Документы для инспекции по труду. Особенности и план проверок трудовой инспекции
Какие документы проверяет трудовая инспекция?
Какие документы проверяет трудовая инспекция? При ответе на данный вопрос нужно учитывать объем ее полномочий и задачи проверки. В нашей статье тема рассматривается с учетом новейших изменений трудового законодательства и закона о проверках.
Какие документы нужны для предъявления проверяющим из трудовой инспекции: общая информация
Трудинспекция действует на основании норм Трудового кодекса (ст. 354-365 и др.), закона «О защите прав...» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон № 294-ФЗ), а также подзаконных актов:
- положения о федеральном государственном надзоре..., утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — положение № 875);
- административного регламента, утв. приказом Минтруда РФ от 30.10.2012 № 354н (далее — адмрегламент) и др.
Документы для проверяющих из трудовой инспекции должны быть в наличии с учетом норм ТК РФ. В первую очередь это локальные нормативные акты (далее — ЛНА, ст. 8 ТК РФ), трудовые договоры и соглашения (ст. 9 ТК РФ). Более конкретные требования выработаны практикой, зачастую это отражено в нормах ТК РФ и разъяснениях Роструда.
Некоторые выводы о том, какие документы нужны для трудовой инспекции, можно сделать на основании вопросов из чек-листов (обиходное наименование) — проверочных листов, утв. приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 (далее — приказ № 655). Об этом мы сообщали в материале Роструд утвердил 107 форм проверочных листов .
Цель проверки — оценка соответствия деятельности организации или индивидуального предпринимателя (ИП) требованиям закона (п. 6 ст. 2 закона № 294-ФЗ). Непосредственно проверку проводят трудовые инспекторы государственных инспекций труда.
Проверки проводятся в одной из 2 форм (ст. 11, 12 закона № 294-ФЗ):
- документарной (исследуются документы без выезда);
- выездной (по месту нахождения проверяемого лица).
Документы изучаются не только во время самой проверки, но и задолго до нее. Рассмотрим виды сведений, изучаемых трудинспекцией на разных этапах.
Проверка документов на этапе формирования плана проверок
В зависимости от основания проведения проверки подразделяются (ст. 9, 10 закона № 294-ФЗ):
- на плановые (проводятся на основании годового плана);
- внеплановые (по заявлению, обращению и т. д.).
В плане проверок перечисляются лица, в отношении которых будут проводиться проверочные мероприятия, и сроки проведения проверки.
При его формировании учитываются:
- 3-летний срок, прошедший с момента госрегистрации или последней проверки лица (п. 8 ст. 9 закона № 294-ФЗ);
- наличие или отсутствие повышенного риска нарушений (ст. 8.1 закона № 294-ФЗ).
В соответствии с п. 31 адмрегламента анализ начинается в 3 квартале года с изучения:
- материалов предыдущих проверок и их результатов, включая структуру и типологию нарушений трудового законодательства;
- причин задолженности по зарплате;
- сведений о работодателях, задерживающих выплату заработной платы;
- состояния условий, охраны труда и травматизма и др. информации.
Эти сведения используются для реализации риск-ориентированного подхода. Уровень риска, в зависимости от которого устанавливается частота проверок, определяется по формуле, в которой весомая роль принадлежит индивидуальным коэффициентам, определяемым на основании (п. 10 положения № 875):
- отчетности о результатах надзора за 3 предшествующих года;
- сведений о травматизме за 3 года;
- сведений о долгах по зарплате за предыдущий год.
Эти и некоторые другие сведения могут быть получены без направления запроса проверяемому лицу — по документам трудинспекции и других госорганов.
Получение документов по системам межведомственного взаимодействия
Приказом Минтруда РФ от 04.05.2017 № 412н адмрегламент дополнен п. 51(1), предусматривающим получение большого количества документов о работодателях по каналам межведомственного информационного взаимодействия от государственных и муниципальных органов и организаций, в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 19.04.2016 № 724-р, при проведении документарных проверок.
Это сведения:
- о задолженности по налогам, страховым взносам, пеням и штрафам;
- из ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРИП и некоторых др. реестров;
- бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- о среднесписочной численности работников;
- регистрации физлиц по месту жительства и др.
