Накладная по форме м11. Требование-накладная форма М11 — образец заполнения. Выписка требования-накладной впрограмме «Экспредо»
Компания, разрабатывая свой документооборот, должна особое внимание также уделить бланкам, которыми отражается передвижение материальных запасов внутри фирмы. Многие организации используют требование-накладную, которая позволяет проводить как расходные, так и приходные операции по ТМЦ, и определять, кто в настоящее время отвечает за их сохранность.
Требование-накладная - это бухгалтерский первичный документ, используемый для оформления перемещения материалов между ответственными лицами, между подразделениями фирмы. Отличается этот бланк от лимитно-заборной карты тем, что используется для документирования движения нескольких наименований материалов. Он применяется в случае, если на ТМЦ, которые в нем отражаются, не установлены лимиты расходования (забора).
Требование-накладную необходимо оформлять на каждый факт перемещения материалов.
Данный документ заполняется также при оприходовании возврата неизрасходованных при производстве ТМЦ, при приеме на склад бракованной продукции и отходов и т.д.
Порядок применения накладной
Фирма может разработать самостоятельно собственный бланк или использовать унифицированную форму, которую можно заполнять от руки или с применением компьютера. Требование накладная форма М 11 включена в специализированные программы по бухгалтерскому учету.
Она оформляется в двух экземплярах передающей стороной, то есть материально-ответственным лицом, в распоряжении которого находятся ТМЦ, при каждом отпуске материалов. Форма м-11 фиксируется в журнале регистрации этих накладных. МОЛ расписывается в документе и передает документы принимающей стороне вместе с материалами.
Новое ответственное лицо проверяет наименование и количество ценностей, после этого визирует оба требования-накладных и возвращает один экземпляр сдатчику. Далее каждая сторона при составлении материальных отчетов, прикладывает к ним данные накладные и передает их в бухгалтерию.
Форму М-11 нужно хранить, как и все бухгалтерские документы, в течение 5 лет.
Образец заполнения требования накладной формы М-11
Форма м-11 должна содержать номер накладной, название компании, ее код в статистике . Потом заполняется дата оформления и код вида операций (если предприятие использует собственную систему кодирования). Далее необходимо сделать записи в полях «Отправитель» и «Получатель», которые имеют деления. В них указывается название структурных подразделений и виды деятельности, которые осуществляются на этих объектах. Например, «Промсклад», «Хранение»; «Основной цех», «Производство».В следующей графе отражается корреспондирующий счет с его аналитикой места получения ТМЦ. Столбец «Учетная единица выпуска продукции (работ, услуг)» должен содержать единицу измерения конечного результата работы принимающей стороны.
В строке «Куда» заполняется цель использования, в соответствии с которой осуществляется отпуск ТМЦ. Поля «Через кого», «Разрешил», «Затребовал» должны содержать профессии, личные данные лиц, осуществляющих отгрузку и прием, а также должностного лица, давшего разрешение на проведение данной операции.
В табличную часть требования-накладной заносится информация о корреспондирующих счетах учета материалов с аналитикой, их наименования с расшифровкой сорта, марки, размера и номенклатурный номер ТМЦ. Далее заполняется код единицы измерения и его название согласно ОКЕИ, а также количество материальных ценностей затребованных и отпущенных.
В следующей графе проставляется цена за единицу изделия и сумма стоимости материалов без учета НДС, так как этот документ оформляется только на внутреннее перемещение ТМЦ.
Последний раздел таблицы включает номер материальных запасов по порядку из складской картотеки.
Требование-накладная заверяется лицами, ответственными за осуществление отпуска и приема материалов, с указанием их профессий и Ф.И.О.
Нюансы
В форме М-11 значения столбцов «Количество затребованное» и «Отпущенное» могут не совпадать из-за нехватки данного материала. Необходимо всегда сверять, чтобы количество отпущенных ТМЦ не превышало количества затребованных, то есть разрешенных к выдаче.
Среди внутренних документов компании есть накладные, которые подтверждают факт перемещения товарных ценностей в пределах одного подразделения или разных. Требование-накладная, которая оформляется по форме М-11, позволяет зафиксировать передачу ценностей, их количество и прочие сведения. Бланк и готовый пример заполнения, а также правила его оформления – в этой статье.
