Справка о том что я работаю. Справка с места работы: в каком случае выдается, для каких целей, образец заполнения, может ли работодатель отказать

Справка – не строго отчетный документ, а потому образец справки с места работы можно взять любой. Как правило, этот документ выписывается работодателем в свободной форме, на установленном в компании бланке или без него, с указанием тех сведений, которые требуются сотруднику. Этот документ обычно требуется для оформления заграничной визы или выезда заграницу, пособий, больничных, при смене работы, в полицию, суд и в другие государственные органы.

Справка с работы оформляется и подписывается уполномоченными лицами предприятия по запросу работника. В небольших организациях допускается запрашивать документ по устному обращению. Но в крупных компаниях требуется оформление письменного заявления с указанием, куда именно он будет предоставлен. Согласно закону, сотрудник имеет возможность не указывать в заявлении данную информацию.

В больших компаниях правила делопроизводства подразумевают учет сведений о доходах и личных данных работника бухгалтерией и кадровыми службами. Если требуемая информация касается размера зарплаты, то за оформлением следует обратиться в бухгалтерию, а если речь идет о занимаемой должности и стаже, то в кадровый отдел. Поэтому организация может оформить два вида документов:

• О доходах за определенный период в бухгалтерии;
• О должности и опыте работы в отделе кадров.

Имеется и отдельная форма справки с места работы о доходах 2-НДФЛ, которую может оформить бухгалтерия. Она целиком показывает все доходы сотрудника за интересующий период. Исходя из статьи 62 ТК РФ, организации дается 3 дня для того, чтобы предоставить запрашиваемый сотрудником документ на официальном бланке с печатью.

Срок действия бумаги определяется организацией, в которую предоставляется документ. Обычно этот срок составляет 2 недели. За это время работник должен запросить информацию и отдать бумагу по месту требования.

Если компания не желает представить запрашиваемый документ, сотрудник имеет возможность обратиться в суд.

Уволенный сотрудник также имеет право на получение этого типа документа, но только относительно той информации, которая относится к заработной плате.

Требования к оформлению и пример справки с места работы

Форма справки является произвольной. Ее оформляет служащий отдела кадров или бухгалтерии на листе А4 или на бланке предприятия в печатном или рукописном виде. В бумаге обязательно указание следующих сведений:

• Название, реквизиты фирмы, максимально полные данные;
• Реквизиты адресата или отметка «по месту требования»;
• Название, дата и номер документа;
• Подтверждаемая информация;
• Данные и виза уполномоченного представителя организации, печать.

В отдельных случаях можно не указывать, для кого предназначена бумага, а просто написать цель выдачи. На фирменном бланке компании обязаны присутствовать реквизиты согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003, то есть эмблема, наименование, ИНН, КПП, ОКПО, ОГРН, справочные данные.

Данные о фирме, подготовившей информацию, должны быть предельно подробными. Сокращения в документе не допускаются. Кадровый работник информацию о должности, периодах работы для справки обязан брать из личной карточки сотрудника, приказов о приеме, переходе в иной отдел или смене должности, то есть, на основании имеющихся доказательств. Информация о доходах сотрудника указывается на основании штатного расписания, ведомостей на выплату заработной платы.

Справка с работы должна содержать достоверную и актуальную информацию, в противном случае фирме может быть выписан штраф. В случае, когда прилагаются дополнительные документы, это следует зафиксировать в самой справке в виде приложения. При получении бумаги заявитель обязан проверить ее на наличие ошибок и запросить новый вариант в случае их обнаружения.

Документ передается из рук в руки лично работнику. Предоставлять информацию о рабочей деятельности другого сотрудника организация не имеет права согласно закону о защите персональных данных (ФЗ-152).

Закон не запрещает фирме готовить справки на английском или ином иностранном языке.

Форма справки с места работы должна содержать следующие пункты:

• Вверху ставится наименование организации, затем внизу юридический адрес и телефон;
• Следующей ставят дату составления справки. В центре название документа «Справка» и ее номер;
• Ниже указываются необходимые данные и непременно ФИО сотрудника, кому выдана;
• После указывается, с какой целью выдан документ (или «по месту требования»);
• Внизу бумагу обязан завизировать либо глава компании, либо его уполномоченный представитель, с указанием должности и расшифровкой подписи. Если в фирме есть печать, то ставится и печать.

