Как пишется правильно приказ с двумя пунктами. Приказ, распоряжение (по основной деятельности). Три вида приказов

Статья 68 ТК РФ: « Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.»

Как должен выглядеть приказ о приеме на работу?

То, в какой форме составлены первичные учетные документы (в том числе приказы по личному составу), очень важно для компании. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы для целей исчисления налога на прибыль, доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование не соответствующих закону форм документов может повлечь нежелательные последствия.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу имеет унифицированные формы (УФ) № Т-1 и № Т-1а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). До 2013 года считалось, что применение этих УФ обязательно, так как применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Проверяющие органы квалифицировали несоблюдение УФ как нарушение и выписывали штрафы.

С 1 января 2013 года вступил в силу новый закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, в котором не содержится требования об обязательном применении УФ при составлении первички. И, по мнению Роструда, теперь негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письмо от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

Но полностью отказываться от использования УФ, на наш взгляд, нецелесообразно. Во-первых, за 10 лет существования унифицированных форм их использование стало привычным для компаний. Во-вторых, самостоятельная разработка форм документов требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки.

Чтобы не нарушить требования к отдельным документам, установленные другими федеральными законами и нормативными актами, целесообразнее использовать все-таки унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. А если Вы решили разработать собственные формы, возьмите за основу УФ, добавив или удалив часть реквизитов.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. Поэтому, во избежание разногласий с контролирующими органами, использование УФ или своих разработанных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

Если у Вас нет образцов УФ, можно бесплатно скачать их (Обязательно скачайте, при простом просмотре пропорции формы выглядят искаженными).

Шаг 1. Составляем проект приказа

На практике все по-разному заполняют приказ о приеме. Кто-то старается впихнуть в него как можно больше условий из трудового договора, выполняя требование статьи 68 ТК РФ о том, что «содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора». Кто-то, наоборот, оставляет пропущенными многие строчки в форме, потому что «писать нечего» или «не знаю, что писать».

Давайте разберемся и с этим вопросом. Изучим нормативные акты, регламентирующие оформление и заполнение документов:

• «Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденные тем же Постановлением N 1 от 05.01.2004.
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

И заполним все строки формы:

1. Наименование организации пишем сначала полное (в точности как в Уставе), а в скобках краткое (если в Уставе зафиксировано краткое название). ФИО предпринимателя можно указать только полное. Код по ОКПО присваивается каждой организации при регистрации. Вписываем его в верхний блок.

2. Что писать в графе «по», если мы принимаем работника постоянно? Читаем об этом в Указаниях:

При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется.

Если принимаем по срочному договору, то ставим дату последнего рабочего дня. Заметьте, что дата записывается в документах с помощью восьми арабских цифр, разделенных точкой. Это ГОСТ. Никаких букв «г.»! Если принимаем на работу на период отсутствия основного работника, который находится, например, в отпуске по уходу за ребенком, то желательно это указать. Но как? Ведь мы не знаем точно, в какой день работник выйдет на работу. Напишите так:

3. Принять кого? ФИО работника указываем в родительном падеже. В УФ №Т-1а (прием нескольких работников) все графы заполняются в табличном режиме, т.е. ФИО работника записывается в именительном падеже. Если структурного подразделения нет, ставим прочерк. Принять кем (если по профессии) или на должность кого (если специалист, служащий или руководитель).

«…по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.».

5. Как указать тарифную ставка (оклад) в случае, если принимаем не на полную ставку? Об этом никаких указаний нет. Чтобы не было недопонимания со стороны работника и проверяющих органов, лучше указывать полную ставку и применяемый коэффициент, как в нашем случае.

с тарифной ставкой (окладом)	8 000 х 0.5
	(цифрами)

6. Испытание указывается, если оно установлено в трудовом договоре.

Шаг 2. Подписываем приказ

Шаг 3. Регистрируем приказ

Приказ о приеме на работу нужно обязательно зарегистрировать в Журнале регистрации приказов по личному составу. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе (в идеале — от руки, потому что регистрация происходит всегда после оформления).

Шаг 4. Объявляем работнику приказ под роспись

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа. Срок подготовки копии –три дня с момента затребования её работником. Думаю излишне говорить, что за выдачу копий документов, связанных с работой, запрещено брать плату с работников (статья 62 ТК РФ).

Шаг 5. Направляем приказ в дело

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. О направлении приказа о приеме на работу в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.

П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание .

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк приказа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

• 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)» , если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
• 05 «наименование организации - автора документа» . Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
  Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
  Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
• 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
• 13 «место составления (издания) документа» и
• при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер» , а также 17 «заголовок к тексту» .

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм...

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или « мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.

Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Пример 3

Свернуть Показать

Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

• приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
• приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка .

Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.

В заголовки приказов по личному составу часто включаются:

• наименование действия и
• инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
  • «О переводе И.О. Бесфамильного»,
  • «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
  • «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
    Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.

При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.

Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

• наименование документа, наименование организации – автора... дата... регистрационный номер... заголовок к тексту или наименование вида документа;
• наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)...

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)...

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии...

А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании...», «Во исполнение...», «В соответствии с...» (как в Примере 3).

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью...», «В ­связи...» (см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).

Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:

• указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
• один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
• срок исполнения.

Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.

Пример 6

Свернуть Показать

7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.

Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.

Срок: 31.10.2017.

Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту... внести... до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.

Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).

Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):

• и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
• и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.19. ...В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

• в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение № 2);
• на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО "Медведица"»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.

См. статью «Оформление реквизита "подпись" », учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.

См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию » с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ

После предоставления уполномоченному должностному лицу заявления о вступлении в должность, и удостоверения этого заявления руководителем организации, требуется сформировать соответствующий документ, официально удостоверяющий факт трудоустройства.

Таковым будет приказ.

Приказ о приёме на работу – это основной документ, выражающий согласие руководителя организации в официальной форме. Регулируется нормами статьи 68 ТК РФ. Этот документ всегда издается на юридических основаниях, которыми, в данном случае, выступает заявление претендента на должность.

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

После выхода приказа, просьба изъявленная заявителем считается удовлетворённой. Так же выход документа определяет начало процесса оформления трудовых отношений и разрешение приступить к должностным обязанностям.

СПРАВКА: Независимо от наличия электронного вида документа, обязательно требуются для хранения их оригиналы на бумажном носителе.

Какие существуют формы документа?

Приказы составляются и оформляются при использовании типовых форм, утверждённых Госкомстатом РФ 5.01.04 г, под № 1 .

При приёме на работу используются формы Т-1 и Т-1а.

Если оформление проводится переводом с одной должности на другую, используется форма Т-5.

Фото

Ознакомьтесь как выглядит фото приказа о приеме на работу.

Журнал регистрации приказов о приёме на работу

Каждая организация, независимо от формы собственности и статуса учредителя, обязана вести журнал, где регистрируются приказы. Журнал имеет вид книги и специализированную форму, в которой расположена таблица с колонками, в которые вносятся сведения о каждом документе:

• порядковый номер записи;
• дата внесения;
• номер приказа;
• вид (о приёме, увольнении, переводе и т.п.);
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер работника;
• основание (ссылка на заявление, договор и т.п.).

Листы в журнале должны быть соблюдать нумерацию, а журнал опломбирован и прошнурован. Опломбировка удостоверяется штампом или печатью, с указанием должности или фамилии лица, проводившего опломбировку.

В небольших компаниях допустимо вести такие журналы, изготовленные самостоятельно. В крупных организациях и учреждениях целесообразно приобрести готовые бланки журналов. Когда все страницы журнала будут заполнены, заводится новый экземпляр, а старый убирается на хранение в архив.

На фото пример документа:

Как оформить приказ о приеме на работу по форме Т-1а?

Эту форму приказа удобно использовать индивидуальным предпринимателям и учредителям, которые набирают рабочих бригадным методом.

В начале формы даются:

• реквизиты приказа;
• дата выхода;
• общие сведения о работодателе: наименование и код.

• табельный номер;
• фамилия, имя, отчество;
• должность с указанием разряда и подразделение;
• тарифная ставка, оклад, с надбавками;
• основание приказа (трудовой договор);
• дата выхода на работу;
• условия приёма на работу, период, наличие испытательного срока.

Многие не знают о том, ставится ли печать на приказе о приеме на работу. Последняя колонка в таблице отводится для проставления подписи каждого из работников, об ознакомлении его с приказом. Работодатель подписывает приказ внизу, под таблицей, и удостоверяет его печатью. Ниже вы можете скачать образец и шаблон приказа о приеме на работу.

Как оформить приказ о приеме на работу — смотрите в видео ниже:

Где и какой срок хранятся документы?

Приказы передаются в отдел кадров, где подшиваются в отдельную папку по годам выхода.

Хранятся в несгораемом шкафу, как и прочие документы, относящиеся к повышенной степени сохранности.

