Образец, сроки подачи и правила заполнения отчета сзв-м. СЗВ-М: Сведения о застрахованных лицах

В мае 2016 года многие компании и предприниматели, выступающие страхователями при пенсионном обеспечении, сдали впервые новый отчет в ПФР, содержащий сведения обо всех застрахованных лицах - работниках организации. Для этой отчетности специально утверждена постановлением форма СЗВ-М. Законодательством предусмотрена обязанность ее подавать на регулярной основе.

Согласно нормативным актам ее необходимо оформлять всем хозяйствующим субъектам, в штате которых имеются наемные работники. К ним относятся как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели. При этом ИП, не выступающие работодателями освобождены от такой обязанности.

Страхователь должен подавать соответствующие сведения даже на лиц, с которыми заключены договора гражданско-правового характера, если он осуществляет начисление взносов в ПФР с их вознаграждения.

Отчет СЗВ-М сдается также организациями, деятельность в которых не ведется или у них отсутствуют работники вообще. В соответствии с законом у них всегда есть хотя бы один наемный сотрудник, которым выступает руководитель компании, очень часто он же единственный учредитель.

Основной целью ввода этой формы отчетности со стороны государства было получение возможности отслеживание работы вышедших на пенсию людей. В настоящее время же отчет подается абсолютно на всех работников независимо от их возраста.

СЗВ-М если нет работников

Данная форма не составляется предпринимателями, которые не поставлены на учет в ПФР в качестве работодателей и у них нет ни одного заключенного трудового или гражданского правового соглашения с физическим лицом.

В связи с особенностями осуществления определенных видов деятельности многие предприниматели работают в качестве юридических лиц. В них при регистрации они обозначили одного наемного работника - директора. Очень часто этому человеку, который, скорее всего, выступает еще и в качестве единоличного учредителя, не производятся никакие начисления и выплаты зарплат.

Важно! Однако, согласно действующим правилам такая компания все равно обязана в установленные сроки подавать данную форму. Нулевая отчетность СЗВ-М не предусмотрена.

Сроки сдачи СЗВ-М

Данный отчет является ежемесячным и должен представляться в органы ПФР регулярно в установленные законом сроки. В соответствии с нормами закона организациям и ИП нужно его сдать до десятого числа последующего за отчетным месяцем.

Впервые страхователи подавали форму по фактическим данным за апрель не позднее 10 мая текущего года. Для всех последующих установлены сроки:

• за май – до 15.06.2017;
• за июнь - до 15.07.2017;
• за июль - до 15.08.2017;
• за август - до 15.09.2017;
• за сентябрь - до 15.10.2017;
• за октябрь – до 15.11.2017;
• за ноябрь - до 15.11.2017;
• за декабрь - до 15.01.2017.

Важно! С 2017 года отчетность необходимо предоставлять так же ежемесячно, но не до 10 числа, а до 15 числа.

Компании могут сдавать отчет и ранее, в текущем месяце. Это не запрещено действующими нормами, но при этом они должны быть уверены, что до истечения данного периода в организации ни с кем не будет оформлен новый трудовой или гражданско-правовой договор.

СЗВ М 2018 образец заполнения

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения.

Раздел 1

В разделе 1 записываются все данные о страхователе - индивидуальный номер, присвоенный в Пенсионном фонде, краткое название фирмы, коды ИНН и КПП.

Раздел 2

В разделе 2 нужно указать время, за которое подается форма. Код отчетного периода - это двузначный порядковый номер месяца, год – состоит из четырех цифр. Если возникнут трудности при определении номера, в форме предусмотрены соответствующие коды и названия месяцев.

Раздел 3

В разделе 3 проставляется шифр типа передаваемого отчета. Он может принимать 3 значения:

• «исхд» – это исходная форма, т. е. та, которую предприятие сдает за указанный отчетный период впервые;
• «доп» – дополняющая форма. Данный код необходимо поставить тогда, когда исходный отчет уже был сдан, но его нужно дополнить другими сведениями. К примеру, человек вообще не был указан, или по нему были поданы неверные данные;
• «отм» – отменяющая форма. Этот код нужно использовать тогда, когда необходимо полностью исключить из поданного исходного отчета каких-либо сотрудников. К примеру, в форму были включены данные на сотрудника, который уволился, и в текущем периоде уже не работал.

