Порядок заполнения сзв м в году. Отменяющая форма отчёта СЗВ-М: основные нюансы

С апреля 2016 года работодатели, которые заключили трудовые договора со своими сотрудниками, обязаны подавать ежемесячную форму отчетности в Пенсионный фонд СЗВ-М. Необходимо знать, как правильно заполнять такой документ и образец его заполнения.

В самом начале необходимо разобраться, что представляет собою данная форма.

СЗВ-М ПФР– это сведения о застрахованных, входящие, то есть информация, которая поступает в Пенсионный фонд обо всех работающих по договорам людях. Буква М говорит о том, что подавать такую информацию нужно раз в месяц.

Все сведения вносятся абсолютно на каждого работника, даже на тех, кто находится в отпуске или декрете. Пенсионеры тоже входят в этот список. Главным условием считается наличие трудового договора. Это значит, что работник получает заработную плату, которая облагается страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ.

Сдавать форму СЗВ-М можно двумя способами:

• на бумажном носителе – только для тех организаций и предпринимателей, у которых численность работников не превышает 25 человек. Тогда ее можно сдать лично или прислать почтой;
• в электронном виде – тут надо не забыть добавить электронно-цифровую подпись.

Важно понимать, что при несвоевременной подаче отчетности или сдаче с недостоверными сведениями или ошибками, сотрудники Пенсионного фонда наложат штраф на организацию.

Инструкция по заполнению

Заполняется такая форма отчетности обычно сотрудником бухгалтерии. Но с такой задачей легко справится и работник отдела кадров, потому как у обоих имеется вся необходимая информация на каждого сотрудника. Решение о том, кто будет ответственным за заполнение отчета, принимает руководитель организации.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Подается СЗВ-М ежемесячно до 15 числа месяца, который следует за отчетным. Тогда, когда крайний срок сдачи выпадает на праздничный или выходной день, он переносится на ближайший рабочий.

Необходимо точно знать, как правильно заполняется форма СЗВ-М.Инструкция по заполнению СЗВ-М на бумажном носителе выглядит приблизительно так:

Раздел 1 содержит реквизиты страхователя. Тут указываются:

• регистрационный номер, который присваивается организации или предпринимателю, присылается почтой в уведомлении. Узнать его можно в Пенсионном фонде или налоговой службе;
• краткое наименование компании или индивидуального предпринимателя;
• вписывается ИНН и КПП предпринимателя и организации.

Раздел 2 содержит информацию об отчетном периоде с указанием месяца и года.

Раздел 3 включает сведения о форме подаваемой отчетности из предложенных вариантов. Обязательно необходимо выбрать один из них:

• исхд – исходная, которая подается первый раз;
• доп – дополняющая, которая содержит дополнительную информацию, не указанную ранее. Старые сведения сюда уже не вписываются;
• отмн – отменяющая, которая полностью отменяет все указанные ранее данные.

Раздел 4 содержит всю информацию о застрахованных лицах, которые работают по трудовому договору:

• полностью фамилия, имя, отчество;
• СНИЛС физического лица;
• ИНН – если работодатель не владеет информацией о нем, то его можно уточнить у застрахованного лица или узнать на сайте ФНС.

Не имеет значения, в какой последовательности указывать работников, можно в алфавитном порядке или в любом другом. В самом конце документа ставится должность руководителя, его подпись и печать организации.

СЗВ-М: образец заполнения

Каждому заполняющему форму СЗВ-М нужно перед глазами иметь образец. Тогда не возникнет никаких проблем и ошибок:

Нулевой отчет сдавать не нужно, если нет соответствующих договорных отношений, если нет работников или не ведется никакая трудовая и хозяйственная деятельность. Также отчетность в Пенсионный фонд не будет сдавать индивидуальный предприниматель, у которого отсутствуют работники.

Как заполнить СЗВ-М онлайн

Заполнять такой вид отчетности можно онлайн, это намного быстрее и легче. Разработано несколько сервисов, позволяющих заполнить форму СЗВ-М:

• бухсофт;
• СКБ Контур;
• контур-отчет ПФ.

Первым из них является сайт Бухсофт. Благодаря нему получится заполнить форму, сформировать полный пакет документов, проверить все ошибки, распечатать бумагу, направить отчет по защищенным каналам связи.

