Опись дел для сдачи в архив образец. Архивная опись: образец и правила составления. Какие бывают описи

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)

Отправка документов почтой с описью вложения

Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

• Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
• Если такая форма переписки определена договором.
• Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, "Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован". Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: "Оригинал заявки с подписью" или "Жалоба с подписью, заверенной нотариально", а не так "Заявка", "Жалоба". Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .

Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

Пример описи вложения

Опись

Вложения в ценное письмо

Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1

На имя Генеральному директору ООО "Торф и грунт А" Иванову М. Е.

Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.

Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.

Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование док умента и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя?
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...

Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение....
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий. Шаблон для адаптации....

Объяснительная записка об опоздании на работу...
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю...

Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек...
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием....

Опись документов – это упорядоченное и систематизированное перечисление всех имеющихся деловых бумаг .

Любая организация, ведущая в течение длительного времени свою деятельность, имеет обширный документооборот и хранит у себя все необходимые материалы.

Для внутреннего пользования юридическими лицами

Если классифицировать документы предприятия, то они могут подразделяться на следующие виды:

• уставные и связанные с деятельностью юр. лица ( , заседаний совета директоров, отчеты о выпуске ценных бумаг);
• бухгалтерские документы ( , первичные учетные документы, журналы-ордера, );
• кадровые документы ( , трудовые книжки, );
• договоры (с контрагентами, с обслуживающими компаниями, купли-продажи имущества организации, и т. п.)
• входящая и исходящая корреспонденция и ;
• производственная документация, связанная с выпуском продукции, оказанием услуг;
• сертификаты и лицензии;
• юридические документы, связанные с участием в судебных спорах.

Это не полный перечень, у каждого юридического лица имеется масса собственных дополнительных деловых бумаг. Каждому виду отведен определенный срок хранения, установленный законодательно:

• Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет .
• Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно . Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.
• Кадровые бумаги: , личные дела хранятся в течение 75 лет .

Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно. Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная). В ней указывается структурное подразделение предприятия, дата создания документа, порядковый номер, наименование, количество листов и исполнитель (то есть тот, кто ее изготовил).

Благодаря правильно составленной описи найти искомый документ не составит труда. Впрочем, она нужна не только в сфере внутреннего делопроизводства, но и во взаимоотношениях с другими организациями.

Заполнение подобной документации в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

При передаче документов в архив

При оно обязано передать в государственный или муниципальный архив в первую очередь персональные сведения по работникам: личные дела и карточки. Сделать это необходимо во избежание нарушений прав лиц, работавших на предприятии в момент обращения в отделения Пенсионного фонда за начислением и получением пенсии.

Часто записи, внесенные в трудовую книжку для подтверждения , который в свою очередь влияет на размер пенсии, бывают некорректными. Сотрудники Пенсионного фонда должны сделать запрос на предприятие, где трудился работник, а в случае его ликвидации в архив, чтобы получить подтверждение представленных сведений.

Документы передаются согласно описи, до ее составления работники архива разъясняют, какие документы подлежат передаче и как правильно оформлять перечень, по которому личные дела будут приниматься.

В тех случаях, когда предприятие признано несостоятельным (банкротом), назначенный конкурсный управляющий обязан передать по описи документы в архив, иначе суд откажет в завершении процедуры.

Для направления в государственные органы

Если предприятие отправляет документы по почте, например для налоговой инспекции (ИФНС ), Фонда социального страхования (ФСС ) и прочих официальных ведомств, то для того, чтобы в дальнейшем не возникло какого-либо спора или не был поставлен под сомнение сам факт отправки, лучше составить опись и заверить ее с помощью почтового работника.

На Почте России имеются стандартные бланки описи вложений в ценные письма или бандероли, в которых нужно указать отправителя, получателя, перечень корреспонденции и количество листов.

Опись требуется также при представлении документов в суд в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства. Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью. Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц.

Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу. Например, учреждения Росреестра, получая от граждан и юридических лиц документы на регистрацию недвижимого имущества или сделки, составляют расписку с указанием перечня документов: договоров, учредительных документов, правоустанавливающих, кадастровых паспортов и прочих.

Подобным образом поступают также миграционная служба, ГИБДД, МЧС и т. д.

При подаче заявления в полицию или иные правоохранительные органы с целью сообщения о преступлении или защиты нарушенного права необходимо обосновать и доказать факты, изложенные в обращении. Перечисляя приложенные доказательства, также понадобится составить опись.