Раздел 4

Раздел 4 - это таблица, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договора ГПХ . Она состоит из четырех столбцов. В первый записывается номер строки по порядку. Во второй - полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Далее проставляются личные номера - в строке 3 – СНИЛС, а в графе 4 – ИНН. Если у работника один из кодов отсутствует, то ячейку нужно просто оставить пустой, прочерк в таком случае не ставится.

Нет разницы в том, каким образом происходит внесение данных в таблицу - в алфавитном порядке по фамилии, или в разброс. Допустим любой способ.

Важно! Сюда нужно занести всех работников с договорами, независимо от того, получали они какие-либо перечисления или нет. Это значит, что в форму нужно включить сотрудников, которые находились в отпусках без содержания, по уходу за ребенком и т. д.

В конце отчета указывается должность руководителя, его Ф.И.О., дата заполнения, А сам он подтверждает правильность указанных сведений своей подписью.

Штраф за СЗВ-М

В случае непредставления отчета в установленные законом сроки, на работодателя будет наложен штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М. Он составляет 500 рублей за каждого сотрудника, по которому не была отправлена информация. Это грозит серьезными санкциями для фирм с большой численностью работающих людей, поскольку опоздание с отчетом, содержащим 100 человек, будет караться штрафом в 50000 рублей.

Кроме этого, этот же штраф будет наложен и в том случае, если в отчете были представлены неполные или недостоверные сведения. Исчисляется он аналогично, за каждого работника с неправильными данными.

Еще один момент, за который может быть наложен штраф, весьма спорный. Дело в том, что согласно действующим нормативным документам, бумажный отчет может подать только тот работодатель, у кого оформлено менее 25 человек, остальные должны сдавать его электронно. Таким образом, если эту форму подать бумажно, то чиновники могут его посчитать не принятым, и наложить соответствующий штраф за несдачу СЗВ-М.

Нюансы

Когда подается дополняющая форма, то в нее вносятся данные только по тем сотрудникам, которые нужно изменить или добавить в отчет. Верные строки дублировать не нужно. При исправлении сведений (к примеру, был неверно указан ИНН работника) не нужно сначала подавать по нему отменяющую форму, а затем дополняющую. Достаточно только последней.

Если в отчетном периоде была сделана какая-нибудь выплата сотруднику, уволившемуся до его наступления (к примеру, премия), то сведения о нем включать в отчет не нужно, поскольку трудовой контракт на начало периода был уже расторгнут.

Поле «Наименование должности руководителя» обязательно для заполнения. Однако оно может вызвать вопросы у предпринимателя, который подает данный отчет. Четких разъяснений на этот счет пока нет, поэтому для ИП рекомендуется вписать сюда фразу «Индивидуальный предприниматель».

В отчете нет графы для подписи уполномоченным представителем, только для руководителя. Таким образом, в текущих условиях представитель по доверенности не имеет права подписать и подать эту форму за страхователя. Уточнений от органов по этому вопросу пока не представлено.

Данная форма должна выдаваться работнику на руки при его увольнении. Закон устанавливает, что благодаря ей он сможет подтвердить свой страховой стаж при оформлении пенсии. Отчет должен содержать только одну строку - с данными по этому сотруднику, и составляется он за все месяца, в которых действовал трудовой договор. После вручения документов уволенный в письменном виде оформляет подтверждение их получения, с указанием точного количества листов.

Важно! Передавать на руки полный отчет с перечислением всех сотрудников нельзя - это будет нарушением закона о защите персональных данных.

Если работник в отчетном периоде сменил фамилию, но еще не успел осуществить обмен СНИЛС, то документ нужно подавать с его старыми данными. При сдаче формы с новой фамилией она может быть не принята, поскольку эти изменения еще не были внесены в базу ПФР.

