Делопроизводство и составление юридических документов (Е.В. Алтынник). Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации Виды документов в организации
У адвокатов и частнопрактикующих юристов сложилась традиция использования в работе одних и тех же инструментов: ручки, бумаги, бумажного ежедневника, бумажных кодексов и комментариев. Эта традиция передается от опытных адвокатов старшего поколения к начинающим. Удобно ли это сегодня?
Но с развитием технологий появились новые предметы. Сначала персональный компьютер, и юристы перестали стучать на громоздких пишущих машинках. Но его не возьмешь с собой в суд, и ручка с бумагой все еще оставались в приоритете.
С появлением ноутбуков очень многие адвокаты заменили ими кипы бумаг и книг, что повысило производительность. Но для копирования документов все еще нужен был ксерокс. И эти ксероксы адвокаты приносили с собой в суд для копирования документов. У меня до сих пор хранится "неубиваемый" переносной ксерокс Canon.
Появились цифровые камеры, и традиция снова изменилась: постепенно все юристы и адвокаты стали использовать их для того, чтобы снять копии с материалов дела. Ноутбуки стали компактнее и их стали использовать все чаще.
Прошло совсем немного времени, и сегодня все перечисленное может заменить смартфон или планшет. Ежедневник, синхронизируемый с Google, помогает не забывать о событиях, встречах и судах. Камера, достаточная для того, чтобы переснять документы, сейчас есть в любом, даже дешевом смартфоне.
Сделать заметку в электронном виде или записать контакт теперь также намного удобнее, чем искать и доставать ручку и блокнот. Мало того, сегодня я начинаю писать исковое заявление или жалобу в офисе на компьютере, продолжаю писать этот же документ на айфоне по дороге в суд, и могу закончить дома на Макбуке. Это очень удобно и полезно: иногда очень важно записать мысль сразу, ведь пока бежишь до офиса, можно забыть. Да и очень часто отвлекаешься, перключаясь на другие дела или домашние заботы.
Синхронизируемые в облаке события, заметки и документы не потеряются и всегда доступны с любого устройства. Я уже не говорю о несомненном преимуществе электронной справочно-правовой базы перед тоннами книг (в смартфоне умещаются десятки тысяч законов, практики и других документов, которыми можно моментально воспользоваться в суде). Также давно стало традицией юристов общаться с доверителями в мессенджерах: Skype, Viber и др. Ведь адвокату часто неудобно говорить вслух по телефону.
Многие адвокаты не доверяют записям в смартфоне, и до сих пор пользуются бумажными ежедневниками, блокнотами и ручкой. Я знаю даже таких, которые до сих пор при ознакомлении с материалами дела не снимают его на камеру, а листают и делают выписки.
Их можно понять, особенно адвокатов с большим опытом. Сформированные годами навыки и привычки очень трудно изменить. Мой отец, например, адвокат с 40-летним опытом, после того, как достаточно быстро сделает ручкой выписки из 20-томного дела, ориентируется в нем лучше молодых адвокатов, которые изучали его месяц в электронном виде.
И я раньше щелкал на пишущей машинке, и пользовался бумажным ежедневником. Потом, когда купил айфон, стал пытаться вести электронный календарь, и было жутко непривычно и неудобно. Дублировал все записи в бумажном ежедневнике. Но прошел месяц, и бумага стала не нужна. Сегодня большая часть делопроизводства у меня ведется в электронном виде. В бумажном только подлинники документов, доверенности, ордера, соглашения и акты.
А чтобы Вам было удобнее, на нашем сайте в личном кабинете предусмотрено для этого все необходимое.
Начиная отношения с доверителем, создайте в разделе личного кабинета "Дела" карточку дела и введите туда всю необходимую информацию:
- контактные данные клиента и других участников дела;
- наименование суда;
- контакты судей и следователей;
- фабулу дела;
- тактику, идеи и заметки;
- события по делу (можно сделать так, чтобы о событиях Вам при ходило уведомление);
- суммы денег, которые должен оплатить доверитель и сколько оплатил;
- дайте доступ к делу доверителю и другим юристам по делу.
К делу можно прикрепить документы в электронном виде.
Таким образом, войдя в свой аккаунт, всю записанную информацию и прикрепленные документы можно посмотреть с любого устройства, где бы Вы не находились.
Здесь же, в личном кабинете, синхронизируемый с Вашим аккаунтом Google календарь. Так что Вы можете, не уходя с сайта, записать или посмотреть событие.
Предусмотрен справочник судов, судей, следователей, реквизитов госпошлины и др. В этом же справочнике будут находиться записанные Вами в карточках дел клиенты (к клиентам будет доступ только у Вас). Справочник судов и других органов будет пополняться по мере заполнения карточек дел (когда Вы добавляете данные о суде в карточке дела, информация добавляется в справочник).
Есть раздел "Помощь коллег". В нем Вы можете:
- задать вопрос коллегам - Вам ответит юрист или адвокат, специализирующийся на заданном вопросе,
- запросить закон или практику (когда что-то нужно, а под рукой нет, или нет времени искать),
- запросить образец документа по конкретному делу (есть выбор - можно выбрать из списка образцов, а можно написать наименование документа, который Вам нужен).
А пока, уважаемые коллеги, начните пользоваться, вам понравится!
И прошу Вас, пожалуйста, напишите в комментариях к этой статье: нравятся ли Вам новые разделы, пользуетесь ли Вы ими, что бы Вы хотели изменить или добавить?
Для нас очень важно ваше мнение, не оставим без внимания все пожелания!
Все, что есть на нашем сайте мы делаем для того, чтобы облегчить ваш повседневный труд!
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет
Факультет судебной экспертизы в строительстве и на транспорте
Юридическое делопроизводство
Студентки
заочной формы обучения
2 курса группы 2-ЮЗС-1
Семеновой Полины
Введение
Глава 1. Номенклатура дел
Глава 3. Хранение документов
3.2 Уничтожение документов
Заключение
Введение
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.
Глава 1. Номенклатура дел
Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут начальники структурных подразделений.
В номенклатуру дел структурного подразделения должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.
Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре.
Типовая номенклатура дел организации содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:
· в первой графе проставляются индексы;
· во второй графе включаются заголовки, которые точно отображают основное содержание документов;
· в третьей графе указывается количество дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.
· в четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Срок хранения может быть определен по типовой или примерной номенклатурам дел.
· в пятой графе "Примечание" ставятся отметки о переходящих делах, о выделении к уничтожению, о передаче в другую организацию и т.д.
Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным.
Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно - распорядительные документы органов государственной власти, приказы руководства общества, планы, отчеты, протоколы, справки, и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.
Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов. Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с объединенным архивом.
Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.
Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года.
Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован начальником структурного подразделения.
Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив.
Согласно п. 3.5.3 "Основных Правил работы архивов организаций", в одну папку должны помещаться не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом.
Глава 2. Заверительная подпись на предприятии
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Общества (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Общества документы, как правило, подписывает его директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Общества подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете".
Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.
Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.
Глава 3. Хранение документов
В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. №558 (далее - Перечень).
Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения. В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы:
· документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения;
· хранения до минования надобности;
· хранения до замены новыми документами.
Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности.
3.1 Порядок хранения бухгалтерских документов
С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Минфин России в письме от 24.07.08 г. №03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона №129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации.
Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.
3.2 Уничтожение документов
Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации.
Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения. Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.
Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.
3.3 Ответственность за сохранность документов
Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.
При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации.
Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ. Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета.
В ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.
Глава 4. Пример номенклатуры дел
делопроизводство документ номенклатура заверительный
Заключение
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой -- обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования", справочные картотеки.
Список использованной литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008.
3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес - школа "Интел - Синтез" совместно с ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003
4. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. №2/1.
5. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала "Управление персоналом", 2007.
6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
8. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008.
9. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.
10. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.
11. Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр "Академия", 2008. - 319 с.
12. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.
13. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Общие положения о делопроизводстве в органах внутренних дел. Порядок подготовки и оформление документов. Основные реквизиты и порядок их оформления. Организация работы с документами в министерстве. Составление номенклатуры дел и формирование дел.
реферат , добавлен 03.07.2008
Понятие и функции электронного документа. Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронных документов в РФ. Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве.
реферат , добавлен 13.08.2012
Уголовно-правовой анализ подделки, хищения, уничтожения, повреждения либо сокрытия документов, штампов, печатей, бланков, личных документов, незаконного приобретения либо сбыта официальных документов. Единые правила оформления официальных документов.
курсовая работа , добавлен 16.01.2012
Нормативно-методическая база и характеристика конфиденциальной документации. Носители конфиденциальной информации. Особенности обработки, хранения и последующего использования конфиденциальных документов. Способы уничтожения конфиденциальных документов.
курсовая работа , добавлен 23.02.2016
Определяющий порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций. Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения после работы ликвидационной комиссии. Передача документов временного хранения с неистекшими сроками хранения.
реферат , добавлен 11.12.2008
Государственная система документационного обеспечения управления в России. Делопроизводство в органах внутренних дел. Подготовка документов к архивному хранению в УВД г. Усть-Илимска. Проблемы составления номенклатуры дел и формирование дел в УВД.
курсовая работа , добавлен 30.03.2011
Понятие фальсификации документов. Виды подлога, методы выявления подложной документации и подложных бухгалтерских записей. Использование методов фактической документальной проверки. Криминалистическая экспертиза документов. Документальная ревизия.
курсовая работа , добавлен 02.11.2011
Документ и его виды. Подделка и использование заведомо подложных документов. Правила и методы следственного осмотра, изъятия и предварительного исследования документов. Изъятие документа как вещественного доказательства. Анализ документов следователем.
курсовая работа , добавлен 28.01.2008
Составление договора аренды жилого помещения-"договор найма". Составление "договора о задатке", "договора об авансовом платеже". Подготовка пакета документов для нотариального удостоверения договора купли–продажи; для приватизации земельного участка.
1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1. Документ в системе управления.
2. Основные понятия делопроизводства и документооборота.
3. История развития делопроизводства в России.
1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе - комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.
В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации
и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.
Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росар-хив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое органи- зационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.
1.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА.
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Вышестоящие
указания |
||||
Администрация |
||||
управления |
||||
протоколы, |
||||
заключения |
делопроизводства |
|||
Исполнители |
||||
контроля |
служебные записки, |
|||
отчетность
Рис. 1. Информационные процессы предприятия
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управле-
Основные задачи делопроизводства:
создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия решений;
регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов
по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
простые средства (ручки, карандаши)
механические и электромеханические средства (пишущие машинки,
магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи
информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.
2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.
Организация документооборота на предприятии (см. слайд)
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утвер-
ждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
1.4. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ
До Х века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Уже в это время существовала культура составления и оформления документов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а также в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы государственного делопроизводства не было.
1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.).
Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки.
Характерные черты периода:
1. Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщики
и дьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство).
2. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формулярники, в которых обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редакция, беловик.
3. Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, в результате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.
К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов.
4. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Матери-
алы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до-
кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.
5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения документации: гостиные дворы и монастыри.
Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма слу-
жил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах «хартией», а в простонародье - просто «телятиной». Самой древней формой до-
кумента была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см
(3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания использовалась только точка в конце предложения.
2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.).
Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных учреждений
– приказов. В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.
Характерные черты периода:
1. Делопроизводство велось в приказных избах, которые представляли собой одновременно и место приема посетителей (присутствие ), и канцелярию, и ар-
хив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении,
а в XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения справок о документах.
2. Документы изготовлялись на бумаге и имели специфическую форму – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги .
Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.
3. Юридическую силу документу придавала так называемая «припись» дум-
ного дьяка – подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов.
(Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных документов с иностранными государствами). Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.
4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчинен-
ным направлялись грамоты, указы и приговоры , из местных учреждений в приказы посылали отписки, формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные .
5. Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, ад-
6. Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документе проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела.
3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).
Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского дело-
производства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии».
Характерные черты периода:
1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов,
контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и
движения дел (документооборот). Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.
2. Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе.
3. Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати произво-
дилось в присутствии двух свидетелей.
4. Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги, сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу.
5. В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр., при-
меняющиеся и в современном делопроизводстве.
6. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги.
7. Стали развиваться различные системы документации:
финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кре-
дит», «баланс»;военная - рапорты, донесения, предписания, диспозиции;
договорная международная - ноты, меморандумы, депеши;
судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;
статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, губернские сводки.
4 этап. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.).
Возникла действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством . В сфере управления появились министерства, а на смену коллегиальности пришло единоначалие министров.
Характерные черты периода:
1. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства мини-
стерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии.
2. Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация.
3. Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно про-
водилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.
4. Изменились формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка вхо-
дили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом.
5. Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы.
6. Издавались сборники образцов документов – письмовники .
5 этап. Советский период государственного делопроизводства (1917 –
Характерные черты периода:
1. 1917 – 1920 гг. Снижение уровня документационного обеспечения управ-
ления (на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие, солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования).
2. 1925-1926 гг. Были образованы две крупные организации: Институт техники управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства
(Оргстрой). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управления, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению нового канцелярского оборудования и средств оргтехники. При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов документации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств канцелярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок).
3. В 1932 г. ИТУ был ликвидирован и прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»: каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами.
4. В 1963 г. утверждены «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР».
Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству.
5. В 1973 г. разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
ЕГСД – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив.
6. В 1970-1980 гг. сложился блок ГОСТов на управленческие документы.
7. В 1980-е гг. разработаны унифицированные системы документации (УСД) с целью автоматизации обработки данных, содержащихся в формах документов.
Развитие советского делопроизводства в 1970-1980 гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.
1.4. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Нормативная база делопроизводства – это совокупность законов и норма-
тивных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации.
Нормативная база делопроизводства включает следующие компоненты:
Законодательные и правовые акты РФ;
ГОСТы;
Нормативные документы;
Классификаторы;
Государственная система документационного обеспечения управления.
Законодательные и правовые акты в сфере информатизации и документации:
Законы РФ: Гражданский кодекс РФ, закон РФ «О стандартизации», закон РФ «Об Архивном фонде и архивах»
Указы и распоряжения Президента: «Об основах государственной политики в сфере информатизации», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ»
Постановления и распоряжения правительства: «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг», «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ»
Федеральные законы РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»
Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства.
Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию
Оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.
Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам.
Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик. Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления.
Наименование |
|
ГОСТ Р 6.30-2003 |
Унифицированные системы документации. Унифицирован- |
ная система организационно-распорядительной документа- |
|
ции. Требования к оформлению документов. |
|
Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России |
|
ГОСТ Р 51141-98 |
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения |
ГОСТ 6.10.1-88 |
Унифицированные системы документации (УСД). Основные |
положения |
|
ГОСТ 6.01.1-87 |
Единая система классификации и кодирования технико- |
экономической информации. Основные положения |
|
ГОСТ 6.10.5-87 |
Унифицированные системы документации (УСД). Требова- |
ния к построению формуляра - образца |
|
ГОСТ 6.10.4-84 |
Унифицированные системы документации (УСД). Придание |
юридической силы документам на машинном носителе и |
|
машинограмме, создаваемым средствами вычислительной |
|
техники. Основные положения |
|
ГОСТ 6.10.3-83 |
Унифицированные системы документации (УСД). Запись |
информации в коммуникативном формате |
|
Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.
Нормативные документы
1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны ЦБНТ (Центральное бюро нормативов по труду) Минтруда РФ в 1995 г и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, в учреждениях и общественных организациях. Они содержат
Нормы затрат времени по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т.д.)
Нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам и т.д.)
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработан во ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательских институт документоведения и архивного дела) в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.
Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации и т.д.)
Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизи-
рованной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску и т.д.)
Классификаторы
Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документа должны быть присвоены специальные коды.
Классификатор – документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.
1. Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД.
2. Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
При прохождении практики в юридическом отделе помощь руководителя практики помогла мне постигнуть суть работы в коммерческой организации в должности юрисконсульта.
Юридический отдел ОАО “Волковысский мясокомбинат” имеет современную нормативную правовую базу, представленную как в электронном виде, так и печатными изданиями.
Особую роль в работе юридического отдела занимает электронная правовая база, которая ежедневно обновляется и позволяет быстро и точно найти требуемые нормативные правовые акты, образцы документов, обзоры судебной практики, статьи в профильных журналах и иную информацию. Трудно переоценить значение такого серьезного инструмента в работе любого юриста.
Юридический отдел является самостоятельным структурным подразделением, подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия. Юридический отдел состоит из начальника юридического отдела, трех юрисконсультов и машинистки.
Юридический отдел предприятия в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Республики Беларусь, Уставом общества, Политикой и целями в области качества предприятия, документами СМК, приказами генерального директора, правилами внутреннего трудового распорядка.
Руководство юридическим отделом осуществляет начальник юридического отдела.
Начальник юридического отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора комбината.
На должность начальника юридического отдела назначается лицо с высшим юридическим образованием и стажем работы по специальности не менее 5 лет.
Руководитель подразделения обязан обеспечить выполнение задач и функций, возложенных на юридический отдел.
Начальник юридического отдела должен знать:
- - методические, нормативные и другие руководящие материалы по правовой деятельности комбината;
- - политику в области качества, требования документов СМК, касающихся деятельности юридического отдела.
В случае временного отсутствия начальника юридического отдела его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке юрисконсульт, который приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. На должность юрисконсульта назначаются лица, имеющие высшее юридическое образование и стаж работы в должности юрисконсульта не менее трех лет. В случае временного отсутствия начальника юридического отдела исполняет его обязанности. Юрисконсульт назначается и освобождается от занимаемой должности по приказу генерального директора.
Юрисконсульт должен знать:
- - действующее законодательство Республики Беларусь;
- - постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов;
- - методические, нормативные и другие руководящие материалы по правовой деятельности предприятия;
- - порядок ведения учета и составления отчетов по хозяйственно-финансовой деятельности комбината;
- - порядок заключения и оформления хозяйственных договоров, контрактов;
- - правила и нормы охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии;
- - политику в области качества комбината, требования документов системы менеджмента качества, касающихся деятельности юридического отдела.
Основными задачами юридического отдела являются:
- - Обеспечение законности в деятельности комбината;
- - Активное использование правовых средств, для укрепления хозяйственного расчета, соблюдения договорной и трудовой дисциплины, выполнения договорных обязательств;
- - Защита имущественных прав и законных интересов комбината;
- - Обеспечение соответствия действующему законодательству издаваемых на комбинате локальных нормативных актов;
- - Снижение дебиторской задолженности;
- - Управление нормативными правовыми актами;
- - Выполнение функций в области качества в соответствии с документами СМК.
В соответствии с основными задачами юридический отдел выполняет следующие функции:
- - Контроль соблюдения установленного на предприятиии порядка предъявления и рассмотрения внутрихозяйственных претензий.
- - Проведение совместно с другими подразделениями экономико-правового анализа результатов хозяйственной деятельности комбината, изучение условий и причин возникновения непроизводительных расходов, состояния числящейся на балансе дебиторской задолженности, нарушений договорных обязательств, подготовка материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей для направления их в судебные и следственные органы.
- - Проверка соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов и других документов нормативного характера, их визирование.
- - Подготовка и внесение предложений об изменении действующих или отмене утративших силу локальных нормативных актов комбината.
- - Участие в разработке и осуществлении мероприятий правового характера, направленных на повышение качества продукции, обеспечение соблюдения законодательства о труде, укрепление трудовой дисциплины, экономию и рациональное использование материальных ресурсов, предотвращение недостач, хищений, приписок.
- - Сокращение и предупреждение непроизводительных расходов и потерь, решение вопроса о привлечении к ответственности виновных в этом лиц.
- - Анализ практики заключения и исполнения хозяйственных договоров и представление директору комбината предложений по устранению выявленных недостатков;
- - Участие в организации и проведении пропаганды правовых знаний, информирование работников комбината о действующем законодательстве, разъяснение практики его применения.
- - Подготовка заключений, осуществление консультаций по правовым вопросам, возникающим в деятельности комбината.
