Оформление в «1С» отпуска в связи с болезнью. Оформление в «1С» отпуска в связи с болезнью Перенос отпуска в зуп 8.3
Продление отпуска в связи с болезнью в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 3)
Пример
Сотруднику ООО «Швейная фабрика» предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 16.05.2016 по 29.05.2016 (14 календарных дней). Находясь в отпуске, сотрудник заболел, временная нетрудоспособность продолжалась с 25.05.2016 по 31.05.2016 (7 календарных дней). Отпуск был продлен на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности, в связи с чем сотрудник вышел на работу 06.06.2016.
Необходимо зарегистрировать в программе продление отпуска сотрудника в связи с болезнью.
Регистрация и начисление очередного ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника
Согласно условиям нашего примера, сотруднику Крючкову С.М. был предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 16.05.2016 по 29.05.2016 (рис. 1). Регистрация отпуска сотрудника, оформление соответствующего приказа и начисление отпускных производятся с помощью документа Отпуск (раздел Кадры - Отпуска или раздел Зарплата - Отпуска ).
Рис. 1
Регистрация невыхода на работу сотрудника после окончания отпуска
После окончания отпуска Крючков С.М. должен был выйти на работу 30.05.2016, однако, в связи с болезнью на работу не вышел. Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе по невыясненной причине выполняется с помощью документа Прогул, неявка (раздел Кадры – Все отсутствия сотрудников - кнопка Создать - Прогул, неявка или раздел Зарплата – Все начисления - кнопка Создать - Прогул, неявка ). В документе установите переключатель в положение Отсутствие по невыясненным причинам (т.к. сотрудник листок нетрудоспособности еще не предоставил) и укажите дату начала и окончания отсутствия сотрудника на работе (для корректного расчета зарплаты за май отсутствие сотрудника нужно зарегистрировать 30.05.2016 и 31.05.2016).
Рис. 2
Обратите внимание , что регистрация факта невыхода на работу по окончании отпуска как отсутствия по невыясненной причине может и не потребоваться. Этот этап является обязательным, когда необходимо рассчитать зарплату за месяц с учетом неявки сотрудника. В нашем примере сотрудник листок нетрудоспособности еще не предоставил, зарегистрировать его временную нетрудоспособность мы не можем. Для того чтобы зарплата сотрудника за период невыхода не начислялась, этот период необходимо зарегистрировать в программе как отсутствие по невыясненной причине.
В нашем примере сотруднику Крючкову С.М. начислена заработная плата за май документом (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов - кнопка Создать - Начисление зарплаты и взносов ) за период с 01.05.2016 по 15.05.2016, т.к. сотрудник находился в отпуске с 16.05.2016 по 29.05.2016, а с 30.05.2016 отсутствовал на работе по невыясненной причине.
Начисление пособия по временной нетрудоспособности
В июне сотрудник вышел на работу и предоставил листок нетрудоспособности, из которого следует, что он болел с 25.05.2016 по 31.05.2016. Начисление пособия по временной нетрудоспособности выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата – Больничные листы - кнопка Создать или раздел Зарплата – Создать – Больничный лист ) (рис. 3).
При расчете пособия по временной нетрудоспособности часть оплаты отпуска и день отсутствия по невыясненной причине, приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются, если начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде, как в нашем примере (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, "закрыт") (рис. 3). Если больничный регистрируется в том же расчетном периоде, что и отпуск (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, "не закрыт"), то сторнирование не производится. Необходимо только сделать перерасчет ранее введенного документа Отпуск .
Рис. 3
Начисление отпуска (регистрация продления отпуска) сотрудника
Для продления отпуска, когда расчетный период "не закрыт", необходимо зайти в первоначальный документ Отпуск и изменить в нем только дату окончания отпуска, увеличив ее на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности (например, отпуск с 23.05.2016 по 29.05.2016, больничный – с 25.05.2016 по 27.05.2016, отпуск продлевается на 3 дня, т.е. с 23.05.2016 по 01.06.2016). После автоматического перерасчета отпуска проведите документ.
