В россии отменены командировочные удостоверения. Командировочные удостоверения отменили, но не спешите о них забыть Командировочные удостоверения отменены постановление правительства

Командировка является неотъемлемой частью жизнедеятельности организации. Естественно, необходимо знать, как правильно отправить сотрудника в деловую поездку по заданию организации и какие документы при этом необходимы. С 8 января 2015 года вступили в силу поправки введенные по постановлению правительства, согласно которых внесли некоторые изменения, рассмотрим их в данной статье.

Согласно постановлению правительства, которое было принято 29.12.2014 года, под номером 1595, с 8 января 2015 года были внесены корректировки в порядок направления сотрудника в командировку. Согласно новых правил отменили обязательное применение некоторых документов.

В данный момент не требуется составление ряда документов, хотя их использование не запрещено:

• Отсутствует необходимость в постановке служебного задания
• Более не требуется выдавать командировочное удостоверение (КУ)
• Так же не требуется отчет сотрудника о произведенной работе

Осталось по-прежнему, необходимо следующее:

• Прежде чем отправить сотрудника в деловую поездку, необходимо издать приказ (распоряжение или решение)
• Также необходимо вести журнал учета командировок сотрудников, в котором записываются даты их убытия и прибытия в организацию (отменена необходимость ведения журнала с 08.08.2015)

Стоит отметить, что отсутствие такого журнала или их не заполнение могут повлечь за собой ответственность, согласно ст. 5.27, ч.1:

• Предупреждение, либо
• Штраф на должностных лиц, в размере 1-5 тыс. руб.
• На юр.лиц, в размере 30-50 тыс. руб.
• Индивидуальных предпринимателей, в размере – 1-5 тыс. руб.

Однако данный документ может проверить лишь трудовая инспекция, поскольку он относится к кадровому учету.

Обращаем ваше внимание, что с 8 августа 2015 года были внесены еще некоторые коррективы в порядок оформления командировки. .

Оформление приказа (решения или распоряжения)

Обязательных требований к форме приказа не предъявляется, он может быть издан по унифицированной при отправлении одного сотрудника или же по форме Т-9а, если отправляется группа работников, а также можно издать свою форму приказа. Если вы будете использовать форму Т-9, то у вас возникнет вопрос о необходимости заполнения поля «основание», которое раннее заполнялось.

Данное поле можно заполнять в том случае, если вы продолжаете для себя использовать документ, по которому составлялось служебное задание, таким образом в поле «основание» можно будет внести данные о дате составления и номере такого задания.

Если же данный документ не издавали, то можно в этом поле записать данные другого документа, на основании которого сотрудник выезжает в рабочую командировку, например, если составляется служебная записка, написанная непосредственным руководителем.

Читайте также:

Суточные в 2015 году

Если же никаких подобных документов не было издано, то поле «основание» можно оставить не заполненным.

Заполнение журнала регистрации командировок

В журнале учета сотрудников, которые выбывают в служебные командировки, графу, в которой указываются дата и номер командировочного удостоверения, рекомендуется не заполнять.

При прибытии в организацию командированных работников, в журнале учета, в графе, содержащей Наименование организации, которая выдала КУ, можно внести данные наименования организации, которая направила данного сотрудника в деловую поездку.

Командировочное удостоверение, использовать или нет?

Как уже сказали, с 8 января 2015 года, в результате изменений, внесенных в постановление правительства, которое было принято 13.10.2008, под номером 749, у работодателя нет обязанности оформлять служебное задание, командировочное удостоверение и составлять отчет по поводу проведенной сотрудником работы. С другой стороны запрета на ведение данных документов нет. Поэтому, при желании работодателя, он вправе их использовать для внутренних целей.

Оформление расходов, согласно статьи 252 НК, осуществляется на основании документов, которые оформлены согласно требованиям законодательства, либо иными документами, которые оформлены согласно требованиям делового документооборота, и которые могут косвенно подтверждать понесенные расходы. К ним могут относиться следующие документы: проездные билеты, изданный приказ о направлении сотрудника в командировку.

Применимость командировочного документа может быть установлена, согласно правил нормативных актов по кадровой политике (положений о командировках), так и согласно учетной политике организации. При этом возможно изменение или дополнение формы данного документа.

