Начисление отпускных в 1с зуп. Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков. Назначение права на отпуск сотруднику

В сегодняшней публикации, как и в предыдущей об , я вначале предложу теоретические аспекты расчета отпускные согласно нашему законодательству, а затем практические примеры расчета с интересными возможностями программы, о которых не все знают.

Так например, будет рассказано, о том как научить программу учитывать суммы по созданным пользователем видам расчетов в составе среднего заработка для отпускных. И как бонус я расскажу об одной полезной штуке, которая появилась в составе документа расчета отпускных в 1С ЗУП редакции 3.0 .

✅

✅

Согласно трудовому кодексу РФ каждый человек, трудящийся по трудовому договору имеет право наежегодный оплачиваемый отпуск . Работодатель обязан предоставить отпуск на срок не менее 28 календарных дней в год. Дополнительные дни отпуска предоставляются для трудящихся:

• в опасных и вредных условиях (7 дней),
• имеющих особый характер работы,
• с ненормированным рабочим днем (не менее 3 календарных дней),
• трудящихся в условиях Крайнего Севера.

Работники, которые трудятся не на постоянной основе (сезонные работы или трудовые договора до 2 месяцев ), имеют право на отпуск из расчета 2 дня за каждый месяц работы. Если работник трудиться по совместительству , то работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы.

Расчет отпускных осуществляется следующим образом:

Зарплата за расчетный период / 12 месяцев (если расчетный период 1 год) / 29,3 (среднемесячное число календарных дней) * количество календарных дней отпуска (Формула 1)

Хочу обратить ваше внимание на то, что раньше среднемесячное число календарных дней составляло 29,4 и не так давно было изменено на 29,3. Об этом я писал в .

Из формулы видно, что расчетным периодом является 12 месяцев до наступления отпуска. Если сотрудник трудится менее 12 месяцев в организации, то расчетным периодом будет количество месяцев с даты трудоустройства. Если сотрудник один из месяцев расчетного периода отработал не полностью , то формула меняется:

Зарплата за расчетный период / (кол-во полных месяцев * 29,3 (среднемесячное число календарных дней) + кол-во календарных дней в неполных месяцах) (Формула 2)

Также стоит особо отметить как рассчитывается кол-во календарных дней в неполных месяцах :

29,3 / кол-во календарных дней месяца * кол-во календарных дней, приходящихся на время, которое отработано (исключаются государственные праздники) (Формула 3)

В Зарплату за расчетный период входят начисления за расчетный период, премии начисленные в расчетном периоде, годовые премии за год предшествующий году начала отпуска, при этом не важно, в каком месяце была выплата.

Расчет ежегодного отпуска в 1С ЗУП

✅

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Перейдем к примеру. Сотрудница уходит в отпуск с 28 июля 2014 года на 28 календарных дней. При этом стоит обратить внимание, что она отработала менее года, а именно 6 месяцев, и также некоторое время в расчетном периоде сотрудница по болезни не работала. При расчете будут применяться формулы 2 и 3. Давайте рассчитаем отпускные этой сотрудницы и проверим совпадет ли сумма с той, которую предоставит нам программа.

За расчетный период 6 месяцев сотрудница получила доход 118 700:

• январь – 20 000 + 2 000 (премия процент от оклада);
• февраль – 20 000 + 2 000 (премия процент от оклада);
• март – 17 000 + 1 700 (премия процент от оклада);
• апрель – 10 909,09 +1 090,90 (премия процент от оклада);
• май – 20 000 + 2 000 (премия процент от оклада);
• июнь – 20 000 + 2 000 (премия процент от оклада).

Полных отработанных месяцев 4, так как в период с 28 марта по 14 апреля сотрудница находилась на больничном. Теперь рассчитаем количество календарных дней в неполных месяцах по формуле 3. Неполных месяцев у нас два март и апрель.

