Пример заполнения карточки т 2 все страницы. Личная карточка работника — заполняем правильно
Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме.
Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела?
Нет, нельзя. Фирма не обязана оформлять на сотрудников личные дела, в то время как личная карточка формы № Т-2 - документ обязательный. Она прямо упомянута в лПравилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.
Какие документы нужны для заполнения личной карточки
Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:
- трудовая книжка;
- паспорт;
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об окончании учебного заведения;
- свидетельство государственного пенсионного страхования;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
- другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.
Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка - документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.
Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:
- Общие сведения
- Сведения о воинском учете
- Прием на работу и переводы на другую работу
- Аттестация
- Повышение квалификации
- Профессиональная переподготовка
- Награды (поощрения) и почетные звания
- Отпуск
- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
- Дополнительные сведения
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:
- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.
Обязательно ли кодировать информацию в личной карточке?
Не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но помните о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.
Начало формы и раздел лОбщие сведения»
Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.
- табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
- идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 - лОбщие сведения». Первым делом в специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.
ПУНКТ 1. лФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).
ПУНКТ 2. лДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.
ПУНКТ 3. лМЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если вы кодируете данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 вам понадобится ОКАТО.
ПУНКТ 4. лГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.
Формулировки записей о гражданстве
| Формулировка | Код по ОКИН |
| Гражданин Российской Федерации | 1 |
| Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) | 2 |
| Иностранный гражданин | 3 |
| Лицо без гражданства | 4 |
Что писать в пункте 4 личной карточки, если сотрудник имеет двойное гражданство?
В этом случае укажите в скобках вторую страну, гражданином которой является сотрудник. Например: лГражданин Российской Федерации и иностранного государства (Польши)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: лИностранный гражданин (Республики Беларусь)».
ПУНКТ 5. лЗНАНИЕ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: лВладею свободно», лЧитаю и перевожу со словарем». Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского - 213, у итальянского - 070, у немецкого - 135. Поэтому надо проставить оба кода, разделив их несколькими пробелами.
Формулировки записей о знании языка
ПУНКТ 6. лОБРАЗОВАНИЕ». Существует несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами). Уровни образования вместе с кодами их обозначения перечислены в ОКИН. В таблице ниже представлены уровни образования с пояснениями и кодами. Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, нужно будет заполнить соответствующий блок в пункте лОбразование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 01, а докторантуре - код 02 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.
Уровни образования (образовательные цензы)
| Уровень образования | Что он означает | Код по ОКИН |
| Начальное (общее) образование | Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования) | 02 |
| Основное общее образование | Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство | 03 |
| Среднее (полное) общее образование | Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство | 07 |
| Начальное профессиональное образование | Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство | 10 |
| Среднее профессиональное образование | Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом | 11 |
| Неполное высшее образование | Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение | 15 |
| Высшее образование | Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом | 18 |
| Послевузовское образование | Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом | 19 |
Если на работу устраивается студент, еще не окончивший вуз, как заполнять пункт лОбразование» в личной карточке?
Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт лОбразование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.
ПУНКТ 7. лПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.
ПУНКТ 8. лСТАЖ РАБОТЫ». Стаж - общий, непрерывный и дающий право на льготы - рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы - первая будет состоять из дат приемов, а вторая - из дат увольнений. Следующий шаг - из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет лна разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев - 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.
ПримерУ инженера В.А. Данилова в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
- с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 г. он работал инженером во ФГУП лКонтакт»;
- с 19 марта 2003 г. по 31 января 2004 г. был руководителем проекта в ЗАО лАльбатрос»;
- с 1 февраля 2004 г. по 4 августа 2006 г. занимал должность на чальника отдела в ООО лРим», а 11 августа 2006 г. поступил на работу в ЗАО лАльфа».
Суммируем даты приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003 Затем суммируем даты увольнений с работы:
13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013 Теперь из суммы дат увольнений вычитаем сумму дат приемов:
48.12.6013 - 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).
К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.
Чтобы рассчитать НЕПРЕРЫВНЫЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ, нужно проверить длительность перерывов между датами увольнения-приема. При этом надо руководствоваться лПравилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию», утвержденными постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. №252. Если сотрудник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. п.), стаж в любом случае прерывается.
ПримерВ трудовой книжке инженера Данилова (см. предыдущий пример) мы видим, что у него было три перерыва между увольнением и устройством на новую работу: с 13 по 19 марта 2003 г., с 31 января по 1 февраля 2004 г. и с 4 по 11 августа 2006 г. Во всех трех случаях перерывы не превысили 21 календарного дня. Значит, непрерывный стаж Данилова будет таким же, как и общий, - 10 лет, 2 месяца и 4 дня. А если бы, скажем, сотрудник устроился на новую работу не 19 марта, а 19 мая 2003 года, стаж прервался бы и начал течь заново. Тогда он был бы равен последнему периоду непрерывной работы инженера - с 19 мая 2003 г. по 4 августа 2006 г. - и составил бы 3 года, 2 месяца и 17 дней (расчет произведен по схеме, приведенной в предыдущем примере).
ПУНКТ 9. лСОСТОЯНИЕ В БРАКЕ». Заполняется на основании паспорта, а если там нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Они приведены в таблице ниже вместе с кодами.
Формулировки записей о состоянии в браке
| Брачный статус | Код по ОКИН |
| Никогда не состоял (не состояла) в браке | 1 |
| Состоит в зарегистрированном браке | 2 |
| Состоит в незарегистрированном браке | 3 |
| Вдовец (вдова) | 4 |
| Разведен (разведена) | 5 |
| Разошелся (разошлась) | 6 |
ПУНКТ 10. лСОСТАВ СЕМЬИ». ПО общему правилу, ближайшими родственниками, которых указывают в этом пункте, считаются родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.
ПУНКТ 11. лПАСПОРТ». В этом пункте указываются паспортные данные сотрудника.
