Как составляется реестр для подтверждающих документов для. Реестр передачи документов образец бланк. В их числе могут быть

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

• документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
• договорные документы;
• учредительные и корпоративные документы;
• внутренние организационные документы;
• документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов , образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

• № п/п,
• Наименование документа,
• Количество листов в документе,
• Уточняющие сведения.

Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

• наименование документа;
• номер, дата и место составления;
• перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
• наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
• подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости

Онлайн на нашем сайте буквально за 15 – 20 минут и заказать ее бесплатную проверку нашими специалистами.

Нам очень важно, чтобы Вы в итоге получили налоговую декларацию без ошибок и с максимально возможными вычетами согласно Вашей ситуации.

Ниже приведена инструкция по подаче налоговой декларации в инспекцию, а также перечень дополнительных документов, которые также могут понадобиться.

Распечатайте заполненную налоговую декларацию 3-НДФЛ в 2-ух экземплярах (допускается только односторонняя печать) и обратите внимание на следующее:

• на Титульном листе декларации, почти в самом низу, справа, над блоком "Заполняется работником налогового органа", Вам необходимо проставить количество листов подтверждающих документов, которые Вы будете подавать вместе с декларацией;
• на Титульном листе декларации, в самом низу, слева, в блоке "Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей декларации, подтверждаю" - необходимо проставить Подпись и Дату;
• на каждом распечатанном листе декларации, в самом низу, начиная с Раздела 1, необходимо проставить Подпись и Дату.

Узнать, какие документы необходимо приложить к декларации, Вы можете в разделе нашего сайта Налоговые вычеты .

В большинстве случаев, если целью подготовки декларации является возврат налога, Вам необходимо приложить Заявление на возврат налога (бланк и заполненный образец ниже, в пункте 1), а также справку по форме 2-НДФЛ и документы, подтверждающие расходы.

Подать декларацию в налоговую инспекцию Вы можете лично, через представителя по доверенности или почтой РФ с описью вложения.

Дополнительные документы, которые также могут понадобиться вместе с декларацией:

1. Заявление о возврате налога Скачать бланк Скачать заполненный образец

В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения налоговых вычетов (возврата налога), вместе с декларацией также подается Заявление о возврате налога.

Если Вы заполнили декларацию на нашем сайте, тогда после ее оплаты Заявление также можно заполнить онлайн в своем Личном кабинете!

Обратите внимание на следующее:

1) на первом листе Заявления, данные по строчкам - сумма к возврату, Код по ОКТМО и Код бюджетной классификации - Вы найдете в Разделе 1 подготовленной Вами декларации;

2) после того, как заполните Заявление, кликните "Сохранить как...", иначе введенные данные могут не сохраниться.

2. Реестр подтверждающих документов при представлении декларации 3-НДФЛ Скачать бланк Скачать заполненный образец

В случае подачи налоговой декларации 3-НДФЛ налогоплательщик имеет право заполнить и приложить Реестр подтверждающих документов (2 экземпляра). Если он этого не сделает, тогда сам налоговый инспектор его сформирует.
Также, инспектор может подготовить новый Реестр, в случае наличия каких-либо несоответствий или ошибок в предоставленном Реестре налогоплательщиком.

В Реестре предусмотрены дополнительные поля, куда можно добавить другие документы, которые в нем прямо не поименованы.

В случае предоставления налоговой декларации 3-НДФЛ по почте, налогоплательщик обязан составить Опись вложения в 2-ух экземплярах с указанием всех отправляемых документов.

4. Заявление о распределении имущественного вычета Скачать бланк Скачать заполненный образец

в общую совместную собственность и решения установить пропорцию, кто и в каком размере из супругов будет получать вычет, необходимо также приложить соответствующее заявление о распределении вычета между супругами.

5. Соглашение о распределении фактических расходов Скачать бланк Скачать заполненный образец

В случае подготовки налоговой декларации 3-НДФЛ с целью получения имущественного вычета в связи с покупкой жилья в общую долевую собственность и решения установить фактические расходы на покупку каждого из собственников, то есть, кто и в каком размере из супругов будет получать вычет, необходимо также приложить соответствующее Соглашение о распределении расходов.

