Электронный архив документов: практически вечное сохранение информации. Хранение документов Ключевые требования к структуре электронного архива

Документы хранятся в профессиональном архиве и вы уверены в их безопасности и конфиденциальности, потому что доступ к документам, право на заказ доставки, сканирования, обработки, копирования документов имеют только те сотрудники, кого вы сами назначили и авторизовали в профессиональной системе по управлению бумажными документами i-Архив.

Внеофисное хранение документов сокращает ваши расходы на дорогое офисное пространство. Регистрация документов в ОСГ при принятии на хранение позволяет вам быстро заказать и безопасно получить оригинал или скан-копии любого нужного вам документа. Время на поиск документов сокращается в разы. Сотрудники используют своё рабочее время на выполнение целевых задач, которые ведут к успеху и повышают прибыль организации.

Каждый документ имеет установленный законодательством срок хранения, в течение которого фискальные и друге надзорные органы могут запросить документ и вы будете обязаны его предоставить. В случае непредоставления документов в срок организация рискует быть оштрафованной за каждый такой случай на 300 000 рублей. Профессиональная система по управлению документами исключает вероятность организации быть оштрафованной, гарантирует вам сохранность документов на протяжении всего срока хранения и позволяет получить оригинал любого документа из архива быстро.

Документы хранятся в профессиональных архивных хранилищах, оборудованных системами противопожарной безопасности и климат-контролем. Большинство хранилищ соответствует стандартам класса А и А+. Каждое хранилище – стратегический объект, централизованная система безопасности и техническое обеспечение которых гарантирует физическую сохранность документов. Обеспечена юридическая безопасность руководителей компании и сотрудников финансовой службы: все требуемые законом документы в сохранности и доступны в течение суток.

Все требуемые законом документы доступны по первому требованию контролирующих организаций. Данные хранятся в соответствии с установленными законом сроками хранения. Руководители компании защищены от рисков понести уголовную и административную ответственность, устанавливаемую за нарушение обработки и сохранности документов.

Управляйте вашими документами с помощью интеллектуальной системы по управлению документацией - i-Архив. Интерфейс i-Архива прост и интуитивно понятен, вы и ваши сотрудники можете приступить к работе в i-Архиве сразу – без специальной подготовки или обучения. Например, вы можете заказать скан-образ документа, оригинал документа и получить его в день заявки или на следующий день.

Различные нормативные акты и корпоративные процедуры предписывают обязательное долговременное хранение множества бумажных документов в архиве, например, договоров, личных дел, финансовых бумаг.Наиболее распространенные задачи по хранению документов в организации - хранение документов бухгалтерского учета и хранение кадровых документов.
Правила хранения бухгалтерских документов, документов налогового учета, в том числе сроки хранения денежных документов (накладных, счетов-фактур, актов, кассовых документов, документов строгой отчетности, т.е. так называемой «первички») регулируются законами РФ, приказами Росархива и варьируются (см. также Программа управления кредиторской задолженностью). Кроме того, в определенный момент количество хранимых документов превращается в ощутимую проблему для многих государственных и коммерческих компаний, предприятий и организаций. Долгосрочное хранение документов непосредственно в офисе компании имеет тенденцию сдерживать скорость движения документов и эффективность ее работы в целом, не говоря уже об увеличении стоимости затрат содержания архива.

До недавнего времени большинству компаний и организаций в такой ситуации приходилось отнимать площади под архив у дорогого офисного пространства, приходилось также самостоятельно заботиться о сохранности архива, обучении персонала подготовке документов к архивному хранению, систематизации и хранению документов. Несовершенные условия хранения документов, устаревшие технологии и текучка кадров замедляли поиск документов и становились частой причиной их утери. ОСГ предлагает компаниям современное альтернативное решение, которое позволяет уменьшить расходы и повысить эффективность - это организация архивного хранения документов.

Услуги по хранению документов, т.е. организация депозитарного хранения документов в специализированном архивном комплексе при постоянном контроле сроков и других условий хранения каждого из многочисленных видов документов - современное решение проблемы дорогостоящего содержания собственного архива для крупных компаний и компаний с большим документооборотом в бумажной форме.