Март: 29,3 / 31 * 26 = 24,57 (я указал 26 поскольку 8 марта приходится на государственный праздник и исключается из числа отработанных календарных дней )

Апрель: 29,3 / 30 * 16 = 15,63

Ну и наконец посчитаем сумму отпускных согласно формуле 2:

118 700 / (4 * 29,3 + 24,57 + 15,63) * 28 = 754,13 * 28 = 21 115,63

Перейдем в программу и введем новый документ «Начисление отпуска сотрудникам организации». В документе требуется заполнить следующие поля:

• Организация;
• Месяц начисления – Июль 2014;
• Сотрудник – Сидорова;
• Дата начала отпуска – 28.07.2014;
• По: — 24.08.2014
• Рассчитывать средний заработок – по календарным дням;

Обратите внимание, что начислено 19 165,96, в то время как мы ожидали 20 581,96. Для того чтобы разобраться с возможными причинами такого расхождения предлагаю воспользоваться печатными формами документа, а именно формой Кнопка печати находится в правом нижнем углу формы документа.

Обратите внимание на данные в колонке «Заработок». Программа не учла при расчете среднего суммы по виду начисления «Премия процент от оклада». Это связано с тем, что после создания этого вида расчета (его я создавал в статье ) он не был добавлен в базу для расчета среднего заработка при начислении отпускных. Это надо делать каждый раз после создания нового вида расчета.

Как добавить вид расчета в базу расчета среднего

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Для этого используется специализированный объект конфигурации «План видов расчета» , в котором есть элемент «Средний заработок» . Через пункт главного меню «Операции» откройте «План видов расчета» и элемент «Средний заработок». Откроется окно «Виды заработка, учитываемые при расчете среднего заработка» .

Обратите внимание, что в этом списке есть премии.

Нажимаем «Ок» и возвращаемся в документ «Начисление отпуска сотрудникам организации». Нажимаем опять на кнопку «Рассчитать» и получаем именно тот результат, который сами и рассчитали.

На этом можно было бы закончить, но я вкратце расскажу про остальные закладки документа и печатные формы. На закладке «Оплата» можно ознакомиться с тем на какие периоды разделяется начисленный отпуск и также увидеть НДФЛ.

На закладке «Расчет среднего заработка» увидеть детализацию учтенного дохода и рабочих дней для среднего заработка.

Что касается печатных форм, то основной можно считать форму Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Еще один отчет, который я уже представлял это «Расчет среднего основного отпуска».

Также есть ещё два подобных отчета: «Расчет среднего дополнительного отпуска» и «Расчет среднего компенсации отпуска» .

Теперь рассчитаем с помощью документа «Начисление зарплаты» оклад и премию сотрудницы за неполный месяц до 28 июля.

Как видите нам пришлось использовать два разных документов. В этой связи разработчики 1С сделали очень полезное и удобное нововведение в программе 1С ЗУП, но в уже новой её редакции 3.0 . В самом документе появилась возможность рассчитать основной заработок того месяца, в котором начисляется отпуск. Это на мой взгляд очень удобно. На представленном рисунке на цифры не обращайте внимания они не совпадают с теми, что мы рассчитывали ранее.

На этом сегодня всё. Скоро будут новые интересные материалы на .

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

На платформе «1С:Предприятие 8.3» есть множество программ с широким спектром возможностей, значительно облегчающих работу бухгалтера и администраторов. Здесь мы покажем основные возможности 1С:ЗУП 3.0, в которой есть ряд возможностей для оформления отпусков, а именно:

1. Регистрация графика отпусков;
2. Назначение сотруднику права на отпуск;
3. Начисления отпускных;
4. Формирование справки по остаткам отпусков;
5. Расчет денежной компенсации, на случай замены отпуска и другие.

Виды отпусков

Отпуска в 1С ЗУП могут быть рассчитаны по-разному в зависимости от их вида. Ниже представлена таблица с основными данными программы, относительно видов отпусков.

Таблица «Виды отпусков»

Начисления по отпуску в 1С для пострадавших на ЧАЭС, отпуск за свой счет, учебный отпуск (оплачиваемый и неоплачиваемый), добавляется в пункт справочника «Виды отпусков»:

Право на отпуск сотруднику

В общем случае можно задать определенное количество дней на ежегодный отпуск в справочнике «Виды отпусков».