В нашем примере отпуск должен быть продлен на 5 дней. Дата окончания отпуска считается со следующего дня окончания больничного и увеличивается на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности (отпуск с 16.05.2016 по 29.05.2016, больничный – с 25.05.2016 по 31.05.2016, отпуск продлевается на 5 дней, т.е. новый период отпуска - с 16.05.2016 по 05.06.2016).
Т.к. в нашем примере расчетный период "закрыт", то для продления отпуска необходимо зайти в первоначальный документ Отпуск и сделать исправление документа, нажав на ссылку Исправить . В документе - исправлении необходимо установить текущий период – июнь 2016 г. (согласно нашему примеру) и изменить дату окончания отпуска. В этом случае средний заработок для оплаты продления отпуска будет такой же, как и для оплаты основной части отпуска (за период с 16.05.2016 по 29.05.2016). Сумма начисленных отпускных в документе будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска, т.е. 43 003,38 руб. (т.к. ранее начисленный отпуск был сторнирован при расчете больничного листа в сумме 15 358,35 руб. за период 25.05.2016 по 29.05.2016 и в исправленном документе Отпуск в сумме 27 645,03 руб. за период с 16.05.2016 по 24.05.2016 (рис. 4). После автоматического перерасчета отпуска проведите документ.
Рис. 4
Если же принято решение не о продлении, а о переносе отпуска на другой период, то ясно, что это период нового отпуска, и для этого требуется ввод нового документа Отпуск .
Остаток дней отпуска в 1С ЗУП 8.3 можно посмотреть в кадровых отчётах в разделе Главное – Кадровые отчеты – Остатки отпусков:
Отпуск в 1С ЗУП 8.3 оформляется документом Отпуск в разделе Зарплата, выбрав Отпуска. Для редактирования НДФЛ или среднего заработка следует использовать «Карандашик»:
На вкладке Начислено можно увидеть подробный расчёт начисления:
Формируем отчет Табель учета рабочего времени из раздела Зарплата – Отчеты по зарплате. В нем отражается введённый отпуск «ОТ»:
Оформление больничного листа во время отпуска в 1С ЗУП
Больничный лист оплачивается и отражается в программе 1С ЗУП 8.3 только при выполнении условий:
- Сотрудник уходил в ежегодный оплачиваемый отпуск;
- Сотрудник болел сам.
Последовательность:
- При отправлении сотрудника в отпуск оформляем документ Отпуск;
- Сотрудник предоставил больничный лист – оформляем документ Больничный лист;
- Корректируем или сторнируем отпуск, зависит от ситуации:
- Если период не закрыт и не было выплат по документу Отпуск, то корректируем документ Отпуск;
- Если период закрыт или были выплаты по документу Отпуск, то вносятся изменения в документе Отпуск с помощью ссылки Исправить в корректируемом отпуске. При этом создается новый документ Отпуск, в котором вносятся необходимые изменения.
Более подробно данный алгоритм будет рассмотрен ниже.
Если больничный лист предоставлен, когда период не закрыт
Для регистрации больничного в 1С ЗУП 8.3 заносим документ Больничный лист из раздела Зарплата, выбрав Больничные листы:
Важно! Если период не закрыт, то сторнирование отпуска не производится. Необходимо зайти в документ Отпуск и его откорректировать, сделать перерасчёт.
Если после окончания отпуска, сотрудник ещё болеет
Если сотрудник не вышел после окончания отпуска на работу, а необходимо сделать расчёт заработной платы, то для корректного расчёта зарплаты в 1С ЗУП 8.3 необходимо воспользоваться документом Прогул, неявка из раздела Кадры, выбрав Все отсутствия сотрудников:
В документе отражаем вид отсутствия Отсутствие по не выявленным причинам, даже если сотрудник предупредил о больничном. И период отпуска и прогулов в отчете Табель:
Важно! Для возможности учёта прогулов и неявок, необходимо настроить программу 1С ЗУП 8.3 для этих целей.
