Согласование проекта, его утверждение и разрешение на строительство. Как сэд в разы упрощает согласование договоров В какие сроки согласовываются документы
Добрый день! Прошу уточнить, нужны ли знаки препинания в предложении: "Проект согласован без замечаний отделом реализации и отделом учета и с одним замечанием отделом сбыта."
Постановка дополнительных знаков препинания не требуется.
| Вопрос № 298997 | ||
В поисках истины прочитал ваш ответ на вопрос № 240667 «Где можно почитать о правильном употреблении глагола СОГЛАСОВАТЬ, СОГЛАСОВЫВАТЬ? Корректно ли в принципе сочетание "...согласовываем без замечаний "?: «Можно почитать, например, в толковом словаре. Приведенное сочетание не совсем корректно». Почитал в толковом словаре… и сделал вывод, что не «не совсем корректно», а совсем не корректно. В словаре С. И. Ожегова: Согласовать 1. что и что с чем. Привести в надлежащее соотношение, соответствие с чем-нибудь С. расписание поездов с движением автобусов. 2. что с кем-чем. Обсудив, выработать единое мнение о чём-нибудь, получить согласие на что-нибудь С. вопрос с дирекцией. Раньше, направляя документ на согласование, так и писали «Направляем на согласование проект…». В ответ писали «Проект рассмотрен. Замечаний нет». Современные чиновники решили сократить («чернила, шельмецы, вишь, экономят») и тот же смысл вопреки правилам управления в русском языке выразить так: «Просим согласовать проект…», а в ответ получить (обратите внимание, часто настаивают именно на такой формулировке): «Проект согласован». У грамотного человека возникает вопрос: «Так что же вы хотите – чтобы я рассмотрел проект и согласился/не согласился или чтобы я согласовал проект с третьим лицом»? Раньше, ссылаясь на словарь, можно было доказать свою правоту, теперь – сложнее: недавно вышедший ГОСТ Р 7.0.97-2016 «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» гласит: «5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами… Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ… Если согласование осуществляется коллегиальным органом…» Пожалуйста, прокомментируйте. Очень нужно для работы. Это повторный вопрос, прошу ответить.
Ответ справочной службы русского языка
Согласовать в значении "дать согласие" - канцеляризм. Такое значение (и употребление) не фиксируется словарями русского языка, но при этом слово согласовать в этом значении активно употребляется в канцелярской (деловой) речи (согласовываем = соглашаемся).
При этом оборот "согласовано с (кем-либо)" со значением "согласие такого-то получено" корректен.
| Вопрос № 298101 | ||
"материалы и пояснения, необходимые для устранения замечаний , направлены в" ставится ли запятая после слова "замечаний "?
Ответ справочной службы русского языка
Запятая нужна.
| Вопрос № 297015 | ||
Прошу Вас дать указание, при отсутствии замечаний , включить в реестр платежей. Правильно ли расставлены запятые?
Ответ справочной службы русского языка
Эти запятые не нужны.
| Вопрос № 295484 | ||
Добрый день, просьба помочь с расстановкой знаков препинания: Направляю реестр замечаний (,) обновленный в соответствии с приложениями. Направляю обновленный реестр замечаний (,) в соответствии с приложениями. Заранее спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: Направляю реестр замечаний , обновленный в соответствии с приложениями. Направляю обновленный реестр замечаний в соответствии с приложениями.
| Вопрос № 293321 | ||
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно употребить слова имеет/не имеется в данном предложении: Управление рассмотрело проекты...., и сообщает, что замечаний и предложений по существу проектов (не имеет/не имеется).
Ответ справочной службы русского языка
Оба варианта возможны, но лучше: не имеется . Запятая перед союзом И не нужна.
| Вопрос № 293290 | ||
Здравствуйте! У меня возникли сомнения относительно употребления союза "и" в данном предложении: Министерство, рассмотрев в рамках компетенции инициированные Департаментом предложения, касающиеся финансирования отрасли, (и) информирует об отсутствии замечаний и предложений. Всегда ли опускается союз "и" в аналогичных предложениях? Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Неясно, какие слова в этом предложении мог бы соединять союз и (однородных сказуемых здесь нет). Союз и здесь не нужен.
| Вопрос № 292761 | ||
Здравствуйте! Нужна ли запятая перед словами "без замечаний " Министерство рассмотрело...и согласовывает нормы выхода продуктов переработки и способы идентификации товаров, указанные в условиях переработки товаров на таможенной территории(,)без замечаний .
Ответ справочной службы русского языка
Если смысл "согласовывает без замечаний ", то запятая нужна. Если "указанные без замечаний " - не нужна.
| Вопрос № 290177 | ||
Скажите, пожалуйста! Я поставила запятые, допустимы ли они в таком предложении. На основании вышеизложенного прошу Вас рассмотреть подготовленный проект обращения по вопросу согласования работ по установке городских указателей и, при отсутствии замечаний , подписать.
Ответ справочной службы русского языка
Постановка запятых не требуется.
| Вопрос № 290059 | ||
Здравствуйте. Прошу подсказать правильно ли расставлены запятые в предложении: Прошу Вас рассмотреть вышеуказанный протокол и, в случае отсутствия замечаний , подписать.