Подтверждение сроков командировки

При отправлении сотрудника в рабочую поездку ему причитаются суточные, для этого необходимо определить длительность этой поездки. Согласно пункта 7 положения, которое регламентирует процесс отправки сотрудников в командировки, с учетом внесенных изменений в 2015 году, указаны 2 способа, по которым можно определить сроки поездки:

• Первый, сроки исчисляются исходя из имеющихся проездных документов
• Второй способ – если поездка осуществлялась с использование личного транспорта, на основании предоставленной служебной записки

В связи с этим, сотруднику необходимо составить служебную записку, которая составляется по возращении в организацию. При этом указанные в ней даты необходимо подтвердить приложенными к документу чеками, квитанциями, путевыми листами и пр.

Определение сроков, при использовании служебного транспорта

В постановлении №749, п. 7 указана всего 2 способа, которыми сотрудник добирается до места назначения – личный транспорт и общественный. На практике может использоваться и другие способы, такие как: служебный транспорт, с помощью услуг сторонних организаций, попутный. Каким образом можно подтвердить даты командировок в таких случаях? Четких правил нет, но можно следовать ниже описанным рекомендациям.

Как и до внесения изменений, в 2015 году, основанием для того, чтобы направить сотрудника в командировку является изданный приказ руководителя организации, в котором указываются сроки поездки (дата начала и окончания), с учетом времени, которое требуется для того, чтобы добраться до место назначения и обратно. Именно этот документ в совокупности с другими подтверждающими документами можно использовать для подтверждения длительности поездки.

Читайте также:

Можно ли отказаться от командировки - в каких случаях возможно согласно ТК РФ, могут ли уволить за отказ

Служебный транспорт. Для того, чтобы определить сроки поездки, в этом случае, кроме приказа, можно составить путевой лист. Кроме него, сотрудник может в служебной записке отобразить маршрут следования с приложением к ней квитанций (чеков АЗС, гостиницы, из кафе и т.п.), полученных по пути следования или по прибытию на место.

При использовании транспортной компании можно приложить акт об оказании транспортных услуг либо иной документ, который предусмотрен договором с данной компанией, а так же составить служебную записку, так же приложив к ней необходимые подтверждающие документы.

Если используется попутный транспорт , то необходимо написать служебную записку и приложить к ней документы, которые подтверждают факт поездки.

Заполнение авансового отчета

Порядок заполнения и форма авансового отчета были утверждены по Постановлению Госкомстата №55, утвержденного 1 августа 2001 года. Но, начиная с 1 января 2013 года, данная унифицированная форма не является обязательной, в связи с этим ее можно видоизменить исходя из ваших внутренних требований организации.

Согласно Постановления Правительства №749, п.7, утвержденного 13.10.2008, подтвердить сроки проведения командировки можно на основании проездных документов, а если поездка производилась на личном транспорте, на основании служебной записки, к которой прилагаются необходимые подтверждающие документы, такие как, путевые листы, чеки, квитанции и пр.

В связи с этим при составлении авансового отчета, для того, чтобы подтвердить суточные расходы, можно ориентироваться на проездные билеты или составленную служебную записку сотрудником, в которой указана дата начала и окончания поездки.

Обязанность оформлять работникам, направляемым в командировку, служебные задания и командировочные удостоверения отменена с 8 января 2015 г.Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595 Изначально бухгалтерское сообщество отреагировало на эту новость положительно, ведь бумажной работы убавилось. Да и сведения, которые содержались в отмененных бумагах, либо были не очень нужны, либо дублировались в других командировочных документах. Срок пребывания в командировке теперь определяется по билетам. В связи с этим появились свои особенности в оформлении командировок в случаях, когда нет документов на проезд.

Подтверждение расходов на проезд при командировках на автотранспорте

В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки предусмотрен вариант с использованием ими личного автотранспорта. В такой ситуации работник должен указать период своего пребывания в командировке в служебной записке, приложив к ней подтверждающие документы: путевые листы, кассовые чеки и т. д.п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 Из служебной записки вы узнаете, сколько времени работник был в пути, а сколько - в месте командирования. Сведения в путевом листе должны будут соответствовать этой информации, и из него же будет видно, по какому маршруту двигался работник. А платежные документы подтвердят сами расходы. А вот одна только служебная записка, по мнению Минфина, не подтверждает использование личного транспорта работника для проезда в командировк уПисьмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 .