ПУНКТ 12. лАДРЕС МЕСТА ЖИТЕЛЬСТВА». В этом пункте содержится очень важная информация. Она непременно понадобится вам для того, чтобы, например, найти пропавшего сотрудника, отправить ему по почте какое-либо уведомление или трудовую книжку, а также для того, чтобы в срочном порядке вызвать его из отпуска. Попросите сотрудника дать как можно больше контактных телефонов -домашний, мобильный, телефон работы по совместительству.
Как заполнять пункт 12, если сотрудник проживает не там, где зарегистрирован?
В этом случае оставляйте пустой строку для фактического адреса - ведь сотрудник вполне может переехать, не меняя регистрации. Тогда вы просто впишете в эту строку тот адрес, по которому он стал жить фактически.
Как правильно делать исправления в личной карточке? Можно ли замазать неточности штрих-корректором?
Нет, в личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения и переписывать карточку нецелесообразно, исправьте неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркните одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделайте правильную и напишите слово лисправлено». Поставьте под исправлением свою подпись и попросите расписаться сотрудника. Не забудьте чуть ниже указать дату исправления.
При заполнении пунктов лМесто рождения» и лАдрес места жительства» первого раздела личной карточки пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице ниже.
Общепринятые сокращения
названий адресных объектов
| Типы адресных объектов | Сокращ. | Типы адресных объектов | Сокращ. |
| Автономный округ | АО | Слобода | сл. |
| Автономная область | Аобл. | Станция | ст. |
| Город | г. | Хутор | х. |
| Край | край | Аллея | аллея |
| Область | обл. | Бульвар | б-р |
| Республика | Респ. | Въезд | въезд |
| Район | р-н | Дорога | дор |
| Улус | Ул | Животноводческая точка | жт |
| Поселок городского типа | пгт | Заезд | заезд |
| Рабочий (заводской) поселок | рп | Квартал | кв-л |
| Курортный поселок | кп | Кольцо | кольцо |
| Дачный поселок | дп | Линия | линия |
| Волость | волость | Набережная | наб. |
| Аал | аал | Парк | парк |
| Выселки (ок) | выс. | Переезд | переезд |
| Аул | аул | Переулок | пер. |
| Поселок сельского типа | п. | Планировочный район | п/р |
| Железнодорожная будка | ж/д будка | Площадка | пл-ка |
| Деревня | д. | Площадь | пл. |
| Поселок и (при) станция (и) | п/ст. | Починок | починок |
| Железнодорожная казарма | ж/д казарма | Проезд | проезд |
| Железнодорожный пост | ж/д пост | Просек | просек |
| Железнодорожный разъезд | ж/д рзд. | Проселок | проселок |
| Железнодорожный остановочный (обгонный) пункт | ж/д оп | Проспект | пр-кт |
| Проулок | проулок | ||
| Железнодорожная станция | ж/д ст. | Разъезд | рзд |
| Промышленная зона | промзона | Станица | ст-ца |
| Село | с. | Территория | стр. |
| Заимка | заимка | Строение | тер. |
| Казарма | казарма | Тракт | тракт |
| Кишлак | к. | Тупик | туп. |
| Местечко | м. | Улица | ул. |
| Микрорайон | мкр. | Участок | уч-к |
| Населенный пункт | нп | Шоссе | ш. |
| Остров | остров |
Раздел лСведения о воинском учете»
Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).
Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные - это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.
Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?
В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте - матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).
Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.
Правила заполнения второго раздела личной карточки
| Пункт | Как заполнять |
| Категория запаса | Не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставится цифра 1 или 2 в соответствии с данными военного билета. |
| Воинское звание | Заполняется на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке записывается воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника делается запись: лПодлежит призыву». |
| Состав (профиль) | На призывников не заполняется. Утех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте пишется состав, например, лСолдаты», лМатросы», лПрапорщики». У офицеров вместо состава нужно указать профиль -лКомандный», лМедицинский» и т. п. |
| Полное кодовое обозначение ВУС | ВУС - это военно-учетная специальность. Ее код вы найдете в военном билете сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняется. |
| Категория годности к военной службе | Ставится только буква, без расшифровки: А - годные к военной службе; Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями; В - ограниченно годные к военной службе; Г - временно не годные к военной службе; Д - не годные к военной службе. |
| Наименование военного комиссариата по месту жительства | Название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете. |
| Состоит на воинском учете | Заполняется, если в военном билете есть отметки о мобилизационных предписаниях или если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время (в этом случае у него должно быть соответствующее удостоверение). Все записи в пункте 7 нужно делать простым карандашом. |
| Отметка о снятии с воинского учета | Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 нужно сделать отметку: лснят с воинского учета по возрасту» или лснят с воинского учета по состоянию здоровья». |
Раздел лПрием на работу,
переводы на другую работу»Раздел начинается с записи о приеме на работу в фирму и заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. Здесь нужно указать следующие сведения:
- дату приема (перевода);
- структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
- должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
- оклад или тарифную ставку, надбавку.
В графе лОснование» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение вы должны попросить сотрудника расписаться в графе лЛичная подпись владельца трудовой книжки».
Разделы лАттестация»,
лПовышение квалификации»,
лПрофессиональная переподготовка»Раздел лАТТЕСТАЦИЯ» нужно заполнять, если в фирме проводится аттестация сотрудников (см. главу лАттестация»). Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе лОснование» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает генеральному директору рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.
В раздел лПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ» обычно заносятся данные о длительном обучении в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов). Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца.
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА - это получение дополнительной профессии. Причем речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Шестой раздел личной карточки заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке.
Относится ли к повышению квалификации краткосрочное обучение (одно- или двухдневные семинары, которые посетил сотрудник)?Да, относится (лТиповое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования», утверждено постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610). Однако в трудовую книжку и личную карточку сотрудника не нужно записывать абсолютно все семинары, которые он посетил, иначе в соответствующих разделах может не хватить места.
