Как знакомить сотрудников с локальными актами. Порядок ознакомления с локальными нормативными актами. Кого это касается

"Отдел кадров коммерческой организации", 2013, N 6

Вопрос: С какими локальными актами работодатель обязан ознакомить работника?

Ответ: При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Обоснование: Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, коллективным договором.

На основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При этом положения, содержащиеся в таких актах, не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленными действующим законодательством.

Конечно, в каждой организации перечень локальных нормативных актов свой. Но самыми распространенными локальными актами, с которыми работник должен быть ознакомлен, являются:

Положение о хранении и использовании персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);

Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

Должностная инструкция;

Положение о коммерческой тайне;

Положение об аттестации работников.

Отметим, что некоторые работодатели игнорируют требование ст. 68 ТК РФ. Однако ознакомление работника с локальными актами в интересах работодателя. Например, не получится применить меры дисциплинарной ответственности к работнику, разгласившему персональные сведения, если работодатель не разработал и не принял локальные акты, регламентирующие работу с конфиденциальной информацией, или сотрудники с ними не ознакомлены.

Судебная практика. В Апелляционном определении Белгородского областного суда от 21.08.2012 по делу N 33-2616 суд удовлетворил требования работника, так как вопреки требованиям ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работодатель не ознакомил истца с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, из которых следовало бы, что рабочее место истца находится в офисе работодателя.

Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами 29.01.2016

"В каком порядке нужно знакомить работников с локальными нормативными актами и изменениями к ним?"

ТК РФ особо оговаривает вопрос ознакомления работников с локальными нормативными актами. Согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Обратите внимание, именно с теми актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника, а не со всеми подряд. Т. е., например, не нужно знакомить с положением о командировках работника, которого в командировки не направляют и направлять не собираются.

Поскольку точный порядок ознакомления с локальным нормативным актом кодексом не определен, на практике существуют различные варианты:

1) К локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление и даты ознакомления. Такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом. Данный вариант подходит для небольших организаций, в которых трудится немного работников. Однако неудобен для крупных компаний. В них чаще используется следующий вариант.

2) Ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники и ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления. При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Если в локальный нормативный акт вносятся изменения, то с такими изменениями работников тоже нужно знакомить. Обычно это делается в том же порядке, что и первоначальное ознакомление.

Напомним, что особенности ознакомления работников с локальными нормативными актами могут быть предусмотрены коллективным договором или иным локальным нормативным актом (коим может оказаться даже приказ). И эти особенности Вам нужно учесть при ознакомлении работников.

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" также доступны:

• ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ БЕЗ ПОДПИСИ РАБОТНИКА: ОСТОРОЖНО, НЕ ОШИБИТЕСЬ!
• ПРИНЯТЫЙ РАБОТНИК ОТКАЗЫВАЕТСЯ ПОДПИСАТЬ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
• НЕПРАВИЛЬНОЕ ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ВЛЕЧЕТ ШТРАФ

Журналы учета и регистрации. Разные! Отличное качество, плотная обложка + ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы.

Документооборот, разрабатываемый в организации и необходимый для оформления отношений между персоналом и руководителем, организации технологического процесса, формирования связей называют нормативными актами . К ним относят разного рода приказы, правила, распоряжения.

Сфера действия нормативных актов распространяется только на организацию, внутри которой они подписаны. Они могут быть временными и постоянными, но разрабатываются исключительно в рамках действующего законодательства и призваны не нарушать права человека.

В обязанность каждого сотрудника входит ознакомление с нормативами осуществления деятельности компанией. Это позволяет узнать правила , в соответствии с которыми осуществляется деятельность, условия, возлагаемые обязанности, имеющиеся полномочия и права.

Что представляет собой

Когда сотрудник организации ознакамливается с необходимым документооборотом сведения об этом вносятся в специальный лист .

При возникновении спорных вопросов и привлечении трудовой инспекции он является прямым доказательством согласия работника с нормативными актами, его ознакомления с условиями трудоустройства. В качестве основного доказательства служит подпись, недопустимо подделывать ее или пропускать сотрудника на предприятие без нее в бланке листа.

Кого это касается

Персонал компании нет необходимости ознакомлять со всей нормативной документацией, особенно с той, которая в рамках обязанностей не имеет значения. Не все руководители разграничивают круг лиц, в связи с этим ошибочно попадают в список :

• сотрудники, трудоустройство которых осуществляется в рамках аутсорсинга или аутстаффинга;
• те, кого положения нормативов не затрагивают;
• оказывающие услуги на основании гражданско-правового договора;
• персонал контрагентов.

