Как заполнить дубликат трудовой книжки образец. Дубликат трудовой книжки: когда и как оформлять. Взыскания и выговор

Что делать, если самый важный документ, подтверждающий стаж работы, утерян или пришел в негодность? Узнайте, как восстановить ценную информацию, соблюдая права работника и не нарушая закон!

В статье:

Скачайте комплект документов по теме:

Какими документами регламентируется оформление дубликата трудовой книжки?

Дубликат выдается в случае утери или кражи основного документа. Кроме того, дублирующий бланк понадобится, если трудовая книжка пришла в негодность. Например, испачкалась, обгорела или порвалась, либо содержит запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанную недействительной.

Право работника на получение дубликата закреплено статьей 65 ТК РФ, а общий порядок оформления и выдачи прописан в правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Заполняйте бланк по инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Кто должен восстанавливать документ - новый или прежний работодатель

Работник потерял свою трудовую книжку, но обнаружил потерю не сразу, а когда пришло время устраиваться на новое место работы. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере и кто должен этим заниматься - новый или прежний работодатель?

Первое, что должен сделать работник в случае утери - обратиться по месту предыдущей работы с заявлением на оформление дубликата трудовой книжки. Образец заполнения бланка, на основании которого работодатель сможет начать процедуру оформления, вы можете .

Внимание! Поскольку особых требований к форме заявления актуальное законодательство не содержит, составлять его можно в свободной форме или на базе любого удобного шаблона. Главное - указать данные заявителя, дату и конкретную причину обращения.

Другой способ - восстановление документа

Если пропажа обнаружена не сразу, на этапе очередного трудоустройства можно выбрать и другой, вполне легальный способ восстановления трудовой книжки - подать заявление о выдаче нового документа по новому месту работы. Раньше такой возможности у работника не было, но сейчас она предусмотрена статьей 65 ТК РФ. Работодатель не вправе отказать сотруднику и обязан завести ему трудовую книжку (не дубликат!), отразив в ней документально подкрепленный стаж работы.

Через сколько дней выдается дубликат трудовой книжки, как оформить документ без лишней траты времени?

Срок выдачи дубликата составляет 15 дней. Именно за это время работодатель должен на основании письменного заявления и приложенных к нему документов, подтверждающих стаж, оформить документ и выдать его владельцу под подпись.

Сама по себе процедура не отличается сложностью и не отнимает много времени, если работник сразу предоставил все необходимые справки и выписки. Но если части документов не хватает, процесс может затянуться: придется отправлять официальные запросы предыдущим работодателям, их правопреемникам или в архивные учреждения и дожидаться ответа.

Внимание! Чтобы как можно быстрее получить на руки дубликат, работник должен заранее подготовить заверенные по всем правилам справки, оригиналы трудовых договоров, копии приказов, зарплатные ведомости и другие документы по всем периодам работы.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец + пошаговая инструкция для кадровика)

Дубликат оформляется на чистом бланке, приобретенном работодателем для выдачи сотрудникам. В приходно-расходной книге укажите, когда был израсходован бланк, а также его серию, номер и другие обязательные сведения.

Поскольку речь идет о формах строгой отчетности, небрежное отношение к учету может в дальнейшем стать проблемой для кадровика. Эксперт уже ответил на 9 популярных вопросов о хранении и учете трудовых книжек . Вам осталось их прочитать!

Затем переходите непосредственно к оформлению (готовый образец заполнения дубликата трудовой книжки вы можете ). Придерживайтесь порядка, закрепленного разделом III Правил №225 и разделом 7 Инструкции №69.

Пошаговая инструкция

Шаг 1 . Напишите слово «дубликат» в верхнем правом уголке титульного листа, рядом с серией и номером бланка. Надпись должна быть заметной и легко читаемой.

