Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле. Законна ли факсимильная подпись на документах

ДА — Гражданско-правовые договоры и счета на оплату при условии, что у вас с контрагентом подписано соглашение об использовании факсимильной подписи

НЕТ — Доверенности на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки, акты выполненных услуг, товарные накладные, транспортные накладные и иные первичные документы.

Наверное, каждый сталкивался с ситуацией, когда необходимо срочно подписать документы, а руководителя нет на месте. В такой ситуации поможет факсимиле . С его помощью вы можете воспроизводить собственноручную подпись должностного лица. Однако использовать факсимиле бесконтрольно нельзя. Руководитель должен издать приказ и утвердить перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, а также правила его использования. Кроме того, проставлять факсимиле можно далеко не всегда. Разберемся, какие документы разрешено подписывать факсимильной подписью, а какие нет.

Договоры и счета на оплату

Можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании (п. 2 ст. ГК РФ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не оставалось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписать соответствующее coглашение.

Выдержка из соглашения об использовании факсимильной подписи на договорах

1. Стороны устанавливают, что могут использовать факсимильное воспроизведение подписей на следующих документах:

Деловых письмах;

Договорах поставки, заключенных между сторонами, а также на дополнительных соглашениях к ним;

Выставленных счетах на оплату.

2. Перечисленные в пункте 1 документы могут быть подписаны факсимильными подписями следующих лиц:

3. Факсимильное воспроизведение подписей указанных должностных лиц стороны признают аналогом собственноручных подписей этих лиц.

Доверенность.

Доверенность на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки должна быть подписана лично руководителем или иным уполномоченным лицом. Дело в том, что в Гражданском кодексе нет положении, которое бы разрешало использовать на доверенности факсимильную подпись. А значит, подписывать доверенность с помощью факсимиле нельзя . Кстати, образец подписи доверенного лица также должен оригинальным.

Первичные документы.

Первичные документы подписывают должностные лица, ответственные за совершение хозяйственных операции. При этом в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ не уточняется, должна ли подпись на документе быть подлинной, или возможно использование факсимиле. Получается, налоговое и бухгалтерское законодательство прямо не предусматривает возможность ставить на актах, накладных и другой «первичке» подписи посредством факсимиле. В связи с этим налоговики часто не признают расходы, подтвержденные документами с факсимильной подписью, считая, что они не соответствуют пункту 1 статьи 252 НК РФ. А вот суды не столь категоричны, и пример тому - постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2008 № А56-13616/2007. В нем отмечено, что расходы можно считать документально подтвержденными, даже если акты выполненных работ содержат факсимильную подпись должностных лиц.

Ведь эти подписи заверены оттиском печати организации.

Хотите пополнить знания в бухгалтерском учете? Приходите на бесплатный онлайн-тренинг «Стать бухгалтером за 10 дней» Подробнее

• 15.01.18

  В письме от 08.12.17 № 03-03-06/1/81951 Минфин ответил на вопрос организации, которой контрагент предложил заверять первичные документы факсимильной подписью уполномоченных лиц. Под документальным подтверждением расходов понимается оформление документов в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы, и (или) наличие... 2966

• 15.01.18

  Об учете расходов и применении вычетов НДС в случае подписания контрагентом первичных документов факсимиле 2512

• 09.01.17

  ООО «С» (заказчик) и ООО «М» (исполнитель) заключили договор на оказание услуг, связанных с проведением рекламной кампании в средствах массовой информации и наружной рекламой. В подтверждение исполнения договора были представлены счета-фактуры и акты выполненных работ. По результатам выездной проверки ИФНС доначислила налог на прибыль, НДС, пени и штраф, установив, что контрагент не обладал материальными и трудовыми ресурсами, не нес расходов... 1807

• 31.08.16

  ООО «Э» (заказчик) и ООО «М» (поставщик) заключили договоры поставки жести белой. В подтверждение исполнения договора были представлены договоры поставки, спецификации, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, в том числе международные, грузовые таможенные декларации. Документы со стороны ООО «М» подписаны руководителем компании – О. По результатам выездной проверки ИНФС доначислила НДС, пени и штраф, указав на неправомерность вычета по... 2080

• 28.01.16

  Опубликовано определение судьи ВС по делу А21-9443/2014, о котором мы писали ранее. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычете НДС, указав, в частности, на подписание от имени контрагентов документов с использованием факсимиле. Суды первой и апелляционной инстанций отменили решение инспекции, отметив, что обязанность по составлению счетов-фактур возлагается на продавца, а действующее налоговое законодательство не запрещает... 2508

• 05.10.15

  Опубликовано постановление коллегии судей окружного арбитражного суда по делу А21-9443/2014, о решениях судов первой и апелляционной инстанций по которому мы писали ранее. Компания заключила договор на поставку продукции, а затем заявила по этой сделке вычет в налоговой декларации по НДС. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычете, указав на отсутствие у контрагентов необходимых ресурсов и подписание документов от имени... 2186

• 21.09.15

  В письме от 27.08.15 № 03-07-09/49478 Минфин напомнил, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Пунктом 2 статьи 160 ГК предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного... 5 4442

