Расчетный листок по начислению зарплаты. Всё о расчётных листках

Порядок выдачи расчетных листков (Лунина О.)

Дата размещения статьи: 15.07.2014

Трудовым кодексом на работодателя возложена обязанность об информировании сотрудников о размере и составных частях их заработной платы. Для этого сотрудникам выдаются расчетные листки. У работодателей часто возникают вопросы о том, какой должна быть форма этих листков, как часто они должны выдаваться, грозит ли какая-то ответственность, если они не выданы или выданы не вовремя. На эти и другие вопросы ответим в статье.

Согласно ст. 136 ТК РФ работодатель при выплате заработной платы обязан извещать в письменной форме каждого работника:
- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Вся эта информация отражается в расчетном листке.
Какова форма расчетного листка? Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в коллективном договоре. При расчете заработной платы в специальной бухгалтерской программе расчетные листки формируются в ней обычно автоматически. При этом их форму также необходимо утвердить коллективным договором. Применение формы, не утвержденной работодателем, может быть расценено судом как нарушение трудового законодательства (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3).
Этим же локальным актом учреждения следует определить и дату выдачи листка, так как на законодательном уровне это не установлено. Например, установить, что расчетные листки следует выдавать одновременно с заработной платой.
Однако стоит обратить внимание, что в настоящее время во многих учреждениях заработная плата перечисляется на банковскую карту сотрудников. В этом случае в коллективном договоре также необходимо указать, когда выдавать расчетные листки (Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1). Например, установить, что их следует выдавать в день направления заявки на перечисление заработной платы в территориальный ОФК.
В расчетном листке отражаются все виды выплат в пользу работника (оклад, компенсационные и стимулирующие выплаты, доплаты за выполнение дополнительно возложенных обязанностей, выплаты по больничному листу и т.п.) и все удержания (удержание НДФЛ, по исполнительному листу и иные удержания).
Необходимо ли фиксировать выдачу расчетных листков сотрудникам? Трудовым кодексом не установлена обязанность работодателя по выдаче расчетных листков под подпись. Чтобы обезопасить себя на случай судебных споров и подтверждения фактов выдачи расчетных листков, работодатель может фиксировать их выдачу в специальном журнале регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок. Законодательством данное действие не запрещено.
Сколько раз в месяц необходимо выдавать расчетные листки? Как правило, заработная плата работникам выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. Это установлено ст. 136 ТК РФ. Обычно учреждения за первую половину месяца производят выплату аванса, а за вторую - заработной платы.
По мнению Роструда, изложенному в Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1, расчетные листки необходимо выдавать работникам один раз при выплате окончательного расчета в конце месяца.
Какая ответственность предусмотрена действующим законодательством за невыдачу или несвоевременную выдачу расчетного листка? При отсутствии или несвоевременной выдаче расчетного листка работодатель может быть привлечен к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Такие меры предусмотрены Методическими рекомендациями по проведению Федеральной службой по труду и занятости и ее территориальными органами анализа причин нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, а также подготовки соответствующих предложений по их совершенствованию, утвержденными Приказом Роструда от 25.11.2011 N 280.
Административные санкции при этом составляют:
- для должностных лиц - штраф от 1000 до 5000 руб.;
- для юридических лиц - штраф от 30 000 до 50 000 руб.
При этом вместо штрафа к организациям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Обратите внимание! В расчетном листке содержатся персональные данные работника, разглашение которых в силу ст. 88 ТК РФ и ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" не допускается. Персональными данными являются Ф.И.О. работника и размер его заработной платы. Поэтому при выдаче расчетных листков работодатель должен исключить возможность доступа к этой информации кого-либо, кроме самого работника, которому эта информация предназначается.

Бумажные расчетные листки отменены. Письмом № 14-1/ООГ-1560 Минтруд разрешил выдавать работникам электронные листки. Например, по почте и скайпу. Таким образом, теперь работодатель вправе не выдавать расчетный листок на бумаге. В статье есть бланк и образец листка.

Бланк расчетного листка

Изменения от Минтруда
Бланк и образец
Сколько лет хранить

Как правильно выдавать расчетные листки в 2019 году

Минтруд в письме сказал, что закон не запрещает выдавать расчетные листки в электронном виде. Но чтобы применять такой способ, бухгалтерия должна выпустить ряд документов. Расскажем обо всем по порядку.

• Статья дня:

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

1. о составных частях заработной платы и других начислениях;
2. размере и основаниях удержаний из зарплаты;
3. сумме к выплате на руки.

