Какие нужны справки при увольнении с работы. Выдача трудовой книжки. Расчет взносов на соцстрах

13.02.2019 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа

В день увольнения, то есть в последний день работы, надо выдать работнику под роспись все необходимые документы (ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 , Закона N 255-ФЗ, п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). А именно:

• трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма N Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• справку о сумме зарплаты за текущий и два предшествующих года для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком;
• разд. 6 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица" расчета по форме РСВ-1. В этом разделе надо указать сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, т.е. с начала текущего года по дату увольнения. Получите от работника письменное подтверждение того, что вы передали ему эти сведения (п. 35 Инструкции N 987н). Например, работник может расписаться на экземпляре разд. 6 расчета по форме РСВ-1, который останется у вас;
• справку 2-НДФЛ за текущий год.
  Кроме того, по письменному заявлению работника вы должны выдать ему и иные документы, связанные с его работой, например копии:
• приказов о выплате ему премий;
• приказа об увольнении.

Вы обязаны выдать работнику перечисленные документы в день увольнения, даже если он не вернул числящееся за ним имущество организации или не подписал обходной лист.

Если в день увольнения работник не может получить трудовую книжку и документы, направьте ему по почте ценным письмом с описью вложения уведомление о необходимости получить документы или дать согласие на их отправку по почте.

Если работник по каким-либо причинам не получил трудовую книжку в последний день работы, то вы обязаны выдать ее ему в течение трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления.

Еще по теме:

Учитывая, что претензии по правильности и соблюдению процедуры увольнения работодателями сотрудники предъявляют работодателям довольно часто, передача кадровых документов при увольнении должна осуществляться с особой тщательностью.

О том, какие документы забрать при увольнении, а также о том, какие документы, выдаваемые при увольнении, может дополнительно затребовать сотрудник, часто задают вопросы и работодатели, и работники. Ответим на наиболее часто встречающиеся из них.

Какие документы выдаются при увольнении? Подробный перечень изложен в отдельных статьях Трудового и Налогового кодексов, а также законодательных актах, регулирующих вопросы исчисления и уплаты страховых взносов в ПФР и ФСС. О том, какие документы отдают при увольнении кадровые службы, описано в статье 84.1 ТК РФ. Среди них – трудовая книжка, справка о сумме начисленной за текущий и два предыдущих года заработной платы (требуется при начислении больничных и пособий по уходу за ребенком). Согласно Законам № 255-ФЗ и № 27-ФЗ, Инструкции Минздравсоцразвития № 987н, работнику выдается информация о дополнительных страховых взносах, уплаченных работодателем на накопительную часть пенсии (при их уплате). Также работнику передаются копии индивидуальных сведений, не представленных в ПФР страхователем, и сведения о страховых взносах, перечисленных в счет застрахованного лица. Документы от работодателя при увольнении выдаются в день увольнения.

Какие документы подписывают при увольнении? Работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с приказом об увольнении. Также он должен расписаться в получении трудовой книжки и сведений, предоставляемых в Пенсионный фонд. Если по какой-либо причине работник в день увольнения отсутствует на рабочем месте, указанные документы направляются ему по почте ценным письмом. Таким образом работодатель обезопасит себя от возможных претензий в будущем, поскольку законодательством предусмотрена ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении. Помимо административного штрафа, с работодателя в пользу бывшего работника может быть взыскана сумма заработной платы, начисленная за дни задержки выдачи документов.

Помимо вышеперечисленных, какие документы требовать при увольнении от бывшего работодателя может работник? К таким документам относятся копии приказов об увольнении, о премировании и других видах поощрений, а также копии других документов, изданных работодателем и касающихся его работы. Указанные документы выдаются работнику по его письменному заявлению. О том, какие документы запросить при увольнении, работник решает исходя из необходимости предоставления им в дальнейшем этих документов для конкретных целей. Кадровым и бухгалтерским службам следует иметь в виду, что копии вышеперечисленных документов работник имеет право запросить не только в день увольнения, но и более поздние сроки.

Главный документ, который работодатель обязательно должен выдать работнику в день увольнения, это его трудовая книжка. Но кроме того по письменному запросу работника работодатель обязан предоставить ему заверенные копии документов, связанных с работой сотрудника в данной организации (ст. 84.1 ТК РФ). Посмотрим, что это могут быть за документы.