• 21.09.15

  О возможности составления счетов-фактур с использованием факсимильной подписи 4859

• 13.08.15

  ЗАО заявило налоговый вычет в декларации по НДС по операции приобретения металлопродукции у ООО. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычетах, установив, что первичные документы и счета-фактуры от имени ООО подписаны с использование факсимиле. Также инспекция установила, что ООО зарегистрировано незадолго до заключения договора по адресу массовой регистрации. Суды (дело № А73-8042/2014) признали решение инспекции законным, ... 1632

• 24.06.15

  ООО «Б» (покупатель) заключило договоры на поставку морепродуктов и рыбы с ООО «А» и «Р», затем заявило вычет в налоговой декларации по НДС. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычетах, сославшись на отсутствие у контрагентов необходимых условий для исполнения договоров (отсутствуют основные средства и персонал), а также указав, что счета-фактуры подписаны факсимиле. Суды первой и апелляционной инстанций (дело №... 2064

• 21.01.15

  Законодательство о бухгалтерском учете оперирует понятием первичные учетные документы. Первичные учетные документы являются документами, служащими основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете организации (ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете (ст. 313 НК РФ). 4369

• 30.06.14

  Предприниматель (агент) и ЗАО (принципал) в январе 2007 года заключили агентский договор, по которому предприниматель в интересах и за счет ЗАО осуществлял поиск, закупку, предпродажную подготовку и последующую реализацию продукции. Во исполнение этого договора ИП заключил субагентские договоры с физлицами. Агент и далее, в свою очередь, субагенты получили денежные средства принципала с целью закупки товара. В мае того же года агентский... 2472

• 18.06.14

  Между предпринимателем (покупатель) и ООО (продавец) был заключен договор на приобретение пшеницы и кукурузы. По результатам выездной налоговой проверки инспекция доначислила ИП налоги, в частности НДС, НДФЛ, пени и штраф по операциям с ООО, указывая, в частности, на подписание счетов-фактур с использованием факсимиле. Инспекцией также установлено, что ООО налоговую отчетность не представляет, налоги не уплачивает, по месту регистрации... 2098

• 17.06.14

  Правила подписания счетов-фактур введены пунктом 6 статьи 169 НК РФ. Там не говорится о факсимиле. Значит, счет-фактура, заверенный только факсимильной подписью, не позволяет вычесть НДС. Об этом напомнил ФАС Северо-Кавказского округа (постановление от 30.05.14 № А32-2968/2012). Его вывод соответствует постановлению Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11. ... 4 2674

• 08.04.14

  По результатам выездной проверки компании доначислен налог на прибыль, НДС, а также пени и штраф. Инспекция сочла неправомерным отнесение к расходам части затрат по приобретению подсолнечника у ООО «Г» и ООО «А» на общую сумму 2,6 млн рублей в результате завышения цены относительно рыночной. Доначисления по НДС произведены в результате неправомерных налоговых вычетов в отношении ряда контрагентов по недостоверным счетам-фактурам, оформленным... 1938

• 06.02.14

  Инспекция в результате проведения выездной налоговой проверки установила, что представленные компанией в обоснование налоговых вычетов по НДС счета-фактуры, оформленные от имени контрагента, содержат неверный КПП продавца, некорректный адрес, а в некоторых подписи руководителя и главного бухгалтера выполнены путем проставления факсимиле. Суды трех инстанций (дело № А79-13124/2012) отказали компании в применении налоговых вычетов по... 1 2136

• 18.10.13

  Кроме того, налоговики, не учитывая, что списание материалов согласно учетной политике для целей налогообложения организации происходит по средней стоимости, неправомерно доначислили налог на прибыль. 1944

• 11.10.13

  Является ли нарушением действующего законодательства подписание товарных накладных подписью, произведенной путем проставления факсимиле? 20399

• 25.06.13

  Налоговики при проверке обнаружили документы, оформленные с применением факсимиле. Затраты на приобретение сырья зачли, а в вычтенный НДС доначислили. Суд по данному эпизоду фискалов поддержал. 3985

• 30.05.12

  Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц. 14521

• 18.04.12

  На очередном Всероссийском спутниковом онлайн-семинаре компании «Гарант» были рассмотрены актуальные вопросы по НДС и новым утвержденным формам документов. Мероприятие провела Ирина Генриховна Спирина, действительный член ИПБ России, преподаватель Московской высшей школы экономики. 5030

• 05.12.11

  Запрет факсимильной подписи на счетах-фактурах стал результатом разбирательства в Высшем арбитражном суде между налоговиками и красноярским заводом холодильников «Бирюса». Такая позиция суда может распространиться на все первичные документы бухучета, отмечают эксперты. Два года назад Высший арбитражный суд (ВАС) вынес ряд решений, разрешающих факсимильные подписи в налоговых и бухгалтерских документах. Однако теперь судьи сочли, что такое... 1486

• 18.11.11

  Контрагент выдал счет-фактуру, заверенную факсимильной подписью руководителя или главного бухгалтера. Чиновники считают, что такой документ не позволяет вычесть «входной» НДС. Поэтому от партнера лучше потребовать счет-фактуру с обычной подписью. Если это нереально, то законность вычета придется отстаивать в суде. Здесь поможет комментируемое определение. ПРИЧИНА СПОРА Счет-фактура завизирован факсимильной подписью. По мнению чиновников,... 7 3635

