Служебная записка о сроках командировки. Служебная записка на командировку: образец. Образец служебной записки на командировочные расходы
Иногда у работодателя возникает необходимость направить сотрудника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, т. е. в командировку (ст. 166 ТК РФ). И перед направлением работником в командировку иногда составляется служебная записка на командировку.
Служебная записка о направлении в командировку
Служебная записка о согласовании командировки, как правило, составляется непосредственным начальником работника, которого планируют направить в командировку. Пишется такая служебная записка на имя руководителя организации.
В служебной записке на командировку нужно указать служебную необходимость, в связи с которой работника необходимо отправить в командировку, место, а также период командирования.
Если руководитель организации согласен с необходимостью командировки, то издается соответствующий .
Служебная записка на командировку: образец-2019
Приведем образец служебной записки о командировке.
Служебная записка на командировку генерального директора (образец)
Нужна ли служебная записка на командировку, если в служебную поездку направляется руководитель? По сути, необходимости в такой служебке нет - достаточно приказа о командировке.
Служебная записка о продлении командировки: образец
Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.
В данном материале мы не будем приводить образец такой записки - ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.
На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.
Служебная записка об отмене командировки (образец)
Командировка может быть отменена, например, в связи с болезнью работника, которого планировали направить в деловую поездку. Тогда в служебной записке нужно отразить причину отмены командировки. Затем на основании такой служебной записки руководитель издаст
Скачать бланки:
Служебное задание на командировку необходимо составлять сотруднику при наличии определенной информации из плана командировок. Если сотрудник направлен в командировку не по плану, то основанием для оформления такой командировки будет решение руководителя предприятия (или уполномоченного лица), сформулированного, к примеру, при помощи подписи на служебной записке. Как правило, организации пользуются типовой формой Т-10а.
Назначение служебного задания
- Расшифровывание сути служебного задания,
- Отражение в письменном отчете о командировке результатов выполнения задания.
Так же, служебное задание является основанием для издания распоряжения или приказа руководителем организации (уполномоченным лицом), о направлении работника в командировку. Однако нужно отметить, что бывают варианты, когда работник соглашается в письменном виде с направлением его в командировку.
Отчет о командировке должен быть оформлен работником после возвращения (графа 11 формы бланка Т-10а). Кроме отчета о выполнении служебного задания работник организации должен составить авансовый отчет.
Образцы по теме: Положение. Труд
Положение о служебных командировках (образец заполнения)
1.1. Положение о служебных командировках (далее - Положение) является локальным нормативным актом общества с ограниченной ответственностью "Монтаж" (далее - Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с трудовым законодательством РФ (ст. ст. 8, 166 - 168 Трудового кодекса РФ, Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки").
1.2. Настоящее Положение устанавливает:
Порядок направления работников Общества в служебные командировки в пределах территории РФ
Условия пребывания работников Общества в указанных служебных командировках
Размеры и порядок возмещения работникам Общества расходов, связанных с указанными служебными командировками.
1.3. В целях настоящего Положения используются следующие основные понятия:
служебная командировка - поездка работника по распоряжению генерального директора на определенный срок для выполнения служебного поручения (служебного задания) вне места постоянной работы. Не считаются служебными командировками:
Регулярные служебные поездки по г. Москве или от одного населенного пункта к другому в пределах определенной условиями трудового договора территории, совершаемые работниками, постоянная работа которых носит разъездной характер (Приложение N 1 к Положению о разъездном характере работы)
Эпизодические служебные поездки по г. Москве работников, постоянная работа которых не носит разъездного характера
Обусловленные производственной необходимостью поездки лиц, заключивших с Обществом гражданские правовые договоры
место постоянной работы - место нахождения Общества (его обособленного структурного подразделения), указанное в трудовом договоре как место работы работника
работник - физическое лицо, заключившее с Обществом трудовой договор.
1.4. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества (как основных работников, так и совместителей), за исключением следующих категорий работников, направление которых в служебные командировки не допускается:
Беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ)
Работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ)
Работники в период действия ученического договора, за исключением случаев, когда служебная командировка непосредственно связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ)
Работники-инвалиды, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации")
Работники, зарегистрированные в качестве кандидатов в выборный орган (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации").
1.5. По вопросам, связанным со служебными командировками и не урегулированным настоящим Положением, применяется трудовое законодательство.