Шаг 2 . Заполните титульный лист. Паспортные данные, сведения о полученном образовании и другие обязательные данные вносятся в общем порядке. Убедитесь, что они актуальны: если за время, прошедшее с момента оформления утерянной трудовой книжки, работник успел освоить новую профессию, сменить фамилию или повысить уровень образования, сразу вносите обновленные данные. Не следует отражать в документе всю историю изменений. Так происходит заполнение дубликата трудовой книжки (образец титульного листа):

Внимание! Обязательно заверьте титул подписью с расшифровкой и круглой печатью организации или отдела кадров. Достоверность и актуальность внесенной информации подтверждается подписью владельца документа.

Шаг 3 . Подсчитайте общий трудовой стаж работника . Отразите его в графе 3 суммарно, указав количество отработанных лет, месяцев и дней, но не уточняя периоды работы и должности, занимаемые сотрудником. Порядковый номер записи не присваивайте, названия организаций на данном этапе не указывайте.

Шаг 4 . Распишите все периоды работы у предыдущих работодателей в хронологическом порядке , исходя из имеющихся документов. Каждый период расписывается отдельно:

• в графе 2 указывается дата приема на работу;
• в графе 3 - должность сотрудника, структурное подразделение и название организации;
• в графе 4 - наименование, дата и реквизиты документа, на основании которого работника приняли в штат.
• в графе 5 - запись об увольнении.

Аналогичным образом перенесите из справок и других документов данные о прочих подтвержденных периодах работы.

Внимание! Если полные данные об отдельно взятых периодах работы отсутствуют, ограничьтесь только документально подтвержденной информацией. Не записывайте ничего со слов работника (п. 32 Правил №225)!

Шаг 5 . Отразите период работы в вашей организации . Все необходимые для этого документы уже есть в распоряжении кадровой службы, нужно лишь перенести сведения в бланк. Закройте блок записью об увольнении, заверьте подписью с расшифровкой и печатью. Ниже оставьте место для подписи работника.

Образец оформления записей о последнем месте работы

Шаг 6 . Выдайте дубликат на руки работнику . Дату выдачи, серию и номер документа зафиксируйте в книге учета трудовых книжек и вкладышей . В этой же книге владелец дубликата должен расписаться в его получении, иначе доказать, что документ был правильно оформлен и выдан в положенный срок, будет непросто.

Шаг 7 . Удержите стоимость бланка. Если трудовая книжка утеряна или испорчена по вине работника, обсудите с ним способы возмещения расходов на закупку бланка. Выберите наиболее удобный, например, оплату наличными деньгами в кассу предприятия или перевод средств на банковский счет.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Что грозит работнику, имеющему сразу две трудовые книжки?

Предполагается, что у работающего человека есть только одна трудовая книжка, в которой отражаются все периоды занятости, начиная с первого в жизни трудоустройства и вплоть до выхода на пенсию. Но на практике так бывает не всегда.

Представьте ситуацию: работник заявляет об утере трудовой книжки, получает дубликат, а через некоторое время находит оригинал. Это расхожая проблема, приводящая к тому, что на руках у владельца оказывается сразу две трудовые книжки (последствия не настолько грозные, чтобы уничтожать второй экземпляр документа). При этом по закону оригинал и дубликат имеют равную силу.

Можно ли работать по двум трудовым книжкам? Формально - нет, но иногда такое случается. Например, когда на внешнего совместителя по ошибке заводят трудовую книжку на дополнительном месте работы. Законодательной нормы, согласно которой второй документ автоматически считался бы недействительным, не существует. Более того, он содержит юридически значимые сведения о реальном стаже работника, принимаемого к зачету при начислении больничных и декретных пособий.

Можно ли иметь 2 трудовые книжки и предъявлять их при трудоустройстве? Если это произойдет, работодатель может принять работника на хранение оба экземпляра, но заполнять будет только одну трудовую книжку (как правило, более новую). Но в то же время законом не предусмотрена ни административная, ни дисциплинарная ответственность для владельца двух, трех и более трудовых книжек.

Ответственность для работника

Несмотря на отрицательный ответ на вопрос «можно ли иметь две трудовые книжки», последствия вряд ли будут негативными для самого работника. По крайней мере, до момента выхода на пенсию, поскольку ПФР принимает к рассмотрению только один экземпляр трудовой. Не отраженные в нем периоды занятости придется подтверждать справками и другими дополнительными документами.