ВНИМАНИЕ

Если у вас есть соглашение с работником о выплате ему компенсации в связи с использованием личного транспорта, в которую включается возмещение расходов на ГСМ, то, по мнению ФНС, и при направлении работника в командировку такая компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли только в пределах установленных нормподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; ст. 188 ТК РФ ; Письмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199 ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92 .

Об использовании же служебного или арендованного транспорта в командировке в Положении вообще ничего не сказано. Поскольку этот вопрос не урегулирован, вы вправе в своем локальном нормативном акте прописать порядок подтверждения расходов в таких ситуациях. В ЛНА можно предусмотреть обязанность работника, съездившего в командировку на служебном или арендованном автотранспорте, представить те же оправдательные документы, что и при поездке на личном авто: служебную записку о сроке пребывания в командировке и путевой лист с приложением к нему документов на покупку бензина и т. п. Используя их, вполне можно будет обосновать проездные расход ыст. 168 ТК РФ ; Письма Роструда от 10.04.2015 № 831-6-1 ; Минфина от 06.05.2015 № 03-03-06/1/26251 , от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840 .

Для подтверждения делового характера поездки лучше прописывать цель командировки в приказе о направлении в командировку.

Заполнение «командировочных» журналов учета

Сразу оговоримся, что и журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета прибывших в командировки формально должны вестись как и прежд епп. 1, 3 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н . Запросить их могут только трудинспекторы. Но поскольку трудинспекция обычно эти документы не проверяет и, соответственно, за их отсутствие не штрафует, многие компании их не ведут.

Если вы ведете журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, в котором, несмотря на перемены, сохранилась графа для указания даты и номера командировочного удостоверения, то теперь ее вы можете просто не заполнять либо проставить в ней, например, номер и дату приказа о направлении работника в командировк уприложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н .

А ведение журнала учета работников, прибывших в вашу организацию, может принести реальную пользу. Ведь если работник какой-либо другой компании командирован в вашу организацию, то даты его прибытия и убытия заносятся в этот журнал. И если потом у компании, направившей к вам работника, возникнут проблемы с подтверждающими документами, выписка из вашего журнала может явиться косвенным доказательством того, что их работник все-таки был в командировке у вас и именно в этот период. Вместе с тем предоставление такой выписки из журнала - исключительно жест доброй воли с вашей стороны: можете выдать, а можете не выдать.

Если вашему руководству для контроля за командированными нужно знать, в какой именно день работник появился в месте командирования и когда выбыл оттуда, можно оформлять документ, аналогичный командировочному удостоверению, по самостоятельно разработанной форме или старой унифицированной, указав это в учетной политик еч. 2 , 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Только не забудьте, что в нем должны быть все необходимые для первичного документа реквизиты.

Правда, ваши внутренние документы - не указ вашим контрагентам. И представители организации, в которую был командирован ваш работник, теоретически могут отказаться заполнять представленные им аналоги командировочных удостоверений. Соответственно, было бы неплохо, если бы вы или ваш директор до отправления работников в командировку предупредили контрагента о том, что в вашей организации приняты такие правила, и попросили их заполнить эти документы.

Правительство Российской Федерации постановляет:

• Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации.

Утверждены
постановлением Правительства РФ
от 29.12.2014 № 1595

ИЗМЕНЕНИЯ,
КОТОРЫЕ ВНОСЯТСЯ В АКТЫ ПРАВИТЕЛЬСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. В постановлении Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 2, ст. 187; 2008, № 14, ст. 1413; 2014, № 50, ст. 7095):

а) в пункте 3 слова "без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы" исключить;

б) абзац первый пункта 6 изложить в следующей редакции:

"6. При направлении работника в служебную командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).".

2. В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 42, ст. 4821; 2013, № 20, ст. 2504):

а) абзац второй пункта 3 изложить в следующей редакции:

"Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.";

б) пункт 6 признать утратившим силу;

в) пункт 7 изложить в следующей редакции:

"7. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).";

г) пункт 15 признать утратившим силу;

д) абзац первый пункта 19 изложить в следующей редакции:

"19. При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).";

е) в пункте 26:

• в абзаце втором слова "командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом," исключить;
• абзац третий признать утратившим силу.