Форма СЗВ-М скачать

С появлением новой отчетности в Пенсионный фонд Российской Федерации у многих работодателей стало появляться множество вопросов.

Учитывая, какие штрафы налагаются на компанию, ответственное лицо должно очень внимательно отнестись к заполнению сведений. В теме рассмотрим отчет СЗВ-М: кто и когда сдает новую документальную отчетность.

Кто предоставляет данные СЗВ-М

Сначала разберемся, что это такое — форма СЗВ-М? В неё вносятся сведения о застрахованных сотрудниках организации-работодатели. Сдавать документ нужно в территориальное отделение пенсионного фонда работодателя. Сдаётся документ каждый месяц 15-го числа. Кто сдает СЗВ-М?

Отчет предоставляется ежемесячно и сдают его:

• Все индивидуальные предприниматели, имеющие сотрудников.
• Организации-работодатели, имеющие одного и более сотрудников (в том числе директор).

То есть все страхователи, у которых заключён договор хотя бы с одним сотрудником, работодатели, которые принимали на работу сезонных рабочих. Даже если в организации числится один директор, то подается СЗВ-М в пенсионный фонд на одного директора.

Если же у коммерсанта нет работников, то сдавать этот отчет не нужно.

При заполнении данного документа есть свои нюансы, на которые ответственному лицу нужно обратить внимание.

• Если человек уволен, к примеру, 1 апреля, а бухгалтер сдает документ 10 мая, то вносить его в отчет не нужно, даже если в мае ему полагались выплаты.
• Сдача документа не связана с перечислением по сотруднику, главное, чтобы на момент формирования документа договор не был с ним прекращен.
• Обязательно в отчетность нужно включать декретниц и людей, находящихся на больничных.
• Включаются сотрудники, находящиеся в отпуске без содержания и с содержанием пособия.

Важно помнить! Все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, но отсутствующие на рабочем месте, должны быть внесены в отчет в обязательном порядке.

Так кто же должен сдавать СЗВ-М? Ответ один — все работодатели, которые оформили трудовой договор хотя бы с одним человеком.И не важно, выплачивается ли заработная плата сотруднику или нет

Что вносят в отчет?

Как правильно заполнить новый документ? Инспекторы пенсионного фонда не дают особых инструкций по заполнению документа. Все, что нужно, прописано в самом документе, ответственному лицу необходимо следовать инструкциям по заполнению и вносить правильные данные.

Первоначально указываются все данные страхователя, сокращённое название, например, ИП Волобуев А.И или ООО «Полет».

Затем вносятся ИНН и КПП работодателя, регистрационный номер, выданный в пенсионном фонде. Все поля отчета необходимо заполнять, проставлять период (месяц), когда сдаётся документ, обязательно проставить дату сдачи документа.

Следом нужно указать, какая форма документа сдается:

• Исходная.
• Дополняющая.
• Отменяющая.

• Фамилия, имя и отчество работника.
• СНИСЛ в обязательном порядке, иначе документ не пропустит программа, и это будет считаться ошибкой.
• ИНН, если эти сведения есть у работодателя.

Сотрудник, имеющий доступ к данным работников, сможет без труда внести все сведения в отчетность.

Могут возникнуть вопросы у руководителя компании, кто сдает СЗВ-М: кадры или бухгалтерия?

Подробную инструкцию по заполнению смотрите в данном видео:

Кто берет ответственность при сдаче документа на себя

Руководителю организации решать, кого назначать ответственным за заполнение и сдачу документа.

Заполнять может как и бухгалтерия, так и отдел кадров. У тех и других есть сведения о сотрудниках. В бухгалтерии заполняют сведения для пенсионной отчётности РСВ-1.

Но с формой может справиться и отдел кадров, вести и заполнять пенсионную отчетность.

Формирование документа и отправка его в пенсионный фонд не составит труда. Достаточно настроить рабочее место. Для этого нужно скачать с сайта ПФР программу, которая будет отправлять и проверять данные.