Материалы, которые могут быть получены от других ведомств, запрещается запрашивать у проверяемых лиц. Это вытекает из абз. 28 п. 7 адмрегламента.
ВАЖНО! Проверяемое лицо вправе ознакомиться со всеми полученными по каналам межведомственного взаимодействия материалами на основании п. 7.1 ст. 18 закона № 294-ФЗ, абз. 17 п. 7 адмрегламента.
Пределы проверки документов трудинспекцией: возможности и ограничения
В соответствии с подп. «б» п. 13 положения № 875 инспекторы вправе запрашивать и безвозмездно получать документы, объяснения и информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций. Таким образом, право получать материалы не является неограниченным.
Ограничения этого полномочия можно сгруппировать следующим образом:
- Ограничение по срокам. Право требовать представления каких-либо документов и сведений существует только в рамках проводимой проверки. Запрещается направлять запросы до начала проверки (абз. 29 п. 7 адмрегламента), а также превышать сроки проверки без соблюдения установленной процедуры продления (абз. 26 п. 7 адмрегламента).
- Ограничение по объему, основанное на целях проверки. Должностные лица Роструда не имеют права проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к их компетенции, и требовать представления материалов, не являющихся объектами проверки или не относящихся к ним, а также не вправе изымать оригиналы (абз. 22, 23 п. 7 адмрегламента).
- Ограничение по предмету (применимо только к плановой проверке).
ВАЖНО! Плановая проверка ограничивается перечнем вопросов, включенных в чек-листы (п. 8 положения № 875).
В соответствии с п. 7 Общих требований…, утв. постановлением Правительства от 13.02.2017 № 177, формы проверочных листов могут быть использованы для создания сервисов по самопроверке соблюдения обязательных требований.
Документы для плановой или внеплановой проверки трудинспекции
Приказом № 655 утверждены для проверки темы:
- Общие (№ 1-37, 100): проверка порядка приема на работу (список вопросов № 1), содержание трудовых договоров (список № 2) и др. Под параметры проверки по этим темам подпадает большинство работодателей.
- Отраслевые (№ 38-107): охрана труда в ЖКХ (№ 38) и др. Эти списки посвящены в основном вопросам охраны труда по разным видам работ. Исключением является список № 107, содержащий вопросы по гарантиям медработникам. Можно предположить, что список будет дополнен, поскольку по некоторым видам работ и гарантиям имеются явные пробелы. Например, для проверки соблюдения гарантий для работников образования также возможна разработка отдельного чек-листа.
При подготовке к проверке необходимо учитывать, что по каждому из вопросов нужно будет представить документ, подтверждающий выполнение требования. Рассмотрим примеры.
Чек-лист № 1: прием на работу
Если ориентироваться строго по вопросам списка, нужно представить:
- Трудовые договоры (об их содержании и основных требованиях вы узнаете из статьи на сайте Трудовой договор с испытательным сроком по ТК РФ). К этой же категории относится договор с руководителем (см. статью Трудовой договор с генеральным директором (образец)). Информация о том, нужно ли представлять документы о продлении полномочий, отсутствует, однако целесообразно их также подготовить (подробности — в материале Как правильно оформить кадровые документы при продлении полномочий генерального директора).
- ЛНА, предусматривающий прохождение медосмотров (при его наличии), договор с медицинской организацией, журнал учета выдачи направлений и др. документы, подтверждающие прохождение медосмотров (см. подробнее в статье Периодический медосмотр работников предприятия).
- Гражданско-правовые договоры (ГПД).
- Приказы о приеме на работу.
- Листы (журналы) ознакомления с ЛНА (см. статью Лист ознакомления с ЛНА - образец).
Одна из сложнейших тем проверки — зарплата, вопросы ее начисления и выплаты.
Какие документы нужны трудовой инспекции для проверки начисления и выплаты зарплаты (чек-листы № 7, 17)
Для проверки по чек-листу № 7 нужно подготовить:
- ЛНА по системе оплаты труда: положение об оплате труда, положение о премировании и др. (подробности — в статье Какие есть виды зарплаты и формы оплаты труда , Является ли премия составной частью зарплаты?).