Хранение документов в архиве

Несмотря на кажущуюся сложность, подготовка документов к архивному хранению и сдача документов в архив происходят относительно быстро. ОСГ упакует ваши документы в специально предназначенные для хранения документов короба, транспортирует их и разместит в своих архивных хранилищах - профессионально оборудованных помещениях для хранения документов.

Помимо надежности и конфиденциальности внеофисное хранение документов обладает массой полезных свойств. Вы можете в любой момент запросить скан документа, если сканирование документов не было произведено ранее в соответствии с услугой e-Архив, заказать доставку оригиналов документов, а по истечении обозначенных законодательством сроков архивного хранения документов - конфиденциальное уничтожение документов.

i-Архив от ОСГ поднимает процесс хранения документов и управления ими на качественно новый уровень, передавая заботы об организации архивного хранения документов всего Вашего архива в руки специалистов ОСГ. Информация о каждом документе помещается в вашу новую онлайн базу данных. Вы можете запросить сканирование любого документа и получить его по сети или заказать доставку оригинала курьером ОСГ.

ОСГ работает во всех городах России, Архивные хранилища документов ОСГ есть во всех крупных регионах России. Наши специалисты проконсультируют вас по вопросам архивного хранения документов и дел, организации хранения архивных документов на вашем предприятии или в организации.

e-Архив предусматривает не только конфиденциальное хранение документов в архиве, но и сканирование (оцифровку) документов всего вашего бумажного архива. В результате вы получаете полностью электронный архив в то время, как бумажные документы надёжно хранятся в профессиональных архивных хранилищах ОСГ. Представьте себе современный офис без лишних бумаг. Более того, у вас появляется круглосуточный доступ ко всем файлам отсканированных документов, где бы вы ни находились. Хранение документов в электронной форме обогащает ваш инструментарий незаменимой функцией быстрого поиска по ключевым словам и атрибутам документов.

Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка и передача документов на архивное хранение производится квалифицированными специалистами, четко понимающими всю важность и серьезность поставленной задачи.

Архивное хранение документов вне офиса дает множество преимуществ, начиная с элементарной экономии офисного пространства и заканчивая сохранением значительных финансовых ресурсов, расходуемых на самостоятельное ведение архива.

Как организовано архивное хранение документов в ОСГ

1.

Доступ к i-Архиву

Сразу после заключения договора вам предоставляется доступ в i-Архив – интеллектуальную систему управления вашими документами. Ответственные сотрудники вашей компании получают персонализированный доступ к этой системе. Через i-Архив вы оформляете передачу документов на внеофисное хранение, заказываете скан-копии документов или доставку оригиналов документов в офис. С помощью этой системы можно также оформлять заказы на архивную обработку документов, создание е-Архива и другие услуги.

Служба файловых хранилищ (DIRECTUM File Storage Services) — это система хранения документов в электронном виде, которая обеспечивает:

• надежность хранения документов;
• конфиденциальность и разграничение прав доступа;
• отслеживание истории использования документа;
• удобство и скорость поиска.

Обычно электронный архив работает с неструктурированными документами, у которых есть структурированное описание (карточка документа). Например, текстовые документы, электронные таблицы, графические файлы.

Архив документов и отлаженная работа с ним являются залогом здорового документооборота в любой организации. Система DIRECTUM решает широкий круг задач, связанных с организацией электронного документооборота.

Особенности и преимущества системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM:

• Размещение всего электронного архива документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ;
• Организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ;
• Использование любых программ для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.);
• Автоматическое создание документов, имеющих определенный заданный вид на основе заранее составленных шаблонов («Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение»);
• Сортировка архива документов по степени актуальности (в разработке, действующий или устаревший документ), с возможностью визуального отображения каждой из категорий;
• Работа с документами в различных режимах: на рабочем месте; экспорт документа из системы и импорт в систему;
• Реализация в системе управления архивом документов механизма, предотвращающего проблемы при одновременном доступе нескольких пользователей к одному документу;

И, наконец, важнейшим преимуществом программы для работы с электронными архивами документов является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается: контролем и настройкой прав доступа; шифрованием электронных документов; протоколированием всех действий пользователей; наличием электронной подписи (ЭП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ и ФСТЭК.