1.6. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором и действует до введения нового Положения о служебных командировках.
1.7. Внесение изменений в действующее Положение производится приказом генерального директора.
2. ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
2.1. В целях направления работника в служебную командировку руководитель подразделения пишет на имя генерального директора Общества служебную записку, где указывает:
Ф.И.О. и должность направляемого в командировку работника
Место командирования
Цель командировки
Срок командировки
Основание направления работника в командировку (письмо, приглашение принимающей стороны, реквизиты договора и т.д.).
Завизированная генеральным директором служебная записка подлежит передаче в отдел кадров не позднее чем за две недели до начала командировки.
2.2. Старший инспектор отдела кадров:
На основании служебной записки руководителя подразделения, завизированной генеральным директором, оформляет служебное задание о направлении работника(ов) в командировку по форме N Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), передает его на подпись руководителю подразделения и генеральному директору
В случае принятия решения о направлении в командировку работников, относящихся к категориям, указанным в ст. ст. 259, 264 ТК РФ, уведомляет работников об их праве отказаться от направления в командировку и получает их письменное согласие на направление в командировку
На основании утвержденного генеральным директором служебного задания (форма N Т-10а) готовит проект приказа о направлении работника(ов) в командировку по форме N Т-9 (при направлении нескольких работников - N Т-9а) (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), оформляет командировочное удостоверение по форме N Т-10 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) с последующей их передачей на подпись генеральному директору
Производит ознакомление работников с приказом о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а), выдает командируемому работнику служебное задание (форма N Т-10а), командировочное удостоверение (форма N Т-10)
Если день отъезда в командировку (день приезда из командировки) совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем либо работник направляется в командировку для выполнения работы в выходной или нерабочий праздничный день, производит документальное оформление привлечения командированного работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день в порядке, предусмотренном ст. ст. 113, 153 ТК РФ
Передает копию приказа о направлении работника в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а) в секретариат, копию приказа о направлении работника в командировку и служебного задания - в бухгалтерию
Ведет учет убывших в командировку работников Общества в Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, - по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (Приложение N 2)
Ведет учет прибывших в Общество командированных работников сторонних организаций в Журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, - по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (Приложение N 3)
В случае изменения сроков командировки готовит проекты соответствующих приказов, передает их на подпись генеральному директору, производит ознакомление работников с ними, в том числе и в период нахождения работников в командировке - с использованием электронных средств связи (факс, электронная почта).
2.3. На основании копии приказа о направлении в командировку офис-менеджер:
Бронирует гостиничные номера для проживания командированных работников
Заказывает билеты для проезда к месту командировки и обратно, организует их доставку в Общество и выдачу командируемым работникам.
2.4. На основании приказа о направлении в командировку и служебного задания бухгалтер:
Составляет предварительную смету расходов, связанных с командировкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером
На основании заявления командированного работника, завизированного руководителем подразделения, выдает командированному работнику денежные средства под отчет в размере суточных, расходов на проезд и жилье в размерах, определенных разд. 4 настоящего Положения.
2.5. Ознакомление работника с приказом о направлении в командировку производится не позднее чем за 10 рабочих дней до дня начала командировки.
2.6. Выдача работнику служебного задания и командировочного удостоверения производится не позднее чем за пять рабочих дней до дня начала командировки.
2.7. Выдача проездных документов работнику производится не позднее чем за три рабочих дня до дня начала командировки.
2.8. По заявлению работника на основании предварительной сметы и копий служебного задания и приказа о направлении работника в командировку не позднее чем за два рабочих дня до дня начала командировки работнику по расходному кассовому ордеру выдаются под отчет наличные денежные средства на командировочные расходы в размере суточных, расходов на проезд и жилье в размерах, определенных разд. 4 настоящего Положения.
2.9. По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней:
Сдает в отдел кадров служебное задание по форме N Т-10а с отчетом о выполненной в командировке работе, подписанный руководителем структурного подразделения
Представляет в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи с командировкой суммах и производит окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, полученному перед отъездом в командировку. Авансовый отчет по форме N АО-1 сдается в бухгалтерию с приложением оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения по форме N Т-10, документов о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
3. УСЛОВИЯ ПРЕБЫВАНИЯ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКЕ
3.1. Срок командировки и режим выполнения работником служебного задания в период командировки определяется руководителем подразделения по согласованию с генеральным директором. При этом учитываются объем, сложность и иные особенности служебного поручения, возможности его выполнения в пределах установленной работнику продолжительности рабочего времени с учетом графика работы той организации, куда он командируется.
