Подготовка к тендеру тендерная документация. Как готовится и какие условия оговаривает тендерная документация. Видео о том, почему компании отказываются участвовать в тендерах

Современная тендерная документация представляет собой подборку документов, необходимых и достаточных для проведения конкурса в форме товарного аукциона, открытых торгов, запроса оферт с целью последующего заключения контракта с их победителем. Обычно состоит из двух частей: технической и коммерческой.

Разработка тендерной документации

Основные полномочия относительно тендерной документации (ТД) возложены на конкурсную комиссию, которая:

• формирует ТД самостоятельно или с привлечением сторонних специалистов;
• представляет разработанный ею пакет к утверждению заказчиком;
• организует его распространение;
• обычно уполномочена изменять содержание документации;
• при необходимости дополнительно разъясняет положения, указанные в документах, в индивидуальном порядке или на сборах претендентов.

ТД должна быть составлена таким образом, чтобы исключить разночтения. При ее формировании следует употреблять нормативно закрепленные или общепринятые обозначения. В случае, когда при разработке возникла необходимость ввести иные термины, следует привести их определение. Нельзя устанавливать к потенциальным участникам разные требования, поскольку это прямо противоречит ФЗ № 135 от 2006 г. о защите конкуренции.

Документация под тендеры утверждается и оплачивается их инициатором. Стоимость работ может быть отнесена к расходам, влияющим на расчет налогооблагаемой прибыли. Например, разработка ТД в строительстве оплачивается инвестором:

• по еще не открытым стройплощадкам – за счет денежных средств, предусмотренных главой сметы «Проектные и изыскательские мероприятия»;
• по незавершенному капитальному ремонту в случае отсутствия подрядчика – за счет резерва денег на непредвиденные работы, находящегося в распоряжении заказчика или экономии по другим статьям сводной сметы, сформированной по результатам ее корректировки.

Обычно документация передается потенциальным участникам только в комплектном виде по их письменному запросу при условии предоплаты. Цена ее выкупа устанавливается тендерным комитетом. Заинтересованные лица извещаются о ней:

• в персональном ;
• в объявлении о проведении конкурса, опубликованном в СМИ или выложенном на интернет-ресурсе.

Стоимость пакета для потенциальных участников определяется инициатором конкурса, исходя из принципа его конечной окупаемости. Таким образом заказчик обычно рассчитывает компенсировать расходы на:

• разработку, рассылку, опубликование ТД;
• конкурсные процедуры;
• анализ предложений оферентов и определение победителя.

В некоторых случаях с целью привлечения максимального числа участников, документация может передаваться претендентам бесплатно. Такая практика существует у организаторов конкурсов – государственных и муниципальных структур.

Состав пакета документов

Тендерная документация – это пакет официальных документов, включающий следующие разделы:

• приглашение к торгам;
• квалификационные и другие требования к претендентам;
• ключевые сведения об объекте и предмете тендера;
• техническую часть – проектную документацию (всегда требуется для конкурса на выполнение работ; обычно опускается для товарных аукционов);
• коммерческую часть;
• условия подачи и форму заявок на участие в тендере;
• инструкцию участникам торгов;
• правила их проведения и определения победителя;
• условия инициатора конкурса относительно передачи победителю заказа, являющегося объектом торгов (обычно выражены в виде проекта хозяйственной сделки).

Что такое тендерная документация? Это понятие может подразумевать несколько иной перечень бумаг для каждого конкретного случая. Комплект формируется конкурсной комиссией, исходя из интересов заказчика.

1. Если речь идет о товарном аукционе, особые запросы к поставщику могут не формулироваться, а его возможность реализовать тендерную заявку – не проверяться. В случае отказа победителя от заключения контракта с организатором конкурса интересы последнего будут удовлетворены за счет банковской гарантии.
2. Когда тендер проводится с целью закупки работ или услуг, цена не является единственным решающим фактором. Поэтому нередко выдвигаются дополнительные требования к участникам относительно квалификации, материально-технической оснащенности и кадровой обеспеченности.
3. Чем сложнее объект конкурса и хуже с ним знаком заказчик, тем труднее работа с тендерной документацией. Например, проведение аукциона по реконструкции существующего сайта фирмы или разработке нового подразумевает конкурс принципиальных решений. Его успешное проведение предполагает разработку грамотного технического задания и сопутствующих документов, которыми и будут руководствоваться участники. Их отсутствие приведет к невозможности веб-студий и фрилансеров оценить фронт работ, их общую стоимость и сроки выполнения, соответственно – сформировать предложение. В подобных случаях с разработкой адекватной ТД, а также проведением конкурса может помочь специализированный центр тендерной документации.