Во взаимодействиях с теми же правоохранительными органами, службой судебных приставов, налоговой организацией может возникнуть проблема, когда у гражданина или юридического лица производят изъятие или выемку документов, чаще всего в оригиналах. От того, как будет составлена опись, зависит очень многое, в последующем при возврате изъятой документации она будет передаваться по составленному ранее перечню.

Порядок передачи документов по списку требует особого внимания, обе стороны обязаны тщательно проверять зафиксированные в перечне материалы на предмет наименования, количества листов, соответствия указанному и имеющемуся фактически. В случае возникновения разногласий необходимо составить соответствующий акт, в котором нужно указать несоответствие и сроки устранения.

Для передачи другой организации

В ходе осуществления деятельности при заключении договоров контрагенты требуют представить полный пакет документов, которые тоже необходимо описать. В дальнейшем может понадобиться отправить по почте или передать с нарочным акты выполненных работ и оказанных услуг, об отправке товара, перевозочные документы, ценные бумаги и прочее. Во избежание возникновения недоразумений и претензий лучше составить опись. Подписать ее может должностное лицо или любой уполномоченный сотрудник с указанием фамилии и имени.

Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соот­ветствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного ин­декса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк­турных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подраз­делениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва­ются дата составления, должность и фамилия составителя, ко­торый затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа­цию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание коли­чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла­туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч­нем документов с указанием сроков хранения или после уточне­ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по­стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи - это завершаю­щий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об­разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных под­разделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж­дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель­ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю­чать в себя следующие элементы:

Порядковый номер дела (тома, части) по описи;

Индекс дела (тома, части);

Заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

Дату дела (тома, части);

Число листов в деле (томе, части);

Срок хранения;

Примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд­ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж­дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза­цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под­разделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред­назначенный для последующей передачи в государственный ар­хив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы­вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст­венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к . Передача в архив должна проводиться . По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10).

Пример 1

Свернуть Показать

В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013-2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

График передачи дел из подразделений в архив организации см. в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года »

Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.

Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:

• описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и
• акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

«Лучшей практикой» является подписание описей и актов руководителем структурного подразделения , поскольку за документальный и архивный фонды подразделения отвечает он. Именно такой подход теперь нормативно закреплен в форме описи дел структурного подразделения, установленной Приложением № 23 Правил работы архивов организаций.

В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы:

Таблица 1

Свернуть Показать

В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел () и формируются соответствующие описи дел (см. Пример 9). Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.

См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации », где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива

В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел (также по годовым разделам) отдельно от описей дел по личному составу.

На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет:

• годовые разделы соответствующих сводных описей (Пример 12) и
• сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (также по годовым разделам).

Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют:

• не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы,
• но и соответствующие электронные копии (файлы в необходимом формате).

В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы , созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов , на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования (состоит из электронных копий бумажных и электронных документов). Правилами установлены формы описей:

• электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение № 17) и
• электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение №18).

Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота (СЭД), то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Следует также учесть, что ИТ-подразделение в процессе поддержки СЭД может в плановом порядке осуществлять централизованное формирование сводных описей электронных дел из СЭД и одновременное формирование соответствующих баз данных, представлений или контейнеров / массивов архивных электронных документов, их резервирование / копирование для перевода в статус архивного хранения .

Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, т.к. архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.

Служба делопроизводства и архив (ответственный за архивное хранение) организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации . Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта (см. отметку с цифрой 2 в Примере 12).

Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации.

Статья «Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации » объясняет:
какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать;
как отличаются обложки дел у разных видов НТД;
как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись;
как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД;
что выдавать пользователям

Типы и виды, функции описей

Опись документов, дел является важнейшим элементом в системе научно-справочного аппарата архивного фонда организации. Определения соответствующих терминов закреплены действующим в настоящее время ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

• опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
• опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

Существуют следующие типы описей , которые составляются в организациях:

• описи дел структурных подразделений , которые используются как учетно-сдаточные;
• описи документов, дел организации , т.е. сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам (годовым разделам) и являются основными учетными справочниками;
• описи архивных коллекций , в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком (авторским, тематическим, видовым, объектным и т.п.);
• описи фонда пользования , закрепляющие его систематизацию, которая может отличаться от систематизации архивного фонда в целом (например, в качестве разделов описи могут использоваться названия информационных систем, их баз данных и представлений, в которых хранятся электронные копии документов).

