Если деньги в подотчет берет руководитель. Выдаем денежные средства в подотчет

», ноябрь 2017

С внесением поправок Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У порядок выдачи подотчетных денежных средств стал проще.

Заявление от сотрудника стало необязательным

Ранее единственным способом предоставления работнику подотчетных сумм являлась заявка от сотрудника, подтвержденная письменным согласием руководителя. Теперь заявление от сотрудника для выдачи денежных средств под отчет стало необязательным.

С вступлением в силу изменений юрлица могут выдавать деньги под отчет, основываясь на распоряжении руководителя в письменной форме. ЦБ РФ не уточнил вид данного документа, а значит, он может составляться в свободной форме. Но обязательными требованиями остается: сумма, подлежащая к выдаче, срок, подпись ответственного лица (руководителя) и дата. Соблюдение включения данных пунктов требует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, который раскрывает порядок ведения кассовой дисциплины.

Но стоит заметить, что выдавать денежные средства можно и на основании заявления самого сотрудника.

Преимущество юрлиц состоит в выборе формы использования документа. Запрета на использование одновременно двух форм нет. С одной стороны, отказ от заявления сотрудника облегчает работу бухгалтерии. Процесс предоставления денежных средств под отчет раньше включал составление заявления сотрудником, визирование от руководителя, проверку в бухгалтерии на наличие всех пунктов, а также исправление ошибок. А с другой стороны выплата на основании распорядительного документа не требует обязательного письменного подтверждения ознакомления сотрудником. Но рекомендуется требовать подпись работника как доказательство об изучении документа.

Неотъемлемым плюсом в нововведении является выдача авансов сразу нескольким сотрудникам. В данном случае достаточно одного письменного распоряжения руководителя с перечнем лиц для осуществления выдачи средств.

Также не запрещается использовать выдачу средств на основании приходно-кассового ордера и (или) перечислять на карточку сотрудника деньги под отчет. В заявке сотрудника или приказе при перечислении денег на карту обязательно должны содержаться реквизиты банковской карты. В назначении платежа следует указать, что денежные средства перечисляются под отчет. Это необходимо для того, чтобы при проверке налоговые органы не засчитали данные суммы в доход сотрудника и не удержали из них НДФЛ.

Для структурированности и единообразия порядка выплаты подотчетных сумм рекомендуется внести в учетную политику формы документов, которые будут служить базой для определения выдачи, а также зафиксировать способы перечисления.

Выдача денег при непогашенной задолженности

Также теперь деньги можно выдавать при непогашенной задолженности за предыдущие полученные авансы.

Ранее действовало правило, что сотрудник мог получить под отчет денежные средства, если за ним не числилась задолженность по ранее полученным авансам. Сотрудник должен был полностью погасить долги на основании составления авансового отчета, предоставления подтверждающих документов и только после этого получить новую сумму под отчет. За неисполнение данного пункта налоговые органы вправе были применить штраф до 50 000 руб.

Сейчас данное правило отменено, и нет оснований не выдавать авансы под отчет, даже если есть долги по предыдущим выдачам. На данном этапе необходимо дополнительно отслеживать задолженности по каждому сотруднику и требовать отчетность за полученные деньги. Сроки предоставления отчетных документов устанавливаются юрлицом самостоятельно. После истечения трех дней установленного срока сотруднику необходимо отчитаться за выданные суммы. Накапливать долги нецелесообразно, так как налоговые органы при обнаружении сумм, по которым нет отчетных документов, могут удержать с них НДФЛ. Работодатель вправе удержать данную сумму из заработной платы сотрудника при непредоставлении отчетности в срок, но только с его письменного согласия.

Законодательные акты не запрещают варьировать использование новых поправок в действующей кассовой дисциплине. Например, можно в положении о подотчетных деньгах запретить выдавать авансы, если за сотрудником числятся долги, или указать допустимые ограничение по сумме задолженностей, при которой выдача запрещена. Допустим, если за сотрудником числится задолженность более 5 000 руб., то новую сумму он сможет получить только после предоставления полного отчета по ранее полученным авансам.