Форма извещения о зарплате - расчетный листок. Если бухгалтер не выдает работникам листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ).

Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать документ работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

1. отправить по электронной почте;
2. открыть в специальной программе;
3. выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Заполнить листок бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7 . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Кстати, программа сама заполняет документ и отправляет их работникам на электронную почту и СМС. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

• Новость дня:

Как направить расчетный лист по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

в трудовом договоре;
коллективном договоре;
локальном нормативном акте работодателя.

Формулировка в договоре может быть такая:

«Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронный почту работника листов по форме, который установлен в приложении X к настоящим Правилам».

• См. также: Новые сроки выплаты зарплаты в 2019 году и новые штрафы за невыплату зарплаты

Бланк и образец

Ниже приводим бланк и образец заполнения листка. Эту форму можно отправлять по электронной почте. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например, из 1С.

Бланк расчетного листка

Образец расчетного листка

Новые штрафы за невыдачу расчетных листков

Ранее были установлены штрафы за расчетные листки. Новые штрафы смотрите в таблице.

*Повторное нарушение - невыплата зарплаты в течение года со дня вступления в силу постановления о первом штрафе.

Полезный документ: таблица штрафов за задержку зарплаты

Сколько лет хранить

Как таковые расчетные листки работодатель хранить не обязан. Однако ведите журнал выдачи листков, который трудовики могут потребовать при проверке. Ведь как еще доказать им, что листки выдавались работникам?

Информация о работниках отражается на лицевых счетах, их надо хранить 75 лет.

Основным документом уведомления о начисленной и подлежащей выплате заработной платы является расчетный листок. Форма данного документа не установлена законодательно и ее разработкой предприятию придется заниматься самостоятельно. Многие компании пользуются формой, предлагаемой специализированными программами для бухгалтерского учета, но у небольших организаций с небольшой численностью не всегда есть такая возможность. В материале сайт мы расскажем о том, как разработать и утвердить такой бланк, и где можно скачать образец расчетных листков по зарплате.

Когда выдается расчетный листок по заработной плате

Расчетный листок работодатель должен выдавать ежемесячно каждому работнику после начисления и перед выплатой зарплаты. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять каждому сотруднику в письменной форме информацию о видах начислений, их размере, о видах и суммах удержаний, а также о сумме, подлежащей выплате. Обязанность по выдаче информации о зарплате, как правило, возлагается на бухгалтерию.

Бланк и информация в нем должны быть представлены в таком виде, чтобы было понятно, за что произведено начисление (оклад, премия), какое время оплачено работнику, а какое нет, должны быть указаны дни простоев, отсутствия на работе по любой причине (отпуск, болезнь, прогулы), какие произведены удержания и какую сумму в результате сотрудник получит на руки.

Утверждение формы расчетного листка

Форма применяемого в организации бланка для информирования сотрудников о зарплате должна быть утверждена приказом или другим распорядительным документом руководителя.

Для утверждения бланка используйте следующий образец приказа.

Приказ об утверждении формы расчетного листка (образец)

Трудовой кодекс не содержит ограничений на метод извещения работника о начислениях и удержаниях. Информация может быть передана сотруднику не только в бумажной, но и в электронной форме. Недавно это подтвердило Министерство труда в письме № 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017. Для применения электронной формы извещения эту возможность следует прописать в локальном акте компании.

Скачать образец приказа для электронной формы бланка вы сможете в конце статьи.

Разработать утверждаемый образец формы расчетного листка необходимо самостоятельно. Он в обязательном порядке должен содержать следующие разделы:

• начислено;
• удержано;
• выплачено;
• к выплате (либо задолженность работодателя/работника).

Образец расчетного листка

В случае необходимости бланк можно дополнить. Например, указав количество отработанных часов при почасовой оплате, или сведениями о тарифной ставке.

Налог на доходы физических лиц

В обязательном порядке сотруднику должна быть предоставлена информация о сумме удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из суммы оплаты труда. Ставка налога составляет 13 % от облагаемого дохода.

Очень часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания налога из заработной платы. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.

Общий облагаемый доход в расчетном листке можно рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К наиболее часто встречающимся из них относятся:

• пособие по беременности и родам;
• выходное пособие;
• командировочные расходы (за исключением суточных более 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 при поездках за рубеж);
• материальная помощь (частично).

Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.

Если у вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то вам положен так называемый стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который будет уменьшен облагаемый налогом доход. При этом на первого и второго ребенка вы получите вычет в размере 1400 рублей, и 3000 на третьего и каждого последующего.

Для того чтобы получить вычет, работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).

