Что такое делопроизводство и документооборот
Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует делопроизводство. В чем его особенности, какие виды бывают, и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?
Что такое делопроизводство
Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.
Делопроизводство - это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.
Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается который в дальнейшем инициирует определенные действия.
Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века оформился официально, будучи закрепленным в нормативных документах на государственном уровне.
Делопроизводство и документооборот - что это такое?
Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.
Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.
В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.
Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:
Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:
- Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
- Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
- Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
- Если необходимо, оформляется официальный ответ.
- Последний этап - оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.
Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:
Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:
- движения документов;
- карточки документов;
- электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.
Особенности судебного делопроизводства
Многие задаются вопросом, что такое судебное делопроизводство, и в чем его отличие от общего. Судебное дело - это немного другой пакет документов и материальных свидетельств. Правильное его хранение и перемещение обеспечивает прозрачность работы правоохранительной системы. в отличие от организационного, не может быть добровольным. Оно ведется уполномоченными лицами и строго контролируется. Для него нормативно и строго определены все этапы, вплоть до уничтожения.
Функции секретаря
Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют себе, что такое делопроизводство и документооборот. Для секретаря же это - профессиональная деятельность.
Секретариат предприятия выполняет основную функцию по По форме и особенностям работы организацию делопроизводственной службы предприятия делят на такие виды:
- Централизованная - все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику-делопроизводителю или старшему секретарю.
- Децентрализованная - секретари и сотрудники, выполняющие их обязанности, рассредоточены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
- Смешанная - наиболее часто встречается в крупных организациях.
Особенности документооборота на предприятии напрямую будет зависеть от того, какая форма секретариата принята.
Инструкция по делопроизводству
Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.
Инструкция по делопроизводству - это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.
Ведение делопроизводства
В небольших организациях с невысоким уровнем документооборота (менее 200 в год) не встает вопрос, что такое ведение делопроизводства. Все решается силами самих сотрудников или даже руководителя.
Если обязанности ведения делопроизводства не являются для сотрудника прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, то следует издать указ о возложении этих функций. В данном документе следует подробно расписать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.
Особенности кадрового делопроизводства
Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.
Кадровое делопроизводство - это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения - отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.
Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.
Оптимизация делопроизводства
Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.
Это связано с двумя факторами:
- сопротивление нововведениям сотрудников предприятия;
- нехватка финансов.
Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.
Документооборот или документационное обеспечение - это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение. Различные источники определяют взаимосвязь документооборота и делопроизводства описана по-разному. В одних источниках говорится, что документооборот - это часть делопроизводства, в других , наоборот, делопроизводство - это часть документооборота. Вообще делопроизводство - это ведение канцелярских дел в учреждении. И если рассматривать документооборот и делопроизводство, то можно сделать вывод, что в ряде случаев некоторые процессы документооборота в организации могут не попадать под требования организации делопроизводства (например, электронная переписка между сотрудниками предприятия). В работе авторы предлагают рассматривать делопроизводство как нормативные основы ведения документооборота с возможной реализацией децентрализованного процесса учета документов.
Документационное обеспечение в учреждении является основной деятельностью. Целью документооборота является осуществление управления информацией при принятии управленческих решений. Информация бывает разной, она может заключаться в сообщениях по электронной почте, в документах, которые пришли из другого структурного подразделения, распоряжения руководства и другое. К такой информации могут относиться приказы, распоряжения, уведомления о неких изменениях в учреждении. Информация, которая приходит в учреждение обрабатывается, затем оформляется в соответствии с требованиями стандартов, которые могут быть закреплены в инструкциях или положениях по документированию.
Вообще документ - это информация, которая записана на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют ее распознать. Существует многоаспектная классификация документов. Все документы разделяются на следующие потоки документов:
· Входящие документы;
· Исходящие документы;
· Внутренние документы.
Входящие документы - это те документы, которые приходят из вышестоящих органов управления, из подведомственных организаций, из других подразделений, из других организаций, и, конечно, от граждан. К таким документам могут относится приказы, распоряжения, письма, жалобы граждан и другие. Входящие документы обычно регистрируются и записываются в журнал входящих документов.
Исходящие документы - это те документы, которые отправляются из учреждения. К таким документам могут относится приказы, распоряжения подведомственным организациям, отчеты, например, вышестоящим органам управления, письма и другие. Исходящие также как и входящие регистрируются и записываются в журнал исходящих документов.