• 11.11.11

  Декларацию нельзя заверять факсимильной подписью. Она не предусмотрена Налоговым кодексом. Бланк с такой подписью не может быть принят инспекцией. Данный вывод следует из постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.11.11 № А56-66090/2010. На отчетности необходима подпись руководителя юрлица. Возможна и подпись другого сотрудника. Только на него следует выписать доверенность, позволяющая представлять организацию в налоговых... 942

• 27.09.11

  Сегодня ВАС принял решение по делу общества «Красноярский завод холодильников «Бирюса» против Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Красноярскому краю, оставив без изменений решения арбитражных судов предыдущих инстанций. Обстоятельства дела полностью изложены в определении о передаче дела в Президиум ВАС от 17.06.2011 № 4134/11. Межрайонная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам по... 2 2151

• 12.09.11

  Одним из эпизодов рассматриваемого дела в арбитражном суде стал вопрос подписи счетов-фактур штампом факсимиле. Как следует из материалов дела, инспекцией была проведена выездная налоговая проверка общества. По ее результатам компании отказано в применении вычета по НДС по счетам-фактурам. Основанием для отказа в применении вычета на основании указанных счетов-фактур послужил вывод инспекции о несоответствии порядка их заполнения требованиям... 1086

• 14.06.11

  Факсимильная подпись на первичных документах не является основанием для отмены вычета налога на добавленную стоимость (постановление ФАС Московского округа от 04.05.2011 № КА-А40/3623−11 по делу № А40−173950/09−90−1323). Налоговая инспекция отказала индивидуальному предпринимателю в вычете НДС, поскольку от имени контрагента первичные документы были подписаны не лично генеральным директором, а с помощью факсимильного... 998

• 23.12.10

  По счетам-фактурам с факсимильной подписью можно применить вычет НДС. Об этом сказано в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 10.12.2010 по делу № А53-3061/2010. Налоговое законодательство не устанавливает допустимые способы подписания счетов-фактур. Запрета на совершение подписи руководителя и главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле не установлено. В данном случае требования статьи 169 НК РФ, необходимые для... 1 1097

• 16.08.10

  Разрешается ли ставить на счетах, счетах-фактурах и иных первичных учетных документах факсимильные подписи единоличного исполнительного органа организации и (или) бухгалтера? Если нет, какие последствия это влечет? 6345

• 05.08.10

  Чем поможет эта статья: Принять правильное решение, когда можно воспользоваться факсимиле взамен живой подписи, а в каких случаях лучше от этого воздержаться. От чего убережет: От претензий налоговиков к первичным документам и счетам-фактурам. А значит, и от недоимок по налогу на прибыль и НДС. 13989

• 26.07.10

  Позиция налоговиков непоколебима уже с 2005 года: вычет по «факсимильному» счету-фактуре неправомерен. Как рассказала «Главбуху» Дина Сверчкова, юрист юридической компании «Налоговик», единственный совет, который можно дать компаниям в такой ситуации: запросить у поставщика счет-фактуру с «живыми» подписями. При этом сослаться на требования инспекторов. Если же счета-фактуры с факсимильными подписями обнаружены в ходе налоговой проверки, то... 1205

• 22.06.10

  Минфин: Покупатель не может принять к вычету НДС на основании счета-фактуры, составленного с использованием факсимильной подписи 1876

• 18.06.10

  Счета-фактуры с факсимильной подписью не являются основанием для принятия НДС к вычету. Об этом в очередной раз специалисты Минфина России сообщили в письме от 01.06.2010 года № 03-07-09/33. Чиновники ссылаются на 2 статью 169 НК где сказано, что использовать факсимильную подпись разрешается лишь в случае, предусмотренном законодательством. А поскольку Налоговый кодекс не допускает подпись счетов-фактур при помощи факсимиле, то по таким... 1 1163

• 22.12.09

  Налоговики не вправе отказывать в вычете по НДС лишь на том основании, что в счете-фактуре стоит факсимильная подпись. Эту точку зрения вслед за Высшим арбитражным судом РФ высказывают и окружные арбитражные суды. Пример тому – постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.11.09 № А13-8617/2008. Суть конфликта Инспекция сняла вычеты по НДС на том основании, что счета-фактуры были подписаны с использованием факсимиле. При этом контролеры... 968

• 25.11.09

  Компания не сможет получить налоговые вычеты по счетам-фактурам с факсимильными подписями. Как разъяснила на «горячей линии» по вопросам НДС Любовь Дудкина, заместитель начальника отдела налогообложения юридических лиц УФНС России по Красноярскому краю, в НК прописано, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо другими лицами, уполномоченными на то приказом либо доверенностью компании. Согласно пункту... 803

• 06.11.09

  Если стороны хотят использовать факсимильную подпись, то об этом стоит упомянуть в договоре. Суд установил, что подпись контрагента на первичных документах совершена с использованием факсимиле либо с помощью электрофотографических копировально-множительных устройств. При этом представитель контрагента, находящийся в местах лишения свободы, свою причастность к деятельности контрагента отрицал. Суд попытался найти ссылку в договоре на возможность... 829