Для регистрации права сотрудника на отпуск, а также указание количества отпускных дней используются данные с документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод».

Все заданные по умолчанию значения редактируются в графе «Право на отпуск».

Если сотрудник является пострадавшим на ЧАЭС, то он имеет право на дополнительный отпуск. Его можно назначить через ссылку «Страхование», которая находится в карточке сотрудника. В основном дополнительные дни для такой категории работников прописываются автоматически, но, если вдруг этого нет, вы можете самостоятельно отредактировать данные в форме «Право на отпуск».

Для того, чтобы назначить сотруднику Северный отпуск, в карточке организации просто указываете «северные» условия, и право на этот отпуск добавится автоматически.

Начисление отпускных в 1С:ЗУП 3.0

Для начала добавляем требуемый отпуск в графу «Виды отпусков». В соответствующем списке сразу будет создано 2 варианта начислений – для компенсации или для расчета отпуска. Если вы добавляете новый вид отпуска с помощью настройки, в соответствующей графе устанавливаете флажок.

Для того, чтобы был оформлен приказ на отпуск, а также выполнены расчеты, создаете документ «Отпуск» в разделах «Кадры» или «Зарплата».

Групповой приказ на отпуск легко сделать, применяя документ «Отпуск сотрудников». Переходите по ссылке «Оформить отпуск» и формируете для каждого отпускника документ «Отпуск».

Длительность отпуска можно указать 2 вариантами:

1. Вписать дату начала и конца отпуска, и длительность будет рассчитана автоматически;
2. Указать дату начала и длительность, а дату окончания отпуска программа проставит автоматически.

Во вкладке «Начислено (подробно)» отобразятся суммы отпускных.

В тех случаях, когда кроме отпускных также необходимо выплатить и месячную зарплату, то просто в контекстном меню ставите флажок возле графы «Рассчитать зарплату за месяц».

Аналогично следует ставить флажок и если необходимо рассчитать материальную помощь к отпуску.

Это лишь часть возможностей программы, со многими другими вы можете познакомиться в процессе работы с 1С:ЗУП 3.0.

Для решения данной задачи по расчету отпускных и оформлению самого отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1 существует документ «Отпуск», который расположен в разделе «Зарплата» или «Кадры».

При нажатии на кнопку «Создать» в форме списка данного документа 1С отобразится меню из четырех видов:

• отпуск;
• отпуск без сохранения оплаты;
• отпуск без сохранения оплаты списком;
• отпуск сотрудников.

Последние два вида аналогичны предыдущим, только они создаются не на одного сотрудника, а сразу на нескольких.

Ежегодный отпуск

В данном примере мы начислим отпускные в 1С ЗУП 8.3 длительностью 28 календарных дней за июнь 2017 года сотруднику Антонову Дмитрию Петровичу.

Ежегодный отпуск производится на основании утвержденного графика отпусков в организации. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для сотрудника. Отпуск можно перенести, но только по взаимному согласию сторон. Так же сотрудник имеет право не брать отпуск (при согласии работодателя). В таком случае он получит его компенсацию.

Ежегодный отпуск формируется документом с видом «Отпуск». Учебный отпуск оформляется немного по другой схеме, но об этом мы поговорим в другой нашей статье.

Основной отпуск

В шапке документа укажите месяц, организацию и сотрудника. На первой закладке «Основной отпуск» в поле «Отпуск» должен быть установлен флаг. Правее укажите период.

После этого все основные реквизиты документа будут заполнены. К ним относятся такие данные, как период, за который предоставляется отпуск, средний заработок, начисления и удержания. В самых простых случаях этих данных достаточно.

В случаях, когда сотруднику так же необходимо выплатить компенсацию отпуска, отметьте флагом одноименное поле и укажите количество дней. Отметьте, нужно ли освобождать ставку на период отпуска данного сотрудника. Если установить флаг в надстройке «Рассчитать зарплату за Июль 2017», то программа автоматически вместе с отпуском начислит нашему сотруднику остаток по заработной плате за указанный месяц.