Как заполнять седьмой раздел личной карточки лНаграды (поощрения), почетные звания»?В этом разделе учитываются как поощрения от фирмы, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В пункте 24 лПравил ведения и хранения трудовых книжек» приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.
Разделы лОтпуск», лСоциальные льготы», лДополнительные сведения»
В разделе лОтпуск» фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т. п.). Помните, что в графе лПериод работы» в любом случае нужно указывать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.
Если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе лВид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, нужно отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учитывать отпуска.Если сотрудники предъявляют в отдел кадров документы, в соответствии с которыми они по закону имеют право на какие-либо социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, у вас есть основания для заполнения девятого раздела личной карточки лСоциальные льготы». Это может быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания рекомендуем указывать тот нормативный акт (закон), который дает работнику право на льготу.
Раздел личной карточки лДополнительные сведения» предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п.
Раздел лОснование прекращения
трудового договора (увольнения)»Пока сотрудник работает в фирме, последний, одиннадцатый, раздел личной карточки остается незаполненным. А когда он уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника.
Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак. Чтобы изменить фамилию в личной карточке, надо ли заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору?Нет, не надо. Поскольку фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к сведениям о сотруднике, ее изменение не влечет за собой обязанность сторон заключать дополнительное соглашение. В данном случае для внесения изменения в кадровые документы (личная карточка, табель учета рабочего времени и т. п.) и в бухгалтерские документы издается приказ о внесении изменений в указанные документы в связи со сменой фамилии работника. Основанием для издания приказа является свидетельство о заключении брака, выданное отделом загс.
Издавая приказ об изменении фамилии сотрудника в личной карточке и других учетных документах, не используйте формулировку: лС такого-то числа Иванову считать Петровой», поскольку она не отражает сути изменений.Нельзя также писать: лИзменить фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой на фамилию Петрова», поскольку фамилию гражданина меняет отдел загс, а не кадровая служба. Правильная формулировка приказа об изменении фамилии (имени, отчества) звучит так: лИзменить в учетных документах фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой Марии Ивановны на фамилию Петрова. Основание: личное заявление старшего инспектора отдела кадров Ивановой М.И. и копия свидетельства о заключении брака».
Личная карточка сотрудника подверглась естественному старению. Можно ли завести новую личную карточку?Вы можете ее переоформить. Личная карточка формы Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу. И в соответствии с пунктом 12 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны ознакомить сотрудника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Когда личные карточки становятся ветхими и приходят в негодность, решение об их переоформлении принимает руководитель фирмы. Такое решение необходимо оформить приказом руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под расписку.
Как хранить личные карточки сотрудников в отделе кадров?Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.
Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.
Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)
Наименование программы Описание программы Объём программы
Порой только наличие личной карты может подтвердить рабочий стаж у определенного работодателя.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Этот документ составляется для всего штата без исключения. Как на 2019 год оформляются карточки работников при использовании формы Т-2?
В общепринятом документообороте личной карточкой именуется специальный документ, заполняемый на всех без исключения работников по месту трудоустройства.
Касается это и временных и сезонных рабочих. Создается документ после подписания трудового соглашения. Как верно оформить личную карту для работника, применяя форму Т-2, в 2019 году?
Важные моменты
Цель использования организацией личных карточек персонала заключается в обеспечении полноценного учета.
По закону любой работодатель обязан подумать о создании данного документа относительно всякого сотрудника.
Для формирования документа используется унифицированная форма, именуемая Т-2. Принята она .
Начальная структура ее остается неизменной с 2004 года. На основании личных карточек создается картотека .
Карточки сохраняются в картотеке в алфавитном порядке. За счет этого при необходимости можно быстро найти сведения о том или ином сотруднике.
При большом штате документальная база может структурироваться по подразделениям. Особого регламента касательно оформления картотеки на базе личных карточек сотрудников не существует.
Законодательно предусмотрено единственное требование – такая карточка должна иметься у любого официально .
Что нужно знать
В действующем законодательстве не установлены строгие сроки для создания личной карточки сотрудника. Самым целесообразным считается оформление Т-2 на момент принятия человека на работу.
Хотя небольшой временной разрыв серьезным нарушением не считается. Главное это дублирование в карточке отметки, сделанной в при трудоустройстве.
Обычно заполняется личная карта работника после издания надлежащего на .
Для оформления карты требуется наличие определенных документов, какие становятся основанием для отображения сведений и подтверждением их достоверности.
В частности необходимы:
- приказ о зачислении в штат;
- паспорт либо другой подтверждающий личностные данные документ;
- трудовая книжка;
- страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;
- документы по воинскому учету;
- документы, касающиеся образования, получения профессии, квалификации, обладания особыми познаниями;
- информация, заявленная о себе лично сотрудником.
Важно! Специфика некоторых видов деятельности может требовать предоставления дополнительных документов.
Если без каких-либо сведений информация карточки окажется недостаточно полной, то работодатель обязан запросить нужные данные.
С какой целью формируется
Зачастую личная карта ошибочно сравнивается с анкетой либо личным листком, хранимыми кадровой службой. Но заполняет эти бумаги непосредственно сам работник и то, когда это принято в организации.
Что касается личной карты, то заполняет ее кадровый работник, руководствуясь приказом по принятии на должность. При этом наличие документа обязательно.
В соответствии с Постановлением Федеральной службы госстатистики №1 от 5.01.2004 личные карты работников предписано вести всем организациям.
Но надо отметить, что индивидуальных предпринимателей это требование не касается. Как уже упомянуто для создания карточки употребляется форма Т-2.
Таковая печатается на особых бланках формата 2А4 с кодом по ОКУД 0301002. Карточка создается в единственном экземпляре.
