Главная » Трудовое право » Как рационально использовать рабочее время, не отвлекаться и все успевать

Как рационально использовать рабочее время, не отвлекаться и все успевать

Вот некоторые советы, как разумно распределять время, имеющееся в вашем распоряжении

Выясните, как именно вы тратите свое время

Не пожалейте немного времени, чтобы проследить, как именно вы распоряжаетесь им. Очень важно сразу определить сферы, которые являются абсолютно бесперспективными, и те, в которые стоит «вкладывать» энергию. Это поможет правильно расставить приоритеты.

Сформулируйте цель

Вы вкладываете во что-то много энергии, но при этом не представляете, чего хотите в итоге добиться? Многие тратят драгоценное время, стараясь стать более эффективными, при этом не имея конечной цели. Другими словами, они не сфокусированы на том, что действительно важно для них. Имея перед собой цель, вы сможете сконцентрироваться на способах достижения желаемого результата. Сама по себе цель также может стать хорошим мотиваторам.

Составьте список дел

Вы можете составить список дел в своей голове, но намного лучше написать его на бумаге. К такому списку вы сможете обратиться в любой момент в течение дня. Выбирайте сами, каким образом он будет выглядеть: напечатан на листке бумаге, написан от руки или сохранен в компьютере. Вычеркивая из списка завершенные дела, вы получите определенное удовольствие и заряд вдохновения на новые свершения. При этом вам не придется терять время, вспоминая, какие еще дела необходимо завершить.

Установите приоритеты

Составление списка не будет эффективным, если все дела в нем будут стоять в неправильном порядке. Вас всегда будет подстерегать искушение сперва сделать то, что хочется, а не то, что важно. Расставьте приоритеты и в первую очередь сосредоточьтесь над решением самой актуальной задачи. Таким образом, если какие-то дела и останутся невыполненными к концу дня, они будут не очень важны.

Сделайте все хорошо с первого раза

Если вы собираетесь выполнить какую-то задачу, не настроившись должным образом, это означает, что как следует вы ее не сделаете. Приложите максимум усилий, чтобы сделать все хорошо с первого раза. Таким образом, вы совершите меньше ошибок и вам не придется тратить время на переделывание. В первую очередь беритесь за самые сложные дела, это увеличит вероятность того, что вы все сделаете правильно.

Перестаньте откладывать на потом

Большинство людей предпочитают прокрастинировать или мысленно перебирать в голове способы совершения действия, вместо того, чтобы действовать. Особенно часто это происходит, когда вы окружены многочисленными отвлекающими факторами, которые могут служить оправданиями. Постарайтесь контролировать свою окружающую среду, изгоняя из нее то, что рассеивает ваше внимание. Если перед вами стоит сложная задача, вы подсознательно будете стремиться уклонится от ее решения, используя всевозможные предлоги для этого.

Будьте организованы

Дезорганизованность - вор вашего времени. Только представьте, сколько времени вы тратите на то, чтобы определить местонахождения какой-то вещи на работе или дома. Возможно, вам необходимо совладать с хаосом, царящим в вашем рабочем или жилом пространстве, чтобы работать более эффективно. Уберите подальше те вещи, которые вам не нужны, или просто избавьтесь от них, а тем вещам, которыми пользуетесь постоянно, дайте определенную прописку, найти их быстро не составит труда.

«Делитесь» делами

Это выглядит очевидно, но вы можете освободить много времени для себя, перенаправив кому-то часть работы. Идея состоит в том, чтобы передать кому-то задание, с которым этот человек справится быстрее или не хуже, чем вы сами. Это касается как работы, так и домашних дел. Почему бы не попросить детей заняться стиркой в обмен на какое-то послабление в дальнейшем. На работе не стесняйтесь обратиться к коллеге, кто знает, возможно, он будет только рад интересному заданию, особенно, если он силен в этом.

Мультизадачность

В некоторых случаях отличным решением станет выполнение нескольких задач одновременно, что позволит эффективный использовать имеющееся в распоряжении время. Мы не говорим о массивных перегрузках, просто о совмещении задач, когда это возможно. Например, когда вы в пути, не теряйте возможность послушать аудио-курс иностранного языка, который вы уже давно мечтали освоить. А если вы путешествуете в поезде, это прекрасная возможность прочесть книгу или немного поработать на ноутбуке.

Учитесь говорить «нет»

Умение не взваливать на себя весь груз дел, научившись говорить «нет», позволит вам существенно сэкономить время. Если кто-то обращается к вам с просьбой, задайте себе вопрос: «это действительно входит в мои обязанности?» или «я действительно лучший кандидат для решения данной проблемы?». В случае отрицательного ответа, не беритесь за это дело. Мы не призываем искать отговорки, чтобы не делать ничего, безусловно, не стоит постоянно отказывать, когда вас о чем-то просят. Просто не стоит становиться свалкой чужих проблем, это поможет вам существенно освободить время.

