Главная » Права работников » Когда можно сдавать сзв м за апрель. Форма СЗВ-М — ежемесячная отчетность в ПФР. Если отчет сдали на бумаге, вместо электронного, будет ли штраф

Когда можно сдавать сзв м за апрель. Форма СЗВ-М — ежемесячная отчетность в ПФР. Если отчет сдали на бумаге, вместо электронного, будет ли штраф

Что это такое

Отчет по форме СЗВ-М – это ежемесячная отчетность в ПФР для работодателей.

Стоит заметить, что те работодатели, которые не хотят тратить время на самостоятельное заполнение и сдачу отчета СЗВ-М, нередко пользуются различными программами или онлайн-сервисами.

Кто должен сдавать новый отчет в ПФР

Новый отчет должны сдавать ИП и организации за тех сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают доходы, облагающиеся страховыми взносами в ПФР.

Форма ежемесячной отчетности в ПФР в 2019 году

Ежемесячная отчетность в ПФР сдается по новой форме – СЗВ-М . Она заполняется по всем работникам и содержит следующую информацию:

ФИО сотрудника.
Номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).

Примечание : форма отчета СЗВ-М утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п.

Обратите внимание , что отчет СЗВ-М с 1 апреля 2017 года сдается по новому формату, утвержденному Постановлением Правления ПФ РФ от 07.12.2016 N 1077п. Представление сведений о застрахованных лицах в старом формате повлечет отказ в принятии отчета, а, в случае нарушения срока его сдачи, штрафа в размере 500 руб. за каждого сотрудника, включенного в отчет.

Образец заполнения отчета СЗВ-М в 2019 году

Образец заполнения бланка по форме СВЗ-М вы можете посмотреть на этой странице .

Срок сдачи формы СЗВ-М в 2019 году

Отчет СЗВ-М нужно подавать в ПФР ежемесячно .

Крайний срок подачи – не позднее 15-го числа следующего месяца.

Таблица 1. Крайние сроки сдачи отчета СЗВ-М в 2019 году

Примечание : если день сдачи выпадает на выходной или праздник, то крайний срок подачи отчета переносится на ближайший рабочий день.

Как заполнить бланк новой отчетности в ПФР

Инструкция по заполнению отчета в ПФР по форме СЗВ-М

Раздел 1. Указываем реквизиты страхователя:

Регистрационный номер в ПФР . Указан в уведомлении из ПФР , полученном при регистрации ООО (ИП). Также, его можно узнать в местном отделении ПФР , либо в налоговой инспекции (продиктовав свой ИНН).
Наименование (краткое) . Например, «ООО «Компания»» или «ИП Тихонов М.А.» .
Поле «ИНН» . ИП и организации указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе.
Поле «КПП» . ИП поле КПП не заполняют. Организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Раздел 2. Отчетный период . Указывается номер отчетного месяца, за который сдается отчет, а чуть дальше, отчетный календарный год (например, Отчетный период 04 календарного года 2019 ).

Раздел 3. Тип формы (код) . Указывается код формы:

исхд (исходная форма, подается впервые в отчетном месяце);
доп (дополняющая форма, подается с целью дополнения ранее поданных сведений);
отмн (отменяющая форма, подается с целью отмены ранее неверно поданных сведений).

Раздел 4. Указываются сведения о застрахованных лицах (сотрудниках) получивших в отчетном месяце выплаты:

Фамилия, имя, отчество (в именительном падеже).
Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
ИНН (при наличии информации об ИНН сотрудника).

Примечание : ФИО сотрудников можно указывать как по алфавиту, так и в любой другой последовательности.

В нижней части отчета необходимо поставить подпись руководителя (ИП) с указанием должности, печать (при наличии) и дату подписания.

Штраф за несдачу формы СЗВ-М

За несдачу ежемесячной отчетности в ПФР или подачу отчета с неполными или недостоверными сведениями предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого работника.