Из отдела кадров в архив они могут передаваться только по прошествии 5 лет.

Впоследствии в архиве они должны сохраняться 75 лет. В прошествии данного срока – уничтожаются в установленном законодательством порядке.

ВНИМАНИЕ: Любые нарушения работодателя или уполномоченного должностного лица, в сторону оформления работников, могут рассматриваться административным нарушением по статье 5.27 КоАП РФ , с уплатой штрафа от 10 до 100 000 рублей.

Заключение

Трудовое законодательство предусматривает нормы, которые предъявляются к составлению приказов о трудоустройстве сотрудников, а так же – к регламенту хранения и регистрации кадровых документов.

Деятельность любого успешного предприятия или организации строится по единым правилам, которые обеспечивают выполнение стоящих перед ними задач. Их деятельность немыслима без эффективного функционирования структурных подразделений, их взаимодействия и строгой подчиненности.

Для обеспечения решения таких задач руководители предприятий издают нормативные документы в виде приказов (распоряжений).

По правилам ведения делопроизводства такие документы подразделяются на несколько групп:

• распоряжения по основной деятельности;
• распоряжения по кадровому составу;
• распоряжения по финансово-хозяйственной деятельности.

В настоящей статье мы рассмотрим распоряжения, которые касаются к основной деятельности предприятия. К основной деятельности предприятия, с точки зрения делопроизводства, относятся следующие вопросы:

• организационно-структурные вопросы, связанные с разделением функций и компетентности подразделений и сотрудников;
• нормативно-правовые акты, которые регулируют внутренний распорядок, положения об оплате труда, премирования и должностные обязанности работников (должностные инструкции);
• проведение инвентаризации, аудита, аттестации сотрудников, контроль за соблюдением правил охраны труда и техники безопасности;
• утверждение отчетов структурных подразделений и документов, направляемых в вышестоящие и надзорные организации.

Сразу отметим, что единая форма приказа по основной деятельности отсутствует. На крупных предприятиях, особенно государственных, существуют утвержденные вышестоящим органом образцы приказов по основной деятельности. Для небольших и частных предприятий такая унификация отсутствует, но распорядительные документы по основной деятельности весьма важны, так как в конфликтных ситуациях позволяют оценить (доказать в суде) правомочность действий руководителя. Посмотрим, как оформить приказ правильно. Часто техническую работу по подготовке этих документов, руководители возлагают на секретариат. Поэтому для сотрудников секретариата знание того, как написать правильно приказ (образец) это необходимый навык.

Приказ по основной деятельности, как и любой другой, должен содержать реквизиты предприятия, дату и место составления, дату введения в действие, основное содержание, подписи лиц, обязанных с ним ознакомится. Ниже мы приводим образец составления приказа по организации нового структурного подразделения.

Читайте также: Заверение копий документов в организации

ПРИКАЗ №12

В связи с увеличением объема работ по контролю качества продукции и созданием сертифицированного аналитического центра

Приказываю:

1. Утвердить положение об отделе технического контроля и должностную инструкцию начальника отдела технического контроля.
2. Подчинить отделу технического контроля аналитические лаборатории цехов №1, 2 и 3.
3. Назначить начальником отдела технического контроля Парамонову Ирину Александровну.
4. Контроль исполнения приказа возложить на главного инженера Самойлова Сергея Ивановича.
5. С приказом ознакомить начальников цехов и смен (по списку).

Приложение

— Положение об отделе технического контроля

— Должностная инструкция начальника отдела технического контроля.

Директор ООО «Контрекс» ______________ Смирнов В.Р.

С приказом ознакомлены:

Покажем также, как составить приказ (образец) по расследованию несчастного случая.

Общество с ограниченной ответственностью «Контрекс»

ПРИКАЗ №24

О создании отдела технического контроля

В связи с травмой, полученной такелажником Сомовым Иваном Ивановичем (акт №1 от 11 февраля 2017 года) по выполнении погрузки насоса в цехе №1

Приказываю:

1. Создать комиссию по расследованию несчастного случая в составе.
   — главного инженера Самойлова Сергея Ивановича (председатель комиссии);- председателя профкома Павлова Сергея Петровича;- начальника отдела охраны труда и техники безопасности Замковой Елены Ивановны;

   — начальника цеха №2 Егорова Александра Ивановича;

   — инженера Васильевой Татьяны Ивановны.

