Рекомендации по заполнению электронного реестра. Как правильно составить опись предоставляемых документов Реестр приложенных документов образец

Обращаем Ваше внимание на то, что от правильности и полноты сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий зависит своевременность выплаты причитающихся пособий!

Для своевременного и правильного назначения пособий необходимо обратить внимание на следующее:

1. При выборе способа получения «на банковский счет» необходимо указать индивидуальный личный счет застрахованного лица в банке, который должен состоять из 20 знаков, и правильный БИК банка.

Кроме того, проект предусматривает предоставление застрахованным лицам право выбора дополнительного способа получения пособий. При написании заявления о назначении и выплате пособия застрахованное лицо, в случае выбора способа получения пособия «на банковский счет», может указать в соответствующем поле номер карты «МИР» (от 16 до 19 знаков). Указание номера счета, наименование банка, БИК банка в данном случае не требуется.

Зачисление сумм пособий на карту МИР позволит сократить срок доведения выплат до застрахованного лица.

2. При заполнении почтового адреса обязательно необходимо указывать индекс и правильный адрес места жительства застрахованного лица.

3. Указывать ИНН застрахованного лица.

4. При заполнении формы электронного реестра в строке «средний заработок» указывается общая сумма заработка за расчетный период (2 календарных года); в строках «сумма заработка за год 1», «сумма заработка за год 2» - сумму заработка за каждый год в отдельности. Необходимо указывать сумму заработка в расчетном периоде, применяемую для расчета пособия застрахованного, в разбивке по каждому году, не превышающую в соответствующем календарном году предельную величину базы для начисления страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, установленную в этом календарном году.

5. При заполнении формы электронного реестра в строке «период оплаты» указывается количество дней нетрудоспособности, подлежащих оплате за счет средств Фонда социального страхования.

6. Для работников, занятых у страхователей на условиях неполного рабочего времени, или работников на условиях внешнего совместительства, необходимо указывать размер ставки с учетом ст. 60.1, ст. 91, ст. 93, ст. 284 Трудового кодекса РФ.

7. При передаче сведений для расчета и выплаты пособий по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным ребенком необходимо указывать количество календарных дней в календарном году по каждому случаю лечения ребенка в амбулаторно-поликлинических условиях или совместного пребывания с ребенком в стационарных условиях.

8. При заполнении формы электронного реестра в строке «Трудовой договор» указывается дата начала/окончания только для срочного трудового договора .

9. Внимательно заполнять сведения о стаже. В соответствии с п. 66 приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 29.06.2011 № 624н, в строке «Страховой стаж» указывается количество полных лет, месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже в соответствии с законодательством Российской Федерации.

ВНИМАНИЕ!

Страховой стаж исчисляется на дату наступления страхового случая!

В строке «в т. ч. не страховые периоды» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом Российской Федерации от 12.02.1993 № 4468-1 «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы», с 1 января 2007 года.

ВНИМАНИЕ!

Информацию по «не страховым периодам» указывать только в случаях, когда от этого зависит размер пособия.

10. При заполнении формы электронного реестра для расчета и выплаты пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком страхователями в строке «расчетный период» необходимо указывать количество дней в расчетном периоде, применяемых для расчета пособия застрахованного лица за исключением периодов временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;

· Следует обратить внимание на то, что количество календарных дней расчетного периода может составлять:

· - 730 календарных дней (365+365);

· - 731 календарный день (365+366, в случае если один из расчетных годов является високосным);

· - 732 календарных дня (366+366, в случае если оба расчетных года в результате замены годов являются високосными).

11. В случае если сведения о постановке на учет в ранние сроки беременности указаны в электронном реестре, направленном для назначения и выплаты пособия по беременности и родам в строке «ранние сроки» с реквизитами соответствующей справки, направлять отдельно электронный реестр сведений на единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности в медицинских организациях, не требуется.

12. При заполнении формы электронного реестра для ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет и единовременного пособия при рождении ребенка необходимо указывать справку с места работы (службы, органа социальной защиты населения по месту жительства) другого родителя о том, что он (она, они) не использует указанный отпуск и не получает пособия.

ВНИМАНИЕ!