Раздел Настройка – выбираем Расчёт зарплаты – переходим по ссылке Настройка состава начислений и удержаний. В новом окне переходим на Учёт отсутствий и устанавливаем галочку Прогулы и неявки:
Регистрация больничного листа, если период закрыт
Больничный лист заносится из раздела Зарплата – Больничные листы. В нем необходимо занести период болезни и причину выхода на больничный:
На закладке Начислено (подробно) отражаются суммы начисления:
Важно! Если месяц начисления не совпадает с месяцем начисления отпуска, то производится перерасчёт прошлого периода.
Данные перерасчёта отражаются на вкладке Перерасчёт прошлого периода:
В отчете Табель учета рабочего времени отражается вместо отпуска больничный:
Продление или перенос отпуска в связи с больничным в 1С ЗУП
Продление отпуска, если период не закрыт
Для продления отпуска в 1С ЗУП 8.3 вносятся исправления в документе Отпуск. Если период не закрыт, то необходимо зайти в документ Отпуск и установить новую дату окончания отпуска с учетом больничного:
Продление отпуска, если период закрыт или есть выплаты по отпуску
Если была произведена выплата по отпуску или период закрыт, то необходимо воспользоваться ссылкой Исправить:
В исправленном отпуске указать новый период, проверить начисления и перерасчёт. Период отпуска увеличивается на количество дней болезни:
Рассмотрим расчет дней на данном примере:
- Отпуск – с 25.06 по 17.07; Больничный с 11.07 по 18.07; Отпуск с учетом продления на дни болезни с 25.06 по 25.07;
- Оплачено дней за июнь 2016 г. – 6 дней;
- Оплачено дней в июле до больничного – 10 дней и 7 дней после больничного. В итоге 17 дней.
Отпуск с учетом продления на дни больничного:
Перенос отпуска
Если по согласованию с руководством решено не продлевать, а перенести отпуск, то создаётся новый документ Отпуск в том периоде, когда сотрудник пойдет в отпуск. При этом количество дней отпуска на период болезни увеличивается.
Проконтролировать в 1С ЗУП 8.3 это можно отчётом Остатки отпусков:
Или отчетом Как сотрудник использовал отпуск:
Нередко случается, что уйдя в отпуск, сотрудник заболевает и оформляет больничный. В таких случаях необходимо продлить ежегодный отпуск на количество дней больничного, пересчитать отпускные и выполнить начисление по больничному. Приведу пример выполнения такой операции в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 2.5.
Ситуация: Сотрудник, находящийся в отпуске с 1.08.2014 по 28.08.2014, оформляет больничный лист с 5.08.2014 по 11.08.2014, после чего он хочет продлить прерванный отпуск.
Исправление выполняется по нажатию на кнопку «Исправить» внизу формы соответствующего документа. Если в документе несколько сотрудников, то исправляем только строки одного сотрудника, по которому будет перерасчет.
В открывшемся документе-исправлении изменяем период отпуска в соответствии с условиями (рис.2)
Если продолжение отпуска после больничного не вводится отдельным приказом, то можно его указать в том же документе-исправлении третьей строкой, так чтобы общее количество дней отпуска по сравнению в первоначальным не изменилось.
Для исправления начислений нужно открыть документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций»рис. 3
В открывшемся документе необходимо так же исправить период отпуска и рассчитать документ заново рис.4
В документе появится отметка о сторнировании начислений прошлых периодов на закладке «Условия», а на закладке «Оплата» появится красная строка сторно рис.5
Обязательно проверьте расчет перед проведением документа! Если все рассчитано и заполнено верно, то документ записываем и проводим. Затем в обычном порядке выполняем начисление по больничному рис.6
Если все документы заполнены верно в плане пересечения периодов (больничный и отпуск не пересекаются), то программа проводит их, в противном случае будет выдано предупреждение и документ не проведется.