Внутренние документы - это те документы, которые из учреждения не выходят. К таким документам могут относится приказ, распоряжение начальника подчиненному, объяснительные записки, докладные и другие.
В данной работе рассмотрена классификация документов в зависимости от потоков документов. Ниже будут проанализированы разновидности каждого из потоков.
Сначала будет рассмотрена следующая классификация входящих документов:
· документы, которые не требуют ответа;
· документы, которые требуют ответ;
· документы, которые приходят из подведомственных учреждений и организаций;
· личная переписка;
· обращения граждан.
Теперь следует проанализировать исходящие документы. К классификации исходящих документов относятся следующие составляющие:
· ответы на обращения граждан;
· ответы на входящие документы, которые были присланы из других учреждений.
Последний поток документов, который еще не классифицирован- это внутренние документы. К внутренним документам относятся следующие разновидности:
· приказы;
· распоряжения;
· служебные записки;
· поручения.
По форме предъявления можно рассмотреть следующую классификацию:
· на электронных носителях, в частности письма, пересылаемые по электронной почте;
· на бумажных носителях;
· документы, которые отсылают с электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись позволяет проверить, принадлежит ли подпись владельцу сертификата ключа.
По срокам рассмотрения и исполнения документы можно классифицировать на следующие части:
· регламентные;
· нерегламентные.
Регламентные документы - это документы, которые должны быть исполнены в определенный срок.
Нерегламентные документы - это документы, которые не имеют сроков рассмотрения и исполнения.
Следующая классификация документов по сфере исполнения:
· организационно-распорядительный документ;
· справочный документ;
· научно-технический документ;
· финансовый документ;
· отчетно-статистический документ.
В зависимости от структуры бывают следующие документы:
· сложно-структурированный документ;
· простой документ.
По степени допуска к документам, бывают следующие документы:
· открытые документы;
· документы с грифом ограничения доступа.
В зависимости от происхождения бывают следующие документы:
· служебные или официальные документы;
· личные документы.
Служебные или официальные документы - это документы, которые составлены физическим или юридическим лицом в определенном порядке, отражающие интересы учреждения.
Личные документы - документы, которые отражают интересы определенного лица. Их еще называют именными документами.
По юридической силе бывают следующие документы:
· оригинальные документы;
· отпуск;
· заверенные копии;
· дубликаты;
· выписки.
Оригинальные документы - это документы, которые были созданы первыми или изготовлены в единственном экземпляре, подписанные автором.
Копия документов - это документы, в которых находится полная информация оригинального документа и его вид, но данный вид документов не имеет юридической силы.
Отпуск документов - копия документа, которая изготовлена под копирку при оформлении оригинального документа и которая остается в учреждении.
Заверенные копии - копии, которые имеют юридическую силу.
Дубликаты - это повторные экземпляры оригинального документа, которые имеют такую же юридическую силу, как оригинальный документ.
Выписки - это часть документа, заверенная должностным лицом и печатью, в котором указан документ, из которого он был выписан.
По форме изложения бывают следующие документы:
· индивидуальные;
· трафаретные;
· типовые;
· примерные;
· унифицированные.
Индивидуальные документы - это документы, которые излагаются в произвольной форме.
Трафаретные документы - документы, в которых структура и часть содержания заранее были готовы, а другие части заполняются при составлении.
Типовые документы - это документы, которые описывают определенные явления и процессы. К таким относятся типовые инструкции.
Примерные документы - документы, которые используются при составлении документов по аналогичным документам.
Унифицированные документы - это документы, которые входят в какую- либо унифицированную систему.
По срокам исполнения бывают следующие документы:
· без указания срока исполнения;
· срочные.
По срокам хранения бывают следующие документы:
· документы временного хранения (до 10 лет);
· документы постоянного хранения;
· документы долговременного хранения (свыше 10 лет).
Выше рассмотрена полная классификация документов .
Рассмотренные выше документы, их движение и называется документооборотом.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы :
· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрация документов;
· контроль исполнения;
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
· отправка или направление в дело.
Теперь целесообразно рассмотреть каждый этап подробней.
Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов выполняется сотрудниками делопроизводства. Электронные письма обычно приходят каждому сотруднику, и поэтому выполняется обработка не только сотрудниками делопроизводства, но и отдельными сотрудниками.