Кроме этого с должностных лиц организации (руководитель, бухгалтер) дополнительно могут взыскать штраф в размере от 300 до 500 рублей (статья 15.33 КОАП РФ).

Нулевой отчет по форме СЗВ-М

Даже если организация приостановила свою деятельность нулевой отчет СЗВ-М все равно необходимо сдавать. В такой компании есть как минимум один учредитель (директор), по которому нужно отчитываться.

С марта 2018 года действует новый порядок представления отчета отдельными категориями застрахованных лиц. Начиная с указанного периода отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ обязательны к представлению в отношении:

Руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.
Председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора)

Указанные изменения были внесены письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенного до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721.

Нужно ли сдавать СЗВ-М вновь созданным ООО без сотрудников, гендиректора и счета в банке?

В соответствии с Письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенным до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, СЗВ-М необходимо сдавать в отношении руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.

Нужно ли сдавать отчет организациям в процессе ликвидации?

Согласно разъяснениям, данным в Пенсионном фонде РФ, нахождение организации в стадии банкротства не освобождает ее от обязанности представления отчета по форме СЗВ-М. В данном случае, заполняется нулевая форма и подписывается у конкурсного управляющего.

организации;
ОП, имеющие отдельный баланс и расчетный счет, а также начисляющие выплаты в пользу физлиц.
ИП, у которых есть работники и/или есть заключенные с физлицами ГПД.

СЗВ-М: на кого подаются сведения

В отчете по форме СЗВ-М отражаются данные о:

каждом работнике, с которым в отчетном месяце заключен/продолжает действовать/прекращен трудовой договор;
о каждом физлицо, с которым в отчетном месяце заключен/продолжает действовать/прекращен ГПД на выполнение работ и оказание услуг (договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки и т.п.). На таких лиц подаются сведения, если выплачиваемые им вознаграждения облагаются страховыми взносами в соответствии с законодательством РФ.

Имейте в виду, что на директора - единственного учредителя .

СЗВ-М: куда сдавать

Сведения подаются в отделение ПФР по месту учета организации/ОП/ ИП.

Срок сдачи СЗВ-М

Сведения необходимо представить не позднее 15 числа месяца. Следующего за отчетным месяцем (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Если крайний срок представления СЗВ-М выпадает на выходной/праздничный день, то последним днем для подачи отчета будет являться первый рабочий день, следующий за этим выходным/праздником (Письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045).

За несвоевременное представление СЗВ-М страхователю грозит штраф в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица ( 27-ФЗ). Кстати, штраф в таком же размере налагается за представление неполных и/или недостоверных сведений, а также если сведения не представлены вовсе.

СЗВ-М: способ представления

При подаче сведений на 25 и более застрахованных лиц СЗВ-М нужно представить в электронном виде, подписав отчет усиленной квалифицированной электронной подписью (п.2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Если же сведения подаются менее чем на 25 застрахованных лиц, то СЗВ-М можно сдать на бумаге.

Имейте в виду, если СЗВ-М вы должны представить в электронном виде, а сдадите на бумаге, то вас оштрафуют на 1000 руб. за нарушение способа подачи (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

СЗВ-М: бланк

Скачать бланк СЗВ-М можно через систему КонсультантПлюс .

С формой отчета вы можете ознакомиться ниже.

Электронный формат СЗВ-М утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 07.12.2016 N 1077п .

Подготовка и проверка СЗВ-М

СЗВ-М нулевая

В принципе, у организации не может быть нулевой СЗВ-М, т.к. хоть один работник в фирме должен быть - как минимум, директор, подписывающий отчетность.

СЗВ-М при нулевой отчетности

Если организация или ИП не ведет деятельность, не выплачивает своим работникам зарплату и, соответственно, сдает нулевую отчетность, то на обязанность представить СЗВ-М данный факт не влияет. Ведь из-за отсутствия деятельности/невыплаты зарплаты работники не перестают быть застрахованными лицами. Следовательно, подача СЗВ-М обязательна.