6. Заявление о распределении имущественного вычета в части процентов по ипотеке Скачать бланк Скачать заполненный образец

С 01.01.2014 года, налогоплательщики - супруги имеют право каждый год заново, согласно Заявления, распределять фактически уплаченные проценты по ипотеке, то есть определять, кто и в каком размере будет получать вычет. Для этого необходимо приложить соответствующее Заявление о распределении уплаченных процентов.

Какую сумму указывать в графе 10 Реестра - сумму договора или сумму отгрузки?

Какие документы и какую сумму следует указать организации в реестре документов, подтверждающих обоснованность применения налоговых льгот разъяснит статья.

Вопрос: Мы получили требование из налоговой инспекции о предоставлении Реестра документов, подтверждающих обоснованность применения налоговых льгот в разрезе кодов операция. Это относится к сданной нами декларации по НДС за 1 квартал 2017г (раздел 7, код 1010204 - реализация медицинских изделий). Какие документы нам указать в графе 7, 8, 9, 10 реестра? В примере от ИФНС указаны следующие документы: договор, №, дата, плат.поручение, сумма и т.д.. Но ведь документ, подтверждающий обоснованность применения льготы (без НДС) для нас - это регистрационное удостоверение на медицинское изделие.

Ответ: В графах 7-10 укажите данные договора или платежного поручения на реализацию (оплату реализации) медицинских изделий:

В графе 7 – тип документы (договор/платежное поручение);

В графе 8 – номер договора (номер платежного поручения);

В графе 9 – дату договора (дату платежного поручения);

В графе 10 – сумму договора (сумму по платежному поручению).

Суммарную сумму необлагаемых операций по коду 1010204 по всем договорам/платежным поручениям, отраженную в разделе 7 декларации по НДС, укажите в графе 3 реестра.

Реестр документов, который спасет вас на камералке

У вас появилась реальная возможность существенно сократить количество документов, которые вы представляете на камералках по НДС. Для этого подайте в инспекцию специальный реестр по форме ФНС. Образец - ниже. Тогда инспекторы запросят у вас точно меньше бумаг.

Форма реестра

Заполняйте реестр строго по форме из приложения 1 к письму ФНС. Иначе налоговики запросят все документы по льготам.*

В ходе камералки по НДС инспекторы должны требовать от компаний не все подряд документы, а выборочно. Такие рекомендации ФНС направила инспекторам (письмо ФНС России от 26января 2017 г. № ЕД-4-15/1281). Речь идет о документах, которые подтверждают право компании не платить НДС в соответствии с пунктами и статьи 149 НК РФ, если речь идет о льготе.

Раньше на камералке по НДС налоговики требовали от компаний все подряд документы по льготам. Теперь такое исключено. Инспекторы будут тратить минимум времени на проверку льгот по НДС у добросовестных компаний. В зависимости от различных критериев налоговики посчитают, сколько они вправе запросить у вас документов из тех, что вы перечислили в реестре.

Подробный порядок есть в приложениях и к письму ФНС. А основные правила следующие. Максимум инспекторы вправе запросить у вас 40 процентов документов из тех, что вы перечислили в реестре. Но в целом не более 500 документов. В зависимости от того, к какому уровню налогового риска программа ФНС отнесла вашу декларацию, и других критериев, запросят 40, 10 или максимум 5 процентов бумаг. Не меньше половины составят бумаги по самым крупным суммам из реестра. Если в реестре по какой-то льготной операции меньше 30 бумаг, то запросят их все.

Кстати, зная объем запрошенных у вас бумаг и причину, по которой у вас запросили именно столько документов, можно определить, к какому налоговому риску программа ФНС отнесла вашу декларацию. К примеру, из квартала в квартал у вас запрашивают 40 процентов документов от тех, что вы перечислили в реестре. Значит, ваши декларации в программе ФНС, скорее всего, числятся с высоким уровнем риска. А это углубленные камералки, вплоть до выездных проверок. Или, допустим, в течение года у вас вообще не требуют документы, а запрашивают только реестр. Это говорит о низком уровне налогового риска. Это хорошо видно в таблице.

