Акт передачи документов при продаже организации. Простой образец акта приема передачи документов

Акт приема-передачи документов - документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.

Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.

Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

Акт приема-передачи документов: основные моменты

Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме. Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты:

Наименование, дата и место оформления данного акта

Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)

Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.

Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).

Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов.

При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.

Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.

Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.

Надо отметить, что таким актом можно пользоваться также и при оформлении услуги, когда заказчик принимает на себя ответственность за хранение важных и ценных документов на время работы. К примеру, такой услугой может быть оформление заграничных выездных документов. В случае потери оригинальных и ценных документов исполнителем, у клиента, имеющего данный акт, есть веское основание обратиться во все необходимые инстанции в случае спора.

Еще одним полезным моментов в передачи ценных оригинальных документов является их копирование передающим лицом.Акт приема-передачи документов изготавливается в двух экземплярах по одному каждому из сторон передачи. Ниже мы предлагаем вашему вниманию образцы таких актов.

АКТ

приема-передачи документов

г. ________________ « » _________________ 20__ г.

_______________________________ в лице ________________________________________ , с одной стороны, передал, а _____________________________ в лице______________________________ , с другой стороны, принял следующие документы:

№ п/п	Наименование документа	Дата документа	Номер документа	Форма (копия/ оригинал)	К-во листов

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Передал документы: Принял документы:

__________________ / / _____________________ / /

Акт приема и передачи первичной документации используется во время процесса отправки документов, имеющих высокую ценность. В данном акте приводится перечень бумаг, которые передаются между организациями или частными лицами. Таким образом, рассматриваемый документ является документальным подтверждением факта того, что принимающая сторона получила все бумаги, перечисленные в бланке. Давайте рассмотрим, как составляется акт приема-передачи документации.

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие

Для чего используются подобные акты

Данный вид актов используются юридическими лицами в случае необходимости передачи документов, имеющих высокую значимость для каждой из сторон. Это могут быть как различные приложения к договору, так и локальные документы конкретного предприятия. Чаще всего подобным образом передаются сведения об увольнении или переводе работников организации, а также о закрытии филиалов компании.

Роспись в данных актах свидетельствует о получении документов, что помогает в будущем доказать, что принимающая сторона исполнила свои обязательства . Рассматриваемый бланк может являться как неотъемлемой частью договора, так и самостоятельным документом в том случае, когда одной из сторон требуются подобные документы. Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый бланк наделен юридической силой только при учете правильного составления. Это означает, что этот бланк может выступить в качестве доказательной базы во время судебных разбирательств. Акт приема-передачи документации составляется в двух копиях, одна из которых передается получателю, а вторая остается у отправителя.

В каких случаях возникает необходимость составление акта

Существует множество различных ситуаций, в которых может потребоваться составление подобного бланка. Чаще всего подобные акты заключаются между двумя физическими или юридическими лицами. В последнем случае, данный документ составляется при необходимости передачи первичной документации в качестве сопровождения к публичной оферте. Также допускается использование рассматриваемых бумаг между юридическими и физическими лицами.

Значительно чаще данный вид документов используется внутри одного предприятия, имеющего развитую структуру. Давайте рассмотрим применение актов на конкретных примерах. Представьте себе ситуацию, когда ведущий специалист компании проходит процедуру увольнения. На данную должность нанимается новый сотрудник, в обязанности которого входит принятие дел компании.

Для того, чтобы избежать потери или порчи важной документации, составляется акт, который выступает в качестве документального подтверждения факта о том, что вся документация была передана в надлежащем виде.

Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами

Также составление данной бумаги может потребоваться в случае перевода сотрудника из одного подразделения в другой отдел. В этом случае, рассматриваемый работник должен передать все имеющиеся документы новому должностному лицу или другим сотрудникам отдела. Необходимость в составлении акта возникает при передаче бухгалтерских книг, административных и кадровых документов, а также другой локальной документации.

Далее предлагаем перейти к более сложным случаям. Одной из ситуаций, требующей составления акта приема-передачи документации, является объявление банкротства. В этом случае сотрудникам компании потребуется составить несколько десятков различных бланков, которые группируются по категориям, в соответствии с принадлежностью документов. Также этот акт может понадобиться в ситуации, связанной с реорганизацией предпринимательской деятельности. В случае слияния нескольких корпораций или объединения разных отделов появляется необходимость передать всю текущую документацию новому должностному лицу. Следует обратить внимание на то, что в этой ситуации создается более десятка подобных документов, в каждом из которых рассматривается конкретный отдел или наемный работник.