Виды описей , которые входят в состав обязательных учетных документов организации , имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2.

Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности (например, в процессе сдачи налоговой отчетности).

Дело (единица хранения и единица учета) в бумажной форме может представлять собой:

• совокупность документов, возникших по одному вопросу или на одном участке деятельности, либо
• один документ, как правило, объемный и многостраничный (например, годовые планы и отчеты, журналы регистрации).

Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним.

Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине (до 4 см) и по объему – до 250 листов с учетом:

• самостоятельно нумеруемых листов дела,
• самостоятельно нумеруемых листов внутренней описи,
• листа-заверителя.

Поэтому дело может разбиваться на части / тома, которые вносятся в опись под самостоятельными порядковыми номерами, что увеличивает ее объем как документа (см. цифру 1 в Примере 10).

Электронное дело не имеет установленных ограничений по объему в Мб, наиболее объемной частью описи электронных дел, документов будет являться приложение к ней – реестр документов (контейнеров электронных документов), который составляется на каждое электронное дело (Приложение № 24 к Правилам, см. Пример 13) и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов (с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб), содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись .

Из определений терминов «опись» и в соответствии с правилами формирования дел очевидно, что описи дел выполняют следующие важнейшие функции:

• являются учетными документами, поскольку каждому делу и каждой его части / тому в каждой описи присваивается свой порядковый номер, кроме того, в опись вносится индекс дела, который был присвоен ему в делопроизводстве по номенклатуре дел;
• представляют собой классификационные справочники , с помощью которых закрепляется систематизация архивного фонда организации прежде всего по хронологически-структурному признаку ; а при составлении описей электронных документов, дел систематизация архивного фонда может производиться еще и с учетом названия информационной системы;
• отражают и закрепляют методическое единство делопроизводства и архивного дела, т.к. при их составлении соблюдается та же систематизация дел и оформляются практически те же сроки хранения, которые были закреплены номенклатурой дел;
• являются важнейшими справочниками, с помощью которых организуется использование архивных документов и осуществляется их поиск в архиве по году, номеру дела (архивному шифру, который проставляется после приема дела в архив) и заголовку дела, т.е. выполняют информационно-поисковую функцию ;
• в описях закрепляются результаты экспертизы ценности документов в делопроизводстве и на основании описей проводится экспертиза ценности документов в архиве .

Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования.

Описи дел структурных подразделений и сводные описи

Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела. Причем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны просматриваться полистно . Редактируются заголовки на обложках дел и в рабочем экземпляре номенклатуры дел, проверяется правильность определения сроков хранения, соблюдение правил формирования дел и т.п. Для дел с обобщающими заголовками («документы о...», «договоры поставки и документы по их исполнению» и т.п.), к личным делам и делам-досье (судебные дела, дела по госконтрактам и госзакупкам и т.п.) одновременно с внутренней описью документов дела на отдельном листе бумаги составляются проекты аннотаций к заголовкам дел , которые при необходимости оформляются к заголовку дела в соответствующей описи, чтобы увеличить ее информативность:

Пример 2

Аннотация к заголовку личного дела в описи дел по личному составу, которую оформляет кадровая служба (к Ф.И.О. могут быть добавлены существенные для профессиональной биографии сведения и точная ссылка на номер листа документа в деле):

Свернуть Показать

Пример 3

Свернуть Показать

Пример 4

Свернуть Показать

Пример 5

Свернуть Показать

Аннотация к заголовку дела оформляется обычно с красной строки, на один межстрочный интервал ниже самого заголовка и содержит указание на номера листов документов в деле, которые могут быть особо востребованы, чтобы облегчить их поиск. См. также отметку «1» в Примерах 11 и 12.

Если в номенклатуре дел были проставлены неконкретные сроки хранения документов или сроки, нуждающие в фактическом уточнении , то на обложках сформированных дел и в описях дел они конкретизируются:

Пример 6

Свернуть Показать

Пример 7

Свернуть Показать

Описи дел структурных подразделений составляются в порядке и по формам, установленным Правилами (п. 4.31 и 4.32, Приложения № 23–24). Правила предусматривают представление их непосредственно в архив организации, но поскольку архив чаще всего является одним из подразделений службы делопроизводства, то в инструкции по делопроизводству или ином регламентирующем документе организации можно предусмотреть передачу описей сначала в службу делопроизводства, которая должна оформить на каждой описи гриф согласования (цифра 3 в Примере 9), а в случае необходимости может потребовать составить к описи список условных сокращений и обозначений, необходимые аннотации к заголовкам или вернуть описи на доработку.