• 24.07.09

  Требование об уплате налога с факсимильной подписью должностного лица налогового органа является законным. К такому выводу пришел ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 15.06.09 № Ф04-3222/2009(7672-А27-14). Компания получила из инспекции по почте не оригинал, а копию требования об уплате налога, на которой к тому же вместо собственноручной подписи начальника инспекции стояла факсимильная. Компания, так и не уплатив налог, посчитала,... 813

• 13.07.09

  Минфин: Организация не вправе принять к вычету НДС по счету-фактуре, составленному с использованием факсимильной подписи 1456

• 13.07.09

  Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено. Об этом Минфин России информирует в письме от 17.06.2009 № 03-07-09/31 и обращает внимание налогоплательщиков, что счета-фактуры, составленные с факсимильной подписью, являются составленными с нарушением установленного порядка. Следовательно, они не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету.... 1 1168

• 14.05.09

  Президиум ВАС, вопреки позиции Минфина, в очередной раз признал неправомерным отказ фирме в НДС-вычете на том основании, что счет-фактура подписан факсимиле. Свою позицию высшие арбитры изложили в определении от 8 апреля 2009 г. № ВАС-3935/09. Судьи указали, что действующее налоговое законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур. В то же время в нем нет и запрета на совершение подписи... 1 1087

• 04.03.09

  Налоговая инспекция не вправе отказать фирме в вычете по НДС лишь на том основании, что счет-фактура «подписана» штампом-факсимиле. Такой вывод содержится в определении Высшего Арбитражного Суда от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08. Отказывая налоговикам в передаче дела в Президиум, участники коллегии судей указали, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом между контрагентами не свидетельствует о... 890

• 12.02.09

  Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильной подписи, являются составленными с нарушением установленного порядка. Это означает, что данный документ не может являться основанием для принятия сумм НДС к вычету. На данный факт указывает Минфин в письме от 22 января 2009 г. № 03-07-11/17. Финансисты отметили, что пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса установлено: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения... 889

• 11.02.09

  Минфин вновь напомнил, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, не являются основанием для применения вычета по НДС 1 2737

• 11.07.08

  Таможенники не вправе отказать фирме в применении первого метода определения таможенной стоимости (по стоимости сделки с ввозимыми товарами), лишь на том основании, что контракт на импорт продукции подписан факсимиле. Таким выводом порадовал участников ВЭД ФАС Дальневосточного округа в своем постановлении от 7 июня 2008 г. № Ф03-А51/08-2/1969. В минувшем году сотрудники находкинской таможни решили, что фирма-импортер неправомерно применила... 846

Факсимиле – переводится с латинского, как “делать подобное”, воспроизведение в точности и с подробностями графических оригиналов (подписи, чертежи, рисунки, рукописи). В старину оно делалось вручную, через прозрачную бумагу прорисовывали источник, а затем переносили на бумагу, дерево или металл. Так делали гравюры и литографии. В современном мире увеличились области, где можно использовать факсимиле и усовершенствовались методы воспроизведения.

С появлением фотографии процесс значительно упростился. С помощью светописи (фотографирования) факсимилирование стало проводиться механическим путем. Использование факсимиле в виде книг, летописей, карт, рисунков и картин имеет научное и культурное значение

Использование в гражданско-правовых сделках

Кроме этих видов графических копий, при оформлении различных бухгалтерских и договорных документов используется факсимиле подписи. Это значительно упрощает проведение некоторых сделок, но важно знать, где факсимильную подпись можно использовать, согласно законодательным документам. Законом предусмотрено не так много случаев, в которых использование факсимильной подписи в документах является допустимым. Факсимильные сделки очень удобны в случаях, когда занятость руководителей, имеющих право подписи, не дает возможности провести сделку. Использовать факсимиле может исключительно тот, кто указан в документе об использовании факсимиле подписи. Стоит только помнить, отсутствие руководителя по причине отпуска или больничного не дает право использования факсимильной подписи, так как в это время он не может исполнять свои должностные обязанности. В такие моменты право подписи на документах передается человеку, временно исполняющему обязанности. Если в документе будет стоять факсимильная подпись и дата, совпадающая с датами отпуска руководителя, то такой документ не будет обладать никакой юридической силой. Отсутствие, дающее право на печать – подпись – это служебная командировка или важное совещание.

Перед использованием факсимиле на документах следует тщательно ознакомиться со всеми нюансами гражданского законодательства и в спорных вопросах пользоваться только живой подписью. Так как документы с факсимиле не могут быть доказательством проведения сделки в суде.

При оформлении различных сделок (договоров), в которых участвуют одновременно несколько сторон использование факсимиле не запрещено, особенно если все участвующие стороны письменно подтверждают согласие на его использование. Также подпись факсимиле на документах может быть использована на односторонних сделках, направленных на прекращение или изменение гражданских обязанностей и прав.

В гражданском праве прописано, что подпись факсимиле на документах может являться аналогом “живой” подписи.