Составление бланка физическими лицами может понадобиться в случае оказания различных услуг, сопровождающихся оформлением важных документов . Одним из примеров данной ситуации является передача права второму лицу предоставлять интересы первой стороны в ходе судебных разбирательств. В рассматриваемом примере, между частными лицами передаются важные документы, которые могут быть в единственном экземпляре. Также рассматриваемый бланк может применяться в виде доказательной базы в ходе судебных разбирательств между физическими лицами.

Правила составления

Единая форма акта приема-передачи документов не установлена . Однако несмотря на это, существуют различные правила составления этого бланка. Игнорирование этих правил может привести к потере юридической силы, что подразумевает недействительность акта как доказательство факта передачи файлов между двумя компаниями. Именно поэтому, необходимо подойти с повышенным вниманием к вопросу разработки приемопередаточного акта.

В первую очередь рассматриваемый документ должен иметь правильное название. Далее следует указать дату и место составления бумаг. После этого в бланке указываются реквизиты предприятия выступающего в качестве стороны, передающей важные бумаги. Затем следует указать должностное лицо, в чьи обязанности входит оформление акта. Здесь указывается должность сотрудника, его фамилия и инициалы.

Далее указывается информация о получателе пакета документов. В случае с юридическими лицами следует указать не только наименование предприятия, но и форму собственности. Далее необходимо привести сведения о лице в чьи обязанности входит получение и обработка входящей документации. Здесь очень важно привести фамилию и инициалы работника, а также упомянуть занимаемую им должность.

Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах

После того, как будут указаны все вышеперечисленные сведения, приводится таблица, содержащая в себе данные о переданных файлах. Здесь необходимо указать наименования бумаг, их регистрационные номера, а также форму и дату составления. После этого, в документе ставится подпись передающей стороны. Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый бланк составляется в двух экземплярах, которые передаются получателю.

После проверки наличия всей перечисленной документации в акте, должностное лицо, выступающее в качестве получателя, ставит свою подпись на обоих бланках. Один из бланков остается у принимающей стороны, а второй отдается обратно фирме, что отправила документы. Для того чтобы заполненный бланк получил юридическую значимость, помимо подписи должностных лиц должны присутствовать фирменные печати предприятия.

В том случае, когда рассматриваемые бумаги составляются между физическими лицами, необходимо указать данные из паспорта каждой стороны. Эта информация указывается вместо реквизитов организаций. В данной ситуации достаточно лишь подписи сторон, поскольку печать у физических лиц отсутствует. Важно обратить внимание на то, что при передаче оригинальных бумаг, необходимо зафиксировать этот факт на страницах акта. При порче или утери этих документов, акт приема-передачи может выступить в качестве основного документа для разрешения конфликта при помощи суда. Так как существует определенный процент риска развития подобной ситуации, многие юристы рекомендуют сделать копии с оригинальных документов.

Акт приема-передачи документов, образец:

ИП «МегаСвет» в лице Соколовского Артема Михайловича, с одной стороны передал, а ОАО «Полет» в лице Орловой Татьяны Ивановны, с другой стороны, приняла следующие документы:

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны:

Передал документы: Соколовский А.М Соколовский

Приняла документы: Орлова Т.И Орлова».

Образец акта приема-передачи документов другому лицу имеет точно такую же форму, однако вместо формы и названия организаций, указываются паспортные данные обеих сторон.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации

Различные примеры использования актов приема-передачи документации

Передача важных бумаг бухгалтерского отдела

В рассматриваемом примере, назначается комиссия, в задачу которой входит составление акта о приеме и передаче бухгалтерских бумаг. Необходимость сбора комиссии возникает при увольнении ведущего специалиста, в чьи должностные обязанности входило ведение документов. В этом случае используются фирменные бланки, установленные на предприятии. В рассматриваемом акте указываются документы, которые передаются уволенным - новому должностному лицу.

В данном случае, имеется специальная форма составления бланков. Сведения о передаваемых книгах учета и других бухгалтерских записях приводятся в виде таблицы. Главным требованием при заполнении акта является указание следующих сведений:

• дата составления акта;
• порядкового номера;
• название файлов.

Передача важных бумаг при назначении нового руководителя

В задачу главного бухгалтера и руководителя предприятия входит заверение первичных документов предприятия. При смене руководства - это право передается новому должностному лицу. Важно обратить внимание, что во время изменений в составе администрации предприятия очень важно поставить в известность учреждения, осуществляющие контроль над деятельностью компании. Помимо этого, необходимо уведомить банковское учреждение, обслуживающее фирму. Данное правило действует только в отношении государственных компаний, а частным предпринимателям оставляется право принятия самостоятельного решения.