Добавится работы и кадровикам. Когда сотрудник, предоставивший две трудовые при приеме на работу, заболеет, продолжительность его страхового стажа придется определять сразу по двум документам. Если какие-то периоды работы в обеих трудовых книжках совпадают, при расчете больничного пособия учитывается только один (см. правила подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России №91 от 6.02.2007).

Дубликат трудовой книжки оформляется в течение 15 дней по письменному заявлению работника, обнаружившего, что оригинал утерян, украден или пришел в негодность. Придерживайтесь законодательно утвержденных правил и инструкций, а чтобы в бланк не закрались ошибки, ориентируйтесь на типовой образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере. Стаж определяйте только на основании заверенных выписок, справок, договоров и других подтверждающих документов.

Для того чтобы в организации был оформлен дубликат трудовой книжки работника, руководитель должен выпустить соответствующий приказ.

В каких случаях делается дубликат

Трудовая книжка для каждого сотрудника – важнейший документ. Она откосится к бланкам строгого учета, на ее основе в дальнейшем вычисляется трудовой стаж и происходит начисление пенсионных выплат и поэтому она нуждается в особом отношении.

ФАЙЛЫ

Большую часть времени трудовая книжка находится у работодателя и только в период отсутствия работы – на руках у ее собственника. Тем не менее, именно в этот короткий промежуток времени она может быть утрачена или непоправимо испорчена. В этом случае владельцу потребуется сделать ее дубликат.

Кто делает дубликат

Дубликат может оформить и выдать действующий работодатель, но если в момент, когда он понадобился, человек нигде официально не трудится, то он может обратиться за ним по последнему месту работы. При этом отказать ему, при том условии, что порядок обращения соблюден в полном объеме, нельзя.

Процедура получения дубликата

Чтобы получить дубликат трудовой, сотрудник предприятия должен составить соответствующее заявление. Оно может быть написано в произвольной форме, но обязательно должно содержать в себе ссылку на нормы трудового законодательства.

После того, как заявление дойдет до работодателя, он должен рассмотреть его в период, не превышающий трехдневный срок, после чего принять решение о выдаче требуемого дубликата. Для того чтобы запустить процесс по его оформлению, необходимо, чтобы директор или работник, временно исполняющий его функции, выпустил об этом приказ.

Формат документа

Приказ о выдаче дубликата пишется в свободном виде за минусом тех ситуаций, когда шаблон распоряжения разработан и утвержден руководством компании. При этом сведения о том, в какой форме делать бланк, должны быть отражены в нормативно-правовой документации предприятия.

Как оформить приказ

Как к формату приказа, так и к его оформлению никаких требований не предъявляется. Это обозначает, что делать его можно на обычном листе бумаги или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами. Также разрешается делать его рукописным или печатным, но во втором случае, документ нужно распечатать для простановки в нем необходимых подписей.

Кто должен расписаться в приказе

Свои автографы в распоряжении должны поставить несколько человек. В первую очередь это директор (поскольку именно от его лица выпускаются в компании все приказы), во –вторых, работник, на которого возложен контроль за его исполнением и, наконец, в-третьих: лица, которых он касается напрямую (в других случаях, их подписи можно собрать в специальный акт об ознакомлении с приказом).

Правила по регистрации, учету и хранению

Любой выпущенный в организации приказ подлежит обязательному учету и хранению, и рассматриваемый здесь не является исключением. Для того чтобы произвести учет, в отдельный журнал ставится отметка о его создании (указывается номер, дата, краткое наименование), затем бланк подшивается в папку с прочей распорядительной документацией. В ней он хранится срок, обозначенный в нормативно-правовых бумагах фирмы или подзаконных актах, после чего передается в архив или уничтожается.

Вам потребовалось создать приказ о выдаче дубликата трудовой книжки, а вы не представляете себе, как именно его сделать? Воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их помощью вы без усилий напишите нужно распоряжение.