Подходы DIRECTUM к организации хранилищ

Существует два подхода к хранению документов: в базе данных SQL-сервера и непосредственно в файлах. DIRECTUM предлагает комбинированный вариант, который сочетает преимущества обоих подходов: простоту администрирования и высокую производительность хранилищ SQL-сервера и практически неограниченный объем данных при низкой стоимости хранения с возможностью потокового доступа к документам в файловых хранилищах.

Известно, что после 2-3 лет работы в системе документооборота около 50% документов перестают использоваться или используются реже одного раза в год, а с течением времени доля редко используемых документов постоянно увеличивается.

В DIRECTUM документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ.

При этом пользователь может работать со всеми документами из одной среды.

Время восстановления системы

Обеспечение непрерывности бизнеса — важная задача всех систем управления. Выход из строя корпоративной системы даже на несколько часов может привести к огромным убыткам.

Благодаря использованию нескольких хранилищ разных типов уменьшается вероятность выхода из строя всей системы одновременно, резко снижаются косвенные и прямые затраты. Снижение прямых затрат связано, в первую очередь, с возможностью использования более дешевого оборудования для архивных данных. Снижение косвенных затрат объясняется меньшим временем восстановления системы после сбоя — за счет вынесения архивных данных из хранилища SQL-сервера увеличивается скорость ее восстановления и скорость включения пользователей в работу. Восстановление остальных частей системы может производиться уже в фоновом режиме. После накопления критической массы документов полное восстановление при использовании нескольких хранилищ происходит быстрее, чем при использовании одного хранилища за счет малой вероятности их одновременного отказа и возможности параллельного восстановления.

ГОУ ВПО «Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева»

Экономический факультет

Специальность «Государственное и муниципальное управление»

Контрольная работа

По курсу: «Основы управления документооборотом»

На тему: «Хранение документов: текущее и архивное»

Выполнила: студентка 207 группы, з/о

Филягина Надежда Сергеевна

Проверил: преподаватель

Белова Юлия Алексеевна

Саранск 2009

1. Текущее хранение документов

Понятие номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конфетные «ли индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

В заголовке переписки уточняется с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название и т.д.

В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. Т.е. группировка дела ведется по географическому признаку.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

Формирование дел

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается множество, и чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. подшивают в отдельные папки.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. В депо могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Изъятие документов организации, может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света).

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.

Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в хранилищах.

Обособленному хранению подлежат документы:

секретные;

уникальные;

имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

на нитрооснове;

пораженные биологическими вредителями;

принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.

Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.

Уникальные документы и документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава фондов и подлежат сейфовому хранению.

На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца и при необходимости копия документа.

Различные виды аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

В одном хранилище могут размещаться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения (например, документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем, или документы на кинопленке и микроформы, и др.).

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в хранилище с нормативными для них режимами хранения.

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

Основные и вспомогательные учетные документы по архиву в целом размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива.

Основные и вспомогательные учетные документы хранилища размещаются в хранилище.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.

Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей размещаются в изолированной зоне хранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале.

Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты) а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.). Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, второй - в хранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

Каждое первичное средство хранения документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указывается название и номер фонда, а также номер описи, первый и последний номера единиц хранения, номера отсутствующих единиц хранения.

Это система хранения любой значимой документации (бухгалтерской, кадровой, технической и т.п.), позволяющая значительно оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы современного предприятия.

Только представьте — все Ваши бумажные документы отсканированы и помещены в файловую систему, доступ к которой предоставляется постоянно. Это значит, что Ваши сотрудники смогут найти, обработать или передать коллегам необходимые документы за несколько минут не отходя от рабочего места.

Организация электронного архива помогает воплотить эти мечты в реальность, а благодаря «безбумажной» форме хранения в Вашем офисе еще и освобождается много места. Хранение данных не традиционным, бумажным способом, а с использованием современных информационных технологий позволит Вам максимально оптимизировать рабочий процесс.

Организация электронного архива на предприятии обеспечит:

1. Удобный и быстрый поиск нужной документации;
2. Упорядоченное безопасное хранение;
3. Коллективный доступ к работе с документами;
4. Ограничение несанкционированного доступа;
5. Высвобождение офисных площадей от накопившихся бумаг;
6. Защиту документации от безвозвратной утери или повреждения.