Акт передачи документов составляется согласно установленной форме, на фирменном бланке предприятия. Важно обратить внимание на то, что смена руководителя подразумевает возникновение различных вопросов, связанных с финансовым фондом компании. В этом случае, создается специальная комиссия, занимающаяся решением возникающих вопросов.

Передача кадровых файлов

Бланк, свидетельствующий о передаче кадровых записей увольняющимся лицом, составляется по установленной законом форме. В данном документе должны содержаться такие параметры, как:

• порядковый номер;
• наименование файла;
• дата заполнения;
• количество листов в файле;
• примечания.

В случае с ситуациями потери личных дел сотрудников предприятия или отсутствия определенных записей, данные нюансы указываются в графе «примечания».

Любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ

Передача важных бумаг при назначении нового учредителя

Данный процесс имеет множество различных тонкостей и нюансов, связанных с передачей первичной документации . В первую очередь, должно быть назначено ответственное лицо, в чьи должностные обязанности будет входить перенос файлов. Далее выпускается приказ о сборе комиссии. В этом приказе следует указать четкий срок, необходимый для отправки документов. В процессе назначения нового учредителя, документ передается только лично.

Передача важных бумаг на государственное хранение

Многие предприятия часто передают информацию о своей деятельности государственным службам. Этот процесс подразумевает создание бланка, подтверждающего факт ценных сведений, о деятельности предприятия . Необходимость в подобных действиях возникает в случае реорганизационных мероприятий или ликвидации организации. Помимо этого, передавать документы в государственные службы необходимо по окончании периода хранения документов на территории предприятия.

В составленном акте должны быть указаны следующие сведения:

1. Наименование организации, что передает документы.
2. Название учреждения, принимающего файлы на хранение.

При утере важной документации, необходимо сделать соответствующую пометку в акте . В графе с примечаниями указываются сведения о порче или отсутствии документов либо отдельных страниц.

Нет необходимости говорить о том, какую роль играет документооборот в работе каждого предприятия или организации. Любая организация во время своей деятельности создает огромное количество документов, которые используются как внутри нее, так и передаются сторонним агентам.

Документы создаются в различной форме (бумажной или электронной), но всегда факт их передачи от одной инстанции к другой фиксируется.

Так как в этом процессе участвуют две стороны (передающая документацию и принимающая ее), то такое действие называется приемом-передачей. Передачи осуществляется в форме акта приема-передачи документов. Для образца акта приема-передачи документов не существует законодательно закрепленного бланка или стандарта. Его оформляют в произвольной форме, но к его содержанию предъявляются определенные требования.

Требования к акту приема-передачи документов

Акт должен содержать ясную и недвусмысленную трактовку того, что передается, в каком виде (оригинал, копия, электронная версия), а также перечень лиц, участвующих при приеме-передаче. Стандартное содержание акта следующее:

• полное наименование передающей и принимающей стороны;
• должности и фамилии лиц, участвующих в приеме-передаче;
• дату и место передачи (или место составления акта);
• подробный перечень передаваемой документации с указанием объема (количество страниц) и экземпляров;
• подписи представителей передающей и принимающей сторон;
• оттиски печатей сторон.

Ниже приводится образец акта передачи документов, составленный между двумя юридическими лицами.

«Утверждаю» «Утверждаю»

Директор ООО «Синие зори» Директор ЗАО «Электрон»

Федоров В.В. ___________ Терехов И.И.

Мы, нижеподписавшиеся представители ООО «Синие зори», в лице руководителя сектора рекламы Томина Сергея Ивановича и художника Страхова Владимира Петровича передаем, а представитель ЗАО «Электрон», в лице коммерческого директора Павлова Ивана Алексеевича принимает образцы рекламных буклетов, выполненные согласно договору №32 от 23 января 2017 года.

Читайте также: Расписка о долге денежных средств: образец

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

От ООО «Синие зори» От ЗАО «Электрон»

Томин С.И. ___________ Павлов И.А.

Страхов В.П.

Если количество документации большое, то ее список составляется в виде описи на отдельных листах в качестве приложения к акту. При этом в самом акте дается ссылка на опись и указывается количество страниц (документов) в описи. Опись документов для передачи другой организации (образец):

Приложение к акту приема-передачи

Между ООО «Техрезерв» и ООО «Верила»

передаваемых документов.