Нужно не забывать, что несвоевременное предоставление данных в ПФР накладывает на организацию штрафные санкции. Один штраф составляет 500 рублей (на каждого сотрудника), и если компания в своем штате имеет большое число сотрудников, это выльется в огромный штраф.

Поэтому заниматься отчетностью СЗВ-М должен только ответственный и внимательный сотрудник.

Новая отчетность для Пенсионного фонда стала обязательной для всех страхователей. Теперь плательщики страховых взносов должны предоставлять сведения о застрахованных лицах до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В статье пошагово разберем заполнение СЗВ-М, порядок заполнения формы при ошибках тоже приведем.

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Отчетность о застрахованных лицах обязаны предоставлять не только бюджетные организации, но и все страхователи:

1. Любые организации.
2. Индивидуальные и частные предприниматели.
3. Самозанятые граждане.
4. Физические лица, нанимающие граждан на оплачиваемую работу.

Инструкция по заполнению СЗВ-М в 2019 году предложена для бюджетников, но подойдет для всех страхователей.

Предельные сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году представлены в таблице.

Отчетный период 2019 года	Предельный срок
Сентябрь

Унифицированный бланк СЗВ-М

Инструкция по заполнению формы СЗВ-М в 2019 году

Унифицированный отчет СЗВ-М состоит из четырех разделов:

1. Реквизиты страхователя. Данный раздел обязателен к заполнению. Здесь необходимо прописать регистрационный номер организации, полученный в территориальном отделении ПФР, полное наименование экономического субъекта, затем указать ИНН и КПП.

1. Отчетный период. Заполняем месяц и год периода, за который формируем данные о застрахованных лицах.

1. Тип формы. Необходимо указать, какой вид вы формируете. Для отчетности, созданной впервые, указываем тип «исхд» — исходный. Для корректировки, которая отменяет неверные сведения, — «отмн», а которая дополняет данные — «доп».

1. Сведения о застрахованных лицах указываем в разрезе каждого работника, с которым заключен трудовой или гражданский договор. Прописываем полностью фамилию, имя и отчество (если оно имеется), заполняем СНИЛС и ИНН.

Составленный отчет должен быть подписан руководителем организации, заверен печатью. Также следует указать дату заполнения.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Кто освобожден от заполнения СЗВ-М

Действующий порядок заполнения СЗВ-М допускает случаи, когда можно не сдавать документ. Например, когда в организации нет ни одного оформленного сотрудника при условии, что директор или учредитель не получает никаких выплат и не заключил договор о трудоустройстве. Подробные разъяснения о такой ситуации дал Пенсионный фонд в Письме от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581.

Кого включать в отчетность

До 2019 года по бланку СЗВ-М инструкция по заполнению (кого включать) была иная. Включать нужно только тех сотрудников, по которым заключены договоры и начислены вознаграждения. Теперь действуют особые условия составления документа. Следует включать всех сотрудников, с которыми заключены договоры (трудовые, гражданско-правовые, авторские). Причем не важно, производились ли начисления и выплаты заработной платы по ним в отчетном периоде.

Рассмотрим несколько спорных примеров:

1. Сотрудник принят последним днем месяца, оплаты по трудовому договору не было. Нужно ли включать его в отчет? Нужно, так как договор подписан в отчетном периоде.
2. Сотрудник уволен в июле, а в августе ему начислили премию. Включить ли его в августовскую отчетность? Нет, уволенного в прошлом месяце работника не нужно включать в СЗВ-М, инструкция по заполнению этого не допускает.
3. В организации нет сотрудников. Договор с учредителем не заключен, выплаты он не получает. Нужно ли формировать отчетность в ПФР? В такой ситуации предоставлять пустой бланк не обязательно. Но многие бухгалтеры не рискуют и отправляют пустые формы.