Какие справки выдаются при увольнении работника

Чаще всего работники запрашивают у работодателей справки о зарплате при увольнении. Правда, они бывают нескольких «видов».

Вместе с другими справками при увольнении по собственному желанию или по иным основаниям работник может запросить форму 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). В ней указываются сведения о доходах работника с начала года по дату его увольнения.

Документы и справки при увольнении с «пенсионными данными»

Кроме прочих справок с места работы при увольнении работнику должны быть предоставлены персонифицированные сведения, касающиеся взносов, начисленных с его заработной платы и иных вознаграждений, а также сведения о стаже (п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). В связи с этим работнику выдается:

• раздел 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" расчета по страховым взносам (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@) с индивидуальными сведениями работника за период с начала квартала по дату его увольнения;
• форма СЗВ-М (

В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую книжку. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника на работу на определенную должность, записи о перемещениях в компании на разных должностях, если они имели место.

В конце – запись об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса, являющейся основанием причины увольнения.

Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или по согласованию с работником отправить ее по почте.

Справка по форме 2-НДФЛ

Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление.

Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен. За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению

Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.

Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.

Сведения персонифицированного учета

С 2017 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.

Выписка из отчетности по страховым взносам

Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М

С 2017 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня обращения. Чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, стоит попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.

Количество отчетов на одного работника должно равняться количеству месяцев, которые работник проработал в организации или у индивидуального предпринимателя.

Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме СЗВ-М. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка – на работника, которому форма выдается.

Медицинская книжка

Отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров. Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Другие документы

Статьей 62 Трудового кодекса установлена обязанность работодателя выдавать по требованию работника копии документов, имеющих отношение к трудовой деятельности работника. Это, например (перечень не закрытый):

• копии приказов о переводах на другую работу;
• справки о заработной плате;
• справки о периоде работы у данного работодателя;
• акты о несчастном случае на производстве и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.

Если поступил запрос на локальный нормативный акт, например, можно сделать заверенную выписку, касающуюся только заявителя.

Копии приказов о приеме на работу и об увольнении работодатель обязан выдать на основании статей 69 и 84.1 Трудового кодекса соответственно.

А статья 89 Трудового кодекса дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные в рамках Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Вы решили уволиться. В последний рабочий день увольняющийся специалист должен забрать из отдела кадров или бухгалтерии несколько важных документов. Предлагаем Вам список этих документов.

Копия приказа

В случае прекращения трудового договора работодатель оформляет, а сотрудник подписывает соответствующий приказ (распоряжение). При желании работник может получить заверенную копию этого приказа. Для этого нужно обратиться с письменным заявлением к нанимателю ().

Работодатель не может отказать сотруднику в выдаче копий документов, связанных с его работой: приказа об увольнении, о приеме на работу, о переводах, о поощрениях и проч. (). Они предоставляются ему бесплатно ().

Трудовая книжка

В нее вносится запись с обоснованием об увольнении. Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек в организации, и печатью компании. Сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 255 «О трудовых книжках»). Еще его просят оставить автограф в Книге учета трудовых книжек и вкладышей: это подтвердит факт получения трудовой книжки на руки, и, как следствие, избавит работодателя от возможных претензий.

Если сотрудник не сможет забрать документ в день увольнения, то наниматель направит ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кроме того, сотрудник может подать бывшему нанимателю заявление на выдачу трудовой книжки. И ее вернут в течение трех дней со дня получения «прошения».

Справка о сумме заработка за два календарных года предшествующих году прекращения работы

Эта справка необходима будущим работодателям для расчета выплат по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком.

Бывший наниматель должен выдать сотруднику эту справку без препятствий. Если работник не получит документ в день увольнения, то он может обратиться к работодателю с письменным заявлением. Последний выдаст справку в течение трех дней ( ; ).

«Пенсионные» данные

В день увольнения наниматель должен выдать сотруднику документ, который содержит сведения (суммы начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и проч.), направленные работодателем в ПФР за период работы сотрудника в компании ()

Также работник может получить («под роспись») копии его индивидуальных сведений, которые не были представлены компанией в Пенсионный фонд (). Эти сведения работодатель передаст в ПФР в установленные законом сроки.

