Акт сверки расчетов: требования к порядку оформления. Как правильно читать акт сверки: советы и правила Чья обязанность формировать акт сверки

Акт сверки - это документ, предназначенный для определения состояния взаиморасчетов между контрагентами. Законодательство не обязывает организации и индивидуальных предпринимателей составлять эти документы в обязательном порядке. Однако большинство работников бухгалтерии предпочитают периодически проводить данную работу с целью избежать ошибок в учете и возможных разногласий с поставщиками и покупателями.

Назначение документа

Акт сверки предназначен для документального подтверждения состояния расчетов между двумя организациями на определенную дату. С помощью данного документа можно проследить все хозяйственные операции, проведенные с участием контрагентов в разрезе договоров или в целом по конкретной организации, и вывести конечное сальдо на ту или иную дату. Этот остаток может быть подтвержден как обоими участниками сверки, так и только одним юридическим лицом или ИП. Если по данным бухучета существуют расхождения по сумме конечного сальдо, то их можно устранить путем изучения операций, которые указаны в акте сверки. В учете той или иной организации может быть неверно отражена сумма какой-либо продажи или оплаты. В случае обнаружения ошибок бухгалтер делает в учете исправления, после чего составляется новый акт сверки взаиморасчетов, который подписывается уполномоченными на это лицами.

Периодичность составления

Законодательством нашей страны не предусмотрена обязанность компаний составлять акты сверки в строго определенное время. Каждая организация самостоятельно решает, когда необходимо проводить проверку взаиморасчетов с контрагентами, да и стоит ли это делать вообще. При этом можно выделить несколько ситуаций, когда данная процедура может помочь избежать ошибок в бухучете и конфликтов с поставщиками и подрядчиками. Акт сверки необходим в следующих случаях:

1. Перед составлением обязательной годовой бухгалтерской отчетности.

2. При проведении инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.

3. Если поставщик предоставляет покупателю рассрочку платежа.

4. Контрагенты сотрудничают длительное время.

5. Значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров или услуг.

Акты сверки и составление годовой отчетности

Большая часть работников бухгалтерии предпочитает проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами перед сдачей годовых отчетов. Благодаря этой практике можно найти и исправить много ошибок в учете, которые могли бы повлиять на достоверность отчетности. Особенно это необходимо для крупных организаций с большим количеством различных подразделений. В таких условиях документы на приобретение какой-либо продукции, например, канцтоваров для какого-то отдела, могут просто не попасть вовремя в бухгалтерию.

Часто такое случается при поставке товара без осуществления предоплаты в конце отчетного периода. Материалы получены, их отгрузка отражена в учете контрагента, а в бухгалтерии принимающей организации ничего об этом не известно. В случае предоплаты внимательные бухгалтеры обычно сами пытаются выяснить, не было ли поставки, и получить соответствующие документы. Если же перечисления денежных средств не было и в ближайшее время не ожидается, поставка товара так и не будет отражена в учете получателя груза. Акт сверки с контрагентом позволяет проследить, все ли документы по совершенным хозяйственным операциям отражены в учете, а также проверить корректность их отражения. Многие сотрудники при выявлении расхождений своих данных с данными контрагента, наряду с актом сверки, подписанным с разногласиями, сразу же передают недостающий комплект документов. Это значительно ускоряет процесс исправления ошибок в учете.

Форма документа

На каждом предприятии может быть разработана и утверждена своя собственная форма акта сверки, которая будет устраивать всех заинтересованных лиц, и позволит корректно проводить проверку. Нормативными актами не предусмотрен унифицированный вид данного документа. Но, поскольку он является первичным, при его составлении должны быть учтены все требования, которые предъявляются законодательством к оформлению такого рода документации. В частности, акт сверки должен иметь следующие реквизиты:

1. Наименование.

2. Дата его формирования.

3. Данные о составителе.

4. Краткое содержание проведенной операции.

5. Измерители указанных хозяйственных операций.

6. Указание должностей лиц, ответственных за отражение хозяйственных операций и документальное их оформление.

7. Собственноручные подписи указанных должностных лиц.

Порядок заполнения

Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица. Она состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, мероприятия организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки. Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся - в хронологическом порядке - записи обо всех проведенных организацией, с участием конкретного контрагента, операций за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту, и определяется конечное сальдо на нужную дату.