Обратите внимание на суммы под отчет

Изменений по суммам выдачи средств под отчет не произошло, однако нужно быть внимательнее к суммам расчета наличными с юрлицами, если деньги для этого выдаются под отчет сотруднику.

Юрлицо имеет право выдавать под отчет своим сотрудникам любые суммы – ограничения законодательством не предусмотрены. Но работодатель должен учитывать, что между юрлицами ограничены и не должны превышать более 100 000 руб. по одному договору.

Если юрлицо захочет приобрести товар или услугу за наличный расчет от своего лица и выдаст аванс сотруднику более 100 000 руб. для осуществления покупки, то произойдет нарушение кассовой дисциплины. По данному пункту предусмотрен штраф в размере 50 000 руб. При такой сделке выдавать деньги под отчет можно в сумме до 100 000 руб. Поэтому осуществлять крупную покупку за наличный расчет необходимо по нескольким договорам и в предусмотренной законодательством сумме лимита.

Пример

Компания «Бухгалтер» хочет приобрести компьютерное оборудование у компании «Поставщик». А именно: монитор – 25 600 руб., системный блок – 55 200 руб., блок питания – 16 000 руб., клавиатура и мышь – 5660 руб., за наличный расчет в общей сумме 102 460 руб.

Чтобы не нарушить кассовую дисциплину, необходимо заключить два договора от имени компании «Бухгалтер». И тогда факт покупки не будет противоречить законодательству.

Следует отметить, что лимита по наличным расчетам между физическими и юридическими лицами не существует. Поэтому сотрудник может приобрести товар, услуги от своего имени, в этом случае соблюдать ограничение в пределах 100 000 руб. не надо.

Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

1. Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления лица, по распорядительному документу руководителя организации. Причем, распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег .
   

   Примечание : Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642

2. Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый аванс при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни ( Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги подотчет, частью приказа об . Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Для обеспечения правильности учета, достоверности информации и контроля при расчетах с сотрудниками, получившими деньги под отчёт утвердите " "

Приказ о выдаче денежных средств из кассы под отчет смотреть

Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Примечание : Скачать приказ руководителя.doc 38 Кб

ООО «Гаспром»

ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 1984

о выдаче подотчетных сумм из кассы

г. Киров.... ...... .... ... ... ... ... 14.09.2017

В целях приобретения канцелярских принадлежностей ПРИКАЗЫВАЮ:

Выдать Е.В. Иванову из кассы сумму 10 000 (Десять тысяч) руб. на срок пять календарных дней.

Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера А.С.Петрову.

Директор __________ А.В. Мюллер

С приказом ознакомлен(а):

Е.В. Иванов

А.С. Петрова

Какие санкции возможны, если выдать подотчётные деньги на год?

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок . Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет?

1. Выдать деньги на хозрасходы можно как штатным работникам, так и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

2. Размер средств, выдаваемых в подотчет директору, законодательно не регламентирован.

3. Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками - не более 100000 рублей по одному договору.

к меню

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ выдачи ДЕНЕГ в ПОДОТЧЕТ

Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.

1. Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя

Итак, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится ().

Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия

Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.

к меню

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету, авансовому отчету

Можно ли физику-подрядчику выдать наличные под отчет?

Теоретически нет никаких ограничений. Об этом же пишет Центробанк в Письме ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 .

Ведь договор подряда, заключенный с физлицом, относится к договорам гражданско-правового характера, а наличие такого договора позволяет выдавать деньги под отчет.

Но если вы не хотите присваивать статус подотчетника физику-подрядчику, то вы вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой "на исполнение такого-то договора". В Указании () не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет – в нем просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты, несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы. ФНС считает, что можно принять к учету расходы, оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Вы не забыли, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» товарного чека, БСО написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные. Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 : расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты). Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки. Как возместить эти расходы?

Налоговые органы по-разному оценивают подобные ситуации. В одних случаях считают работника подотчетным лицом, в других - расценивают операцию как приобретение у сотрудника имущества.

Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (). В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.

Существует ли максимальная сумма, которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства?

Законодательно не установлено лимита денежных средств, которые могут быть выданы в подотчет сотруднику. Также не установлен и единый максимальный срок использования подотчетных сумм.