- Документы по расчетным листкам: приказ об утверждении, журнал выдачи (см. статью Когда выдается расчетный лист по зарплате?).
- Документы по учету рабочего времени для установления переработок (см. статью Как составить график учета рабочего времени сотрудников?).
- Документы по выплате зарплаты: трудовые договоры, ведомости по начислению зарплаты (расчетную ведомость по ф. Т-51, утв. постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1, платежную ведомость по ф. Т-53, расчетно-платежную ведомость по ф. Т-49 и др. подтверждающие документы). Подробнее о подтверждаемых обстоятельствах читайте в статье Порядок выплаты зарплаты по ТК .
- Приказы по удержаниям и приложения к ним (см. статью Какие существуют удержания из зарплаты?).
Кроме того, необходимо представить документы, подтверждающие дополнительные выплаты в пользу работников, причитающиеся по различным основаниям (см. подробнее в статье Надбавки к зарплате - доплаты и компенсации).
Внеплановая проверка
Внеплановая проверка трудинспекции проводится по основаниям, перечисленным в ст. 360 ТК РФ. Перечень оснований закрытый, но может быть расширен (см. на нашем сайте сообщение о законопроекте): жалобы работников, сообщения и др.
Пределы внеплановой проверки законодательством не регламентированы. Ее цель — проверка доводов и фактов, изложенных в поступившем документе. Для выполнения этой задачи проверка может быть проведена в документарной либо выездной форме.
Срок и порядок представления документов по запросу или требованию трудовой инспекции
Порядок и сроки представления документов при документарной проверке регламентированы законом № 294-ФЗ и адмрегламентом:
- В течение 10 рабочих дней после получения запроса проверяемое лицо обязано представить в трудинспекцию запрошенные документы (п. 5 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 52 адмрегламента).
- Запрос должен быть мотивированным (п. 5 ст. 11 закона № 294-ФЗ).
- Документы представляются только в виде копий, заверенных подписью и печатью (при наличии) проверяемого лица (п. 52 адмрегламента).
- При выявлении противоречий у проверяемого лица в таком же порядке запрашиваются объяснения (п. 8 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 53 адмрегламента).
ВАЖНО! Непредставление запрашиваемых материалов в 10-дневный срок является основанием для привлечения к административной ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ и перехода к выездной проверке проверяемого лица.
При выявлении признаков нарушений руководитель трудинспекции вправе назначить выездную проверку в отношении этого же лица (п. 10 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 53 адмрегламента).
При выездной проверке инспектор вправе знакомиться с любыми документами, связанными с целями, задачами и предметом данной проверки (п. 5 ст. 12 закона № 294-ФЗ).
Итак, в настоящее время проверка трудовой инспекции ограничена как во временных пределах, так и по объему. При этом исследуются документы, в которых можно найти ответы на вопросы из чек-листов (в плановом порядке) либо подтверждение фактов или доводов из поступившего обращения (при внеплановой проверке). Перечни таких документов отсутствуют. Документы по запросу трудовой инспекции представляются только в виде заверенных копий.
За что накажут инспектора: Провел проверку без распоряжения или без оснований, Не выдал акт проверки, Нарушил сроки проверки, Не согласовал проверку с прокуратурой. Наказание назначает мировой судья по КоАП РФ.
Нет распоряжения на проверку
Иногда инспекторы приходят в компанию без распоряжения. Они предъявляют удостоверения и просят документы по списку. Такие действия незаконны. Проверять компанию без распоряжения нельзя (Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ ). Инспектору грозит штраф по ч. 2 ст. 19.6.1 КоАП РФ, если он проведет проверку без распоряжения.
Пример, Инспектор провела проверку компании без распоряжения. Прокуратура выявила нарушение и направила материалы дела мировому судье на рассмотрение. Инспектор утверждала, что имела право запрашивать документы, чтобы установить необходимые обстоятельства. Суд этот довод не принял. Он указал, что проверки можно проводить только при наличии распоряжений. В итоге суд оштрафовал инспектора по ч. 2 ст. 19.6.1 КоАП РФ (решение Пензенского областного суда от 14.01.2016 по делу № 12–5/2016).
