1c архив. "1С:Облачный архив" поможет пользователям

Программа "1С:Архив 8" работает на платформе "1С:Предприятие 8 . Управляемое приложение" и обеспечивает:

• хранение любых документов
• ограничение прав доступа к документам
• коллективная работа с документами
• хранение и контроль версий
• выдача и контроль поручений
• отчетность
• работу с системой через веб-браузер

Хранение любых документов

"1С:Архив 8" позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере.

Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С:Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений.

Структура разделов

Все документы в "1С:Архиве 8" хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.

Разделы удобно вести в соответствии с организационной структурой Вашего предприятия или по типам документов (например, "договора", "приказы", "служебные записки") или по уровню доступа (например, "общие", "конфиденциальные").

Права доступа

"1С:Архив 8" позволяет устанавливать различный уровень доступа пользователей и/или групп пользователей к разделам, документам и поручениям:

• Чтение
• Добавление
• Редактирование
• Удаление

При этом права на поручения зависят от прав на приложенные к ним документы.

Автоматическое хранение версий

При возврате отредактированных документов в хранилище документов "1С:Архива 8" автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные или сменить активную (текущую) версию.

Полнотекстовый поиск

В "1С:Архиве 8" предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.

Обновление полнотекстового индекса выполняется автоматически на сервере или вручную, в случае использования файлового варианта.

Рецензирование документов

Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени.

Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.

Рабочий стол

Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.

Дополнительные свойства

Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как "важность документа", "тэги", "корреспондент", "место хранения" и др.

Выдача поручений

В "1С:Архиве 8" предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой:

• Текста поручения
• Описания
• Исполнителя
• Контрольного срока

Бизнес-процессы

Для автоматизации коллективной работы с документами в "1С:Архиве 8" предусмотрены такие бизнес-процессы, как:

• Поручение с контролем - после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку
• Согласование - приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования
• Обход - с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.

1С:Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Использование 1С:Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

Важно! Вышел новый релиз СЭД "Документооборот Проф" для 8.2. Подробности на сайте Документооборот Проф

На данный день, универсальная система управления документами "1С:Архив" - это современная система, разработанная Российской фирмой "1С". "1С:Архив" поставляется в уже третьей версии и имеет доступную для Российских предприятий стоимость.

Результаты, которые Вы получаете от использования системы:

1 Точный учет документов и их версий
2 Полная регистрация корреспонденции (в том числе с распознаванием текста)
3 Удобный коллективный доступ к документам
4 Оперативный доступ к системе через Web
5 Быстрый и точный поиск документов и их версий
6 Разделение прав доступа к документам и их версиям
7 Обмен сообщениями между пользователями системы с привязкой к документам
8 Просмотр протоколов работы с документами
9 Интеграция с MS Word и MS Excel

Система "1С:Архив 3.0"
Система 1С:Архив позволяет автоматизировать документооборот предприятия. Система 1С:Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

В системе 1С:Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С:Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных предприятиях.

Выдача поручений и заданий
Система позволяет выдавать поручения сотрудникам и контролировать их выполнение. После выдачи сотруднику поручения оно автоматически появляется в списке задач у нужного сотрудника при его последующем входе в систему "1С:Архив 3.0".

Все выданные поручения автоматически поступают на исполнение к соответствующим сотрудникам и отображаются в виде упорядоченного списке "На сегодня".
После того, как исполнитель помечает поручение как выполненное и составляет отчет о проделанной работе, оно поступает к контролеру в список "На контроле". Автором и контролером поручения могут быть разные сотрудники.

С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Хранение документов
С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов
Документы в 1С:Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С:Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов
На каждый документ в 1С:Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей
В 1С:Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами
Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С:Архиве, не переключаясь в другое приложение.

Регистрация корреспонденции
В системе 1С:Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ
1С:Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование
При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С:Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web
Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.

Поиск
1С:Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С:Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа
Каждому объекту 1С:Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С:Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С:Архива от файл-сервера:
однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;
автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;
поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;
эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;
надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.
эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей;

Интеграция с внешними приложениями.
В состав 1С:Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:
добавить к уже существующим системам функциональность 1С:Архива;
разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;
создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1С:Архиве;
разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.

