Как проверить контрагента: пошаговая инструкция. Документы для проверки контрагента Как проверить контрагента какие документы запросить

Одна из самых распространенных причин отказа в вычетах НДС и снятия расходов - недобросовестный контрагент. Вы виноваты в том, что не проявили должной осмотрительности при его выборе. Конечно, проверять контрагентов нужно всегда, особенно если вы работаете с мелкими фирмами. В первую очередь для того, чтобы обезопасить себя от мошенников, убедиться в благонадежности партнера. И каждая организация проверяет контрагентов по-своему. Но что означает должная осмотрительность для налоговиков? Как проверить контрагента, чтобы в случае их претензий доказать, что вы были предельно осторожны?

Примечание
В статье пойдет речь о проверке контрагента-организации. Однако многие из этих рекомендаций применимы и в том случае, если ваш контрагент - предприниматель.

Минфин и ФНС считают, что мерами, свидетельствующими о должной осмотрительности и осторожности , являются (Письма Минфина России от 10.04.2009 N 03-02-07/1-177, от 06.07.2009 N 03-02-07/1-340, от 31.12.2008 N 03-02-07/2-231; ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84):
- получение копии свидетельства о постановке контрагента на учет в налоговом органе;
- проверка факта занесения сведений о контрагенте в ЕГРЮЛ;
- получение доверенности или иного документа, уполномочивающего то или иное лицо подписывать документы от имени контрагента;
- использование официальных источников информации, характеризующих деятельность контрагента.
Однако на деле нередко оказывается, что поводом предъявить вам претензии является не ваша неосмотрительность, а недобросовестность вашего контрагента . То есть если, например, ваш контрагент не сдает отчетность и не платит налоги, то претензии вам предъявят независимо от того, насколько тщательно вы его проверили и какие документы у вас в отношении его имеются. Если претензий к контрагенту нет, то изучать, проявили ли вы должную осмотрительность, налоговики не будут.
Суды, рассматривая подобные , принимают решения как в пользу организаций, так и в пользу налоговиков. И какого-то единого подхода к оценке должной осмотрительности у них нет.

Из авторитетных источников
Кафтанников Алексей Александрович, руководитель Департамента налоговой безопасности ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Почему-то считается, что можно гарантированно победить в суде по делу о получении товара от "однодневки", лишь доказав, что спорная операция действительно имела место. Якобы такой вывод следует из Постановлений ВАС РФ (Постановления Президиума ВАС РФ от 09.03.2010 N 15574/09, от 20.04.2010 N 18162/09). В результате многие серьезно ослабили контроль за контрагентами при заключении договоров. Однако это неправильно. Если инспекция докажет, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности, знал или должен был знать о "проблемном" статусе контрагента, в вычетах НДС и признании затрат может быть отказано. И многочисленная судебная практика это подтверждает (Постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, от 25.05.2010 N 15658/09). Поэтому проверка контрагентов в момент заключения договоров - вещь совершенно необходимая для любого налогоплательщика, работающего на общей системе налогообложения и УСНО с объектом "доходы минус расходы".

Проанализировав мнение контролирующих органов и судебную практику, предлагаем вам основные направления проверки контрагента и способы ее проведения.

Основные направления проверки контрагента

Чаще всего у партнеров для подтверждения благонадежности запрашивают учредительные документы, то есть устав. По нему можно сверить наименование организации, ее местонахождение, проверить полномочия руководителя. И даже есть суды, которые считают, что получение только копий учредительных документов свидетельствует о проявлении должной осмотрительности (Постановления ФАС ЗСО от 05.03.2010 по делу N А45-11237/2009; ФАС МО от 02.03.2011 N КА-А41/555-11; ФАС ПО от 14.12.2010 по делу N А65-8579/2010). Однако лучше все же учитывать мнение контролирующих органов и не создавать себе проблем, потому что суды не всегда на стороне организаций. Итак, есть два основных момента, которые нужно проверить.

Проверяем, является ли ваш контрагент действующим налогоплательщиком

Вариант 1. Смотрим сведения из ЕГРЮЛ с сайта ФНС .
Вы просто пробиваете ИНН, указанный контрагентом, на сайте ФНС, убеждаетесь, что его ИНН реальный и на момент заключения договора нет сведений об исключении фирмы из ЕГРЮЛ. В одном из своих Постановлений ВАС РФ посчитал, что такая форма проверки свидетельствует о проявлении должной осмотрительности (Постановление Президиума ВАС РФ от 09.03.2010 N 15574/09). Так же решили и некоторые суды (Постановления ФАС ПО от 01.11.2011 по делу N А65-2843/2011; ФАС УО от 11.08.2011 N Ф09-4478/11; ФАС ЦО от 25.07.2011 по делу N А54-4250/2010С21; ФАС МО от 08.02.2011 N КА-А40/17851-10). Хотя, например, ФАС ВСО считает, что этого мало (Постановления ФАС ВСО от 18.08.2010 по делу N А33-19963/2009, от 24.08.2010 по делу N А10-5604/2009).

К сведению
Проверить ИНН контрагента можно на сайте ФНС www.nalog.ru -> раздел "Электронные услуги" -> раздел "Проверь себя и контрагента" (http://egrul.nalog.ru/).

Кстати, ФНС также рекомендует с помощью ее официального сайта проверять (Письмо ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84):
- не входит ли контрагент в число недействующих юридических лиц, в отношении которых налоговые органы приняли решение о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ;
- не является ли директор контрагента дисквалифицированным лицом.
Такие сведения также помогут вам подтвердить свою осмотрительность (Постановления ФАС ПО от 28.07.2011 по делу N А57-13884/2010; ФАС МО от 09.09.2010 N КА-А40/10126-10).

