оплаты в конце прошлого года в составе бухгалтерской учетной политики и тем самым нарушили п. 9 ПБУ 1/2008. Специальное административное наказание за это не установлено. Но, например, налоговый инспектор имеет право ознакомиться с этим документом (подп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ), а за его непредставление по письменному требованию наложить штраф в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Более серьезные последствия могут наступить, если в отсутствие утвержденных в организации форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты будут признаны некоторые виды расходов (на оплату труда, командировки и др.) в бухгалтерском и налоговом учете. Это может быть расценено как грубое нарушение правил учета доходов и расходов - в этом случае штраф может составить 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). Если к тому же начисленная сумма налога или любая статья бухгалтерской отчетности будут искажены на 10 % и более, то, помимо налогового штрафа для организации, руководитель или бухгалтер могут быть привлечены к административной ответственности в зависимости от того, кто будет признан виновным в совершении этих ошибок (ст. 2.4 и 15.11 КоАП РФ). Сумма административного штрафа в этом случае составит от 2000 до 3000 руб.

Что следует предпринять, если работодатель пропустил сроки утверждения первичных учетных документов?

Если вы пропустили сроки утверждения форм первичных учетных документов, как можно быстрее утвердите самостоятельно разработанные формы по учету труда и его оплаты или ранее применяемые унифицированные формы из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (с учетом норм п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) отдельным приказом по основной деятельности. Это может быть, например, приказ об утверждении форм первичных учетных документов по учету труда и заработной платы (приложение 4). Это лучше, чем полное отсутствие документального подтверждения применяемых организацией форм.

«СВОИ» ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАЛОГОВЫЕ РИСКИ

Более «чувствителен» к правильности оформления первичных учетных документов учет налоговый: любой расход при определении налоговой базы должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому до 1 января 2013 г. претензии налоговых инспекторов к оформлению первичных учетных документов во время камеральных и выездных налоговых проверок очень часто становились источником налоговых споров. Как правило, разногласия возникали в связи с неприменением или некорректным заполнением унифицированных форм первичной учетной документации.

Начиная с 1 января 2013 г. такие претензии, к сожалению, вряд ли убавятся в условиях самостоятельного утверждения «первички». Поэтому здесь все зависит от вас. При соблюдении всех законодательных требований к оформлению кадровых первичных учетных документов у организации не должно возникнуть проблем с налоговыми органами по поводу признания расходов на оплату труда, расходов на служебные командировки, расходов на оплату отпусков и иных расходов для целей налогообложения прибыли на основании п. 1 ст. 252 НК РФ.

