Справка с указанием графика работы. Справка с места работы по месту требования: образец справки, требования к ее оформлению

В небольших компаниях достаточно обратиться с просьбой к руководителю или в соответствующий отдел:

• в кадровый — если нужна справка о стаже, должности или месте работы;
• о заработной плате — в бухгалтерию.

На крупных предприятиях все сложнее: для получения справки необходимо написать заявление, указав количество экземпляров, цель получения и что именно необходимо указать в справке. Прописывать, куда она нужна, необязательно, достаточно формулировки «по месту требования».

Заявление пишется на листе бумаги и адресуется руководителю предприятия (как правило, на каждом предприятии есть готовые образцы таких заявлений).

Срок выдачи справки — 3 рабочих дня с момента подачи заявления или устного обращения (ст. 62 ТК РФ). Работодатель не вправе отказать в выдаче справки, а сотрудник вправе требовать предоставления любой информации относительно его трудовой деятельности на предприятии работодателя. В противном случае работник может обратиться в суд.

Какие справки можно получить по месту работы?

• 2-НДФЛ — справка о заработной плате сотрудника

2-НДФЛ получают в бухгалтерии, эта справка имеет унифицированную форму. Используют для получения различных пособий, налогового вычета и подтверждения дохода при получении кредита в банке. При увольнении работнику выдают справку за текущий год и два предшествующих, чтобы на новом месте работы ему могли рассчитать пособие по беременности и родами или пособие по временной нетрудоспособности (больничный).

Пример справки 2-НДФЛ

Иногда государственные органы, посольства и другие структуры требуют документ о средней заработной плате сотрудника. В таких случаях выдается обычная справка с указанием среднего заработка, а не унифицированная 2-НДФЛ. Справка о средней заработной плате заполняется как справка с места работы. В тексте указывается ФИО сотрудника, должность, с какого периода занимает должность, работает в организации и указывается заработок. Справка заверяется руководителем предприятия или уполномоченным сотрудником.

• Справка с места работы по месту требования

Получают в кадровой службе. Не имеет унифицированной формы. Составляется в произвольном виде, если на предприятии не разработан специальный бланк. Справка с работы по месту требования должна содержать:

• наименование организации, ее реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес, телефон);
• порядковый номер;
• дату выдачи;
• данные, которые подтверждаются;
• подпись руководителя организации.

Примерный бланк:

или еще один образец справки по месту требования:

Наличие печати желательно, но с 2016 года не обязательно. Юридические лица и индивидуальные предприниматели не обязаны удостоверять бумаги оттисками печати.

Присутствие неточностей, помарок и исправлений в справках не допускается. При получении необходимо проверять на факт опечаток и ошибок.

Пример заполненной справки для ФСС
(для получения пособия по уходу за ребенком до полутора лет)

Информация в документе должна быть актуальной и правдивой. За предоставление недостоверных сведений на организацию и лиц, поставивших свои подписи, могут наложить административное наказание в виде штрафа.

Согласно закону, после увольнения сотрудник вправе получить справку с места работы, но только о заработной плате. Данные о заработной плате сотрудников хранятся в течение 75 лет.

Какие справки выдаются работникам

Как оформить справку

Какие сведения должны содержаться в справке

Как учитывать выданные справки

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ . Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

Наименование вида документа («справка»);

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Место составления документа;

Заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

Адресат;

Текст документа;

Отметка о наличии приложения (если оно имеется);

Подпись руководителя организации или его заместителя;

Оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

Место работы;

Должность или профессию (пример 1);

Стаж работы;

Размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

Справка – не строго отчетный документ, а потому образец справки с места работы можно взять любой. Как правило, этот документ выписывается работодателем в свободной форме, на установленном в компании бланке или без него, с указанием тех сведений, которые требуются сотруднику. Этот документ обычно требуется для оформления заграничной визы или выезда заграницу, пособий, больничных, при смене работы, в полицию, суд и в другие государственные органы.

Справка с работы оформляется и подписывается уполномоченными лицами предприятия по запросу работника. В небольших организациях допускается запрашивать документ по устному обращению. Но в крупных компаниях требуется оформление письменного заявления с указанием, куда именно он будет предоставлен. Согласно закону, сотрудник имеет возможность не указывать в заявлении данную информацию.

В больших компаниях правила делопроизводства подразумевают учет сведений о доходах и личных данных работника бухгалтерией и кадровыми службами. Если требуемая информация касается размера зарплаты, то за оформлением следует обратиться в бухгалтерию, а если речь идет о занимаемой должности и стаже, то в кадровый отдел. Поэтому организация может оформить два вида документов:

• О доходах за определенный период в бухгалтерии;
• О должности и опыте работы в отделе кадров.