Примечание
Результаты проверки контрагента через Интернет лучше всего оформить в виде скриншота (снимка экрана) с полученной информацией. Для этого нужно одновременно нажать на клавиатуре клавиши Ctrl и PrintScreen. Затем открыть в стандартных программах Windows программу Paint и вставить изображение в открытый лист, нажав правую кнопку мышки и выбрав команду "Вставить". Полученный файл следует сохранить в формате *.jpeg с помощью команды "Сохранить как...", находящейся во вкладке "Файл".

Вариант 2. Получаем выписку из ЕГРЮЛ .
Учитывая, что предоставление выписки - это платная услуга, лучше, если ее вам предоставит контрагент. Многие суды считают наличие выписки достаточным проявлением должной осмотрительности (Постановления ФАС ПО от 10.10.2011 по делу N А65-28269/2010; ФАС ДВО от 03.10.2011 N Ф03-4402/2011; ФАС МО от 14.03.2011 N КА-А40/690-11; ФАС СЗО от 21.06.2011 по делу N А05-11486/2010; ФАС УО от 18.06.2010 N Ф09-4486/10-С2). Хотя, опять же, есть те, которым этого недостаточно, поскольку то, что контрагент зарегистрирован в ЕГРЮЛ, еще не означает, что он ведет реальную деятельность (Постановления ФАС МО от 22.06.2011 N КА-А40/6036-11, от 22.02.2011 N КА-А40/18297-10; ФАС УО от 28.11.2011 N Ф09-6952/11; ФАС ВСО от 19.10.2010 по делу N А19-3822/10).

Вариант 3. Запрашиваем копию свидетельства о регистрации и свидетельства о постановке на учет в налоговом органе .
Заверенные копии этих документов вам может предоставить контрагент, причем без каких-либо усилий с его стороны. И это также будет считаться проявлением вами должной осмотрительности (Постановления ФАС ПО от 20.07.2010 по делу N А12-23566/2009; ФАС МО от 30.11.2010 N КА-А40/15207-10, от 24.10.2011 по делу N А40-138664/10-127-789; ФАС СЗО от 15.08.2011 по делу N А56-36565/2010).

Из авторитетных источников

"Не лишним будет проверить соответствие информации в представленных документах действительной информации в ЕГРЮЛ, доступной на сайте ФНС. Это нужно для того, чтобы убедиться, что свидетельство не устарело на момент заключения договора и соответствует действительности. Бывает, что договор заключается с уже ликвидированным лицом. Более того, нередки случаи, когда недобросовестные контрагенты попросту подделывают копии представляемых документов. Кроме того, на сайте http://www.kartoteka.ru можно в режиме реального времени убедиться, что в отношении компании-контрагента не начата процедура ликвидации или банкротства".

Проверяем полномочия лиц, подписывающих документы от имени вашего контрагента

Минфин говорит, что, помимо проверки самой организации-контрагента, нужно еще удостовериться в личности того, кто действует от ее имени, а также в наличии у него соответствующих полномочий. Для многих организаций такая проверка уже давно вошла в привычку. Есть примеры судебных решений, когда суд не принимал сторону налогоплательщика, поскольку он, помимо всего прочего, не проверил полномочия лица, представляющего интересы партнера (Постановления ФАС ПО от 20.04.2011 по делу N А55-16131/2010, от 25.08.2011 по делу N А55-1144/2011, от 07.07.2011 по делу N А55-37642/2009).
Для проверки полномочий можно воспользоваться выпиской из ЕГРЮЛ, которая содержит сведения о руководителе организации (Постановление ФАС МО от 06.09.2011 N КА-А40/9465-11-2). Но лучше запросить у контрагента копии решений и приказов о назначении руководителя и главного бухгалтера (Постановления ФАС ЦО от 06.10.2011 по делу N А62-6220/2010; ФАС ПО от 27.12.2011 по делу N А55-3941/2011). Если документы от имени контрагента подписывает уполномоченный представитель, то попросите у него доверенность (Постановление ФАС ПО от 29.07.2010 по делу N А65-23705/2009).
Кстати, не забудьте сверить данные представителя, указанные в представленных документах, с его паспортом. А еще лучше, если контрагент согласится предоставить вам его ксерокопию (требовать предоставления такой копии вы не можете - в ней содержатся персональные данные, которые могут быть использованы только с согласия владельца (Статьи 3, 6 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ)). Это может послужить дополнительным доказательством вашей осмотрительности (Письмо Минфина России от 13.12.2011 N 03-02-07/1-430; Постановления ФАС СЗО от 22.11.2010 по делу N А56-91778/2009; ФАС ПО от 13.05.2011 по делу N А55-16741/2010).

Вывод
Принимая во внимание противоречивую судебную практику и мнение контролирующих органов, безопаснее всего, если у вас будут все вышеперечисленные документы: копии учредительных документов, свидетельств о постановке на учет и государственной регистрации, документы, подтверждающие полномочия лиц, подписывающих первичку, выписка из ЕГРЮЛ, распечатка интернет-страницы сайта ФНС с данными о контрагенте.

Некоторые фирмы, помимо вышеуказанных документов, запрашивают и другие сведения. Посмотрим, есть ли в этом смысл.

Лицензии

Если работы (услуги), которые оказывает вам контрагент, лицензируются или вы закупаете какие-либо товары, продажа которых без лицензии невозможна, то будет нелишним взять у контрагента копию лицензии. Вы должны удостовериться в реальной возможности контрагента исполнить условия договора. В некоторых случаях отсутствие лицензии у контрагента может оказаться той каплей, которая перевесит чашу весов правосудия не в вашу пользу (Постановления ФАС ВСО от 25.03.2010 по делу N А19-15776/09, от 08.10.2009 по делу N А33-17712/08). К тому же ФНС тоже рекомендует иметь копию лицензии контрагента (Письмо ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84).