Основополагающая цель создания личных карт это обобщение всей необходимой информации в одном документе.
За счет этого исключается необходимость изучения большого объема документации в поисках нужных данных.
Также не надо каждый раз в случае надобности требовать от работника надобные документы. Все необходимые данные содержатся в карточке.
Когда нужно уточнить какую-то информацию касательно конкретного сотрудника в общей картотеке легко найти личную кату и посмотреть нужные записи.
По своему содержанию личная карточка сотрудника делится на разделы следующего вида:
- общие сведения;
- данные о воинском учете;
- информация о трудоустройстве и карьерных изменениях;
- данные об аттестации;
- сведения о квалификации и ее повышении;
- информация о профессиональной подготовке;
- данные о поощрениях, наградах и т.д.;
- сведения об ;
- положенные по закону льготы;
- дополнительные сведения;
- данные о причине увольнения.
Правовая база
По предприятиям коммерческого типа с 1.01.2013 разрешается разрабатывать собственные шаблоны первичной документации, заменяя ими унифицированные образцы.
Причем в соответствии с Письмом Минфина РФ №3-10/2012 непреложными к использованию признаются типовые формы первичной документации, учрежденные полномочными органами согласно иным федеральным нормативам.
В письме не упоминается форма Т-2. Это обуславливает вопрос, может ли самостоятельно создаваться форма карточки.
В ситуация разъясняется утвердительно. Но более целесообразным признается употребление унифицированного документа.
Тем более что отдельные нормативы указывают, что форма Т-2 личная карточка работника обязательна к применению:
Следственно, предпочтительнее всего принять за основу стандартную форму. При необходимости ее можно несколько доработать, прибавить недостающие строки или исключить лишние.
Порядок заполнения бланка формы Т-2 личной карточки работника
Типовая карта включает в себя четыре странички. Вся информационная часть поделена на одиннадцать блоков.
Оформлением карточки занимается сотрудник кадровой службы, а при отсутствии такового – глава организации.
У Т-2 наличествует несколько существенных нюансов:
- две первых страницы оформляются на пору приема нового сотрудника на работу. Третья и четвертая
- страница оформляются в процессе деятельности;
- создается карта на основании документов, предоставленных работников;
- при создании разрешается использовать компьютер;
- сам работник не имеет права заполнять карточку.
К сведению! Индивидуальные предприниматели не обязаны создавать личные карточки наемного персонала.
Но и они обычно создают карты по своему пожеланию, что значительно облегчает управленческую деятельность.
Как составляется документ
После того как кадровик заполнит форму, работник должен подтвердить верность изложенной информации. После ознакомления с формой он проставляет подпись на второй страничке по окончании второго раздела.
Основные правила оформления карточки таковы:
| Название организации пишется без сокращений | Допускается сокращенная форма только, если таковая прописана в учредительной документации |
| Номер сотрудника по табелю составляет максимум шесть цифр | Номерное обозначение не меняется до увольнения, независимо от внутренних перемещений |
| Номер страхового свидетельства и ИНН | Соответственен подлинникам |
| В столбике «Алфавит» | Прописывается начальная буква из фамилии сотрудника |
| Пишется характер рабочей деятельности | «временная», «постоянная» |
| Целиком прописывается вид труда | По , основной |
| Буквенным символом означается половая принадлежность | «М», «Ж» |
| Полностью прописывается | Фамилия, имя, отчество |
| По данным паспорта в текстовой части полностью пишется дата рождения | К примеру «1 января 1980 г.». Кодовое значение прописывается в числовом формате – «1.01.1980». Указывая место рождения, надо учесть, что размер записи не должен превосходить ста знаков |
| Код места проживания | Устанавливается по утвержденному ОКАТО |
| В полном виде прописывается наличие конкретного гражданства | Кодируется гражданство по ОКИН. Российское гражданство – «1», двойное – «2», иностранное – «3», без гражданства – «4» |
| Без сокращения прописывается язык (языки) | Каким владеет сотрудник. Кодом отмечается уровень владения. Свободно – «3», средний разговорный – «2», со словарем – «1» |
| Запись и кодирование образования | Осуществляется в соответствии с ОКИН и ОКСО |
| Прописывается квалификация по диплому таким образом | окончание ВУЗа – прописывается степень «бакалавра», «магистра», «специалиста»; окончание среднего учебного заведения — «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др.; при степени «бакалавра» или «магистра» — прописывается направленность знаний; при звании «специалиста» — обозначается конкретная специальность |
| Профессия пишется целиком | На основании приказа о принятии на работу согласно ОКПДТР |
| Стаж работы исчисляется | На основании трудовой книжки и иных удостоверяющих стаж документов |
| Семейное положение записывается и кодируется | В соответствии с ОКИН, от «1» до «5» |
| Состав семьи включает в себя | Только членов семьи с указанной степенью родства |
| Согласно паспорту обозначаются паспортные данные | Прописывается и адрес регистрации, и реальный адрес проживания. Отображается контактный номер телефона работника и номера близких родственников |
Раздел «О воинском учете» оформляется исходя из военного билета и удостоверения лица, подлежащего призыву.
В процессе последующей деятельности сотрудника оформляются такие разделы:
- «Прием на работу и переводы на другую работу»;
- «Аттестация»;
- «Повышение квалификации»;
- «Поощрения и награды»;
- «Отпуск»;
- «Социальные льготы»;
- «Дополнительные сведения»;
- «Основания увольнения».
Кем подписывается
После того как бланк Т-2 заполнен и работник поставил свою подпись с указанием даты, документ подписывает кадровый работник.
При заполнении всех разделов информация указывается со ссылками на соответствующие документы, приказы, распоряжения, федеральные законы и локальные нормативы.
Видео: личное дело работника
Когда личная карточка закрывается кадровик и сам работник ставят свои подписи. Это подтверждает верность всех внесенных данных.