Вызов функций 1С:Архива можно осуществлять из 1С:Предприятия версий 7.7 и 8 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.

Диалог поручения

1С:Архив позволяет осуществлять выдачу и исполнение поручений и вести контроль исполнительской дисциплины. Поручения могут носить общий характер (например, Предоставить ежеквартальный отчет) или быть связанными с какими-либо документами 1С:Архива. Жизненный цикл каждого поручения в 1С:Архиве состоит из трех стадий: выдача, исполнение, контроль (если указан контролер).
Главное окно клиентской части

Область дерева папок в иерархическом виде отображает структуру хранилища документов, область таблицы документов отображает в табличном виде список документов, которые содержаться в выбранной папке.

Состав дерева папок и списка документов отображается с учетом прав доступа для конкретного пользователя.
Окно просмотра позволяет просматривать и редактировать документы популярных форматов..
Диалог свойств документа

Отображает основные свойства документа, такие как название, комментарии к документу, автора и дату создания, информацию о версии, ключевых словах и другие.
Диалог свойств папки

Отображает свойства папки, такие как название, комментарии, дату создания и имя пользователя, создавшего папку, рабочий каталог, краткую информацию о содержимом.
Создание нового документа. Регистрация входящих и исходящих

При регистрации входящей/исходящей корреспонденции можно указать, что служит основой для нового документа: файл на жестком/сетевом диске, готовый шаблон (файл любого типа) или описание места хранения бумажной копии документа.
Так же можно указать содержимое ряда полей, необходимых в дальнейшем для работы с документом, таких как: вид документа (факс, письмо), исходящий номер, дата регистрации, заголовок, комментарий и других, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиями ГСДОУ.
Создание нового документа. Внутренний документ

Регистрация обычного документа, не связанного с учетом и регистрацией корреспонденции. Как правило это обычные файлы, составляющие внутренний документооборот организации.
Сканирование и распознавание

1С:Архив поддерживает как ввод одиночных документов со сканера, так и потоковое сканирование. После завершения все полученные изображения будут добавлены на сервер.
Если при настройке сканирования была выбрана одна из стратегий распознавания, то отсканированные документы будут поставлены в очередь и распознавание произойдет на сервере автоматически.
Поиск документов

Упрощенный поиск в 1С:Архиве позволяет находить документы по названию и комментарию, а также посодержимому (полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка).

В строке поиска можно указать название документа полностью или его часть. Например, для поиска всех документов в названии или комментарию к которым встречаются слова <договор>, <договора>, <договоры> нужно указать строку для поиска <договор>. Если установлен флажок поиска по содержимому, то будут найдены также документы, в тексте которых встретилась любая форма слова <договор>.
Результат поиска выводится в виде списка найденных документов с короткой текстовой выдержкой.

Расширенный поиск позволяет найти документы по реквизитам (например, по названию, автору, датам создания) или по содержимому (полнотекстовый поиск). В расширенном поиске эти два вида поиска являются взаимоисключающими, т.е. поиск ведется либо по реквизитам, либо по тексту документов.

Как и простой поиск документов, поиск папок позволяет искать папки, указав часть от названия или строки комментария.

Права доступа

Ограничение доступа в 1С:Архиве построено на принципе проверки прав субъектов (пользователей) на доступ к объектам (документам или папкам). Для идентификации пользователя используется его регистрационное имя (указывается администратором 1С:Архива при регистрации нового пользователя), подтверждаемое паролем.
Каждый объект системы 1С:Архив (документ или папка) наследует права вышестоящей по иерархии папки или имеет свой собственный индивидуальный набор прав доступа к нему.