Из авторитетных источников
Кафтанников А.А., ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Наличие лицензии можно проверить через Интернет - на сайте соответствующего лицензирующего органа. Если для выполнения договора ваш контрагент должен быть членом саморегулируемой организации (СРО), проверить членство контрагента в СРО можно также через Интернет - на сайте СРО".

Копии налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности

Данные деклараций являются налоговой тайной, и вы не вправе требовать их от вашего контрагента (Подпункт 13 п. 1 ст. 21, п. 1 ст. 102 НК РФ). Но даже если он их вам предоставит, сведения, отраженные в декларации, не могут свидетельствовать о благонадежности контрагента. Так же, кстати, как и данные бухгалтерской отчетности. Лучше сделать запрос в налоговую, в котором нужно указать:
- цель запроса - получение сведений о нарушениях налогового законодательства, допущенных контрагентом;
- основание запроса - п. 1 ст. 102 НК РФ, ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

Если налоговики вам ответят, это станет дополнительным доказательством вашей осмотрительности (Постановление ФАС МО от 17.08.2009 N КА-А40/7659-09). Если ответа не последует, сам факт обращения уже доказывает, что вы проявляли осмотрительность (Постановление 9 ААС от 08.12.2009 N 09АП-23342/2009-АК).

Сведения о расчетном счете контрагента

Наличие у вашего контрагента расчетного счета и расчеты безналичным путем свидетельствуют о прохождении как первичной, так и периодической внутренней банковской проверки на легитимность и правоспособность клиента. Поэтому, как считают некоторые суды, само наличие у контрагента расчетного счета (Постановления ФАС МО от 07.02.2011 N КА-А40/17658-10, от 19.04.2011 N КА-А40/2826-11) или проведение им расчетов безналичным путем (Постановления ФАС ЦО от 21.10.2010 по делу N А23-6231/09А-13-280-21-11-ДСП) говорят о вашей осмотрительности при выборе контрагента.

Сведения о том, привлекался ли руководитель к налоговой или административной ответственности

Их рекомендует запросить у своего контрагента ФНС (Письмо ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84). Хотя на практике подобная просьба может вызвать у контрагента как минимум недоумение. Неизвестно, чем руководствовалась ФНС, давая такие рекомендации, но, если руководитель не привлекался к ответственности, это вовсе не гарантия того, что фирма окажется добросовестной. И наоборот, если он привлекался, это не значит, что с организацией нельзя сотрудничать.

ВАС РФ считает, что при выборе контрагента среди прочего нужно оценивать его деловую репутацию (Постановление Президиума ВАС РФ от 25.05.2010 N 15658/09). И многие суды придерживаются этой позиции (Постановления ФАС МО от 29.11.2010 N КА-А40/14525-10, от 21.11.2008 N КА-А40/10833-08-П). Подтверждением проверки деловой репутации партнера могут быть, в частности, письменные рекомендации других организаций.

Документы, подтверждающие наличие у контрагента необходимых ресурсов и соответствующего опыта

Под необходимыми ресурсами подразумевается наличие производственных мощностей, технологического оборудования, квалифицированного персонала. Кроме этого, ВАС РФ считает, что нужно проверять платежеспособность контрагента, оценивать риск неисполнения обязательств и при необходимости получать обеспечение исполнения обязательств. И многие суды используют эту позицию (Постановления ФАС ПО от 25.07.2011 по делу N А55-18206/2010; ФАС ЗСО от 28.09.2011 по делу N А27-14854/2010). А некоторые еще указывают, что нужно вдобавок проверить и местонахождение организации (Постановления ФАС ВСО от 16.06.2011 по делу N А19-19805/10; ФАС СЗО от 15.08.2011 по делу N А05-12704/2010).

Предупреждаем руководителя
На небольших и малоизвестных поставщиков еще на преддоговорной стадии нужно собрать небольшое досье , состоящее из копий устава, свидетельств о регистрации, лицензии, выписки из ЕГРЮЛ. Это поможет избежать налоговых проблем, если поставщик окажется недобросовестным налогоплательщиком.

Кстати, и Минфин недавно рекомендовал среди прочего исследовать информацию (Письмо Минфина России от 13.12.2011 N 03-02-07/1-430):
- о фактическом месте нахождения контрагента;
- о его производственных (торговых) площадях;
- об очевидных свидетельствах возможности реального выполнения контрагентом условий договора с учетом времени, необходимого на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.
Хотя как это можно проверить, ни суды, ни финансисты не пояснили.

Из авторитетных источников
Кафтанников А.А., ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Можно также проверить, не фигурировал ли контрагент как фирма-"однодневка" в судебных спорах. Сделать это можно в любой справочно-правовой системе, имеющей базу решений арбитражных судов (например, КонсультантПлюс). Совсем недавно такая информация стала публиковаться на сайтах некоторых областных УФНС (в частности, УФНС Красноярского края)".

Конечно, список получился впечатляющим. Но унывать не стоит. Если вы сотрудничаете с крупными и общеизвестными организациями, то проблемы у вас вряд ли возникнут. А при работе с мелкими или незнакомыми фирмами, особенно если сумма сделки высока, лучше обзавестись как можно большим списком документов.

Из авторитетных источников
Кафтанников А.А., ЗАО АФ "Аудит-Классик"
"Целесообразно разделить для себя всех контрагентов в зависимости от определенных параметров (финансовые показатели, стабильность и т.д.) на группы риска и в зависимости от степени риска собирать максимально полный комплект документов или минимальный. Процедуру проверки контрагентов и критерий их разделения на группы лучше закрепить внутренним регламентом.
Идеальный вариант - дополнительно к перечисленным процедурам - выбирать поставщиков на тендере. Тендерный отбор можно предусмотреть в регламенте".