Будьте сконцентрированы

Когда вы полностью сосредоточены на деле, вы сможете быстрее завершить его. Единственный способ сохранить концентрацию - оградить себя от всех отвлекающих факторов. Недостаточно сфокусироваться на выполнении какого-то дела на старте, важно также не потерять этот фокус. Если перед вами стоит серьезная задача, уединитесь, отключите телефон и не включайте его до тех пор, пока не закончите. Позже у вас будет достаточно времени, чтобы ответить на все сообщения или пропущенные звонки.

Следите за собой

Невозможно работать непрерывно, так можно и перегореть. Очень важно найти время, чтобы понаблюдать за собой со стороны, так вы сможете узнать свои пределы. Сохраняя здоровый баланс в своей жизни вы почувствуете, что движетесь в верном направлении и эффективно справляетесь с возникающими проблемами и задачами, и при этом не расходуете на их решение больше времени, чем они того заслуживают.

Человек, который никогда не задумывался о том, насколько эффективно он использует свое время, в конце концов сталкивается с ситуацией, когда бесконечную вереницу дел, каждое из которых по-своему важно, уже невозможно втиснуть не только в рабочие часы, но и в те 24 часа, которыми исчисляются сутки. А ведь следующие сутки чреваты новыми делами, такими же неотложными, и человек начинает понимать, что положение его безвыходно.

Очень много времени зачастую уходит на выполнение работ, в общем и целом бесполезных.

Наверное, каждый хоть раз в жизни сталкивался с подобной ситуацией. На грани цейтнота, понимая, что ничего не успеваем, и от этого теряя способность рассуждать здраво, мы готовы схватиться разом за все, хотя интуиция подсказывает, что это все равно не поможет. Лучшее, что можно предпринять в такой ситуации, – успокоиться и 15-20 минут просто посидеть, ничего не делая. А после этого смириться с тем, что чего-то вы сегодня все-таки не успеете, и выделить для себя те дела, которые еще реально сделать за оставшееся время.

Группы дел

Перечень дел, которые необходимо переделать за день, включает не только деловые встречи, работу с документацией и прочее, что касается профессиональных обязанностей менеджера. Даже если вы отчаянный трудоголик и бесконечно преданы своей фирме, вы так же, как и любой другой человек, должны в определенное время поесть, поспать и отдохнуть. Это привычные повторяющиеся занятия, которых нельзя избежать и которые, разумеется, требуют времени.

Кроме повседневных занятий, которые связаны с жизнеобеспечением и по определению предсказуемы, почти ни одного дня не обходится без того, чтобы не возникло что-нибудь неожиданное и очень часто срочное.

Еще одна группа занятий, которую можно выделить, структурируя свой день, – это дела запланированные. В этот блок входит значительная часть того, что необходимо сделать на работе, а также некоторые бытовые мелочи тоже весьма полезно бывает заранее распределить по времени и по степени важности.

Для того чтобы правильно распределить все упомянутые виды занятий в течение своего дня, необходимо прежде всего решить для себя, какие из них имеют наибольшую, а какие – наименьшую значимость, т. е. необходимо расставить приоритеты.

Вероятность возникновения срочных дел тоже необходимо учитывать тому, кто хочет использовать свое время рационально.

Необходимо отметить, что в организациях, где уделяется достаточно внимания мотивации и профессиональный рост зависит от реального вклада работника в общий успех фирмы, личные и корпоративные цели обычно взаимосвязаны и одни достигаются за счет других.

РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ

Приоритетность того или иного явления для каждого конкретного человека зависит в первую очередь от того, какие жизненные цели ставит перед собой этот человек. Но если он занимает руководящую должность в какой-либо организации, то свои личные цели он должен соотносить с целями корпоративными и, уже исходя из этого, создавать список приоритетов, на которых нужно сосредоточить внимание в первую очередь.

Если в список ваших личных целей входят материальное благополучие и карьерный рост, то самый надежный способ достигнуть этого – приложить все усилия для эффективного достижения целей организации, в которой вы работаете. А для этого необходимо научиться определять, на что нужно тратить время в первую очередь.

Перечень областей, в которых менеджер может устанавливать приоритеты, довольно широк. Но поскольку основные направление работы руководителя – это работа с людьми и работа с информацией, то именно на них необходимо обратить внимание в первую очередь.

Личные контакты

Устанавливая приоритеты в области личных контактов с людьми, менеджер для начала должен составить список тех, с кем ему приходится чаще всего общаться. Фиксируя, кто и по какому поводу обращался к нему (предположим, в течение недели), руководитель со всей очевидностью поймет, что очень многие контакты не имели никакой пользы. А ведь он тратил на это свое время!

«Похитители времени»

Наиболее непродуктивными являются контакты с людьми, которые не только не способны предложить ничего позитивного, но и норовят еще переложить свои обязанности на плечи руководителя. Причем мотивируют они это именно стремлением повысить эффективность. «Иван Иванович, не могли бы вы позвонить в фирму N, с вами они гораздо быстрее решат этот вопрос, чем со мной, рядовым сотрудником». И вот уже Иван Иванович, кроме своих прямых обязанностей руководителя, имеет еще и поручение от своего подчиненного, которому он теперь как будто бы чем-то обязан.

При работе с сотрудниками руководитель должен четко и однозначно дать понять, что даже в том случае, если он согласится помочь, данная проблема ни на минуту не станет его проблемой.

