Как ввести новый вил неявки в 1с. Порядок работы с обработкой «Анализ неявок»

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 ведется по тем сотрудникам, заработная плата которых зависит от количества отработанного времени (повременщики).

Существует два способа учета отработанного времени:

• Учет отклонений от планового времени. В данном случае фиксируются все неявки на работу (отгул, отпуск, больничный и т. п.). Данный способ учета так же отражает незапланированные работы (сверхурочные).
• Данный способ отражает не только незапланированные работы и неявки, но и время, отработанное по графику – сплошная регистрация.

Если вас интересует, где найти табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3, томить не буду — его там нет. Для целей расширенного учета по з/п специально приобретается решение 1С ЗУП 8.3. О ней мы и поговорим.

Первым делом необходимо на текущий год (на год ведения табеля). В меню «Настройка» выберите пункт «Производственные календари».

Если календарь не был ранее создан, его необходимо создать и заполнить автоматически, проверив корректность и при необходимости внести изменения.

Графики работы

После заполнения производственно календаря в 1С ЗУП, вам необходимо создать и заполнить графики работы сотрудников. Для этого перейдите в меню «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников».

График можно заполнить автоматически, при необходимости скорректировав.

Графики работы можно задать для сотрудников такими документами, как, «Прием на работу» и «Кадровый перевод».

В ЗУП есть возможность массово изменять график работы сотрудникам.

В таких ситуациях, когда у сотрудника на определенный период времени изменялись условия рабочего времени (например, сокращенный день), для них указываются индивидуальные графики. Настройка индивидуальных графиков располагается в меню «Зарплата». При наличии индивидуального графика у сотрудника за определенный период, программа не будет учитывать основной.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Зарплата», пункт «Табели». В табеле используются обозначения, которые находятся в справочнике «Виды использования рабочего времени». При необходимости указания нескольких видов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.

Табель можно заполнить автоматически, скорректировав при необходимости данные. На некоторых предприятиях используются СКУД (системы контроля и управления доступом). Вся суть заключается в том, что все входы и выходы фиксируются при помощи электронно-пропускной системы. Эти данные можно перегрузить в табель учета рабочего времени, исключая при этом необходимость вести его вручную.

Для того чтобы была возможность изменять данные в табеле относительно графика работы, в настройках программы нужно снять галку «Проверять соответствие фактического времени плановому». В противном случае если в табеле будет указано рабочее время, например, в выходной по графику работы, документ не будет проведен.

Следует помнить, что при одновременном ведении и табелей и документов отражения, табель будет иметь высший приоритет при получении отработанного времени для расчета зарплаты.

Форма Т-13

В 1С ЗУП 3.1 для просмотра отработанного времени есть печатная форма «Т-13». Сформировать данный отчет можно из раздела «Зарплата», выбрав пункт «Отчеты по зарплате». Необходимый вам отчет будет называться «Табель учета рабочего времени Т-13».

Если в программе 1С Зарплата и Управление персоналом работают и кадровики, и расчетчики, то наверняка специалисты отдела кадров используют документы кадрового контура: это «Отпуска организаций», «Неявки и болезни организаций», «Командировки». Эти документы не имеют отношения к расчету заработной платы, их роль — фиксировать в программе случаи отклонений от нормы рабочего времени сотрудников и отслеживать неявки.

Наличие в программе кадровых документов позволит специалистам по расчету заработной платы ускорить ввод документов для начисления отклонений. Для этого в программе предусмотрен очень удобный сервис «Анализ неявок».

Порядок работы с обработкой «Анализ неявок».

Открыть обработку «Анализ неявок» можно, щелкнув по гиперссылке на закладке «Расчет зарплаты» на рабочем столе пользователя: Другой способ — из главного меню программы, пункт «Расчет зарплаты по организациям» — «Анализ неявок»:

Откроется форма обработки:

Рассмотрим подробно порядок работы с этим сервисом, а также его возможности.

Обработка предназначена для автоматического формирования расчетных документов отклонений на основе кадровых.

Формировать документы можно в целом по организации или по одному из ее подразделений (для этого необходимо выбрать подразделение в соответствующем реквизите):

Формирование документов можно осуществлять в целом за период (для этого переключатель должен быть установлен в положении «за период» и заполнены дата начала и окончания периода, за который должны быть сформированы документы), либо по виду документа (для этого необходимо установить переключатель в положение «по документу»).

Также возможно формирование расчетного документа на основании конкретного кадрового документа. Для этого необходимо указать конкретный документ в реквизите справа от типа документа:

Переключатель при этом должен быть установлен в положение «по документу».

После выбора документа в таблице «Неявки» автоматически появляется строка с данными выбранного документа: сотрудником, датами начала и окончания отпуска, видом неявки и ссылкой на документы — кадровый и расчетный. В нашем случае расчетного документа еще нет, и графа «расчетный документ» пуста.

Если мы формируем расчетные документы на основании нескольких введенных кадровых, то для заполнения таблицы неявок необходимо воспользоваться кнопкой «Заполнить», и программа автоматически заполнит таблицу в соответствии с заданными в шапке обработки условиями.