И помните: в сфере налоговых отношений действует презумпция добросовестности (Определение КС РФ от 25.07.2001 N 138-О). То есть налоговые органы не вправе истолковывать понятие "добросовестные налогоплательщики" как возлагающее на вас дополнительные обязанности, не предусмотренные законодательством (Постановления ФАС ЦО от 29.09.2011 по делу N А48-4435/2010; ФАС МО от 21.06.2011 N КА-А40/5741-11). Налоговики должны доказать, что вы халатно отнеслись к выбору партнера или намеренно сотрудничали с недобросовестным контрагентом (Пункт 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53).

Продолжаем тему проверок по контрагентам (для подтверждения их правоспособности, деловой репутации и финансово-материального обеспечения). В прошлой статье мы говорили о фоновых проверках. А сейчас рассмотрим особенности проведения активных проверок.

Активная проверка проводится с истребованием документов и информации у контрагента, его контрагентов или государственных ведомств.

Проверка правоспособности организации (индивидуального предпринимателя)

1. Путем запроса у контрагента заверенных копий документов:

• свидетельства о регистрации в ЕГРЮЛ или ЕГРИП (письмо Минфина России № 03-02-07/1-340 от 6 июля 2009 г.);
• свидетельства о постановке на налоговый учет (присвоении ИНН) (письмо Минфина России № 03-02-07/1-340 от 6 июля 2009 г.);
• выписки из ЕГРЮЛ с данными о единоличном исполнительном органе (для организаций);
• устава (для организаций);
• документа, подтверждающего основания для нахождения по юридическому и фактическому адресу, другим адресам (нахождения складов, производственных помещений и т.д.), - договора аренды, пользования помещением и т.д.;
• паспортов руководителя (индивидуального предпринимателя) и лиц, уполномоченных на заключение договора и подписание сопутствующих документов (в частности, счетов-фактур при их выставлении контрагентом);
• приказов о приеме на работу уполномоченных сотрудников контрагента (трудовых книжек, справок о занимаемой должности и т.д.);
• доверенности на представление интересов контрагента (на заключение договора, подписание определенных документов) (письмо Минфина России № 03-02-07/1-340 от 6 июля 2009 г.).

Цель проверки: отказ потенциального контрагента, претендующего на заключение крупной сделки, предоставить такие документы может свидетельствовать:

• о повышенном риске неисполнения им своих обязательств;
• о том, что от лица реального контрагента могут действовать не уполномоченные им лица;
• о неисполнении им налоговых обязательств (ведении деятельности с высоким налоговым риском) (п. 12 Общедоступных критериев, утв. Приказом ФНС России № ММ-3-06/333 от 3 мая 2007 г.).

2. Путем установления верифицируемого (с проверкой документов) личного контакта с уполномоченными представителями контрагента (руководителем организации, индивидуальным предпринимателем, лицами, имеющими право заключать от имени контрагента договоры):

• в месте нахождения самой организации (индивидуального предпринимателя);
• при возможности - в месте нахождения контрагента, что одновременно обеспечит проверку достоверности указанного в ЕГРЮЛ юридического адреса контрагента.

Целесообразно, чтобы подобные контакты были запротоколированы (отмечены в журналах визитов посетителей, протоколах, отчетах сотрудников, проводивших переговоры).

Цель проверки: отсутствие личных контактов с руководством контрагента, претендующего на заключение крупной сделки, может повлечь обвинения в непроявлении должной осмотрительности при выборе такого контрагента (п. 12 Общедоступных критериев, утв. Приказом ФНС России № ММ-3-06/333 от 3 мая 2007 г.). Это, в свою очередь, может иметь налоговые последствия в виде признания соответствующих расходов (вычетов) необоснованными.

Кроме того, уклонение руководства нового контрагента от личных контактов при намерении заключить крупную сделку может свидетельствовать об отсутствии намерений исполнять обязательства по договору.

В судебной практике прослеживается вывод, что активная проверка правоспособности контрагента свидетельствует о проявлении должной осмотрительности. При этом в ходе такой проверки целесообразно проверять и деловую репутацию контрагента.

Проверка налогового профиля

1. Путем запроса в ИФНС информации об исполнении контрагентом налоговых обязательств. Такой запрос может быть:

• направлен в налоговую инспекцию по месту учета потенциального контрагента в произвольной форме;
• сформулирован с учетом требований о защите налоговой тайны - его предметом должны быть сведения о нарушении контрагентом налогового законодательства (в т. ч. о наличии задолженности по платежам в бюджет), что не является налоговой тайной (письмо УФНС России по г. Москве № 09-10/093263 от 3 октября 2008 г.).

В то же время на практике вероятен отказ налоговой инспекции в предоставлении данных сведений. Это связано с тем, что Налоговым кодексом РФ не установлена обязанность налоговой инспекции по информированию об исполнении контрагентами налогоплательщиков своих налоговых обязательств, а также указывает на возможное наличие налоговой тайны в запрашиваемых сведениях (письмо ФНС России № ЕД-4-2/13005 от 24 июля 2015 г.).

Цель проверки: сам запрос в ИФНС (даже в случае отказа в предоставлении данных) свидетельствует о проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента.

При намерении заключить крупную сделку (на которую придется существенная часть вычетов или расходов) в случае отказа налоговой инспекции целесообразно получить сведения об исполнении контрагентом налоговых обязательств непосредственно у контрагента.