Ответ справочной службы русского языка
Знаки препинания расставлены верно.
| Вопрос № 289009 | ||
Здравствуйте! Если кого-то всё в отчете устраивает, то у него нет "замечаний к отчету" или "замечаний по отчету"?
Ответ справочной службы русского языка
Оба варианта корректны.
| Вопрос № 288266 | ||
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, правильно ли расставлены запятые в предложении: Просим рассмотреть и, в случае отсутствия замечаний , подписать.
Ответ справочной службы русского языка
Обособление возможно, но обязательным не является.
| Вопрос № 286379 | ||
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, отличается ли визирование документа от его подписания? Правильно, главы регионов завизировали соглашение или подписали соглашение о сотрудничестве? Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
В Вашем примере лучше использовать слово подписать (его значение – "поставить подпись для подтверждения, удостоверения чего-либо, скрепить что-либо своей подписью"). Слово визировать имеет два значения: 1) поставить визу, т. е. пометку в паспорте, удостоверяющую разрешение на въезд в страну, выезд или проезд через нее; 2) поставить визу, т. е. пометку, подпись должностного лица на документе, означающую разрешение, одобрение, согласие с чем-либо. Слово визировать во втором значении употребляется преимущественно в управленческой сфере. Его специальное значение можно уточнить, воспользовавшись ГОСТ Р 6.30-2003. Приведем выдержку из него.
3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
| Вопрос № 285076 | ||
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как следует писать "не целесообразно" в следующем предложении: "Устранение замечаний по отсутствию объекта на периметре участка в рамках Территориальной программы не целесообразно в связи с долгосрочностью реализации, а именно..."? Слитно или раздельно? С уважением, Лиллевяли Ольга.
Ответ справочной службы русского языка
Возможно как слитное, так и раздельное написание в зависимости от контекста и выбора автора. На практике в подобных случаях не чаще пишут слитно.
| Вопрос № 283074 | ||
Как правильно согласовать: 73 устных замечаний или 73 устных (-ого) замечания? Если три - то замечания ведь?
Ответ справочной службы русского языка
29 ноября 2017 г. 15:42Правильно: 73 устных замечания.
При автоматизации бизнес-процессов часто пересматриваются или создаются новые регламенты в организации с целью наведения порядка и оптимизации работы. Однако, возможны ситуации, когда изменения обеспечивают правильность и законность процедуры, но при этом существенно увеличивают ее сроки.
Идеальный процесс
На одном из проектов внедрения возникла ситуация: в компании утвердили положение по инициации, согласованию и утверждению договоров. Тут же было принято решение автоматизировать процесс согласно новому регламенту с помощью системы DIRECTUM. Владельцы бизнес-процесса за счет автоматизации хотели исключить случаи нарушения регламента и ускорить сроки заключения договорных документов. Рядовые сотрудники видели плюсы в том, что после автоматизации не надо будет ходить с бумагой по всем согласующим.
Для решения поставленной задачи были разработаны типовые маршруты и проведена тестовая эксплуатация с группой ведущих пользователей. Когда результат устроил заказчика, было проведено обучение рядовых пользователей и запущена опытная эксплуатация.
Это реальность
Первый же договор, который являлся типовым на небольшую сумму, вместо привычных всем двух-трех дней согласовывался в системе… две недели.
Первые мысли заказчика, конечно же о том, что система дала сбой. Мы вместе проверили маршрут, и как проходил этот документ от начала и до конца – претензий не обнаружилось. Тогда вопрос, если система работала правильно, то каким образом договоры на бумаге согласовывали за пару дней? Проведенное расследование показало:
1. Сотрудники, работая с бумагой, не застав на месте одного согласующего, несли документ другому, что вполне резонно. Но владельцы бизнес-процесса, юристы, были решительно против – при согласовании договора необходимо соблюдать последовательность согласующих: обязательно сначала необходимо согласовать в своем подразделении, а потом согласовывать у прочих специалистов; сначала надо проверить строительную готовность и только потом закупать материалы и т.д. Иначе есть риск подписать договор, на который у компании нет ни средств, ни готовности.
2. Иногда, какие-то специалисты пропускались в согласовании некоторых договоров, о них либо забывали, либо считали, что необходимости в их подписи нет. А это уже грубое нарушение регламента, с чем и боролся заказчик, внедряя систему. Но с другой стороны, копая глубже, выяснилось, что действительно, для некоторых договоров можно сократить круг согласующих.
Однако, даже признавая правильность работы системы, заказчика решительно не устраивали сроки согласования, и встал вопрос по оптимизации процесса. В первую очередь необходимо было найти системные/технические точки оптимизации, минимально затрагивающие регламент компании.
Сокращение времени на согласование для каждого согласующего не рассматривалась как точка оптимизации. У согласующих есть обязанности помимо согласования и возможно отсутствие на рабочем месте согласующего. Такое сокращение привело бы к увеличению просроченных заданий, что искусственно занизило бы исполнительскую дисциплину, но никак не привело бы к ускорению согласования.
Что же делать?
Пересмотр категорий и видов договоров. Выделение типовых договоров
Самое первое и простое – это детализировать имеющийся перечень видов и категорий договорных документов с целью выделения для каждого своего списка согласующих и правил согласования, где-то упрощенных.