Председатель Правительства РФ Д.А. Медведев

Командировочное удостоверение — установленного образца бумага , подтверждающая факт трудовой деятельности сотрудника в командировке, а также уважительную причину его отсутствия на рабочем месте.

Удостоверение находится у работника во время его командировки и содержит отметки о прибытии/убытии его в пункты назначения, для выполнения служебных заданий. Как правило, на основе документа ведется бухгалтерский и налоговый учет расходов на командировочную поездку .

Законодательная база на 2018 год

Существует ряд требований , предъявляемых к оформлению командировки: наличие трудового договора с направляющимся в поездку работником, возрастное ограничение для лиц, младше 18 лет или имеющих неудовлетворительное состояние здоровья.

Стоит отметить, что сотрудники, выполняющие работу разъездного характера, имеют право осуществлять свою трудовую деятельность без сопроводительных документов.

Порядок подготовки сотрудника в командировочную поездку, её документальное сопровождение регламентируются законодательной базой РФ, а именно: Постановлениями №№ 729, 749, 771, 812, 922, 1595, Трудовым и Налоговым кодексами РФ.

Правила оформления и перечень обязательных документов неоднократно изменялся в первую очередь для сокращения бумажной волокиты и значительного упрощения ведения бухгалтерского учета. Так, 812 Постановление определяет размер выплат, производимых сотрудникам при командировании как на территории РФ, так и за ее пределами.

Постановление №749 было принято в октябре 2008 года и регламентирует порядок документального оформления служебных поездок. В январе 2015 года Правительством была внесена поправка, в ранее принятые законодательные акты, под номером 1595, регламентирующая пакет необходимых документов, действующая и на сегодняшний день.

На 2018 год в законодательные акты внесены изменения, определяющие перечень необязательных документов :

1. Командировочное удостоверение.
2. Отчет о выполненной в процессе командировке работе.
3. Задание для служебной поездки.
4. Журнал учета прибывших/убывших сотрудников.

Кроме того, внесены изменения и в установленные ранее ограничения на продолжительность командировочных поездок . Если до этого года сотрудники имели право находиться в служебной поездке не более 40 дней или одного года для строительных профессий, то на сегодняшний день срок командировки зависит от объема заданных работ, а также решения руководства предприятия.

Корректировкам подверглись и так называемые «суточные», полагающиеся работнику во время служебной поездки. Так, законодательно установлены следующие нормы суточных выплат :

• при командировке на территории Российской Федерации — 700 руб;
• при командировке за пределы Российской Федерации — 2500 руб.

Работодатель вправе превышать принятые нормы, но с условием, что все сверх уплаченные суммы будут облагаться страховыми взносами .

Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты :

1. Наименование документа, его номер и дата издания.
2. Наименование предприятия, издавшего документ.
3. Личные данные командируемого, его должность.
4. Пункт назначения командировочной поездки.
5. Дата начала и продолжительность командировки.
6. Цель поездки, служебное задание.
7. Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
8. Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.

Следующим обязательным документом является авансовый отчет работника о затраченных средствах . В течение трех дней с момента завершения командировки, сотрудник обязан предоставить отчет в организацию, оплачивающую командировку, с приложением следующих документов :

• подтверждающих затраты на дорогу;
• подтверждающих факт съема жилья;
• ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы (в случаях, когда командируемый отправляется за пределы страны).

В основном, оформление командировки регламентируется двумя вышеперечисленными документами , но в некоторых случаях к перечню добавляется и обязательное наличие письменного согласия командируемого. Применительно данное правило для работников:

• осуществляющих уход за инвалидами и тяжелобольными родственниками;
• женщин, имеющих детей младше 3-х лет;
• единственного родителя, имеющего ребенка-инвалида до 14 лет;
• беременных женщин.

Таким образом, заменить законодательно отмененные командировочные удостоверения способны билеты на проезд в общественном транспорте, прочие чеки и квитанции, подтверждающие факт расходов.

В случае, когда командируемый передвигается на личном или служебном автомобиле, доказательной базой осуществленных расходов может послужить служебная записка работника , с указанной суммой расходов, а также прилагаемыми документами на автомобиль, путевками, чеками с АЗС, счетами (при безналичном расчете).