2. Комиссии провести в трехдневный срок расследование несчастного случая, составить отчет с указанием дополнительных мер по усилению охраны труда и соблюдению правил техники безопасности на заводе.

3. Контроль исполнения приказа беру на себя.

Поэтому очень важно знать, как правильно написать приказ по тем или иным направлениям работы компании. По статистике от правильности функционирования формализованного администрирования зависит успешность работы компании. К нему относится, в том числе, правильное составление приказов и других документов.

Приказ – это официальное распоряжение руководителя или уполномоченных на издания документа, который обязателен для исполнения всеми подчиненными.

Сложность составления данного бланка в том, что в нем нужно четко прописывать все моменты: сроки выполнения, ответственных лиц, а если это не сделано, чем часто грешат отечественные руководители, то и спроса быть не может.

Важно! В подобном документе должно быть четко обозначено что, кому, в какие сроки следует сделать, задача должна быть конкретизирована, а также описаны ресурсы для ее исполнения. Если такого нет, то наказывать за невыполнение не представляется возможным.

Существует несколько разновидностей приказа, среди них:

• административно-хозяйственные;
• основной деятельности, затрагивающие основное положение деятельности любого производства;
• по личному составу: наем работников, увольнения, отпуска, командировки и т.д.

Правила создания бланка

Для издания любого типа такого документа необходима определенная подготовка, которая состоит из таких шагов:

• инициирование издания;
• сбор информации;
• создание проекта;
• согласование;
• правильность оформления;
• подписание;
• доведение до сведения исполнителей и ответственных лиц.

Текст приказа должен включать 2 основных блока.

1. Констатирующий – здесь указывается суть документа, то есть то, что нужно сделать. Тут также описываются причины, которые послужили поводом для его издания. Если основание для издания – это новоизданный закон, то указывается дата его издания и собственно его название. В отдельных случаях эта часть может вовсе отсутствовать, если разъяснять причины издания документа не нужно.
2. Распорядительный – в этом блоке определяются ответственные лица, сроки выполнения сформированной ранее задачи. Понять, где эта часть, можно по обязательному глаголу «приказываю». Данная часть разделяется на пункты и подпункты с указанием ответственного лица и исполнителя. В роли исполнителей могут быть: , целые структурные подразделения и филиалы, а указанные сроки должны быть реальными и достижимыми.

Правила создания:

• приказ может быть написан, как от руки, так и создан на компьютере и распечатан;
• необходимый формат документа А4;
• проект, подготовленный к одобрению, обязательно подписывается: «проект»;
• согласование осуществляется методом визирования. Если проект не прошел одобрение, то обязательно описывается причина отказа.

Обратите внимание! По указанным параметрам форсируют приказы по основной деятельности и административно-хозяйственым направлениям.

По личному составу

Эта группа занимает отдельную нишу. Тут есть свои правила составления, более того, существуют унифицированные формы подобных документов, которые сейчас должны использоваться повсеместно. Оформляться они могут на одно единственное действие и касаются: оформления на работу, перевода, увольнений и командировок. Вместе с тем количество человек, которых касается данное действие, не ограничивается.

Структура подобного документа по личному составу:

• название организации;
• составитель документа;
• название «Приказ»;
• дата и номер создания;
• место издания и заголовок;
• текст в двух блоках;
• подпись;
• визы руководителя в основном – это заместители руководителя по кадрам;
• отметка об ознакомлении с приказом. За это отвечает сотрудник по кадровым вопросам;
• отметка об ответственном лице.

Такие обязательно нумеруются в течение всего года, номер указывается с пометкой «к» - это означает кадры или «л/с» что можно расшифровать как личный состав.

Другие особенности или что еще нужно знать о том, как правильно написать приказ

Любой документ такого рода вступает в силу с момента издания. В отдельных случаях, возможно, вступление в силу позже даты издания, что обязательно указывается в самом тексте, например: вступает в силу с 30 апреля.

Абсолютно все приказы хранятся в архиве. Если вопрос касается основной деятельности, срок их сохранности отмечается как «постоянно», касательно личного состава – 75 лет, административно-хозяйственные – 5 лет.

Для отдельных приказов составляются приложения, необходимость в них возникает, если нужно внести большой объем информации. Если их несколько, то обязательно нужно их нумеровать.

Вывод

Если знать все правила составления приказа, любого вида проблем в их издании не будет. Конечно, очень важно научиться правильно формулировать ключевые блоки документа. Только в этом случае исполнители и ответственные лица смогут действительно выполнить, то что от них требуется.