Нужно ли ИП сдавать СЗВ-М

Как мы уже сказали ранее, если у предпринимателя есть работники и/или же заключенные с физлицами ГПД, то сдавать СЗВ-М такой ИП обязан.

Если же ИП работает в одиночку, то подавать сведения о застрахованных лицах он не должен.

Порядок предоставления СЗВ-М за апрель 2018 года

По СЗВ-М за апрель 2018 года срок окончательной сдачи 15 мая. Форму можно сдать заранее в апреле, но лучше не торопиться. При приеме на работу нового сотрудника в конце месяца придется сдать дополнительный отчет, так как сведения необходимо предоставить даже в случае, если работник проработал только один день.

Порядок и срок сдачи СЗВ-М за апрель продемонстрированы на рисунке:

Таким образом, в текущем полугодии для СЗВ-М за апрель 2018 - срок сдачи 15 мая, за май — 15 июня, за июнь — 16 июля. Для правильного формирования отчетности, содержащей информацию о работниках, не забудьте при составлении РСВ за полугодие 2018 года сверить раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» с данными формы.

Желательно СЗВ-М за апрель сформировать в начале мая, в связи с многочисленными праздниками и выходными. Отправить его, не дожидаясь окончательного срока, а ошибки исправить до дня их обнаружения ПФР; если недочет появится при приемке сведений, подать уточненный расчет не позднее 5 рабочих дней от числа получения уведомления о необходимости устранения ошибок.

Какие данные обязательно заполнить в форме?

СЗВ-М — отчет, состоящий из сведений о сотрудниках, числящихся в фирме в отчетном месяце. Он состоит из четырех пунктов, обязательных для заполнения (см. рисунок):

При допущении ошибки в 1-м пункте СЗВ-М в реквизитах компании, отправить форму в электронном виде будет невозможно, программа выдаст ошибку в файле, поэтому следует найти ошибку и отправить заново.

Если допустите неточности в следующих пунктах, то ошибки программа уже не обнаружит, но за них последует штраф от ПФР. Поэтому внимательно формируйте все остальные пункты.

При заполнении типа формы в пункте 3:

После того как сдали СЗВ-М и выявили ошибку в сведениях о работнике — укажите в пункте 4 сотрудника, у которого допущена неточность, при этом в пункте 3 укажите «отмн» и отправьте дополнительный отчет. Затем создайте новый отчет с указанием кода «доп» и сформируйте правильные сведения по работнику, не затрагивая остальных.
Если не указали сотрудника, то форму отправляйте с кодом «доп» и отразите сведения только по невключенному физлицу.
В случае указания работника, не числившего в фирме, — сформируйте сведения с кодом «отмн» и в таблице укажите только лишнего работника.
При несдаче в срок отчета в случае отсутствия штатных сотрудников или невладения информацией, например о заключенном договоре подряда с физлицом, сдайте отчет с кодом «исхд».

В бланке отчета (пункт 4) указаны лица, по которым необходимо отправить сведения — это все застрахованные в ПФР физлица, работающие в компании по любым договорам, по которым фирма оплачивает страховые взносы.

Не знаете свои права?

СЗВ-М следует заполнить, если:

фирма приостановила деятельность и все работники находятся в отпуске без оплаты, отсутствуют начисления заработной платы;
работники находятся в декретном отпуске, в отпуске по уходу за детьми, на больничном;
компания новая и не успела заключить трудовые договоры, это не значит, что отчет «нулевой» и его можно не отправлять — СЗВ-М необходимо заполнить на руководителя-учредителя, даже в случае отсутствия зарплаты и заключенного договора (письмо ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721);
все работают неполный рабочий день или числятся только совместители.