Все пункты, кроме последнего производятся бесплатно. Необходимо зарегистрироваться на сайте, что не займет много времени. После чего надо заполнить форму:

• заходим в личный кабинет и вписываем все свои реквизиты;
• после чего на главной странице надо выбрать вкладку онлайн-сервисы и нажать на кнопку СЗВ-М;
• потом нажимаем подготовить отчет;
• указываем всю информацию на своих работников;
• нажимаем формирование — готовые отчеты и кнопку формировать;
• проводим проверку на ошибки;
• печатаем файл, если надо сохраняем на компьютере.

Эти действия не займут много времени.

Второй сервис работает с организациями и предпринимателями в специальных режимах и бесплатен в течение месяца. Тут надо выполнить следующие действия:

• зарегистрироваться на сайте;
• заполнить в личном кабинете все реквизиты организации;
• на главной странице ищем отчетность и выбираем форму СЗВ-М за нужный период;
• вписываем информацию о работниках;
• проводим проверку;
• кнопка — другие способы сдать отчет;
• распечатываем файл, сохранив его на компьютере.

Третий сервис дает возможность работать бесплатно полгода. Весь алгоритм действий такой же точно, как и в двух других. Тут существует возможность задать вопрос менеджеру сайта онлайн.

Заполнение формы отчетности онлайн в Пенсионный фонд возможно разными способами, что является очень удобным аспектом. Самое главное, подавать СЗВ-М вовремя, тогда не возникнет никаких проблем с фондом.

Подключите сервис 1С-Отчетность бесплатно на 30 дней!

Шаг 1. Открытие раздела Документы персучета

В программе 1С заходим во вкладку Отчетность , справки и выбираем Документы персучета .

Рис. 1. Вкладка Отчетность, справки в 1С: ЗУП ред. 3.1

Шаг 2. Создание отчета по форме СЗВ-М

В отрывшемся разделе Документы персучета нажимаем на кнопку Создать и выбираем Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М.

Рис. 2. Раздел Документы персучета

Шаг 3. Заполнение отчета по форме СЗВ-М

В отчете выбираем отчетный период и тип формы «Исходная». Нажимаем кнопку Заполнить .

Рис. 3. Заполнение отчета о застрахованных лицах

Шаг 4. Проверка корректности заполнения отчета

Сервис позволяет запустить программу, проверяющую корректность заполнения отчета.

На кнопке Отправить Проверить в Интернете .

Рис. 4. Проверка корректности заполнения отчета

В открывшемся окне заполните согласие на передачу персональных данных и нажмите Продолжить .

Рис. 5. Форма согласия на передачу персональных данных

По итогам проверки отчета программа выдаст сообщение. Если ошибок в отчете не обнаружено, переходите к следующему шагу.

Рис. 6. Сообщение об отсутствии ошибок в отчете

Шаг 5. Отправка отчета в Пенсионный фонд РФ

На кнопке Отправить нажмите на стрелку вниз и выберите Отправить в ПФР .

Рис. 7. Отправка отчета в ПФР

Подтвердите, что отчет заполнен полностью и корректно, нажмите отправить.

Рис. 8. Подтверждение отправки отчета

Рис. 9. Сообщение о сдаче отчета

Шаг 6. Проверка отправки отчета

Для того чтобы проверить отправку отчета в разделе Отчетность, справки, зайдите в раздел 1С-Отчетность .

Рис. 10. Вкладка Отчетность, справки в 1С: ЗУП ред. 3.1

В разделе Отчеты можно увидеть отправленные в контролирующие органы документы и их статус. Отчет по форме СЗВ-М сразу после отправки будет иметь статус Отправлено в ПФР .

Рис. 11. Вкладка Отчеты в разделе 1С-Отчетность

После обновления информации с контролирующими органами статус отчета должен измениться на Отчет успешно сдан .

С сервисом 1С-Отчетность сдать отчет просто и удобно. Вы можете оформить у нас бесплатный доступ на месяц к сервису, для того чтобы попробовать в работе все преимущества.

Подключите сервис бесплатно на 30 дней!

Ответы на часто возникающие вопросы

Когда сдавать отчет

Отчет о застрахованных лицах необходимо сдавать до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Кому нужно сдавать отчет

Всем организациям и ИП, имеющим в найме сотрудников по трудовому и гражданско-правовому договору, необходимо подавать в ПФР сведения о застрахованных лицах.

В отчет должны включаться сотрудники в декрете, отпуске и уволившиеся в рамках отчетного периода.

Можно ли сдавать отчет досрочно

Отчет можно сдать с 1-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как исправить ошибку в отчете

Чтобы исправить ошибку в сведениях отчета по форме СЗВ-М, необходимо заполнить и отправить дополняющую/отменяющую форму.