Итог начислений можно проверить по расчетному листку за два месяца, в нашем примере -август и сентябрь рис.8
В расчетном листе за сентябрь должен отразиться только НДФЛ с больничного листа, т.к НДФЛ с отпускных уже удержан в августе. Если в расчетном листе НДФЛ с отпускных удержался в обоих месяцах, необходимо будет создать документ перерасчета НДФЛ (Налоги-Перерасчет НДФЛ-Добавить). Рис. 9
рис. 9
Заполняем его следующим образом:
«Перерасчет за» = 2014(текущий год)
«Отразить в расчетах» = Сентябрь 2014 (месяц, в котором будем выравнивать НДФЛ, в нашем примере совпадает с месяцем начислений по больничному и перерасчету отпускных)
По кнопке «Добавить» добавляем физическое лицо, соответствующее нашему сотруднику и нажимаем кнопку «Рассчитать» в верху формы документа. Таким образом, после проведения документа излишне удержанный НДФЛ отсторнируется. Результат можно увидеть в расчетном листке и в отчете «Анализ начисленных налогов и взносов (НДФЛ)».
Александра Люфт. Специалист Линии Консультации.
Сотрудник благополучно ушел в очередной отпуск, а по окончании отпуска вместо выхода на работу сообщил о внезапно наступившей болезни и как следствие просит продлить отпуск на период временной нетрудоспособности.
Знакомо? Думаю что "ДА", ответит почти каждый бухгалтер. Особенно летом. Много отпусков и много соблазнов: от мороженки с банальной простудой, до всевозможных летних развлечений, грозящих ушибами и переломами.
Вот и моих любимых клиентов в этом году не миновала чаша сия (я имею ввиду исправление отпуска, конечно), поэтому я решила написать небольшую статью по поводу такой ситуации, которая регулярно возникает в организациях.
Пример будем рассматривать в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. Для редакции 2.5 исправление в программе делается аналогично.
Итак, сотрудник Остапенко Е.Д. в середине июля благополучно ушел в отпуск. В программе документ Отпуск
рассчитан и выплачен.
По окончании отпуска сотрудник не вышел на работу 31.07.2017 в связи с болезнью. Этот факт в программе необходимо зафиксировать с помощью документа Прогул, неявка . Для создания этого документа переходим в раздел Кадры , открываем список всех отсутствий сотрудников:
И создаем новый документ с видом операции Прогул , неявка :
В этом документе отмечаем даты отсутствия сотрудника на работе. Обращаю внимание, что этот документ обязателен в том случае, если сотрудник еще не предоставил больничный лист и нам необходимо правильно рассчитать зарплату за июль. Если листок нетрудоспособности сотрудник принес, то отмечать отсутствие сотрудника на рабочем месте специальным документом необязательно. Достаточно сразу рассчитать больничный лист.
Зарплата за июль по организации рассчитана и выплачена. Т.е. период закрыт. Сотрудник приносит листок нетрудоспособности, который мы оформляем в программе:
При расчете больничного листа программа автоматически сторнирует начисление отпуска за пересекающийся с больничным период. Есть у меня очень любознательные клиенты, которые хотят понимать каждую цифру, полученную в программе и это правильно. Так вот, обычно они спрашивают "Откуда программа взяла вот такой НДФЛ?". Т.е. бухгалтер смотрит, что начислен больничный в сумме 10762,80. И с этой суммы НДФЛ должен быть
10762,80 × 0,13 = 1399
Откуда же взялась сумма 268 руб? Все очень просто. Ведь при расчете больничного листа была сторнирована сумма отпускных с 26.07.2017 по 30.07.2017 а это ни много ни мало -8704,40. Так вот 268 руб. это НДФЛ с разницы между больничным и сторнированными отпускными
(10762,80 - 8704,40)×0,13 = 268
Кстати, на закладке Пересчет прошлого периода
вы можете проанализировать сторнирование. А при нажатии кнопки Показать подробный расчет
информация будет еще больше детализирована:
Да, а что же нам делать с отпуском, который сотрудник просит продлить. Период закрыт и править июльский документ мы не можем.