Права доступа описывают разрешенные наборы действий с данным объектом для пользователей или групп. В этом диалоге отображается список пользователей или групп пользователей (отличаются пиктограммами) и соответствующие им наборы прав. Разрешенные операции отмечены галочками зеленого цвета, запрещенные - галочками красного цвета. Отсутствие какой-либо галочки указывает системе безопасности, что данное право наследуется из прав других групп в этом классе безопасности.
Управление версиями документов

Система 1С:Архив автоматически сохраняет все версии документа и дает возможность просматривать версии, сравнивать и возвращаться к какой-либо из версий документа в случае необходимости. Версии хранятся не только линейно, т.е. в виде списка, но и иерархично, в виде дерева подверсий, которое образуется в случае возврата к какой-либо версии и порождения от нее новой.
Обмен сообщениями

1С:Архив позволяет пользователям системы обмениваться текстовыми сообщениями, присоединяя кним ссылки на документы системы 1С:Архив.При отправке сообщения группе пользователей оно будет доставлено каждому члену выбранной группы.
Просмотр протоколов работы

В 1С:Архиве все важные действия пользователей, связанные с изменением информации или получением доступа к ней, протоколируются и могут быть просмотрены администратором системы.
Обычные пользователи могут просматривать только свои собственные протоколы. Это может быть полезно для восстановления последовательности действий или для анализа выполненных работ.

1С:Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Использование 1С:Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

1С:Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

В системе 1С:Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С:Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных предприятиях.

Хранение документов

С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов

Документы в 1С:Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С:Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов

На каждый документ в 1С:Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей

В 1С:Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами

Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С:Архиве, не переключаясь в другое приложение.

Регистрация корреспонденции

В системе 1С:Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ

1С:Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование

При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С:Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web

Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.

Поиск

1С:Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С:Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа

Каждому объекту 1С:Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С:Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С:Архива от файл-сервера:

• однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;
• автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;
• поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;
• эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;
• надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.
• эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей;

Интеграция с внешними приложениями.

В состав 1С:Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:

• добавить к уже существующим системам функциональность 1С:Архива;
• разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;
• создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1С:Архиве;
• разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.

Вызов функций 1С:Архива можно осуществлять из 1С:Предприятия версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.

Главное окно клиентской части

Область дерева папок в иерархическом виде отображает структуру хранилища документов, область таблицы документов отображает в табличном виде список документов, которые содержаться в выбранной папке.

Состав дерева папок и списка документов отображается с учетом прав доступа для конкретного пользователя.
Окно просмотра позволяет просматривать и редактировать документы популярных форматов..

Диалог свойств документа

Отображает основные свойства документа, такие как название, комментарии к документу, автора и дату создания, информацию о версии, ключевых словах и другие.

Диалог свойств папки

Отображает свойства папки, такие как название, комментарии, дату создания и имя пользователя, создавшего папку, рабочий каталог, краткую информацию о содержимом.

Что же такое 1 С: Архив — это системный-программный комплекс управления документами и другими данными.

Отличиями от других продуктов, можно выделить многое в предложенном продукте. Первое, что необходимо рассматривать это задачи:

• Обеспечение исполнителям возможности делать свою работу, предоставляя им для этого материалы;
• Как и у большинства программ данного профиля, можно выделить задачу — это упрощение поиска всех данных;
• Еще одной целью можно назвать создание единого поля (хранилища) для документов;

Преимущества данного продукта.

К основным преимуществам, можно отнести способность данного продукта упрощать работу и повышать за счет этого рабочий потенциал.

Вариативность файлов, которые может хранить 1 С: Архив очень широк, к ним можно отнести видео файлы; аудио файлы; документы офисного характера; графики; цветные картинки и другие виды файлов. Архив 1С, как правило используют для внутренней упорядоченности и структурирования офисных документов.

Структура папок у 1 С: Архива организуется именно так, как будет удобно вам, например — при помощи проецирования иерархии вашей организации. В каждом отделе системы, имеется возможность назначения ответственного лица, по другому администратора. Цена доступна многим — это можно назвать весомым отличием среди конкурентов на рынке. Большой выбор возможностей и инструментов продукта, позволяет пользоваться им, на предприятиях различной величины. 1 С: Архив имеет хороший функционал и к нему можно отнести ведение учета данных.

У всех документов имеется своя карточка. Во всех карточка есть реквизиты, соответствующие стандартам ГСДОД и требованиям ГОСТ Р. 6.30-2003. Единственным недостатком данной характеристики можно отнести то, что нельзя изменить реквизиты, приложенные в карточки.

Документы и их создание.