Основными этапами создания электронного архива документов являются:

1. Подготовка к сканированию и перевод в электронный вид;
2. Настройка системы в соответствии с бизнес-процессами организации;
3. Разработка регламента использования системы;
4. Наладка процесса пополнения архива.

6 причин необходимости создания электронного архива:

1. Удобство . Использование электронного архива документов обеспечивает эффективный и простой доступ и управление служебной информацией. Доступ к документам в многопользовательском режиме в электронном вид - не проблема.
2. Скорость . Внедрение электронного архива решает проблему оптимизации документооборота. Главное предназначение — сократить время поиска необходимых бумаг. В большинстве случаев необходимые документы удается найти в автоматическом режиме поиска.
3. Сохранность . Электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности, при их передаче, транспортировке, либо по причине воздействия окружающей среды (пожар, наводнение и т.п.). Распределенные хранилища электронных данных с налаженными процедурами резервирования надежно защищают электронные документы от потери.
4. Безопасность . Возможность обеспечить контроль доступа к информации в электронном архиве, исключается потеря важных документов и их несанкционированное изменение. Механизмы ограничения прав доступа, протоколирование действий пользователей и автоматическое резервное копирование позволяют обеспечить высокий уровень информационной безопасности.
5. Логическая целостность . Продуманная структура электронного архива документов позволит систематизировать документацию, распределив ее относительно вида и срока хранения, а также структурировав данные согласно любым другим критериям.
6. Масштабируемость . Разработка стандартов классификации документов и введение регламентаций позволит в дальнейшем выработать подход к созданию единой базы документации компании любого уровня. Масштабируемое решение до отраслевого уровня.

Электронный архив в контексте предприятия - это система ECM

Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). В общих чертах он представляет собой систему хранения электронных документов, обеспечивающую надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска.

Электронные архивы призваны упорядочить работу с неструктурированной электронной информацией предприятия: текстовыми данными, мультимедиа, графикой и т. д. Чаще всего объектами хранения становятся подписанные контракты, первичная финансовая документация, техническая и проектная документация.

В основном документы, с которыми работают сотрудники, являются статичными, т. е. окончательно сформированными и неизменными - такая документация может храниться в электронных архивах и быть доступной для чтения. Для систематизации документов разрабатывается их иерархия, на каждый заводится так называемая карточка, содержащая перечень атрибутов, однозначно идентифицирующих документ.

Эволюционно к вопросу внедрения электронного архива многие приходят, вдоволь наигравшись с сетевыми папками общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению сложных систем документооборота.

Электронный архив как полноценная ECM-система включает следующие базовые компоненты:

• управление документами (check-in/check-out, поддержка версионности, безопасность, управление сервисами);
  
• имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
  
• система Workflow для поддержки бизнес-процессов, распределение контента, контроль исполнения задач, аудит действий и изменений;
  
• управление Web-контентом;
  
• поддержка командной работы над электронными документами.
  

Внедрение подобных систем на предприятии - чрезвычайно сложный, длительный и дорогостоящий процесс. При принятии решения о целесообразности такого внедрения в современный период мирового экономического кризиса основными принципами должны стать поэтапность и быстрота внедрения с получением первых результатов при разумных финансовых вложениях.

Определяя подходы к внедрению ECM по возможности необходимо:

• максимально формализовать требования, написать техническое задание
  
• остановить свой выбор на системах, предлагающих готовые решения и позволяющих быстро создать рабочий прототип;
  
• выбрать в партнеры внедренцев, имеющих опыт реализации подобных проектов и способных исследовать и определить специфику бизнес-процессов компании;
  
• поставить условие получения первых результатов в течение месяца, максимум двух;
  
• распределить усилия и финансовые затраты равномерно по проекту.

Теперь, когда мы в общих чертах определили что из себя представляет электронный архив, мы можем с уверенностью утверждать, что первой и наиболее важной составной частью процесса создания электронного архива является процесс сканирования оригиналов.

Правильно организовать данный процесс, подобрать необходимое оборудование и программное обеспечение, произвести его установку и настройку, определить регламент технического обслуживания и поддержки получившейся системы ввода документов — все это составные части, определяющие будет ли проект создания электронного архива успешным.

Подробнее о процессе сканирования в Электронный архив мы расскажем в следующих статьях.

2014 ПИРИТ, Департамент документных сканеров.
Статья написана специально для размещения на сайте