Заполнение трудовой книжки: следуем правилам. Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: общие положения

Трудовым кодексом РФ обязанность вести трудовые возложена на организацию или ИП, у которых граждане трудятся по основному месту работы. Есть 2 нормативных документа в данной сфере:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

При приеме на работу новых сотрудников нужно соблюсти определенную последовательность и сроки действий (ст. 68 ТК РФ):

1. Подписать с новым сотрудником договор.
2. Издать приказ о приеме (на основании договора) не позднее чем в 1-й день работы, ознакомить с ним сотрудника в пределах 3 дней от начала работы.
3. Внести на основании приказа запись в трудовую книжку (абз. 3 п. 3.1 Инструкции). Сделать это нужно не позднее 1 недели со дня начала работы (п. 10 Правил). С учетом ст. 66 ТК РФ целесообразно заполнить трудовую на 6-7-й день от 1-го рабочего дня.

Технические требования к заполнению трудовой книжки

Любые записи вносятся в трудовую с учетом требований пп. 1.1 и 1.2 Инструкции. Основные из них следующие:

• Требование к типу ручки. Разрешается пользоваться гелевой, а также шариковой и даже перьевой ручкой.
• Требование к цвету записей. Допускаются синие, черные или фиолетовые световодостойкие чернила/паста. Это необходимо, чтобы избежать утраты сведений из трудовой под воздействием влаги, света и т. п.
• Требования к уточнениям, корректировке. В разделах, где приводятся сведения о работе и награждениях, зачеркивать что-либо запрещается (сначала надо под следующим порядковым номером внести запись, отменяющую ошибочную, и только потом под очередным номером внести исправляющую). А вот на титульном листе зачеркнуть неверные Ф.И.О. или дату рождения, если они в дальнейшем изменились, можно. При этом рядом нужно вписать новые сведения, а ссылку на обосновывающий документ сделать в порядке п. 2.3 Инструкции.
• Запрет на сокращения.
• Требование об аккуратности. Под ней подразумевается в том числе ясность почерка, а значит, однозначность прочтения и недопустимость неверной интерпретации.

Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Инструкцией установлены требования к заполнению раздела о работе при устройстве сотрудника:

• В графе 3 пишется полное наименование работодателя (для индивидуального предпринимателя — полностью Ф.И.О.). Если в учредительных документах есть сокращенное название, оно тоже указывается, чаще в скобках (п. 3.1 Инструкции).
• На следующей строке в графу 1 вносится номер записи. Порядок записей нарушать нельзя.
• В графе 2 на той же строке (на уровне номера) указывается дата приема — это 1-й день сотрудника на работе (нельзя путать его с датой издания приказа). Запись делается арабскими цифрами (число и месяц — по 2 цифры, год — 4).
• На той же строке (на уровне номера записи и даты) в графу 3 вносится запись о приеме: указывается должность сотрудника по штатному расписанию, подразделение, если оно упоминается в трудовом договоре (п. 3.1 Инструкции). Если профессия влечет наличие льгот, компенсаций, ограничений, ее название должно звучать так же, как в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).
• В графе 4 на той же строке (на уровне номера, даты, записи о приеме) приводится основание трудоустройства, чаще всего номер и дата приказа.

Печать и подпись работодателя на запись о приеме не ставятся (п. 3.1 Инструкции). Так удостоверяются только записи о прекращении трудовых отношений (п. 35 Правил), при этом печать ставится при ее наличии у работодателя.

Оформление трудовой при приеме на работу впервые или при ее утрате

Если работник трудоустраивается впервые, работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Запись о приеме делается в порядке, аналогичном описанному в предыдущем разделе. Дополнительно нужно заполнить информацию о владельце трудовой.

Если работающий сотрудник заявил об утере или порче трудовой, ему тоже нужно оформить новую. Но перед этим он должен подать заявление и объяснить отсутствие у него книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Трудовые книжки граждан стран — бывших республик СССР применяются, если они соответствуют действующим в РФ формам (действительны трудовые по форме 1974 и 2004 годов). Так, в Беларуси используется форма 1974 года, соответственно, гражданину этой страны заводить новую книжку в России не нужно. Напротив, украинские трудовые по форме, принятой в суверенном государстве, в РФ неприменимы, и гражданину Украины потребуется оформить российскую трудовую книжку (письмо Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1).

ВАЖНО! Согласно п. 8 Правил новую трудовую книжку нужно оформить не позднее 1 недели со дня приема работника.