Примечание : Пример заполнения авансового отчета при командировке.docx 25 Кб

Таблица на оборотной стороне отчета тоже не нужная.

Расписка, которая под линией отреза - это анахронизм, тоже выкидывается, уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть.

Что нужно оставить в форме авансового отчета ?

Данные о предыдущем авансе - остаток или перерасход. Они позволяют сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником.

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах, товарных чеках, также лучше оставить. Ведь такие бумаги - важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Смотрите, например письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Бланк скачать: Excel (48 кб)

Как отразить в учете организации удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной на командировочные расходы?

1. 
   Даются разъяснения про кассовые операции и кассовую дисциплину в 2014 согласно проекта Указания ЦБ РФ №3210-У. Описан учет денежных средств в кассе, ведение и заполнение кассовой книги для ИП. Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ.
2. 
   Указан порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями наличных денег, поступивших в их кассы, а также предельный размер.

Подотчетные деньги — это определенная сумма денег бюджетной организации, выдаваемая сотруднику на осуществление расходов по целевому назначению. Это могут быть расходы:

• командировочные;
• на хозяйственные нужды учреждения;
• представительские.

Основной нормативный документ, регулирующий взаиморасчеты с подотчетными лицами, это Указания Центрального Банка России №3210-У от 11.03.2014. Выдать деньги подотчет можно только работникам организации, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договора.

До 19.08.2017 действовал запрет на сотрудников-должников, то есть работникам, за которыми числится задолженность, было запрещено давать деньги под отчет. Изменения, утвержденные новыми Указаниями №4416-У от 19.08.2017 данный запрет отменили.

Как выдавать

Для этого необходимо оформить два документа: заявление от сотрудника, в котором указана сумма, целевое направление, сметный расчет и прочая информация, и .

Дополнительно в организации должны быть разработаны и утверждены обязательные локальные документы:

1. Положение о расчетах с подотчетными лицами.
2. Распоряжение об утверждении максимальной суммы подотчета (законодательно не ограничено).
3. Приказ об установлении максимального срока, на который выдаются деньги (нормативно ограничений не установлено).
4. Приказ об установлении срока предоставления авансового отчета по выданным деньгам (не более трех рабочих дней).

По желанию руководителя, в организации может быть установлен перечень работников, которым выдача подотчетных средств разрешена.

За нарушение порядка выдачи средств подотчет, проверяющие вправе наложить штраф по статье 15.1 КоАП до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Как отчитываться работнику

Допустим, что сотрудник уже представил заявление руководителю и получил одобрение.

На основании приказа, кассир выдает наличные из кассы организации, либо бухгалтерия перечисляет на карту сотрудника.

Совершая покупку, работнику нужно обязательно сохранять подтверждающие документы.

Когда сотрудник закончил траты, перед ним встает вопрос, как отчитаться за подотчетные деньги. Для этого он обязан составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. В документе следует указать: какую сумму он получил, сколько потратил и на какие цели, каков остаток. Приложить к отчету подтверждающую документацию (квитанции, чеки, товарные накладные, билеты и прочее).

Отчет проверяет ответственный бухгалтер или главбух. Затем передают на утверждение руководителю. После этого производятся окончательные расчеты с сотрудником: или доплата перерасхода. Если работник не желает возвращать неизрасходованный остаток, то сумму можно .

Как отчитывается руководитель

Точно так же, как и любой другой работник. Нужно составить отчет, приложить чеки и другие подтверждающие документы, вернуть остаток выданной суммы.

Ситуация, в которой директор учреждения отказывается отчитываться или возвращать денежные средства, встречаются не часто. Но если встал вопрос, как взыскать с директора подотчетные денежные средства, бухгалтеру бюджетного учреждения можено рекомендовать:

1. Грамотно объяснить руководителю, чем грозит его поведение: административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственностью, которая может стать причиной его отстранения от обязанностей.
2. Рассказать о размерах штрафов, которые выпишут проверяющие, за нарушение кассовой дисциплины, за искажение финансовой отчетности.
3. Напомнить, что невозвращенные средства могут быть направлены на другие важные расходы учреждения, в том числе на премии или развитие деятельности.