Описи дел подразделений составляются в 2 обязательных экземплярах . Согласованные экземпляры описей после утверждения ЭК сводного годового раздела соответствующей описи организации возвращаются в дела структурного подразделения и хранятся там в течение 3 лет по ст. 248 ПТУД. К описям дел, оформленным в бумажной форме, обычно дополнительно в службу делопроизводства представляются электронные копии этих описей. А описи электронных документов, дел на практике составляются в 2 экземплярах на каждую совокупность электронных документов (в статусе основного и рабочего экземпляров).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с?­указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Описи составляются отдельно на дела и документы, имеющие разные сроки хранения и различную форму представления (п. 4.31 и 5.5 Правил). В структурном подразделении могут оформляться описи следующих видов:

• опись дел постоянного хранения и ее копия в электронном виде в формате, согласованном со службой делопроизводства / архивом;
• опись электронных документов, дел постоянного хранения в формате и форме представления, которые заранее согласованы в процессе внедрения информационной системы, в которой документы подразделения создаются в статусе электронного оригинала, обычно – в базах данных;
• опись дел по личному составу , если в номенклатуре дел подразделения отражены их создание и сроки хранения;
• опись электронных документов, дел по личному составу (может быть оформлена по форме Приложения № 18 Правил);
• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения ;
• опись электронных документов, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение № 18 Правил);
• опись документов фонда пользования (включаются заголовки дел, содержащих электронные копии бумажных или электронных документов в форматах и представлениях, согласованных со службой делопроизводства / архивом, которые организуют использование документов архивного фонда организации). В Правилах фонд пользования упоминается, но порядок учета документов в его составе не раскрывается.

Таблица 2

Какие утвержденные формы использовать для составления описей дел структурных подразделений, а также годовых разделов сводных описей дел организации

Свернуть Показать

Описи дел структурного подразделения оформляются в табличной форме по требованиям , установленным п. 4.32 Правил (см. Примеры 9–11):

• каждое дело и каждый самостоятельно сформированный его том включаются в опись под своим порядковым номером (см. «1» в Примере 10). Система нумерации дел в описях структурных подразделений устанавливается регламентирующим документом, который разрабатывает служба делопроизводства / архив. Нумерация может быть валовой порядковой в пределах:
  • только одного календарного года или
  • в течение всего срока существования данного структурного подразделения как источника комплектования архива организации;
• заголовки дел в описи располагаются в той последовательности , в которой они закреплены номенклатурой дел, поэтому чем правильнее осуществлена систематизация дел в номенклатуре дел, тем проще их систематизировать в соответствующих описях;
• в опись вносятся заголовки дел и другие сведения о них (индекс дела, крайние даты документов дела / тома, срок хранения) в тех формулировках, которые указаны на обложке подготовленного к архивному хранению дела после проверки качества его формирования и оформления.

Каждая опись дел структурного подразделения завершается оформлением итоговой записи, похожей на сведения, которые оформляются в листе-заверителе дела, она подписывается руководителем структурного подразделения и датируется (см. цифру 2 в Примере 9).

Утвержденная Правилами форма предусматривает нумерацию описей структурного подразделения (см. цифру 1 в Примере 9). Регистрационные индексы описям рекомендуем проставлять (см. Пример 8):

• в пределах их документопотока в течение всего периода существования подразделения;
• с учетом индекса, который закреплен в номенклатуре дел структурного подразделения за делом с документами об организации делопроизводства и архива (обычно – последнее или предпоследнее дело).

Пример 8

Свернуть Показать

Допустим, в бухгалтерии последнее дело имеет индекс № 05-48 и заголовок «Документы об организации делопроизводства и архивного хранения документов (копии приказов о назначении ответственных, описи дел, проекты актов о выделении документов и дел к уничтожению и др.)». Это дело ведется с 2014 года, каждый год бухгалтерия передает 3 вида описей:

• постоянного хранения,
• по личному составу и
• электронных документов, дел постоянного хранения.