Справка с работы от ИП

• Получатель;
• Дата и номер документа;
• ФИО сотрудника;
• Должность сотрудника;
• Данные и подпись ответственного.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, то необходима только подпись уполномоченного лица.

Для получения визы

Для оформления визы потребуется указание таких сведений, как величина заработной платы и трудовой стаж, то есть информация, которая поможет консульству принять решение о платежеспособности и благонадежности туриста.

Для консульства лучше оформлять справку на бланке учреждения и указывать адресата. Предварительно надлежит внимательно изучить требования определенного консульства касательно формы документа.

Для судебных органов и других ведомств

Судебные органы могут запросить справку с целью определения материального положения, занятости истца или ответчика. Документ обязан содержать следующие факты:

• ФИО, должность;
• Доходы за определенный период;
• Стаж работы.

Документ удостоверяется руководителем.

Для органов социальной защиты.Например, справка с работы может быть нужна для получения государственного пособия. Документ должен обязательно содержать информацию, соответствующую определенной ситуации, что не оформлялся отпуск по уходу за ребенком, пенсия и т.п.

Для работодателя с другого места работы.Если работодателю требуется правильно рассчитать больничные или декретные, он имеет право запросить информацию с другого места службы. В данном случае подойдет общая форма справки, описанная выше.

Для оформления кредита.При рассмотрении заявки на кредит, банк оценивает платежеспособность заемщика. Бумага с места службы удостоверяет, работает ли физическое лицо по трудовому договору и какой имеет доход.

Многие организации по просьбе работников указывают завышенную величину зарплаты, но это неправильно и может привести к дальнейшим проблемам при погашении кредита.

В организации должен обязательно вестись учет выданных справок по месту работы. Данные должны записываться в отдельный журнал, где необходимо указывать порядковый номер и краткое содержание.

Часто работающие граждане обращаются к своему работодателю с просьбой выписать справки с места работы, которые им нужно предоставить в разнообразные места. ТК РФ обязует компании и предпринимателей при поступлении письменного заявления от их работников, выдавать подобные документы в трехдневный срок. В основном, это справка о зарплате и с места работы.

В компании справка с места работы по месту требования оформляется кадровой службой, а сведения о заработной плате - бухгалтерией.

Работники чаще всего просят выдать такой документ, как справка о средней заработной плате, который они предоставляют в КСЗТН для оформления субсидий, социальных пособий и других льгот. Также эти документы запрашивают кредитные учреждения при выдаче кредитов и займов. Банки часто просят этот документ составлять по форме 2-НДФЛ или на их собственном бланке.

При смене работы увольняющиеся сотрудники подают заявления о выдаче им справок и справки о сумме зарплаты за предыдущие два года. Они необходимы работнику, чтобы на новом месте пользоваться стандартными вычетами, и при необходимости ему правильно было начислено пособие по временной нетрудоспособности.

Сотрудники могут просить оформить им документы с места работы для подтверждения их занятости, должности и т. д. Как правило, это запрашивают государственные органы, судебные инстанции, приставы, миграционная служба при выдаче загранпаспорта и т.д. Их также требуют предоставить по месту работы от одного из родителей при оформлении пособий по рождению и уходу за детьми, так как эти суммы может получить любой из родителей.

Выдаваемая справка может одновременно содержать данные о профессии и сумме вознаграждения.

Независимо от места представления этого документа, желательно чтобы работник указывал, какие именно данные нужно включать в выдаваемый документ. После этого инспектору по кадрам обязательно надо взять с него согласие на разглашение персональных данных. В противном случае к организации могут быть применены установленные законом меры наказания.

Как написать справку с места работы по месту требования

Справка составляется на фирменном бланке компании. Ее можно выписывать в свободной форме, или же заполнять с помощью специализированных программ, которые формируют этот бланк по запросу автоматически. Главное требование, чтобы она включала все необходимые обязательные реквизиты.

Вверху документа указывается его наименование. Здесь же проставляется регистрационный номер справки.

На следующей строке записывается место и дача оформление справки.