3.2. Планируемый срок пребывания работника в служебной командировке, даты отъезда в командировку и приезда из нее устанавливаются служебным заданием по форме N Т-10а.
3.3. В срок командировки входит время нахождения в пути и время пребывания в месте командирования.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы командированного. При отправлении указанного транспортного средства до 24 часов включительно днем выезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов 00 минут и позднее - последующие сутки. Если место прибытия указанного транспортного средства находится за чертой населенного пункта, день отъезда (день приезда) в командировку определяется с учетом времени, необходимого для проезда до данного места.
3.4. Командировочное удостоверение (форма N Т-10) и служебное задание (форма N Т-10а) находятся у работника в течение всего срока командировки.
В качестве даты выбытия в командировку и прибытия из нее в командировочном удостоверении указываются даты отъезда работника из места постоянной работы и приезда в место постоянной работы.
По отметкам в командировочном удостоверении определяется фактический срок пребывания работника в месте командирования.
Если работник направлен в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой организации.
В случае невозможности проставления отметки в командировочном удостоверении в организации, в которую командировался работник, отметки могут быть поставлены органом государственной власти или местного самоуправления.
3.5. В день отъезда в командировку и в день приезда из командировки работник освобождается от явки на рабочее место.
3.6. В течение срока командировки (включая время нахождения в пути) за работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за все дни командировки по графику работы работника в Обществе.
3.7. Привлечение работника к выполнению служебного задания за пределами установленной ему продолжительности рабочего времени, в выходные и нерабочие праздничные дни допускается в случаях и в порядке, предусмотренных:
Ст. ст. 99 и 152 ТК РФ для сверхурочной работы
Ст. ст. 113 и 153 ТК РФ для привлечения работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день.
3.8. В случае временной нетрудоспособности во время командировки работнику в период временной нетрудоспособности:
Возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев нахождения работника на стационарном лечении)
Выплачиваются суточные
Выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
Период временной нетрудоспособности во время командировки подтверждается листком временной нетрудоспособности.
3.9. Расходы, связанные с нахождением в служебной командировке, компенсируются работнику в размерах и порядке, определенных разд. 4 настоящего Положения.
4. РАЗМЕРЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ
4.1. В связи с направлением в командировку работнику возмещаются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):
Расходы на проезд
Расходы на наем жилого помещения
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные)
Мета
Как написать служебную записку и правильно ее оформить.
Июнь 5th, 2013 admin
На практике мы иногда сталкиваемся с таким документом, как служебная записка. Как написать служебную записку и правильно ее оформить?
Служебная записка – это не основной, а дополнительный документ, на основании которого принимаются окончательные решения работодателем или руководителем. На основании служебной записки издается приказ, распоряжение, акт или оформляется соглашение между сторонами. Служебная записка не является обязательным документом для делопроизводства. Но как дополнительно установленный локальный нормативный акт ее вполне возможно использовать. В классификаторе управленческих документов такого понятия как «Служебная записка» не значится. Но на практике такой вид документа широко используется.
Служебная записка чаще всего – это внутренняя переписка между отделами. Она обычно содержит какое-то предложение или просьбу. В большинстве случаев записки содержат информацию об организационном, материально-техническом или хозяйственном обеспечении организации, а также имеет характер информативного содержания.
Служебные записки составляются работником или руководителем какого- то подразделения на имя руководителя или определенного специалиста другого подразделения, т.е. обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне. Служебные записки пишутся и направляются от одного руководителя подразделения другому, или от одного сотрудника другому, если они равнозначны по статусу. Если статусы разные, то это считается докладной запиской.
В случае, если работник едет в командировку, начальник отдела командировочного работника пишет служебную записку на имя директора. На основании нее затем издается приказ на командировку.
Служебная записка может быть написана в аттестационную комиссию, если работник не соответствует занимаемой должности. Это могут быть случаи, когда работник постоянно изготавливает брак, либо на продавца постоянно жалуются покупатели. Аттестационная комиссия сможет принять решение о досрочной аттестации сотрудника.