Правила заполнения титульного листа трудовой

Инструкцией установлен порядок заполнения сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки:

• Личные данные (Ф.И.О., дата рождения) вносятся, как правило, из паспорта в точном соответствии с ним. Сокращать, изменять их нельзя (абз. 2 п. 2.1 Инструкции).
• Записи об уровне образования, профессии, специальности делаются на основании документов об образовании в точном соответствии с ними (абз. 3-5 п. 2.1 Инструкции).
• Указывается дата заполнения трудовой книжки, при этом месяц пишется прописью (исходя из формы строки). Поскольку срок для оформления книжки составляет 1 неделю с начала работы, дата оформления должна быть позднее даты приема, но не более чем на 7 дней. Дата на титульном листе может отличаться от дня начала работы, что вполне допустимо.
• Обязательна подпись владельца трудовой на титульном листе для подтверждения внесенных данных (п. 8 Правил).
• Лицо, заполнившее трудовую книжку, обязано поставить свою подпись и печать работодателя (при наличии). Оно должно быть назначено приказом и нести ответственность за трудовые книжки работников (п. 45 Правил). Часто это работник отдела кадров, но может быть и иное лицо (например, бухгалтер), в т. ч. руководитель.

Особенности заполнения трудовой при приеме в отдельных случаях

Необходимо упомянуть о наиболее часто встречающихся особенностях оформления приема работников и внесения таких записей в трудовые книжки:

• Согласно п. 20 Правил и абз. 7 п. 3.1 Инструкции, если работник изъявил желание и принес подтверждающие документы, наниматель на основном месте работы вносит в трудовую запись о работе сотрудника по совместительству, проставив следующий номер в сведениях о работе. При этом наименование работодателя отдельным заголовком указывать не нужно.
• В силу п. 6.1 Инструкции, если сотрудник принят посредством перевода от другого работодателя, указание об этом делается в графе 3 сведений о работе.
• При оформлении приема руководителя организации некоторые кадровики указывают в графе 4 реквизиты решения собственников (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ), хотя на практике встречается и ссылка на приказ о приеме, который составляется на основании решения и только после издания которого директор считается трудоустроенным.

Таким образом, заполнение трудовой книжки с точки зрения сроков и порядка внесения записей строго регламентировано подзаконными актами. По спорным вопросам, не отраженным в Инструкции и Правилах, можно получить консультацию Роструда или воспользоваться советом, данным ранее в одном из писем ведомства.

Представляем готовые образцы заполнения трудовых книжек в 2019 году, которые подготовлены в строгом соответствии с ТК РФ.

Трудовики начали штрафовать бухгалтеров и кадровиков за ошибки в заполнении трудовых книжек. Журнал "Упрощенка" поможет исправить ошибки без штрафов:

Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда социального развития РФ от 10 октября 2003 года № 69.

По Инструкции:

• записи дат во всех разделах должны производиться арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 25 декабря 2017 г. в трудовой книжке делается запись: "25.12.2017"

• для внесения записей используется перьевая, гелевая или шариковая ручка черного, синего или фиолетового цвета
• сокращения не допускаются

Например, "пр." вместо "приказ" и т.д.

• в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" не разрешается зачеркивать записи, внесенные ранее (даже если они являются недействительными)

Даже маленькая опечатка в трудовой - повод для ПФР не засчитать стаж работника, посмотрите, какие ошибки могут быть опасными, в статье.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

В случае необходимости изменения какой-либо записи необходимо после последней из них указать последующий порядковый номер, дату внесения новой записи, а затем в графе 3 написать: "Запись за номером таким-то недействительна".

После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: "Принят по такой-то профессии (должности)". Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую работу и т.д.

Если запись об увольнении в трудовой книжке недействительна

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Электронные трудовые книжки

Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждалась достаточно долго, ведь очевидно, что трудовая книжка на бумажном носителе неудобна как для работника, так и для работодателя. Более того, Пенсионный фонд РФ ежегодно тратит огромное количество времени для того чтобы перенести сведения из трудовой и обработать их. На основании вышеперечисленного, пришли к мнению, что электронный документ действительно удачное решение.

Правительство РФ намерено разрешить использование как «обычных», так и электронных трудовых книжек. В любом случае, переход будет производиться постепенно, и заполнение трудовых книжек на бумажном носителе все равно остается актуальным вопросом в 2019 году.