Вместо первоначальных 7 категорий стало 13 . В согласующие по категориям договоров входили профильные специалисты, и при расширении списка категорий получились и такие, где профильные согласующие вовсе отсутствовали.
Все договоры поделены на две большие группы – одну подписывал генеральный директор, вторую подписывал первый заместитель. Это позволило разгрузить директора , и дало возможность одновременного подписания договоров из разных групп.
Выделены определенные виды договоров, которые заключались с одним и тем же поставщиком. Проект договора с этим поставщиком стал «типовым» для компании, что позволило согласовывать такой договор по правилам типовых.
Разработаны новые шаблоны и типовые формы договоров, в которых основные пункты совпадали, и менялся только контрагент, срок и сумма. Для таких типовых договоров в типовом маршруте пропускался целый блок согласования проекта договора и договор сразу уходил на визирование и подписание.
Вот здесь пришлось пересмотреть регламент заказчика, поскольку первоначальная версия не допускала пропуска этапа согласования проекта договора. Разработка типовых проектов договоров ведется у заказчика и в настоящее время – постепенно, все больше видов/категорий договоров становятся типовыми:
Объединение заданий на согласование, если согласующий совмещал несколько ролей
Рассмотрим цепочку согласования: исполнитель отправляет договор на согласование, первым согласующим является непосредственный руководитель, далее руководитель центра финансовой ответственности (ЦФО) и затем специалист проектно-технического управления (ПТУ). К примеру, если руководитель исполнителя одновременно является и специалистом ПТУ, тогда задание на согласование он бы получал один раз на этапе согласования с руководителем. Казалось бы, ничего сверхъестественного.
Но! это опять не соответствовало в точности регламенту:
● Нарушалась последовательность: в этой ситуации специалист ПТУ согласовывает раньше руководителя ЦФО. Однако, правила в компании не столь бюрократизированы и жестки, что владельцы процесса пошли на это отклонение. В результате в регламенте и инструкциях прописали, а пользователям провели инструктаж, что в таких случаях согласующий обязан рассмотреть все пункты договора, которые он согласовывает, как исполнитель нескольких ролей согласования;
● Отсутствие нескольких подписей в листе согласования. Ранее, получив договор на согласование руководитель, если он же являлся согласующим от ПТУ ставил две подписи на бумажном листе согласования. В текущей схеме, при согласовании в системе в листе согласования присутствовала только одна подпись, что также было согласовано с заказчиком.
Возможность выбора согласующих на повторных кругах согласования
Согласование договорных документов в компании состоит из 4 этапов, на каждом из которых свой круг специалистов, согласующих договорной документ и свои ответственные (те, кто дорабатывает документ по замечаниям):
● согласование заявки на договор – ответственный за этап исполнитель ;
● согласование проекта договора – ответственный за этап юрист, подготовивший проект договора ;
● согласование договора после закупочной процедуры (тендер/переговоры) – ответственный за этап исполнитель ;
● визирование и утверждение договора – ответственный за этап юрист .
Если у кого-либо из согласующих были замечания, проект договора отправлялся на доработку и после нее согласовывался повторно со всеми специалистами. Таким образом исключался риск, что кто-то из согласующих пропустит изменения, коснувшиеся пунктов, за которые он ответственен. Однако, даже самые незначительные доработки существенно увеличивали срок согласования, а большинство согласующих не понимало зачем им повторно согласовывать документ, если правки незначительны.
В итоге на этапах согласования проекта договора и визирования договора для юриста на этапе доработки была сделана возможность выбора списка согласующих для повторного согласования. По умолчанию список заполнялся теми согласующими, которые высказали замечания, но у юриста была возможность добавить согласующих, если по итогам доработки изменения коснулись и других пунктов.
Для реализации такой возможности с минимальными рисками в компании были выделены два юриста, отвечающие за подготовку проектов договоров , и несущие ответственность, что проект договора будет согласован со всеми необходимыми специалистами. При этом на остальных двух этапах у исполнителей отсутствовала такая возможность и им было необходимо повторно согласовывать договор со всеми своими согласующими на данном этапе.
Результаты оптимизации
По ходу оптимизации согласование всех договоров продолжало дублироваться на бумаге – такое требование было выдвинуто с нашей стороны, для возможности отладки системы без потерь для заказчика. Первые недели система «догоняла бумагу», нагрузка на пользователей возросла, но зато не было упущено ни одной сделки по причине чрезмерно длительного согласования в системе.
Приведенные выше мероприятия к изначальным двум дням согласования не привели. Сейчас средний срок согласования типового договора составляет 5-6 рабочих дней. Для заказчика этот срок допустимый в рамках текущего регламента. Дальнейшее ускорение процесса должно достигаться за счет разумной оптимизации регламента – слепое ускорение и упрощение текущих процедур приведет к хаосу и тем же проблемам, что были до автоматизации.
Автоматизация бизнес-процессов в этом примере в большей степени преследовала цель не ускорения, а наведения порядка. Заказчик получил гарантированное исполнение регламента , исключение случаев обхода установленных процедур и возможность более точного контроля процесса. Поэтому замедление процесса после автоматизации вполне возможный результат. И здесь руководству заказчика необходимо донести причины до исполнителей, по возможности, собрать от них конструктивные пожелания и запланировать дальнейшую оптимизацию процессов.