Что такое тендеры и как их находить: Видео

Сведения об объекте

Эта группа данных напрямую зависит от вида тендера.

• Если его предметом является стандартизированный товар – указывают ГОСТ; нестандартизованный – детальные характеристики.
• Когда конкурс касается закупки работ, оговаривают:

1. условия и место их выполнения;
2. количественные параметры;
3. объем уже проведенных и еще предстоящих мероприятий (например, для объектов незавершенного строительства);
4. сроки (как вариант – с разбивкой на этапы);
5. порядок произведения заказчиком контроля над действиями исполнителя.

• Труднее всего определить требования к услугам. В отличие от работ, где заказчика интересует конечный осязаемый результат, в этом случае ему нужен процесс, гораздо хуже поддающийся оценке. Какие бы услуги не были предметом договора – консалтинг, рекрутинг, юридическое сопровождение, физическая охрана, сервисное обслуживание – в ТД должны быть оговорены их:

1. суть;
2. объем;
3. срок предоставления;
4. оплата расходных материалов и сопутствующих действий.

Техническая часть

Документация для участия в тендере вмещает этот раздел по необходимости. Содержание его положений можно рассмотреть на примере тендера на подрядные работы по возведению сооружений «под ключ»:

• пояснительная записка – обоснование грядущего строительства;
• генплан и опорные ситуативные планы, схемы существующих и запланированных инженерных сетей;
• укрупненные показатели объекта, детализированные по видам работ, зданиям, площадям и объемам;
• нормы организации строительства;
• сроки возведения недвижимости;
• особые технические условия, если таковые имеются;
• данные о госстандартах или ограничениях, которые нужно соблюсти.

Техническая часть ТД является неотъемлемой составляющей сложных заданий на исполнение работ или оказание услуг. К ее разработке часто привлекают сторонних специалистов. Этот раздел может также содержать экономические показатели и расчеты, хотя обычно их выделяют в отдельный пункт «Коммерческое обоснование».

Инструкция участникам

Конкурсный комитет, исходя из особенностей предмета торгов, определяет параметры тендерного предложения:

• его документальный состав;
• смысловое наполнение;
• форму подачи.

Необходимая документация для участия в тендере сводится к следующему:

• заявка на предложенных условиях либо с альтернативной офертой, если формирование таковой предусмотрено ТД;
• гарантийное обязательство банка;
• оферта, которая по форме и содержанию отвечает требованиям заказчика;
• информация об аналогичных контрактах на поставку, работы или услуги, реализованные претендентом за последние несколько лет.

Сведения об участнике как составляющая ТД

Исходя из предмета торгов, конкурсная комиссия в тендерной документации оговаривает перечень данных, которые претендент обязан указать и подтвердить.

• Сведения о фирме:

1. полное наименование, реквизиты и банковский р/с;
2. копии учредительной и регистрационной документации;
3. структура организации и наличие филиалов;
4. присвоенные ОКВЭД и профильные виды деятельности;
5. сертификаты, лицензии, разрешительные документы СРО.

• Информация, призванная составить у заказчика представление о способности претендента осилить предложенный контракт:

1. письменная информация о стаже (для ИП, фрилансера) и опыте в определенной сфере;
2. сведения относительно состава и квалификации персонала претендента (не требуются для товарных аукционов);
3. перечень транспорта, оборудования, расходных материалов;
4. годовой объем поставок, услуг или работ, аналогичных предмету конкурса, за последние несколько лет;
5. демонстрационные материалы о ранее выполненных заказах, по характеру и объему сопоставимых с объектом конкурса (проспекты, брошюры, фото, заметки в СМИ, реклама, отзывы клиентов и т.п.).