1. Устав ООО «Техрезерв» 14 стр. 1 экз. копия
2. Годовой отчет за 2016 год 24 стр. 1 экз. копия

1. Справка от Гостехнадзора 1 стр. 1 экз. оригинал

От ООО «Техрезерв» От ООО «Верила»

Иванов В.А. __________ Артемов А.И.

Часто возникает необходимость составления акта приема-передачи между физическими лицами внутри организации. Это происходит всегда, например, при вступлении в должность нового директора, главного бухгалтера или материально ответственного лица. Эти процедуры достаточно сложны. Смысл составления подобных актов заключается в разграничении ответственности нового и старого работника. Такие документы играют важную роль при возникновении судебных разбирательств. Здесь невозможно привести конкретных форм, но важным является закрепление результатов передачи дел, приказом по предприятию (организации).

Часто в деятельности производственных предприятий возникает необходимость в приеме (передаче) технической документации. Иногда такая передача предусмотрена договором со сторонней организацией, которая создает (разрабатывает) такие документы. Объем передаваемой документации обычно очень велик и составляет сотни и тысячи страниц и чертежей, а также включает в себя научно-технические отчеты. Так как такие работы выполняются по договору, то актом приема-передачи является акт завершения работ. Ниже приведен акт приема-передачи технической документации, которая разработана по договору.

Заключение любой сделки требует документального подтверждения. Кроме составления необходимых документов, часто требуется передавать официальные бумаги от одного физического или юридического лица другому. Такая передача является юридической процедурой и требует необходимого письменного оформления. Документальным свидетельством состоявшегося события является акт передачи документов, составленный по определенной форме и подписанный всеми участниками.

Такой акт юридически обоснован только при условии составления в соответствии с правилами делопроизводства и наличия всех необходимых подписей. Единого банка или унифицированной формы на все случаи не существует, так как ситуации, требующие передачи документов, очень разнообразны. Поэтому форма данного документа в каждой конкретной ситуации своя.

В общем случае документ состоит из трех обязательных частей. Первая часть, сразу после названия документов" (образец, как правило, свой для каждого даты и места составления, содержит реквизиты передающей и принимающей сторон. Для физических лиц это ФИО и данные паспорта, для организаций - полное наименование и данные представителей. Если документы передаются между разными подразделениями одной организации, нужно указывать названия структурных подразделений (передающего и принимающего), а также фамилии представителей.

Во второй части акт передачи содержит собственно перечень передаваемых документов с указанием порядковых номеров и регистрационных данных, отражаемых в документах учета. Удобнее всего такой список оформить в форме таблицы.

В последней части акта должно быть указано количество составленных экземпляров и поставлены подписи сторон. Для представителей организаций рядом с подписью необходимо указать должности и привести Акт также должен быть обязательно заверен печатью организации.

В случае передачи особенно важных документов акт передачи составляется специальной комиссией, созданной приказом руководителя. В этом случае в обязательном порядке приводятся подписи, фамилии и должности всех членов комиссии.

Обратная передача документов возможна только по специальной заявке установленного образца с перечислением переданных документов. Если часть документов утеряна, это также следует отразить в заявке.

В каких же случаях должен передачи? В кадровом документообороте передача документов от одного сотрудника к другому производится в случаях ухода в отпуск, увольнения, перехода в другой отдел. Кроме того, данный акт составляется при сдаче документов в архив на хранение или при уничтожении. Вся необходимая информация о движении документов отражается в специальном журнале или папке. Акт передачи и приема документов должен содержать полный их перечень независимо от количества листов или томов.

Для юридически грамотного и правильно составленного акта передачи кадровая служба организации должна располагать списком необходимых нормативных документов. К обязательным документам кадровой службы относятся положение об оплате труда, трудовой договор, приказы по личному составу, графики отпусков, и их трудовые книжки, заявления работников на отпуск и увольнение и ряд других.

Особенно ответственный процесс - прием и передача трудовых книжек, в случае утери которых процесс восстановления связан с немалыми трудностями. Также важнейшим документом является книга учета трудовых книжек, содержащая подписи как сотрудников, так и уволенных. Передачу трудовых книжек рекомендуется проводить в форме отдельного приложения к акту с указанием серии и номера каждой книжки, включая невостребованные.

В отдельных случаях предусмотрена передача копий документов, в основном это относится к секретным или правоустанавливающим документам либо документам строгой отчетности.

В случае утраты определенных документов и возникновения разногласий по этому поводу акт приема-передачи является основным юридическим основанием разрешения споров. Поэтому так важно его правильное оформление, лучше, если оно будет производиться специалистом, имеющим опыт работы с документами.