1. В начале документа все вполне стандартно: внесите сюда наименование организации, ниже название документа, номер, место, дату его формирования.
2. Далее переходите к сути распоряжения.
3. Первым делом укажите здесь основание для создания приказа: это может быть ссылка на внутренний документ предприятия – служебную, докладную записку, заявление и т.п., а также ссылка на статьи и пункты соответствующего закона.
4. Затем отметьте должность и ФИО работника, для которого должен быть сформирован дубликат трудовой, впишите ответственное за исполнение приказа лицо.
5. В заключение поставьте все необходимые подписи.

В некоторых случаях работодателю приходится выдать работнику дубликат трудовой книжки. В статье подробно рассмотрим как это сделать правильно.

Дубликат трудовой книжки при увольнении

В таких ситуациях, когда увольнение работника было признано незаконным, суд принимает решение об изменении записи в трудовой в основании увольнения. Например, если работник был уволен по статье за прогул, а изменить запись нужно на «прекращение трудового договора по собственному желанию». В этом случае работнику потребуется выдать новую книжку, на которой будет стоять отметка «дубликат». В новую книжку нужно перенести все записи прежней трудовой, кроме той записи, которая по решению суда была признана недействительной. Выдать дубликат нужно в срок до 10 дней после вступления решения в силу.

Кто оформляет дубликат

За оформлением дубликата не обязательно обращаться к тому работодателю, который сделал запись, признанную судом недействительной. Это может сделать и последний работодатель работника.

Подготовка к выдаче дубликата

Рассмотрим порядок, по которому работнику выдается дубликат трудовой книжки:

• Проверка. Первоначально работодателю необходимо проверить, работали ли бывший сотрудник еще где-то после увольнения из этой компании. Если успел поработать еще где-то, то и оформить дубликат он должен там же. Если нет, то необходимо оформить новую книжку.
• Заявление от работника. После этого, бывший сотрудник должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой.
• Определить срок, в течение которого нужно сделать дубликат. Специального срока для выдачи дубликата книжки в такой ситуации нет, в случае утери трудовой он равен 15 дням, в других случаях сделать это нужно в более сжатые сроки. А именно, в срок до 10 дней с момента вынесения решения судом

Порядок действий работодателя

Получив решение суда и заявление от работника, работодателю нужно издать новый приказ, в котором содержится решение руководителя об изменении основания по расторжению договора на «расторжение трудового договора по собственному желанию». Помимо этого, прежний приказ об увольнении следует признать недействительным. Приказ составляется в свободной форме. В этом случае важно также определиться с датой увольнения работника. Прежняя дата увольнения признана незаконной, поэтому новой датой будет та же, что и дата решения суда.

Важно! Помимо изменения формулировки увольнения, необходимо также поменять дату увольнения.

Дата увольнения в дубликате ставится та, которой принято решение судом. Таким образом, не будут совпадать следующие даты: дата приказа и дата расторжения договора.

Принятие книжки от бывшего работника

Важно! Трудовая принимается от бывшего сотрудника, поэтому оформить принятие нужно по всем правилам.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Получив от уволенного работника книжку, оформив по всем правилам ее принятие, можно приступать к оформлению новой книжки – дубликата. Для этого потребуется чистая «Трудовая книжка». Такой чистый бланк хранят как правило в бухгалтерии, а их выдача происходит только тем сотрудникам, которые являются ответственными за их заполнение. Для получения чистого бланка нужно сделать заявку. Специальной формы для такой заявки нет, работодатель разрабатывает и утверждает ее самостоятельно.

На титульном листе старой книжки делается отметка: «Взамен выдан дубликат», рядом с которой указывается серия и номер дубликата, а также ставится подпись. Титульный лист дубликата оформляется по всем тем правилам, которые предусмотрены для заполнения трудовых. В верхнем правом углу ставится отметка: «Дубликат».