Имеется и отдельная форма справки с места работы о доходах 2-НДФЛ, которую может оформить бухгалтерия. Она целиком показывает все доходы сотрудника за интересующий период. Исходя из статьи 62 ТК РФ, организации дается 3 дня для того, чтобы предоставить запрашиваемый сотрудником документ на официальном бланке с печатью.

Срок действия бумаги определяется организацией, в которую предоставляется документ. Обычно этот срок составляет 2 недели. За это время работник должен запросить информацию и отдать бумагу по месту требования.

Если компания не желает представить запрашиваемый документ, сотрудник имеет возможность обратиться в суд.

Уволенный сотрудник также имеет право на получение этого типа документа, но только относительно той информации, которая относится к заработной плате.

Требования к оформлению и пример справки с места работы

Форма справки является произвольной. Ее оформляет служащий отдела кадров или бухгалтерии на листе А4 или на бланке предприятия в печатном или рукописном виде. В бумаге обязательно указание следующих сведений:

• Название, реквизиты фирмы, максимально полные данные;
• Реквизиты адресата или отметка «по месту требования»;
• Название, дата и номер документа;
• Подтверждаемая информация;
• Данные и виза уполномоченного представителя организации, печать.

В отдельных случаях можно не указывать, для кого предназначена бумага, а просто написать цель выдачи. На фирменном бланке компании обязаны присутствовать реквизиты согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003, то есть эмблема, наименование, ИНН, КПП, ОКПО, ОГРН, справочные данные.

Данные о фирме, подготовившей информацию, должны быть предельно подробными. Сокращения в документе не допускаются. Кадровый работник информацию о должности, периодах работы для справки обязан брать из личной карточки сотрудника, приказов о приеме, переходе в иной отдел или смене должности, то есть, на основании имеющихся доказательств. Информация о доходах сотрудника указывается на основании штатного расписания, ведомостей на выплату заработной платы.

Справка с работы должна содержать достоверную и актуальную информацию, в противном случае фирме может быть выписан штраф. В случае, когда прилагаются дополнительные документы, это следует зафиксировать в самой справке в виде приложения. При получении бумаги заявитель обязан проверить ее на наличие ошибок и запросить новый вариант в случае их обнаружения.

Документ передается из рук в руки лично работнику. Предоставлять информацию о рабочей деятельности другого сотрудника организация не имеет права согласно закону о защите персональных данных (ФЗ-152).

Закон не запрещает фирме готовить справки на английском или ином иностранном языке.

Форма справки с места работы должна содержать следующие пункты:

• Вверху ставится наименование организации, затем внизу юридический адрес и телефон;
• Следующей ставят дату составления справки. В центре название документа «Справка» и ее номер;
• Ниже указываются необходимые данные и непременно ФИО сотрудника, кому выдана;
• После указывается, с какой целью выдан документ (или «по месту требования»);
• Внизу бумагу обязан завизировать либо глава компании, либо его уполномоченный представитель, с указанием должности и расшифровкой подписи. Если в фирме есть печать, то ставится и печать.

Справка с работы от ИП

• Получатель;
• Дата и номер документа;
• ФИО сотрудника;
• Должность сотрудника;
• Данные и подпись ответственного.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, то необходима только подпись уполномоченного лица.

Для получения визы

Для оформления визы потребуется указание таких сведений, как величина заработной платы и трудовой стаж, то есть информация, которая поможет консульству принять решение о платежеспособности и благонадежности туриста.

Для консульства лучше оформлять справку на бланке учреждения и указывать адресата. Предварительно надлежит внимательно изучить требования определенного консульства касательно формы документа.

Для судебных органов и других ведомств

Судебные органы могут запросить справку с целью определения материального положения, занятости истца или ответчика. Документ обязан содержать следующие факты:

• ФИО, должность;
• Доходы за определенный период;
• Стаж работы.

Документ удостоверяется руководителем.

Для органов социальной защиты.Например, справка с работы может быть нужна для получения государственного пособия. Документ должен обязательно содержать информацию, соответствующую определенной ситуации, что не оформлялся отпуск по уходу за ребенком, пенсия и т.п.

Для работодателя с другого места работы.Если работодателю требуется правильно рассчитать больничные или декретные, он имеет право запросить информацию с другого места службы. В данном случае подойдет общая форма справки, описанная выше.

Для оформления кредита.При рассмотрении заявки на кредит, банк оценивает платежеспособность заемщика. Бумага с места службы удостоверяет, работает ли физическое лицо по трудовому договору и какой имеет доход.

Многие организации по просьбе работников указывают завышенную величину зарплаты, но это неправильно и может привести к дальнейшим проблемам при погашении кредита.

В организации должен обязательно вестись учет выданных справок по месту работы. Данные должны записываться в отдельный журнал, где необходимо указывать порядковый номер и краткое содержание.