Но существуют некоторые моменты, которые нужно обязательно учитывать при заключении факсимильных договоров. Эти нюансы впоследствии могут стать определяющими и решаться судом не в пользу данного метода:

• стороны – участники соглашения не составляли письменный договор о согласии на использование факсимиле или хотя бы одна из сторон не участвовала в составлении этого договора;
• использование факсимильной подписи для конкретного документа прямо не предусмотрено законодательными актами (договора и акты, предусматривающие финансовую ответственность);
• факсимильный оттиск оставляет лицо, не имеющее документально оформленных и заверенных полномочий на это.

Напрямую в законе про бухучет не сказано, что возможно использование факсимиле, но звучит фраза «Подпись должна давать возможность проведения идентификации лица, проводящего операцию». С одной стороны нет четкого указания, что подпись должна быть собственноручной, но с другой – и не говорится о запрете пользоваться механическими средствами подписи, ведь они являются аналогами оригинальных инициалов и также дают возможность идентификации. Нет какого-то одного конкретного документа, четко регламентирующего правила использования факсимиле в первичной документации. Таким образом, в спорных моментах вопросы о законности таких документов может решать только суд.

Но, как показывает практика, на доверенностях, платежных накладных и других документах, несущих финансовую нагрузку, такие подписи не всегда признаются действительными и имеющими законную юридическую силу. Обычно судебные тяжбы по поводу таких спорных вопросов принимают решения не в пользу механических методов замены собственноручной подписи. Таким образом, не стоит рисковать, и на первичной документации всегда следует оставлять исключительно “живую” подпись, во избежание неприятных моментов.

Еще один документ, требующий к себе пристального внимания – это счет-фактура. Он представляет собой документ, предъявляемый для налогового учета НДС, и содержит информацию об оказании услуг либо же о стоимости определенных товаров.

В отношении счетов-фактур сложилось абсолютно однозначное мнение у лиц, представляющих налоговые отношения. Этот документ оформляется согласно Налоговому кодексу, где не предусмотрено использование факсимиле, поэтому должен быть заверен только собственноручной подписью.

В недавнем прошлом судебная практика не была однозначна по отношению к факсимильным счетам – фактурам, считая, что в налоговом законодательстве нет указаний о невозможности использования штампа – печати, а, следовательно, и нет оснований считать его недействительным. Но в последнее время все чаще суды склоняются к тому, что счет-фактура должен все же содержать “живые” подписи, так как несет финансовую ответственность. И только в случае письменного согласия сторон на применение механической подписи, суд может принять решение в сторону признания законности факсимильного документа.

При оформлении налоговой документации является недопустимым применение факсимиле, в противном случае компании, отступившей от данных правил, будет отказано по счетам-фактурам в налоговых вычетах. Так как именно первичный документ является основанием для вычета НДС, а использование штампов – печатей в них не разрешено.

При оформлении вексельных обязательств, порядок использования факсимиле не предусмотрен ни одним законодательным документом. Вексель является ценной бумагой, оформляемой по специальной форме. Так как он несет финансовую составляющую (долговые обязательства векселедателя либо другого лица по отношению к векселедателю) и является ордерным документом (то есть может заменяться индоссаментом с указанием нового держателя) и, таким образом, векселедатель совместно с векселедержателем является носителем солидарной ответственности.

При такой возможности неоднократной передачи, а также возможности начисления процентной ставки и оплате при предъявлении или по истечении определенного срока (ависто), нецелесообразно использовать штамп – подпись, гораздо надежнее будет применять собственноручную подпись, тем более что закон не предусматривает использование факсимильной подписи на векселях.

Трудовые отношения регламентируются нормами трудового законодательства, а в нем, в отличие от гражданско-правового, использование факсимильной подписи не предусматривается. Поэтому штамп – подпись в трудовых договорах не может использоваться, ни при каких обстоятельствах. Все положения о размере и порядке выплаты заработной платы, о рабочем месте, обязанностях и правах, продолжительности рабочего дня, рабочей неделе, премирования и т.п., должны заверяться исключительно “живой” подписью.

При наличии документов о приеме на работу с факсимиле, законной силы они иметь не будут. Такие документы суд не принимает в качестве доказательств, и в спорных ситуациях закон будет не на стороне работодателя.

Из всего видно, что факсимиле актуально исключительно в гражданско-правовых сделках, только в случаях, когда его использование предусмотрено документально всеми сторонами – участниками. Также использование штампа – печати может быть доступно ограниченному количеству лиц, с целью контроля доступа и незаконного использования.

Морские грузоперевозки сопровождаются коносаментом – документ на право собственности, которая отгружается. Этот документ является объединением сразу нескольких актов:

• расписка о получении с полным описанием груза;
• накладная товарно-транспортная;
• договор перевозки груза;
• документ товарораспорядительного характера.

Существует несколько видов коносамента: бортовой, для погрузки, чистый, с оговоркой, оборотный, именной, на предъявителя, линейный, чартерный, сквозной.

В конвенции ООН “О грузоперевозках” от 31.03.1978 года подпись на коносаменте может быть поставлена от руки, выгравирована, проштампована факсимильным штампом или сделана в электронном виде, в том случае, если в стране, где он выдается, нет законов, противоречащих данной конвенции.