При заполнении формы электронного реестра необходимо обязательно заполнить строку «справка о неполучении пособия». Если имеются правовые основания отсутствия справки о неполучении пособия вторым родителем, в предусмотренных графах проставляем «нет» и текущую дату.

13. Не ставить дату преждевременного выхода застрахованного из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, если фактического преждевременного выхода застрахованного лица из отпуска по уходу за ребенком не было.

ВНИМАНИЕ!

При формировании электронного реестра по лицам, находящимся по состоянию на 01.07.2018 в отпуске по уходу за ребенком, необходимо указать период отпуска в соответствии с приказом: дата начала=дате фактического ухода в отпуск, дата окончания=дате исполнения ребенку возраста 1,5 лет.

14. Внимательно заполнять данные об очередности рождения ребенка.

ВНИМАНИЕ!

В случае одновременного ухода за несколькими детьми, необходимо направлять электронный реестр на каждого ребенка.

15. Во избежание необоснованных выплат за счет средств Фонда лицам, состоявшим с Вашей организацией в трудовых отношениях на момент представления в отделение Фонда сведений для назначения пособия по уходу за ребенком, необходимо направить уведомление в 3-дневный срок об обстоятельствах, влекущих прекращение выплат ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Сопроводительный реестр документов. Форма № 16

код по окуд 0903014 типовая форма no. 16 кладовая кому: бухгалтерии сопроводительный реестр документов за 20 года no. +-+ наименование номера количество отметка бухгалтерии документов документов +-+-+-+-...

Образец . Реестр приемки-сдачи документов . Форма № м-13

Документы делопроизводства предприятия → Образец. Реестр приемки-сдачи документов. Форма № м-13

Новлением госкомстата ссср от 28.12.89 nо. 241 +-+ (предприятие) код по окуд +-+ (структурное подразделение) реестр nо. приемки - сдачи документов по за 20 г. (приходу или расходу) +-+ nо. группы материа-количество номера первичны...

Образец . Перечень и отдельные формы документов реестра собственности

Учредительные договоры, уставы → Образец. Перечень и отдельные формы документов для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности

Отдельные формы документов , представляемых в комитет по управлению имуществом для исключения ликвидируемого предприятия из реестра реестра (прилагается). 2. устав ликвидируемого предприятия. 3. договор...

Образец . Перечень документов для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности

Учредительные договоры, уставы → Образец. Перечень документов для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности

Отдельные формы документов , представляемых в комитет по управлению имуществом для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности 1. письмо-заявка об исключении из реестра (прилагается) 2. устав ликвидируемого предприятия 3. учредител...

Сопроводительный реестр сдачи документов (Унифицированная форма N ТОРГ-31)

Документы делопроизводства предприятия → Сопроводительный реестр сдачи документов (Унифицированная форма N ТОРГ-31)

документ "сопроводительный реестр сдачи документов (унифицированная форма n торг-31)" в формате excel вы можете получить по ссылке "скачать файл" ...

Реестр документов , подтверждающих произведенные расходы (приложение к декларации о совокупном годовом доходе)

Документы делопроизводства предприятия → Реестр документов, подтверждающих произведенные расходы (приложение к декларации о совокупном годовом доходе)

приложение к письму гнс рф от 20.01.97 nо. пв-6-08/58 реестр документов , подтверждающих произведенные расходы +-+ no. наименование содержание документасумма отметка о возвращении...

Образец . Сопроводительное письмо к документам по экспортному аккредитиву (используется при отправке документов за границу)

Договор банковского счёта. Расчётно-кассовое обслуживание → Образец. Сопроводительное письмо к документам по экспортному аккредитиву (используется при отправке документов за границу)

При ответе ссылайтесь на наш номер when replying please refer to our -+- no. - препровождаем вам при этом следующие документы : we send you enclosed herewith the following documents/nous vous remettons ci-joint les documents suivants: - тратта с...

Образец . Приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма)

Документы делопроизводства предприятия → Образец. Приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма)

приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма) к положению о реестре акцион...

Образец . Выписка из реестра акционеров

Защита прав собственности → Образец. Выписка из реестра акционеров

(наименование общества) выписка из реестра акционеров номер выписки nо. г. "" 20 г. держатель реестра : кому выдана: настоящая выписка...