В 2017 году 3 вида описей, подготовленных бухгалтерией, могут иметь индексы 05-48/10, 05-48/11 и 05-48/12, т.е. они будут зарегистрированы в валовом порядке в течение всего периода, когда бухгалтерия передает на архивное хранение документы своего подразделения.

А в службе делопроизводства / архиве полученные от структурных подразделений описи дел необходимо регистрировать просто в валовом порядке в пределах календарного года в специально заведенном журнале или книге учета описей структурных подразделений.

Мы приводим примеры оформления описей дел постоянного хранения структурных подразделений (см. Примеры 9–11). Они составлены по форме из Приложения № 23 Правил. Формы описей других видов для учета документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу предусматривают еще добавление в таблицу графы «Срок хранения».

На основании данных описей дел постоянного хранения (и их электронных копий в согласованных форматах), полученных от структурных подразделений, служба делопроизводства / архив формируют годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения , образовавшихся в деятельности организации (см. отметки «!» в Примерах 9–12). В Таблице 2 мы показали, данные из каких описей дел подразделений в какие годовые разделы сводных описей организации переносятся, а также по каким утвержденным формам они должны составляться (в приложениях к Правилам формы описей содержат максимальный состав реквизитов, некоторые из которых могут не использоваться:

• если вы не являетесь источником комплектования, то на сводных описях не будет их утверждения протоколом ЭПК архивного учреждения;
• если в структурном подразделении нет своей ЭК, то на его описях не будет согласования с нею).

Особого внимания требует нумерация годовых разделов сводных описей и порядковая нумерация заголовков дел внутри описей.

Если годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2013 год имеет 15 записей и составлен впервые (как в Примере 12), то его номер (№ 01) фиксируется в листе фонда (Приложение № 13 Правил, см. цифру 3 в Примерах 12 и 14), а при оформлении годового раздела описи дел постоянного хранения за следующий 2014 год валовая нумерация заголовков дел в ней должна продолжаться и будет начинаться с номера 16. Валовая нумерация годовых разделов описей будет продолжаться, пока не достигнет порядкового номера 9 999.

Сводная опись дел по личному составу за 2013 год может быть внесена в лист фонда под номером № 02 и заголовки дел в ней в таком же валовом порядке будут нумероваться, пока не достигнут числа 9 999. Так же учитываются в листе фонда сводные описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и соответствующих электронных документов, дел . Годовые разделы сводных описей хранятся в архиве в папках, не прошиваются и не переплетаются.

В реестр описей должны вноситься только «закрытые» описи, в которых зафиксировано 9 999 заголовков дел. Тогда листы описей нумеруются, к ним оформляются титульный лист, оглавление (содержание), предисловие, список сокращений, итоговые записи, лист-заверитель и справочный аппарат (алфавитный, предметный, именной и др. указатели и т.п.) (п. 5.5 Правил). Законченные годовые разделы сводных описей переплетаются и становятся главным справочником архива.

При оформлении описей электронных документов, дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения необходимо обратить внимание на трудоемкость оформления приложений к ним – реестров документов (контейнеров электронных документов) электронного дела , которые должны быть заполнены к каждому электронному делу.

Форма реестра из приложения к Приложению № 18 Правил (Пример 13) может быть легко применима при выгрузке реестра из СЭД. Если же к передаче готовятся электронные документы на физически обособленных материальных носителях, то в форму реестра необходимо дополнительно включить имя файла документа (см. «!» в Примере 13), а не только его наименование, поскольку поиск электронных документов будет осуществляться в этом случае прежде всего по именам файлов.

В настоящее время в службах делопроизводства и ИТ-подразделениях постепенно формируется «лучшая практика» закрепления в номенклатуре дел организации единой системы именования файлов электронных документов Бесплатно 1 номер журнала

От того, как организован документооборот и архивное хранение документов на предприятии, во многом зависит удобство обращения с документами и возможность отследить «движение» того или иного документа между отделами и внешними адресатами.

Как должна формироваться документальная база, как правильно составить опись документов организации и иные виды описей для систематизации документооборота, рассмотрим в этой статье.

Регламент документооборота и опись документов как его составляющая

Тем, кто впервые сталкивается с необходимостью организовать документооборот в пределах своей деятельности, может показаться, что принцип его ведения каждый определяет самостоятельно. Однако это далеко не так.