Подведем итоги
Регламенты, оторванные от жизни, работать не будут. Поэтому перед введением новых положений в эксплуатацию необходимо тщательно исследовать текущее положение дел с привлечением всех задействованных в процесс структурных единиц.
Если в разных случаях процесс проходит по-разному, необходимо разобраться правильно ли это, либо действительно нарушение. А также нужно понимать, что жесткие регламенты могут повысить риски увеличения сроков, бюрократии и излишней работы. Важно регулярно возвращаться к цели автоматизации.
На нашем примере видно, что оптимизировать работу с помощью одной только системы невозможно, необходим пересмотр регламента, чем сейчас и занимается заказчик. Ждем от него нового положения и сопутствующих пожеланий к типовым маршрутам.
(4,83 - оценили 6 чел.)
3.1. Ответственное структурное подразделение направляет с сопроводительным письмом подготовленный проект на рассмотрение в структурные подразделения, в компетенцию которых входят вопросы, относящиеся к сфере регулирования проекта, а также в Юридический департамент (далее при совместном упоминании - заинтересованные структурные подразделения).
К проекту прилагается пояснительная записка, подготовленная с использованием примерной структуры пояснительной записки к проекту (приложение 1 к настоящему Положению).
Пояснительная записка к проекту может не прилагаться в случае, если указанные в приложении 1 к настоящему Положению сведения содержатся в сопроводительном письме к проекту.
Представление на рассмотрение неполного, ненадлежащим образом сформированного (оформленного) комплекта документов и (или) текста проекта частями является основанием для возвращения проекта без рассмотрения. Возвращение проекта по указанным основаниям осуществляется в срок, не превышающий пяти рабочих дней после дня его поступления в заинтересованное структурное подразделение на рассмотрение.
3.2. Рассмотрение проекта заинтересованным структурным подразделением осуществляется в пределах своей компетенции и включает в себя анализ проекта и передачу в ответственное структурное подразделение обоснованных замечаний и предложений по проекту либо информации об отсутствии замечаний и предложений по проекту (далее - заключение по проекту).
Заключение по проекту должно быть подготовлено и передано в ответственное структурное подразделение в срок, не превышающий 22 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением на рассмотрение.
В исключительных случаях срок подготовки заключений по проекту может быть сокращен по решению Председателя Банка России, первого заместителя Председателя Банка России или Совета директоров Банка России (далее - Совет директоров).
В случае если заинтересованное структурное подразделение не представило заключение по проекту в срок, установленный абзацем вторым настоящего пункта, и до направления ответственным структурным подразделением проекта на повторное рассмотрение (согласование), Председателем Банка России, а также первым заместителем Председателя Банка России, заместителем Председателя Банка России (далее - заместитель Председателя Банка России, за исключением прямого указания на конкретное должностное лицо), главным аудитором Банка России, главным бухгалтером Банка России - директором Департамента бухгалтерского учета и отчетности, координирующим и контролирующим работу ответственного структурного подразделения (далее - курирующее должностное лицо Банка России), на основании служебной записки ответственного структурного подразделения может быть принято решение об осуществлении дальнейшего рассмотрения и согласования проекта без участия указанного заинтересованного структурного подразделения.
3.3. Ответственное структурное подразделение обобщает поступившие от заинтересованных структурных подразделений заключения по проекту и составляет таблицу замечаний и предложений по проекту в соответствии с приложением 2 к настоящему Положению (далее - таблица замечаний и предложений). Таблица замечаний и предложений должна содержать все замечания и предложения по проекту, поступившие в письменной форме от заинтересованных структурных подразделений, участвовавших в рассмотрении проекта.
При доработке проекта ответственное структурное подразделение вправе не учитывать замечания и предложения по проекту, поступившие от заинтересованных структурных подразделений, при условии указания в таблице замечаний и предложений аргументированных обоснований причин, не позволивших учесть эти замечания и предложения.
3.4. Доработанный проект ответственное структурное подразделение направляет на повторное рассмотрение в заинтересованные структурные подразделения, за исключением тех структурных подразделений, которые сообщили об отсутствии замечаний по проекту.
К проекту, направляемому на повторное рассмотрение, в обязательном порядке прилагается таблица замечаний и предложений. Непредставление таблицы замечаний и предложений является основанием для возвращения проекта без рассмотрения. Возврат проекта по указанному основанию осуществляется в срок, установленный пунктом 3.1 настоящего Положения.
Повторное рассмотрение проекта осуществляется в порядке, установленном в пункте 3.2 настоящего Положения, в срок, не превышающий 15 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением.
В случае если заинтересованное структурное подразделение в поступившем на повторное рассмотрение проекте выявило существенное изменение текста проекта по итогам его рассмотрения заинтересованными структурными подразделениями (например, изменение концепции, в том числе предмета, цели регулирования, значительное увеличение объема текста и тому подобное) и (или) обнаружило, что замечания и предложения, изложенные в его заключении по проекту, не учтены без указания в таблице замечаний и предложений причин, не позволивших их учесть, указанное подразделение вправе осуществить повторное рассмотрение данного проекта в срок, установленный пунктом 3.2 настоящего Положения.