Служебные записки составляются в случае экономической необходимости линейных руководителей, либо если есть возможность заключения договора.
На практике служебные записки используют для разных целей. Например, служебную записку может писать начальник отдела на имя руководителя о сокращении испытательного срока для какого-то работника.
На основании служебной записки, содержащей информацию о производственных показателях отдела, написанной на имя директора, может быть издан приказ о премировании работника или всего отдела.
Служебные записки могут быть использованы как доказательства в суде (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.06.2011 по делу N А72-6396/2010) .
Как написать служебную записку? Служебная записка обычно составляется на бумаге формата А4, но в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты: дата и номер служебной записки, наименование структурного подразделения, заголовок к тексту и сам текст, наименование адресата и подпись составителя записки с указанием его должности.
По ГOCTy для текстов, содержащих справочную информацию, используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, интервал между строчками 1,5.
В наименовании документа пишется заголовок «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА», который может быть расположен в центре или с левой стороны листа.
Дата проставляется арабскими цифрами, например, 15.06.2013 или буквами и цифрами. Например, 15 июня 2013г.
Кто регистрирует служебную записку? Регистрирует ее или тот, кто выписывает служебную записку, или кто получает. Это зависит от системы организации документооборота в организации.
Когда служебная записка рассматривается, она визируется подписями заинтересованных лиц, и на ней накладывается резолюция руководителя – это письменное решение руководителя по теме служебной записки, что является окончательным этапом рассмотрения служебной записки.
Заголовок служебной записки может кратко раскрывать ее тему. Причем заголовок пишется в предложном падеже. К примеру, «О направлении Дмитриева К.Н. в командировку».
Текст служебной записки состоит из двух частей. Первая часть содержит информацию о том, что побудило сотрудника составить этот документ. Во второй части сотрудник излагает свои выводы, предложения и просьбы. Помимо этого в текст может быть добавлена еще одна часть: анализ сложившейся ситуации. Таким образом, служебная записка может содержать: причины написания записки, анализ получившихся фактов и выводы об изменении данной ситуации.
Образец служебной записки (пример оформления служебной записки):
Директору ООО «Малинка»
Козлову Р.В.
от начальника отдела продаж
Кругловой Н.Ж.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
02.06.2013 № _________
На основании увеличения поставок нашей продукции за май 2013г. в два раза и перевыполнении плана отделом продаж, прошу вас премировать работников всего отдела.
Показатели эффективности продаж прилагаются.
образец написания служебной записки о коммандировке
ViTal Просветленный (24539) 6 лет назад
Из служебной записки: "Находясь в командировке в городе Ростове-на-Дону и используя находящийся там в командировке автомобиль ИЖ-2715 гос. знак ______________, я находился в служебных поездках в гг. Таганрог и Шахты, на что растратил свои наличные деньги на бензин в количестве 41 л. по цене 50 руб. за литр (АИ-92)."
Из служебной записки:
"Довожу до вашего сведения моя командировка продлилась до 30 дн. в связи отказа от продукции Черногорской фабрики трикотажных изделий. "
Из служебной записки: "Прошу Вас оплатить мне командировочные расходы (местная командировка) в размере _______ руб. Проездные и другие документы утеряны. "
После окончания командировки сотрудник представляет в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения (или приказа о командировании). а также документов, подтверждающих расходы по найму жилья, по проезду и др. На основании отметок в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия определяется фактическое время пребывания работника в месте командировки. В случае, когда работник находился в разных населенных пунктах, необходимые отметки делаются в каждом пункте11.
Командировочное удостоверение должно быть составлено грамотно, с соблюдением установленных норм. Обычно встречаются следующие ошибки: проставлены не все подписи и печати личные данные работника, указанные в документе, не совпадают с данными в билетах в удостоверении нет отметок о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (командированный мог забыть или не стал настаивать на проставлении отметки) к авансовому отчету не приложен отчет о выполнении служебного задания, в котором отмечается проделанная в командировке работа.
«Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы» 12.
Согласно Вашему приказу сорок восемь
Одесского Правленья НТО,
Я в древней Риге средь камней и сосен
Превысил нормативы ГТО:
ЗАБЕГИ (к историческим объектам).
ЗАПЛЫВЫ (по заливу и реке).
МЕТАНЬЕ (по концертам без билетов).
ПОХОДЫ (по природе налегке).