Мнение эксперта

В.И. Андреева, канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия Первичные учетные документы по учету труда и его оплаты Первичные учетные документы по учету труда и его оплаты применяются в кадровых службах нашей страны много лет, и их использование всегда было сопряжено с многочисленными нерешенными вопросами и трудностями. Типовые формы документов, входящие в состав данной унифицированной системы документации, как правило, с трудом «вписывались» в реальные ситуации, возникавшие в условиях конкретных организаций, а трафаретные формы приказов по личному составу (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении) долгое время заполнялись только на рабочих (на специалистов и служащих такие приказы оформляли в произвольной текстовой форме). Конечно, создатель названных форм, Госкомстат России, понимал необходимость «привязки» типовых документов к специфике организаций и разрабатывал соответствующие указания в помощь практикам. Так, постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 был утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, разрешавший при необходимости внесение в формы дополнительных реквизитов. В то же время удаление из этих форм отдельных реквизитов не допускалось. В результате формы нередко содержали явно излишнюю информацию или никогда не заполнявшиеся части. Кроме того, далеко не все формы полностью отвечали требованиям трудового законодательства (например, в унифицированной форме № Т-7 графика отпусков не предусмотрены визы ознакомления работников с данным локальным нормативным актом), а при разработке некоторых форм были допущены досадные ошибки (например, в унифицированной форме № Т-8 предусмотрено зачеркивание информации, что в принципе недопустимо в документах такого вида, как приказы). В настоящее время, с 1 января 2013 г., появилась, наконец, возможность создать такие формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, которые будут отражать особенности трудовых отношений в конкретной организации и из которых будут исключены ненужные в данной организации виды информации. Поэтому в целом полагаем, что происходящие сейчас изменения в рассматриваемой области имеют положительное значение для практиков. Однако следует заметить, что сами кадровики по-разному относятся к указанным нововведениям. Одни рады появившейся возможности усовершенствовать формы документов и уже провели достаточно серьезную работу в этом направлении. Другие не хотели бы этим заниматься и задают вопросы о возможности использования прежних статистических форм. Третьи ссылаются на применяемые автоматизированные системы обработки информации, в которых уже заложены формы Госкомстата России, и считают, что поэтому менять формы нельзя, так как не будет работать система. А кое- кто вообще не слышал об этих изменениях, а значит, не успел провести всю необходимую работу вовремя... Хотелось бы посоветовать практикам подойти к разработке новых форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты с позиций разумности, рациональности и целесообразности. Безусловно, не следует «изобретать велосипед», полностью отвергнув формы привычных документов, во многом оправдавших себя многолетним опытом применения. Но и полностью сохранять старые формы, добавив к ним лишь новый гриф утверждения, тоже нежелательно. Необходимо вдумчиво проанализировать каждую форму, оценить ее содержательную часть, оформляющие реквизиты, порядок подготовки, в том числе согласования, и максимально приблизить документ как к нормам ТК РФ, так и к специфике вашей организации. Конечно, это не простая задача для многих кадровиков, поэтому приведем несколько примеров, как можно переработать или откорректировать некоторые привычные формы документов. 1. В штатном расписании может быть исключен раздел «Надбавки», если в принятом в вашей организации Положении об оплате труда не используется такое понятие. Следует согласиться с весьма разумным предложением о введении в данный документ новой графы для отражения часовой тарифной ставки (приложение 3). 2. В форму графика отпусков необходимо включить визы ознакомления работников, например в виде дополнительного столбца таблицы графика (приложение 5). 3. Необходимо обратить внимание и на приказы о прекращении трудового договора. Здесь можно было бы выделить в самостоятельную форму приказы, оформляющие прекращение трудовых отношений в отдельных случаях, когда не может идти речь об увольнении работника в связи с его смертью или признанием его судом безвестно отсутствующим (приложение 4). В таких приказах неуместно употребление термина «уволить», так как нет работника, а есть только трудовой договор, действие которого должно быть прекращено. Естественно, переработанные и утвержденные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты должны заменить ранее применявшиеся формы в составе автоматизированных систем обработки кадровой документации. Кроме того, следует решить и другие важные вопросы: 1) об установлении круга лиц, которые будут иметь право подписания и утверждения первичных учетных документов по учету труда и его оплаты; 2) о порядке делегирования полномочий по подписанию и утверждению кадровых документов; 3) об установлении в организации конкретного наименования видов распорядительных документов по личному составу: документы не должны называться «приказ (распоряжение)», следует определиться, будут это приказы или распоряжения; 4) об исключении из форм документов информации об учете мнения представительного органа работников, если такой орган не создан в данной организации (приложения 4 и 5). Соответственно при последующем создании такого органа необходимо будет внести в документы названную информацию в предусмотренных законом случаях; 5) об определении видов документов, которые будут дополнительно удостоверяться оттиском печати организации в соответствии с обычаями делового оборота (трудно представить себе, например, командировочное удостоверение, не заверенное печатями). Наверное, найдется немало организаций, где названные работы еще не проведены, а значит, они будут осуществлены с опозданием. Однако пропуск срока утверждения форм кадровой первичной учетной документаци 2014 © Кадровое делопроизводство

Демократизация по отношению к использованию унифицированных форм документов, введенная Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", на практике не означает произвола. Как избежать разногласий с контролирующими органами расскажет опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.

Актуальность

Всплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов безусловно вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - ФЗ № 402).

В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов, причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации как самостоятельный раздел, либо приложения к ней, либо как изменения, вносимые в порядке ведения учетной политики.

В бухгалтерском делопроизводстве могут и должны применяться не только самостоятельные и заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно.

Во-первых, остаются обязательными к применению те формы первичных учетных документов, которые устанавливают уполномоченные органы в определенных сферах государственной деятельности на основании других федеральных законов. Это, например, относится к форме кассовых документов, которые на основании положений Банка России о порядке ведения кассовых операций, были утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и от 05.01.2004 № 1.

Рационально использовать и другие ранее действующие унифицированные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, изменяя состав их реквизитов, уточняя и дополняя их с учетом обязательных реквизитов, состав которых установлен ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Для организаций государственного сектора, к которому относятся государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук (п. 9 ст. 3 ФЗ № 402), формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402). Поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности здесь по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93; далее - ОКУД):

• формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»;
• формы документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» (документация сектора государственного управления, за ведение которой отвечает Минфин России).