Постороннее лицо можно только информировать, но нести ответственность за несоблюдение требований оно не будет. Положения о материальной ответственности обязаны знать те, на кого она в рамках компании налагается. Кадровый персонал ознакамливается с условиями оформления кадров, документов и т.д.

Если материально ответственное лицо отказывается ознакамливаться с нормативами и подписывать лист, он в последствии освобождается от наказания. Только руководитель вправе решать, будет ли он дальше сотрудничать или в предоставлении рабочего места откажут человеку, поскольку привлечь его в дальнейшем будет невозможно.

Структура документа

Структура может формироваться двумя допустимыми подходами. Если лист прилагается к трудовому договору тогда, подпись на нем ставится в единственном экземпляре, сотрудником, с которым был подписан контракт. В перечень нормативных актов входят лишь те, что распространяются в рамках трудовых обязанностей конкретного сотрудника.

В теле журнала отражается:

• что документ выступает как часть трудового договора и имеет реквизиты;
• список распространяющихся на рабочего актов;
• дата подписания.

Структура оформления требует графы для подписи .

Лист ознакомления может выступать в качестве самостоятельного документа . В этом случае в бланке ставится подпись всего персонала организации, в перечне указаны классифицированные по категориям все нормативные акты.

В этом варианте в документ должна быть включена графа, куда вносится информация относительно структурного подразделения, перечень всех сотрудников и их инициалы.

Выделено место под графу подписей, которая подтверждает факт ознакомления. Обязательно проставляется отметка, удостоверяющая заверение документа руководителем подразделения.

Зачем он необходим

В Трудовом кодексе РФ, а именно, статьях и , прописано требование, направленное руководителям организаций, которые в обязательном порядке обязаны ознакомлять своих сотрудников с действующими нормативными актами.

Проведение инструктажа важно не только в рамках законодательства, но и по другим соображениям. Компания, не ознакомившая свой персонал с требованиями к рабочему распорядку, не может предъявлять никаких требований при его нарушении . Работник не несет ответственности за последствия за нарушения правил.

Стоит сказать, что в ТК РФ нет легального определения того, что собой представляет нормативный акт. В теории под ним подразумевается документ, который неоднократно используют в отношении неопределенного круга лиц. В соответствии со статьей 8 ТК РФ , любой руководитель вправе внутри своей организации формировать подобный документооборот, в качестве исключения только физические лица.

Работодатель обязательно демонстрирует будущему сотруднику правила распорядка, положения о заработной плате, инструкцию по охране труда, требования к использованию и хранению данных. А вот должностная инструкция не входит в перечень обязательных нормативных актов, но является важной для самого сотрудника.

Законодательством страны не регламентирована форма, в соответствии с которой руководитель обязан предоставлять информацию сотруднику, как и способ фиксации его подписи. Если человек трудится удаленно, допустимо использовать электронную версию и подпись.

Стоит понимать, что законодатель никак не регламентировал, в какой конкретно форме должно проходить знакомство с документооборотом компании. Практика и Трудовой Кодекс определили несколько механизмов и составление ознакомительного листа один из них.

Электронный вид акта не имеет юридической силы , если не проставляется квалифицированная электронная подпись. Галочки, черточки, внесение инициалов не являются фактом подтверждения.

Чаще всего подписание листа происходит в момент трудоустройства и до того, как человек будет допущен на объект для выполнения своих обязанностей. Бывают ситуации, когда разрабатывается в период текущей деятельности, тогда подпись ставится после утверждения руководителем.

Оформлен лист ознакомления может быть как приложение в трудовом договоре, в виде журнала или листа-вкладыша в личном деле.

Быстрее и проще отыскать, при возникновении спорных ситуаций, подпись сотрудника, если имеется приложение к трудовому договору. Допустимо заполнение бланка посредством компьютера или вручную.

В статье 5.27 КоАП РФ невыполнение обязанности по ознакомлению персонала с внутренними нормативными актами грозит руководителю подразделения компании административным штрафом.

Возникновение многих споров на почве трудовых отношений между сотрудником и руководителем помогает и одной, и второй стороне доказать свою точку зрения . Это одно из главных доказательств факта знания сотрудником условий трудоустройства, требований, обязанностей и прав.

Ниже представлена информация по локальным нормативным актам организации.

Какие последствия неподписания документа

Персонал вправе подписывать или не подписывать нормативный акт. Строго воспрещается принуждать подчиненного или запрещать ему ставить свою подпись в соответствующей графе. Незаконно возлагать дисциплинарное взыскание за несоблюдение воли руководителя.

Сотруднику стоит знать, что внутренние нормативные акты во многом регулируют деятельность организации, поэтому и информация, изложенная в них, полезна .