2. Путем запроса у контрагента информации об исполнении им налоговых обязательств. Целесообразно и достаточно запросить:

• копии титульных листов деклараций (за последние периоды) по основным налогам, уплачиваемым контрагентом (налогу на прибыль, единому налогу при УСН) с отметками налоговой инспекции о принятии;
• при подаче контрагентом деклараций в электронном виде - распечатанные электронные квитанции о приеме деклараций налоговой инспекцией, заверенные самим контрагентом;
• справки о состоянии расчетов с бюджетом, справки об отсутствии задолженности перед бюджетом.

Данные документы не содержат какой-либо налоговой тайны и могут быть без ущерба представлены добросовестными контрагентами.

Цель проверки: отказ потенциального контрагента, претендующего на заключение крупной сделки, представить такую информацию может свидетельствовать о неисполнении им налоговых обязательств и об отсутствии реальной деятельности. Это может повлечь налоговые последствия в виде признания соответствующих расходов (вычетов) необоснованными.

При этом убедительными будут также доказательства уплаты контрагентом налоговых платежей (соразмерно заявленным масштабам его деятельности) - копии платежных поручений, актов сверок контрагента со своей налоговой инспекцией. Однако, скорее всего, такую просьбу может удовлетворить только контрагент, претендующий на заключение крупной (по его масштабам) сделки.

В судебной практике прослеживается вывод, что активная проверка налоговой добросовестности контрагента свидетельствует о проявлении должной осмотрительности. При этом такая проверка, как правило, дополняет проверку правоспособности контрагента.

Проверка реальности, деловой репутации и имущественного положения контрагента

1. Путем запроса у контрагента формализованных сведений (прежде всего, заверенных копий документов), подтверждающих наличие:

• работников для непосредственного исполнения обязательств по договору (копия штатного расписания и т.д.);
• активов для исполнения обязательств по договору (копии правоустанавливающих (правоподтверждающих, регистрационных) документов на объекты недвижимости, транспортные средства и т.д.).

Цель проверки: отказ потенциального контрагента, претендующего на заключение крупной сделки, представить такую информацию может свидетельствовать (п. 12 Общедоступных критериев, утв. Приказом ФНС России № ММ-3-06/333 от 3 мая 2007 г.):

• о повышенном риске неисполнения им своих обязательств (отсутствии намерения их исполнить);
• о посредническом характере его деятельности, что повышает как риск неисполнения договорных обязательств, так и риск признания налоговой выгоды по сделкам с ним необоснованной.

2. Путем запроса данных в Центральном каталоге кредитных историй (ЦККИ). Для запроса необходимо согласие контрагента на получение информации о нем в ЦККИ (ключ доступа (простой набор цифр), указываемый контрагентом в случае согласия на передачу данных о кредитной истории). Сведения предоставляются за плату.

Цель проверки: наличие сведений о контрагенте в ЦККИ свидетельствует, что он хотя бы один раз обращался в банк за получением кредита. А значит, положительный ответ на запрос позволит установить как реальность контрагента, так и его финансовую дисциплину (исполнение обязательств перед кредиторами). Запрос кредитной истории целесообразен при намерении кредитовать контрагента (при перечислении аванса, предоставлении коммерческого кредита, выдаче займа и т.д.).

3. Путем поиска сведений в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним. В реестре нельзя запросить данные по конкретному собственнику (получить список объектов, которые ему принадлежат), но можно, в частности, установить собственника здания (помещения), по которому зарегистрирован контрагент. Сведения предоставляются за плату.

Цель проверки: наличие в собственности контрагента недвижимого имущества с большой долей вероятности свидетельствует о его реальности и наличии имущества для исполнения обязательств.

4. Путем проверки данных о сертификате или декларации соответствия контрагента-производителя (импортера) в Едином национальном реестре Росаккредитации:

• в реестре сертификатов соответствия;
• в реестре деклараций соответствия.

Цель проверки: наличие сертификата (декларации соответствия) с большой долей вероятности свидетельствует о реальности деятельности контрагента и наличии имущества для исполнения обязательств, качестве продаваемой продукции.

5. Путем запроса сведений о деловой репутации у самого контрагента и его контрагентов, данных об исполненных контрактах (их количестве, качестве исполнения, претензиях контрагентов).

Цель проверки: наличие сведений о деловой репутации контрагента, подтвержденных его контрагентами, позволит подтвердить реальность контрагента и оценить риск неисполнения им обязательств по договору.

В судебной практике прослеживается вывод, что активная проверка деловой репутации контрагента (прежде всего, реальной возможности исполнить сделку) свидетельствует о проявлении должной осмотрительности. При этом такая проверка, как правило, дополняет проверку правоспособности контрагента.

Классификация (установление рейтинга) контрагентов по способам проверки

Набор конкретных способов (источников) проверки контрагента или группы контрагентов зависит от минимизируемого риска:

• если минимизируется риск налоговых претензий по сделкам с крупным контрагентом (на которого приходится значительная доля вычетов или расходов), то целесообразно:
• провести активную проверку исполнения им своих налоговых обязательств, то есть запросить в ИФНС или у самого потенциального контрагента сведения о сдаче им налоговой отчетности и (или) нарушениях налогового законодательства;
• при невозможности такой проверки - сформировать максимально полное досье в части правоспособности, налогового профиля и деловой репутации контрагента;
• если минимизируется общий риск предъявления налоговых претензий по сделкам с контрагентами (например, новыми), то достаточно комбинации нескольких способов проверки (проверки правоспособности, запроса документов и т.д.) (письмо Минфина России № 03-02-07/1-340 от 6 июля 2009 г.);
• если минимизируется риск неисполнения контрагентом обязательств по договору, то особое внимание должно быть уделено проверке реальности деятельности контрагента и его деловой репутации.