Проведение сверки

Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма. Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете. Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново. Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.

Правила подписания

Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании. На отведенном для этого месте ставят печать организации. Она должна зацепить последние пару букв подписей. При отсутствии руководителя или главного бухгалтера акт сверки заверяется подписями других должностных лиц организации, имеющих право на подписание таких документов. При этом указывается их должность.

Статус документа

Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если, например, дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность тем самым оплатить долг. Акт сверки с некоторыми другими оправдательными документами служит также основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности. Подписанный обеими сторонами документ необходим также при обращении компании в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

Для обязательной инвентаризации кредит. и дебет. задолженностей необходимо перед перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводить сверки и контрагентами. Если не будет сверок, может последовать штрафы? Кто и когда может оштрафовать?

При проведении инвентаризации задолженности (дебиторской, кредиторской) обязательного наличия подписанных актов сверок с контрагентом законодательством не установлено.

Учитывая тот факт, что в разных случаях организации может быть как выгодно, так и невыгодно наличие подписанного акта сверки, Вы вправе сами решать, направлять ли контрагентам акты сверки и настаивать ли на их подписании, или нет.

Санкций (штрафов и пр.) за отсутствие актов сверок с контрагентами (в том числе и при проведении обязательной годовой инвентаризации) не установлено.

Обоснование

Из статьи Инвентаризацию долгов можно провести без сверки с контрагентом

«…Два раза в год проводим инвентаризацию расчетов и списываем просроченную «дебиторку» и «кредиторку». Обязательно ли в этом случае рассылать контрагентам акты сверки? И надо ли сверяться с контрагентами, по которым в учете сложилось нулевое сальдо?..»

- Из письма главного бухгалтера Натальи Колосовой, г. Москва

Наталья, ваша компания не обязана рассылать акты контрагентам, в том числе тем, по которым значится нулевое сальдо.

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в бухучете (п. 3.44 Методических указаний по проведению инвентаризации, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49). Требований к порядку проведения проверки нет, поэтому компания устанавливает их сама. Значит, вправе просто сверить данные учета с суммами в «первичке» (накладных, актах на работы и услуги, платежках, выписке банка и т. д.).

Заметим, что иногда такие акты подписывать невыгодно. Если контрагент подтвердит задолженность, которую не собирается погашать, компания не сможет ее списать как безнадежную (п. 2 ст. 265 , п. 2 ст. 266 НК РФ). Ведь срок давности начнет исчисляться заново (

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

ФАЙЛЫ

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Акт сверки взаиморасчетов между юридическими лицами - достаточно распространённый документ. Возможно, не все бухгалтера осознают его важность, но для исключения недоразумений и лишних ошибок нужно периодически общаться с бухгалтерией контрагентов. Подписывая акт сверки, дебитор признаёт свою задолженность. На акте сверки указывается дата сличения остатков на бухгалтерских счетах, поэтому, если недобросовестный дебитор отказывается рассчитаться с вами, в суде вы можете предъявить заверенный печатью и подписью уполномоченного представителя контрагента акт сверки и тем самым показать наличие задолженности.

Существует несколько ситуаций, при которых возникает необходимость в акте сверки. Во-первых - при предоставлении отсрочки покупателю. В договоре поставки чётко оговаривается длительность отсрочки, и по её окончании - или даже за несколько дней до ожидаемой даты оплаты - поставщик может деликатно «напомнить» клиенту о том, что подошёл срок платежа. Акт сверки так же необходим, если партнёры сотрудничают длительное время и сделки совершаются часто, а ассортимент реализуемого товара достаточно широк. В этом случае периодически сверяться нужно хотя бы потому, что из-за многочисленных отгрузок, частого приходования товара, многократных перечислений денег бухгалтер может элементарно запутаться. А если вы видите, что суммы остатков по расчётам с вашей организацией у контрагента совпадают - вы можете быть уверены, что всё делаете верно. В третьих, акт сверки должен иметь место при высоких суммах денежных оборотов. Чтобы не нанести ущерб финансовому положению компании, нужно делать всё, чтобы исключить досадные ошибки и недоработки.