Как исправлять ошибки

Ошибка может быть обнаружена бухгалтером учреждения или сотрудником Пенсионного фонда. В первом случае следует незамедлительно отправить корректирующие документы. А если ошибку нашел сотрудник ПФР, тогда придет официальное требование. В таком случае нужно устранить неточность в отчете не позднее 5 рабочих дней.

Что же делать? При необходимости внести изменения в форму СЗВ-М, инструкция по заполнению представлена ниже. Например, бухгалтер обнаружил, что сотрудница Викторова В.В. сменила фамилию на Симонову. Документы на новую фамилию Симонова предоставила после отправки отчетности. Готовим отменяющую форму.

Включать всех сотрудников в отменяющую корректировку не нужно, только тех, по которым были допущены ошибки.

Другой пример. Бухгалтер отправил отчетность за август 25.08.2019. Директор сообщил о приеме нового сотрудника Позднякова И.В. с 28.08.2019. В таком случае отменяющую форму предоставлять не нужно. Как и дублировать сотрудников заново, по которым уже принят отчет. Готовится только дополняющая форма.

Куда и как сдавать

Предоставить отчетность следует в территориальное отделение Пенсионного фонда России, в котором учреждение было зарегистрировано. Если у организации имеются филиалы или обособленные подразделения, действует иной порядок отправки отчетности. Отделение обязано самостоятельно предоставить бланк в отделение ПФ РФ по месту нахождения. Причем в отчете следует указать ИНН головной организации, а КПП — филиала (закон № 27 от 01.04.1996 с изменениями).

Бюджетная организация может отчитаться двумя способами: электронно или на бумажном носителе. Причем если среднесписочная численность работников составляет 25 и более работников, то отправить отчет можно только электронно, по специальным каналам связи. В ином случае страхователю грозит штраф в 1000 рублей.

Плательщики взносов со штатом до 24 человек могут передать отчет на бумаге или отправить электронный вариант.

Унифицированная форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Информация необходима для учета застрахованных лиц. Расскажем, как правильно сдать СЗВ-М через сайт ПФР.

Кто отчитывается в электронной форме

Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления СЗВ-М выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.

Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно илизаполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.

Организации, в которых трудится 24 и менее сотрудников, также могут отправлять электронные формы, либо направлять отчеты на бумажных носителях.

Как правильно заполнить СЗВ-М

Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет был представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.

Пошаговый алгоритм заполнения отчета был рассмотрен нами ранее, смотри подробности заполнения в статье « ». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственным отличием можно назвать то, что понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).

Бланк отчета СЗВ-М в формате Эксель

Как сдать СЗВ-М в пенсионный фонд бесплатно через интернет

Все бюджетные организации заинтересованы в сокращении расходов на представление отчетности. Интернет предлагает большой выбор программ и онлайн-сервисов, где можно сформировать и отправить любую отчетность бесплатно. Бухгалтерские программы, также оснащены функцией автоматической отправки отчетных форм в контролирующие органы.

Как отправить бесплатный отчет:

1. Установить бесплатную программу из списка рекомендованных ПФР.
2. Заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР 2019.
3. Воспользоваться промо-доступом в платных онлайн-сервисах.

В любом случае, совершенно бесплатно организовать электронный документооборот не получится. Придется заказать электронную подпись (ЭП) руководителя в специальном удостоверяющем центре. ЭП необходима для заверения информации и сведений, содержащихся в электронных документах. В противном случае, отчетность не примут и выпишут штраф.

Бесплатные программы ПФР

Воспользоваться специализированным софтом довольно просто. Для этого скачайте одну из представленных программ для формирования и отправки отчетности на официальном сайте Пенсионного фонда России , в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».

Для подготовки формы СЗВ-М подойдут следующие приложения:

• «Документы ПУ 6»;
• «Spu_orb»;
• «ПД СПУ»;
• «PsvRSV».

Чтобы определить, какое приложение лучше всего подойдет конкретно вашей бюджетной организации, проконсультируйтесь со специалистом Пенсионного фонда.