Набор способов проверки целесообразно закрепить в отдельном документе (например, в Положении о преддоговорной работе). При этом для удобства можно предусмотреть присвоение контрагенту коэффициента (рейтинга, уровня) в зависимости от результатов проверки. При рейтинге, не превышающем определенное минимальное значение, можно отказаться от работы с контрагентом или увеличить его рейтинг за счет сбора дополнительной информации.

Дата публикации: 15.06.2016 12:30 (архив)

Проявить должную осмотрительность при выборе контрагента можно путем его проверки.

Проверка добросовестности контрагента - это комплекс мероприятий, которые:

во-первых, позволяют убедиться в том, что контрагент, с которым вы заключаете договор:

• действующее юридическое лицо, которое может исполнить взятые на себя обязательства (например, поставить товары, выполнить работы, оказать услуги);
• не является фирмой-однодневкой, поскольку сделки с такими фирмами увеличивают шансы на проведение выездной проверки вашего учреждения, а расходы на приобретение товаров (работ, услуг) у таких фирм и вычеты предъявленного ими НДС при налоговой проверке могут быть признаны необоснованными.

во-вторых, проведя эти мероприятия, вы получаете документальное подтверждение того, что вы проявили должную осмотрительность при выборе контрагента и перед заключением сделки с ним. Оно вам пригодится, если у ИФНС возникнут претензии к сделке с контрагентом.

Для проверки контрагента можно сделать следующее:

1. Самый простой и быстрый способ - воспользоваться следующими электронными сервисами на сайте ФНС ():

• «Сведения о государственной регистрации юридических лиц» (). Достаточно ввести ОГРН, ИНН или наименование организации, и вы узнаете, зарегистрирована ли она в ЕГРЮЛ. Если организация существует, то вам будут предоставлены сведения о ее ОГРН, ИНН, юридическом адресе, Ф.И.О. руководителя и учредителей, видах деятельности по ОКВЭД. Если организации в ЕГРЮЛ нет, то заключать с ней сделку нельзя, так как вы не сможете не только учесть расходы и принять к вычету НДС по такой сделке, но и взыскать задолженность с несуществующего контрагента;
• «Сведения о лицах, в отношении которых факт невозможности участия (осуществления руководства) в организации установлен (подтвержден) в судебном порядке» (). По ОГРН или ИНН организации можно узнать, не заявляло ли лицо, которое, по сведениям ЕГРЮЛ, является руководителем или учредителем организации, о том, что оно не имеет никакого отношения к ней;
• «Сведения о юридических лицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчетность более года» ();
• «Сведения, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации», о принятых регистрирующими органами решениях о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ» (http://www.vestnik-gosreg.ru/publ/fz83/). Такое решение налоговый орган может принять, если организация в течение 12 месяцев не представляла налоговую отчетность и не проводила операций хотя бы по одному банковскому счету. Исключение организации из ЕГРЮЛ приравнивается к ее ликвидации, а значит, она не может заключать и исполнять договоры.

Обратите внимание: копии интернет-страниц (скриншоты) с информацией о контрагенте следует распечатать или сохранить в компьютере. Это поможет вам доказать, что вы действительно проводили проверку контрагента.

2. Получить выписку из ЕГРЮЛ со сведениями о контрагенте.

Для того чтобы получить выписку на бумаге, надо:

1) оплатить предоставление выписки. Реквизиты для заполнения платежного поручения вы можете узнать в той ИФНС, в которую будете подавать запрос. Размер платы составляет:

• 200 руб. за предоставление выписки на бумаге в течение пяти рабочих дней со дня подачи запроса;
• 400 руб. за предоставление выписки на бумаге на следующий рабочий день со дня подачи запроса;

2) подать в любую ИФНС:

• письменный запрос о предоставлении выписки, составленный в произвольной форме. За основу можно взять форму, рекомендованную для запросов о предоставлении сведений из ЕГРЮЛ с использованием сети Интернет. В запросе обязательно надо указать наименование интересующей вас организации, ее ОГРН и ИНН, а также наименование, ОГРН, ИНН вашего учреждения, номер контактного телефона, ваш почтовый адрес или адрес электронной почты. Если вы хотите получить выписку лично (это может сделать руководитель или представитель учреждения по доверенности), то укажите это в заявлении. В случае если в заявлении способ получения выписки не указан, она будет направлена вам по почте;
• платежное поручение, подтверждающее оплату предоставления выписки.

Выписку в форме электронного документа можно получить бесплатно с помощью электронного сервиса «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП о конкретном юридическом лице/индивидуальном предпринимателе в форме электронного документа», размещенного на сайте ФНС (https://service.. Для этого достаточно знать ОГРН организации, сведения о которой вы хотите получить. Выписка из ЕГРЮЛ или справка об отсутствии запрашиваемой информации предоставляется в виде документа в формате PDF и содержит усиленную квалифицированную электронную подпись и ее визуализацию, в том числе при их распечатывании. Такой документ равнозначен «бумажной» выписке (справке), подписанной собственноручной подписью должностного лица налогового органа и заверенной печатью.

Проверка контрагента перед узакониванием сотрудничества с ним требуется не только для собственного спокойствия в отношении его благонадёжности, но и чтобы убедить налоговые органы в проявлении должной осмотрительности перед заключением деловых сделок. Рекомендуется не только единожды проверить документацию, но и периодически запрашивать актуальные версии всех документов, которые имеет смысл проверять. В статье расскажем про документы для проверки контрагента при заключении договора, приведем полный перечень с описанием.

Какие документы нужно запросить у контрагента перед сотрудничеством

О том, что ваша компания должна требовать определённые документы перед заключением договоров, лучше указать в Положении о договорной работе фирмы. В этом случае проще будет обосновать потенциальному партнёру, на каком основании вы требуете предъявить те или иные бумаги. Перечень документов, которые следует проверить, зависит от того, с каким предприятием придётся работать:

• с российским юридическим лицом,
• с индивидуальным предпринимателем,
• с иностранным юридическим лицом.