Если в карточку вносятся изменения, то они также заверяются подписями ответственного лица и работника. Полная замена карточки нежелательна, поскольку восстановить информацию будет весьма сложно.
Образец заполнения
Нередко при оформлении карты Т-2 представители кадрового отдела допускают погрешности. Каких-то особенных последствий таковые не представляют, да и работнику не наносят вреда.
Но при большом количестве оплошностей кадровая служба может штрафоваться по причине некачественной работы.
К частым ошибкам относятся:
В качестве примеров:
- не заполненный бланк формы Т-2;
- пример заполнения личной карточки работника Т-2.
Личная карточка -- форма № Т-2 заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий. Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы. Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки. Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:
- 1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
- 2) трудовая книжка;
- 3) военный билет;
- 4) документ об окончании учебного заведения:
- 5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- 6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- 7) приказ о приеме на работу.
Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
Правила заполнения формы № Т-2
- 1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. При этом будьте внимательны в правильности написания названия организации. Например, три различных варианта в написании ООО «ПАРУС», «Парус», «ПаРус».
- 2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
- 3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
- 4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
- 5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно».
- 6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью
- 7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
- 8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью.
- 9) Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». Код указывается в числовом формате: «10.11.1975».
При указании места рождения нужно учитывать следующее: длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов; районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город -- гор., деревня - дер., край -- кр., округ -- окр., область -- обл., поселок -- пос, район -- рн., станция -- ст.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
- 10) Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления 0К 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО).
- 11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).
Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.
- 12) Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом:- читаю и перевожу со словарем -- код 1; - читаю и могу объясняться -- код 2; - владею свободно -- код 3. При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй -- степень его знания.
- 13) Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО). Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:- начальное (общее) образование -- код 02; - основное среднее образование -- код 03; - среднее (полное) общее образование -- код 07; - начальное профессиональное образование -- код 10;- среднее профессиональное образование -- код 11; - неполное высшее образование -- код 15; - высшее образование -- код 18; - послевузовское образование -- код 19. Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено. Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании.
Запись об образовании работника, если оно не окончено
Вид образования по классификации
- - Окончивший пять-шесть классов средней школы
- - Окончивший седьмой, восьмой или девятый класс средней школы
- - Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его
- - Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе
- - Окончивший три курса высшего учебного заведения
- - Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его
- - Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию
- - Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение
- - Начальное образование
- - Неполное среднее образование- Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)
- - Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается
- - Неполное высшее образование
- - Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)
- - Среднее (полное) общее образование
- - Начальное профессиональное образование
При внесении записи о наименовании учебного заведения разрешаются сокращения слов, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома или иного документа об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.
- 14) Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:- для окончивших высшее учебное заведение -- «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» -- специальность;- для окончивших среднее учебное заведение -- «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др.
- 15) Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
- 16) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
- 17) Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.
Сведения о состоянии в браке: - никогда не состоял (а) в браке -- код 1; - состоит в зарегистрированном браке -- код 2; - состоит в незарегистрированном браке -- код 3;- вдовец (вдова) -- код 4; - разведен(а) -- код 5.
- 18) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
- 19) Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения. Необходимо заполнять обе графы -- и адрес места жительства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.
Заполнение раздела о воинском учете
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:
- - военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса для на граждан, пребывающих в запасе;
- - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.
Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях, отпуске, социальных льготах и др.
При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений. В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Работодатель при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под роспись.
При заполнении раздела IV «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:
- - дата прохождения аттестации;- решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т.д.;
- - ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.
В разделе V «Повышение квалификации» указываются:
- - даты начала и окончания обучения;
- - вид повышения квалификации;
- - наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- - вид документа (свидетельство, удостоверение);
- - графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка. При заполнении раздела VII «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды. карточка работа документация учетный
В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков. При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.
В разделе IX «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации (трудовым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашениями).
В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:
- - сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания);
- - сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- - заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении. При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.
На вопросы отвечали М.Г. Суховская, юрист,
Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.
Продолжаем заполнять личные карточки работников
Форму личной карточки в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюсВ этом материале мы ответим на оставшиеся вопросы по поводу ведения личных карточек. Рассмотрим нюансы внесения некоторых сведений о работнике, а также заполнения разделов карточки о переводах, отпусках, обучении.
Не тяните с оформлением личных карточек
Наталья Ивановна, г. Саров
В течение какого срока со дня приема на работу нового сотрудника на него надо завести личную карточку?
: Такой срок законодательно нигде не установлен.
Оптимально будет завести ее сразу после того, как запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку работника. Ведь в личной карточке повторяются все записи, вносимые в трудовую книжку на основе приказов, и с этими записями работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его карточк еп. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) . Напомним, что организации и предприниматели обязаны оформить трудовые книжки на основных работников, проработавших свыше 5 днейст. 66 ТК РФ . Поэтому личные карточки на тех, кто проработал менее 5 дней, можно не заводить.
«Брачные» формулировки
Как правильно в личных карточках заполнять пункт 9 «Состояние в браке»? Есть ли какие-то официальные формулировки или можно писать произвольно?
: Этот пункт предполагает также указание определенного кода по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95утв. Постановлением Госкомстата от 31.07.95 № 412 . В Классификаторе даны следующие формулировки для брачного состояния:
- никогда не состоял (не состояла) в браке;
- состоит в зарегистрированном браке;
- состоит в незарегистрированном браке;
- вдовец (вдова);
- разведен (разведена);
- разошелся (разошлась).
Однако на наш взгляд, это чересчур подробная градация. И далеко не каждый работник согласится сообщать о себе подобную информацию.
Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит». Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт «Состояние в браке» можно вообще не предусматривать.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“ Нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрены требования о наличии определенных сведений в документах по учету кадров, необходимых как для предъявления проверяющим органам, так и для работодателя. Например, применительно к личной карточке это сведения об образовании и профессии, вносимые в раздел I «Общие сведения», если работа требует специальных знаний, графа «Личная подпись владельца трудовой книжки» в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», сведения, содержащиеся в разделе II «Сведения о воинском учет е»ст. 65 ТК РФ ; п. 12 Правил .