Для счастья моего не много надо -
Служебное задание и отчет по командировке (Т-10а)
Служебное задание (на командировку) составляется при наличии определенных сведений из плана командировок сотруднику. Если работник направляется в командировку внепланово, основанием для оформления командировки служит решение руководителя организации (или уполномоченного на это лица), сформулированного, например, с помощью визы на служебной записке. Чаще всего организации используют унифицированную форму Т-10а.
Отчет о командировке оформляется сотрудником после приезда (графа 11 бланка Т-10а). Помимо отчета о выполнении служебного задания сотрудник организации составляет авансовый отчет.
Большинство руководителей предприятий отправляют своих сотрудников в служебные командировки по различным целям. В данной статье мы разберем основное понятие о служебной командировке, как она составляется и основные требования к составлению данной записки.
Общее понятие о служебной записке
Служебная записка – это официальный документ, который выдается командированному лицу, отделом кадров предприятия с подписью руководителя для подтверждения официального места нахождения в командировке. Данная записка составляется отделом кадров, подписывается руководителем учреждения.
Важно!!! Служебная записка выступает единственным основанием для начисления командировочных выплат и оплаты расходов, которые напрямую связанны с командировкой.
Законодательством Российской Федерации закреплено, что сроки нахождения в командировке в обязательном порядке должны быть подтверждены проездными билетами или же их копиями. Если сотрудник потерял проездной билет, командировка может быть не оплачена. Однако бывают такие ситуации, когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, в данном случае необходимо сообщить руководителю учреждения о данном факте.
Служебная записка имеет свободную форму составления, каждое предприятие составляет данный документ по своим принципам. Но, однако, законодательством закреплена основная информация, которая должна отражаться в служебной записке на командировку.
В виде таблицы представим основную и необходимую информацию, которая по требованиям законодательства Российской Федерации должна быть отражена по прибытию сотрудника из командировки.
| Шапка документа | По законодательству РФ, в правом верхнем углу необходимо указать ФИО руководителя и ФИО сотрудника, которого отправляют в командировку. |
| Название документа | В центре листа необходимо указать полное название документа, в данном случае – это служебная записка на командировку. |
| Основной текст записки | В данном разделе необходимо указать основную цель командировки, место командировки, сроки продолжения служебной командировки, если сотрудник использует личный транспорт для командировки, необходимо указать полные данные автомобиля. |
| Приложение | В приложении необходимо указать основной перечень прилагаемых документов, это могут быть проездные билеты, чеки по оплате жилья и другие расходы, которые непосредственно связанны с поездкой. В приложение можно подкладывать копии, а оригиналы сохранить при себе, чтобы в случае потери документов, можно было восстановить и подтвердить свои расходы. |
| Подпись | Необходимо указать дату приезда и поставить подпись. Подпись на данном документе ставит сотрудник, который был в командировке. |
В данной таблице мы представили основные требования, которые должны быть соблюдены при составление служебной записки. Далее мы рассмотрим основные правила, которые необходимо соблюдать при написании служебной записки.
Основные правила при написании служебной записки
В выше представленном пункте мы рассмотрели основные требования к написанию служебной записке при отправке сотрудника в командировку. Но бывают такие случаи, когда на командировку составляется приказ. Приказ составляет руководитель учреждения, данный документ будет являться основанием для командировки и написания служебной записки не требуется, необходимо лишь приложить документы, которые подтверждаю факт расходов, которые связанны с командировкой.
Важно!!! Приказ на командировку создается начальником учреждения. В данном документе необходимо указать основную причину командировки.
Для того, что бы сотруднику оплатили расходы, которые он понес в командировке, ему необходимо написать заявление на компенсацию расходов, связанных с командировкой и приложить все чеки и билеты, которые были в командировке. Данный документ составляется сотрудником в свободной форме, по приезду из командировки. Необходимо указать:
- Цель командировки;
- Сроки командировки;
- Документы, связанные с расходами в командировке.
На основании данной статьи можно сделать вывод о том, что существует два вида служебных командировок:
- Командировка, по приказу руководителя;
- Командировка, которая подтверждается сотрудником по прибытию из командировки.
Основное отличие данных видов, заключается в том, что первый вариант составляет руководитель учреждения, а второй вариант служебной командировки необходимо написать сотруднику по приезду из командировки.