Такая накладная оформляется исключительно для случаев внутреннего перемещения материального имущества компании:
- товаров;
- сырья;
- материалов;
- производственных механизмов;
- отбракованных изделий;
- отходов и т.п.
Под внутренним перемещением понимается не только передвижение в пределах одного объекта, но и между разными подразделениями одного предприятия, находящихся на небольшом расстоянии друг от друга – например, между складом и лабораторией, между лабораторией и производственным цехом и т.п. Используется в следующих ситуациях:
- перемещение имущества между складами;
- передача имущества от одного сотрудника к другому (вместе с передачей материальной ответственности за сохранность ценности);
- возврат в складское помещение или специальную зону хранения сырья и/или оборудования, которое не было использовано (остатки);
- передача на склад бракованных материалов;
- отпуск сырья и/или оборудования для потребностей производства (т.е. транспортировка со склада в цех).
Таким образом, требование-накладная, утвержденная по форме М-11, предназначена исключительно для внутреннего использования и прежде всего нужна для удобства самой компании. Документ выполняет сразу несколько задач:
- Позволяет отследить все движения товарных ценностей (и их точное количество) в пределах одного объекта или между подразделениями.
- Фиксирует хронологический порядок движений – т.е. конкретные даты, по которым можно отследить путь имущественного объекта.
- Позволяет легко определить лицо, отпустившее и принявшее имущество в случае возникновения спорных ситуация и установления ответственности.
- Служит основным источником информации о грузопотоках в пределах предприятия, что позволяет оптимизировать логистику. Это особенно актуально для крупных компаний, у которых затраты на транспортировку составляют довольно ощутимую группу расходов.
Порядок оформления
В общем виде процедура оформления и движения следующая:
- Накладная всегда выписывается тем сотрудником, который сдает ценности. Как правило, это сотрудник склада (заведующий или сотрудник, замещающий его).
- Составляется как минимум в 2 экземплярах (один остается на руках отпустившего, другой передается принявшему товар сотруднику).
- Заполнение допускается как в печатном, так и в рукописном варианте.
- Подписывается всеми материально ответственными сотрудниками, которые непосредственно осуществляют списание и оприходование.
- Затем он передается в бухгалтерию. Главный бухгалтер, бухгалтер отдела или замещающие их лица делает запись по корреспондирующему счету, составляют соответствующие проводки.
- После этого он передается на хранение (в соответствии с принятой на предприятии системой). Минимальный срок хранения – 5 лет (в некоторых случаях проверяющие уделяют внимание и этой накладной).
Накладная должна составляться исключительно по факту передачи объектов. Делать несколько копий заранее не стоит, потому что это может усложнить и запутать процедуру отслеживания (например, часть товаров останется на складе).
Бланк и пример
Составляется в случае движения ценностей, имеет официально утвержденную форму М-11, которая является единой и обязательной к применению всеми компаниями, вне зависимости от их величины, видов собственности и т.п.
Бланк приводится ниже:
А вот готовый пример для заполнения, на который можно ориентироваться как на образец:
В нем недопустимы никакие помарки, не читаемый текст, а также исправления, зачеркивания и т.п. В случае внесения ошибочных или неточных данных необходимо сделать новый экземпляр.
Кто подписывает
Составляется как минимум в 2, а часто и в 3 экземплярах. Подписи (с расшифровкой) необходимо поставить на всех экземплярах сторонам, которые разрешили операцию по перемещению товарно-материальных ценностей и непосредственно принимают в ней участие:
- разрешивший передать имущество;
- отпустивший имущество;
- принявший его.
Подписи ставятся в соответствующем поле.
К составлению предъявляются достаточно серьезные требования. В частности, даже если подписи будут стоять не в тех местах (не в графе, которая для этого предназначена), формально накладная-требование уже теряет силу. Поэтому лучше строго придерживаться формы и не допускать никаких ошибок.