Перечень запрашиваемых документов у ИП

Список документов, подтверждающих правовой статус ИП, отличается от комплекта документов, имеющегося у законно функционирующих юридических лиц:

1. Учредительные документы у ИП отсутствуют как таковые – нет ни Устава, ни учредительного договора.
2. Работа ИП считается законной после получения свидетельства о гос. регистрации предпринимателей (ЕГРИП).
3. ИП должен предоставить выписку из Единого реестра предпринимателей (ЕГРИП), не из ЕГРЮЛ.

Заключать договор и подписывать его предприниматель может на основании наличия у него свидетельства ЕГРИП и паспорта России.

Список запрашиваемых документов у юридического лица

Перед тем, как на законных основаниях начать работать с юридическими лицами, зарегистрированными в России, нужно проверить следующие документы:

1. Правоустанавливающие или уставные.
2. Регистрационные.
3. Из налоговых органов.
4. Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
5. Выписку из ЕГРЮЛ.
6. Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
7. Образец подписи руководителя компании.

Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати. Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт.

• Учредительные. Сюда относится Устав и/или учредительный договор, представленный в полной версии и в последней редакции (проверить данный факт можно по выписке из ЕГРЮЛ). Если появляются какие-либо сомнения относительно подлинности предъявленных бумаг, можно дополнительно запросить старые редакции.
• Выписка из ЕГРЮЛ. Требуйте выписку, которая выдавалась не позже даты передачи её контрагентом или того дня, который будет обозначен в ваших единых правилах по проверке бумаг. Ни при каких обстоятельствах не соглашайтесь принимать выписку, сделанную месяцем ранее.

Перепроверить сведения можно на официальном сайте налоговой службы. Если данные расходятся с информацией, предъявленной контрагентом, нужно иметь в виду, что портал ФНС обновляется раз в неделю.

Для дополнительной проверки следует посмотреть данные о компаниях в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. При этом следует обратить внимание на текст п. 22 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 25, там даются разъяснения того, как работать с данным ресурсом.

Свидетельство о государственной регистрации

Свидетельство о постановке на налоговый учёт

Должен быть присвоен ИНН – идентификационный номер плательщика налогов, о чём будет выдано свидетельство. Опять же, нужно проверить, чтобы наименование компании совпадало с его названием в других документах.

Лицензия на ведение деятельности, подлежащей лицензированию

Не забудьте, что к самой лицензии по обыкновению прилагается список конкретных видов работ, на которые у юрлица имеется разрешение. Проверьте срок действия лицензии – она может быть просрочена.

Документы, свидетельствующие о наличии полномочий у лица, подписывающего договор

Обратите внимание на следующие моменты:

• если договор заключается с руководителем юрлица, нужно проверить документ о назначении его на должность или протокол о его избрании коллегиальным органом (наличие полномочий будет отражено в выписке из ЕГРЮЛ, по Уставу проверяется, на какой срок он избран);
• в Уставе компании будут отражены ситуации, при возникновении которых лицо имеет полномочия;
• если договор подписывается не директором компании, нужно будет проверять доверенность, в которой прямо должно быть указано на наличие у представителя фирмы полномочий на заключение договоров.

Документы на имущество, передаваемое по договору во владение или временное пользование

Если предметом сделки является имущество, необходимо:

1. Осмотреть его.
2. Запросить правоустанавливающие документы. Читайте также статью: → « ».

Сперва необходимо проверить, кто владелец имущества – должно быть свидетельство о праве владения (выдаётся в Росреестре). Если недвижимость будет взята в аренду, убедитесь в том, что:

• у владельца есть вышеуказанное свидетельство из Росреестра;
• контрагент имеет договор доверительного управления помещением, если он доверительный управляющий;
• контрагент имеет право на сдачу в субаренду недвижимость, если он передаёт его вам в субаренду.

Копия банковской карты с образцом подписи должна быть заверена нотариусом или банковским учреждением, которое обслуживает контрагента.

Перечень запрашиваемых документов у иностранной компании

Очевидно, что при сотрудничестве с зарубежной фирмой, нужно проявлять большую осмотрительность, чем при заключении договора с российской компанией. Нужно учесть некоторые особенности:

1. Все без исключения документы, доказывающие правовой статус зарубежного предприятия, должны иметь официальный перевод на русский язык. Также для компаний всех стран, с которыми Россия не заключала международного договора об упрощённом порядке сотрудничества, требуется провести легализацию документов (иметь отдельный документ, иногда – апостиль). Это касается Устава, сертификата об инкорпорации, учредительного договора. Апостиль требуется для тех государств, кто не участвует в Гаагской конвенции. Заверению в аналогичном порядке подлежит и доверенность подписывающего договор сотрудника.
2. Дополнительно нужно запрашивать выписку из торгового реестра того, государства, где фирма зарегистрирована (такой реестр ведётся не во всех странах – если это ваш случай, просите сертификат, доказывающий благополучное функционирование фирмы). Текущий статус предприятия в выписке должен быть “действующее”.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки при оформлении

Ошибка №1. Российская компания стала сотрудничать с иностранной фирмой без тщательной проверки информации об её деятельности.

Если не проявить должную осмотрительность, налоговая инспекция обвинит предприятие в попытке снижения налогооблагаемой базы, что приведёт ко всесторонней проверке фирмы и доначислению налогов.

Ошибка №2. Отечественная фирма заключила договор с предприятием, статус которого в торговом реестре страны регистрации значился как “прекращено”.

Если начать сотрудничество с организацией, прекратившей деятельность, невозможно будет в случае неисполнения ей обязательств отстаивать свои интересы в суде.