И, наконец, рекомендуем не менять кардинально формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, поскольку основные события в сфере трудовых отношений (приём, направение в командировку, предоставление отпуска) регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Вопросы учета кадров и воинского учета регламентируются соответствующими правилами ведения и хранения трудовых книжек и положением о воинском учете, которые утверждает Правительство Российской Федерации.

Кто ответственный?

Закон № 402-ФЗ ввел элемент «демократизации» в работу с документами организации и актуализировал проблему управления ими. Теперь, в целях реализации законодательного требования, формы первичных учетных документов, применяемых организацией, утверждаются Руководителем организации.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства, которая должна стремиться к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой предметной области, может инициировать разработку политики управления документами на основе ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 .

Концепция управления документами предполагает обязательность выделения и отражения во всех внутренних регламентных документах «документоориентированного» аспекта. Это означает установление на уровне блок-схем процесса (или направления деятельности) видов и разновидностей создаваемых документов, формы их представления, срока хранения, полномочий по подписанию, ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

При этом служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечить их единообразие и соответствие фирменному стилю, а также «вхождение» в информационные системы и т.п.

Утверждение форм

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также в установлении единых требований к их составлению и оформлению.

Основным инструментом реализации требований к унификации документов, а также к управлению ими, остаются:

• классификатор унифицированных форм документов, но поскольку его разработка представляет собой серьёзную профессиональную задачу, то возможно начать с разработки классификатора применяемых видов документов, поскольку вся идентификация документов в информационных системах осуществляется через их классификацию;
• табель унифицированных форм документов организации или табель применяемых/разрешенных к применению и утвержденных форм документов;
• альбом унифицированных форм документов/утвержденных и применяемых в организации форм документов.

Классификатор, табель и альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме.

Необходимо учитывать, что если документ в зависимости от срока хранения должен создаваться в бумажной форме (например, личная карточка формы № Т-2 изготавливается на плотной бумаге), то альбом форм/его часть будет обязательно состоять из форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в бумажной форме.

В соответствии с Законом № 402-ФЗ в организации должны быть утверждены:

• первичные учетные документы,
• состав и формы регистров бухгалтерского учета,
• книга (журнал) учета фактов хозяйственной жизни - в организациях, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Т.е. документы, которые имеют самостоятельное значение и состав реквизитов которых может изменяться чаще, чем 1 раз в год (цикл утверждения учетной политики).

Инициатором утверждения форм первичных учетных документов должна стать бухгалтерия организации. При выборе алгоритма утверждения учитывайте, что:

при утверждении приказом в тексте приказа можно установить ответственность, срок введения формы в действие, порядок доведения её до сотрудников организации и т.д.;

при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения подобных конкретных поручений, дать невозможно.

При подготовке проектов форм первичных учетных документов, необходимо учесть, что если форма не меняется, из нее не исключается ни одного реквизита, а только дополняется показателями и реквизитами, то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на каждой форме/проекте формы служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя.

Если форма проектируется организацией самостоятельно, то такой же гриф утверждения необходимо оформить на верхнем поле каждого проекта формы (и отразить в метаданных документа при его электронном составлении и подписании), например:

УТВЕРЖДЕНО

от 10.01.2013 № 06

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения, но лучшие практики показывают, что формы документов необходимо утверждать приказами по административно-организационно/административно-хозяйственной деятельности, которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют пятилетний срок хранения.

При подготовке проекта приказа необходимо предусмотреть, сразу же вводятся в действие утвержденные формы, или ИТ-подразделению потребуется время для настройки заполнения этих форм в информационной системе.

В тексте приказа рекомендуем указать, на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм, и не только первичных учетных документов, а всех унифицированных форм документов. Эта формулировка уместна и применяется в приказах нормативного характера об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов.

Если в организации ведутся классификатор форм, табель и альбом применяемых форм документов, то в приказе следует отразить признаки идентификации утверждаемых форм по классификатору форм.

Идентификация форм

В примере оформления приказа обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по классификатору форм документов , за разработку и ведение которого несет ответственность служба делопроизводства.

Начинать разработку классификатора форм (унифицированных форм) документов организации рекомендуется с создания самого простого справочника - классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм документов поможет идентифицировать наименования видов документов (как открытый список или структурированный список по степени значимости унифицированных документов или принадлежности их к системе и подсистеме документации).

Например:

Далее классификатор видов документов можно развивать и превращать собственно в классификатор унифицированных форм документов (далее – Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие конкретный процесс или направление деятельности.

Например:

Код формы штатного расписания может формироваться так:

03 – Кадры;

0301 – Кадровая политика;

030101 – Численность и состав работников;

030101010113 – Штатное расписание (код по ОКУД 0301017).