Образец . Реестр чеков

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Реестр чеков

реестр чеков no. +-+ +-+ лист "" 20 г. дебет - разные кредит сч. no. +-+ банк получателя код -+- получатель...

Образец . Журнал выдачи выписок из реестра акционеров

Документы делопроизводства предприятия → Образец. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров

журнал выдачи выписок из реестра акционеров - no. дата фамилия, имя, отчествономертип выписки подписьподпись выдачи акционера счетаобыкн./залогрегист-...

Какую сумму указывать в графе 10 Реестра - сумму договора или сумму отгрузки?

Какие документы и какую сумму следует указать организации в реестре документов, подтверждающих обоснованность применения налоговых льгот разъяснит статья.

Вопрос: Мы получили требование из налоговой инспекции о предоставлении Реестра документов, подтверждающих обоснованность применения налоговых льгот в разрезе кодов операция. Это относится к сданной нами декларации по НДС за 1 квартал 2017г (раздел 7, код 1010204 - реализация медицинских изделий). Какие документы нам указать в графе 7, 8, 9, 10 реестра? В примере от ИФНС указаны следующие документы: договор, №, дата, плат.поручение, сумма и т.д.. Но ведь документ, подтверждающий обоснованность применения льготы (без НДС) для нас - это регистрационное удостоверение на медицинское изделие.

Ответ: В графах 7-10 укажите данные договора или платежного поручения на реализацию (оплату реализации) медицинских изделий:

В графе 7 – тип документы (договор/платежное поручение);

В графе 8 – номер договора (номер платежного поручения);

В графе 9 – дату договора (дату платежного поручения);

В графе 10 – сумму договора (сумму по платежному поручению).

Суммарную сумму необлагаемых операций по коду 1010204 по всем договорам/платежным поручениям, отраженную в разделе 7 декларации по НДС, укажите в графе 3 реестра.

Реестр документов, который спасет вас на камералке

У вас появилась реальная возможность существенно сократить количество документов, которые вы представляете на камералках по НДС. Для этого подайте в инспекцию специальный реестр по форме ФНС. Образец - ниже. Тогда инспекторы запросят у вас точно меньше бумаг.

Форма реестра

Заполняйте реестр строго по форме из приложения 1 к письму ФНС. Иначе налоговики запросят все документы по льготам.*

В ходе камералки по НДС инспекторы должны требовать от компаний не все подряд документы, а выборочно. Такие рекомендации ФНС направила инспекторам (письмо ФНС России от 26января 2017 г. № ЕД-4-15/1281). Речь идет о документах, которые подтверждают право компании не платить НДС в соответствии с пунктами и статьи 149 НК РФ, если речь идет о льготе.

Раньше на камералке по НДС налоговики требовали от компаний все подряд документы по льготам. Теперь такое исключено. Инспекторы будут тратить минимум времени на проверку льгот по НДС у добросовестных компаний. В зависимости от различных критериев налоговики посчитают, сколько они вправе запросить у вас документов из тех, что вы перечислили в реестре.

Подробный порядок есть в приложениях и к письму ФНС. А основные правила следующие. Максимум инспекторы вправе запросить у вас 40 процентов документов из тех, что вы перечислили в реестре. Но в целом не более 500 документов. В зависимости от того, к какому уровню налогового риска программа ФНС отнесла вашу декларацию, и других критериев, запросят 40, 10 или максимум 5 процентов бумаг. Не меньше половины составят бумаги по самым крупным суммам из реестра. Если в реестре по какой-то льготной операции меньше 30 бумаг, то запросят их все.

Кстати, зная объем запрошенных у вас бумаг и причину, по которой у вас запросили именно столько документов, можно определить, к какому налоговому риску программа ФНС отнесла вашу декларацию. К примеру, из квартала в квартал у вас запрашивают 40 процентов документов от тех, что вы перечислили в реестре. Значит, ваши декларации в программе ФНС, скорее всего, числятся с высоким уровнем риска. А это углубленные камералки, вплоть до выездных проверок. Или, допустим, в течение года у вас вообще не требуют документы, а запрашивают только реестр. Это говорит о низком уровне налогового риска. Это хорошо видно в таблице.