Как налоговики посчитают, сколько документов запросить по льготам

Материалы для скачивания:

Сколько бумаг запросят, чтобы подтвердить льготный НДС

Ф НС России разработала для инспекторов алгоритм, как считать число документов, которые компания должна представить в подтверждение льготы по НДС. Чтобы не представлять лишних бумаг, компания должна подать по запросу реестр по специальной форме (письмо ФНС России от 26.01.17 № ЕД-4-15/1281@). Иначе инспекторы смогут не ограничивать себя в запросах.

Шаг 1. Составьте реестр документов

Налоговики вправе затребовать пояснения при камеральной проверке, если компания показала в декларации льготу. Когда компания получила такое требование, составьте реестр подтверждающих документов. Воспользуйтесь формой из письма ФНС России от 26.01.17 № ЕД-4-15/1281@ . Инспекторы будут запрашивать такие пояснения ежеквартально.

РЕЕСТР ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ОБОСНОВАННОСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ЛЬГОТЫ ПО НДС

Пример заполненного реестра мы привели выше. К реестру приложите перечень и формы типовых договоров, которые используете в льготных операциях. Это также повлияет на объем необходимых документов (см. табл. 1 ниже).*

ТАБЛИЦА 1. АЛГОРИТМ РАСЧЕТА ОБЪЕМА ДОКУМЕНТОВ, ЗАПРАШИВАЕМЫХ ПО ЛЬГОТЕ

* Для компаний с высоким и средним риском оцениваются предыдущие четыре квартала. Если риск низкий - предыдущие три квартала.

** Компания должна работать с типовыми договорами по всем операциям льготы.

*** 50% документов должны быть по наибольшим суммам.

Шаг 2. Определите уровень риска компании

Ревизоры посчитают, сколько бумаг им хватит, исходя из уровня риска компании. Чем выше риск у компании, тем больше вероятность, что инспекторы запросят бумаги по максимуму.

Налоговый риск определяет специальная программа (СУР АСК «НДС-2»). Информация, к какой группе риска отнесли компанию, закрыта. Но основной принцип известен. Его чиновники озвучили в письме ФНС России от 03.06.16 № ЕД-4-15/9933@ .

Группа 1: высокий налоговый риск. В зону высокого риска попадают компании с признаками однодневки. Программа причислит вас к рисковым, если:

У компании нет достаточных ресурсов (активов). Например, нет в штате сотрудников, на балансе нет активов, показатели финансово-хозяйственной деятельности низкие;
-компания не отчитывается, не платит налоги или у нее подозрительно низкая налоговая нагрузка.

Группа 2: низкий налоговый риск. В зеленую зону чиновники включают надежные компании. Тех, кто:

Ведет реальную финансово-хозяйственную деятельность;
-своевременно и в полном объеме платит налоги;
-обладает достаточными активами для бизнеса.

Группа 3: средний налоговый риск. В эту группу попадают все компании, которые не вошли в первые две группы. Если у вас нет признаков однодневки, но налоговики не смогли причислить компанию к самым надежным, вы в группе со средним налоговым риском.

Группа риска - не единственный критерий, который повлияет на объем предоставляемых документов. Налоговики дополнительно проверят еще ряд факторов.

Для налоговиков важно, были ли у компании ошибки в декларациях, работает ли она с типовыми договорами, как часто заявляет льготу. Это видно из алгоритма расчета документов, который мы привели в табл. 1 выше.

Из таблицы видно, что, если компания надежна, в течение года сдавала отчетность без ошибок и использует типовой договор, налоговики запросят не более 5% от заявленных бумаг. Этот лимит не действует, только если в реестре по льготе компания приведет менее 30 подтверждающих документов. Тогда будьте готовы представить все бумаги.

Инспекторы вправе запрашивать у надежной компании документы всего раз в год. Но вот пояснения в форме реестра инспекторы будут просить ежеквартально в любом случае.

Маленькая компания с небольшими активами и с признаками однодневки должна будет представить инспекторам 40% документов из реестра. Аналогичная ситуация, если налоговики нашли ошибки в декларации льготника. Но если расчет покажет, что документов много, налоговики запросят не более 500 документов по одному виду льготы. В любом случае как минимум половина из представленных документов будет по самым дорогим сделкам.