В нижней части формы отображены расчеты. Данные в полях, которые отмечены знаком можно просмотреть подробнее, либо отредактировать, кликнув на него соответственно. Рассмотрим подробнее средний заработок, открыв подробности его расчета.

Перед нами открылась форма 1С ЗУП для ввода данных для расчета среднего заработка. Период в данном примере подставился автоматически. Бывают случаи, когда сотрудник фактически не работал в это время (например, был в отпуске по уходу за ребенком). В таком случае в соответствии с ТК РФ необходимо произвести расчет среднего заработка исходя из предыдущих периодов, где у сотрудника было фактически отработанное время.

Ниже находится табличная часть, где подробно отображены данные о рабочем времени и начислениях за выбранный период. Их так же можно откорректировать, но это не рекомендуется.

Оставим здесь все настройки, как есть и вернемся на форму документа «Отпуск».

В самом нижу формы так же можно указать период выплаты отпускных в полях «Выплата» и «Дата выплаты». Денежные средства можно выплачивать сразу, с авансом, либо с ближайшей выплатой заработной платы – на усмотрение сотрудника.

Если документ не заполнился автоматически, то вы можете пересчитать его нажатием соответствующей кнопки (она будет подсвечена желтым цветом), или активировать этот функционал в настройках.

Для включения автоматического пересчета документов перейдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Расчет зарплаты».

В открывшейся форме установите флаг в пункте «Выполнять автоматический пересчет документов при их редактировании».

Вкладка «Дополнительные отпуска»

На данной вкладке можно предоставить сотруднику дополнительные отпуска, как с начислением оплаты, так и без. Для этого установите флаг в поле «Предоставлять дополнительные отпуска». В табличной части перечислите все нужные отпуска с указанием видов, которые можно добавлять в программу самостоятельно.

Вкладка «Начислено (подробно)»

На данной вкладке отражен перечень расчетов начислений данного документа. Для отображения подробностей (дополнительных колонок таблицы) нажмите на соответствующую кнопку, как показано на рисунке.

Вкладка «Дополнительно»

Тут вы можете указать, как будет отражаться сумма начислений по данному документу в бухучете. Данные выбираются из справочника, который вы заполняете самостоятельно. В нашем случае мы произвели отражение на 26 счете – общехозяйственные расходы. Данную вкладку заполнять не обязательно. Все зависит от способов учета на вашем предприятии.

Отпуск без сохранения оплаты в 1С ЗУП

В данном случае при создании документа вам необходимо выбрать вид «Отпуск без сохранения оплаты». Напоминаем, что данные о нем можно внести и в документ, рассмотренный в предыдущем примере.

В заполнении данного вида документа у вас не должно возникнуть проблем. Выберите сотрудника, укажите период его отсутствия и отметьте, необходимо ли на это время освобождать ставку.

Проведите документ и на этом ввод отпуска без сохранения оплаты окончен.

Отпуск с 1 числа месяца в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1

Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск с 1 числа месяца, достаточно часто вызывает вопросы у наших клиентов и читателей: отпускные необходимо выплатить за 3 дня до начала отпуска, предыдущий месяц еще не полностью отработан, и заработная плата не начислена, но этот месяц должен быть включен в расчет среднего. Раньше я советовала своим клиентам просто пересчитать документ начисления отпуска после окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц, но с появлением 6-НДФЛ ситуация немного изменилась.

Рассмотрим пример в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1. Для начисления отпускных переходим на вкладку «Зарплата» и выбираем пункт «Отпуска».

Добавляем новый документ и внимательно заполняем все поля. Отпуск начинается с 1 октября, дата выплаты – 28 сентября, в качестве месяца начисления выбираем сентябрь.

Если мы посмотрим расчет среднего заработка, то увидим, что заработная плата за сентябрь в него не вошла.

Отпускные мы выплачиваем сотруднику в той сумме, которую рассчитали по данному документу, затем начисляем и выплачиваем зарплату за сентябрь.