Удержать средства из заработной платы без распоряжения и согласия руководителя нельзя. Невозвращенную сумму подотчета следует подвергнуть налогообложению, то есть удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Максимальный срок выдачи денег под отчет - установлен ли он в 2018 году? От ответа на этот вопрос напрямую зависит порядок выдачи и возврата отчетных средств. Разберемся, что по данному поводу говорят нормативные документы и контролирующие органы, в нашей статье.

Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством?

Порядок выдачи наличных под отчет зафиксирован в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.

При этом данный порядок однозначно устанавливает единственный срок - тот, в течение которого подотчетный сотрудник обязан отчитаться за полученные от работодателя средства. Он равен 3 дням, отсчитываемым от последнего дня периода, на который была выдана подотчетная наличность.

ВАЖНО! Правило о 3-дневном сроке необходимо соблюдать абсолютно всем работникам фирмы, и руководитель не исключение (даже если он владелец фирмы).

О том, как выглядит заявление подотчетника-директора, см. в статье .

Отдельно следует упомянуть о случаях направления сотрудников в командировку. При этом 3 дня отсчитываются от даты возвращения командированного (п. 26 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Данный срок увеличить нельзя.

Оформить авансовый отчет вам поможет наша публикация .

Больше никаких сроков ни указание № 3210-У, ни иные нормативные источники не устанавливают. Означает ли это, что деньги, выдаваемые под отчет, можно возвращать когда угодно?

Устанавливать ли срок выдачи денег под отчет?

Любой ответ на этот вопрос имеет свои положительные и негативные последствия. Стоит понимать, что, определяя конкретный срок выдачи подотчетных денег, предприятие будет обязано его соблюдать. В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу. Штраф за это нарушение составляет 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. для юрлиц (п. 1 ст. 15 КоАП РФ).

При этом абсолютно обоснованными такие претензии признать нельзя, поскольку напрямую такое нарушение, как несвоевременный возврат подотчетных средств, в ст. 15 КоАП РФ не предусмотрено. Однако такой риск существует, и о нем необходимо помнить.

Подробнее о возможных наказаниях за нарушения при работе с наличностью читайте в статье .

В свою очередь, если срок возврата подотчетной наличности не будет нигде зафиксирован, то и у контролеров не может быть никаких претензий по ее несвоевременному возврату. Правда, и в этом случае проблемы с налоговой не исключены. Так, в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704 налоговики выразили мнение о том, что при неуказании срока выдачи наличных под отчет такой срок считается равным 1 дню. Однако никакими правовыми актами свою позицию они не аргументируют.

В связи с вышеизложенным принимать решение на уровне локальных внутрикорпоративных актов об установлении (или неустановлении) сроков выдачи под отчет стоит на основе оценки собственной хозяйственной ситуации и возможных рисков.

Обязательно ли оформлять заявление для получения подотчетных сумм, узнайте по .

Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств?

Обычно приказ составляется не отдельно для установления сроков, а для описания всей процедуры выдачи подотчетных сумм. В таком приказе стоит указать:

• размер выдаваемых сумм;

ВАЖНО! Максимальный размер подотчетных сумм к выдаче также законодательно не установлен. Его, как и срок выдачи денег под отчет, хозсубъекты определяют самостоятельно.

• сроки, на которые средства выдаются подотчетникам;
• перечень сотрудников, правомочных получать подотчетные деньги;
• описание процедуры представления авансовых отчетов.

Следует иметь в виду, что предельные сроки, на которые будут выдаваться средства подотчетникам, могут быть как одинаковыми для всех сотрудников компании, так и установлены для каждого из них индивидуально.

Примерный образец приказа о подотчетных лицах вы можете скачать по этой ссылке:

ВАЖНО! Все организационные моменты, касающиеся процедуры выдачи и возврата подотчетных средств, должны закрепляться только в приказах, но не в учетной политике. Иначе изменить эту процедуру в случае необходимости будет проблематично (п. 6 ст. 8 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки?

Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет. При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства - потрачены на целевые расходы. В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.

Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.