В заключение еще раз напомним о необходимости разработки максимально простого и понятного для обычного работника порядка информирования об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально. Это позволит избежать многих вопросов и конфликтных ситуаций.

Д ействующее трудовое законодательство содержит требование при выплате заработной платы в обязательном порядке извещать в письменной форме каждого работника о составных частях оплаты труда и произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ). Такая информация представляется посредством выдачи так называемого расчетного листка. Рассмотрим связанные с ним вопросы.

Расчетный листок должен включать в себя следующую информацию:

1. о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. Например, оклад, ставка, количество часов, премии, надбавки, доплаты, коэффициенты и т.п.;
2. размерах оплаты отпуска, больничных, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3. размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ);
4. размерах произведенных удержаний с указанием оснований (алименты, НДФЛ, удержания по заявлению работника);
5. общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Не может расчетный листок содержать только общую величину начисления и удержанную сумму. В нем следует указывать полную и достоверную информацию о том, из чего именно сложилась полученная работником заработная плата, с целью обеспечения осуществления контроля за соблюдением работодателем предусмотренных трудовым договором условий труда. Аналогичное мнение высказано, например, судом в апелляционном определении Магаданского областного суда от 02.09.2015 № 33-922/2015 по делу № 2-2695/2015.

Форма расчетного листка

Действующим законодательством не предусмотрена ни обязательная, ни рекомендуемая форма расчетного листка. Следовательно, работодатель должен самостоятельно ее разработать на основании ст. 136 ТК РФ и утвердить с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка либо неполное или некорректное отражение в них всех необходимых сведений является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3, решение Пермского краевого суда от 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014). А в случае совершения такого нарушения повторно - по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кстати, отсутствие утвержденной формы расчетного лица в организации не поможет ей в решении судебных споров с работниками.

Судебная практика

Свернуть Показать

Суд примет в качестве доказательства вины работодателя любой расчетный листок, пусть и не утвержденный работодателем (апелляционное определение Забайкальского краевого суда от 25.06.2014 № 33-2498-2014).

Заверять расчетные листки подписью ответственного за их выдачу лица либо руководителя организации, а также печатью организации не требуется, так как такой обязанности не содержит действующее законодательство и расчетный лист не относится к документам, подлежащим заверению надлежащим образом. При этом такие действия не запрещены, и при желании либо по просьбе работника расчетные листки можно и заверить.

Судебная практика

Свернуть Показать

Суды тоже могут запросить заверенные расчетные листки, т.к. отсутствие печати не позволяет определить лицо, выдавшее соответствующий документ (апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014).

Когда выдавать расчетный листок

Расчетный листок следует выдавать при выплате заработной платы (ст. 136 ТК РФ). В какой именно момент - законодательство не оговаривает, поэтому срок и порядок выдачи следует определить внутри организации самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте. Установление способа доведения до работника сведений в расчетном листке является прерогативой работодателя (апелляционное определение Магаданского областного суда от 02.09.2015 № 33-922/2015 по делу № 2-2695/2015, письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

При этом заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ). Так вот, расчетные листки достаточно выдавать при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца , когда определены все ее составляющие, так как при выплате зарплаты за первую половину месяца (так называемого аванса) отдельные ее составные части могут быть еще не определены.

На вопрос, надо ли расчетные листки выдавать при выплате отпускных , Роструд в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 ответил, что поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка не является выплатой заработной платы, то и основания специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм отсутствуют. А вот при увольнении сотрудника расчетный листок следует выдать в день увольнения , т.к. при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).

Порядок и условия выдачи расчетных листков не ставятся в зависимость от способа выплаты заработной платы, они должны быть едины как для перечисления на банковские зарплатные карты, так и при выдаче наличными из кассы. При определении порядка выдачи расчетных листков следует помнить о том, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Последствия невыдачи расчетного листка

Невыдача расчетного листка подпадает под нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). На должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а на организацию - от 30 000 до 50 000 рублей. Штрафные санкции увеличиваются, если нарушение допущено лицом, ранее уже подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Так, для должностного лица штраф максимально может вырасти до 20 000 рублей, для организации - до 70 000 рублей. К тому же ответственный работник может быть дисквалифицирован на срок от года до трех лет.

К сведению

Свернуть Показать

Лицо, которому назначено административное наказание за совершение административного правонарушения, считается подвергнутым данному наказанию со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения года со дня окончания его (постановления) исполнения (ст. 4.6 КоАП РФ).