Повествовательная часть бланка начинается с фразы «Дана». Затем указывается полностью Ф.И.О. работника в дательном падеже. Далее следует подтверждение, что сотрудник действительно числится у данного работодателя, при этом обязательно указывается его наименование, и должность согласно штатному расписанию и заключенному трудовому контракту. Желательно в этом же разделе записать реквизиты приказа о приеме на работу - номер и дату.

Также в бланке при необходимости нужно подтвердить настоящий статус работника, например, «Продолжает работать по настоящее время».

Обращаем внимание! Если справка предоставляется для получения детских пособий, в текст документа необходимо включить информацию о том выдавалось ли оно на предприятии работнику или нет. Если документ должен содержать данные о том, что работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то записывается имя и год рождения малыша.

Далее заполняется информация об адресате, куда документ будет направляться. Эти данные можно записывать внизу справки с места работы, или в самом начале документа, в правой верхней его части. В некоторых случаях допускается не вносить информацию о получателе справки. Тогда внизу документа указывается, что она предъявляется по месту требования.

Ниже бланк подписывает должностное лицо, которое его составляло с указанием профессии и Ф.И.О.

Очень часто информацию, содержащуюся справке, нужно заверять руководителю. Поэтому желательно для этого предусмотреть соответствующую строку. Для упрощения процедуры во многих документах присутствует только одна подпись директора компании.

Во многих случаях сотруднику может понадобиться справка с места работы, образец которой не установлен на законодательном уровне. Это значит, что компания вправе использовать собственную форму этого документа. О том, как правильно составить справку, как выглядит готовый бланк и образец ее заполнения – в этой статье.

Может пригодиться в самых разных ситуациях. Основное назначение состоит в том, что он подтверждает стаж сотрудника, название его текущей должности и в некоторых случаях размер зарплаты. Форма во многом зависит от того государственного органа или частной компании, которая требует предъявить его. Чаще всего справка пригождается в таких случаях:

• для расчета выплат по больничному листу, а также в связи с выходом в декретный отпуск;
• для предъявления в качестве доказательства в судебных разбирательствах;
• в случае возможной поездки в дальнее зарубежье документ понадобится для получения визы (гостевой, рабочей);
• для подтверждения стажа и факта трудовой занятости в военкомате;
• в местное отделение пенсионного фонда;
• для предоставления в органы опеки;
• в некоторых случаях такая справка может понадобиться по требованию банка;
• для назначения государственных выплат в связи с уходом за ребенком.

Не стоит путать справку с места работы , . Эти документы имеют сходные назначения, но разную форму.

Если оформляется виза на поездку

В случае, как необходимо оформить визу для поездки за рубеж, к справке могут быть предъявлены особые требования. Важно заранее учесть условия, которые ставит иностранная компания. Как правило, они сводятся к трем важным требованиям:

1. Текст пишется на английском языке. Понадобится сделать профессиональный перевод, для чего необходимо обратиться к соответствующим специалистам.
2. Такую справку желательно составлять только на официальном бланке компании, на котором будет изображены ее логотип и приведены контактные данные.
3. Наконец, в документе, как правило, приводится письменное утверждение сотрудника о том, что после возвращения из зарубежной поездки он продолжит сотрудничать с основным работодателем.

Подробный видео комментарий о том, как оформить справку с места работы по образцу для получения шенгенской визы:

Для предъявления на новой работе

Больничные листы, выплаты по декретному отпуску и некоторые другие пособия рассчитываются на основе среднего заработка сотрудника за определенный период времени (как правило, от полугода). Поэтому когда сотрудник попадает на новое место работы, ему следует заранее позаботиться о том, чтобы все сведения о стаже и средней зарплате были подтверждены.

Для этого наряду со справкой с места работы произвольного образца можно также оформить справку о доходах за последний год. По общему правилу документ выдается в последний официальный рабочий день, когда увольняющийся сотрудник получает также трудовую книжку.

В отдел социальной защиты

Если предъявить её требуют какие-либо государственные органы, как правило, они разрабатывают собственный образец, который можно узнать заранее и принести на работу в качестве примера. Обычно требования предъявляются не к форме, а к содержанию.

В случае с отделением соцзащиты есть своя специфика. Поскольку документ обычно нужен для начисления социальных пособий, то отдельной строкой в ней нужно прописать, что гражданин не оформлял декретный отпуск за время работы а, значит, пособия не получал.