В этом случае в программах 1С:ЗУП предусмотрен очень удобный механизм. Открываем первоначальный документ Отпуск и внизу документа видим гиперссылку Исправить
:
У нас открылся новый документ, который будет являться исправлением предыдущего. Вот тут самое главное правильно указать новую дату окончания отпуска. Обратите внимание: начало отпуска менять не надо! А что же с окончанием? Сотрудник болел с 26.07.2017 по 06.08.2017 при этом отпуск был уменьшен на 5 дней (с 26.07.2017 по 30.07.2017). Тогда новой датой окончания отпуска будет 11.08.2017. Т.е. после окончания больничного продлеваем отпуск на 5 дней:
При этом обратите внимание: сумма начисленных отпускных НЕ ИЗМЕНИЛАСЬ по сравнению с предыдущим документом. И это правильно. Ведь сотрудник полностью получил отпускные в июле. И эта же сумма осталась в новом документе. Ничего доплачивать ему не надо. Просто он выйдет на работу на 5 дней позже, после окончания периода больничного.
Ну а что же НДФЛ в сумме 1131? Так это как раз та самая разница с больничным, что мы рассматривали раньше. Вместо 1399 руб. при расчете листка нетрудоспособности программа исчислила 268 руб. Недостающие 1131 руб. исчислены сейчас.
Вот и все. Возможно, вам покажется это немного сложноватым. Однако это только на первый взгляд. Проверив все сами, вы убедитесь, что программа нигде вас не обманывает. И главный критерий – суммы отпускных не меняются, средний заработок не меняется. Потому что за основу берется первоначальный расчет отпуска.
Надеюсь, моя статья была для вас полезной. Желаю вам не болеющих сотрудников, ну а если все же такая ситуация приключилась пусть программы 1С будут для вас надежным помощником в работе.
С вами была Виктория Буданова. Оставляйте свои отзывы, пишите, задавайте вопросы. Тем самым вы поможете нам искать актуальные темы для новых статей.
Регистрация и отпуска
Регистрация и расчет отпуска сотрудника организации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, осуществляется с помощью документа «Отпуск» («Зарплата» – «Отпуска»).
В данном документе флажок «Отпуск» устанавливается автоматически. Далее необходимо указать период предоставленного отпуска сотруднику. Флажок «Компенсация отпуска» ставится, если необходимо начислить компенсацию отпуска в предусмотренных законодательством случаях взамен предоставления отпуска в период действия трудового договора и обязательно указывается количество дней компенсации отпуска. Флажок «Освободить ставку на период отсутствия» необходимо поставить, если необходимо освободить ставку в штатном расписании на период отпуска сотрудника. Если по просьбе сотрудника необходимо вместе с отпускными рассчитать и выплатить зарплату за отработанные до отпуска дни, то необходимо флажок «Рассчитать зарплату за» . В поле «Предоставляется за период работы с» автоматически указывается рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.
Кликнув по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск ?», можно сформировать справку по отпускам этого сотрудника для контроля их остатков. В данном документе отражается сумма среднего заработка, из расчета которого начисляется сумма отпускных сотруднику.
В поле «Выплата » есть три варианта выплаты отпускных: с зарплатой, в межрасчетный период и с авансом. В зависимости от того, какой способ выплаты будет выбран, будет заполняться поле «Дата выплаты ». В нашем примере выплата производится в межрасчетный период, поэтому в поле «Дата выплаты » необходимо указать дату, когда планируется выплатить сотруднику отпускные. При выборе способа выплаты с зарплатой или с авансом поле «Дата выплаты» заполнится автоматически (подтягивается из настроек организации).
Закладка «Дополнительные отпуска, отгулы » заполняется, если сотруднику вместе с основным отпуском был предоставлен дополнительный отпуск или отгул.
Ознакомиться более подробно с результатами начислений по отпуску сотрудника можно, обратившись к закладке «Начислено (подробно)» . В табличной части отображаются подробные данные о сумме начисленных отпускных, зарплаты за время до начала отпуска, компенсации отпуска, материальной помощи к отпуску. Если отпуск приходится на разные месяцы, то начисление разбивается по месяцам.