Таким образом, если инспектор пришел к вам с проверкой без распоряжения, вы не обязаны пускать его на территорию и предъявлять документы. Если вы все же отдали документы и инспектор выписал вам предписание и штраф, оспаривайте их. Суд признает предписание и штраф незаконными.
В жалобе не указаны нарушения
Проверка незаконна, если у инспектора не было оснований ее проводить. Например, работник выразил отношение к работодателю, но не жаловался на невыплату зарплаты, перевод на другое рабочее место или дисциплинарное взыскание. Инспектор не имеет права проверять компанию, так как в жалобе не указаны конкретные нарушения. Если же работник лишь выразил недовольство работодателем или сетует на плохие условия жизни, то проверять компанию нельзя.
Превышены сроки проверки
Срок любой проверки трудовой инспекции не должен превышать 20 рабочих дней. Точный срок контрольных мероприятий указывается в распоряжении. Инспектор вправе закончить проверку и досрочно. Также он имеет право ходатайствовать перед руководителем инспекции о продлении проверки. Например, если по уважительным причинам не смог оценить соответствие деятельности компании требованиям закона. Однако превышать срок проверки нельзя. За такое нарушение инспектору грозит штраф.
Глава 48.1 ТК РФ устанавливает упрощенное регулирование труда лиц, работающих у работодателей – микропредприятий. Типовой трудовой договор.
Узнайте, что может проверить у вас трудовая инспекция
Зачастую проверка, проводимая государственной инспекцией труда становится нелегким испытанием для руководителя и бухгалтера (в особенности, когда он ведет кадровый учет).
Варианты, при которых трудовая инспекция может нанести визит в организацию:
В Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (Закон № 294-ФЗ ) достаточно подробно указаны основания для проведения проверки трудовой инспекцией или другими государственными органами. Основания подразделяются на 2 группы:
1) Для плановой проверки .
2) Для внеплановой проверки .
Все ли организации могут попасть под плановую проверку, проводимую трудовой инспекции?
Да, и это возможно в следующих случаях. Причем для проведения плановой проверки достаточно всего лишь одного основания:
1) со дня государственной регистрации определенного работодателя прошло три года.
2) с момента завершения последней плановой проверки прошло три года.
3) с начала фактического ведения работодателем предпринимательской деятельности прошло три года.
Что может послужить поводом для внеплановой проверки?
Частота проведения внеплановых трудовых проверок никак не регламентируется. Согласно Положения о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.12 № 875
, основанием для их проведения являются следующие обстоятельства:
- или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
- установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, ;
- невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
- поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
- жалоба работника на нарушение трудовых прав;
- запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
- приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.
Может ли работодатель получить информацию у проверяющего - от чьего имени была получена жалоба в трудовую инспекцию?
Согласно закону анонимные обращения не рассматриваются трудовой инспекцией. А значит работник обязан указывать в жалобе свои данные, а именно Фамилию, Имя, Отчество, адрес, а также телефонный номер. Но в случае, когда заявитель хочет сохранить данные о себе в тайне (сделав соответствующую запись в заявлении), то инспекторы обязуются действовать конфиденциально. Это право закреплено в . Стоит отметить, что проверка организации должна быть проведена таким образом, чтобы никто не догадался с чей именно подачи она запланирована.
Какие полномочия есть у инспектора труда во время проверки?
С полным перечнем полномочий инспекторами можно ознакомиться в пункте 13 Положения о надзоре за соблюдением трудового законодательства. утвержденного постановлением Правительства РФ №875 от 01.09.2012 г.