После этого в дубликат книжки переносятся все записи и прежней трудовой, за исключением той записи, которая судом была признана незаконной. В том случае, если работник до приема его к последнему работодателю трудился где-то еще, то в дубликат нужно внести запись о непрерывном и/или общем стаже, который у него был до приема на работу к настоящему работодателю. Стаж работы записывают суммарно. Для этого указывают общее число лет, месяцев и дней работы. При этом не уточняется у какого работодателя и в какие конкретно периоды времени, а также в какой должности трудился работник до поступления в настоящую компанию.

Этапы оформления дубликата трудовой

Таким образом, можно выделить пять основных этапов для оформления дубликата:

1. Проверить, не трудился ли работник после увольнения у других работодателей. Если настоящая компания является последним рабочим местом, то от работника нужно получить заявление на оформление дубликата;
2. После этого издается приказ о внесении изменений в формулировку основания увольнения на следующее: «увольнение по собственному желанию»;
3. От работника получить потребуется оригинал книжки и об этом внести запись соответствующую Книгу учета;
4. Оформить новую книжку с отметкой «дубликат», а в оригинальной книжке внести запись о том, что последняя запись об увольнении считается не действительной.
5. Дубликат и оригинал книжки выдать работнику.

В дубликате вместо той записи, которая судом была признана незаконной, делается другая запись об увольнении уже по собственному желанию. Дату увольнения при этом ставят ту же, что и дата вынесения судом решения. А в качестве документа указывается приказ об изменении основания увольнения.

Оригинал трудовой книжки

Оригинал трудовой оформить нужно также по всем правилам. Для этого ставится отметка о том, что запись об увольнении признана недействительной, а также указывается верное основание для увольнения.

После всех указанных этапов, как оригинал, так и дубликат трудовой возвращаются работнику. Для подтверждения их получения он должен расписаться в Книге учета книжек.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

• утеря трудовой книжки бывшим работником ();
• утеря трудовой книжки работодателем;
• негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
• внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
• массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным - т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

• на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
• на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап - это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация - самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения - это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (

Трудовая книжка является важным для каждого работника документом. Кроме того она необходима и работодателям. Ведь в ней фиксируются даты принятия на работу, увольнения и другие передвижения по службе.

Хранится трудовая книжка в отделе кадров по месту трудовой деятельности. Но в некоторых случаях возможна ее утрата. В таком случае работнику может предоставляться дубликат документа.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составлять новый вариант необходимо в соответствии с определенными правилами. Чтобы не допустить ошибок, можно ориентироваться на образец заполнения дубликата трудовой книжки, актуальный в 2019 году.

Когда возникает необходимость в копии

Оформление копии трудовой книжки является вынужденной мерой. Часто процедуру называют восстановлением. Однако данный термин не может применяться ни по юридическим, ни по логическим причинам. Ведь в ходе нее создается дубликат.

Необходимость создания второго экземпляра предусмотрена несколькими ситуациями:

• Дубликат требуется при утере документа по вине самого собственника книжки или работодателя.
• Второй экземпляр необходим при порче внешнего вида книжки, в результате которой записи нельзя рассмотреть. При этом не учитывается прямой умысел или случайность произошедшего.
• Трудовые книжки, хранящиеся у работодателя, могут быть утрачены массово при стихийном бедствии, пожаре или других чрезвычайных происшествиях.
• Создание нового образца потребуется, если в книжку внесена запись, которая считается неправомерно сделанной. Среди таких ситуаций выделяют неправильные причины увольнения или отсутствие такового факта.

Определение виновного

Трудовая книжка может быть утрачена как самим работником, так и работодателем, осуществляющим хранение документа. В зависимости от того, кто виновный в утере, предусматривается два варианта развития событий.

При утрате трудовой книжки в ходе действий работодателя, сотрудник не будет нести за это ответственности. Поэтому восстановлением документа будет заниматься кадровая служба по месту трудовой деятельности. Для создания дубликата потребуется обращение в архивные и другие органы.

Однако это возможно в том случае, если книжка была потеряна при непредвиденных обстоятельствах:

• пожар;
• наводнение;
• стихийное бедствие.