Справки с работы бывают различными и могут понадобиться работнику для разных целей. Например, справка с места работы может потребоваться в следующих случаях:

• для предоставления новому работодателю (для подтверждения стажа работы, расчета пособий и т.д.);
• справка с работы может понадобиться в Пенсионный фонд РФ для назначения и расчета пенсии;
• в службу занятости для того, чтобы гражданин был признан безработным;
• в банк для того, чтобы получить кредит для личных целей;
• в другие ведомства.

При этом, если работнику понадобилась справка с места работы (образец мы приведем в конце статьи), он не обязан сообщать работодателю цели, для которых она нужна. Чтобы получить справку, работник должен подать письменное заявление на имя руководителя компании. В заявлении необходимо изложить в свободной форме, что должна содержать справка (период работы в компании, размер оклада и надбавок и т.д.). Кроме того, в заявлении необходимо указать иные документы, если они необходимы в качестве приложения (например, выписка из трудовой книжки и т.д.).

Справка с работы (образец)

Итак, работодатель получил от работника заявление с просьбой выдать ему справку с указанием необходимых ему сведений. Не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления, работодатель должен подготовить и выдать работнику необходимый документ.

Как выглядит справка с места работы? Как правило, справки оформляются работодателем самостоятельно, в свободной форме. В таком случае компания может самостоятельно предусмотреть необходимые реквизиты с учетом вида документа и его назначения.

Форма справки с места работы содержит следующие реквизиты:

• Название компании-работодателя;
• Общие данные о работодателе: адрес места нахождения, ИНН, контактный телефон, другие данные;
• Дату, когда справка была выдана (подписана);
• Регистрационный номер справки;
• Наименование организации, должностного лица, кому адресована справка (если оно известно) или указание «по месту требования»;
• Должность, ФИО лица, подписавшего справку, его личную подпись и расшифровку подписи;
• При наличии – печать организации.

Кроме перечисленных выше реквизитов, справка с работы по месту требования обязательно содержит сведения о работнике, которому она была выдана (ФИО, должность, структурное подразделение и т.д.). Также основная часть справки содержит непосредственно сведения, для которых она запрашивается. Это может быть указание факта работы или конкретного периода работы у работодателя, условий, на которых трудился работник и т.д.

Как выглядит справка с места работы.Образец имеет стандартный вид: шапка документа содержит реквизиты компании, затем идет название документа, его порядковый номер. Основная часть документа содержит сведения о работнике, информацию о его стаже работы, или иные запрашиваемые данные и т.д.

В зависимости от места, куда необходимо предоставить документ, бланк справки с места работы может содержать определенные сведения – например, должность работника и его доход за последние двенадцать месяцев.

Есть справки, для которых предусмотрена унифицированная форма. К таким документам относится справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ , утвержденная приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г. Унифицированную форму также имеет справка о сумме заработной платы за два календарных года , предшествующих году прекращения работы (утв. приказом Минтруда России № 182н от 30 апреля 2013 г.).

Сколько действительна справка с места работы, например, справка 2-НДФЛ? Как такового срока годности справки 2-НДФЛ нет. Однако для выдачи кредита банк может запросить справку с доходами за последние 6 месяцев. В таком случае, при обращении в банк в июле, необходимо предоставить справку за период январь-июнь текущего года. В сентябре данная справка уже будет не актуальна, так как не будет содержать сведений о доходах за июль и август.

Форма справки с места работы (образец) для службы занятости

Определенные особенности в заполнении имеет справка для службы занятости о средней зарплате за последние три месяца. Унифицированная форма документа о среднем заработке за последние три месяца работы не утверждена, однако имеется форма, рекомендуемая Минтрудом России (письмо Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421), а также формы справки могут утверждаться органами государственной власти субъектов РФ.

Работодатель может воспользоваться бланком, рекомендованным Минтрудом, или формой, утвержденной для этой цели субъектом РФ. Кроме того, работодатель имеет право составить такую справку в свободной форме.

Справка с места работы, помимо основных реквизитов, перечисленных в данной статье выше (наименование работодателя, данные о работодателе и т.д.), обязательно должна содержать в таком случае:

• Личные данные работника (ФИО) и название компании- работодателя - их необходимо указать полностью;
• Период времени, когда работник трудился у работодателя (дату, когда работник был принят на работу, и дату, когда трудовые отношения были прекращены);
• Размер среднего заработка работника за три месяца работы предшествующих месяцу увольнения;
• График работы, который был установлен работнику в течение последних 12 месяцев работы.

Кроме того, бланк справки с места работы (образецдля органов службы занятости) должен содержать периоды работы, когда работник трудился на условиях неполного рабочего времени, пребывал в отпуске за свой счет (без сохранения зарплаты) и в отпуске по уходу за ребенком, а также периоды простоев.