После того, как появились данные о заработной плате за сентябрь, отпускные нужно пересчитать. До 2016 года можно было просто зайти в созданный ранее документ, рассчитать его заново и доплатить сотруднику разницу в суммах в случае увеличения среднего заработка. Но с приходом 6-НДФЛ ситуация изменилась: теперь мы исчисляем и уплачиваем НДФЛ в разрезе дат получения дохода, налог с отпускных был рассчитан на дату 28 сентября, затем был удержан и перечислен в бюджет, поэтому теперь этот НДФЛ пересчитывать нежелательно. Если сумма отпускных увеличится, и это изменение отразится той же датой получения дохода, то окажется, что налог в бюджет мы недоплатили, поэтому нам необходимо действовать по-другому. Снова открываем документ начисления отпуска и обращаем внимание на нижний левый угол формы.

В том случае, если заработная плата за предыдущий месяц рассчитана и выплачена, в документе появляется ссылка «Исправить» и предупреждающая надпись о том, что вносить изменения в существующий документ не рекомендуется. А вот команда «Исправить» как раз подойдет для нашей цели. При нажатии на ссылку создается новый документ, в котором осуществляется перерасчет суммы отпускных, при этом предыдущая сумма сторнируется и начисляется новая, с учетом последнего расчета заработной платы.

В нашем случае средний заработок увеличился, разницу в суммах отпускных мы сотруднику оперативно выплачиваем, при этом датой получения дохода, которая отразится в 6-НДФЛ, уже будет являться другое число – 5 октября.

Сотрудник был отозван из отпуска раньше его окончания. Как корректно отразить данную ситуацию в автоматизированной системе ?

В практике предприятий и организаций периодически возникают случаи, в которых необходимо отозвать сотрудника из отпуска. Это может происходить по производственной инициативе или по инициативе работника. В такой ситуации возникает потребность произвести, во-первых, перерасчет отпускных, а, во-вторых, скорректировать начисление НДФЛ. Ведь в соответствии с законодательством, каждый сотрудник имеет право на отдых. При этом ему начисляются отпускные, исходя из средней величины заработной платы и количества дней отпуска. Само количество определяется на основании условий труда и требований нормативно-правовых актов.

Также следует учитывать, что в соответствии с законодательством, сотруднику за три дня до начала отпуска были начислены и выплачены отпускные, с которых был удержан НДФЛ. Поэтому при осуществлении перерасчета следует зафиксировать необходимость в последующем удержать начисленные излишне суммы отпускных и скорректировать величину НДФЛ к уплате. Указанные операции относятся к сфере заработной платы, поэтому требуют к себе повышенного внимания. Ведь, если в результате некорректно осуществленного перерасчета произойдет нарушение прав сотрудника, то возможны различные конфликты. Причем работник имеет право в такой ситуации обратиться в различные инстанции, и возможны различные санкции административного или финансового характера.

Чтобы избежать этого, требуется программный продукт для управления отношениями с персоналом. На рынке одной из самых востребованных систем по мнению экспертов считается 1С Зарплата и управление персоналом. Она позволяет не только формировать вознаграждение с использованием различных схем оплаты труда, но и производить удержания, отражать различные ситуации из хозяйственной деятельности организации в автоматическом режиме. Следует лишь осуществить правильные настройки программы и использовать нужные функциональные возможности. Так, для отражения отзыва работника из отпуска и перерасчета отпускных необходимо произвести следующие действия:

• найти документ, который был основанием для отправки сотрудника в отпуск и открыть его.

• в режиме исправления скорректировать начисления предыдущего периода.

• проверить правильность начисления отпускных на одноименной закладке.

По итогам осуществления указанных действий будет создан новый документ, который сторнирует предыдущие начисления отпускных и сформирует новые. Кроме того, излишне начисленный НДФЛ по отпускным будет также учтен. И при расчете его суммы в следующей период, она, как и положено, будет уменьшена. Таким образом, за счет применения автоматизированной системы 1С Зарплата можно избежать различных негативных последствий, поскольку все требования нормативных документов будут соблюдены в автоматическим режиме.