Онлайн-сдача отчетности через сайт ПФ РФ

Чтобы организовать отправку отчетности через официальный сайт Пенсионного фонда, необходимо заключить соглашение об электронном документообороте. Затем специалисты ПФ РФ проведут непростую процедуру подключения и регистрации. После специального тестирования канала электронного документооборота можно начинать работать.

Для регистрации в личном кабинете на сайте ПФ РФ нужна электронная подпись и регистрационная карточка, которую выдают специалисты территориального отделения фонда.

Понадобится заполнить форму, аналогичную той, что мы показали выше, а при отправке подписать отчет электронной подписью.

Проверка СЗВ-М онлайн бесплатно

Перед отправкой документа, необходимо провести его проверку в специальных программах. Для контроля и исключения ошибок используйте бесплатные программы проверок. Скачать их можно на сайте Пенсионного фонда. Обратите внимание, что формат сформированного файла должен быть XML, в ином случае отчетность не примут.

Востребованными на данный момент являются CheckXML и CheckPFR. Для работы установите приложение на рабочий компьютер и следуйте программным подсказкам. Процедура проста: в разделе проверки нужно указать путь к XML-файлу с отчетом, программа проанализирует его и укажет, что нужно исправить.

Как упростить сдачу отчетности

Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:

1. Сдавая отчет на бумаге, захватите с собой электронный вариант отчета на флешке, в формате XML. Многие представители Пенсионного фонда стали требовать электронный вид документа. Конечно, это не обязательно, но позволит избежать ненужных конфликтов.
2. Работодатель обязан ежемесячно отчитываться по форме СЗВ-М не только перед Пенсионным фондом, но и перед наемными работниками. То есть, ежемесячно распечатывать и выдавать выписки сотрудникам, что они включены в перечень застрахованных лиц. Наказание за нарушение данного условия пока не предусмотрено. Но лучше заранее организовать работу по данному направлению. А регистрировать выдачу выписок для каждого сотрудника удобнее всего в произвольном журнале, где указывайте отчетный период, фамилию и инициалы работника, дату выдачи. Сотрудник должен расписаться за полученный бланк.
3. В отчетном периоде нет информации для формирования отчетности? В такой ситуации, для страховки, отправьте пустую форму СЗВ-М. В компании ожидается длительное отсутствие наемных работников? Тогда отправьте письменный запрос представителям ПФ РФ, с подробным описанием обстоятельств. Без письменного подтверждения из Пенсионного фонда, прекращать отчитываться рискованно.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про нулевую форму отчетности по форме СЗВ-М.

Сегодня вы узнаете:

1. Как расшифровывается аббревиатура СЗВ-М и каково ее назначение;
2. Кто и когда должен подавать этот отчет в органы ПФР;
3. Когда и у кого может возникнуть необходимость предоставления нулевки.

Что такое СЗВ-М

СЗВ-М – новая отчетность в Пенсионный орган. Нормативным документом, регулирующим отчет, является Постановление ПФР от 1 февраля 2016 г.

Впервые отчет сдавался за апрель 2016 г. Отчет имеет следующую расшифровку – сведения о застрахованных лицах.

Отчетность подобного рода введена, с целью выявить наличие в организации работающих людей пенсионного возраста.

Рассматривая подробнее атрибутику отчета, отметим, что в отчете имеется немного информации, в сравнении с ежеквартальной отчетностью Индивидуальные сведения (ИС) или РСВ.

1. Название отчитывающейся организации. Реквизиты заполняются один раз в настройках программы.
2. Набирается список сотрудников, которые были заняты в производственном процессе, приходящийся на данный месяц. В учет берутся все работники, которые проработали на предприятии хотя бы один час и проведены по приказам.
3. Обязательным показателем отчета является заполнение реквизитов по каждому сотруднику, это индивидуальный налоговый номер () и свидетельство о постановке на учет в органах ПФР (СНИЛС).
4. Кроме этого, в шапке отчета заполняется месяц, за который подается отчет, форма сведений, то есть исходные, отменяющие, дополняющие данные.