Образцы заполнения трудовой книжки в 2019 году

Печать в трудовой ставится только при наличии.

Как писать формулировки в трудовой книжке

ВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

НЕВЕРНО : Уволен а связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Оформление титульного листа

Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП).

Внесение изменений в титульный лист

Для внесения изменений на титульном листе зачеркните неверное и справа напишите верную надпись по нашему образцу. Поставьте дату и подпись.

Прием на работу

Прием на работу оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе "сведения о приеме на работу..." напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.

Пример:

• Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" (ООО "Альфа")
• Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность оформляется приказом. Образец книжки смотрите ниже.

Увольнение по собственному желанию работника

Увольнение оформляется в строгом соответствии с ТК РФ. При этом нужно написать, на основании какой статьи ТК РФ уволен работник. Если допустить ошибку здесь, то работник может оспорить увольнение в суде. Нельзя сокращать надпись.

Формулировка должна быть такая: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Ниже этой надписи ставится подпись кадровика и подпись работника.

Обратите внимание, что при увольнении в книжке ставится подпись кадровика и работника.

Увольнение в связи с сокращением штата

Для увольнения по сокращению штата формулировка должна быть такой: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Ошибка в названии компании

В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка - до записи о приеме на работу ( Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.

Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.

Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка (см. образец 6 ниже). Неверное название зачеркивать нельзя.

Законодатели уже не первый год грозятся избавить нас от трудовых книжек. Но когда ещё это будет, а пока ведение этих документов на каждого работника является «головной болью» кадрового делопроизводства. Дело в том, что ошибки делают записи в трудовой книжке недействительными и требуют исправления путём переписывания, а иногда и оформления дубликата. К тому же регламентирующие порядок оформления трудовых книжек Постановление кабмина № 225 «О трудовых книжках» и постановление №69 за подписью министра труда, утверждающее соответствующую инструкцию, содержат некоторые противоречия, разрешать которые кадровикам приходиться, обращаясь к тексту Трудового Кодекса.

Большинство же предпринимателей ведут кадры самостоятельно, далеко не всегда разбираются в нюансах трудового законодательства и понятия не имеют, как правильно заполнить трудовую книжку.

Правила оформления трудовых книжек

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

• оформленные на постоянную работу;
• принятые в штат по временному трудовому договору;
• сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
• внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
• на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Бланк состоит из 3 разделов:

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой

Перейдём непосредственно к оформлению документа и изучим инструкцию по заполнению трудовых книжек поэтапно.

1. Титульный лист

Итак, вот полный перечень необходимой информации:

• фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки полностью;
• число, месяц, год рождения цифрами;
• уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее);
• профессия / специальность по диплому (бухгалтер, инженер);
• дата заполнения;
• подпись работника;
• подпись кадровика, оформлявшего трудовую книжку;
• гербовая печать работодателя.

2. Записи о работе

Заполнение раздела о трудовой деятельности каждым новым работодателем начинается с полного и сокращённого юридического наименования организации, которое вносится от руки или проставляется штампом.

Затем оформляется первая запись, фиксирующая факт приёма на работу (не позднее пятого рабочего дня с момента поступления):

• графа 1 «номер записи» - в новой трудовой книжке это будет запись №1, а каждый следующий работодатель будет продолжать нумерацию по порядку;
• графа 2 «дата» – число, месяц и год проставляются каждый в своей графе и соответствуют дате приёма на работу, указанной в трудовом договоре;
• в графу 3 вносится содержание записи, в данном случае – поступление на работу с указанием должности и подразделения;
• графа 4 – документ, на основании которого производится запись (сначала наименование, затем дата и номер приказа – только в таком порядке).

Аналогичным образом отражаются факты перевода работника на другую должность, в другой отдел.

Последняя запись свидетельствует об увольнении работника. В сведениях об увольнении обязательно указывается его причина (по собственному желанию, по переводу, по инициативе работодателя со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ). Кадровый работник проставляет свою должность и подпись с расшифровкой, гербовую печать.

3. Раздел с поощрениями

Этот раздел в большинстве трудовых книжек так и остается незаполненным. К сведениям, которые в него вносятся, не относятся денежные премии, включённые в систему оплаты труда, и устные благодарности руководства. Поощрениями считаются звания, награды, дипломы и грамоты, нагрудные значки, которые предусмотрены коллективным договором и другими внутренними регламентами организации, а также законодательством РФ.