Медицинская книжка

Отдельные категории работников должны проходить обязательные медицинские осмотры за счет работодателя (). Данные о прохождении медицинских осмотров подлежат внесению в личные медицинские книжки, оформление и выдача которых осуществляются в соответствии с Приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 N 402 «О личной медицинской книжке и санитарном паспорте» .

Пока человек трудится на предприятии его медкнижка хранится в отделе кадров компании. При увольнении (расторжении трудового договора) она должна выдаваться работнику, потому что является его собственностью.

Что входит в перечень документов, которые должны выдать при увольнении по собственному желанию? Для тех, кто впервые решил прекратить трудовые отношения по собственной инициативе, полезно будет узнать обо всех нюансах увольнения.

Правила делопроизводства

Статья 80 ТК РФ.

Увольнение по собственному желанию регулируется статьей 80 ТК РФ. Если между сторонами заключен бессрочный договор, то работник обязан уведомить нанимателя о предстоящем увольнении за 2 недели. Для того чтобы поставить работодателя в известность о своем уходе, сотрудник пишет заявление на увольнение, которое и будет основанием для расторжения трудовых отношений.

По истечении данного срока уведомления работодатель обязан оформить все документы для увольнения по собственному желанию. В первую очередь необходимо издать приказ, в котором указать основание и дату прекращения трудовых отношений. С приказом сотрудника необходимо ознакомить под роспись.

Кадровые и бухгалтерские документы

Справка о доходах физлица.

В последний рабочий день наниматель обязан отдать работнику трудовую книжку, а также иные документы по его требованию. Законодательство не содержит перечень иных документов, поэтому они предоставляются только по просьбе.

Отдел кадров должен по письменному требованию предоставить копии хранящихся в нем документов. Сотруднику при увольнении может понадобиться следующее:

• медицинская книжка;
• копии приказов о поощрениях или переводах;
• копия трудового договора;
• свидетельства и сертификаты о повышении квалификации.

Копии кадровых документов должны быть заверены печатью организации и выдаются по письменному требованию в течение 3 дней.

Особенно при увольнении для сотрудника важны справки из бухгалтерии. Исходя из практики, необходим следующий список бухгалтерских справок:

1. Справка о начисленных и оплаченных налогах, которая составляется по специально утвержденной форме 2-НДФЛ, необходима для предоставления по новому месту работы, если увольняемый имеет право на налоговые вычеты.
2. Справка о доходах по форме 2Н выдается работодателем, даже если сотрудник ее не требует. Эти сведения используются для расчета по больничному листу, и если она не будет предоставлена новому работодателя, то начисления будут производится только исходя из тех сумм, которые были получены уже на новом месте работы.
3. Для того чтобы встать на учет в центр занятости, необходима справка о заработной плате за последние 3 месяца. Как правило, этот документ выдается при сокращении штата. Сведения, указанные в справке, используются для начисления пособия по безработице.

Все справки должны быть оформлены надлежащим образом и содержать подпись главного бухгалтера и руководителя, а также печать организации.

Ответственность нанимателя за задержу документов

Статья 234 ТК РФ.

При выдаче трудовой книжки сотрудник расписывается в ее получении в Книге учета и движения бланков строгой отчетности. В случае если в последний рабочий день увольняемый отсутствовал на работе, работодателю следует отправить заказное письмо с просьбой явиться за получением документов. В этом же письме можно уточнить, согласен ли уволенный, чтобы трудовую книжку и бухгалтерские справки наниматель отправил по почте.

Важно! Пересылка по почте документов, принадлежащих работнику, без письменного его согласия запрещена.

За несвоевременную выдачу трудовой книжки работодатель может быть привлечен к материальной ответственности. Законодательство исходит из того, что такими действиями наниматель препятствует уволенному устроиться на новую работу. Статьей 234 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем неполученного работником заработка за весь период задержки.

В судебном порядке уволенный вправе требовать возмещение морального вреда. Определяя размер компенсации, суд исходит из степени вины работодателя. Судом также учитываются индивидуальные особенности личности сотрудника, которые определяют его физические и моральные страдания.

Для того чтобы избежать злоупотреблением правом со стороны работника, при его отказе от получения трудовой книжки работодатель должен составить соответствующий акт.