Этап предварительного рассмотрения и распределения документов. Этот этап предусматривает распределение документов по отдельным сотрудникам, в чьем ведении тот или иной вопрос, либо кому адресован документ.
Регистрация документов играет важную роль. Этот этап нужен, чтобы какой-либо документ не был утерян и чтобы проследить исполнение данного документа.
Контроль исполнения - является следующим этапом. Он подразумевает контроль за своевременностью и качественным исполнением документов.
Информационно-справочная работа подразумевает место нахождения документа, у кого данный документ и в каких документах находится информация по какому-либо вопросу.
Исполнение документов, их составление, согласование и оформление является предпоследней стадией обработки документов.
Отправка или направление в дело является последним этапом. После того, как документ исполнен, смотрят срок документа и отправляют с подшитыми документами по данному вопросу в дело.
Выше была рассмотрена классификация документов. В связи с этим выделяются следующие виды документооборота :
· внешний;
· внутренний.
Внешний документооборот - это документооборот, в котором документы приходят из других учреждений.
Внутренний документооборот - это документооборот, в котором движение документов происходит только по данному учреждению.
В зависимости от типа организации выделяются следующие документообороты :
· централизованный - это документооборот, при котором существует единая система регистрации и учета документов;
· децентрализованный - это документооборот, в котором нет единой системы регистрации и учета документов;
· смешанный - это документооборот, в котором имеют место быть и децентрализованный и централизованный документообороты. Такой вид документооборота применяется на больших предприятиях, в которых происходит большой объем документов.
Документооборот в настоящее время не является идеальным, хоть и много о нем говорят и написано в литературе не мало. Во многих организациях существуют нерешенные вопросы, которые препятствуют улучшению управления учреждением. Поэтому движение документов в учреждении продуман не достаточно эффективно, некоторые документы проходят длинным путем к адресату, операции с этим документом дублируются. Часто путь, который документ проходит намного дольше, чем время работы над ним.
Оформление документов в соответствии со стандартами является основополагающей частью в переписке с другими организациями, учреждениями, предприятиями. Как раз делопроизводство предназначен для правильного написания документов различных видов в разные места приема. Существуют следующие государственные стандарты оформления документов:
· ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;
· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
· ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.
Стандарт ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения предусматривает термины и определения в области архивного дела и делопроизводства. Термины и определения, которые записаны в данном государственном стандарте должны отражаться во всех видах документации и литературе по делопроизводству и архивному делу .
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования распространяется на управление документами во всех организациях. Он распространяет свое влияние на все форматы документов и на все носители. В стандарте содержаться положения о процессах, которые связаны с документами учреждения, положения об ответственности, процедурах, политике, в нем находятся методические рекомендации по внедрению и проектированию систем управления документом .
Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). К унифицированной системе организационно-распорядительной документации относятся приказы, распоряжения, письма, акты, протоколы, решения. Государственный стандарт предусматривает: требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению, правильное расположение реквизитов. Требования данного государственного стандарта рекомендуемые, но в тоже время обязательные, потому что неправильно оформленный документ может стать причиной задержки работы организации, государственного учреждения, так как неправильно оформленный документ могут неправильно понять и отправить на доработку в то структурное подразделение, откуда он пришел. Правильное оформление документов является важной составляющей работы организации, учреждения с другими структурными единицами, особенно если это касается государственных учреждений, с которыми вы работаете или намерены работать .
ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик является межгосударственным. Страны, которые приняли данный стандарт: Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызия, Молдова, Российская Федерация, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан и Украина. Данный стандарт устанавливает реквизиты, то есть их содержание, представление, состав, электронных ресурсов, которые являются базой данных .
Делопроизводство в организации либо учреждении - это поток информации, который должен правильно быть оформлен, учтен и зарегламентирован.
У каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки.
К достоинствам делопроизводства относится, в первую очередь, оперативный доступ к необходимым документам. Оперативный доступ к необходимым документам определяет организацию как хорошо организованную, структурированную организацию, с которой легко сотрудничать. Существуют следующие преимущества делопроизводства:
· эффективность управления за движением документов;
· хранение документов по одному виду деятельности в едином месте;
· формирование архива документов.