Порядок организации документооборота, в т.ч. необходимость оформлять описи и проводить их регистрацию, предусмотрена положениями раздела 3.7 «Основных Правил работы архивов организаций», одобренных Решением Росархива от 06.02.2002 г.

Указанный порядок регламентирует необходимость составлять опись документов в случае формирования дел:

с постоянным сроком хранения;

подлежащих хранению в течение срока от 10 лет;

личного дела сотрудника (ведение личного дела обязательно для каждого работника, состоящего в штате субъекта хозяйствования);

дел по личному составу;

Опись в дело включает в себя перечень документов, содержащихся в единице архивного хранения или текущей документации, и имеет самостоятельную порядковую документацию.

При формировании фонда архивного хранения, составляется сводная опись, в которую включаются все описи, содержащиеся в делах, при этом каждой из них присваивается номер, идентичный номеру, под которым опись зарегистрирована в сводном реестре.

Выбираем образец: опись документов типовой или локальной формы использовать для систематизации документов и архива?

В п.3.7.3 Правил указаны элементы, которые рекомендуется включать в информационный блок описи. Кроме этого, Росархив разработал ориентировочную форму документа, которую одобрил в качестве Приложения №12 к настоящим Правилам (скачать опись документов по этой форме можно далее).

Поскольку для описи документов бланк не стандартизирован, субъект хозяйствования вправе самостоятельно определять и разрабатывать форму описи, которая будет использовать для организации документооборота и архивного хранения. При этом форма документа может быть разработана как на основе базовой структуры Приложения № 12 к Правилам, так и в удобной для пользователя форме, учитывающей особенности специфики деятельности или порядка систематизации и хранения документов на предприятии.

Какие виды описей применяются при систематизации документооборота

В работе по систематизации дел и документов, находящихся в текущем пользовании и формированию архивной базы, используется несколько видов описей, различающихся по назначению.

Рассмотрим наиболее часто используемые модификации описей, и в каких случаях используется каждая из них.

Внутренняя опись документов

Опись вложения, в которой отражен перечень документов внутри конкретного дела. Составляется для каждой единицы хранения. Должна содержаться как в делах текущего пользования, так и в закрытых делах, находящихся на архивном хранении.

Опись передачи документов

Опись, составляемая при подготовке дел к передаче от одного лица другому, передаче внешнему адресату, передаче дел на архивное хранение в централизованные архивы. Сформированная опись передаваемых документов (образец скачать можно ниже) содержит регистрационные номера (присвоенные по внутреннему каталогу) и названия передаваемых дел, количество содержащихся в нем документов и страниц.

Опись переданных документов

Опись, в которой содержится информация о делах или пакете отдельных документов, переданных из одного структурного подразделения предприятия в другое, либо от одного должностного лица другому, делах и документах, переданных на ответственное хранение в специализированные архивы или на временное пользование по заявлению или требованию государственных органов или ведомств. В описи содержатся: информация о наименовании переданного дела, его регистрационном номере в системе внутреннего документооборота, количестве листов в каждом деле, и в обязательном порядке – подпись лица, которому переданы дела или отдельные документы.

Сдаточные описи для архивного хранения

Описи, в которых отражен перечень дел, передаваемых в централизованные и специализированные архивы административных или ведомственных образований. Такие описи содержат информацию о делах, передаваемых на хранение – их регистрационный номер, присвоенный во внутренней системе учета, наименование дела, количество страниц, срок хранения документов.

Нюансы и особенности некоторых описей

В современных реалиях архивные сдаточные описи применяются крайне редко – только в случаях, когда предприятие претерпевает различные реорганизационные мероприятия – ликвидируется по той или иной причине, реорганизуется, или меняет собственника, т.е., фактически – прекращает существование в той форме, деятельность которой отражена в делах, передаваемых в архив.

Описи передаваемых и переданных документов, как правило, содержат информацию об одних и тех же делах. Только первая отражает информацию о делах передаваемых контрагенту, а вторая – о тех делах, которые были этим контрагентом фактически приняты. Не всегда опись передаваемых документов может полностью совпадать с описью переданных – контрагент может (и имеет право) отказаться от принятия каких-либо дел, если они оформлены не соответствующим образом, или фактическая информация по ним не соответствует сведениям, внесенным в опись передаваемых документов.