За что еще наказывает ПФР данной суммой? Штраф начисляется:

при отправке СЗВ-М за апрель ошибочно указали другой месяц (пункт 2) — ПФР обоснует это как несдачу формы за апрель, поэтому придется сдать еще раз, и желательно успеть в установленную дату;
не представили отчет или предоставили позже срока, допотчет сдали после установленной даты.

Какие действия необходимо предпринять при формировании СЗВ-М за апрель 2018 года в срок сдачи?

При отправке отчета СЗВ-М за апрель 2018 в срок сдачи не забудьте сформировать и выдать каждому работающему в фирме выписку из отчета.

Кроме того, данные из сведений следует выдать обязательно:

сотруднику, который достиг пенсионного возраста, — выписку из СЗВ-М он должен отдать в ПФР для оформления пенсии;
работнику при увольнении — если он работает по трудовому договору, то выдать в день увольнения; в случае работы по гражданско-правовым отношениям или договору подряда выдать в последний день срока договора.

Например, в случае увольнения работника 4 мая 2018 года, то есть до наступления срока сдачи СЗВ-М за апрель 2018 года и май, следует ему выдать выписку отчетов в день увольнения — 4 мая за апрель и май 2018 года с кодом «исхд».

Следует иметь в виду:

отдавать копию всего отчета СЗВ-М нельзя, необходимо сформировать только сведения, касающиеся конкретного работника;
у фирмы должно остаться подтверждение выдачи выписки из данной формы — расписка в получении, например в журнале учета выдаваемых документов сотрудникам.

По каким работникам не отражаются данные в СЗВ-М? В случае проведения работы (оказания услуги) по договору подряда такие сведения не включаются в СЗВ-М, если:

по договору работал ИП, т. к. он сам за себя оплачивает пенсионные взносы (подп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ);
оказывал услуги (проводил работы) иностранец, работающий за пределами России (пп. 5 и 7 ст. 420 НК РФ);
выплаты получил студент очной формы обучения за работу в студенческом отряде (подп. 1 п. 3 ст. 422 НК РФ).

В случае оформления договора подряда с физическим лицом, по которому необходимо уплатить страховые взносы, данные по таким лицам указываются в СЗВ-М в обычном порядке.

***

СЗВ-М заполнить несложно. В форму включают только сведения (не зависящие от зарплаты) по сотрудникам по всем договорам, действующим в отчетном периоде, по которым необходимо оплачивать страховые взносы. Однако отправлять отчет лучше всего заранее, чтобы успеть сделать исправления до окончательного дня сдачи, так как штрафы могут быть значительными при большом количестве работников.

Сроки сдачи СЗВ-М за апрель 2018 года

Какие сроки установлены для сдачи СЗВ-М за апрель 2017

Срок сдачи отчета по форме СЗВ-М изменился с 1 января 2018 года – вместо 10-го стало 15-е число следующего месяца. Поэтому срок за апрель 2018 года – понедельник, 15 мая. Правило переноса срока с выходного на ближайший рабочий день в данном случае работать не будет.

Новая форма СЗВ-М 2017

Для своевременной сдачи через интернет (обязательно для тех, у кого застрахованных от 25 человек, для остальных – по желанию) необходимы:

актуальная версия программы, в которой вы работаете, – с 1 апреля действует только новый электронный формат, утвержденный Постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 №1077п;
действующая электронная подпись. Не забудьте проверить ее срок и работает ли сотрудник, на кого она выписана. Если в организации сменился директор, а отчет по умолчанию продолжают подписывать его ЭЦП – при обнаружении фондом этого факта отчетность будет считаться несданной;
оплаченный и работающий интернет;
правильно составленный СЗВ-М.

Учтите, что в первой половине мая много праздничных дней, не откладывайте отчет на крайние дни.

По отчету СЗВ-М не предусмотрена корректирующая форма. Поэтому в случае ошибок необходимо сделать следующее (см. таблицу).

В отменяющий и дополняющий виды отчета включают сведения только по тем лицам, по которым надо сдать корректировки.