Сведения о состоянии в браке к обязательным не относятс я” .
Коды в карточке - элемент необязательный
Я веду кадровый учет в обычной коммерческой фирме, и у меня такой вопрос. В разделе «Общие сведения» унифицированной формы личной карточки почти для всех пунктов предусмотрены поля для кодирования, где указываются коды по различным классификаторам (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР). Обязательно ли заполнять эти поля? И если мы будем разрабатывать свою форму личной карточки, можно ли в ней вообще не предусматривать поля для кодирования?
: Вот что нам ответили по этому поводу в Роструде.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Незаполнение полей для кодирования в унифицированной форме личной карточки не нарушает ни трудовых прав работника, ни законодательство о труде, вследствие чего не может являться основанием для привлечения организации или ее должностных лиц к административной ответственности.
Что касается формы личной карточки, самостоятельно разработанной работодателем, то в ней должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного учетного документ ач. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Коды к таким реквизитам не относятся. Поэтому наличие полей для кодирования не является обязательны м” .
Роструд
Нужно ли в личной карточке указывать место работы в филиале
Е.М. Кислова, г. Самара
У нас госпредприятие. Сотрудник работает в филиале. Надо ли указывать наименование филиала в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки?
: Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу, который, в свою очередь, оформляется на основании трудового договора с работнико мст. 68 ТК РФ . Поэтому в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки:
- <если> структурное подразделение указано в трудовом договоре, то указываете наименование филиала. Такое условие обязательно для включения в трудовой договор, если филиал расположен в другой местност ист. 57 ТК РФ ;
- <если> оно не указано в трудовом договоре, то филиал не указываете. Но если вам нужна эта информация, можете указать наименование филиала в разделе X «Дополнительные сведения».
Увеличение зарплаты в личной карточке отражается не всегда
Тамара Конева, г. Москва
Приказом руководителя были повышены на 20% оклады тем сотрудникам, которые проработали в нашей фирме более 10 лет. Надо ли как-то фиксировать это в их личных карточках?
: В личной карточке графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.» содержится в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». И заполняется эта графа, соответственно, только на основании приказов о приеме на работу либо о переводе на другую работ уУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания) .
Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.
Что было до вас - то неважно...
Подскажите, нужно ли отражать в разделе V личной карточки тот факт, что принятый на работу сотрудник до устройства к нам прошел курсы повышения квалификации, организованные его прежним работодателем?
ВНИМАНИЕ
Личные карточки работников должны храниться в организации 75 летп. 658 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .
: Не обязательно, и вот почему.
В раздел V вносится информация о повышении квалификации работника, проведенном исключительно в период работы у нынешнего работодателя. Аналогично дело обстоит и с такими разделами, как «Аттестация», «Профессиональная переподготовка», «Награды (поощрения)». Но если для вас такая информация важна, то укажите ее в личной карточке.
Как отразить временный перевод в личной карточке
В.А. Кузенкина, г. Казань
Кассир, которая работает у нас с 01.04.2014, переведена с 08.06.2015 на должность старшего кассира для исполнения обязанностей сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Надо ли вносить сведения о таком переводе в личную карточку и если да, то как это сделать?
: У вашего сотрудника временный перевод на другую работ устатьи 72 , 72.2 ТК РФ . Личные карточки ведутся на основе записей в трудовой книжке. А в трудовую книжку вносятся записи только о переводах на другую постоянную работ уп. 4 Правил . В то же время и в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки, и в Указания хутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (там, где говорится о заполнении этого раздела) сказано, что записи о переводах вносятся на основе приказов. При этом не уточняется, сведения о каких переводах вносятся в раздел. Поэтому целесообразно указывать в этом разделе сведения как о переводах на другую постоянную работу, так и о временных переводах.
В вашем случае это можно оформить так.
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
| Дата | Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб. | Основание | Личная подпись владельца трудовой книжки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 01.04.2014 | кассир | 15 000 | Приказ от 01.04.2014 № 13к | ||
| 08.06.2015Указываете дату начала временного перевода | старший кассир | 20 000 | Приказ от 01.06.2015 № 20к | ||
| 08.06.2016Указываете дату, когда работник вернулся к прежней работе по окончании временного перевода | кассир | 15 000 | Приказ от 08.06.2016 № 28к |
Не забывайте, что с каждой записью в этом разделе надо знакомить работника под роспись.
В отпуск - по приказу
Сотрудница уходит в декретный отпуск. Что указывать в личной карточке в качестве основания для предоставления такого отпуска: больничный лист или приказ руководителя?
: Отпуск по беременности и родам предоставляется работницам по их заявлению и на основании листка нетрудоспособност ист. 255 ТК РФ . При этом все отпуска, предоставляемые работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором, должны оформляться соответствующим приказом руководител яУказания (за основу можно взять унифицированную форму № Т-6). Следовательно, основанием предоставления любого отпуска, в том числе декретного, является приказ.
А при заполнении сведений о декретном отпуске в разделе VIII «Отпуск» личной карточки графа «Период работы» не заполняется.
Отражаем в карточке отпуска за разные годы
Н.И. Лаптева, г. Воронеж
Работнику предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 15.06.2015 на 28 календарных дней. Из них:
- 10 календарных дней - за период работы с 01.02.2014 по 31.01.2015;
- 18 календарных дней - за период работы с 01.02.2015 по 31.01.2016.
Как заполнить раздел VIII «Отпуск» личной карточки?
: В разделе VIII «Отпуск» вам необходимо отразить сведения о предоставлении отпуска за каждый рабочий год отдельно.