3.5. При сохранении разногласий по проекту ответственное структурное подразделение должно обеспечить обсуждение проекта в целях согласования его окончательной редакции.
Обсуждение проекта может быть осуществлено посредством его повторного направления заинтересованным структурным подразделениям, имеющим разногласия по проекту, или в форме согласительного совещания с участием представителей заинтересованных структурных подразделений.
Согласительное совещание проводится либо по предложению ответственного структурного подразделения Председателем Банка России или курирующим должностным лицом Банка России, либо ответственным структурным подразделением самостоятельно.
Решение, принятое по результатам обсуждения проекта на согласительном совещании, отражается в протоколе согласительного совещания.
В случае принятия на согласительном совещании решения о доработке проекта указанный проект, доработанный по результатам его обсуждения на согласительном совещании, подлежит повторному согласованию с заинтересованными структурными подразделениями в срок, определенный на этом совещании.
На согласительном совещании, проведенном Председателем Банка России или курирующим должностным лицом Банка России, может быть принято решение о том, что проект, доработанный по результатам его обсуждения на согласительном совещании, не нуждается в повторном согласовании с заинтересованными структурными подразделениями, ранее согласовавшими проект.
В случае если на согласительном совещании принято решение о том, что проект не требует доработки, он подлежит согласованию только с заинтересованными структурными подразделениями, ранее не согласовавшими проект.
Если по результатам проведенного ответственным структурным подразделением обсуждения проекта не была выработана единая позиция по проекту, руководитель ответственного структурного подразделения и (или) руководитель заинтересованного структурного подразделения, чьи замечания и предложения по проекту не были учтены, вправе направить Председателю Банка России или курирующему должностному лицу Банка России (при его наличии) докладную записку с обоснованием имеющихся замечаний и предложений по проекту для принятия по ним решения. К докладной записке прикладывается протокол согласительного совещания (в случае его проведения), иные необходимые, по мнению соответствующего структурного подразделения, материалы.
3.6. Юридический департамент при рассмотрении проекта вправе рекомендовать ответственному структурному подразделению дополнительно направить проект на рассмотрение в структурные подразделения, которым данный проект ранее не направлялся на рассмотрение.
3.7. Ответственное структурное подразделение вправе направить доработанный проект на согласование в случае, если поступившие от заинтересованных структурных подразделений замечания и предложения по проекту учтены или в таблице замечаний и предложений указаны аргументированные обоснования причин, не позволивших их учесть, а также при поступлении от заинтересованных структурных подразделений несущественных и (или) незначительных замечаний и предложений по проекту либо информации об отсутствии замечаний и предложений по проекту. Вместе с проектом, направляемым на согласование, представляется таблица замечаний и предложений.
Представление на согласование проекта, ранее не направлявшегося на рассмотрение в заинтересованные структурные подразделения, является недопустимым.
3.8. Проект должен быть согласован в следующей последовательности:
руководитель (уполномоченное должностное лицо) ответственного структурного подразделения;
руководители (уполномоченные должностные лица) заинтересованных структурных подразделений, за исключением проектов, указанных в главе 11 настоящего Положения;
руководитель Юридического департамента (лицо, исполняющее его обязанности), за исключением проектов, указанных в главе 11 настоящего Положения;
курирующее должностное лицо Банка России (при его наличии).
3.9. Согласование проекта может производиться заинтересованными структурными подразделениями как в форме визирования проекта на бумажном носителе, так и в форме электронного визирования с использованием САДД ЦА.
Виза располагается на последней странице визового экземпляра проекта на бумажном носителе ниже реквизита "подпись" и состоит из подписи должностного лица, осуществляющего согласование проекта, его фамилии, инициалов и даты визирования. При этом не допускается визирование экземпляра проекта на бумажном носителе, не являющегося визовым, с последующим прикреплением к регистрационной карточке проекта в САДД ЦА сканированной последней страницы проекта с визой должностного лица.
При электронном визировании проекта виза представляет собой специальную отметку с информацией о дате визирования и визирующем должностном лице, проставляемую собственноручно визирующим должностным лицом в регистрационной карточке проекта в САДД ЦА. По итогам электронного визирования исполнитель ответственного структурного подразделения распечатывает и подписывает лист визирования, автоматически формируемый в САДД ЦА (далее - лист визирования).
3.10. Проект может быть согласован с замечаниями и (или) дополнениями по вопросам, относящимся к компетенции того заинтересованного структурного подразделения, руководитель (уполномоченное должностное лицо) которого визирует проект. При этом на последней странице визового экземпляра проекта на бумажном носителе около подписи должностного лица, осуществляющего согласование проекта, должна быть сделана запись "с замечаниями".
Каждое замечание и (или) дополнение, вносимое в текст проекта при визировании, должно сопровождаться дополнительной визой должностного лица, осуществляющего согласование проекта.
Замечания и (или) дополнения к проекту могут быть расположены на прилагаемом к проекту отдельном листе, завизированном должностным лицом, осуществляющим согласование проекта.
При электронном визировании замечания и (или) дополнения к проекту вносятся в регистрационную карточку проекта в САДД ЦА (в том числе путем прикрепления файла, содержащего замечания и (или) дополнения).
3.11. Срок согласования проекта не должен превышать 10 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением.