ВАЖНО! Обратите внимание на письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5, в котором ведомство сообщает, что до момента утверждения руководством авансового отчета невозможно однозначно определить, возникнет ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход и какова будет сумма этого дохода.

Можно ли в 2018 году выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи .

Итоги

Ни минимальные, ни максимальные сроки выдачи денег подотчетникам законодательно не установлены. Хозсубъекты вправе определить их самостоятельно. Зафиксировать данные сроки можно в локальных актах предприятия. При этом закон не обязывает предприятие составлять такие распорядительные документы.

О законодательной базе, касающейся сферы расчетов с подотчетниками, см. статью .

17.08.2017, 15:41

Какие правила выдачи денег в подотчет из кассы в 2017 году обязательны для применения работодателями? Правда ли, что с 19 августа применяются новые правила выдачи наличных без заявления? Можно ли перечислять деньги на банковскую карту? Ответим на основные вопросы и приведем 6 главных правил оформления подотчетных сумм.

Список лиц, имеющих право получать деньги

Организация-работодатель в силу норм законодательства о бухгалтерском учете обязана организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Заявление на выдачу денег под отчет: новшества 2017 года

До 19 августа 2017 года для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявление в произвольной форме, в котором требовалось указать необходимую сумму, а также пояснить, на какие цели она будет потрачена. Заявление могло выглядеть так (бланк):

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании. Приведем образец приказа о выдаче подотчетных сумм в 2017 году:

Вы можете скачать образец приказа о выдаче денег в подотчет в 2017 году по .

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2017 году

Какую максимальную сумму можно выдавать в подотчет? Можно ли выдать большую сумму генеральному директору на длительный срок? Правда ли, что выдавать больше 100 000 рублей нельзя? Такие вопросы зачастую возникают у бухгалтеров и кадровых работников.

Напомним, что предельный размер расчета наличными – 100 000 рублей по одной сделке не применяется при выдаче денег под отчет (п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У). Ведь эта предельная сумма применяется исключительно при расчетах с другими организациями или индивидуальными предпринимателями (п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). Следовательно, работнику организации можно выдавать и большую сумму. Так, например, руководителю (директору) можно выдать, допустим, 350 000 рублей и это не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

В 2017 году подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Отчет за полученную сумму: обязателен или нет?

Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.

До 19 августа 2017 года нельзя было выдавать деньги под отчет, если работник не представил отчет о ранее полученных суммах. Однако с указанной даты такие требования из пункта 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У исключены.

Когда нужно отчитаться по полученными суммам: сроки

Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Выданные под отчет денежных средства не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами. В связи с этим, некоторые недобросовестные лица пытаются уйти от налогов и взносов путем выдачи денежных средств под отчет на неопределенный срок. Экспертам нашего портала, к примеру, известна ситуация, когда директор ООО выдал сам себе под отчет довольно крупную сумму (550 000 рублей) и в приказе не указал срок возврата. Он думал, что эти деньги теперь можно не возвращать. Однако это совершенно не так! Налоговики считают, что если срок возврата не прописан, то отчитаться по полученным суммам нужно в день их получения. Если отчета нет, то налоговики могут расценить денежные средства как доход директора. И, как следствие, доначислить НДФЛ и страховые взносы. Аналогичная ситуация и с выдачей денег под отчет рядовым сотрудникам.

Обратите внимание: специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Измените положение о ведении кассовых операций с 19 августа

Итак, как мы уже сказали, порядок выдаче денег в подотчет с 19 августа 2017 года изменился. В связи с этим организациям целесообразно обновить положение о работе с подотчетными суммами. Мы подготовили для наших читателей образец нового положения (с учетом поправок 2017 года), который вы можете скачать.

6 главных правил выдачи под отчет в 2017 года

Теперь перечислим 6 главных правил выдаче подотчетных сумм в 2017 году:

1. Под отчет можно выдавать любую сумму, в том числе, более 100 000 рублей;
2. Для получения денег под отчет с 19 августа 2017 года заявление от работника получать не обязательно. Достаточно приказа руководителя.
3. С 19 августа 2017 года выдавать наличные под отчет можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу.
4. Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
5. С 19 августа 2017 году нужно обновить Положение о расчете с подотчетными лицами.