Еще один важный момент. Если работник решит обратиться с иском к работодателю в суд, то подать исковое заявление согласно ст. 392 ТК РФ он имеет право в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки. И если работник опоздает с подачей заявления, то организация сможет заявить в суде о пропуске срока на обращение в суд и таким образом избежать дальнейших разбирательств. Датой подтверждения такого срока как раз таки является дата выдачи расчетного листка. Соответственно, не выданный сотруднику расчетный листок может сдвинуть дату «нарушения своего права» на неопределенный срок.

Подтверждение факта выдачи расчетных листков

Расчетные листки работникам предоставляются, но часто встает вопрос, как подтвердить сам факт их выдачи и то, что выдаются они регулярно. Ведь при проверке может возникнуть прецедент, когда проверяющие запросят данную информацию, либо на случай судебных разбирательств, когда в суде придется подтверждать факт выдачи работникам расчетных листков.

Действующее законодательство опять-таки не предусмотрело данный момент и, следовательно, позаботиться об этом придется работодателю. Другими словами - продумать наиболее оптимальный для него способ подтверждения и закрепить его в локальном нормативном акте.

На практике работодатели используют следующие способы:

Выдача копий

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему копии документов, связанных с работой. Расчетные листки можно отнести к документам, связанным с работой, а, следовательно, работодатель не вправе отказать в их выдаче.

Хранение расчетных листков

Расчетные листки на выдачу заработной платы должны храниться при условии проведения проверки (ревизии) 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет (п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Также экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, ежемесячно вкладывается (вклеивается) в лицевой счет работника (по ) на бумажном носителе.

Свернуть Показать

>Галина Изотова, руководитель юридической службы аудиторской компании МКПЦ

Специалисты по кадрам и бухгалтеры единодушны: форму расчетного листка пора менять. Мы широко применяем современные технологии в работе и в жизни, но до сих пор законодательство требует обязательной письменной формы расчетного листка. Этот вопрос поднимают и на сайте Онлайнинспекция.рф, где ведется обсуждение избыточных требований трудового законодательства. Логично было бы предусмотреть возможность по соглашению работника и работодателя выдавать расчетный листок в электронной форме, направив его на личную или корпоративную электронную почту работника. Так работник оперативно и в удобном формате получит информацию о произведенных ему начислениях, а работодатель значительно сэкономит время и другие ресурсы: не нужно будет распечатывать расчетные листки или направлять их по почте, когда вручить расчетный листок на руки по тем или иным причинам невозможно. Кроме того, направлять работникам расчетные листки по электронной почте намного проще, чем выдавать их под подпись при ежемесячной выдаче зарплаты. Некоторые работодатели считают - и, замечу, ошибочно - что, изменив порядок выплаты заработной платы с наличного на безналичный расчет, они не должны выдавать работникам расчетные листки (особенно в случае, когда работнику на мобильный телефон приходит сообщение о перечислении на его счет средств от работодателя, в котором указан конкретный размер суммы). Обязанность информировать работников о начисленной и выплаченной им заработной плате, обо всех ее составных частях, а также о размерах удержаний никто не отменял. Такого же мнения придерживаются специалисты Федеральной службы по труду и занятости в комментариях на сайте Онлайнинспекция.рф. Не так давно через этот сервис задавали вопрос: «Выплата заработной платы переведена на карточку. С тех пор я не имею возможности контролировать свою зарплату. Должна ли бухгалтерия предоставлять индивидуальную распечатку начислений каждый месяц?» Специалисты Роструда ответили: «При выплате заработной платы работодатель обязан выдавать вам расчетный листок. В расчетном листке указываются сведения об общей сумме, подлежащей выплате, и все составляющие ее части».

Величина оплаты труда в значительной степени заботит каждого работника. У тех, кто мало знаком с российским законодательством, возникают вопросы относительно верности размеров начислений и удержаний. Расчётный листок по зарплате оформляется для того, чтобы снять многие вопросы, связанные с оплатой труда работников.

В соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ, в листке в обязательном порядке отражаются следующие сведения:

1. Данные о частях зарплаты за отчётный период. В сумму включаются:

• оклад;
• начисленная премия;
• установленные надбавки (за вредные условия, за работу в северном регионе и т.д.);
• компенсационные выплаты, например, за использование собственного инструмента или за работу в выходной день.

1. Удержания из зарплаты:

• НДФЛ;
• пенсионные отчисления;
• профсоюзный взнос;
• иные удержания (например, невозвращённый командировочный аванс);
• удержание по исполнительному листу, например, алиментов.

1. Дополнительные начисления:

• выплата отпускных;
• выплата при увольнении;
• компенсация за нарушение нанимателем трудового законодательства;
• иные выплаты.