Выплатить отпускные сотруднику можно как из самого документа «Отпуск », нажав на кнопку «Выплатить», так и создать документ «Ведомость в кассу (банк)» с видом выплаты «Отпуска » и подтянуть документ отпуска.
Больничный в отпуске
Очень часто встречается ситуация, когда работник ушел в отпуск и заболел. В соответствии с ТК РФ, отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, который определяется работодателем с учетом пожеланий самого работника.
Для того чтобы продлить свой отпуск на соответствующее количество календарных дней, сотруднику необходимо:
получить листок нетрудоспособности;
уведомить работодателя любым удобным для него способом (например, лично, по телефону, в почте и т. п.);
в обязательном порядке сообщить, собирается ли он продлить отпуск или намерен приступить к работе сразу, как закончится больничный, а те дни отпуска, что он болел – перенести.
Продление отпуска не приводит к необходимости перерасчета отпускных, так как продолжительность отпуска не меняется, но это связано с оплатой дней, на которые отпуск продлевается. Если отпуск продлевается по болезни, то за рабочие дни, которые приходятся на период болезни, работнику в установленных случаях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Перерасчет отпускных необходим лишь при перенесении отпуска на другой срок, если при этом меняется расчетный период, который используется для среднего заработка.
Отражение в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
Какие документы необходимо создать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, для того, чтобы продлить работнику отпуск в связи с болезнью?
Рассмотрим на примере сотрудника, который ушел в отпуск с 16 мая по 29 мая, и заболел. Временная нетрудоспособность продолжалась с 25 мая по 31 мая.
Регистрация и начисление отпуска сотрудника оформляется с помощью документа «Отпуск » (раздел «Кадры» – «Отпуска» или раздел «Зарплата» – «Отпуска» ).
После окончания отпуска сотрудник должен был выйти на работу 30 мая. В связи с болезнью он не вышел, поэтому в программе необходимо зарегистрировать факт отсутствия сотрудника на работе с помощью документа «Прогул, неявка» (раздел «Кадры » – «Все отсутствия сотрудников » – кнопка «Создать » – «Прогул, неявка » или раздел «Зарплата» – «Все начисления» – кнопка «Создать » – «Прогул, неявка »). В документе следует выбрать вид отсутствия: «Отсутствие по невыясненным причинам» , т.к. сотрудник должен был приступить к работе 30 мая, а приступит после окончания больничного, поэтому необходимо указать дату начала и окончания отсутствия 30 мая и 31 мая.
В июне сотрудник вышел на работу и предоставил листок нетрудоспособности, в котором указано, что он болел с 25 мая по 31 мая. Данную информацию необходимо зарегистрировать в программе с помощью документа «Больничный лис т» (раздел «Зарплата» – « Больничные листы »).
При расчете пособия по временной нетрудоспособности часть оплаты отпуска и день отсутствия по невыясненной причине, приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются, если начисление по производится в следующем расчетном периоде (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, «закрыт»). Если же больничный регистрируется в том же расчетном периоде, что и отпуск (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, «не закрыт»), то сторнирование не производится. В этом случае необходимо только сделать перерасчет ранее введенного документа отпуска.
Для продления отпуска в связи с болезнью, необходимо зайти в первоначальный документ «Отпуска » , сделать исправление документа, нажав на ссылку «Исправить » и изменить в нем только дату окончания отпуска, при этом увеличив ее на количество дней, которые совпали с больничным (в нашем примере: отпуск с 16 мая по 29 мая, больничный – с 25 мая по 31 мая, отпуск продлевается на 5 дней, то есть новый период отпуска – с 16 мая по 5 июня). Сумма начисленных отпускных в документе будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска, так как ранее начисленный отпуск сторнировался при расчете больничного листа). После автоматического перерасчета отпуска «Провести и закрыть» документ.
Если же работником организации принято решение не о продлении, а о переносе отпуска на другой период, то это новый период отпуска, и для этого требуется ввод нового документа «Отпуск ».
отпускные 1С больничные