13. При осуществлении федерального государственного надзора в сфере труда государственные инспекторы труда имеют право:
а) беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного "образца" посещать работодателей в целях проведения их проверки;
б) запрашивать у работодателей и их представителей, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения , информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;
в) изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ в порядке, установленном федеральными "законами" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составляют соответствующий акт;
г) расследовать в установленном порядке несчастные случаи на производстве;
д) предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений обязательных требований в сфере труда, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке;
е) направлять в суды при наличии заключений государственной экспертизы условий труда требования о ликвидации юридических лиц (организаций) или прекращении деятельности их структурных подразделений вследствие нарушения "требований" охраны труда;
ж) выдавать предписания об отстранении от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знания требований охраны труда;
з) запрещать использование средств индивидуальной и коллективной защиты работников, если такие средства не соответствуют обязательным требованиям, установленным в соответствии с "законодательством" Российской Федерации о техническом регулировании, и государственным нормативным "требованиям" охраны труда;
и) составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях в пределах своих полномочий, подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
к) выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении обязательных требований в сфере труда, о возмещении вреда, причиненного здоровью работников на производстве.
Как можно получить информацию о плановой проверке в организации?
Получить информацию о том, планируется ли в вашей организации проверка можно на сайте Генеральной прокуратуры Российской Федерации - http://www.genproc.gov.ru/.
Для этого следует зайти в раздел «Сводный план проверок субъектов предпринимательства на 2019 год».
Следует иметь ввиду, что согласно п.7 ст.9 Закона № 294-ФЗ Генеральная прокуратура имеет обязательство по формированию ежегодного сводного плана проведения плановых проверок и должна размещать данный документ на своем сайте до 31 декабря текущего календарного года. Однако имейте ввиду, что это относится к плановым проверкам трудовой инспекции.
Перечень документов, которые может затребовать трудовая инспекция для проверки
Как правило трудовая инспекция может затребовать в обязательном порядка следующие кадровые и документы трудового законодательства:
- Трудовой и коллективный договоры
- Книги по учету и движению трудовых книжек
- Личные карточки работников
- Штатное расписание
- и извещение о начале отпуска
- График работы и Табель учета рабочего времени
- Локальные акты. К обязательным локальным актам относятся правила внутреннего , положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных работников () и инструкции по охране труда ()
- Документы по охране труда
- Приказы (распоряжения) работодателя
- Документы по специальной оценке рабочих мест
- Журналы инструктажей;
- Документы на оплату труда (платежные ведомости, лицевые счета работников и др.)
Кроме оригиналов вышеназванных документов следует предоставить и подтверждение того, что сотрудник с ними ознакомлен.
Какие действия следует произвести в том случае, если у организации нет документов, требуемых трудовой инспекцией, во избежание штрафа?
Работодатель должен быть уведомлен о проведении внеплановой проверки не позднее чем за сутки до момента начала ее проведения. Но согласно имеют место и проверки без уведомлений. Так что, если позволяет время, то следует максимально быстро заняться подготовкой и оформлением недостающих документов.
В организациях, которые применяют УСН, за кадровый учет довольно часто отвечает сам бухгалтер. Какие документы ему следует не забыть оформить?
Зачастую в небольших фирмах нет локальных актов (положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных работников и т. д.). А это и есть нарушение. Данные документы должны быть утверждены, даже если в организации по найму работает всего один человек.
Примечание : Трудовая инспекция занимается проверкой всех документов, касающихся кадровой работы и документов, которые связаны с охраной труда, независимо от величины предприятия и количества занятых работников.
Довольно часто не уделяется должное внимание соблюдению требований законодательства в отношении охраны труда. К примеру, у работодателей нет инструкций об охране труда или журналов регистрации инструктажа по охране труда.
Порой забывают и о проведении аттестации рабочих мест, а также обеспечении работников средствами индивидуальной защиты, если в них есть необходимость.
Список документов, проверяемых трудовой инспекцией, является открытым.
Какие нарушения имеют место при оформлении трудовых договоров, Наиболее частые нарушения в кадровом учете?
Наиболее частыми нарушениями при проверке работы организации,- это отсутствие трудовых договоров в письменной форме или же неверное их оформление.
Что именно работодатели могут оформить неправильно?
Нарушениями будут признаны:
1) факт не указания в договоре размера заработной платы;
3) отсутствие подписи работника о получении его экземпляра трудового договора, которая должна быть на экземпляре, который принадлежит работодателю.
Варианты ошибок при оформлении графика отпусков. Что делать, если у компании нет графика отпусков?