• Данные о финансовом положении. Обычно это баланс и расчет прибыли. Иногда документация для тендера предполагает обязательную подачу справки обслуживающего банка о платежеспособности претендента. Также могут быть затребованы подтверждения отсутствия:

1. задолженностей по налогам и сборам;
2. инициированных процедур банкротства или приостановления деятельности;
3. нереализованных судоисполнителями взыскательных документов;
4. судебных процессов определенного вида.

Если заявка на конкурс подана консорциумом или другим коммерческим объединением без статуса юридического лица, также прилагается договор о сотрудничестве. Кроме того, организатор может затребовать от участников обязательство о принятии на себя солидарной ответственности. Это означает, что каждый из них отвечает за действия партнера.

Прежде чем перейти к рассмотрению порядка и особенностей оформления документов для участия в тендере, необходимо четко осознавать, что к ней относится.

Унифицированное определение характеризует документацию, как пакет или набор документов, которые необходимы при подаче заявок на участие в тендере. Их перечень определен нормативными актами и законами, регламентирующими вопросы и порядок проведения тендеров. В законодательстве можно найти также формы и особенности оформления данного типа документов.

Подчас именно нарушения в форме документа или его оформления являются причиной того, что компания получает отказ в принятии заявок на участие. Отвечая на вопрос о том, почему формальности на первый взгляд придается такое большое значение, следует обратиться к самому понятию тендера.

Тендер – это , предметом которого или «главным призом» является договор на выполнение работ, оказание услуг или поставку товара. Связь между участием в конкурсе и оформлением документов заключается в том, что пакет документов раскрывает особенности и условия, с учетом которых компания, заявившаяся себя на тендер, готова оказать услуги, выполнить работы или предоставить товар. Таким образом, от того, насколько детализировано, точно и обоснованно, а также в соответствии с законами и правилами , компания раскроет свои условия, зависит ее победа в тендере.

В целом, тендерная документация раскрывает условия и содержательную часть планируемого к заключению в рамках конкурса контракта.

Состав тендерной документации

Пакет документов для тендера принято подразделять на две содержательные составляющие:

Техническую;

Коммерческую.

Документы технического содержания включают в себя:

Описание характеристик предмета тендера;

Инструкции и информационные карты для -поставщиков;

Характеристики заказа: графики, наименование, ссылки на регламенты, стандарты, тех.условия.

В коммерческой составляющей документации описываются:

Расчеты стоимостей, ценовые диапазоны товаров, услуг;

Договор-проект закупок;

Материалы методической направленности, раскрывающие нюансы страховых моментов, налогообложения, таможни, транспортировки с указанием их финансовой составляющей;

Требования к заявке, моменты, касающиеся внесения корректировок, условия и сроки ее предоставления, отзыва с указанием места;

Моменты открытия заявок на тендер: место, время и конечный срок;

Условия привилегий и приоритетов для отечественных компаний.

При составлении документов для тендера обязательным требованием является указание реквизитов составителя: имени, всех видов контактных данных, а также условия, на которых возможно получение пакета- заявки, с указанием его стоимости.

Оформление тендерных документов производится в соответствии с специально для этого , литературой методического содержания, регламентами.

Сам процесс разработки компания может произвести как своими силами, делегировав полномочия и функции группе сотрудников, или же обратиться с этим вопросом в консалтинговую компанию. Помощь в данном вопросе может оказать и тендерный специалист финансового центра. Последние два способа составления документов для тендера способны дать возможность экономии временных и финансовых затрат.

24.07.2019

Уважаемые клиенты, в данном разделе нашего сайта мы ознакомим Вас со стоимостью, условиями и преимуществами ГК "Тендерные решения" в области подготовки тендерной документации по 44 ФЗ для поставщиков и заказчиков.

Подготовка тендерной документации для Поставщика.

Как Вы могли увидеть из таблицы, мы предоставляем полный перечtнь услуг по подготовке всех видов тендерной документации . 50-процентная скидка в данном случае не является игрой слов, так как наша стратегия состоит в формировании пула постоянных клиентов, именно поэтому мы предоставляем гарантии возврата всех уплаченных средств и скидки при первом обращении, таким образом мы покупаем Ваше доверие и лояльность.

Условия и стоимость подготовки аукционной документации для Заказчика.