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. На что обратить внимание, если договор с юридическим лицом подписывает уполномоченный её представитель, не руководитель?

В первую очередь проверьте, выдана ли данному лицу доверенность на совершение указанных действий. Если документ имеется, посмотрите на дату, когда он оформлен – если дата отсутствует, доверенность признаётся недействительной. Также обратите внимание на срок её действия. Документ заверяется нотариально или руководством предприятия, выдавшего его. В тексте доверенности должно быть прямо прописано, что сотрудник имеет право на заключения договоров от имени фирмы.

Вопрос №2. Если все документы были проверены, но владелец бизнеса не знал или не мог знать о некоторых существенных моментах, из-за которых впоследствии возник спор, будет ли суд на его стороне?

Важно снижать риски не только при заключении договора с новым контрагентом, но и в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом. Особенно если контрагент - юридическое лицо рекомендуется периодически запрашивать у него действующие на момент заключения договора редакции имеющих юридическое значение документов.

Какие же документы нужно запрашивать у контрагента?

Если контрагент - юридическое лицо имеет смысл запросить (периодически запрашивать) перечисленные ниже документы:

Учредительные документы

В зависимости от вида юридического лица могут быть и (или) . Однако следует иметь в виду, что учредительный договор, как правило, является коммерческой тайной и поэтому на законном основании его Вам, не предоставят.

Свидетельство о государственной регистрации

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (справку о регистрации, справку о зарегистрированном юридическом лице). Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве о государственной регистрации.

Бизнес-идентификационный номер (БИН)

С начала 2013 года всем юридическим лицам в РК необходимо иметь бизнес-идентификационные номера. БИН - это уникальный номер, формируемый для юридического лица (филиала и представительства) и индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде совместного предпринимательства. Регистрационный учет всех БИН осуществляется в специальной информационной системе - национальном реестре бизнес-идентификационных номеров.

Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор

Если договор будет подписывать генеральный директор (руководитель юридического лица), то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица. Нужно обратить внимание, чтобы на момент подписания договора указанный в решении/протоколе руководитель и указанный в справке о зарегистрированном юридическом лице руководитель совпадали.

При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными.

В уставе юридического лица, как правило, указывается срок, на который избирается (назначается) руководитель организации, либо законом может быть предусмотрен срок. В связи с этим нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.

Нужно иметь в виду, что в уставе могут быть ограничения полномочий лица, представляющего юридическое лицо. Если другая сторона договора в момент заключения договора знала или должна была знать об установленных в уставе ограничениях полномочий на заключение договора, то такой договор может быть признан недействительным. При этом бремя доказывания того, что третье лицо знало или должно было знать о таких ограничениях, возлагается на лиц, которые об этом заявляют об этом.

Нужно обратить внимание и на форму представленной доверенности. Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, может быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность должна быть заверена подписью руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника. Если на доверенности отсутствует печать организации, это никак не влияет на ее действительность (кроме случаев, прямо указанных в законе).

Доверенность будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, каким образом она удостоверена. При этом стоит проверить полномочия лица, выдавшего доверенность. Если доверенность удостоверена нотариально, то полномочия лица, подписавшего доверенность, проверять необязательно. Но и требовать от контрагента представления именно нотариально удостоверенной доверенности не обязательно.

Если доверенность выдана руководителем юридического лица, то проверяется полномочие этого руководителя на момент выдачи доверенности. Если доверенность выдана иным лицом (например, заместителем директора), нужно проверить полномочия этого заместителя на момент выдачи доверенности. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия. Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 2 ст. 169 ГК РК), хотя есть исключения из этого правила (предусмотренные пунктами 4 и 6 ст. 167 ГК РК):

• доверенность на получение корреспонденции, на получение выплат от граждан и юридических лиц может быть удостоверена местными исполнительными органами городов республиканского значения, столицы, районов, городов областного значения, акимами города районного значения, поселка, села, где проживает доверитель, организацией, в которой он работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства, администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении, а также командованием соответствующих воинских частей, когда доверенность выдается военнослужащим. Доверенность, посылаемая по телеграфу, а также по другим видам связи, когда отправку документа осуществляет работник связи, удостоверяется органами связи;
• доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляется печатью этой организации, если по закону данное лицо должно иметь печать.

Полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора, то есть право подписания договора от имени организации должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из текста доверенности.

Лицензия на осуществление деятельности

Лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию. К лицензии обычно прилагается перечень конкретных видов деятельности, которые разрешено осуществлять юридическому лицу. Имеет смысл настаивать на том, чтобы контрагент представил этот перечень вместе с лицензией до заключения договора. Если в лицензии указан срок ее действия, то необходимо проверить, не просрочена ли лицензия.

Правоустанавливающие документы

Правоустанавливающие документы в отношении имущества, которое передается по договору, а также осмотр самого имущества. При заключении договора купли-продажи недвижимого имущества нужно удостовериться, что контрагент имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество.

Документ подтверждающий подпись руководителя

При возникновении сомнений в достоверности подписи руководителя организации-контрагента можно запросить также копию банковской карточки с образцом подписи директора, заверенную нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание контрагента.

Рекомендуется запрашивать все документы в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати юридического лица. Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными) форме.

Если контрагент - индивидуальный предприниматель, как правило, запрашиваются:

• Документы, подтверждающие его правовой статус;
• Свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

Примечание: У индивидуального предпринимателя отсутствуют какие-либо учредительные документы - устав или учредительный договор. В остальном действуют те же требования, что и для юридических лиц.

Таким образом, в настоящей статье, мы выделили ряд документов, которые рекомендуется запросить у будущего контрагента при заключении договора и тем самым проявить должную осмотрительность и осторожность при выборе контрагента.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.