Законодательством Российской Федерации не предусмотрена определенная форма составления служебной записки, поэтому она составляется в произвольной форме, но с указанием основных фактов, которые связанны с командировкой.
Для более точного понятие о составлении служебной записки, об основных требованиях к составлению данного документа, мы представим образец.
Директору ЦБ ГБОУН
Сидоренко Павлу Аркадьевичу
От экономиста Тереховой Ольги Ивановны
Служебная записка на командировку.
Я, Терехова Ольга Ивановна, сообщаю, что в период с четвертого июня по одиннадцатое июня находилась в командировке в городе Москва, с целью повышения квалификации и сдачи соответствующих экзаменов. К месту командировки добиралась на общественном транспорте. Документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание в гостинице, прилагаю.
Командировка продолжалась семь дней.
11.07.2019г. Терехова О.И.
Так же командировка может быть назначена на основании приказа. Рассмотрим вариант составления приказа на командировку.
Директор ООО « ХЛЕБ»
Миронов Олег Павлович
Технологу Смирновой Галине Николаевне
На командировку
В связи с запуском новой линии на хлебобулочных изделиях, главного технолога Смирнову Г.Н. необходимо отправит в командировку в г. Москва ля ознакомления технологии приготовления теста и основных правил работы новой линии. Командировка продлится три дня: с первого июня по третье июня. Гостиница для проживания предоставляется. Расходы, понесенные во время командировки, будут выплачены по приезду.
Бесплатный образец служебной записки в отдельном блоке специально подготовлен нашими специалистами и доступен для свободного скачивания.
Институт командировки претерпел значительные изменения в 2019 году. Упрощение порядка оформления трудовых, служебных командировок безусловно является плюсом для всех участников правоотношений. Сейчас, достаточно написания служебной записки о командировке, издания соответствующего приказа руководителя. Поскольку нововведение на практике еще не имеет большой популярности, мы постараемся максимально подробно расписать все нюансы письменной работы в данной сфере в помощь кадровику и служащему.
Ранее было такое понятие как удостоверение командировки. Чтобы оформить его на большом предприятии, человеку требовался целый день. Затрата рабочего времени понапрасну никому не нужна. Работодатель теряет возможность получить результат основной деятельности сотрудника. Служащему также не нужна рутина оформления бумаг. Определив расходы, задачи командировки, исключая бумажную волокиту на открытие и закрытие командировочных листов, субъект уже может выполнить поставленные служебной командировкой функции. Торможение решающих для производства вопросов, препятствует развитию общества и экономического благополучия страны в целом. Написание записки может занять всего несколько минут, когда имеется вся информация и образец.
В связи с изменениями все содержание пакета бумаг отражается в служебной записке и приказе. Служебная записка, написанная служащим и ответное распоряжение с подтверждением условий, будут в полной мере отражать все вопросы перемещения лица. Служебная записка проста в исполнении, в связи с чем прижилось упрощение старого громоздкого процесса командировки.
Обязательные пункты служебной записки о командировке
:- Должность руководителя и название компании, собственные данные автора пишутся в правом верхнем углу;
- Посередине листа титл "Служебная записка";
- Чуть ниже, номер документа и дата составления;
- Содержание должно включать в себя краткое описание предполагаемой поездки с подробной фиксацией сроков отъезда и прибытия. Предполагаемые затраты, лица участвующие в поездке, прохождение элементарных правил пожарной и технической безопасности отражаются в случае необходимости в конкретном случае (при участии группы людей - дети, спортсмены и др.);
- В самом низу ставится подпись и расшифровка обращающегося к руководству.
Служебной запиской называется внутренний документ предприятия, который составляется сотрудником после возвращения из в целях подтверждения поездки, установления конкретного срока пребывания на другом предприятии и доказательства всех расходов.
Оформление и порядок представления служебных записок регламентированы Распоряжением Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014 года и № 771 от 29.07.2015 г. Служебные записки заменяют , .
Когда требуется такой документ
Важный момент каждой командировки – ее продолжительность, которая необходима для составления отчетности и осуществления выплат. Фактически дни пребывания подтверждаются:
- по датам , имеющимся в проездных документах;
- при отсутствии проездных – по дате проживания, при этом время отъезда и возвращения устанавливаются по служебной записке;
- если не имеется ни проездных, ни , составляется служебная записка.