Оформление тендерной документации для госзаказов вызывает сложности даже у опытных поставщиков, начинающей же компании-участнику без помощи и консультации квалифицированных специалистов не обойтись. Между тем, правильно подготовленная документация является немаловажной составляющей успеха при участии в тендере. Даже самые выгодные предложения могут быть отклонены по формальным признакам - особенно это касается , проводимых в рамках № 44-ФЗ.

Перечень необходимых документов указан в Законе № 44-ФЗ для каждого типа закупок и, в частности, для самых распространенных: открытого конкурса (ст. 51) и электронного аукциона (ст. 66).

Список документов для участия в тендерах

При организации торгов заказчик составляет и предоставляет конкурсную документацию заинтересованным в участии лицам - в ней обязательно приведен перечень бумаг, который должен предоставить участник. Как правило, от потенциального поставщика требуется:

• заявка на участие с подтверждением согласия на условия конкурса. Обратите внимание на рекомендации, указанные в конкурсной документации: как правило, заказчик предлагает определенную форму составления заявки. Соблюдение формы не является обязательным, однако специалисты рекомендуют ее придерживаться;
• сведения о компании-поставщике: наименование, юридический и фактический адрес, контактные телефоны, паспортные данные и ИНН учредителей или физического лица;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (допускается заверенная копия), давностью не более полугода;
• доверенность (на имя сотрудника) на совершение действий от имени организации, либо документ, подтверждающий полномочия лица действовать без доверенности;
• подтверждение соответствия участника требованиям конкурсной документации и законодательства. В эту группу входит большой пакет бумаг, включающий всевозможные лицензии и допуски, сведения о квалификации. Обязательны также доказательства соответствия ч. 1 ст. 31 № 44-ФЗ (в отношении поставщика не начата процедура ликвидации, его деятельность не приостановлена, у компании отсутствуют долги по налогам, а также судимости у руководства за экономические преступления, компания не является офшорной и т.п.);
• копии учредительных документов потенциального исполнителя;
• бумаги, подтверждающие внесение обеспечения. Для открытых конкурсов возможно внесение денежных средств, либо предоставления . Для электронных аукционов - только внесение денег;
• если по условиям конкурса участнику предоставляются преимущества (индивидуальные предприниматели, предприятия уголовно-исполнительной системы, организации инвалидов, социально-ориентированные некоммерческие организации) - документы, подтверждающие право на получение этих преимуществ. Это правило актуально и для ситуаций, когда к торгам допущены отдельные виды организаций: необходимо предоставить доказательства того, что компания-участник относится к разрешенному типу;
• коммерческое предложение с данными о товаре, ценой и условиями поставок. Для электронных аукционов поставщик обязан дать согласие на поставку именно того товара, который предусмотрен конкурсной документацией, а решающее значение для победы имеет цена. Для открытых конкурсов в коммерческом предложении может быть указан товар с лучшими потребительскими свойствами, а победитель определяется комиссией по совокупности преимуществ в условиях поставок;
• при необходимости к заявке можно приложить чертежи и схемы, эскизы и фотографии.

Следует помнить, что для участия в электронных аукционах все перечисленные документы необходимо отправить онлайн, обязательно заверив электронной цифровой подписью. Для открытых конкурсов к заявлению также прилагается опись всех переданных бумаг, а сама заявка подается в запечатанном конверте.

Куда обратиться для оформления тендерной документации

Закон запрещает организатору конкурса или аукциона требовать от участников документы, не предусмотренные № 44-ФЗ. Однако на практике все гораздо сложнее: статьи содержат множество размытых неоднозначных формулировок - например, исполнитель в некоторых случаях должен предоставить «доказательства добросовестности». Заказчик оценивает их самостоятельно, а в результате, при малейших ошибках или не достаточной полноте предоставленной информации, компания-поставщик может столкнуться с отказом в участии, повышением суммы обеспечения. Чтобы этого не случилось, целесообразно обратиться к профессионалам, знакомым со всеми особенностями участия в торгах, «подводными камнями» этой сферы.

Компания «Тендер-Гарант» предоставляет консультации по всем вопросам, связанным с подготовкой тендерной документации, вне зависимости от особенностей конкурса и сферы деятельности поставщика.