Весь список работников представлен в виде таблицы, разделенной на 4 колонки, в которых указаны: номер по порядку, ФИО работника, ИНН и СНИЛС.

Отчет не сложный, но имеет много нюансов.

К сведению, из личной практики: «Я бухгалтер бюджетного образовательного учреждения. Каждый месяц подаю подобный отчет. Несколько раз сталкивалась с проблемами, в плане ошибок. То есть в лицее имеются лица, которые находятся на больничном более месяца, соответственно заработной платы в отчетном месяце не имели. В отчете постоянно забывала их показывать. Когда наступал момент сдачи ИС и РСВ, то ошибки начинали проявляться. Период, на который приходилась болезнь, указывается в квартальной отчетности, но нет страховых взносов. Но по факту человек числится в организации. Для исправления подобной ситуации приходилось подавать дополняющую СЗВ-М, а это в конечном итоге выливалось в штрафные санкции и недовольство со стороны руководства».

Еще один, не очень распространенный казус, 1 сентября. В ИС дата увольнения показана 01.09.2016 г.

В течение трех месяцев с даты сокращения работнику выплачивается выходное пособие, соответственно суммы фиксируются в ИС. А в отчете СЗВ-М, должны показать работника в месяц, в котором он уволен, то есть только за сентябрь. Конечно, такие расхождения были учтены специалистами ПФР, пришлось подать дополняющие сведения за три последующих месяца.

Подобных ситуаций может возникнуть множество, так как отчетность новая и всех моментов сразу не учтешь.

Кто сдает СЗВ-М

Кто должен отчитываться по данной форме? Все , а также , имеющие в своем штате работников, подают в ПФР месячный отчет.

Следует отметить, что если предприятие имеет наемную силу только в лице начальника, работающего по договору, то отчет подается тогда, когда он имеет и с нее уплачиваются налоги в Пенсионный фонд.

Отчет СЗВ-М будет подан в случае найма работника и заключения с ним контракта, носящего гражданско-правовой характер, то есть на выполнение конкретного вида работы и в случае если на сумму, указанную в договоре, начисляются и выплачиваются налоговые взносы.

Если компания не осуществляет никакой хозяйственной деятельности, и начальник не заключал договор о трудоустройстве, то начиная с апреля 2016 года подавалась нулевая СЗВ-М. Начиная с июля 2016 года, согласно письму Пенсионного фонда № ЛЧ-08-19/10581, «нулевку» можно не подавать.

Согласно порядку отчетности в ПФР, прописанного в этом письме, нулевой отчет могут не предоставлять:

1. , в штате которых нет ни одного наемного рабочего.
2. ИП, арбитражные управляющие, юристы и адвокаты, которые работают как частное лицо и уплачивают взносы в ПФР только за себя.
3. Наниматели иностранных граждан, а также лиц без гражданства, работающих дистанционно. На такую наемную силу обязательства ПФР не распространяются.
4. На военнослужащих, работников МВД нулевой отчет не подается.

Если работающая женщина находится в декретном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы, то нужно обязательно включить этого сотрудника в список застрахованных лиц.

Когда и кем подается отчет

Начиная с 2016 года отчет подавался в органыПФР не позднее 11 числа месяца, следующего за отчетным. Начиная с 2017 года эти сроки изменены и ныне его сдают с 1 по 15 число.

Если день подачи приходится на выходной или праздник, то СЗВ-М нужно подать на следующее число после него.

По какой форме нужно сдать отчет в указанные сроки? Форма у всех организаций единая, которую разработали специалисты ПФР. В 2016 году фирме, у которой штат более 25 человек нужно сдать отчет в электронной форме, через интернет. Если менее 25 человек, то от руки. В 2017 году этот порядок переиграли и все юрлица и ИП предоставляют отчет через интернет. В случае иного, налагается штраф.

Как правило, СЗВ-М входит в компетенцию сотрудника отдела кадров, но может выполнять данную функцию и другой работник, на которого директор возложит обязанности.