Если работодатель заранее уведомлен о проверке со стороны трудовой инспекции, то он может заняться составлением графика отпусков до начала ее проведения. Отметим, что утвердить данный документ следует приказом руководителя от декабря прошлого года. Имейте ввиду, что график отпусков должен быть утвержден за две недели до наступления календарного года. Эти правила указаны в . Но вот на самом деле этот срок редко соблюдается. Поэтому можно сделать график отпусков в летнее время, а утвердить его серединой декабря прошлого года.
Еще одна ситуация. Некоторым работникам, к примеру лицам до 18 лет, следует предоставлять отпуск в любое время по первому требованию (согласно Трудового кодекса РФ). Есть ли необходимость в составлении графика отпусков на этих сотрудников?
Безусловно, в график отпусков необходимо включить всех сотрудников, а также имеющих право получения отпуска в подходящее для них время. Если, сотрудник захочет изменить указанную предварительно дату отпуска, то он может просто заранее подать заявление. Работодатель не имеет права отказать работнику в данном вопросе.
Действительно ли работник должен быть извещен под роспись об отпуске не позднее чем за две недели до его начала?
Да, это так, о чем свидетельствует . Работодатель должен иметь подтверждение этого извещения. Но зачастую такого документа у него нет. А это уже нарушение. Также работодатели довольно часто нарушают сроки выплаты отпускных. Согласно Трудового Кодекса РФ оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три календарных дня до его начала.
Может ли инспекторов заинтересовать то, как работники делят свой отпуск на части?
Ежегодный основной отпуск должен быть не меньше 28 календарных дней, установленных законом. Об этом говорится в . При делении отпуска по заявлению работника, одна его часть не должна быть меньше 14 дней, согласно . А значит, Когда вы предоставляете работникам отпуск работникам отпуск частями, проверьте, чтобы хотя бы одна из частей была не меньше 14 календарных дней.
Когда инспекторов интересует размер заработной платы
Сумма заработной платы должна быть прописана в трудовом договоре.
Может ли размер зарплаты быть предметом проверки?
В статье 133 ТК РФ сказано, что заработная плата, которая начислена за отработанный месяц, не может быть ниже . С 1 января 2015 года он равен 5965 руб. Если же в регионе заключено и опубликовано соглашение о региональном МРОТ, который выше федерального, то выплата зарплаты ниже регионального МРОТ будет являться нарушением.
Должен ли быть указан размер зарплаты именно в рублях?
Безусловно, в трудовом договоре нельзя прописывать сумму заработной платы в иностранной валюте.
Сколько раз в месяц сотрудник должен получать заработную плату?
Согласно выплата заработной платы должна производиться не реже 1 раза в полмесяца. Согласно письму Роструда №472-6-0 от 01.03.2007 г. заявление работника о согласии получать оклад один раз в месяц не освобождает работодателя от ответственности.
Почему нужно выписывать расчетные листки. Можно ли обойтись без расчетного листка?
Нет, этого делать нельзя. Согласно ст.136 ТК РФ при выплате зарплаты работодатель обязан извещать работника о составных частях его заработной платы, о размерах и об основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате, причем в письменной форме. Так что расчетные листки должны быть выданы при каждой выплате зарплаты. О чем свидетельствует письмо Роструда №739-6-1 от 18.03.2010г. А согласно постановлению Верховного суда РФ № 75-АД10-3 от 23.12.2010г. В случае невыполнения этих правил, можно получить штраф по ст.5.27 КоАП Российской Федерации.
Нужно выдавать расчетные листки, если зарплата перечисляется на банковские карточки?
Не смотря на то, что заработная плата работникам перечисляется на пластиковые банковские карточки, работодатель обязан выдавать им с данными о начислениях и удержаниях.
Если учесть, что заработная плата должна выплачиваться не реже раза в полмесяца нужно ли выдавать, расчетный листок дважды в месяц?
Это так, но при определенных обстоятельствах допускается выдача расчетных листков один раз в месяц, если они выдаются в бумажной форме (согласно письму Роструда №5277-6-1 от 24.12.2007г.) Расчетный листок может быть выдан работнику либо в момент выдачи зарплаты (при выплате наличными), либо он должен быть доступным со дня выплаты зарплаты в случае перечисления ее на банковскую карту работника.