Есть вариант использования механической подписи руководителя, без каких-либо сомнений в ее законности. Это внутренние документы, такие как грамоты, приглашения, поздравления, деловая переписка без финансовой составляющей, внутризаводские приказы, не противоречащие правовым нормам.

В случае отсутствия генерального директора предприятия, на поздравительной грамоте можно оставить факсимильный оттиск и это не будет противоречить никаким законодательным актам. Рассылка поздравлений или приглашений также не является серьезным документом, требующим исключительно “живой” подписи.

На предприятиях (фирмах) количество факсимиле может изготовляться ровно столько, сколько лиц имеют право подписи документации. Во избежание несанкционированного использования таких печатей, стоит документально подтвердить разрешение на использование штампов и оговорить круг доступа к ним. Обязательно должны быть назначены люди, ответственные за использование факсимильных подписей. Их права и обязанности в мельчайших подробностях оговариваются и нужно учитывать, что за нарушение этих условий предусматривается ответственность.

Важно разработать соответствующую инструкцию, с перечнем документов, в которых могут использоваться факсимильные штампы, лица, имеющие доступ и право ими пользоваться. Такую инструкцию нужно утвердить приказом по предприятию.

Храниться такие подписи должны либо в сейфе, или в кабинете с ограниченным доступом. Принадлежит факсимиле не тому сотруднику, чья подпись на нем, а предприятию, хоть и несет информацию о конкретном человеке, но решения о его использовании может принимать только начальство.

Выдаваться такие штампы могут только под строгим контролем, подотчетно с занесением записи о выдаче в специальном журнале учета. Периодически должна проводиться проверка наличия всех зарегистрированных факсимиле на предприятии. При пропаже такого штампа нужно обратиться в правоохранительные органы с заявлением о краже или утере, и документально подтвердить недействительность документации с механической подписью с момента обнаружения пропажи факсимиле.

Изготавливают факсимильные штампы практически все фирмы, занимающиеся изготовлением печатей. Для этого необходим скан “живой” подписи. Подбирается цвет чернил и, после согласования, менее чем через сутки, печать готова.

Для изготовления не нужно никакой регистрации в органах милиции, ни разрешения. Современные технологии позволяют чернилам не растекаться и делать линии четкими, что дает максимально приближенную схожесть с оригинальной подписью. Чернила нужного цвета хорошо держатся и не размазываются. Линии на штампе абсолютно идентичны оригинальной подписи, что практически гарантирует невозможность подделать печать.

Выбирать производителя стоит с учетом репутации и опыта предприятия. От надежности изготовителя будет зависеть не только качество изготавливаемой печати, но и безопасность проведения сделок. Лазерная гравировка позволяет достигнуть наиболее тонких и четких линий, что делает подпись наиболее реалистичной.

Альтернатива факсимильной подписи

В законодательстве нет четких указаний по поводу использования механических подписей, поэтому возникают вопросы о законности документов, подписанных таким образом. В судах практика тяжб с факсимильными документами также неоднозначна.

Есть альтернатива таким подписям – это доверенность, дающая уполномоченному лицу право на подпись документов в отсутствие основного руководителя. Уполномоченных лиц может быть несколько, и они могут быть взаимозаменяемы. В таких случаях документация имеет неоспоримую юридическую силу.

Еще одним аналогом факсимиле может быть электронная цифровая подпись. Это последовательность символов, воспроизводящая оригинальную подпись руководителя, но в отличие от механических факсимильных методов, имеет высокую степень защиты за счет шифрования информации разнообразными ключами.

Такая подпись может ставиться на электронном документе. При малейшем изменении в документе вызовет несоответствия его подлинности в дайджесте. Таким образом, обладая закрытым ключом, можно добиться высокого уровня защиты подписи от подделки. Таким ключом владеет один человек, на имя которого выдается сертификат.

В том случае, если все же есть необходимость факсимильной подписи на договорах и некоторых других документах, то следует оформить приказ, который будет документировать согласие сторон на использование механической подписи на договорах. Приведенный ниже пример показывает вариант договора между двумя сотрудничающими сторонами, при наличии большего количества участников, в составлении такого приказа должны участвовать все стороны.

При наличии такого приказа все подписывавшие его стороны признают юридическую силу договоров, подписанных факсимильным методом, что может значительно упростить возникающие вопросы о законности таких документов.

Вариант приказа

Общество с ограниченной Открытое акционерное

Ответственностью общество

“Машпром” “Локомотив”

01.01.2015 № 210/151

О возможности и правилах использования факсимиле в заключении договоров

В целях эффективной работы ООО “Машпром” и ОАО “Локомотив”

Приказываем:

1. В случае необходимости (отсутствия или сильной занятости руководителя, обладающего правом подписи) использовать факсимильную подпись, которая имеет юридическую силу наравне с собственноручной для следующих документов: справки, письма, приглашения, заверенные копии.
2. Право на использование факсимиле возложить на первого заместителя председателя правления ООО “Машпром” Зайцева Н.И. с одной стороны и на заместителя генерального директора ОАО “Локомотив” Иванова Р.О. с другой стороны.
3. Ответственным за выполнением приказа назначить начальника отдела режима и делопроизводства ООО “Машпром” Сенчину Т.Н.