Т.е. код формы штатного расписания (01) может быть позднее «встроен» в структуру кода полноценного классификатора унифицированных форм документов.

Роль классификаторов в управлении документами организации весьма значима. Они позволяют:

• регистрировать и идентифицировать применяемые в организации формы документов и их метаданные;
• обеспечивать учет и систематизацию форм документов, составляющих документальный фонд;
• целенаправленно сокращать количество применяемых форм;
• унифицировать формы документов на основе требований государственных стандартов на управленческую документацию;
• оптимизировать и формы представления документов и отражать выбор формы в метаданных о документе;
• исключать из документооборота неунифицированные формы документов;
• обеспечивать контроль за составом и содержанием применяемых форм документов и исключать дублирование информации в них;
• поддерживать «фирменный» стиль документов организации;
• упорядочивать и маршрутизировать документопотоки;
• рационально организовать систему защиты информации за счет идентификации применяемых форм и отражаемых в них операций.

Очень важное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов, внесенных в Классификатор форм, с учетом их ведения и поддержания в актуальном состоянии. Рекомендуем в код формы включать идентификатор даты её утверждения и введения в действие (месяц, год), т.е. самую изменяемую идентифицирующую часть.

Например:

0103020113 – Анкета кандидата на работу

Коды форм должны проставляться на каждом листе формы документа, рекомендуется также дополнительно проставлять на формах соответствующие коды документа по ОКУД. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

ООО "ХХХ" от 30.01.2013 № 16

Код 030101010113

Код по ОКУД 0301017

Внесение изменений в формы документов

В процессе ведения унифицированных форм документов (не только первичных учетных) в организации должен быть установлен алгоритм их утверждения.

Алгоритм следующий:

1. структурное подразделение - инициатор разрабатывает проект необходимой формы или новой её версии (если в форму вносятся изменения, то утверждаются не они, а целиком новая версия формы);

Важно, чтобы разработчик принял решение о форме представления документов (электронный или бумажный оригинал, возможность изготовления и использования соответствующих бумажной или электронной копий), которые будут составляться и оформляться по данной форме .

2. все заинтересованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают проект формы, т.е. информацию, показатели, проект кода формы по классификатору форм документов и другим классификаторам бизнес-процессов;

Важно, чтобы ИТ-подразделение в процессе согласования заранее сделала бы необходимые настройки в информационной системе, чтобы применяемая, например, исключительно в электронном виде форма документа могла бы реально использоваться с момента её утверждения и введения в действие.

3. подразделение-инициатор оформляет проект приказа о её утверждении и введении в действие, формулирует порядок рассылки приказа и формы или уведомления об утверждении или изменении;

4. приказ подписывается руководителем организации;

5. служба делопроизводства вносит утвержденную форму в альбом унифицированных форм организации (актуальная часть), отмененную форму переносит в «архивную» часть альбома, проставляет/подтверждает код формы и вносит соответствующие записи в табель форм и классификатор;

Важно в распорядительной части текста не только утвердить и ввести в действие новую версию формы (полностью, со всеми внесенными изменениями), но и не забыть включить нормативный пункт, что ранее действовавшая форма перестает применяться в организации.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие типовую форму договора возмездного оказания услуг (код формы 0304520713), обязательную для документального подтверждения фактов хозяйственной жизни Общества по учету результатов оказанных услуг с физическим лицом (далее – Типовая форма договора).

2. Возложить функцию методического руководства применением утвержденной Типовой формы договора на заместителя главного бухгалтера Семенову Е.В.

3. Службе делопроизводства (главный специалист Попова А.П.) внести соответствующие изменения в Альбом унифицированных форм документов, применяемых в Обществе, Классификатор и Табель унифицированных форм документов, БД «Табель форм» корпоративной информационной системы и довести утвержденную Типовую форму договора до сведения руководителей всех структурных подразделений Общества через БД «Доска объявлений». Срок – 15.07.2013.

4. Считать утратившей силу типовую форму договора возмездного оказания услуг (код формы 0304520113), утвержденную приказом генерального директора от 30.01.2013 № 16 «Об утверждении и введении в действие форм первичных учетных документов».

5. Возложить контроль за исполнением приказа на главного бухгалтера Петухова Ю.В.

..............................

В данном примере форма, утвержденная в январе 2013 г. (код 0304520113 ), на основании приказа, издаваемого, например в июле 2013 г., заменяется новой (код 0304520713 ).