VIII. ОТПУСК
| Период работы | Дата | Основание | ||||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| … | ||||||
| 01.02.2014 | 31.01.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск | 10 | 15.06.2015 | 12.07.2015Даты начала и окончания отпуска указываете за весь период отпуска | Приказ от 10.06.2015 № 23к | |
| Ежегодный основной оплачиваемый | 01.02.2015Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск | 31.01.2016Указываете отдельно каждый рабочий год, за который предоставляется отпуск | 18 | |||
«Законные» льготы тоже вписываем в карточку
Мария Сотникова, г. Рязань
Для чего в личной карточке раздел «Социальные льготы»? Что, к примеру, там указывается?
: В раздел IX вносится информация о льготах, на которые работник имеет право по закону, и об основаниях их предоставления. Это, например, льготы:
- для инвалидов (в частности, сокращенное рабочее время, удлиненный ежегодный отпус к)ст. 92 ТК РФ ; ст. 23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ ;
- для работников, имеющих детей-инвалидов (дополнительные выходные днист. 262 ТК РФ );
- для ветеранов боевых действий (отпуск за свой счетподп. 11 п. 1 ст. 16 Закона от 12.01.95 № 5-ФЗ ).
Также в этом разделе нужно указать реквизиты документа, дающего право на льготы (например, справки, подтверждающей факт установления инвалидности, удостоверения ветерана боевых действий).
Абсолютно все отпуска включаются в личную карточку
Зинаида Семеновна Кармазова, г. Надым
Надо ли вносить в личную карточку сведения об отпуске, предоставленном работнику для лечения после несчастного случая на производств е? Если надо, то как это правильно сделать?
: В разделе VIII «Отпуск» личной карточки отражается информация обо всех отпусках работника в период работы в организаци иУказания . В том числе и об отпуске для санаторно-курортного лечения в связи с наступлением страхового случая на производств еподп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ . А заполнить карточку надо так.
VIII. ОТПУСК
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количество календарных дней отпуска | Дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения | -Графа 2 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации | -Графа 3 не заполняется, ведь предоставление отпуска для санаторно-курортного лечения никак не связано с периодом работы сотрудника в конкретной организации | 21 | 06.04.2015 | 26.04.2015 | Приказ от 02.04.2015 № 78к |
Куда писать про дисциплинарные взыскания
Вносятся ли в личные карточки записи о замечаниях и выговорах? Если да, то в какой раздел?
: В личной карточке не предусмотрен специальный раздел для внесения сведений о применяемых к работнику дисциплинарных взысканиях. Вместе с тем, когда дисциплинарным взысканием является увольнение за виновные действия, информация об этом вносится в раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».
Копию своей личной карточки работник требовать не вправе
Нина Олеговна, г. Адлер
Один из наших бывших работников спустя месяц после увольнения попросил предоставить ему копии некоторых документов, связанных с работой, в том числе и копию его личной карточки. Разве мы обязаны ее предоставлять? Я всегда считала, что это внутренний кадровый документ.
: По Трудовому кодексу работодатель обязан бесплатно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (их заверенные копии), связанные с работо йст. 62 ТК РФ , например:
- копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы, о премировании;
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у этого работодателя;
- документы о прохождении обязательных аттестаций.
Что касается личной карточки, то тут нельзя с ходу дать однозначный ответ. Например, суды высказывали противоположные мнения. Одни говорили, что выдача копий личных карточек законом не предусмотрен асм., например, Определение Мосгорсуда от 20.06.2011 № 33-18698 , а другие, наоборот, утверждали, что право работника требовать копии «рабочих» документов распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у этого работодател ясм., например, Постановление Президиума Мособлсуда от 08.02.2012 № 41 .
Мы решили узнать, что думают на этот счет в Роструде.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Представляется, что личная карточка работника не относится к документам, копии которых работодатель обязан выдавать работнику. Ведь в карточке, как правило, находят отражение сведения, фиксируемые в других документах (например, в приказах, трудовой книжке, справках) либо содержащиеся в документах, уже имеющихся у самого работника (например, в паспорте, документах об образовании, о воинской служб е)” .
Роструд
Однако, учитывая, что в личной карточке не содержится никаких секретных сведений, полагаем: если работник просит выдать ее копию, то его просьбу вполне можно удовлетворить.
Вести личные карточки обязаны все работодатели
Я.И. Львова, г. Ставрополь
У нас небольшая фирма. Работает всего несколько человек. Разве нам обязательно заводить на них личные карточки?
: Да, обязательно, а неведение личных карточек чревато для работодателя штрафами от трудинспекции. Это нам подтвердили в Роструде.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ Отсутствие личных карточек работников свидетельствует о нарушении работодателем требований законодательства о труде. Таким требованием является обязанность, установленная п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книже кутв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 : с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Следовательно, личная карточка является документом, посредством которого выполняется требование нормативного правового акта. Если личные карточки не будут вестись, будет нарушено указанное требование. В то же время личная карточка - документ, в котором работодатель отражает свои решения для своего удобства.
Отсутствие личных карточек работников, а также неотражение в них информации о приеме на работу, о переводах, об увольнении нарушает указанное требование трудового законодательства, что, в свою очередь, повлечет за собой ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ” .
Роструд
Сведения в разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» нужно вносить в соответствии с записями в трудовой книжк еп. 12 Правил . Если у вас коммерческая организация, то остальные сведения о работнике вносите в карточку в случае необходимости. И не бойтесь ошибиться, ведь обязательных требований по заполнению личной карточки нет.
Несмотря на то, что мы в настоящее время пользуемся достижениями научно-технического прогресса и живем в век цифровой информации, традиционные бумажные работы никак не могут искореняться из делопроизводства. Одним из основополагающих документов в организации, определяющим отношение штатного сотрудника к военной службе, а также служащим источником данных об этом лице, является личная карточка, заполненная по определенной установленной форме Т-2.