Например, если мы установили переключатель в положение «За период», то в таблицу попадут документы «Отпуска организаций», «Командировки организаций» и «Неявки и болезни организаций» за указанный период:

В нижней части формы обработки указывается месяц, в котором будут произведены начисления по кадровым документам.

Создать расчетные документы на основании кадровых можно при помощи кнопки «Создать документы». При помощи кнопок «Рассчитать» и «Провести» можно выполнить соответствующие действия с указанными документами.

Если нет необходимости обрабатывать какие-то документы, то можно вручную снять флажки в соответствующих строках. Кнопки «Установить флаги», «Снять флаги» и «Инвертировать флаги» служат для удобства отметки обрабатываемых документов.

При помощи кнопок «Открыть кадровый» и «Открыть расчетный» можно открыть документы в строке, на которую установлен курсор.

Таким образом при помощи сервиса «Анализ неявок» в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 редакция 2.5 можно автоматически формировать расчетные документы на основании кадровых.

Но сейчас многие организации начинают работать с третьей редакцией 1С ЗУП, и поэтому мне задают много вопросов о том, как воспроизвести ту или иную ситуацию в ЗУП 8.3. И сегодняшняя моя статья — на ту же тему, но на примере новой редакции 1С Зарплаты.

Почасовой невыход в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (редакция 3.0).

1. Первоначальная настройка.

а. Настройка состава начислений и удержаний.

Если в организации практикуются почасовые внутрисменные невыходы, то перед началом ведения учета в 1С Зарплата и Управление Персоналом необходимо выполнить настройку соответствующей неявки.

Для этого необходимо в разделе «Настройка» перейти по ссылке «Расчет зарплаты», и в открывшейся форме настройки щелкнуть по ссылке «Настройки состава начислений и удержаний»:

Откроется форма соответствующей настройки, где необходимо открыть вкладку «Учет отсутствий» и взвести флажок «В том числе внутрисменные» в строке «Прогулы и неявки» (флажок «Прогулы и неявки» также должен быть взведен).

Для записи настроек нажимаем на кнопку «Применить и закрыть».

б. Проверка основных начислений сотрудников.

Важно!!! Для корректного расчета внутрисменных невыходов у работников с месячным окладом необходимо, чтобы при приеме на работу сотруднику было назначено начисление «Оплата по окладу (по часам)».

2. Настройка начисления.

После этого настраиваем начисление «Отсутствие по невыясненной причине (внутрисменное)». В разделе «Настройка» выбираем пункт «Начисления» и в открывшемся списке начислений кнопкой «Создать» вводим новое начисление.

Вводим наименование и код начисления (код — если это необходимо).

На закладке «Описание» выбираем назначение начисления — «Неявка по невыясненным причинам».

Так как такая неявка не оплачивается, вторая закладка — «Расчет базы» — недоступна.

На закладке «Учет времени» устанавливаем переключатель «Вид времени» в положение «Неполные смены» и выбираем вид времени из классификатора использования рабочего времени. Для выбора открывается справочник «Виды использования рабочего времени», в котором выбираем предопределенный элемент «Неявки по невыясненным причинам».

Буквенный код, которым будет обозначен данный невыход в форме «Т-13″ соответствует указанному в колонке «Буквенный код» для этого вида времени.

На закладке «Приоритет» добавляем виды начислений, приоритет которых выше нашего невыхода, т.е. они будут вытеснять его:

Записываем и закрываем наше начисление.

3. Ввод невыхода.

Следующий этап — ввод невыхода. Ввести его можно как , так и отдельным документом.

Рассмотрю второй способ ввода невыхода. Для этого в программе предназначен документ «Прогул, неявка». Для ввода нового документа выберем раздел «Учет времени», пункт «Все отсутствия». Откроется журнал неявок. Нажмем на кнопку «Создать» и из открывшегося меню выберем вид документа «Прогул, неявка»:

Откроется форма нового документа.

Здесь необходимо выбрать месяц начисления, организацию (если в базе ведется учет по нескольким организациям), сотрудника, которому вводим невыход.

При установленном флажке доступен реквизит «Часы отсутствия». Вводим дату и время отсутствия сотрудника.

После ввода всех данных документ проводится и закрывается кнопкой «Провести и закрыть».

4. Расчет зарплаты.

Проверим, как работает наш вид начисления.

Рассчитаем зарплату за май. Для этого в разделе «Зарплата» выберем пункт «Все начисления» и создадим новый документ «Начисление зарплаты». Установим период «Май 2014″. Кнопкой «Заполнить» заполним документ списком всех сотрудников, а затем воспользуемся поиском в документе и отберем записи по Базину А.В.:

Как видим, что при окладе 65000 руб. за май рассчиталась неполная сумма — 63708,61. Чтобы посмотреть, как это получилось, воспользуемся кнопкой «Показать подробности расчета». Форма табличной части документа изменится:

Теперь видно, что при норме времени в мае 151 час сотруднику Базину оплачено 148 часов, т.е. введенный нами невыход вытеснил оплату по окладу.

Таким образом настраиваются и вводятся почасовые невыходы в 1С Зарплата и Управление Персоналом редакция 3.0.