Предприятия и организации, а также индивидуальные предприниматели (ИП), использующие наемный труд и заключающие с работниками трудовые договоры, в обязательном порядке должны зарегистрироваться в качестве страхователей в соответствующих территориальных органах Пенсионного фонда России (ПФР), выступающего в качестве страховщика (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Здесь есть нюансы. Страхователи-организации, являющиеся юридическими лицами, проходят автоматическую регистрацию в ПФР в течение пяти дней с момента оформления открытия предприятия в федеральных органах исполнительной власти (п. 8 постановления ПФР от 13.10.2008 № 296п). ИП в качестве работодателей должны зарегистрироваться в Пенсионном фонде самостоятельно. Причем заявление должно быть подано не позднее 30 дней с момента заключения первого трудового или же гражданско-правового договора. После этого регистрация в Пенсионном фонде ИП как страхователя осуществляется в течение пяти дней. (п. 21, 22 и приложение 7 постановления ПФР от 13.10.2008 № 296п). Следует обратить внимание на сроки. Несвоевременная регистрация страхователя влечет за собой штрафные санкции в сумме пяти тысяч рублей, если просрочка составляет менее 90 дней, и 10 тысяч рублей при превышении этого периода (п. 1 ст. 27 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).

После того, как субъект предпринимательской деятельности получает статус работодателя, у него появляется обязанность сдавать отчет СЗВ-М, образец заполнения которого представлен в данном материале. Форма СЗВ-М утверждена соответствующим постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п и введена в действие с 1 апреля 2016 года. В ней содержатся сведения о всех застрахованных лицах, находящихся в трудовых отношениях с работодателем. Форму СЗВ-М скачать можно внизу страницы.

Порядок заполнения формы СЗВ-М

При подготовке отчетности следует соблюдать определенные правила. Заполнение и последующая сдача в Пенсионный фонд отчетной формы СЗВ-М требуют соблюдения установленного порядка. Нельзя нарушать срок сдачи отчетности (п. 2.2 ст. 11 Федерального Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в редакции от 29.12.2015 № 385-ФЗ, от 01.05.2016 № 136-ФЗ), который установлен не позднее 10 числа, идущего за отчетным месяцем. При этом сдача отчетности СЗВ-М допускается с превышением указанного срока, при условии, если последний день возможности отчитаться попадает на выходной или же праздничный день. В этом случае отчет можно отправить в ПФР в ближайший рабочий день. Форма СЗВ-М, образец заполнения которой представлен ниже, должна включать все необходимые сведения о застрахованном лице, указанные в самом отчетном документе.

СЗВ-М - это форма ежемесячной отчетности, причем обязательной, и при ее представлении следует руководствоваться абзацем 3 п. 2 ст. 8 Федерального Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Что это значит. Если численность застрахованных у работодателя лиц в отчетный период превышает 25 человек, то заполнение формы должно быть в электронном виде.

Образец заполнения бланка СЗВ-М

Необходимо знать, какие данные вводить в СЗВ-М. Инструкция по заполнению формы поможет вам не допустить ошибок. СЗВ-М, образец заполнения рассмотрим детально.

Как заполнить:

Это демонстрационный пример заполнения формы.

Скачать бланк СЗВ-М

Форма СЗВ-М, образец заполнения которой представлен выше, используется субъектами предпринимательской деятельности всех форм собственности. Оформление бланка не представляет особой сложности. Скачать форму СЗВ-М в «Экселе» можно по ссылке ниже. Всегда соблюдайте порядок заполнения формы. Выполняя правила заполнения СЗВ-М, вы сможете избежать ошибок. Сдавайте отчетную форму без задержек в указанные сроки, это позволит избежать штрафных санкций.

Скачать форму СЗВ-М.

Два года назад была введена форма отчетности СЗВ-М, которая показывала количество подчиненных на предприятии с поименным списком. Мы расскажем, что это за форма, как отправить по почте в 2018 году и о прочих изменениях, связанных с этим документом.

Зачем нужен этот отчет

С апреля 2016 года все предприятия, включая ИП, должны каждый месяц подавать отчет в Пенсионный фонд России (ПФР) с поименным списком людей, работающих в компании. Сдавать специально разработанную форму СЗВ-М должны были до 10 числа, следующего за отчетным периодом. В 2018 году данный вид отчета сохранился, но измениилсь сроки .