Как известно, с 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете), на основании которого формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм , больше не являются обязательными к применению. Как же быть кадровикам: срочно разрабатывать свои формы или продолжать пользоваться формами, утвержденными Госкомстатом? Ответ вы узнаете из статьи.

Положения Закона о бухгалтерском учете

Итак, как и прежде, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Однако согласно ранее действовавшему Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ " " первичные учетные документы принимались к учету, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. (Один из таких альбомов был утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "О применении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".) Допускалось оформлять хозяйственную операцию и документом в произвольной форме, но только при условии, что его форма не унифицирована и документ содержит все обязательные реквизиты.
Новый Закон о бухгалтерском учете делает применение унифицированных форм необязательным, устанавливая, что первичный учетный документ будет принят к учету при наличии обязательных реквизитов (ст. 9):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отметим, что перечень реквизитов первичного учетного документа остался прежним, тем же, что и в ранее действующем Законе. Конкретизированы лишь требования к подписи.

Обратите внимание ! Поскольку в действующем Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденном Банком России 12.10.2011 N 373-П, упоминаются формы N Т-49 (расчетно-платежная ведомость) и N Т-53 (платежная ведомость), ведение их по унифицированным формам обязательно.

Отметим, что Закон о бухгалтерском учете не запрещает пользоваться унифицированными формами, утвержденными до вступления его в силу. Ими можно пользоваться и дальше.

Продолжаем пользоваться унифицированными формами или разрабатываем свои?

Разработка собственных бланков форм первичной учетной документации требует специальных знаний и опыта работы, поэтому прежде, чем принять решение об их разработке, необходимо оценить целесообразность этого. Если существующие унифицированные формы выполняют свою учетную функцию и соотносятся с процессами в организации, зачем "изобретать велосипед"? Кроме того, контролирующие органы, да и судьи более лояльно относятся к документам, составленным по типовым формам, следовательно, при этом будет проще выиграть трудовой спор. А поскольку большинство работодателей ведут учет кадров с помощью программных средств, продолжение применения унифицированных форм не потребует изменять программные продукты.
Конечно, разработка своих унифицированных форм может быть актуальна для определенного рода компаний, например, когда иностранная компания открывает филиал или представительство в России. В таких фирмах часто требуется вести учет и по законодательству страны, в которой они зарегистрированы, и по правилам российского законодательства. Разработав свои унифицированные формы, предусмотрев все реквизиты, необходимые в соответствии с распространяющимся на деятельность компании законодательством, она может уйти от двойного составления документов.

Если организацией принято решение использовать прежние унифицированные формы первичных учетных документов, то, возможно, их нужно немного скорректировать. Например, удалить ссылку на Постановление Госкомстата, коды ОКУД и ОКПО, предусмотреть место для расшифровки подписи - указания фамилии и инициалов лица, подписавшего документ.

Вводим новые формы или изменяем существующие?

Первым делом надо определить, кто будет разрабатывать новые унифицированные формы для организации. Обратимся к Закону о бухгалтерском учете. На основании п. 4 ст. 9 ответственность по разработке возлагается на должностное лицо, которому поручено ведение бухгалтерского учета. Но бухгалтерия может не знать всех тонкостей кадрового делопроизводства, поэтому к процессу разработки дополнительно нужно подключить кадровика.

Рекомендуем при создании унифицированных форм для своей организации шаблонную часть бланка излагать кратко и так, чтобы не допустить двоякого толкования смысла. При этом желательно использовать трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений, например: "В связи с...", "На основании...", "Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на...".

Не стоит отказываться от часто используемых форм, таких как штатное расписание, табель учета рабочего времени или график отпусков, из-за их громоздкости: их можно упростить, удалив некоторые графы, строки или ненужную информацию. Например, из унифицированной формы N Т-3 (штатное расписание) можно убрать графы 6, 7 и 8, которые предназначены для фиксирования установленных работнику надбавок.

Разработанные формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. Для этого издается приказ, образец которого приведем ниже.

Общество с ограниченной ответственностью "Макро"
(ООО "Макро")

ПРИКАЗ N 2

В связи со вступлением в действие Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и для оптимизации работы с документацией

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые:
- альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
- инструкцию по заполнению бланков форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
2. С 1 января 2013 г. при оформлении фактов хозяйственной жизни организации использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.
3. Руководителю департамента по работе с персоналом Юшковой Т.В. ознакомить с утвержденным альбомом унифицированных форм первичной учетной документации сотрудников, ответственных за их оформление и подготовку, под роспись.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Кривозуб Т.С.

Приложения:
1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 16 л.
2. Инструкция по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 10 л.