Если вы должны сдавать отчет в фонд через интернет, то и исправительные формы так же надо сдать через интернет, даже если в них будет меньше 25 человек.

Ответственность за непредставление в срок СЗВ-М за апрель 2018 года

Ответственность страхователей за несданную или некорректную форму СЗВ-М определяет статья 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, а с 1 января2018 г. – также статья 15.33.2 КоАП РФ (см. таблицу).

Штрафы по СЗВ-М за апрель

Штрафы выписывают территориальные отделения пенсионного фонда на организацию и на ответственного – отдельно. Ответственным лицом могут выступать руководитель, главбух или кадровик (в форме СЗВ-М сумм начислений нет, кадровой службе по силам ее заполнить). Поэтому не забудьте внести в должностную инструкцию выбранного сотрудника обязанность своевременно формировать и отправлять СЗВ-М.

Изменился порядок взыскания. Теперь штрафы не списываются по инкассо, а в судебном порядке. Но это грозит, только если сами не заплатите в течение 10 дней по требованию.

Как при ошибках избежать штрафов по СЗВ-М за апрель 2017

С 19 февраля 2018 года начала действовать Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (утв. приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н). Теперь у страхователя есть возможность избежать штрафов, главное – уложиться в сроки.

Страхователь сам нашел ошибки . Если вдруг обнаружилось, что в уже сданном отчете СЗВ-М за апрель есть ошибки, но ПФР их не обнаружил — необходимо сдать корректировки. В этом случае не важно до или после 15 мая (абз. 3 п. 39 Инструкции № 766н).

Ошибки выявил ПФР . Чаще всего ошибки находят сотрудники ПФР при приемке. Это может быть несоответствие формы или формата, а может быть несовпадение сдаваемых сведений и информации в базах фонда. Если хотите избежать штрафа, необходимо уложиться в 5 рабочих дней и устранить все нарушения (абз. 2 п. 39 Инструкции). Правильно отсчитайте этот срок. Отправная точка – дата получения от ПФР уведомления об устранении ошибок и несоответствий:

при вручении лично – дата расписки;
при отправке по почте заказным письмом – независимо от факта, датой вручения считается 6-й день от отправления заказного письма;
в электронном виде по ТКС – дата в подтверждении о получении.

Само уведомление с перечисленными ошибками должно быть также выписано ПФР в течение 5 рабочих дней.

Снижение или отмена штрафов СЗВ-М в судебном порядке

Если избежать штрафа не удалось, есть вариант снизить его размер в судебном порядке. Приведем три варианта ситуаций, когда решение может быть в вашу пользу.

1. Неправильный период, но верное содержание. Из-за размера штрафов при заполнении формы особенно внимательно стоит обращать внимание на правильность указания отчетного периода. Если, например, при сдаче СЗВ-М за апрель 2018 года не заполнить период, в этом случае программа по умолчанию укажет текущий месяц – отчет за апрель станет отчетом за май 2018 года. При формальной проверке срабатывает ограничение только на указывание будущих периодов – при работе в мае указать отчетный период Июнь2018 г. не получится.

Но есть решение, когда суд отменял выставленные санкции ПФР, опираясь на фактическое содержание отчета (Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2017 по делу № А43-26809/2016). Если ошибка только в периоде, а сумма штрафа существенна, есть смысл попытаться его оспорить и отменить в судебном порядке по аналогии.

2. Отчет не вовремя сдан впервые. Закон № 27-ФЗ не предусматривает возможность смягчить наказание. ПФР всегда начисляет штраф исходя из единой ставки 500 рублей за человека, что в итоге может составлять существенную сумму для организации. Даже если отчет был сдан с задержкой на 1 день из-за проблем с интернет-соединением. Поэтому и не рекомендуется откладывать сдачу отчета на последний момент.

