Оформление путевого листа грузового автомобиля. Путевой лист
Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно. При этом, в самостоятельно разработанной форме следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Приведем пример заполнения путевого листа для компании «Ницца» из Екатеринбурга. Скачать образец можно .
Новые реквизиты
Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 в перечень обязательных реквизитов внесены изменения:1) отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп организации;
2) установлен новый обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов
Новая редакция Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 действует с 26 февраля 2017 г. Для выполнения нового требования с этой даты на путевых листах следует проставлять отметку (или штамп) «техконтроль прошел». Ответственный за технический контроль механик должен проставить дату, время, свою подпись с расшифровкой.
- Название - путевой лист.
- Номер.
- Срок действия.
- Сведения о собственнике автомобиля.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак.
- Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
- Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
- Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
- Ф. И. О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
- Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, провдящего медосмотр.
- Отметка о предрейсовом осмотре техсостояния автомобиля.
- Подпись и Ф. И. О. контролера техсостояния автомобиля.
Путевой Лист автомобиля
Путевые листы
Изменения в путевых листах вступили в силу в декабре 2017 (приказ Минтранса России от 07.11.2017 № 476).
В путевой лист с 2018 года теперь обязательно вносится ОГРН и данные о предрейсовом техосмотре.
Отменена круглая печать на бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.
Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:
Наименование документа, номер и дата его выдачи (при проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию);
Срок действия путевого листа (максимальный период — один месяц);
Информация о собственнике автомобиля с обязательным указанием ОГРН;
Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения);
Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка);
Данные спидометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж;
Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку;
Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время;
Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя;
Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр;
Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения или уполномоченные руководителем лица.
Если компания использует печать, то путевой лист скрепляется печатью.
Путевой лист составляется в одном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу для подписи.
Путевой лист 2018 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Он нужен водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования автомобиля, перевозки пассажиров или груза.
Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).
Правила заполнения путевого листа
Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2018 года.
|
Вид ТС |
Путевой лист, бланк |
Особенности в заполнении |
|
|
Форма |
ОКУД |
||
|
Легковые автомобили |
Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов. |
||
|
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям |
Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую. |
||
|
Грузовые машины с повременной оплатой водителям |
Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день. |
||
|
Спецмашины |
Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги. |
||
|
Такси легковое |
Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу. |
||
|
Автобусы для общественного и иного пользования |
№ 6-СПЕЦ |
Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна. |
|
Путевой лист необходим, чтобы:
Списать компенсацию за использование личного имущества, если сотрудник ездит на своей машине по делам компании;
Подтвердить реальность сделки по перевозке грузов .
Как часто оформлять путевые листы
Периодичность составления путевых листов зависит от того считается компания автотранспортным предприятием или нет.
Автотранспортные компании оформляют путевые листы ежедневно и они действительны в течение одного дня (смены).
На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках . Тогда водитель сам записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат.
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ и как минимум один раз в месяц.
Форма путевого листа
Если компания не автотранспортное предприятие, то она может оформить путевые листы по унифицированной форме или по самостоятельно разработанной форме.
Путевые листы оформляются независимо от того свой автомобиль или арендованный .
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Если унифицированные образцы путевых листов не подходят компании (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), то она может сама разработать бланк.
Собственный бланк должен соответствовать требованиям законодательства к первичным документам (ч. 2 ст. 9 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Применение собственных путевых листов фиксируется в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Заполнение Путевых Листов
При выезде автомобиля и после возвращения в гараж, путевой лист проверяет механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию. Он смотрит показания спидометра, расход топлива и т. д., заверяет его подписью или штампом.
Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил. При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них. Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.
Несколько слов о ПЛ
Правила заполнения должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ. Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.
С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.
Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист - это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.
Классификация
На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:
- легковой транспорт;
- специальный транспорт;
- грузовое ТС;
- пассажирское такси;
- автобус.
Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.
Индивидуальные бланки ПЛ
Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.
Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.
Срок действия документа
Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.
Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.
Обязательные графы
Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:
- Номер.
- Наименование.
- Период действия бланка.
- Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:
- Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
- дата в формате числа, и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.
5. Подробное описание использующегося ТС:
- его тип;
- модель;
- модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
- регистрационный номер ТС;
- начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
- информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).
6. Данные о владельце ТС.
Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.
Путевые листы: образец, правила заполнения
Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.
В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.
Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.
Пример заполнения
Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.
В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером. Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.
В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.
В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.
Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.
Правила заполнения путевых листов автобуса
Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.
В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе. В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений. В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя.
Так как автобус выходит на рейс в первую и вторую смену, то в путевом листе предусмотрены графы, заполняющиеся диспетчером по мере выезда и возвращения в гараж каждой смены.
Грузовые автомобили
В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:
- Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.
- С учетом повременных тарифов. В этом случае в документе указывается вид тарифа, а затем делается расчет заработной платы по итогам поездки.
- Междугородные перевозки. Подобная форма помечается специальной красной полосой и используется довольно редко. Чаще всего она применяется при работе с народнохозяйственными грузами.
Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля предусматривают множество граф и считаются самыми сложными. Неизменными являются следующие строки:
- колонна либо бригада;
- прицепы;
- сопровождающие лица;
- места приема и сдачи груза;
- характеристика груза;
- тоннаж груза;
- количество рейсов с заявленным грузом, которые составляют задание водителя;
Обычно оформлением подобных важных документов занимаются специально назначенные лица, в транспортных компаниях их содержание просто необходимо.
Нововведения в правила
В текущем году изменились правила заполнения путевого листа. Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.
Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия. Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы.
В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица. Эти данные заполняются для всех типов ТС.
Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести
Не стоит недооценивать важность правильного заполнения данных документов. К примеру, известны случаи, когда ИП вели судебные тяжбы с налоговыми органами из-за отказа в вычете НДФЛ. Федеральная налоговая служба заявила, что истец использовал авто в личных целях, ведь путевые листы были заполнены неверно, а следовательно, не могли рассматриваться в деле.
Также распространены и другие случаи, на которые мы не станем распространяться, где роковыми стали именно обидные и банальные ошибки в документах. Поэтому настоятельно советуем внимательнее относиться к ведению документации и использовать специальный журнал. О нем мы расскажем в следующем разделе статьи.
Ведение журнала путевых листов
Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.
Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.
На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:
- номер и дата выдачи ПЛ;
- информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
- номер ТС, присвоенный в гараже;
- подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.
Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.
Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.
Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.
Вместо заключения
Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам. Надеемся, что после прочтения статьи у вас не останется неотвеченных вопросов по заполнению ПЛ.
Как разработать свой бланк путевого листа
Для того, чтобы учесть расходы при расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Для обоснования и документального подтверждения затрат на ГСМ применяются путевые листы.Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно. При этом, в самостоятельно разработанной форме следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Приведем пример заполнения путевого листа для компании «Ницца» из Скачать образец можно тут.
Новые реквизиты
Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 в перечень обязательных реквизитов внесены изменения:1) отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп организации;
2) новый обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов
Новая редакция Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 действует с 26 февраля 2017 г. Для выполнения нового требования с этой даты на путевых листах следует проставлять отметку (или штамп) «техконтроль прошел». Ответственный за технический контроль механик должен проставить дату, время, свою подпись с расшифровкой.
- Название - путевой лист.
- Номер.
- Срок действия.
- Сведения о собственнике автомобиля.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак.
- Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
- Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
- Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
- Ф. И. О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового водителя.
- Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, провдящего медосмотр.
- Отметка о предрейсовом осмотре техсостояния автомобиля.
- Подпись и Ф. И. О. контролера техсостояния автомобиля.
Добрый день, уважаемый читатель.
В этой статье речь пойдет об изменениях, которые вносятся в приказ министерства транспорта Российской Федерации " ".
Начиная с 15 декабря 2017 года в путевых листах транспортных средств должны присутствовать несколько новых полей с информацией. Так что если Ваша организация занимается перевозками пассажиров или грузов, рекомендую внимательно прочитать эту статью и обновить бланки путевых листов.
ОГРН и ОГРНИП в путевых листах
5.
1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.
5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
Начиная с 15 декабря сведения о собственнике должны дополнительно включать в себя ОГРН (для юридических лиц) и ОГРНИП (для индивидуальных предпринимателей).
На всякий случай напомню, что данные номера указываются в специальных свидетельствах о государственной регистрации юридического лица или ИП. Свидетельства выдаются при постановке на учет в налоговой инспекции, т.е. они гарантированно есть у всех ИП и юридических лиц. Так что проблем с заполнением нового поля в путевом листе быть не должно.
Предрейсовый технический контроль автомобиля
6. Сведения о транспортном средстве включают:
...
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
Ранее в путевых листах не было поля, подтверждающего проведение предрейсовой проверки транспортного средства. Начиная с 15 декабря 2017 года такое поле является обязательным для транспортных средств, которые в соответствии с законодательством должны проходить предрейсовый контроль.
Рассмотрим пункт 4 статьи 20 закона " ":
4. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны:
...
организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.
Таким образом, если транспортное средство задействовано в перевозках пассажиров или грузов, оно должно проходить предрейсовый контроль, отметка о котором и ставиться в обновленный путевой лист.
Если же автомобиль используется только водителем, то проходить предрейсовую проверку ему не требуется.
Например, если руководитель организации самостоятельно управляет автомобилем, то проходить ежедневную проверку не нужно.
Более подробно информация об особенностях проведения проверок технического состояния транспортных средств рассмотрена в на сайт.
Кроме того, в приказ министерства транспорта вносится и еще одно изменение:
16 1 . Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
16 1 . Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
Однако существенного влияния на смысл документа оно не оказывает.
При желании Вы можете ознакомиться с текстом обновленного документа самостоятельно:
В завершение хочу еще раз обратить внимание на то, что если Ваша организация эксплуатирует транспортные средства, то с 15 декабря 2017 года нужно обновить бланки путевых листов.