Следовательно, составление служебной записки обязательно, если:
- не имеется проездных или любых иных документов, подтверждающих работу в другом населенном пункте по заданию своего предприятия;
- для поездки потребовалось применение личного, .
Законом не устанавливается конкретная дата подачи служебной записки, но п.7 Положения № 749 предписывает сдавать ее сразу после возвращения, поэтому ее принято сдавать в день завершения командировки или в первый рабочий день после нее.
К ней следует приложить все документы, подтверждающие траты в период командировки, например, на горючее, стоянку автомобиля, другие расходы.
Если поездка была совершена на личном транспорте, эти расходные документы становятся единственным доказательством того, что использовался такой вид транспорта для поездки к месту назначения и обратно.
Как составить служебную записку на командировку
Единых требований к составлению служебной записки не предусмотрено. Поэтому каждое предприятие вырабатывает собственный порядок ее оформления с учетом некоторых обязательных условий.
Работнику остается только от руки заполнить выданный ему бланк. Согласно ст. 9 закона № 402 «О бухучете» от 06.12.2011 года, обязательно соблюдение следующих условий:
- Если нет фирменных бланков данного предприятия, записку составляют на стандартном листе А4.
- Документ пишется на имя руководителя организации или другого лица, которым было подписано распоряжение о направлении в командировку.
- Указываются ФИО командированного, его паспортные данные, должность.
- Вписывается наименование документа.
- Далее идет основная часть с подробным описанием причин направления в командировку, ее целей, пишется, кто и кем был направлен и на какой период.
- Обязательно упомянуть какой транспорт применялся: личный или рабочий. Указываются номера автомобиля, информация о водителе.
- Отмечается продолжительность поездки: ее начало и конец.
- Далее идет приложение, где перечисляются все документы, которые прилагаются к данной служебной записке. Чем больше документов, тем лучше для бухгалтерии для проведения расчетов и выплат.
- Внизу ставится подпись и дата составления записки.
Инструкция по заполнению бланка
Командированному крайне важно составить служебную записку правильно, так как именно по ней производятся все выплаты и компенсации по командировке:
- В правом верхнем углу ставится ФИО генерального директора предприятия в дательном падеже. Здесь же, при наличии структурного подразделения, требуется поставить ФИО его руководителя. Чуть ниже ставится ФИО сотрудника, составляющего документ.
- По центру следующей строки следует вписать наименование документа: «Служебная записка» без точки в конце.
- Далее в основном тексте следует указать: дату отъезда и возвращения, цель и причину поездки, все реквизиты .
- Далее пишется список приложенных документов.
- Внизу ставится подпись командированного с расшифровкой и дата.
Приложения к записке
Служебную записку заполняет командированный сотрудник. К моменту возвращения она должна быть уже полностью готова.
Служебная записка должна быть подтверждена реальными доказательствами перемещений и расходов по служебным делам. При отсутствии таких документов, служебная записка не может считаться достаточным условием для обоснования трат, факта использования транспорта.
Поэтому в этом случае командированный обязан взять у принимающего предприятия отметки о первом и последнем дне пребывания. Обычно с подписью ответственного работника принимающей организации и печатью.
К служебной записке обычно требуется приложение:
- путевого листа;
- отчета о проделанной работе;
- документов об аренде, топливных и амортизационных расходах;
- любых других документов, подтверждающих расходы.
Документ необходимо передать в бухгалтерию для регистрации, согласования и последующего применения по назначению. По итогам рассмотрения , составляются бухгалтерский и налоговый отчеты, компенсируются затраты работника из собственных средств. Подписать служебную записку должен руководитель предприятия.
Может ли служебная записка подтвердить поездку в командировку, расскажет данное видео:
Командировка директора или ИП
Согласно письма Минфина РФ от 05.07.2013 г. в командировки направляются только наемные работники, поэтому освобождается от заполнения служебной записки. Вся остальная документация составляется ИП в общем порядке.
Но для целей налогообложения такие факты не имеют значения, более того директор является сотрудником данного предприятия, на которого распространяются все правила. Поэтому обязательно составление служебной записки для подтверждения продолжительности поездки и размера затрат. Для этого одного приказа на командировку недостаточно. В любом случае следует заранее предусмотреть такие ситуации и внести пункт об этом в локальные акты.