Как налоговики посчитают, сколько документов запросить по льготам

Материалы для скачивания:

Сколько бумаг запросят, чтобы подтвердить льготный НДС

Ф НС России разработала для инспекторов алгоритм, как считать число документов, которые компания должна представить в подтверждение льготы по НДС. Чтобы не представлять лишних бумаг, компания должна подать по запросу реестр по специальной форме (письмо ФНС России от 26.01.17 № ЕД-4-15/1281@). Иначе инспекторы смогут не ограничивать себя в запросах.

Шаг 1. Составьте реестр документов

Налоговики вправе затребовать пояснения при камеральной проверке, если компания показала в декларации льготу. Когда компания получила такое требование, составьте реестр подтверждающих документов. Воспользуйтесь формой из письма ФНС России от 26.01.17 № ЕД-4-15/1281@ . Инспекторы будут запрашивать такие пояснения ежеквартально.

РЕЕСТР ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ОБОСНОВАННОСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ЛЬГОТЫ ПО НДС

Код операции	В том числе:	Сумма необлагаемых операций в разрезе видов (групп, направлений) необлагаемых операций, отраженных в налоговой декларации, руб.	Наименование контрагента (покупателя)		Документы, подтверждающие обоснованность применения налоговых льгот
	вид (группа, направление) необлагаемой операции				Тип документа (договор и т. д.)	№	Дата	Сумма операции, руб.
1	2	3	4		7	8	9	10
1010245 Реализация услуг в сфере образования	Повышение квалификации	800 000	ООО «Альянс»		Договор	71	06.02.2017	800 000
					Платежное поручение	123	06.02.2017	800 000
		300 000	ООО «Орбита»		Договор	46	21.01.2017	300 000
					Платежное поручение	98	21.01.2017	300 000
		…	…		…	…	…	…
		55 000	ООО «Персей»		Договор	65	15.01.2017	55 000
					Платежное поручение	84	15.01.2017	55 000

Пример заполненного реестра мы привели выше. К реестру приложите перечень и формы типовых договоров, которые используете в льготных операциях. Это также повлияет на объем необходимых документов (см. табл. 1 ниже).*

ТАБЛИЦА 1. АЛГОРИТМ РАСЧЕТА ОБЪЕМА ДОКУМЕНТОВ, ЗАПРАШИВАЕМЫХ ПО ЛЬГОТЕ

Уровень риска	Льготные операции впервые за три квартала	При проверках за предыдущие периоды налоговики находили ошибки	Подавала компания «уточненки»*	Компания использует типовой договор на все операции кода**	Объем запрашиваемых документов (% от количества документов в реестре по коду вида льготной операции)***
Высокий (у компании признаки однодневки)	-	-	-	-	40%
Средний	Нет	Да	-	-	40%
	Нет	Нет	Да	-	40%
	Нет	Нет	Нет	Нет	Не более 10%
	Нет	Нет	Нет	Да	Не более 5%
	Да	-	-	-	40%
Низкий (компания добросовестно отчитывается и платит налоги без просрочек, есть ресурсы, чтобы вести бизнес)	Нет	Да	-	-	40%
	Нет	Нет	Да	-	40%
	Нет	Нет	Нет	Нет	Не более 10%
	Нет	Нет	Нет	Да	Не более 5%
	Да	-	-	Нет	Не более 10%
	Да	-	-	Да	Не более 5%

* Для компаний с высоким и средним риском оцениваются предыдущие четыре квартала. Если риск низкий - предыдущие три квартала.

** Компания должна работать с типовыми договорами по всем операциям льготы.

*** 50% документов должны быть по наибольшим суммам.

Шаг 2. Определите уровень риска компании

Ревизоры посчитают, сколько бумаг им хватит, исходя из уровня риска компании. Чем выше риск у компании, тем больше вероятность, что инспекторы запросят бумаги по максимуму.

Налоговый риск определяет специальная программа (СУР АСК «НДС-2»). Информация, к какой группе риска отнесли компанию, закрыта. Но основной принцип известен. Его чиновники озвучили в письме ФНС России от 03.06.16 № ЕД-4-15/9933@ .

Группа 1: высокий налоговый риск. В зону высокого риска попадают компании с признаками однодневки. Программа причислит вас к рисковым, если:

У компании нет достаточных ресурсов (активов). Например, нет в штате сотрудников, на балансе нет активов, показатели финансово-хозяйственной деятельности низкие;
-компания не отчитывается, не платит налоги или у нее подозрительно низкая налоговая нагрузка.