Причиной для ввода такой отчетности в ПФР послужило то, что с 1 января 2016 года у пенсионеров, которые остались работать, убрали плановую индексацию страховых пенсионных начислений. Соответствующий Федеральный закон № 385-Ф3 был одобрен депутатами и Президентом РФ. Так как индексировать пенсии прекращают с 1-го дня работы и начинают заново с момента увольнения, то появилась нужда в непрерывном отслеживании кадровых движений. Осуществление контроля поручили работодателям. Это объясняется тем, что они могут представить полную картину учета персонала, в том числе граждан, работающих по гражданско-правовым договорам.

С 1 февраля 2016 года ПФР обнародовал постановление № 83п , которое прошло регистрацию под № 41142 в Минюсте РФ 18 февраля. С 1 апреля 2016 года документ – отчет СЗВ-М – вступил в силу.

в 2018 году готовить и подавать этот документ можно до 15 числа следующего месяца (если 15 число – выходной, то крайний срок подачи переносится на последующее рабочее число).

Разновидности отчета

Сведения, которые обязательны для представления в ПФР, отражены в ст. 11 № 27-Ф3. Существует 3 формы отчета:

• «исх» – документ, отправляемый первый раз за отчетный период;
• «доп» – уточняющий документ, прилагающийся к уже поданному за отчетный период;
• – аннулирует отчет, который подавался ранее.

В самой форме отчета имеются четкие и подробные инструкции по заполнению. В бумажном виде отчет разрешено сдавать при численности штата, не превышающей 24 человека. Если на предприятии работает 25 и более подчиненных, то отчитываться надо будет в цифровом виде. Это прописано в ст. 8 № 27-Ф3. Сотрудники, работающие по , приравниваются к штатным работникам и отражаются в отчете СЗВ-М. Если подается бумажная версия отчета вместо электронной, то будет наложено взыскание в размере 1000 рублей (ст.17 Федерального закона № 27-Ф3).

Для подачи документа в цифровом виде нужно в обязательном порядке заключение контракта с оператором связи, так как на сайте ПФР есть возможность скачать электронный отчет, сделать проверку на возможные неправильности, но невозможно подать его. При электронной версии отчетности рекомендуется отправлять файл на 1-2 дня раньше, дабы исключить вероятные технические задержки.

Сдаем отчет по почте

Также отчет СЗВ-М возможно сдать по почте. Это касается бумажной версии. Отчетный документ рекомендуется отправлять как ценное письмо с описью. Существующая форма описи – Ф107, но можно оформлять в произвольной форме. В ней должны обязательно присутствовать адрес и наименование получателя, отправитель и наименования вложенных документов и их число. Объявленная ценность пересылаемых бумаг указывается условно. Также опись можно составить по примеру ФГУП «Почта России».

За просрочку подачи отчета или ошибки в заполнении предусмотрены штрафные санкции. При несвоевременной сдаче директора или главного бухгалтера могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ). На само предприятие может лечь взыскание в размере 500 рублей за каждого человека в штате (ст. 17 № 27-Ф3), то есть если штат насчитывает 100 человек, то штраф составит 500 х 100 = 50 000 рублей.

При допущении недочетов в отчете штраф также составляет 500 рублей за штатную единицу. Напоминаем, что сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, относятся к штату. Если подчиненных в штате нет, то подавать нулевой СЗВ-М нет нужды, что прописано в письме ПФР № ЛЧ-08-26/9856 .

В декабре 2016 года постановлением № 1077п от ПФР была принята обновленная форма цифрового отчета СЗВ-М. Изменения вступили в силу с 8 января 2017 года, предыдущая форма упразднилась. В приложении к форме подробно расписаны все изменения. Обновленный электронный документ позволяет бесперебойно сдавать отчеты, при условии соблюдения работодателями и операторами связи нововведений к формату отчета.

Все наниматели обязаны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд отчет о застрахованных лицах. Но некоторые организации имеют лишь единственного сотрудника – директора, с которым нет договора, либо приостановили своё функционирование или вообще не имеют штата. Подают ли в подобных ситуациях СЗВ-М, если нет работников в 2018 году? Разбираемся с этим вопросом.

Что такое СЗВ-М без работников

Отчёт СЗВ-М – это форма персонифицированного учета. Она предназначена для отражения данных о застрахованных сотрудниках организации или ИП. Примерно, это обозначение расшифровывается так: Сведения о Застрахованных Входящие за Месяц – СЗВ-М.

Оформлением этого отчёта занимается ответственное лицо, назначенное руководителем.

По общему правилу, если на предприятии отсутствуют работники и при этом не подписано трудовое соглашение между руководителем и самой организацией, то речь идёт необходимости сдачи СЗВ-М, если нет сотрудников. Ещё бухгалтеры называют её нулевым отчётом.