признание вины в совершении правонарушения;
совершение правонарушения впервые и по неосторожности, отсутствие умысла в нарушении;
отсутствие реальных убытков государству и бюджету ПФР;
отсутствие неблагоприятных последствий правонарушения;
незначительный период просрочки (если это так);
несоразмерность ответственности совершенному правонарушению и последствиям его совершения.

Не стоит указывать следующие обстоятельства:

смена ответственного (включая уход в декрет);
ссылаться на особый статус страхователя (например, если он является муниципальным учреждением и/или социально-ориентированной организацией).

Учтите, суды не в 100% слушаний принимают сторону страхователей. Например, в Постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2017 по делу № А52-3524/2016 суд не расценил как исключительные указанные причины просрочки. Кроме того, страхователь не дал возможности суду оценить уровень существенности суммы штрафа. В итоге решение ПФР оставили в силе.

В случае, когда не работает интернет, а ваша организация обязана отчитываться по ТКС, возможно, есть смысл сдать отчет через почту. Таким образом вы без судебных решений уменьшите свой штраф до 1 000 рублей.

3. Ошибка допущена в отношении незастрахованного лица. Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд по делу № А44-8410/2016 в своем решении от 22.02.2017 поддержал бухгалтера, внимательно читающего законы. Закон № 27-ФЗ при формулировке размера штрафа ссылается на количество именно застрахованных лиц. Исходя из этого суд отменил штраф, посчитанный по сотруднику, не относящемуся к такой категории. Подобное решение также принял Семнадцатый арбитражный апелляционный суд 28.02.2017 по делу № А71-13367/2016.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Форма Сведений… утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Она вступила в силу 1 апреля прошлого года и больше не менялась (за исключением формата). По сути данный отчет — это перечень застрахованных лиц, с которыми у компании заключены договоры.

Если в компании от 25 застрахованных – отчет необходимо отправлять через интернет. Если менее – компания может выбрать: сдать отчет в электронной или бумажной версии (ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

не включайте в общее число всех сотрудников, берите только количество застрахованных. Например, по высококвалифицированным иностранным специалистам взносы не платят, их считать не надо. Отчет также не сдают по студентам-очникам, работающим в студотрядах, вне зависимости от вида заключенных с ними договоров;
количество застрахованных на дату сдачи СЗВ-М не имеет значения. То есть если в апреле было 20 договоров, а 15 мая — 40, то свое право на сдачу бумажного отчета за апрель вы не потеряли.

Напомним, с 1 апреля 2018 года можно использовать только новый электронный формат СЗВ-М — ПФР ввел его постановлением от 07.12.2016 № 1077п. Формат, который действовал до 31 марта 2018 года, больше нельзя применять — фонд такой отчет не примет. Не забудьте заранее обновить программное обеспечение.

Читайте в электронной газете «Учет. Налоги. Право»:

Кто и куда должен сдать отчет СЗВ-М за апрель 2018 года

зарегистрированные в Пенсионном фонде до 1 мая 2018 года как страхователи. Это относится и к иностранным компаниям;
заключившие или расторгнувшие трудовые и/или договоры подряда в период с 1 по 30 апреля 2018 года;
выплатившие по договорам вознаграждения, c которых должны быть начислены и уплачены страховые взносы.

Индивидуальные предприниматели и главы крестьянских (фермерских) хозяйств тоже обязаны сдавать отчет. Но это только в случае, если в апреле были оформлены договоры с работниками.

ИП без работников, которые платят взносы в фиксированном размере за себя, СЗВ-М не cдают. Члены хозяйств также не относятся к наемным работникам, по ним взносы не платят, отчет на них не надо сдавать в фонд.

Обособленные подразделения сдают СЗВ-М самостоятельно в отделение фонда по месту учета. Но для этого подразделение должно иметь отдельный баланс и расчетный счет. Cамостоятельно считать зарплату и прочие выплаты. КПП в отчете тогда указывают не по головной организации, а обособки. Но данные правила не будут работать, если указанные выше критерии не соблюдаются или если подразделение находится за границей. При таких вариантах сотрудников подразделения включают в общий отчет СЗВ-М за апрель по головной организации.