У делопроизводства существуют как достоинства, так и недостатки. Теперь целесообразно рассмотреть следующие недостатки делопроизводства :
· устаревшая база нормативных документов, регламентирующих деятельность документационного обеспечения и ведения делопроизводства;
· слабая систематизация в подходах к реализации типовых процедур, которая не позволяет быстро исполнять или создавать документы;
· недостаточная оснащённость современными средствами компьютерной техники подразделений, которые связаны с организационно-кадровой работой;
· недостаточная или отсутствие единой коммуникативно-транспортной сети, которая объединяет хранилища документов разных подразделений организации или учреждения;
· применение недостаточно соответствующих норме электронных технологий, которые приводят на разных операциях документа (создания, обработки, хранения и контроля исполнения) к использованию неправильных решений;
· слабая эффективность системы контроля и оперативного реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения.
Классификация документов разнообразна и по объему считается как большая. Взаимосвязь документооборота своеобразна и многие источники конкретизируют ее по-разному. Документооборот как и делопроизводство - это самостоятельные части в учреждении. Документооборот - это движение документов в учреждении, а делопроизводство - это создание или оформление документов в соответствии с требованиями или, по-другому, стандартами. В каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки. Что касается документооборота, то идеального нет, а существуют некие усовершенствования по быстрому прохождению пути к адресату. Достоинства и недостатки делопроизводства рассмотрены.
Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.
Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов.
Определение и назначение
Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.
Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.
Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.
Типы документов
В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:
- Входящие . Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
- Исходящие
. Они составляются для следующих целей:
- в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
- в виде запроса для последующего получения ответа.
Они подготавливаются на основании внутренних документов.
- Внутренние . Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.
Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.
К общим атрибутам относятся:
- Регистрационный номер . Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
- Код по номенклатуре дел . Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
- Источник . Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих - название сторонней организации, отправившей запрос.
- Исполнитель . Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.
Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.
Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:
- Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
- Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.
Внутренние могут иметь следующие атрибуты:
- список исполнителей, то есть составителей;
- срок исполнения;
- перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.
Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:
- список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
- срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
- основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.
Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.
Правила и этапы обработки документов
Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.
Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:
- Первичная обработка
. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
- обратный адрес есть только на нём;
- конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
- дата написания и время отправления бумаг отличаются;
- на конверте имеются пометки отправителя.
Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.
- Предварительное рассмотрение . На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
- Регистрация
. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
- внутренняя;
- входящая;
- исходящая;
- конфиденциальная;
- коммерческая.
Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:
- для внутренних и коммерческих - порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
- коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
- Рассмотрение руководителем
. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
- фамилия и должность исполнителя;
- сроки выполнения.
Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.
- Направление на исполнение . На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
- Контроль выполнения
. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
- текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
- предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
- итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.
Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.
- Подшивка
. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной .Он должен соответствовать следующим требованиям:
- создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
- может быть представлен в бумажной форме;
- содержит все обязательные атрибуты;
- имеет структуру, соответствующую бумажным документам.
Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.
О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:
Любая организация, независимо от формы собственности и сферы деятельности, создает документы. Приказы, протоколы, письма, электронные и бумажные. Все они входят в состав общего и кадрового делопроизводства предприятия. От того, насколько грамотно налажен этот процесс, напрямую зависит успех бизнеса и процветание фирмы.
Общие основы делопроизводства организации
Делопроизводство – это процесс создания и оборота всех документов организации. Включая их прием, обработку, постановку на контроль и исполнение. На предприятии этой деятельностью занимается секретарь, офис-менеджер или целое подразделение, возглавляемое ведущим специалистом – документоведом.
Основные этапы делопроизводства это:
- Создание либо получение документов, включая их регистрацию.
- Контроль за исполнением документа, передача его адресованным должностным лицам, подписание, ответ и другие действия.
- Оформление документа на оперативное либо архивное хранение. В некоторых случаях возможно уничтожение дел и бумаг.
Ведение делопроизводства на предприятии может быть организовано разными способами, наиболее распространены следующие виды:
- децентрализованный – документы создаются, принимаются и обрабатываются в каждом подразделении индивидуально. Подобное актуально для крупных предприятий с разноплановой деятельностью;
- централизованный – в организации действует специальное подразделение, занятое исключительно работой с документацией. Это может быть секретариат, отдел делопроизводства или один сотрудник, выполняющий эти функции. Характерно для небольших и средних предприятий;
- смешанный – включает в себя совокупность первых двух типов.
Как бы ни было организованно делопроизводство – это должно быть отражено в нормативных документах предприятия.