В органы опеки

Если сотрудник принял решение оформить опеку над несовершеннолетним, соответствующие органы также могут потребовать предоставление справки с места работы в соответствии с их образцом.

Основное назначение в данном случае – подтверждение дохода за последний год. Как правило, наряду с ней органы опеки требуют принести и копию трудовой книжки, каждая страница которой заверена печатью и подписью работодателя.

На биржу труда

Если по каким-то причинам сотрудник уволился с последнего места работы, ему понадобится справка по образцу, который разработан специально в центре занятости. В данном случае наибольшее значение имеют сведения и о стаже гражданина и о его доходах за последний год.

При получении пособия за ребенка

При рождении ребенка согласно действующему законодательству полагается несколько видов государственных выплат. Они могут быть как регулярными, так и единовременными. В некоторых случаях опять же понадобится оформление справки от работодателя. Подробнее об этом можно узнать из видеосюжета.

В Пенсионный фонд

Предоставление в местное отделение Пенсионного фонда предполагается только в тех случаях, когда гражданин должен подтвердить свой трудовой стаж за 2 непрерывных года, которые он отработал до 31 декабря 2002 года. Причина в том, что до этого времени данные о трудовом стаже граждан разрозненны, и в некоторых случаях именно она служит единственным источником достоверной информации.

В военкомат

Предоставление в военный комиссариат требуется для того, получить сведения о работе призывника, который встает на первичный воинский учет. Дело в том, что канцелярия военкомата ведет обязательный учет данных о текущем месте работы каждого призывника.

Для детского сада

Необходимость предоставления в детский сад связано с тем, что родители могут уехать в отпуск на достаточно длительный срок (например, на несколько месяцев). Более распространенный случай получения документа связан с необходимостью получения полной или частичной компенсационной выплаты за летнюю путевку в лагерь для детей.

В судебные органы

Нередко она также пригождается для предоставления в разные судебные инстанции. Чаще всего она служит дополнительным или основным доказательством в разрешении таких споров:

• восстановление сотрудника на последней работе;
• дела о назначении или алиментов;
• споры о возмещении материального ущерба, который был нанесен компании из-за ошибочных действий или бездействия работника;
• споры по административным делам;
• разбирательства по выплате компенсаций, с причинением вреда здоровью.

В банки

Также документ может пригодиться в тех случаях, когда сотруднику нужно подтвердить свои доходы в банке или другой кредитной организации. Как правило, требуются сведения за прошедший год.

Образец 2019

Поскольку законодательство не предъявляет каких-либо требований к содержанию этого документа, то в основном следует исходить из требований организации или государственного органа, которым нужно предоставить его. Документ распечатывается на обычном листе формата А4, можно использовать фирменный бланк компании.

Вне зависимости от конкретного образца и требований по месту предъявления, справка от работодателя содержит следующие сведения:

• полное наименование организации с указанием контактных данных и реквизитов;
• сведения о работнике (ФИО, официальное название должности, стаж работы на данном месте и сведения о зарплате за определенный период времени);
• дата, подпись и расшифровка подписи ответственного лица, а также печать компании.

Бланк и образцы некоторых документов представлены ниже: как видно, особенности содержания текста зависят от того, по какому месту требования ее нужно предъявить.

В большинстве случаев организации или государственные органы не принимают копию справки, поэтому важно сразу заказать такое количество образцов, которое понадобится по требованию организаций или государственных органов (по месту предъявления).

Процедура оформления

Процедуру оформления документа в общем виде описывает Трудовой кодекс. Он указывает, что её предоставление – это обязанность работодателя. На практике сложилась такая процедура ее выдачи:

1. Сначала сотрудник пишет заявление, образец которого можно взять в отделе кадров.
2. Заявление принимается в работу.
3. Работодатель обязан предоставить справку в течение 3 рабочих дней . Отсчет этого срока начинается с того рабочего дня, который следует за днем подачи заявления.
4. В назначенный день работник принимает документы и ставит подпись в журнале регистрации документооборота предприятия.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Так как документ имеет юридическую силу вне зависимости от образца, который был использован при его составлении по месту требования. Поэтому работодателю важно понимать, что он несет полную ответственность за сведения, предоставленные в справке.