Налоговики запросили у ООО «Компания» перечень подтверждающих документов по льготным операциям. Общество представило инспекторам реестр по утвержденной форме (см. образец выше). В перечне 80 документов. Компания входит в группу с низким риском. В результате чиновники затребовали у ООО «Компания» всего четыре документа: договор и платежку по сделке с ООО «Альянс», а также договоры с ООО «Орбита», ООО «Персей» (см. табл. 2 ниже).

ТАБЛИЦА 2. РАСЧЕТ ЗАПРАШИВАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Из письма ФНС России от 26.01.2017 № ЕД-4-15/1281@

При непредставлении налогоплательщиком Реестра или при представлении Реестра не по рекомендуемой форме (в случае невозможности идентификации подтверждающих документов, невозможности их соотнесения с используемыми льготами, невозможности выполнения требований настоящего письма, неуказания в реестре суммы операции) истребование Документов производится без использования риск-ориентированного подхода.
При наличии в налоговом органе сведений, свидетельствующих о возможном неправомерном применении льготы по отдельным операциям, налоговому органу необходимо истребовать документы, подтверждающие правомерность применения льгот по указанным операциям.

Отвечает Владислав Волков,

заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

«Инспекторы сравнят доходы физлиц в 6-НДФЛ с суммой выплат в расчете по страховым взносам. Такое контрольное соотношение инспекторы станут применять с отчетности за I квартал. Все контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приведены в . Инструкцию и образцы заполнения 6-НДФЛ за I квартал смотрите в рекомендации.»

Пересылка документации на сегодня - это обычная процедура в документообороте. Необходимость в этом шаге может возникнуть по многим причинам и поводам. В любом случае может случиться такой неприятный инцидент, как их утрата (частичная или полная).

Но и это еще далеко не все. Некоторые недобросовестные лица, во имя своих интересов, могут сфабриковать утерю документации. Это может быть выгодно для них в силу следующего.

В последствии им достаточно сказать, что ничего не получали. Этим шагом можно будет даже затянуть судебное разбирательство. И уж тем более, если речь идет об утрате оригиналов документов. Ведь далеко не все можно будет повторно получить или восстановить.

Для того, чтобы этого не произошло, при пересылке необходимо в пакет вкладывать «Реестр переданных документов». Только этот документ даст возможность доказать факт их получения в полном объеме.

Как переслать документы с реестром

Пересылка может производиться при участии Почтовой службы. Второй вариант предоставляют курьерские службы. Правда у них, как правило, уже есть разработанных бланк описи передаваемой документации.

Почтовая служба предоставляет услугу «заказных писем». Она заключается в наличии уведомления о вручении. Это позволяет документально подтверждать доставку адресату. Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.

Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись.

И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении. Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем.

Формы описей документации

Опись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых. Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства). Для этого в текст письма-претензии вводится перечень.

Вариант оформления перечня отдельным документом предполагает его написание на бумаге формата А-4. При необходимости это делают на оригинальном «фирменном» бланке. Но это не является обязательным требованием.

Данный документ должен содержать дату составления (передачи), город, название документа. Сам перечень оформляется в виде таблицы. В ней необходимо в первом столбце указывать наименование передаваемых документов.

Следующий столбец содержит их количество. Иногда, при необходимости, вместо этой графы вводят «количество страниц». Это имеет смысл в том случае, когда пересылаемые документы не одностраничные.

Обязательной формы данной бумаги не существует. Поэтому в каждом случае она составляется с учетом специфики документации и ситуации. При появлении трудностей в формировании описей, можно обратиться к нашим специалистам.

Ниже расположен типовой бланк и образец реестра переданных документоввариант которого можно скачать бесплатно.

Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Сопроводительный реестр документов. Форма № 16

код по окуд 0903014 типовая форма no. 16 кладовая кому: бухгалтерии сопроводительный реестр документов за 20 года no. +-+ наименование номера количество отметка бухгалтерии документов документов +-+-+-+-...