СЗВ-М за апрель 2017: каких лиц включают в отчет

При подготовке отчета часто возникают сомнения, включать ли в него лиц, которым не выплачивались вознаграждения и, cоответственно, с них не начислялись взносы. Это не имеет значения. Единственно важный критерий — наличие действующего в отчетном месяце трудового договора (письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).

Застрахованные в СЗВ-М, оформленные по трудовым договорам

Отчет по срочным трудовым договорам. При оформлении отчета по срочным договорам необходимо четко определиться с перечнем действующих договоров. Нюанс — в оформлении завершения действия срочного договора. Если процедура по ТК РФ не была полностью соблюдена (ст. 58 и ст. 79 ТК РФ), то договор из срочного становится договором на неопределенный срок. В итоге сотрудник не считается уволенным, а сведения о нем надо включать в форму СЗВ-М.

Отдельные категории лиц в отчете. Сотрудники, которые в течение апреля 2018 года находились в декрете, на больничном, в очередном отпуске или отпуске за свой счет, все равно должны быть включены в СЗВ-М, так как их трудовые договоры продолжали действовать. Это касается и внешних совместителей, и дистанционных работников.

Не надо в СЗВ-М за апрель 2018 года отражать данные по сотруднику, уволенному в период с 2 по 31 марта, но заболевшему в течение 30 календарных дней и предоставившего больничный. Пособие ему надо выплатить, но действующего договора у него не было. Также не включают бывших сотрудников-пенсионеров, получивших матпомощь.

Особенности по иностранным гражданам и лицам без гражданства рассмотрены ниже.

Застрахованные в СЗВ-М, оформленные по гражданско-правовым договорам

Расчеты по гражданско-правовым договорам отличаются от трудовых. Например, договором может быть предусмотрен расчет по факту выполнения работы через три месяца. Для включения данных по исполнителю гражданско-правового договора в отчет за апрель2018 должны быть соблюдены все те же два критерия (письмо Минтруда России от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587, письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856):

по договору начисляются или будут начисляться страховые взносы;
срок действия договора полностью или частично распространяется на апрель 2018 года.

Если возникла ситуация, когда договор был в апреле заключен с работником и в этом же месяце расторгнут без выполнения работ, в СЗВ-М его включать не стоит.

Иностранцы и лица без гражданства в СЗВ-М

В отчетность за апрель 2018 года надо также включить иностранцев и лиц без гражданства, если они относятся к застрахованным на основании трудовых или гражданско-правовых договоров (письмо ПФР от 23.11.2015 № НП-30-26/16733). Но, как уже было отмечено выше, временно пребывающих высококвалифицированных сотрудников в СЗВ-М не включают, так как по их выплатам взносы не начисляют.

Общеустановленный порядок начисления взносов может меняться правилами заключенных РФ международных договоров. Так, например, по всем временно пребывающим сотрудникам из Вьетнама и Китая страховые взносы не начисляют (письмо ФМС России от 27.10.2015 № ВЯ-1/2/2-13552). Cледовательно, в отчет их включать не надо.

Особенности сдачи СЗВ-М общественными объединениями

Общественное объединение для сдачи СЗВ-М, как и простая организация, должно быть зарегистрировано в ПФР. Здесь опять работает правило по разделению членов и наемных работников:

если в общественных организациях есть только зарегистрированные члены, то по ним сведения в ПФР не представляют;
если же объединением или политической партией оформлены трудовые отношения, то возникает необходимость ежемесячно представлять отчет (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23.11.2006 № А33-10289/06-Ф02-5872/06-С1 по делу № А33-10289/06).

Также отчет будет необходимо сдавать в период действия гражданско-правовых договоров (письмо Минтруда России от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587, письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).