Какие сведения нужно отразить в накладной
В документе всегда отражается такая информация:
- сокращенное (или полное) название компании, код согласно системе ОКПО;
- дата составления – фактическая (в день совершения операции);
- названия подразделений – как отдавшего, так и принявшего материальные ценности;
- ФИО и должность сотрудника, сдающего объект и принимающего его;
- ФИО и должность сотрудника, которые разрешил провести операцию;
- название всех перемещенных объектов с указанием их количества и единицы измерения;
- подписи отпустившего и принявшего лица.
Инструкция по заполнению
Особенности заполнению описаны в таблице:
графа | правила заполнения |
дата | указывается только фактическая дата: то есть все единицы должны быть переданы в течение 1 рабочего дня, а если это сделать не удается, оформляется 2 накладные |
код операции | в некоторых компаниях разработана и ведется собственная система учета всех операций, приводится классификатор с обозначением каждого вида действия; если таковой системы нужно прочеркнуть эту графу |
отправитель | прописываются не только названия структурных подразделений, но и их вид деятельности |
получатель | |
корсчет | дебет счета, соответствующего учету имущественных объектов; если проводится также аналитический учет, то дополнительно прописывается и он |
единица продукции | указывается единица измерения – килограммы, литры, тонны и т.п. |
через кого | название должности, а также ФИО работника, который получает имущество |
затребовал | название должности, а также ФИО работника, который собственно запросил выдачу имущества |
разрешил | название должности, а также ФИО работника, который дал свое согласие на проведение перемещения имущественных объектов |
матценности | здесь указываются номер, а также название в соответствии с номенклатурной системой |
единица измерения | проставляется в виде кода по системе ОКЕИ |
количество | нужно заполнить обе строфы: сколько было запрошено и сколько отпущено по факту – иногда эти цифры могут расходиться, о чем, как правило, составляются письменные пояснения сотрудника склада (например, при отсутствии на складе нужного количества или невозможности выдать весь объем в связи с требованиями других сотрудников и т.п.) |
цена | указываются цены, а также суммы, при этом они приводятся без учета НДС – причина в том, что накладная относится исключительно к внутренней документации предприятия |
порядковый номер | прописывается в соответствии с данными, приводящимися в складской картотеке |
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По логике и по факту общее количество отпущенных и принятых ценностей должно точно совпадать. Необходимо всегда проверять эти величины для самоконтроля. К тому же на явные расхождения всегда обращают внимание проверяющие органы.
М-11 и М-8: в чем разница
Документу, который оформляется в соответствии с требованиями к накладной М-11, во многом соответствует форма М-8, которая также называется лимитно-заборной картой. Во многом особенности их составления, порядок оформления и само назначение совпадают. Однако М-11 обладает более широкой сферой применения, поскольку в отличие от М-8, он также применяется для:
- отпуска запасов со склада, не предусмотренного по лимиту (например, в некоторых незапланированных случаях может понадобиться довольно большой объем сырья, материалов и т.п.);
- фиксирования факта перемещений не одного, а сразу нескольких разных ценностей – она допускает перечисление в одном списке разнородных групп имущественных объектов;
- отслеживания каждого факта передвижения объекта, вплоть до передачи 1 единицы товара другому материально ответственному лицу на некоторое время.
Таким образом, основное назначение требования-накладной, состоит в тщательном отслеживании передвижения даже 1 объекта. С помощью него компания получает объективную информацию о грузопотоке внутри предприятия и может соответствующим образом скорректировать режим работы, организацию логистики, тем самым сэкономив неоправданные издержки.
Требование-накладная по форме М-11 используется для осуществления учетной работы, связанной с передвижением материальных ценностей между внутренними объектами компании, ее структурными отделами или ответственными лицами.
Такая форма применяется в тех ситуациях, когда организация не имеет установленных лимитов на выдачу продуктов со складских помещений.
Что это за документ
Требование-накладная применяется при оформлении процессов передачи на складские помещения оставшихся материалов, продуктов и иных объектов производства тогда, когда они не были переданы по требованию. Кроме того, она необходима при оформлении поступления на склад отходов и бракованной продукции.
Составление документа также может понадобиться в этих случаях:
- Поступление готовой продукции на складские помещения компании.