1. Итоговая информация о сумме, подлежащей выплате.

Обратите внимание! Отдельно может быть выделен ранее выплаченный аванс.

Бухгалтеры в расчётном листке дополнительно указывают следующие сведения:

• Ф.И.О. и должность работника;
• Название структурного подразделения (цеха или отдела);
• Табельный номер, если имеется;
• Временной период (обычно месяц);
• Количество отработанных часов и рабочих часов в отчётном периоде в соответствии с установленным временем работы.

В документе могут быть и иные сведения, если это требуется для полного информирования работников о величине их заработка.

В некоторых случаях параллельно записям в листке вносятся бухгалтерские коды, соответствующие назначению каждой из выплат.

Как правильно выдавать

Так как представление информации о величине заработка в виде расчётного листка является обязанностью работодателя, следует позаботиться о документальном подтверждении передачи данных документов сотрудникам.

Существует 2 наиболее распространённых способа такого оформления. Первый – сделать листок с отрывной частью. Бумаги передаются начальнику подразделения, который раздаёт листки работникам и собирает их подписи, а после сдаёт отчётность в бухгалтерию. Это целесообразно, если речь идёт о большом предприятии.

Второй вариант – ведение специального журнала, где работники будут расписываться в получении документа.

Обратите внимание! Расчётные листки обязательны к выдаче и в том случае, когда деньги переводятся на банковские карты.

Сроки выдачи сотрудникам

Зарплата выдаётся не менее 2-х раз в месяц, что предусмотрено статьёй 136 ТК РФ. В той же статье указано, что наниматель обязан выдавать расчётный листок при выплате денег в целом.

Минтруда в письме от 18.03.10 № 739-6-1 указывает, что порядок выдачи данных документов должен регулироваться локальными актами нанимателя. При этом работники должны получать листки не позже дня, в котором происходит непосредственная выдача денег. Также в этом письме указывается, что информировать работников можно 1 раз в месяц.

Исходя из этого, можно сделать следующий вывод: листки выдаются 1 раз в месяц не позднее дня перечисления основной части зарплаты. Целесообразно делать это за 2 дня, чтобы работники могли озвучить свои возражения до момента перевода денег.

Срок хранения

Расчётные листки должны храниться 5 лет при условии проведения проверки. Такой порядок содержится в приказе Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г., где отражены сроки хранения большинства деловых документов.

Данный документ создаётся в каждом подразделении компании, либо один на всю организацию. В журнале должны быть следующие графы:

• Номер записи;
• Дата выдачи;
• Ф.И.О. сотрудника;
• Должность;
• Подпись работника;
• Подпись ответственного за выдачу лица.

На обложке журнала следует указать следующие сведения:

• Даты начала и окончания;
• Наименование документа;
• Название организации и подразделения, в котором документ ведётся;
• Ф.И.О. и должность работника, ответственного за выдачу листков.

Ведение журналов поручается бухгалтерам или делопроизводителям подразделений.

Приказ об утверждении формы расчетного листка

Форма расчётного листка не закреплена на законодательном уровне. С учётом того, что указанный документ обязательно следует выдавать работнику, любой организации необходимо разработать собственный вариант и утвердить его приказом руководителя.

В приказе должны быть отражены следующие сведения:

• Реквизиты – дата, номер, название документа и тематика;
• Информация об организации – наименование, адрес, место нахождения;
• Ссылка на требования части 2 статьи 136 ТК РФ;
• Установление формы расчётного листка, приложенного к приказу, с указанием даты начала действия данного положения;
• Поручение конкретному работнику обеспечить выдачу расчётных листков работникам за 2 дня до перечисления заработной платы (например, кассиру или бухгалтеру);
• Поручение сотрудникам организации (например, начальникам подразделений) обеспечить ведение журналов выдачи расчётных листков в соответствии с приложением к приказу;
• Возложение контроля за исполнением приказа на одного из бухгалтеров организации;
• Приложения: форма расчётного листа на 1 листе и образец журнала выдачи листков на 1 листе;
• Дата, подпись, должность, фамилия и инициалы руководителя компании.

Обратите внимание! До издания приказа нанимателю следует получить согласие представителей профсоюза на утверждение формы листка в соответствии со статьёй 372 ТК РФ.

С приказом под роспись знакомятся работники, которым поручено исполнение документа.

Выдача расчётных листков – это не только обязанность нанимателя, закреплённая в законодательстве, но и возможность в простой форме сообщить работникам данные об их текущем заработке.