Для служебных поездок за пределы страны командировочные удостоверения не требовались и ранее, основным подтверждением, в таких случаях, являются отметки, проставленные в паспорте при пересечении границы.

Нужно ли оформлять удостоверение

Законодательство разрешает работодателю не использовать командировочное удостоверение , но и не запрещает пользоваться данным документом. Для того чтобы понять, нужно ли оформлять необязательные удостоверения, следует, прежде всего, разобраться в их сути и назначении.

В документальном учете предприятия командировочное удостоверение выполняет немаловажную роль, фиксируя расходы работника, совершенные во время служебной поездки.

Командировочные расходы не облагаются ни налогом, ни страховыми взносами, при наличии удостоверяющих документов. Таким образом, командировочное удостоверение до 2015 года являлось официальным подтверждением и использовалось для следующих целей:

• освобождения от уплаты подоходного налога с потраченной суммы (на основании статьи 217 Налогового кодекса);
• признания затрат на командировку прочими расходами и освобождением их от обложения налогом на прибыль (на основании статей №№ 264, 272 Налогового кодекса);
• сокращения суммы страховых взносов (на основании законодательного акта № 212-ФЗ).

Использовать в работе командировочное удостоверение или нет — решение руководства предприятия . Единственным условием служит обязательное отражение принятого решения в локальных актах организации, при этом, в связи с отсутствием регламентов, использовать данный вид документации можно как в произвольной, так и в установленной ранее форме.

Стоит отметить, что само по себе удостоверение юридической силы больше не имеет, поэтому не может являться подтверждением расходов, но может значительно упрощать работу по ведению бухгалтерии на предприятии.

Последствия отмены данного удостоверения представлены ниже.

С января 2015 года отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Законодатель посчитал, что нет смысла указывать цель служебной поездки в каких-либо иных документах кроме приказа о направлении в командировку.

Из этой статьи вы узнаете:

• как отмена служебного задания отразится на документообороте при направлении в командировку;
• какими документами подтвердить командировочные расходы в связи с тем, что отменили служебное задание в командировке;
• можно ли оформлять командировку в 2015 году по старым правилам.

Отмена служебных заданий на командировку

До 2015 года служебное задание оформлялось каждому работнику, который направлялся в командировку. В служебном задании в краткой форме излагались задачи предстоящей служебной поездки (например, проведение переговоров, заключение партнерского соглашения и т. д.). Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении были одними из важных первичных документов, которые позволяли компании подтвердить командировочные расходы. В связи с этим много внимания уделялось правильности их заполнения.

Отмена служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о выполнении служебного задания должна была упростить документооборот при направлении работника командировку. Действительно, отмена служебных заданий на командировку уменьшила количество оформляемых документов. С другой стороны командировочное удостоверение и служебное задание позволяли достоверно определить время нахождения сотрудника в командировке, ведь принимающая сторона фиксировала в командировочном удостоверении фактическое время прибытия и убытия (окончание работ) сотрудника. В связи с этим отмена служебного задания и командировочного удостоверения была скептически воспринята многими кадровиками.

Можно ли оформлять командировку по-старому, ведь служебное задание отменили?

Да, можно. Несмотря на то, что с 2015 года отменены командировочные удостоверения и служебные задания, работодатель вправе использовать эти документы при направлении сотрудников в командировку. Однако для этого потребуется закрепить этот порядок в соответствующем локальном акте организации, например в Положении о командировках (образец ).

Образец

Служебное задание отменили: как теперь подтвердить командировочные расходы

Отмена служебного задания никак не отразилась на порядке подтверждения командировочных расходов. Даже до того, как служебное задание отменили, для подтверждения командировочных расходов требовались:

• авансовый отчет об израсходованных суммах:
• командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
• документы о найме жилья;
• документы о расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных командировочных расходах;
• отчет о выполненной в командировке работе.

С 2015 года в числе документов, подтверждающих командировочные расходы, оставлены только авансовый отчет и документы о найме жилья и расходах на проезд (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Работник должен предоставить эти документы работодателю в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

Авансовый отчет заполняется строго по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. В качестве документов, подтверждающих командировочные расходы, могут выступать чеки, квитанции, путевые листы, счета и т. д.