При согласовании проекта Юридическим департаментом в установленный настоящим пунктом срок не включается время, необходимое для проведения лингвистической экспертизы проекта.
3.12. Хронологический интервал между самой ранней и самой поздней датами визирования проекта не должен превышать трех месяцев. Указанный хронологический интервал может быть увеличен на срок не более трех месяцев по решению курирующего должностного лица Банка России. В случае несоблюдения хронологического интервала, установленного настоящим абзацем, требуется повторное согласование проекта с теми заинтересованными структурными подразделениями, чье согласование по дате отстоит более чем на три месяца от последней даты визирования проекта.
Хронологический интервал между последней датой визирования проекта и датой его представления на рассмотрение Председателю Банка России, Совету директоров, Национальному финансовому совету (далее - НФС) не должен превышать двух месяцев. В указанный интервал не включается срок, необходимый для согласования проекта с федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями). Хронологический интервал, установленный настоящим абзацем, может быть изменен по решению Комитета банковского надзора (далее - КБН), Комитета финансового надзора (далее - КФН).
В срок проведения лингвистической экспертизы не включается время, необходимое ответственному структурному подразделению для осуществления доработки проекта в соответствии с замечаниями редактора нормативных актов. В случае существенной доработки проекта, осуществленной ответственным структурным подразделением по итогам лингвистической экспертизы, проверка корректности учета редакционной правки проводится редактором нормативных актов с учетом положений абзаца четвертого настоящего пункта.
Лингвистическая экспертиза проекта считается завершенной при проставлении редактором нормативных актов визы и даты визирования. При визировании проекта на бумажном носителе виза редактора нормативных актов и дата визирования проставляются на оборотной стороне каждого листа визового экземпляра проекта в левом нижнем углу, включая приложения (при их наличии). В случае согласования проекта в форме электронного визирования редактор нормативных актов делает отметку о проведении лингвистической экспертизы в соответствующем поле регистрационной карточки проекта в САДД ЦА.
3.14. Проекты по вопросам, отнесенным законодательством Российской Федерации к компетенции КБН, КФН, подлежат обязательному представлению на рассмотрение КБН, КФН в порядке, установленном положениями об этих органах.
Проект, возвращенный КБН, КФН с замечаниями, передается ответственному структурному подразделению для внесения изменений. Внесение в проект необходимых изменений осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 6.3 настоящего Положения.
Проект, возвращенный КБН, КФН на доработку, после внесения в него ответственным структурным подразделением необходимых изменений подлежит рассмотрению Юридическим департаментом, согласованию с ним и представлению на рассмотрение Председателю Банка России, Совету директоров, НФС в порядке, предусмотренном настоящим Положением. Представление указанного проекта на рассмотрение (согласование) иным структурным подразделениям не требуется, за исключением случаев, определенных в решении КБН, КФН.
3.15. Если в соответствии с законодательством Российской Федерации издается нормативный акт Банка России по согласованию с федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), ответственное структурное подразделение организует направление проекта, согласованного в порядке, предусмотренном пунктом 3.8 настоящего Положения, на рассмотрение (согласование) в соответствующие федеральные органы исполнительной власти, иные органы (организации).
В случаях, предусмотренных федеральными законами, проект подлежит представлению на рассмотрение (экспертизу) иным заинтересованным органам, организациям, рабочим группам и другим объединениям в порядке, определенном руководством Банка России.
Регламент согласования документов. Пример, шаблон, образец с пояснениями и комментариями. Берите за основу, наполняйте своим содержанием. (10+)
Порядок согласования документов. Регламент, положение. Образец, пример, шаблон
| Самое важное: Нужно ли утверждать регламент согласования? Обязательно. Нужно зафиксировать правила игры, одинаковые для всех. Можно ли отказаться от санкций в положении? Санкции необходимы для обеспечения выполнения регламента. Все должны понимать, что будет, если они будут плохо работать, намеренно затягивать согласование. Не слишком ли жесткий регламент? Нет. Люди получают зарплату за свою работу и должны выполнять ее качественно. Любые простои - потери для бизнеса. Можно ли использовать предложенную форму мне в своей работе? Конечно. Копируйте, адаптируйте, применяйте. Для этого и опубликовано. Поясните, пожалуйста... Пишите нам вопросы. Ссылка на контакты в конце статьи. |
Предлагаю Вашему вниманию регламент согласования проектов документов.
Утверждено приказом
генерального директора
N _________ от ___________
Регламент. Положение о порядке согласования.
Цели и задачи регламента.
Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений.
Регламент устанавливает порядок формирования документов для согласования, порядок и сроки рассмотрения заявок на согласование, порядок выставления замечаний и их устранения.
Порядок подготовки документов для согласования
Инициатор согласования готовит комплект документов для согласования. На согласование направляется полностью готовый, сформированный комплект документов. Внесение изменений по собственной инициативе в комплект документов, уже направленный на согласование, инициатором допускается только в экстренных случаях (обнаружение ошибок) с последующим обязательным депремированием инициатора, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.
[Комментарий. На согласование должны направляться готовые документы. Если разрешить направлять полуфабрикаты, то согласующие подразделения завалятся бумагой, будут по десять раз смотреть один и тот же документ]
Инициатор для каждого согласующего подразделения оформляет отдельный лист согласования, в котором указывает название документа, согласующее подразделение и дату направления.