Порядок создания дубликата регламентирован законодательно. Если кадровик не знает, как провести процедуру, ему необходимо проконсультироваться с юристами.

Иногда работодатель не желает возвращать трудовую после увольнения. Тогда работнику потребуется обратиться в судебные органы. Помимо возврата трудовой истцу положена материальная компенсация за каждый день, считающийся просроченным при возврате документа. Суды часто выносят решения в пользу работников, быстро рассматривая подобные споры.

Иногда трудовые книжки утрачиваются самими работниками. И многие из них, не имея должного образования, не знакомы с процедурой восстановления.

Если документ был потерян при начале трудовой деятельности, восстановление не составит труда. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ при оформлении на работу при отсутствии трудовой книжки будущим работником подается заявление. В обращении к работодателю прописывается просьба оформить новую книжку.

Более трудным считается создание дубликата при наличии длительной трудовой деятельности. Для восстановления данных необходимо обратиться по последнему месту работы. В соответствии с письменным заявлением на имя работодателя, сотрудники кадровой службы должны быть привлечены к восстановлению информации. Чтобы дело пошло быстрее, можно отправить письменный запрос с уведомлением.

На основании Постановления Правительства РФ «О трудовых книгах» работодателю вменена в обязанности помощь по получению дубликата работником в течение 15 дней. В трудовую книжку будет внесены данные, которые подтверждаются документальными доказательствами.

В этом случае работник должен обратиться по местам бывшей трудовой деятельности с запросом о предоставлении справок. Также может понадобиться посещение архивов.

Кто должен оформить копию

Трудовая книжка имеется на руках у работника при отсутствии у него места трудовой деятельности. В остальных случаях документ находится на хранении у сотрудников кадровой службы по месту работы. Поэтому выдача сведений для получения дубликата возможна при заявлении, поданном на старую работу.

Заполнение копии трудовой книжки в случае утере не составляет труда. В момент приема на работу на сотрудника заводится личная карточка (форма Т-2). В ней отражены все данные о гражданине, включая предыдущие места трудовой деятельности. Записи вносятся в соответствии с данными трудовой книжки.

Хранение карточек осуществляется на протяжении года после увольнения сотрудника. Далее документация передается в архив, где остается на ближайшие 75 лет.

Поэтому при утрате трудовой книжки или ее негодности необходимо обращаться по месту последней трудовой деятельности. Кадровикам подается заявление на имя руководителя о выдаче дубликата документа.

Какие данные нужно восстановить

При потере трудовой книжки заявление составляется произвольно. Иногда в организации уже имеются правила составления документа. Это необходимо для конкретного изложения заявителем сути обращения.

В Постановлении Правительства РФ №225, изданном 16 апреля 2003 года, отражается порядок предоставления дубликата. В документе определены сроки, в течение которых копия должна быть выдана работнику. На процедуру кадровикам отводится не более 15 календарных дней.

Перед подачей заявления важно определить, кто виноват в утрате документа. Если книжка пропала по вине работника, ему необходимо будет подтвердить записи в трудовой документально.

Для этого нужно иметь в наличии:

• архивные справки;
• бумаги из Налоговой службы, Трудовой инспекции, Пенсионного фонда России;
• ксерокопии трудовых договоров, которые заключались со всеми работодателями;
• справки по предыдущим местам трудовой деятельности;
• выписки из приказов о приеме работника и увольнении (заверенные копии документов).

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Дубликат трудового документа требует правильного оформления. Обязательным условием является идентичность его оригинальному экземпляру. Из этого правила исключаются только ошибочно внесенные записи, а также те сведения, которые невозможно восстановить ввиду отсутствия подтверждающей документации.

Заполнение и ведение дубликата производится на основании двух нормативных актов (Правил и Инструкции, которые отражают порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек).

Если кадровик не знает, как оформить второй экземпляр документа, он может ориентироваться на образец заполнения дубликата трудовой книжки.

В копию важно внести данные о:

• работнике (сведения из титульного листа);
• трудовом стаже до приема в учреждение (на основании подтверждающих документов);
• наградах и поощрениях на последнем месте работы.