Ответственность наступает только тогда, когда работник подписал лист ознакомления, а когда это было сделано законодательство не регламентирует. Большинство компаний стараются получить подпись в момент трудоустройства и лишь некоторые в процессе трудовой деятельности.

Есть и такие, которые халатно относятся к процедуре оформления листа ознакомления с внутренними нормативными актами. Неприятности наступают, когда возникает спорный вопрос или конфликтная ситуация .

В рамках рабочего процесса составлением акта ознакомления занимается юридический отдел или кадровики. Процесс ознакомления проходит под бдительным руководством назначенного приказом руководителя лица, от которого требуется его утвердить и положить на подпись сотруднику.

С 2013 года унифицированная форма была отменена, в связи с этим сегодня акт составляется в произвольной форме по заранее составленному шаблону. От составителя требуется соблюдение структуры и правил русского языка.

В шапке прописывается:

• наименование организации;
• название документа;
• основная суть, дата и номер.

В большинстве случаев дальше формируется таблица , в графы которой вносят номер сотрудника, ИФО, указывают должность, дату, когда произошло ознакомление. Все графы располагаются в указанном порядке, в последней ставится подпись.

Если в этом есть необходимость, количество граф увеличивают, прописывают наименование подразделения или иные примечания. При формировании одного листа ознакомления для всех работников они между собой скрепляются при помощи нити или степлера и обязательно нумеруются.

Оформлять можно на фирменном бланке предприятия или простом листе формата А4. Главное, к чему предъявляют требования – оригинальность поставленных подписей.

Не обязательно, чтобы бланк был заверен. С 2016 года юридическое лицо не обязано применять штемпельное изделие для удостоверения бумаг, за исключением случаев, когда данное требование прописано в учредительном документе.

Крупным организациям приходится нелегко при наличии филиалов по всей стране. Кадровики стараются обеспечить необходимый доступ к информации сотрудникам и рассылают нормативные акты на электронную почту, в отделение кадров представительства.

Те, в свою очередь, размещают их на информационных досках, но без подписи сотрудник не несут никакой ответственности и может прочитанное принять только в качестве дополнительной информации.

В статье 312.1 Трудового кодекса РФ установлены особенности для сотрудников, трудоустройство которых является удаленным . Обмен может осуществляться электронным путем с использованием электронной подписи. Такой документ приравнивается к тому, который оформлен на бумажном носителе.

Работник и работодатель обязаны в срок, установленный трудовым договором, отправить подтверждение о получении электронной версии листа ознакомления.

Хранится лист ознакомления в отделе кадров вместе с документом, к которому он привязан. Для этого выделяется отдельная папка . Законодательство не ограничивает сроки , но пока сотрудник трудоустроен, он должен быть в сохранности.

Дополнительная информация по оформлению представлена на видео.

Для правильной реализации положений законодательных актов в рамках конкретного хозяйствующего субъекта, его руководство может разрабатывать локальные нормативные акты. При этом законы устанавливают за работодателем обязанность по организации процедуры ознакомления работников с их содержанием. Для этих целей может применяться лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Обязанность проводить мероприятия по доведению сведений, содержащихся в нормативных актах, до работников предусмотрена на законодательном уровне.

Организации должны документировать факт ознакомления сотрудника с . Процедура ознакомления затрагивает как уже работающих сотрудников фирмы, так и только поступающих на работу лиц.

В законах не прописаны способы проведения мероприятия ознакомления, однако, практика показывает несколько вариантов ознакомления.

Внимание: решение о том, какой вариант будет применяться администрацией принимается самостоятельно. Данное правило распространяется и на документальное оформления этого события

Для чего это делается

Необходимость данного мероприятия связана с тем, что эти документы содержат нормативы, которые регулируют взаимоотношения сторон трудовых соглашений.

Поэтому их содержание должно быть известно каждому трудящемуся в компании. Правила, которые закреплены в локальных актах, нужно соблюдать как руководству компании, так и всем сотрудникам фирмы.

Изучив их, работник будет знать на что он имеет право, а какие обязанности он должен выполнять, работая в этой компании. Если администрация будет знать, что эта информация известна работнику, то тогда только она получить право требовать соблюдение предусмотренных норм и правил.

Примером этого служит ситуация установления дисциплинарной ответственности работнику за несоблюдение графика работы. Но привлечь к ней можно только, если сотрудник знает распорядок работы фирмы.