Форма акта сверки не зафиксирована в законодательстве. Составляя его, нужно сделать выборку всех совершённых хозяйственных операций между двумя юридическими лицами (это платежи, продажа и покупка товаров, сырья, материалов, оказание услуг - всё, что документально оформлено и подписано обеими сторонами). В начале реестра в акте сверки указывают остаток на начало периода, за который проводится сверка, если он есть. Затем показывают все поступления в денежном выражении и подводят итог - задолженность в пользу одной из организаций либо нулевой остаток - когда все расчёты выполнены.

Обязательным реквизитом при оформлении акта сверки, помимо печати, являются подписи руководителей сверяющихся компаний. Ставя свою резолюцию, глава фирмы подтверждает достоверность указанной в акте сверки информации.

Акт сверки составляется в двух экземплярах, на обоих ставится подпись бухгалтера, ответственного за главного бухгалтера (это может быть одно и то же лицо) и руководителя. Оба экземпляра отправляют второй стороне с тем, чтобы там подтвердили истинность информации в акте и тоже поставили подписи и печать.

Целесообразно сверять расчёты на конец месяца, квартала, года, потому что при составлении различных бухгалтерских отчётов в них необходимо указывать сумму

Современные бухгалтерские программы позволяют быстро сделать выборку по всем бухгалтерским счетам и составить акт сверки, поэтому вам не придётся копаться в архиве, выискивая все накладные, счета, платёжные поручения.

Помните, что вы не можете заставить организацию, с которой сверяетесь, подписать акт сверки, и если они не хотят признавать задолженность перед вами, то могут вовсе не вернуть отправленный вами акт. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы в акте сверки было написано, что если сторона, составившая и отославшая другой стороне акт сверки, не получит свой экземпляр акта через определённый срок, то сальдо (остаток) будет считаться подтверждённым.

Акт сверки взаимных расчетов — один из первичных документов бухгалтерского учета.

Суть такого документа в том, чтобы на определенный момент зафиксировать состояние взаимных расчетов между двумя контрагентами.

Так, акт сверки может быть подписан между покупателем и поставщиком, плательщиком и Пенсионным Фондом, между двумя предприятиями одного холдинга и даже между двумя структурными подразделениями одного предприятия.
К причинам подписания акта сверки можно отнести следующее:

• долгосрочное сотрудничество между двумя контрагентами;
• возможность отсрочки оплаты за товар;
• когда предприятие работает с широким ассортиментом товаров;
• когда товары обладают очень высокой стоимостью;
• инвентаризация состояния взаиморасчетов с контрагентами;
• потребность в подтверждении дебиторской или кредиторской задолженности перед контролирующими органами или высшим руководством и т.д.

Акт сверки взаиморасчетов может быть составлен за месяц, квартал, год или даже за весь период работы. Строгих требований, как к его оформлению, так и периодичности нет. Единственное, что необходимо соблюдать при составлении этого документа — это разделение данных по договорам.

К примеру, одна и та же организация выступает для вас покупателем по одним товарам, а поставщиком по другим товарам, то акта сверки лучше сделать два, по кредиторской задолженности (и соответствующему договору поставки) отдельно, по дебиторской — отдельно.

Оформление акта сверки взаимных расчетов

Законодательство не устанавливает единых правил составления и оформления акта сверки, однако есть базовые принципы, соблюдать которые просто необходимо. Как и любой первичный документ, акт сверки должен содержать такие обязательные реквизиты:

• название документа, а также дата его составления;
• название организации составителя и наименование контрагента, с которым подписывается акт;
• указание должностных лиц, уполномоченных подписывать акты сверки их фамилии и инициалы, а также подписи.

Сам акт сверки обычно оформляют в виде реестра документов, упорядоченных по дате их создания. Иногда вместо документов указывают суть операции (продажа, покупка, оплата и т.п.).

Для того чтобы акт сверки был актуальным, лучше составлять его с начала сотрудничества или же с момента подписания последнего акта сверки. Кроме составителя на этом документе обязательно должен подписаться директор предприятия.

Юридическую силу имеет оригинал акта сверки, подписанный директорами предприятий-контрагентов и заверенный их мокрыми печатями.

Подписание акта сверки и его юридическая сила

Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.

При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение о том, что акт сверки не является однозначным доказательством существующей задолженности, однако он может стать хорошим подкреплением имеющихся первичных документов, подтверждающих ее наличие.

Также подписанный акт сверки позволяет «отодвинуть» срок исковой давности. Новая исковая давность отсчитывается от даты подписания акта, независимо от даты совершения самой спорной операции.