Договоры по благотворительности. Нередки случаи, когда для общественных организаций работы выполняют бескорыстно. Такие услуги на основании статьи 1 Федерального закона от 11.08.1995 № 135-ФЗ можно расценивать как благотворительность. Для предания этим услугам легитимности возможно оформление гражданско-правового договора (ст. 7.1 закона № 135-ФЗ), но так как выплата вознаграждения и начисление взносов по нему не предполагаются, то и в отчет благотворителей не включают.

Допустима ситуация, когда для получения благотворительных услуг оплачиваются проезд, питание, медстраховка. На них также не начисляют взносы. Исключением является оплата питания на сумму больше 700 рублей в день на территории РФ и более 2 500 рублей в день за границей (письмо Минтруда России от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587, письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).

СЗВ-М для организаций без сотрудников

Нулевая СЗВ-М . ПФР в своем письме от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581 дал пояснения, что если у организации нет действующих трудовых и гражданско-правовых договоров, то она не должна сдавать отчетность по форме СЗВ-М. То есть если у плательщика нет лиц, по которым в апреле возникла обязанность сдавать отчет, то и нулевую форму сдавать не надо.

СЗВ-М на единственного учредителя . У организаций, как минимум, должен быть руководитель, имеющий право подписывать документы. Он же может быть единственным учредителем и не оформлять на себя трудовой договор. В этом случае отчет не сдают (письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).

СЗВ-М на конкурсного управляющего . Если организация-банкрот уволила всех сотрудников, когда суд открыл конкурсное производство, ее интересы представляет конкурсный (арбитражный) управляющий. Он относится к ИП (самостоятельно уплачивает страховые взносы). Включать его в СЗВ-М управляемой организации не надо (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.02.2017 № 17АП-259/2017-АКу по делу № А71-13367/2016).

Как заполнить СЗВ-М за апрель 2018 года: образец

В форме необходимо указать:

реквизиты страхователя;
отчетный период;
тип формы;
сведения о сотрудниках;
дата составления и подпись.

Реквизиты страхователя — это сокращенное название организации или обособленного подразделения, номер ПФР, два числовых кода — ИНН и КПП. При заполнении необходимы сведения из учредительных и регистрационных документов.

В отчете предпринимателя КПП не указывают.

Отчетным период . В поле Отчетный период укажите код 04, что означает апрель, в поле Календарный год — 2017.

Тип формы . Поставьте код исхд (исходная) при отправке сведений за апрель впервые. Если отчет был принят, а сведения необходимо исправить, то используются коды отмн и доп. Отменять непринятые сведения не надо. Также в исправляющие отчеты неправильно включать сотрудников, по которым были сданы корректные данные.

Сведения о сотрудниках . В пункте Сведения о застрахованных лицах укажите их:

СНИЛС;
фамилию, имя и отчество. Отчество – при наличии. При проверке имя должно соответствовать номеру СНИЛС в базе ПФР, т. е. в отчете указывается Ф. И. О из страхового свидетельства, даже если оно не соответствует имени в паспорте;
ИНН. Eсли у физлица нет ИНН, или он неизвестен, то можно поставить прочерк (п. 2.2 ст. 11 27-ФЗ). А можно узнать или проверить его корректность с помощью сервиса Узнать ИНН на сайте ФНС. Для отправки запроса необходимо вбить фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, реквизиты паспорта и капчу (цифры с картинки). Результат выводится на той же странице ниже таблицы с запросом.

Дата составления и подпись . Внизу формы проставьте дату составления и подпись страхователя: руководителя организации, предпринимателя, конкурсного управляющего, главы К(Ф)Х или уполномоченного лица по доверенности. Заверьте подпись печатью (если она у вас есть), поставьте расшифровку подписи. При заполнении отчета в электронной форме – используется квалифицированная электронная подпись. Она должна быть корректной, нескомпрометированной, с действующим сертификатом на момент подписания отчета.