Делопроизводство и документооборот на предприятии – организационная необходимость
От того насколько грамотно организован процесс документооборота напрямую зависит финансовый успех деятельности предприятия. Руководителям следует подбирать грамотный персонал, регулярно отравлять секретарей на повышение квалификации и следить за изменениями в законодательстве.
В любой организации делопроизводство – это, по сути, «кровеносная система» предприятия. При грамотном подходе оно функционирует бесперебойно, поставляя нужные бумаги ответственным должностным лицам, отправляя письма, убирая ненужные документы на хранение.
Любой руководитель компании понимает, что делопроизводство - это система, которая должна действовать четко и грамотно. Если необходимо, следует рассмотреть различные варианты электронных помощников и, соответственно, обучить персонал работать в этих системах.
Кадровое делопроизводство как основа стабильной работы предприятия
На большинстве крупных предприятий активно занимаются не только общим, но еще и кадровым делопроизводством. То есть системой, включающей в себя документы связанные с персональными и трудовыми данными работников.
Кадровое делопроизводство отличается гораздо более жестким нормированием. Большинство документов оформляются на типовых бланках. Все формулировки, и записи должны соответствовать законодательству - в частности, Трудовому Кодексу. Кроме того, на предприятии существуют свои акты, регламентирующие рабочие отношения с сотрудниками.
Организацией кадрового делопроизводства занимается всегда отдельное подразделение предприятия. Если фирма небольшая, то это может быть один сотрудник, но в этом случае у него в трудовом договоре должны быть прописаны соответствующие обязанности.
Названия же у подразделений могут быть самые разные:
- "Отдел кадров";
- "Служба персонала";
- "Менеджеры по персоналу";
- "HR-отдел".
Регламентация делопроизводства и документооборота
Структура делопроизводства предприятия должна быть обязательно прописана в локальных нормативных актах.
Это могут быть:
- коллективный трудовой договор;
- инструкция по делопроизводству организации;
- должностные инструкции сотрудников, непосредственно связанных с работой с документами;
- устав предприятия.
Любые нормативные документы предприятия, касающиеся кадрового и общего делопроизводства, не должны противоречить действующему законодательству.
Грамотно организованное кадровое и общее делопроизводство – это основа стабильной работы предприятия.
"Энциклопедия делопроизводства" – представляет собой электронное издание, призванное ответить на вопросы, которые могут возникнуть на любом этапе работы с организационно-распорядительными документами, начиная от документирования и заканчивая передачей дел в архив организации.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Термин "делопроизводство" возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТ Р 7.0.8-2013.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 делопроизводство предполагает прежде всего создание документов или документирование , т.е. запись информации на носителе по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит "Общероссийский классификатор управленческой документации", в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В организационно-распорядительных документах фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Делопроизводство однако предполагает не только создание документов, но также и документооборот, хранение и использование документов в текущей деятельности организации.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:
- регистрируемые и нерегистрируемые документы;
- входящие, исходящие и внутренние документы;
- направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен учитываться при организации делопроизводства, а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Наряду с документооборотом в понятие "делопроизводство" также включены оперативное хранение документов (хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения) и их использование .
В "Энциклопедии делопроизводства" рассмотрены все составные части делопроизводства.
Первая и вторая части ориентированы на документирование информации, а именно: часть "Правила оформления организационно-распорядительных документов" рассказывает о составе и требованиях к оформлению реквизитов документов, а также о разработке бланков документов". Вторая часть "Системы документации" состоит из трех подчастей: система организационно-правовой документации, система распорядительной документации, система информационно-справочной документации, которые содержат описание каждого вида документа, а также требования, предъявляемые к нему.
Третья часть "Энциклопедии делопроизводства" носит название "Организация работы с документами" и посвящена другим составляющим делопроизводства. Данная часть тоже состоит из подчастей: организация документооборота и оперативное хранение документов.
В заключительной части "Служба документационного обеспечения управления" говорится о функциях службы делопроизводства, ее структуре и регламентации ее деятельности.
В конце хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:
1. В работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами.
2. От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.
В связи с этим "Энциклопедия делопроизводства" предназначена не только специалистам службы делопроизводства, но также и другим специалистам организации, работа которых тем или иным образом связана с документами.
Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО "ТЕРМИКА". За получением разрешения следует обращаться по e-mail: