Как самому сделать инвойс алиэкспресс. Что такое инвойс и для чего он нужен. Проверка данных в инвойсе

Каждый день мир делает шаг вперед, совершенствуя технологии и различные процессы. Все больше появляется автоматизированных производств, автоматов по обработке данных, различных роботов, замещающих людей в той или иной сфере.

Почтовая служба – не исключение. Каждый год проходит усовершенствование процессов обработки посылок и писем, все новые и новые технологии применяются для достижения максимально короткого срока доставки отправлений.

Но… как и в средневековье посылки то и дело теряются.

На многих форумах вы можете найти советы, что и как делать в этом случае: запросить у продавца инвойс или квитанцию об отправке и написать заявление на почте России о розыске посылки. Но мало кто знает, что такое инвойс и есть ли разница между ним и квитанцией об отправке. Для чего нужен инвойс и как его попросить у продавца?

Об этом мы расскажем вам в этой статье.

Что такое Инвойс?

Говоря официальным языком, инвойс – это договор между вами и продавцом о заключении сделки на конкретный вид товара, его количество, цвет, вес и так далее. В нем указывается полный перечень того. Что должно быть отправлено, как и сколько посылка по весу получится.

В российской практике нет документа похожего на инвойс. Он используется только при международных отправлениях.

Инвойс не имеет особой формы и может быть представлен совершенно в любом виде – будь то написанный от руки список, электронный документ или вот такой вот бланк

Зачем нужен инвойс?

Чаще всего инвойс советуют просить у продавцов в двух случаях:

• Когда посылка потерялась и необходимо написать заявление о ее розыске. При оформлении такого заявления Почта России просит документ от продавца, подтверждающий отправку заявленного товара.

В этом случае инвойса будет достаточно.

• Когда покупатель хочет удостовериться, что посылка отправлена продавцом. В этом случае разумнее просить чек-квитанцию об отправке, которую получает продавец при отправлении, так как инвойс не подтверждает отправку посылки.

Что делать, если продавец не высылает вам инвойс?

Не нужно отчаиваться! Выход есть. Если вам нужен инвойс для составления заявления о розыске посылки. Вы можете создать его сами. Всего лишь вам необходимо распечатать страницу с деталями заказа, где четко видно трек-номер, дату заказа и перечень вещей, находящихся в посылке.

Вес отправления примерно вы можете узнать на странице описания товара.

Подтверждение отправки посылки

Инвойс, как мы уже говорили ранее, не может служить доказательством отправления заказа. Собственно, кроме как квитанция об отправке ничто не может служить доказательством этого факта.

Почему же тогда продавец сразу не отправляет ее?

Квитанции об отправке посылки у него просто-напросто может и не быть. Как так? – спросите вы. Все очень просто: крупные магазины, базирующиеся на Алиэкспресс, отправляют за раз ни одну и даже не десять посылок. Поэтому все отправления забирают прямо из их офиса курьеры и оформляют под заранее забронированные трек номера. На руках у продавца остается лишь накладная с перечнем посылок.

И для того чтобы получить квитанцию ему необходимо идти на почту и запрашивать чек о проведенной операции, что делать китайцам без крайней причины крайне лень.

Поэтому ему легче отправить инвойс.

Как выглядит квитанция об отправке посылки?

На Почте России чек-квитанция об отправке товара выглядит так:

Ответ на вопрос "что такое инвойс" можно найти в любой энциклопедии. Это документ, который предоставляется покупателю продавцом и содержит определенный перечень товаров с указанием их количества и цены, по которой они должны быть поставлены клиенту. Также в данном документе должны быть указаны некоторые особенности товара (например, вес или цвет), определенные и основные данные о получателе и отправителе.

Определение и основные реквизиты

В специализированной литературе также встречается определение, что такое инвойс. Это выписанный счет, свидетельствующий о возникновении обязательств у покупателя по оплате получаемого товара в соответствии с отраженными условиями. Однако есть одна особенность - инвойс не распространяется на поставки, осуществленные по предоплате. Основными реквизитами данного документа являются дата и номер, реквизиты контрагентов, краткое с указанием страны его происхождения, количество и стоимость за штуку (единицу), общая стоимость, условия поставки.

Заполнение инвойса

В отечественной практике инвойс в западном понимании отсутствует. При расчетах между контрагентами используется счет-фактура, который заполняется исключительно в рамках налогового контроля и не может быть принят в качестве аналога инвойса. Поэтому о том, что такое инвойс, становится достоверно известно только во время различных международных поставок. Таким образом, инвойс - своеобразный счет на оплату. Экспортером должен быть выписан данный документ сразу при отгрузке товаров и направлен покупателю. Именно оплата инвойса является основанием для перечислении денежных средств.

Разновидности инвойса

В случае перечисления иностранным покупателем аванса в соответствии с контрактом, экспортером обычно выписывается проформа-инвойс, который содержит такие же реквизиты, что и обычный инвойс. Однако отличие все-таки существует - данные носят предварительный характер.

Коммерческий инвойс, выписанный позднее, уже должен содержать фактические точные данные, которые получены на основании информации об отгрузке товаров либо оказании услуг. Что такое инвойс, должны понимать оба партнера. Поэтому он составляется на любом языке. В основном это английский язык. Международная практика не всегда требует подписания инвойса, однако иногда это требование носит обязательный характер.

В проформе могут быть отражены допустимые отклонения по количеству товара в соответствии с заключенным контрактом. Этот же документ определяет и условия поставки.

Общая сумма к оплате указывается в той валюте, которая установлена контрактом. Однако в случае оплаты иностранным покупателем в иной валюте, чем та, что указана в договоре, в инвойсе должен быть указан курс, по которому будет проведен перерасчет.

Подытоживая сказанное, необходимо отметить, что инвойс - это документ, который предъявляется на таможне с целью проверки поставки грузов международного значения. Данный документ является необходимым атрибутом для абсолютно всех товаров, передаваемых либо продаваемых получателю отправителем.

Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного и требуется для предоставления на таможне.

ФАЙЛЫ

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Для чего нужен инвойс

Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).

Правила составления инвойса

На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:

• реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
• те же данные об организации – получателе,
• список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.

Правила оформления инвойса

Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.

• Один из них кладется внутрь посылки,
• второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
• третий остается у отправителя,
• четвертый пересылается получателю,
• пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Как проверить документ

Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.

Образец составления инвойса

Для всех ведущих трудовую деятельность в сфере перевозок термин в заголовке знаком, хоть он в российской практике и не очень распространен. Большинство же людей не в курсе, что это - инвойс. В статье мы не только разберем детально это понятие, но и посмотрим, как правильно заполнять документ, каким он может быть.

Что это?

Инвойс - документ, характерный для международной коммерции. В нем содержится перечень отправляемой продукции, ее количество, стоимость, формальные особенности изделий, условия для отправки, данные об адресанте и адресате. Выписка инвойса (кроме сделок с предоплатой) - символ того, что покупатель обязан оплатить указанный в нем товар.

Коммерческий invoice - основной документ, требуемый таможенными службами для проверки международных отправлений. Его наличие необходимо для всех товаров (кроме отправляемых документов), перемещаемых через государственные границы.

Что касается России, стран СНГ, то тут отсутствуют аналоги подобной документации. Порой на вопрос "Что это - инвойс?" отвечают, что это счет-фактура. Что неверно. Счет-фактура - документация для налогового контроля. В нашей реальности инвойс - это больше счет на оплату, применяемый при международных поставках.

Особенности документа

Что такое инвойс и счет-проформа? Основание для перечисления оплаты. Поэтому его выписывают одновременно с отгрузкой продукции покупателю. Всего же существует две формы документа:

• Проформа-инвойс. Для тех договоров, при которых покупатель должен перечислить аванс продавцу. Ключевое отличие этой формы - некоторые данные в ней предварительные.
• Собственно коммерческий инвойс. Содержит фактическую точную информацию, которая основывается на сведениях об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг.

Составлять такой документ можно на любом языке, одинаково понятном партнерам. Чаще всего это английский.

Тонкости заполнения

Продолжаем разбирать, что такое инвойс, как выглядит документ. В себе он обязательно должен содержать следующее:

• Наименование адресанта, его юридический адрес.
• Визирование (подпись) документа в международной практике необязательно.
• Наименование продукции, ее цена и количество берется из контракта.
• Счет-проформа может содержать сведения о допустимых отклонениях от контракта.
• Базовые поставочные условия берутся также из соглашения (контракта). Чаще всего их определяет "Инкотермс" (Международные правила толкований торговых понятий).
• Общая стоимость чаще всего выражается в той валюте, что указана в контракте. В противном случае указывается по какому курсу (дата перевода) будет осуществляться конвертация. Обозначают валюту общероссийским буквенным кодом из классификатора ОК 014-2000.
• Условия платежа в фактуре-инвойс - это банковские реквизиты. Расчетный счет, адрес и название банка, свифт-код, корреспондентский счет, иные частности платежа.

Мы можем увидеть образцы инвойса различных форматов. Чаще всего используется корпоративный бланк отправителя. При отсутствии оного информация печатается на обычном листе бумаги.

Инвойс: каков порядок его заполнения?

Документ обязательно должен содержать в себе следующие данные:

• Дата отправки.
• Ссылка на экспортную документацию - номера заказа, самого инвойса.
• Полное имя и адрес адресанта.
• Полное имя и адрес адресата.
• В случае если адресант и импортер - не одно лицо, также указывается полное имя и адрес последнего.
• Государство-экспортер.
• Страна-производитель товаров.
• Государство, где находится пункт конечного назначения.
• Номера авиатранспортных накладных.
• Обязательное описание каждой позиции продукции.
• Виза отправителя грузов, дата заполнения.
• Указание международных стандартизированных условий поставки.

Описание товаров в документе

Продолжаем рассказывать о заполнении инвойса. Каждую позицию товара в нем необходимо описать подобным уровнем:

• Наименование продукции.
• Основная сфера ее использования.
• Серийный номер (если это применимо).
• Тарифный гармонизированный номер (если есть сведения о нем).
• Численность продукции.
• Материал, из которого она изготовлена.
• Номера позиции, пункта (если известны).
• Тип упаковки.
• Вес товара.
• Площадь, объем занимаемого места.
• Единицы измерения.
• Цена за единицу.
• Общая стоимость поставки.

В перечне выше - минимум информации о товаре, что может быть указана.

Требования к описанию продукции

Что это - инвойс? Всегда полное описание отправляемой продукции. Оно должно отвечать на четыре основных вопроса:

• Что это?
• Из чего оно сделано?
• Какое число?
• Как будет использоваться?

Обязательна также следующая разбивка:

• Наименование товара.
• Цена за единицу.
• Общая стоимость.
• Номинальная цена.
• Страна-изготовитель.

Особые требования к описанию товаров

Для некоторых отправляемых наименований требуется определенного вида описание.

Текстиль:

• Процентный состав материала (100 % лен, 50 % полиэстер/50 % хлопок и проч.)
• Способ производства материала - тканный, вязанный.
• Для кого предназначено изделие - мужчины, женщины, дети.
• На образцах ставят метку: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

• В описании - формулировка Unsolicited gift.
• Полная характеристика и стоимость входящих в презент изделий.

Часы (настольные и настенные) - стоимость отдельно гальванического элемента, корпуса, подвижных составляющих, натуральных камней (если есть).

Химические вещества:

• Название, описание (необходимо для классификации вещества).
• Обязательная отметка следующего содержания: "Все химические вещества в данном грузе соответствуют постановлениям по TSCA, принятым общемировым нормам. Нет компонентов, которые бы нарушали предписания TSCA или отдельные его акты".
• Можно ограничиться и краткой меткой: "Все хим. вещества отправления не подлежат контролю по TSCA".

Всевозможные биологические образцы:

• Происхождение ткани - человеческое, животное, проч.
• Причина отправления - тестирование, эксперимент.
• Способ транспортировки образца.
• Срок хранения.
• Копия разрешения на вывоз/ввоз или его номер.

Упаковывание инвойса

К отправлению обычно прилагается один визированный оригинал документа с пятью копиями. Отметим, хотя бы одна копия всегда должна сопровождать груз!

Место для хранения коммерческих инвойсов - клейкий карман на упаковках для международных отправлений. Туда же обычно укладывается и авиатранспортная накладная.

Не лишним будет поместить еще одну копию инвойса вовнутрь упаковки.

Проверка

Перед отправлением груза с коммерческим инвойсом необходимо проверить следующее:

• Наличие как одного оригинала, так и 5 копий документа.
• В инвойсе обязательно должно быть полное описание всего содержимого груза. Если у вас есть сомнения, что оно недостаточно всеобъемлющее, то все же нужно не полениться дополнить характеристику более конкретными данными.
• В коммерческом инвойсе обязательно должна быть прописана объявленная ценность всего содержимого груза. Обратите внимание и на то, что для таможенных служб лучше всего ее указывать в валюте государства вашего адресата.
• В случае, когда вы отправляете два и более товаров, не лишним будет проверить разбивку стоимости по каждой из разновидностей продукции. При этом общая объявленная ценность для всего отправления также должна быть указана. Если ее нет, то попросите ответственное лицо рассчитать данную величину и вписать ее в документ.
• Хоть не для всех отправлений является обязательным данный факт, мы советуем проверить коммерческий инвойс на имение подписи отправителя. Этот тот случай, когда лучше всего перестраховаться. Если она не понадобится, то документ не будет считаться испорченным. А если виза нужна, но вовремя не проставлена, то с поставкой уже возникнут серьезные проблемы.

Коммерческий инвойс - международный документ, составляемый для различного рода отправлений. В России как аналогов его самого, так и проформы пока нет. Неверно считать равнозначной инвойсу бумагой отечественный счет-фактуру. При заполнении этого документа важно быть внимательным. В частности, проверять подробное описание всех помещенных в посылку, контейнер грузов, их объявленную стоимость, дополнительные сведения для особой продукции.