Когда и кто сдает

Представлять в ПФР рассматриваемый отчёт обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовой или гражданско-правовой договор с физическими лицами. Отсюда делаем вывод: сдавать СЗВ-М, если нет работников де-юре, нет необходимости.

При этом важно соблюдать 2 критерия:

1. Срок действия договора/контракта не истек.
2. Есть обязанность по страховым взносам (даже если начислять взносы не на что, и/или сотрудники гуляют за свой счёт).

СЗВ-М сдают ежемесячно в территориальный ПФР по месту регистрации предприятия как страхователя.

Есть ли смысл сдавать СЗВ-М без сотрудников в 2018 году

Отчёт СЗВ-М при отсутствии работников будет практически пустым. Взять и сдать его в Пенсионный фонд не имеет смысла. Хотя не всё так однозначно.

На законодательном уровне прямо не урегулирована ситуация, если нет работников: нужно ли сдавать СЗВ-М.

Если ознакомиться с содержанием этой формы, среди обязательных реквизитов можно увидеть:

• регистрационный номер в Пенсионном фонде;
• название организации/ИП;
• идентификационный налоговый номер;
• период, за который сдан отчет;
• тип формы.

Разумеется, первые 3 раздела невозможно оставить пустыми:

В 4-м разделе формы СЗВ-М приводят список застрахованных физических лиц, с которыми заключен и действует трудовой либо гражданско-правовой договор. А также – персональную информацию по каждому: СНИЛС и ИНН. Пример показан далее:

Логично полагать, что фактически организация не может существовать без работников. Поэтому должна отражать информацию минимум о своём генеральном директоре. Однако такой подход всё равно не даёт однозначного ответа на вопрос, надо сдавать СЗВ-М, если нет работников, или всё же нет.

Позиция ПФР о том, как сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников

Так, нужно ли сдавать СЗВ-М без работников в 2018 году? Вопрос интересный и до сих пор спорный.

С другой стороны, можно наткнуться на технические сложности, как заполнить СЗВ-М, если нет сотрудников. Так, электронный формат отчёта предусматривает заполнение хотя бы одной строки списка застрахованных лиц. Отправить отчет вообще без блока «Сведения о застрахованных лицах» – нельзя. Поэтому совсем пустой бланк сдать не получится.

Из действующего законодательства не ясно, надо сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников в 2018 году, или нет. Сдача нулевой формы – вопрос пока спорный. Выше представлена позиция лишь одного территориального подразделения ПФР. А чёткая позиция по данному вопросу центрального аппарата фонда отсутствует.

Форма СЗВ-М и ИП без сотрудников

Отдельный вопрос, сдаёт СЗВ-М ИП без работников в 2018 году или нет. Так вот: бизнесмены подают рассматриваемый отчёт в Пенсионный фонд только тогда, когда выступают страхователями. Такое требование вытекает из п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ <О персучёте в системе ОПС˃. А это возможно только при использовании наемного труда. Поэтому не сдает ИП СЗВ-М, если нет работников.

На самих себя сдают ли ИП СЗВ-М без работников? Такой обязанности нет.

Когда все сотрудники ИП уволены либо вообще отсутствуют в текущем месяце, и предприниматель самостоятельно ведет свою деятельность, рассматриваемый отчёт не подают. В этом случае заполнение нулевого СЗВ-М не имеет смысла.

Приостановление деятельности и отдых за свой счёт

Хороший вопрос, сдается ли СЗВ-М, если нет сотрудников по причине приостановки предприятием деятельности, роспуска всего персонала за свой счёт. Оказывается, сдавать отчёт нужно по общим правилам.

Суть в том, что:

• персонал де-юре есть;
• трудовых функций он не выполняет;
• бухгалтерия не начисляет страховые взносы;
• обязанности страхователя по взносам остаются прежними.

Что на практике

Многие ООО СЗВ-М без работников всё же сдают, чтобы тем самым подстраховать себя от претензий Пенсионного фонда и штрафов от него. Либо отражают информацию только о генеральном директоре.

На основании последних разъяснений страхователи освобождены от сдачи именно «нулевок». Это следует из письма ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856.

Письма Минтруда и ПФР пока не дают однозначных ответов на спорные вопросы про отчётность по форме СЗВ-М. Поэтому рекомендуем страхователям при их возникновении обращаться за письменными ответами в подразделения Пенсионного фонда. Так вы минимизируете риск привлечения к ответственности за правонарушение.