Порядок заполнения аналогичен:

• номер записи по порядку;
• дата поощрения;
• тип поощрения (благодарность, грамота, почётное звание), кем и за что выдано;
• реквизиты документа, фиксирующего выдачу данной награды (приказ, постановление).

Здесь следует отметить, что многие работодатели практикуют выдачу всевозможных грамот, дипломов, благодарностей без сопровождения их соответствующим приказом. В таком случае эта благодарность – всего лишь «бумажка», которая никак не отражается ни в личном деле работника, ни в его трудовой книжке. В интересах работника официальная фиксация всех таких поощрений, поэтому он вправе настаивать на внесении полученного поощрения в свои документы. Проблема решается созданием необходимого распорядительного документа, на основании которого кадровики оформят запись в трудовую.

4. Дополнительные сведения

По желанию работника в трудовую книжку заносятся и данные о работе по совместительству. Вообще эти сведения не относятся к обязательным, но если сотрудник принёс в отдел кадров документы, подтверждающие совмещение в другой организации, то на их основании соответствующую запись можно оформить.

Трудовая книжка на руки работнику для предоставления на работу по совместительству не выдается, она хранится и ведется только у основного работодателя. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? В разделе о работе записывается все то же самое: номер записи, дата оформления совместителем (из приказа), в какую организацию принят с указанием отдела и должности, реквизиты приказа. Увольнение фиксируется аналогично.

К дополнительным данным относится получение сотрудником второй профессии, присвоении категории, разряда и т.д. Эти факты вносятся в раздел со сведениями о работе в общем порядке.

Особая ситуация – переименование организации. Если это не реорганизация, во время которой производится увольнение с одновременным приемом персонала в штат вновь созданного юридического лица, то в трудовую книжку каждого работника вписывается новое название работодателя со ссылкой на документ-основание. В этом случае по записям в трудовой будет понятно, почему печать организации, проставленная при увольнении, не соответствует наименованию фирмы на момент трудоустройства.

Так же следует поступать, если произошли изменения штатного расписания, оформленные не переводом работников с одной должности на другую, а связанные с переименованием должностей.

Что делать, если трудовая закончилась?

Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.

Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

• графа №1 – номер записи по порядку;
• графа №2 – дата исправления;
• графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
• графа №4 – данные подтверждающего документа.

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

1. Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
2. Новая вписывается над ней.
3. На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
4. Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

• наличие сокращений;
• ошибки в написании ФИО;
• неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
• не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
• пропущена дата оформления книжки;
• отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
• не проставлена печать на титульном листе;
• данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
• запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
• не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

Алгоритм заполнения и корректировки личных документов сотрудников отражен в законе. В статье разберем, за какие записи в трудовой книжке не будет последствий.

Из этой статьи вы узнаете

Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка - основной документ о . Записи в нем делайте в период работы сотрудников в компании, но внимательно проверяйте уже внесенную информацию при трудоустройстве. Вписывайте сведения о приеме, переводах, получении новых профессий, об увольнении. Если человеку повысили квалификацию, наградили за успехи в работе, сделайте отметку в документе.

Информацию вносите на основании приказа директора. Следите, чтобы она дублировала текст приказа. Это следует из 10 пункта Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16 апреля 2003 года под № 225.

Ведите личные документы на каждого человека, который работает в компании больше пяти дней. Но учитывайте, что работа для сотрудника должна быть основной, а не совместительству (ч. 3 ст. 66 ТК). Узнайте о том, от экспертов «Системы Кадров».

Обратите внимание! Не просите от сотрудника написать заявление, на основании которого вносятся записи в трудовую. Оно нужно только в случаях, когда документ утерян или требуется завести новый.

Прежде чем делать записи в трудовой книжке , изучите нормативную базу:

• Постановление Правительства под №225 - правила ведения, хранения трудовых.
• Постановление Министерства Труда под №69 - требования к заполнению документов, фиксирующих деятельность.
• Трудовой кодекс: ст. 66, ст. 192-193, ст. 83.
• Ст. 5.27 КоАП - последствия несоблюдения законодательства относительно учета, ведения и хранения книжек.

Совет от редакции: если вы сомневаетесь, как правильно оформлять , вкладыши в них и другие личные документы сотрудников, пройдите курс в по направлению «». Вы узнаете много актуальной информации, которая облегчит повседневную работу. После обучения выдадут диплом, подтверждающий квалификацию.