- Возвращение товарно-материальных ценностей на складские помещения предприятия.
- Передача инвентарных приспособлений со складов.
- Передача со складов ТМЦ для проведения ремонтно-восстановительных мероприятий.
- Использование товарно-материальных ценностей, которые были получены в процессе ликвидации производственных объектов.
Стандартная отраслевая форма номер М-11 была утверждена решением Федеральной Службой Государственной Статистики Российской Федерации от 30.10.1997 г. N-71а.
О том, как оформить данную бумагу в программе 1С, смотрите на следующем видео:
Кто составляет и подписывает документ
Документ-накладную составляют в двух экземплярах . Один из них предоставляется на складское помещение, с площади которого требуется списать товарно-материальные ценности. Второй же экземпляр необходимо доставить на склад, который готовится принять ТМЦ для их дальнейшего использования.
Составляется накладная лицом, отвечающим в структурном подразделении компании за материальные ценности. Он оформляет оба экземпляра.
Подписываются документы дважды: лицом, получившим ТМЦ, и лицом, отпустившим их. При этом важно, чтобы подписи стояли строго в предназначенном для этого поле, иначе такая бумага будет считаться недействительной, так как она была выполнена не по нормативу.
После того, как документы были составлены и подписаны, а товарные операции были закончены, накладные сдаются в бухгалтерию компании для дальнейшего учета.
Правила и процесс заполнения
Оба экземпляра заполняются лицом, которое отвечает за товарно-материальные ценности. Они подписываются сторонами, принявшими и отпустившими товар. Первый документ с подписью принимающей стороны отправляется ответственному лицу, а второй с подписью отпускающей стороны остается у принимающего склада.
Правильно оформленный документ предоставляет бухгалтерии возможность осуществить требуемые мероприятия по проводке ТМЦ.
Инструкция по правильному оформлению накладной:
- Организация: название компании и ОКПО.
- Дата: день, месяц, год на момент составления документа.
- Код вида операции: используется в том случае, если компания имеет свою систему кодификации операций.
- Отправитель: наименование структурного отделения, которое отпускает ТМЦ. Также необходимо указать вид деятельности, который оно осуществляет.
- Получатель: информация, аналогичная прошлому пункту в отношении получателя.
- Счет: номер счета, который получает ценности.
- Через кого: фамилия, имя, отчество ответственного за передачу ценностей лица.
- Затребовал: аналогичная информация о лице, затребовавшем выдачу ценностей.
- Разрешил: аналогичная информация о лице, которое разрешило передачу ТМЦ.
Кроме того, заполняется таблица, которая содержит 11 пунктов.
- 1, 2 – информация о счете, на баланс которого передается стоимость ценностей.
- 3, 4 – название товаров и их номенклатурное номерное обозначение.
- 5, 6 – единица измерения: название товара и код по ОКЕИ.
- 7, 8 – число запрашиваемых и отпускаемых ТМЦ.
- 9 – стоимость одной единицы продукции.
- 10 – стоимость без учета НДС.
- 11 – порядковый номер по внутренней картотеке.
Движение материальных ценностей внутри организации (к примеру, перемещение товара со склада ТМЦ на витрину розничного магазина или изменение материально ответственного за ТМЦ лица) учитывается в бухгалтерском учете. При перемещении уполномоченным лицом составляется первичный документ. Его наименование и форма могут быть утверждены организацией самостоятельно с соблюдением норм законодательства. Помимо этого существует вариант использования унифицированной формы, носящей название «требование-накладная».
Первичный учетный документ по движению ТМЦ внутри организации
В списке обязательных к применению бланков первичной документации, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а , числился и рассматриваемый документ. Однако в настоящее время обязательность его применения утратила актуальность (Информация Минфина РФ N ПЗ-10/2012).
На сегодняшний день организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму применять:
- унифицированную;
- или разработанную и утвержденную самостоятельно.
Хозяйствующие субъекты имеют возможность самостоятельно разработать и применять соответствующую закону первичную документацию, связанную с внутренним движением ТМЦ (в т.ч. рассматриваемый бланк).