Председатель правления Генеральный директор

ООО”Машпром” ОАО “Локомотив”

Петрухин В.С. Ильченко И.И.

Как и все сотрудники, лица, отвечающие за подпись документов, иногда увольняются или уходят на пенсию. Если с их подписи были сделаны факсимильные штампы, то их следует списать и утилизировать.

Для этого собирается комиссия, которая определяет способ уничтожения печати. Это должно быть полное разрушение поверхности, на которой находится подпись, чтобы в дальнейшем невозможно было ее восстановить и воспользоваться. Резиновые и каучуковые изделия, а также фотополимерные разрезаются настолько мелко, чтобы было невозможно разобрать рисунок печати или же подлежат сжиганию. Изделия из металла необходимо опиливать либо оплавлять.

По факту уничтожения составляется акт, который утверждается начальством или высшим руководством. В нем должны быть указаны следующие моменты:

• состав комиссии по аннулированию и уничтожению;
• способ, которым решено производить уничтожение;
• основание для списания и уничтожения;
• наименование и описание оттисков, подлежащих уничтожению;
• место, дата и время уничтожения штампа;
• заключение комиссии о качестве проведения уничтожения и о состоянии поверхности оттиска;
• подпись каждого из членов комиссии.

После утилизации старых штампов, составляется приказ на использование факсимильной подписи на новых сотрудников с занесением в журнал учета.

Противоречия в законодательных актах

Факсимиле – очень удобный вариант быстрого заключения договоров в отсутствие руководства, но не самый надежный. При использовании механической подписи, не стоит забывать, что в случае судебной тяжбы решение суда может быть вынесено не в пользу стороны, использовавшей штамп – подпись. Поэтому перед его использованием следует внимательно изучить все законодательные акты, предусматривающие возможность использования таких подписей и возможные подводные камни в процессе спорных вопросов по данному предмету обсуждения.

Конкретно термин факсимиле не имеет четкого определения в законодательных актах. Поэтому судебные процессы протекают очень неоднозначно на этот счет. Если в законе нет четкой формулировки, что использование механической печати запрещено, то это еще не значит, что ее использование возможно. В то же время отсутствие формулировки о разрешении факсимиле, не налагает запрета на его использование. Такие интересные и противоречащие моменты возникают в процессе судебных тяжб по факту факсимильных документов.

Однако, при наличии согласия обеих сторон, составлявших договор, с оттиском подписи, на признание механического штампа законным, суд может согласиться с таким положением вещей, если это напрямую не противоречит законодательным актам в данном регионе.

Судебная практика в области факсимиле

Достаточно часто в судах возникают споры о законности факсимильных договоров.

Один из случаев состоял в споре об аренде. Одно предприятие выдало помещение в аренду другому, составлен договор с живыми подписями, в котором оговорена сумма арендной платы. Спустя год в суде всплыло дополнение к этому договору, где вместо “живой” подписи было проставлено факсимиле, а арендная плата значительно увеличена. Арендатор утверждал, что арендодатель не поставил его в известность об этом и сослался на отсутствие собственноручной печати. Согласно букве закона это дополнение договора было признано недействительным, так как нет прямых доказательств о противоположном. Но если все-таки арендатор знал о повышении арендной платы, то арендодатель недополучил значительную сумму денег за прошедший период.

Нередко возникают судебные споры о договорах – поставках. Например, между двумя компаниями был заключен договор о поставке. Поставка совершена и получена, но не оплачена. Поставщик обращается в суд и оказывается, что представитель получателя действовал на основании доверенности, в которой не было подписи руководителя, а только ее штамп – оттиск. По закону на доверенности не может стоять факсимильная подпись, так как это односторонняя сделка и не предусматривает никакого соглашения сторон. Таким образом, поставщик, не обратив на этот факт внимания, лишил себя оплаты поставки, так как суд признал сделку недействительной.

Есть интересный опыт судебного разбирательства по факту приемосдаточных работ. Исполнитель выполнил определенные строительные работы, заказчик оплатил. Но позже оспорил сделку, так как счел, что не может считать объект сданным, ведь на акте приемки стоит факсимиле его генерального директора. Так как основной договор не указывал никаких конкретных сроков сдачи объекта, а работы были выполнены в полном объеме, то суд не нашел причин в признании сделки недействительной, несмотря на механическую подпись.

Распространенной ошибкой использования штампа – подписи является его использование на счетах – фактурах. При проведении проверок и инспекций, обнаруживаются факсимильные счета. Путем судебных разбирательств, налогоплательщикам было отказано в праве на вычет НДС.

Главная / На заметку / ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПОДПИСЫВАТЬ, А КАКИЕ НЕЛЬЗЯ?

ЧТО МОЖНО, А ЧТО НЕЛЬЗЯ ПОДПИСЫВАТЬ ФАКСИМИЛЕ?

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признаетаналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах , которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы . Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя . Согласно законодательству о бухгалтерском учете: первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия .

Налоговый кодекс РФ не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.

Многие компании с большим объемом документооборота используют в работе штампы с факсимильной подписью. В статье рассказывается, что такое факсимиле и какие документы можно подписывать факсимильной подписью.

Из статьи вы узнаете:

Что такое факсимильная подпись?

В переводе с латинского словосочетание «fac simile» означает «сделать подобное».

Факсимильное воспроизведение подписи осуществляется с помощью специального клише. Оно представляет собой печать или штамп, на котором вырезана оригинальная подпись должностного лица, ответственного за визирование документов в компании. Чаще всего таким лицом является руководитель организации.

Как сделать факсимильную подпись?

1. Сканирование образца подписи руководителя.
2. Изготовление клише. Оно имеет форму печати или штампа.
3. Подбор оснастки для клише. Размер оснастки зависти от величины автографа, а материалом для нее служит пластик, металл или дерево.

Подробную нормативную базу по созданию печатей и штампов, рекомендации по их использованию, уничтожению и назначению ответственных лиц вы найдете в статье «Печати и штампы ».

Для чего нужна факсимильная подпись?

Факсимильный аналог оригинальной подписи руководителя или ответственного должностного лица используется в делопроизводстве многих компаний.

Например, если возникнет необходимость оформить срочный документ в тот момент, когда руководитель компании находится в командировке или отпуске.

Часто факсимиле использует сам руководитель, когда ему необходимо завизировать большое количество документов.

Широкое применение факсимиле в экономических, финансовых, юридических и налоговых правоотношениях связано с большим риском. Например, когда сотрудники используют подпись руководителя в его отсутствие. В связи с этим в 2004 г. Министерство по налогам и сборам распространило письмо №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи». В нем определена юридическая сила факсимильной подписи и перечислены случаи, когда использование факсимиле строго запрещено.

Согласно этому документу, факсимильная подпись не используется в первичных документах (счетах-фактурах, платежных и иных финансовых бумагах), а также в доверенностях.

Прямой запрет на использовании штампа с факсимиле действует в отношении ряда нормативно-правовых документов. К ним относятся:

• федеральные законы и другие акты правого характера;
• законодательные акты субъектов федерации;
• карточка с образцами подписей руководства компании и образцом оттиска основной печати;
• заявления физических лиц в организации;
• векселя;
• нотариально оформленные документы;
• налоговые декларации.

В письме №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» перечислены документы, в которых использование факсимильной подписи считается допустимым.

Использование факсимильной подписи на документах разрешено в:

• грамотах, почетных листах и других поощрительных бумагах;
• страховых (медицинских) полисах;
• патентах и свидетельствах Федеральной службы по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от 31.05.2007);
• наградных и служебных удостоверениях;
• приглашениях, извещениях, уведомлениях;
• благодарственных и поздравительных письмах;
• подтверждениях итогов единого государственного экзамена (согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006));
• договорах и дополнениях к ним.

Факсимильная подпись действительна также на актах выполненных работ.

О некоторых спорных вопросах применения факсимильной подписи рассказывается в материалах статьи «Удостоверение документов ».

Где можно использовать факсимильную подпись?

Рассмотрим подробнее самый распространенный случай использования факсимильного оттиска: в гражданско-правовых отношениях. Может ли быть договор подписан факсимильной подписью? Использование факсимиле в данной случае регламентируется п. 2 ст. 160 ГК РФ.

В этой статье говорится, что легитимность факсимильной подписи обеспечивается простым соглашением сторон. На практике это означает, что при заключении договора стороны должны подписать дополнительное соглашение, в котором будут определены возможность и условия использования факсимильной подписи. Отдельным пунктом необходимо указать срок действия данного документа.

Соглашение может распространяться только на одну конкретную сделку или все последующие сделки, которые компания предполагает проводить с данным деловым партнером.

В документе нужно указать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. В дополнение к соглашению руководство компании должно обеспечить учет и контроль использования факсимильного штампа.

Таким образом, на вопрос можно ли подписывать договор факсимильной подписью ответ будет утвердительным, при условии подписания соответствующего дополнительного соглашения к договору.

Приказ о применении факсимильной подписи

Если руководство компании приняло решение использовать в делопроизводстве факсимиле, то оно должно утвердить приказ об этом. Необходимо подготовить Положение об использовании аналога копии руководителя.

Образец приказа на факсимильную подпись приведен ниже.

Рис. 1. Приказ о применении факсимильной подписи. Образец

Этим приказом руководитель определяет круг лиц, которые будут иметь право использовать факсимильную подпись.

В тексте оговаривается, какие именно документы можно заверять факсимильной подписью.

В приказе приводится перечень мероприятий и мер, которые обеспечат сохранность факсимильного штампа. К таким мерам относится назначение лица, ответственного за хранение штампа. Эта обязанность должна быть закреплена в его должностной инструкции.

Как организовать передачу документов на подпись, рассказывается в статье .

Факсимиле - это штамп, воспроизводящий оригинальную подпись. В делопроизводстве организации он используется для воспроизведения подписи руководителя в случае его отсутствия или при большом объеме документации, передаваемой на подпись. Закон ограничивает использование факсимильного штампа.