[Комментарий. Отдельные листы согласования для различных подразделений совместно с правилом, что каждый работает только с вопросами своей компетенции, позволяют проводить согласование параллельно]
Инициатор направляет документ на согласование в подразделения, чьи сферы ответственности затрагивает документ.
Инициатор уведомляет секретариат о начале согласования документа, передает в секретариат список служб и отделов, куда направлен документ с указанием даты направления.
Порядок формирования замечаний
Согласующее подразделение в трехдневный срок обязано согласовать документ или подготовить исчерпывающий список замечаний. На следующих этапах согласования обсуждаются только вопросы, поднятые на этом этапе. Появление новых замечаний по уже проработанному тексту возможно только в экстренных случаях (обнаружение пропущенных ошибок) с последующим обязательным депремированием согласующего специалиста, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.
Выставление подразделением замечаний, не относящихся к сфере его компетенции, не допускается.
[Комментарий. Пункты направлены на исключение затягивания согласования. В такой формулировке регламента мы на первом этапе сразу имеем исчерпывающий список замечаний от всех подразделений. При этом замечания от разных подразделений не пересекаются. Так что их исправление не требует повторного согласования в других подразделениях.]
В листе согласований делается отметка "Согласовано" или "Внесены замечания и предложения". Список замечаний прилагается.
Порядок устранения замечаний
Исполнитель вносит исправления по полученным замечаниям, если считает это возможным. В случае, если исполнитель внес в документ редакцию в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, повторное согласование не требуется. Если исполнитель считает невозможным внести изменения в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, исполнитель направляет пояснительную записку, объясняющую ситуацию.
Для сближения позиций исполнитель может провести рабочее совещание с лицом, ответственным за согласование.
Обо всех документах, которые не удается согласовать в 15-дневный срок, докладывается руководству компании.
Сфера действия регламента
Настоящее положение распространяется на все подразделения и сферы деятельности компании. Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании, в чьи служебные обязанности входит согласование документов.
Согласование осуществляется в следующих подразделениях:
Информационные технологии, программное обеспечение, компьютеры и связь - Отдел информационных технологий.
Юридические вопросы - Юридическая служба.
Кадровые вопросы, обучение, социальные программы, премирование и поощрение, подбор персонала, аттестация, сокращения и увольнения - Служба управления персоналом.
Финансовые вопросы - Финансовый департамент, бухгалтерия.
Структура, содержание, текст документов, ознакомление сотрудников - Секретариат.
Вопросы доступа, вопросы безопасности - Служба безопасности.
Раскрытие информации, интервью, публикации, реклама и рекламные материалы - Служба рекламы и PR.
Ответственность
Сотрудник, согласовавший документ, в части своих компетенций несет ответственность за его правильность и соответствие интересам компании. Ответственность сотрудника регулируется законодательством и внутренними документами компании.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.
Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Типовой порядок, регламент рассмотрения и ответа на запросы и обращения граждан,...
Стиль официальной переписки. Особенности, примеры...
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...
План-график выполнения работ, оказания услуг, поставки. Составить. Вып...
План-график. Образец, советы по составлению....
Как составить протокол совещания? Советы, инструкция...
Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать...
Положение, приказ, концепция кадровой политики предприятия, организаци...
Пример положения о кадровой политике....
Как составить докладную записку? Текст, пример....
Советы по составлению докладных записок. Правила, структура, примеры. Как правил...
06.12.2013, Пт, 16:12, Мск
Организация договорной работы в компании – одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание наличия всех сопутствующих документов. Сделать все эти процессы быстрыми и прозрачными поможет система электронного документооборота.Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений. Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД). При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.
Создание проекта договора
На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования. Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов. Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.
Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.
На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.
В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.
Согласование документа
Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования. Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.
При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно. При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования. После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участник параллельного согласования рассмотрят договор одновременно. Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.
Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса. После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ. При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.
Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.
Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.
Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.
Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы. Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).
Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документа сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.
В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.
Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы. На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих. В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившем замечания, минуя очередной полный цикл согласования.
После доработки договора в соответствии с замечаниями и согласования его с контрагентом (это, как правило, происходит вне СЭД), новая версия документа с комментариями и пояснениями направляется на очередной цикл согласования.
Бывают ситуации, когда договор проходит множество циклов согласования, но, по ряду причин, версию, с которой были бы согласны все участники процесса, получить не удается. На этот случай, после очередного неудачного цикла согласования, в СЭД можно предусмотреть функцию отправки договора сразу на утверждение и подписание с соответствующими замечаниями, чтобы ответственное решение принимал утверждающий руководитель.
Утверждение и подписание договора
Когда договор согласован (или направлен на утверждение со списком неустранимых замечаний), его рассматривают один или несколько утверждающих руководителей. Как правило, эта процедура выполняется последовательно. На этом этапе важную роль в СЭД играет удобным образом сформированный лист согласования. Причем зачастую руководителю важно видеть не всю историю согласования, а только последнюю итерацию, на которой собраны визы руководителей согласующих служб.
После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.