Для удобного заполнения отчета имеется широкий спектр программ. Их можно скачать на официальном сайте ПФР по ссылке «бесплатные программы для работодателей».

В каких случаях возникает нулевая СЗВ-М и может ли она быть нулевой

С момента возникновения месячного отчета о застрахованных лицах в отделениях Пенсионного фонда различных регионов идут разногласия. Одни считают, что, даже если, кроме начальника в фирме нет других наемных лиц, то нулевой отчет нужно подавать, чтобы зафиксировать факт трудоустройства. Другие считают, что этого делать не надо.

Согласно этим мнениям, СЗВ-М может быть представлена:

1. Нулевая, без списка застрахованных лиц.
2. Показывается только директор учреждения.
3. Не предоставляется, так как работодатель, работая без трудового контракта, посчитал это нужным.

Какая ситуация правильная? Попробуем разобраться. Законами не установлено понятие нулевого отчета СЗВ-М. Если нулевой, значит, нет данных для его заполнения.

Как будет выглядеть заполнение нулевой СЗВ-М

Первая часть предполагает наличие реквизитов о работодателе, они имеются и заполнение в специальном программном продукте происходит автоматически.

Далее, идет вторая часть, в которой указывается период отчетности. Он, как правило, формируется при выборе из предоставленного справочника в программе. Отметим, что данные заполнятся обязательно при формировании самого отчета.

В третьей части нужно выбрать тип формы. Даже если указать исходный тип, то для заполнения четвертого раздела, то есть таблицы с указанием работающих физических лиц, данных нет. Это в силу того, что в штате работодателя нет сотрудников, поэтому показывать некого.

Программой само по себе предполагается, что таблица работников должна быть заполнена. В противном случае отчет просто не будет сохранен. Значит, нужно показать хотя бы одного работника, а если их нет, то отчет не следует формировать.

Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М

Подача нулевки предполагалась до июля 2016 года, уже после, согласно письму ПФР от 13 июля 2016 года, ПФР разъясняет, что если с сотрудником не заключен договор, то сдавать СЗВ-М при нулевой отчетностине нужно. Фактически была отменена нулевая отчетность на застрахованных лиц. Это должно быть соблюдено и до сегодняшнего момента.

Здесь показываются только сведения на генерального директора. Даже если он не получает заработной платы, а соответственно не является налогоплательщиком, но контракт с ним заключается свыше, то СЗВ-М предполагает только наличие договорных отношений.

Этот человек должен быть включен в список с указанием ИНН и СНИЛС. Но если договорные отношения заключены неформально, то и показывать его в отчете не нужно.

ИП и СЗВ-М

В том случае, когда предприниматель нанимает работников, выполняет свои обязанности по уплате налогов в ПФР, имеет подрядчиков, с которыми заключает договора, то отчетность он подает.

Если предприниматель осуществляет свою деятельность самостоятельно, то он не обязан отчитываться по данной форме. ИС также им не подаются. К данной категории лиц, не подающих нулевку, относят и иностранцев, которые осуществляют свою коммерческую деятельность на территории нашей страны.

Ответственность за несвоевременную подачу отчета

Ответственность может наступить в ряде случаев:

1. В случае наличия ошибочных данных, нужно направить отменяющую форму.
2. Несвоевременная сдача отчета в ПФР.

В этих случаях на организацию налагаются взыскания по 500 рублей за каждого сотрудника.

Конечно, для крупной организации, численность которой более 100 человек, размер штрафа будет очень большим. Поэтому к заполнению отчетности нужно отнестись с полной ответственностью.

Директор, работающий в одном лице по трудовому договору также не должен забывать о наступлении даты сдачи отчета и подать на себя данные.

Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что нулевой отчетности, если ее не на кого подавать, не может быть. Поэтому и подавать ее не нужно. Это же касается и ИП в единственном лице.

А если гендиректор все же имеет договорные отношения с вышестоящей компанией, то на него подается СЗВ-М в обычном режиме с соблюдением всех правил заполнения и сроков сдачи.