Самостоятельно утвержденный бланк, в частности, должен содержать:
- наименование и дату;
- наименование хозяйствующего субъекта;
- содержание соответствующей операции (факта);
- величину измерения;
- наименования должностей и подписи лиц, ответственных за оформление соответствующей операции (факта).
Остановимся более подробно на применении унифицированной формы требования-накладной.
Требование-накладная (форма М-11)
Унифицированный бланк М-11 требования-накладной заполняется в двух экземплярах лицом, ответственным за передачу ТМЦ.
Кроме этого, следует соблюдать требования, предусмотренные п.п.12 и 13 Методических указаний , утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н, а именно:
- надлежащее оформление с указанием всех требуемых реквизитов и подписей;
- проставление прочерков в пустых полях документа;
- нумерация документов должна обеспечивать отсутствие повторов номеров в текущем отчетном году.
Заполненный бланк первичного документа (форма М-11) должен быть подписан сдающей и принимающей сторонами и сдан в бухгалтерию с целью отражения движения материалов в бухгалтерском учете.
Отдельно остановимся на возможных ошибках в требовании-накладной.
В случае ошибки неверные сведения следует перечеркнуть одной чертой и над ошибкой указать верные сведения так, чтобы они легко читались (п. 4.2 Положения , утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Также важно помнить, что ошибки, допущенные при оформлении первичной документации, если они не препятствуют установлению обстоятельств соответствующего факта хозяйственной жизни, не могут быть основанием для налоговых доначислений (см.
Требования-накладная – документ бухгалтерского учета, используемый для выдачи, перемещения материальных ценностей внутри и между учреждениями. Порядок оформления и составления документа установлен и регулируется законодательством.
Для чего нужна требование-накладная?
Операции по перемещению, получению, передаче, использованию материальных ценностей между учреждениями требуют документации и определенного регламента проведения.
После подписания документ передается в бухгалтерию. Это необходимо для дальнейшего учета переданной материальной ценности и регулировки отношений между сторонами договора.
Пример заполнения представлен ниже:
Учреждения, которые перешли на автоматизированное ведение документации, могут использовать вариант электронного заполнения документа. Если одно из предприятий не использует систему электронного учета материального блага, необходимо составить требование-накладную в бумажном виде, соблюдая требования к оформлению.
Если обе стороны поддерживают электронный учет и согласны на автоматизированное оформление, происходит составление и утверждение соответствующего договора. Порядок оформления, требования к документу не меняются.
Хотите …как это сделать и что для этого нужно, вы можете узнать по ссылке.
Четко прослеживается современная тенденция перехода к автоматизированному ведению бухгалтерского (и прочего предпринимательского) учета.
Инструкция по оформлению документа
- Название учреждений, которые принимают и выдают материальную ценность.
- Точная дата на момент составления (а не подписания) требования-накладной.
- Код операции. Зависит от причины проведения передачи товара (описаны в предыдущем разделе) и наличия кодификации операций учреждениями. Если кодификация не принята, прописывается название и характеристика процесса передачи.
- Номер счета. Необходимо указать номер счета, зарегистрированного на учреждение, которое принимает материальную ценность.
- ФИО ответственного лица, которое принимает/выдает товар. Необходимо последовательное указание личных данных лиц, которые разрешают и принимают передачу материальной ценности.
Меняете деятельность ООО – статья вам в этом поможет.
Нюансы заполнения и реквизиты формы М-11 в формате Excel
Требование-накладная содержит 11 пунктов (некоторые пункты могут быть объединены).
Бухгалтер, составляющий документ, должен проконтролировать наличие необходимых пунктов и подачу достоверной информации о товарообмене/продаже/возврате:
- Данные о счете. Указывается счет, на который будет принята материальная ценность.
- Номенклатурное значение, название, идентификационные особенности материального блага.
- Кодификация торговой операции.
- Количество материальных ценностей, которые были отпущены и будут приняты.
- Показатель стоимости единицы материального блага.
- Показатель стоимости без учета налога на добавленную стоимость.
- Порядковый номер материальной ценности, установленный по внутренней кодификации учреждения.