Непосредственно перед подписанием документа, СЭД на основе финальной утвержденной версии может сформировать файл в формате, не подлежащем редактированию в текстовом редакторе (например, в формате PDF), со вставкой поверх текста или в колонтитулы определенных пометок или защитных водяных знаков (например, логотип компании). Такой способ поможет снизить риск подлога или несанкционированного изменения документа, а также добавит подписанту уверенности в том, что он подписывает действительно финальную версию документа.
На этапе подписания договора бывает также полезно возложить на СЭД функцию проверки полномочий подписанта – проверку наличия актуальной доверенности на подписание документов.
Подписание договора у контрагента
Казалось бы, на этот этап процесса согласования договора внутрикорпоративная СЭД повлиять не в состоянии. Однако и тут есть ряд полезных функций, которые стоит поручить автоматизированной системе.
Во-первых, это напоминание ответственному сотруднику (как правило, инициатору договора) о необходимости получить подписанный экземпляр договора от контрагента. При большом объеме договоров, которые готовит инициатор, это может стать реальной проблемой.
Во-вторых, часто возникает потребность убедиться, что контрагент подписал именно тот документ, который был ему направлен, не заменил листы и не внес никаких изменений в текст. Для подобного сравнения можно организовать в СЭД интеграционную связку с системой распознавания текста. Эта процедура обяжет ответственного сотрудника отсканировать документ и обеспечит уверенность в подлинности подписанного договора. Система автоматически сравнит распознанный и оригинальный тексты (без учета форматирования) и укажет все различия.
И, наконец, не стоит забывать о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭДО), популярность которого с каждым днем все выше. Интеграция СЭД с системой ЮЗЭДО позволит обменяться с контрагентом юридически значимыми электронными документами без создания бумажной версии. В этом случае документ может быть подписан и отправлен контрагенту нажатием одной кнопки. Далее СЭД сама отследит факт подписания документа контрагентом. Такой обмен возможен только с контрагентами, которые также подключены к системе ЮЗЭДО.
Подписанный сторонами договор передается на регистрацию. Это финальная проверка всех атрибутов карточки договора и установка статуса «зарегистрирован». На этом этапе также может выполняться сканирование итогового документа и размещение его в СЭД (если сканирование не было выполнено ранее для проверки подлинности).
При размещении договора на хранение в СЭД сохраняется привязка к месту хранения. При большом объеме документов в компании на данном этапе рекомендуется присваивать документу штрих-код для его последующей мгновенной идентификации в системе по бумажному экземпляру.
Дополнительные преимущества СЭД
С помощью интеграционных механизмов СЭД может создать в финансовой системе договор, заполнить необходимые атрибуты и сохранить ссылку на карточку договора в СЭД для возможности просмотра образа документа из финансовой системы. Также в СЭД может быть реализован контроль проведения оплат по договору с автоматической загрузкой данных по оплате из финансовой системы и сохранением всей первичной бухгалтерской документации по исполнению договора.
Автоматизация процесса согласования договорных документов в СЭД, помимо таких очевидных удобств как коллективная работа над документом, позволит сделать процесс четким и прозрачным для заинтересованных сотрудников и руководства компании. При помощи СЭД всегда можно отследить, на какой стадии и у кого «застрял» документ, кто регулярно нарушает сроки согласования, и принять соответствующие меры.
Система нотификации СЭД обеспечит отправку напоминаний участникам процесса об их заданиях, о нарушениях сроков и по другим важным событиям по электронной почте или SMS. С помощью функций системы поиска пользователи смогут найти доступные для просмотра документы как по любой комбинации атрибутов карточки, так и по ключевым словам из текста документа. Дополнительно в СЭД может быть предусмотрена работа с различных мобильных устройств: с помощью легкого клиента, универсального почтового клиента или с помощью специализированных нативных приложений под различные мобильные ОС.
С помощью средств отчетности в СЭД можно следить за загрузкой и производительностью специалистов различных служб-участников процесса, на основе этих показателей может быть построена система мотивации персонала компании. Накопленная в СЭД статистика по контрольным точкам процессов согласования документов поможет выявить и устранить узкие места в организации процесса.
Таким образом, для построения удобного и функционального решения по автоматизации договорной деятельности СЭД должна иметь гибкие возможности по настройке интерфейса и бизнес-логики рабочих мест пользователей, карточек и справочников или предоставлять возможности для разработки специализированных компонентов и надстроек. Также, нужно предусмотреть возможности по настройке ролевой модели для управления доступом как к самим карточкам документов, так и к отдельным полям и файлам карточек. Помимо этого, необходимо настроить производительную и гибкую подсистему управления бизнес-процессами для настройки сложной серверной логики маршрутизации документов, а также мощную систему поиска документов: как по атрибутам карточек, так и по тексту вложенных файлов.
Кроме того СЭД должна иметь систему построения как простых контрольных, так и сложных статистических отчетов; встроенные функции (или набор готовых библиотек) для работы с документами формата MS Word: сравнение, консолидация, вкл./выкл. режим контроля правок; широкие интеграционные возможности для связки с внешними системами и открытый программный интерфейс (API). Не лишними будут настройка возможности доступа к любому документу по внешней ссылке (при наличии доступа) и возможность работы с различных мобильных устройств, причем, желательно также в режиме оффлайн.
Павел Каштанов