Группа 2: низкий налоговый риск. В зеленую зону чиновники включают надежные компании. Тех, кто:

Ведет реальную финансово-хозяйственную деятельность;
-своевременно и в полном объеме платит налоги;
-обладает достаточными активами для бизнеса.

Группа 3: средний налоговый риск. В эту группу попадают все компании, которые не вошли в первые две группы. Если у вас нет признаков однодневки, но налоговики не смогли причислить компанию к самым надежным, вы в группе со средним налоговым риском.

Группа риска - не единственный критерий, который повлияет на объем предоставляемых документов. Налоговики дополнительно проверят еще ряд факторов.

Для налоговиков важно, были ли у компании ошибки в декларациях, работает ли она с типовыми договорами, как часто заявляет льготу. Это видно из алгоритма расчета документов, который мы привели в табл. 1 выше.

Из таблицы видно, что, если компания надежна, в течение года сдавала отчетность без ошибок и использует типовой договор, налоговики запросят не более 5% от заявленных бумаг. Этот лимит не действует, только если в реестре по льготе компания приведет менее 30 подтверждающих документов. Тогда будьте готовы представить все бумаги.

Инспекторы вправе запрашивать у надежной компании документы всего раз в год. Но вот пояснения в форме реестра инспекторы будут просить ежеквартально в любом случае.

Маленькая компания с небольшими активами и с признаками однодневки должна будет представить инспекторам 40% документов из реестра. Аналогичная ситуация, если налоговики нашли ошибки в декларации льготника. Но если расчет покажет, что документов много, налоговики запросят не более 500 документов по одному виду льготы. В любом случае как минимум половина из представленных документов будет по самым дорогим сделкам.

Налоговики запросили у ООО «Компания» перечень подтверждающих документов по льготным операциям. Общество представило инспекторам реестр по утвержденной форме (см. образец выше). В перечне 80 документов. Компания входит в группу с низким риском. В результате чиновники затребовали у ООО «Компания» всего четыре документа: договор и платежку по сделке с ООО «Альянс», а также договоры с ООО «Орбита», ООО «Персей» (см. табл. 2 ниже).

ТАБЛИЦА 2. РАСЧЕТ ЗАПРАШИВАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Из письма ФНС России от 26.01.2017 № ЕД-4-15/1281@

При непредставлении налогоплательщиком Реестра или при представлении Реестра не по рекомендуемой форме (в случае невозможности идентификации подтверждающих документов, невозможности их соотнесения с используемыми льготами, невозможности выполнения требований настоящего письма, неуказания в реестре суммы операции) истребование Документов производится без использования риск-ориентированного подхода.
При наличии в налоговом органе сведений, свидетельствующих о возможном неправомерном применении льготы по отдельным операциям, налоговому органу необходимо истребовать документы, подтверждающие правомерность применения льгот по указанным операциям.

Отвечает Владислав Волков,

заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

«Инспекторы сравнят доходы физлиц в 6-НДФЛ с суммой выплат в расчете по страховым взносам. Такое контрольное соотношение инспекторы станут применять с отчетности за I квартал. Все контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приведены в . Инструкцию и образцы заполнения 6-НДФЛ за I квартал смотрите в рекомендации.»

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

• Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
• Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал , в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

• хранение документации;
• учет;
• передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами :

• электронным;
• рукописным.

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

• проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
• присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
• внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

• если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
• при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах , как:

• лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
• вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
• необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

• содержание . Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
• регистрационный номер . Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою ;
• дата занесения в реестр . Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании , так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом , – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.

Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.

Порядок составления акта передачи документов

Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:

• название документа;
• место и дата его составления;
• наименование юридического лица;
• полное имя составителя самого акта
• полное имя лица, которому переходят документы, а также наименовании его компании, если это не внутренний документ;
• непосредственно перечень документов;
• указание их регистрационного номера;
• подпись лица и печать компании при необходимости.

Правила передачи документов

Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.

Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов. Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.

В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.

Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.

В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.

Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.

Ниже расположен типовой бланк и образец реестра передачи документоввариант которого можно скачать бесплатно.