Как делать записи в трудовой книжке: образец заполнения титульного листа

Если нужно сделать запись в трудовой книжке сотрудника, но у него это первое место работы, заведите новый документ. Заполните разделы, предусмотренные для внесения личных данных. Проверьте правильность написания сведений. При обнаружении ошибок документ подлежит уничтожению, но при условии, что в нем нет иных записей, и заводится новый бланк. При заполнении бланков следуйте Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года под № 69.

Если завели новую , заполняйте ее с титульного листа. Впишите сведения о работнике. Укажите фамилию, имя, отчество и дату рождения. Сделайте записи на основании паспорта. Заполните сведения об образовании по документу: удостоверению, аттестату или диплому (п. 2.1 Инструкции под № 69).

Укажите профессию или же специальность (п. 9 Правил под № 225). Напишите дату, когда заполнили титульный лист. Попросите сотрудника поставить подпись. Обязательно заверьте документ своей подписью. Если компания использует печать, поставьте ее (п. 2.2 Инструкции под № 69).

Практическая ситуация

По общему правилу, работодатели продолжают вести предъявленную трудовую книжку (). Если специалист поступает на работу впервые, трудовую заводит работодатель. Организация вправе приобретать бланки документа только по договору с официальными распространителями (п. , Порядка, утв. )…

Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу

Способ внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу в филиал

Филиалы вправе заключать трудовые договоры, если директоры наделены полномочиями по доверенности (ч. 4 ст. 20 ТК). Но работодателем по договору все равно считается головная компания. Запись о приеме на работу в филиал укажите в основном разделе третьей графы в сведениях о трудоустройстве: «Принята на должность бухгалтера во Владимирский филиал».

Делая запись в трудовой о приеме, правильно пишите наименование филиала. Указывайте его номер, если он есть. Опирайтесь на , чтобы не допустить ошибок. Узнайте, . В «Системе Кадры» вы найдете алгоритм действий, который поможет избежать вопросов со стороны проверяющих органов и сотрудников.

Как делать запись в трудовой о приеме на работу директора?

Порядок заполнения «Сведений о работе» имеет особенности. Первую и вторую графу заполняйте как обычно. В третью внесите следующую запись «Избран на должность генерального директора». А в четвертой отразите один из документов: приказ о вступлении в должность (п. 3.1 Инструкции под № 69); протокол общего собрания участников об избрании директора (письмо Роструда от 22 сентября 2010 года под № 2894-6-1).

Делайте директора только после того, как проверите его в реестре. Не принимайте на работу дисквалифицированных лиц, которым запрещено возглавлять организацию. В противном случае вам придется вносить и запись об увольнении, так как человек не имеет права приступать к выполнению должностных обязанностей.

В некоторых случаях возникают сложности с оформлением документов и в них, если на должность генерального директора избирают одного и того же человека несколько раз подряд. Эксперты «Системы Кадры» расскажут, .

Вносите записи в трудовую книжку в течение недели. Ведите отчет со дня издания приказа. При увольнении сотрудника сделайте отметку в личном документе в последний рабочий день. Придерживайтесь требований закона, отслеживайте изменения в нормативной базе. Старайтесь избегать ошибок, чтобы у сотрудников не возникало сложностей при оформлении пенсий, пособий и других льгот.

Как правильно заполнить трудовую книжку, чтобы избежать штрафов от проверяющих органов? Читайте в нашей статье, скачайте образцы заполнения

Читайте в нашей статье:

Правила заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка - это документ, наиболее полно отражающий трудовую деятельность гражданина и при ее заполнении кадровики обязаны соблюдать определенные правила (Постановление №225 от 16.04.2003г).

Если человек устраивается на свою первую в жизни работу, бланк трудовой книжки выдаётся организацией, которая его принимает, она же заполняет и титульный лист.

Неправильное заполнение титульного листа может в будущем создать проблемы сотруднику, поэтому отнестись к его оформлению следует с особым вниманием:

фамилия, имя и отчество вносятся полностью в соответствующие строки, не допускается использование инициалов;

дата рождения вносится арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг (частая ошибка кадровиков – обозначение месяца рождения буквенным эквивалентом);

образование - эта строка заполняется строго в соответствии с подтверждающими документами:

В нашей стране люди довольно рано начинают свою трудовую деятельность, зачастую совмещая её с учебой в колледже или вузе. При заполнении трудовой книжки на такого работника у кадровиков может возникнуть вопрос – а что писать в строке «образование»? Согласно правилам, конечно, нужно вносить сведения на основании школьного аттестата, поскольку диплома у студента пока еще нет. Однако, не будет нарушением временно оставить пустой эту строку, и по факту получения диплома, внести в неё соответствующие сведения;