Способы ознакомления

Используется несколько способов сбора с работников подтверждений об ознакомлении с нормативными актами:

1. Проставление подписи на самом документе. Для этого на последнем листе ЛНА предусматривается чистое место либо специальная таблица, в которую работник будет вносить информацию об ознакомлении. Такого рода отметки у проверяющих органов вызывают наибольшее доверие, поскольку не дают возможности администрации заменить акт либо внести в него какие-либо изменения.
2. Отдельный листок ознакомления. Его можно открывать сразу на все действующие нормативные акты либо на каждый по отдельности. Важное место на данном листе занимает графа с датой ознакомления. Благодаря ей есть возможность соотносить редакцию документа с фактом ознакомления с ним. Фактически, работник должен проводить ознакомление с каждой версией одного и того же ЛНА.
3. Журнал ознакомления с локальными актами. Сначала такой журнал нужно пронумеровать и прошить. Записи на страницы вносятся на каждую строку, не создавая пропуски. Каждому факту ознакомления с одним актом должна соответствовать одна строка.
4. Включение в пункта о том, что работник ознакомился со всеми действующими актами. Такой способ обычно используется в случае, когда в компании не применяются другие возможности (журнал ознакомления, опросные листы). Работник при подписании трудового соглашения должен проставить подпись не только как подтверждение получения своей копии документа, но и как подтверждение ознакомления. Суды считают такой способ правомерным.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами образец

Файлы для скачивания:

Как оформить лист ознакомления

Рассмотрим пример оформления листа ознакомления работников.

Для такого документа закон не предусматривает какой-либо особого формата. Субъект бизнеса разрабатывает его на своих потребностях, добавляя туда необходимые графы.

Закон разрешает как использовать для всех нормативных актов единый лист ознакомления, так и заводить отдельные листы для каждого существующего ЛНА.

Сначала в верхней части документа нужно указать его название – «Лист ознакомления работников». Дальше необходимо проставить название субъекта бизнеса, причем это допускается сделать как в полном формате, как и сокращенном.

Внимание: если этот лист используется для отметок сразу по всем имеющимся актам, то можно указать общую фразу «с локальными нормативными актами компании». Также допускается вообще не проставлять данную строчку.

Затем на бланке нужно разместить таблицу, содержащую следующие графы.

Список не является закрытым, субъект бизнеса может добавлять любые графы по необходимости:

• 1 - Порядковый номер строки ознакомления. Нумерация строк должна выполняться последовательно, без пропусков;
• 2 - Ф.И.О. сотрудника. Здесь нужно указывать личные данные работника, который ставит отметку об ознакомлении;
• 3 - Должность и подразделение. Здесь указываются сведения о том, на какой должности и в каком отделе трудится этот работник;
• 4 - Наименование акта. Если лист применяется для сбора ознакомительных подписей сразу по всем ЛНА фирмы, то здесь нужно указывать название конкретного акта. Если же документ относится только к одному акту, то эту графу вообще можно опустить;
• 5 - Дата ознакомления. Здесь указывается день, когда произошло ознакомление с ЛНА;
• 6 - Личная подпись. Здесь работник должен расписаться.

Внимание: данный лист никем не подписывается. Если он заканчивается, то он подшивается в специальную архивную папку, а вместо него должен быть открыт новый лист.

Трудовой кодекс РФ (ч. 3 ст. 68) закрепляет обязанность работодателя еще до приема сотрудника ознакомить его с локальными нормативными актами (ЛНА), обязательными по закону для всех работников или необходимыми ему по трудовой функции. Однако форма и порядок ознакомления работников законодательством не предусмотрены. Поэтому можно использовать любые способы ознакомления — главное, чтобы данный факт был подтвержден подписью сотрудника.

При проведении действий по ознакомлению необходимо учесть следующие моменты:

1. Со всеми действующими ЛНА сотрудник, ответственный за прием на работу, должен ознакомить поступающего на должность еще до заключения с ним трудового договора. Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).
2. С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.

Как оформить ознакомление с локальными нормативными актами

На практике предприятия используют:

• проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
• журнал ознакомления с ЛНА;
• лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА. Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника. Еще один вариант — приложение к ЛНА, с которым знакомятся.

Лист можно заполнить вручную или на компьютере.

Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?

1. Это прямая обязанность работодателя, невыполнение которой является административным правонарушением по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 10.10.2011 № 4-АД11-8).
2. Правильность проведения процедуры и наличие подписи сотрудника играют важную доказательственную роль при возникновении споров (апелляционное определение Костромского областного суда от 21.10.2013 по делу № 33-1782).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами можно скачать по ссылке: образец листа ознакомления с ЛНА .

Итак, лист ознакомления — один из способов подтвердить факт знания сотрудником текстов внутренних нормативных документов. Его оформляют в свободной форме. Удобно завести один лист ознакомления либо на конкретный нормативный акт (и хранить с данным актом), либо на сотрудника (и хранить в личном деле).