В задачи, которыми должен заниматься сотрудник, ответственный за решение вопросов учетной деятельности, входит заполнение карточки на основе документально представленной информации, своевременное обновление данных, сверка с данными из военкомата и бережное хранение документов.
Существуют определенные термины, которые ставят в тупик специалиста по ВУР, особенно если он впервые вносит сведения о воинском учете персонала. Поэтому полезным будет поговорить о наполняемости карточки Т-2 поэтапно.
Избежать этого процесса не удастся по действующему законодательству, так как сведения о гражданах, трудящихся на предприятии и состоящих на воинском учете носят стратегический характер. В подтверждение этому необходимо привести тот факт, что личную карточку сотрудника положено хранить после его увольнения еще 75 лет.
Заполнение шапки и внесение общих данных
Формат полей, которые содержит образец карточки, считается доступным для использования, однако конфиденциальность определенной информации требует ее кодировки. В общем случае, заполнять бланк нужно черной или синей ручкой, но до уточнения некоторых сведений или при возможном предстоящем их изменении допускается временная запись простым карандашом.
В специально отведенных полях прописывается полное название организации и ее кодификация по ОКПО и ОКУД, а также указывается табельный номер сотрудника, номер свидетельства ИНН, СНИЛС и характер работы (постоянная или временная). Личные данные берутся из паспорта. Информация о знании языка представлена в одном из трех видов:
- владеет;
- объясняется;
- переводит со словарем.
Для сведений о полученном образовании предусмотрены резервные поля. Они позволяют вносить изменения, если гражданин получает дополнительную специальность. При наличии нескольких профессий указывается только та, по которой работника приняли в организацию. Необходимо обратить внимание, что при заполнении паспортных данных придется указывать адрес регистрации и фактического проживания. В общем случае эти данные не совпадают.
Внесение сведений о ВУ
Постепенно подошли к интересующей нас теме. Основанием для внесения сведений в личную карточку служит военный билет или . Процедура заполнения некоторых полей зависит от званий военнообязанных и видов воинского учета.
Внесение сведений об офицерах запаса
Первый пункт в анкете не заполняется, а сразу вносится воинское звание. Данные берутся из военного билета. При последовательном присвоении званий писать нужно последнее по дате. Наименование профиля указано в п.7 в военном билете. Для большинства офицеров это командный профиль, однако может встречаться медицинский, педагогический, юридический и т.д.
Военно-учетная специальность гражданина закодирована шестизначным числом. В графу ВУС вносится код из военного билета. Отсутствие специальности тоже имеет обозначение. Иногда указывается и группа учета. Для российской армии — это аббревиатура «РА».
Пункт №5, указывающий на категорию годности должен содержать литеру, соответствующую категории, которая была присвоена по результатам заседания военной комиссии. Если в документе отсутствует категория, то в карточку заносится литера «А».
Следующая запись производится в случае наличия мобилизационного предписания. Это документ, выданный военкоматом для сверки данных. Он подразумевает явку без повестки во время объявления мобилизации. В анкету выставляется номер команды, взятый из предписания. При постановке лица на спецучет в соответствующее поле вносится номер удостоверения об отсрочке. Данные о ВУ часто меняются, поэтому рекомендуется писать их простым карандашом.
О рядовых
Категория запаса – это показатель, который определяет прохождение воинской службы. Если гражданин служил в ВС не меньше года, то в запасе он состоит в 1 категории. Лица, не служившие, имеют 2 категорию. Пункты, заполнение которых не вызывает трудностей или производится по аналогии с процедурой внесения сведений об офицерах, рассмотренной ранее, пропустим и выделим лишь те, что имеют особенности. Напротив графы «профиль» без сокращений должно быть написано: «солдаты» или «матросы».
Все остальные поля оформляются по данным военного билета без каких-либо дополнений. Необходимо отметить, что такой способ ведения личной карточки характерен не только для рядовых, но и для матросов, прапорщиков, мичманов и сержантов.
О призывниках
Личные корточки на граждан, которые должны быть призваны в состав ВС, заполняются на общих основаниях. Призывником считается гражданин, верхний возрастной порог которого не достиг 27 лет. Трудоустройство этой категории граждан часто встречается, если была получена отсрочка от армии.
Первое поле, отвечающее за категорию запаса, по понятным причинам не заполняется. Если сотрудник намеревается работать в организации продолжительное время, то запись можно делать ручкой, так как после достижения им возраста 27 лет он получит военный билет и будет считаться военнообязанным в запасе с категорией 2.
Вместо воинского звания следует написать «Подлежит призыву». Часто случается такое, что после службы гражданин возвращается на предыдущее место работы. Чтобы не производить лишних исправлений, поля с изменяющейся информацией, не позволяющие вносить дополнения, следует заполнить карандашом. После изъятия карточки из картотеки обязательно все записи дублировать ручкой.
Еще одной отличительной особенностью заполнения личной карточки для призывника является то, что пункт №7 не заполняется.
Все заполненные сведения согласуются с самим работником. После ознакомления он должен расписаться в документе. Кстати, свою роспись он должен устанавливать при внесении любых изменений. Работник подлежит снятию с учета, если достиг определенного предусмотренного законодательством возраста или отбывает на другое место жительства. Перед тем, как личная карточка будет изъята из картотеки, необходимо в пункте 8 сделать отметку в военкомате, свидетельствующую о снятии с учета.
Самое важное требование к заполнению бланков, которое предъявляется к лицу, ответственному за учетную работу, это аккуратность. Дело в том, что по требованию некоторых военкоматов формуляры с исправлениями могут приравниваться к нарушениям в ведении ВУ. Оспорить их требование невозможно, поэтому прежде чем вносить какую-либо информацию, следует несколько раз проверить ее достоверность. Почерк должен быть каллиграфическим, а записи производиться в строгом соответствии с правилами.