Сведения вписываются в чистую трудовую книжку. На титульном листе обязательно ставится печать со словом «Дубликат».

Титульная страница должна содержать:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• образование;
• профессию;
• специальность.

Личные данные должны быть указаны без сокращений. Аналогичное правило предусматривается в отношении даты рождения. При заполнении этих сведений нужно обращаться к паспорту.

Профессия, уровень образования и специальность прописываются в соответствии с дипломом при наличии подтверждающих документов. Если работник еще учится, то ориентироваться нужно на справку из вуза или зачетную книжку.

Титульный лист должен содержать дату заполнения. После внесения всех данных ставится подпись сотрудника отдела кадров, печать учреждения. Информация должна быть актуальной на момент внесения.

Данные о трудовой деятельности вносятся в таком же порядке, как и при первичном заполнении. Они подтверждаются соответствующими приказами или другими бумагами. Такое же правило предусматривается для раздела о награждениях.

В одной из граф раздела «Сведения о работе» нужно указать непрерывный трудовой стаж. Он определяется в виде суммарного значения без указания конкретных периодов.

После этого записываются все места трудовой деятельности с:

• порядковым номером;
• датой приема;
• данными о приеме (структурное подразделение, должность, специальность, профессия, квалификация);
• подтверждающими документами (реквизиты приказа).

Аналогичное правило действует в отношении перевода сотрудника в рамках одного учреждения.

1. В первой графе ставится номер по порядку.
2. Далее отмечается дата прекращения трудовых отношений с работодателем.
3. В третьей графе прописывается основание для увольнения при наличии подтверждающих документов.
4. Следующая графа содержит сведения о документе, на основании которого данные вносятся в дубликат.

Раздел со сведениями о работе должны быть заверен сотрудником кадровой службы, печатью учреждение и подписью владельца дубликата. Все записи идентичны документам, которые подтверждают их внесение. При отсутствии данных информация не может быть внесена.

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Поэтому при выдаче дубликата в журнал учета движения прописываются дата выдачи новой книжки и снятие с учета старой.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки:

Оформление, если работник уволился

Иногда работникам приходится сталкиваться со спорными моментами. Сотрудница Лисова А.И. обратилась в учреждение по месту последней работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Кадровики потребовали предоставление документа, из которого видно, что А.И. в этот период не имела официального трудоустройства в других местах. В соответствии с тем, что документ не был предоставлен, в выдаче дубликата ей было отказано.

Несмотря на увольнение работницы, действия работодателя считаются противозаконными. Ведь в его обязанности входит выдача дубликата при обращении гражданина.

Необходимость подтверждения трудовой деятельности не отражается на законодательном уровне. Поэтому выдача дубликата проводится в соответствии с общими правилами.

Особые случаи

Иногда сотрудники после оформления дубликата трудовой книжки, обнаруживают ранее пропавший документ. В законе не отмечается, что нужно делать в таких ситуациях.

Трудовая книжка должна быть все равно возвращена сотруднику. В момент оформления на пенсию она потребуется для подтверждения трудового стажа. В дальнейшем учет будет вестись на основании дубликата.

В некоторых случаях работники просят предоставить новую книжку вместо дубликата. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ такое право имеется только у новых работников при потере трудовой. В нем будут прописываться сведения, имеющиеся на момент приема на работу.

Порядок выдачи нового вкладыша в документ

Вкладыш в трудовую книжку должен вестись и оформляться в соответствии с тем же порядком, что и сам документ о трудовой деятельности. Поэтому восстановить его можно по аналогичным правилам.

При утрате вкладыша возможны два варианта восстановления. В первом случае необходимо обратиться к работодателю по последнему месту трудовой деятельности. Заявителю будет выдан дубликат в течение 15 календарных дней.

Во втором случае сотрудник при поступлении на новую работу может обратиться к руководству для оформления новой книжки или вкладыша. Для этого потребуется предоставление письменного заявления. Порядок заполнения не предусмотрен на законодательном уровне.