- - Осуществление учета законодательных актов, применяемых на комбинате, предоставление руководителям заинтересованных подразделений информации об их изменении.
- - Оказание правовой помощи структурным подразделениям комбината, отдельным работникам по действующему законодательству.
- - Подготовка документов по дисциплинарной и материальной ответственности работников комбината.
- - Участие в разработке и актуализации документов СМК по направлению деятельности. Ведение претензионной и исковой работы, в том числе по искам вследствие нарушения правил по охране труда и пожарной безопасности, представление в установленном порядке интересов комбината в судах, органах государственного управления при рассмотрении правовых вопросов, осуществление методического руководства исковой работой, если она ведется другими структурными подразделениями комбината.
- - Соблюдение требований нормативных правовых актов по охране труда.
- - Участие в работе комиссии по проверке знаний по вопросам охраны труда, рабочих ИТР и специалистов подразделений и служб комбината.
- - Регистрация договоров и контрактов.
Важным направлением работы юридической службы предприятия является разработка, согласование и утверждение локальных нормативных актов по вопросам регулирования трудовых и связанных с ними отношений. Согласно ст. 1 Трудового Кодекса Республики Беларусь локальные нормативные акты -- коллективные договоры, соглашения, правила трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя.
Несколько иное определение нормативного правового акта закреплено в ст. 1 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-3 "О нормативных правовых актах Республики Беларусь", с изменениями и дополнениями по состоянию на 07.05.2007, в соответствии с которой локальный нормативный правовой акт - нормативный правовой акт, действие которого ограничено рамками одной или нескольких организаций.
Если сравнить две вышеуказанные дефиниции, то можно сделать вывод, что легальное определение локального нормативного акта в ст. 1 ТК является более узким по сфере регулируемых этим документом отношений. Кроме того, очевидно расхождение используемых законодателем терминов: в ТК фигурирует категория "локальный нормативный акт", в Законе "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" -- "локальный нормативный правовой акт". Полагаю, что юридическая терминология в указанных законах должна быть унифицирована. На мой взгляд, возможно использование и более лаконичного термина "локальный акт" как более широкого понятия, включающего помимо локальных нормативных (правовых) актов также и индивидуальные локальные акты либо локальные акты смешанного характера. Последние содержат как нормативные предписания, так и индивидуальные правоприменительные положения.
Мною был рассмотрен коллективный договор (приложение 2). Коллективный договор между ОАО “Волковысский мясокомбинат” и его работниками, интересы которых представляет действующий на предприятии профсоюз, является соглашением между нанимателем и работниками. Коллективный договор был заключен 27 мая 2010 года сроком на три года. Зарегистрирован Волковысским районным исполнительным комитетом 05.07.2010 года за № 113. Коллективный договор устанавливает дополнительные гарантии, компенсации, преимущества и более благоприятные условия труда по сравнению с установленными законодательством Республики Беларусь, генеральным, тарифными и местными соглашениями с учетом особенностей деятельности конкретной организации и ее финансовых возможностей. Также, нанимателем и профсоюзом при заключении коллективного договора были использованы социально-партнерские соглашения для ограничения и упорядочения контрактных трудовых отношений. Например, разработан и закреплен дифференцированный подход в части установления порядка определения срока, на который продлевается контракт, в зависимости от стажа и личностных показателей трудовой деятельности работника, определения дополнительных дней отпуска и размера повышения тарифной ставки. Это позволило гармонизировать и сбалансировать правовое положение работника и нанимателя, обеспечить соблюдение интересов обеих сторон. Проекты коллективного договора, обсуждаются сторонами в определенном им порядке. Подписываются уполномоченными представителями сторон.
Изменения и дополнения в коллективный договор вносятся по взаимному согласию сторон.
Об исполнении коллективного договора, соглашения в сроки, определенные в них, но не реже одного раза в полугодие, информируются работники, от имени которых они заключены. Способы и порядок информирования определяются сторонами.
Все работники, в том числе впервые принятые, должны быть ознакомлены нанимателем с действующим у него коллективными договорами.
На мой взгляд, наниматель не нарушает коллективный договор и выполняет все его условия.