Если при проведении проверки, инспекторы спросят у работников - выдают ли им расчетные листки, а кто-то не вспомнит об их получении, то какие действия следует предпринять, чтобы в дальнейшем не объясняться с проверяющими?
Прекрасный вариант- в день выдачи зарплаты повесить объявление или же сделать рассылку по электронной почте о том, что, если кому-то из работников нужны расчетные листки, то следует обращаться в бухгалтерию. И зафиксировать выдачу листков.
Зафиксировать выдачу расчетных листков можно при помощи журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать получение листка своей подписью. Еще можно составить список работников, которые при получении заработной платы будут расписываться в нем.
Но вот Трудовой кодекс не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой-либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.
Правила оформления трудовых книжек. Какие существуют нюансы при проведении проверки трудовых книжек?
Согласно , в случае, если сотрудник проработал в организации более 5 дней и его работа является основной, то работодатель обязан оформить на него трудовую книжку. А значит у работодателя должны быть оформлены трудовые книжки на всех работников. Работник должен быть ознакомлен со всеми записями в своей трудовой книжке. Для этого под приказами, которые послужили основанием для соответствующей записи. К примеру о назначении на новую должность, работнику следует поставить свою подпись.
Примечание : Согласно письма Минфина РФ № 0307-11/367 от 27.11.2008 г.при оформлении трудовой книжки на работника, у которого нет стажа, следует удержать НДФЛ со стоимости книжки из его зарплаты.
Где должны храниться трудовые книжки?
Они должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу. Трудовую книжку нельзя выдавать работнику, если нужно, то ему сделают заверенную копию.
На что следует обращать внимание работодателям, нанимающим иностранных граждан?
Довольно часто при с ним заключают срочный трудовой договор, который действует в течение срока разрешения на работу иностранца. А это является ошибкой. Ведь согласно ст.58 и 59 ТК РФ, заключить срочный договор можно только при определенных обстоятельствах. А срок разрешения на работу иностранца не является таким обстоятельством. Поэтому при проверке, действия работодателя, заключившего с иностранцем срочный договор до истечения у него разрешения на работу будут признаны неправомерными. А организация будет привлечена к административной ответственности. Поэтому, при приеме на работу иностранных граждан, при прочих равных условиях лучше заключать с ними обычные трудовые договоры на неопределенный срок.
Довольно часто на иностранных работников не заводят трудовые книжки. Это ошибочный подход. Как уже было сказано выше, на работника, проработавшего в организации более 5 дней должна быть заведена трудовая книжка. Иностранные граждане не являются исключением.
На какую сумму инспектор труда может оштрафовать. Какая ответственность может ждать работодателя, если были выявлены нарушения при проверке его работы?
Для начала инспектором трудовой инспекции будет выдано предписание об устранении нарушений (согласно ). Если нарушение не будет устранено, то возможна и административная ответственность в виде приостановления деятельности на срок до 90 суток или же штраф для должностных лиц и предпринимателей от 1000 до 5000 руб., а для организаций от 30 000 до 50 000 руб. Избежать штрафа по данному основанию можно в случае, если это правонарушение будет выявлено инспекторами спустя два месяца с момента его совершения. А также согласно ст.20 Закона №294-ФЗ можно обжаловать результаты проверки трудовой инспекции.
Оплата штрафа не освобождает работодателя от устранения выявленных недостатков.
Кто является должностными лицами?
Руководители государственных или коммерческих структур.
Штраф должен оплачивать руководитель, предприниматель или сама компания?
Не только. На основании локальных актов организации на отдельных работников, например на начальника отдела кадров, главного бухгалтера, могут возлагаться организационно-распорядительные функции. В таком случае ответственность будут нести эти лица. А вот рядового работника оштрафовать в административном порядке нельзя.
Если работодатель считает нужным оспорить результаты проверки, он может это сделать, обратившись в вышестоящую инстанцию
. Не обязательно решение комиссии будет оспорено. В этом случае его обжалование становится возможным только в суде.
Если вдруг нарушений окажется несколько, руководство компании будет оштрафовано по каждому пункту.