У 1 С существуют уже созданные шаблоны и для работы не придется придумывать ничего нового. Для создания документа необходима, воспользоваться шаблоном или задать свои собственные данные, если вам это будет необходимо.

Работа пользователей друг с другом.

Документы и файлы приложенные туда, можно отправлять по электронной почте. Пользователи, обмениваясь сообщениями могут оставлять ссылки на документы, это является очень удобной функцией. для реализации поручений, существует возможность их выдачи, и контроля за исполнением.

Документы хранятся в 1 С Архиве вот таким образом:

Данные системы имеют единое месторасположение и централизованны. Сотрудники могут распоряжаться документами, через интернет или же в системе. Система состоит из папок рубрикаторов, которые имеют возможность настраиваться пользователем.

Работа с документами стала проще, при использовании 1 С: Архива так, как он распознает большое количество различных форматов. Формат Microsoft Office или HTML так же, как и другие форматы поддерживаемые данным продуктом. все действия можно совершать работая и просматривая их прямо в Архиве, не прибегая к использованию других приложений.

Ведется учет организационной области предприятия. Сквозные регистрационные номера, они учитываются автоматически.

Коллективный доступ

Пользователи имеют доступ ко всем имеющимся корпоративным документам, с возможностью их редактирования и работы сними. В данной системе существует механизм блокировки документа, он позволяет исключить конфликт программы, при одновременном редактировании пользователей.

Сохранение прежних версий

В 1 С: Архиве есть замечательная функция сохранения прежней версии, если вы работали с документом и после чего редактировали его, то документ сохраняется в прежней версии, в общем архиве. Если вы захотите посмотреть одну из имеющихся версий, то такая возможность у вас есть. В каждой версии будет обозначено, кто ее автор и какие изменения были внесены. Ограничений по количеству сохраненных данных не имеется.

Web доступ

Доступ к компонентам документов может быть произведен, через обычный вэб браузер. За счет этого пользователи системы, не находящиеся в офисе, могли бы ей воспользоваться, что является очень удобным свойством.

Поиск

Поиск в 1 С: Архиве обеспечивается не только при помощи карточки, но и при помощи морфологических особенностей текста. Чтобы искать при помощи такого способа, используется словарь «Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик». Еще одним интересным подходом для поиска различных файлов или документов, можно отнести (дайджест), на заданную тему производится подборка.

Доступ и права к нему

Ко всем объектам этого архива, можно назначить права доступа. В случае назначения прав выбранной папки, то все документы и файлы, прикрепленные к ней, наследуют права папки, в которой они находятся. Можно провести ранжирование прав по девяти критериям:

• Возможность создавать и удалять документы и файлы;
• Следующим является возможность открытия и закрытия файлов;
• Очень важным критерием является управление версиями;
• Еще один критерий это редактирование;
• Кто будет подписывать документы;
• Возможность перемещения;
• Изменение прав;

После любого действия совершенного пользователем системы, совершается протоколирование, и администратор может, при необходимости, просмотреть любые интересующие его данные.

От файл-сервера 1 С: Архив отличает:

— Контроль над действиями пользователей;
— Управление правами для доступа к файлам;
— Безопасная среда и хранение в ней всех данных;
— При возникновении конфликтов в системе, в момент редактирования файлов несколькими пользователями, решен;
— Сохранение всего рабочего материала и возможность работы с каждым из них;
— Широкий выбор поиска документов;
— Формирование единого хранилища материалов, необходимых для работы организации;

Интеграция с внешними приложениями

1С:Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Использование 1С:Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

1С:Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

В системе 1С:Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С:Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных предприятиях.

Хранение документов

С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов

Документы в 1С:Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С:Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов

На каждый документ в 1С:Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей

В 1С:Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами

Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С:Архиве, не переключаясь в другое приложение.

Регистрация корреспонденции

В системе 1С:Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ

1С:Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование

При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С:Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web

Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.

Поиск

1С:Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С:Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа

Каждому объекту 1С:Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С:Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С:Архива от файл-сервера:

• однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;
• автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;
• поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;
• эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;
• надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.
• эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей;

Интеграция с внешними приложениями.

В состав 1С:Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:

• добавить к уже существующим системам функциональность 1С:Архива;
• разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;
• создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1С:Архиве;
• разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.