специальность - заносится на основании диплома. Распространенная ошибка при заполнении трудовой книжки в 2019 году – кадровик путает квалификацию и специальность, хотя в документе об образовании эти понятия четко разделены. Возвращаясь к вопросу о сотрудниках-студентах – очевидно, что специальности они пока не получили, так что же писать в этой строке? По аналогии с предыдущей, лучше всего оставить ее временно не заполненной, чем допускать нелепую ошибку и вписывать сюда не специальность, а должность, на которую принимают сотрудника;

дата оформления документа чаще всего совпадает с датой приема на работу (по приказу), но не всегда, поскольку работодатель обязан заполнять трудовую книжку только тех сотрудников, которые проработали более пяти дней;

На титульном листе обязательны подписи владельца книжки и лица, выдавшего её. Заверяется документ печатью организации.

Как заполнить трудовую: пошаговая инструкция

Любые сведения заносятся в трудовую книжку не позднее, чем через 7 дней после издания руководителем соответствующих приказов. Исключение составляют случаи увольнения сотрудника – тогда отметка проставляется в трудовой книжке в последний рабочий день.

Структура документа довольно проста и понятна для заполнения, однако, существуют некоторые тонкости, о которых необходимо знать.

Шаг 1. Раздел «Сведения о работе». Начинать заполнение этого раздела нужно, как ни странно, со столбца 3. Первая запись в нем – это название первой организации, в которую принят на работу владелец трудовой книжки, своеобразный подраздел, в котором в дальнейшем будут фиксироваться события трудовой деятельности человека в этой организации.

Шаг 2. Вернемся к столбцам 1 и 2. Строки, в которых указано название организации, не нумеруются. Порядковый номер присваивается только той строке, в которой, в соответствии с записями в столбце 3, зафиксировано событие.

Шаг 3. Заносим в столбец 3 непосредственно суть события с указанием его причины, если она имеется. При приеме на работу, например, таковой причины не указывается. В этом же столбце регистрируются прочие события, касающиеся трудовой деятельности служащего:

• прием на работу;
• постоянный перевод на другую должность (временный перевод в трудовой книжке не фиксируется);
• сведения о повышении квалификации, изменении квалификационной категории или разряда;
• увольнение.

Также в столбец 3 заносится информация о переименовании или реорганизации предприятия, например: Общество с ограниченной ответственностью «Кристалл» (ООО «Кристалл») 22.01.2018 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Эдельвейс» (ООО «Эдельвейс»).

Эта информация не имеет прямого отношения к трудовой деятельности человека, поэтому такой записи в столбце 1 порядковый номер не присваивается, но в столбце 4 указывается основание, согласно правилам.

Шаг 4. Должность и подпись лица, вносившего запись – строкой ниже.

Шаг 5. В столбце 4 обозначены реквизиты документа, на основании которого произошло событие. Обычно это приказы руководителя, т.е. запись может выглядеть так «Приказ №17 от 25.02.2018 г».

Шаг 6. Занесение каждой новой записи в трудовую книжку помимо заверения подписью руководителя, визируется печатью организации.

Шаг 7. При приеме на новое место работы в столбце 3 работодатель пишет название организации (без нумерации в столбце 1), после чего вносит первую запись о приеме на работу, уже нумеруя её. Стоит отметить, что нумерация используется сквозная, то есть, каждый последующий работодатель продолжает нумерацию, начатую предыдущим.

Раздел сведений о награждениях и поощрениях заполняется аналогично разделу сведений о работе. Здесь отражена информация о присвоенных званиях, полученных наградах и грамотах, включая государственные. Заносятся только те награждения, которые выданы согласно приказу руководства. Например: «Награжден грамотой за многолетний и добросовестный труд» (с указанием реквизитов приказа в ст.4).

Запись в трудовой книжке о приеме на работу: образец

Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении

Есть и не слишком приятные причины, которые не так часто можно увидеть в трудовых книжках. Например: в связи с несоответствием занимаемой должности, в связи с нарушением требований по охране труда, в связи с предоставлением подложных документов и т.п.

Внимательно изучив Трудовой Кодекс, можно найти статьи, соответствующие этим и другим причинам, и обязательно указать их в трудовой книжке, если все-таки не удалось избежать так называемого «увольнения по статье».