Еще одна группа собеседников, контакты с которыми лучше всего исключить, – это люди из прошлого.

Необходимо напомнить подчиненному, что, работая в организации, он получает заработную плату именно за то, что решает подобные проблемы, и никто, кроме него, не должен нести ответственность за их успешное разрешение.

«Тени из прошлого»

Одноклассники из школы, где вы когда-то учились, одногруппники из института, который вы давно закончили, коллеги с бывшей работы – все это люди, с которыми у вас давно уже нет общих интересов и трудно ожидать, что они появятся в будущем. Поэтому, какой бы жесткой не показалась такая рекомендация, контакты с такими людьми необходимо прервать как можно быстрее. Они будут тянуть вас в прошлое, а вы должны думать о будущем.

Анализируя список своих контактов, менеджер не только сможет получить информацию о тех, с кем общаться не следует, но и более четко выделить для себя тех людей, общение с которыми приносит несомненную пользу. Сюда могут относиться более опытные руководители, которые всегда могут дать подсказку или научить чему-то. Полезной может оказаться и беседа с некоторыми подчиненными, если они творчески относятся к своей работе и готовы предложить новые идеи. Время на такие контакты всегда должно быть предусмотрено в графике эффективного менеджера.

Информационные потоки

Устанавливая приоритеты в области информационных обменов, руководитель прежде всего должен распределить все информационные потоки, которые поступают в организацию, на три основные группы.

Первая группа: информация, поступающая непосредственно к руководителю

Это могут быть документы на подпись, информация от постоянных крупных клиентов фирмы, доклады руководителей функциональных подразделений о внутренних проблемах и достижениях, сообщения о внештатных ситуациях, представляющих угрозу существованию организации.

Вторая группа: информация, поступающая к руководителю после предварительной обработки

Некоторые информационные сообщения руководителю вовсе не обязательно изучать полностью. Например, при выборе поставщика тех или иных сырьевых ресурсов предварительное изучение имеющихся предложений производится специалистами службы снабжения. Они отбирают наиболее приемлемые варианты, исходя из соотношения цена – качество, и только после этого представляют на рассмотрение руководителю небольшой перечень вариантов, из которых он сможет выбрать окончательный, не расходуя на это слишком много времени.

Третья группа: информация, которая не должна поступать к руководителю

Это текущая информация, которая необходима сотрудникам производственных подразделений для осуществления их повседневных профессиональных обязанностей. Например, для обеспечения качества выпускаемой продукции необходимо осуществлять контроль на каждой стадии производственного процесса, но информация о результатах такого контроля становится достоянием руководителя лишь в том случае, если возникают существенные отклонения от нормы. Если же процесс протекает нормально, специально информировать об этом руководителя нет нужды, и ситуация признается удовлетворительной по умолчанию.

Распределив информационные потоки и выделив ту информацию, с которой он будет работать сам, руководитель и здесь должен произвести своего рода сортировку.

Очень часто относительная значимость информации оценивается руководителем интуитивно. Неосознанно он подразумевает, что, проработав достаточное время в этой организации, он в состоянии разобраться в ее потребностях и вполне способен определить, что для нее главное, а что – второстепенное.

Но приоритеты будут установлены намного точнее, если, оценивая важность сообщений, руководитель в качестве ориентира использует цели организации. В этом случае значимость информации оценивается исходя из масштаба ее возможного воздействия на достижение целей независимо от чьих-то субъективных представлений. Именно этот критерий позволяет четко распределить сообщения по степени важности и дает гарантию, что время руководителя будет потрачено не зря.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГРАФИКОВ И ПЛАНОВ

Чем подробнее структурировано время руководителя, тем эффективнее оно расходуется. Именно поэтому рекомендуется составлять расписание рабочего дня, в котором каждому делу отводится совершенно определенный ограниченный период времени. Но такое расписание не единственный инструмент, с помощью которого руководитель может более четко регламентировать свои временные затраты.

Чтобы время, отведенное на обработку информации, использовалось как можно более эффективно, необходимо все имеющиеся сообщения подразделить по степени важности.

Даже если менеджеру кажется, что он имеет достаточно четкое представление о том, какие вопросы необходимо обсудить, может оказаться, что, попытавшись изложить их на бумаге, он увидит перед собой несвязный набор слов.

Не секрет, что очень большая доля рабочего времени руководителя приходится на проведение всевозможных собраний и совещаний. И здесь имеется очень большой ресурс для экономии времени.

Планирование совещания

Если перед проведением совещания руководитель потратит некоторое время на предварительную подготовку, то сможет убедиться, насколько заранее спланированные мероприятия отличаются от спонтанных. Потому, прежде чем проводить совещание, полезно обратить внимание на некоторые моменты.

Повестка дня

Даже короткая утренняя планерка пройдет гораздо эффективнее, если менеджер имеет перед собой перечень вопросов, актуальных именно на данный момент, которые необходимо затронуть при обсуждении заданий на текущий рабочий день. Тем более важно иметь план при проведении более продолжительных совещаний, касающихся стратегических аспектов деятельности организации.

Затраты времени

Часто при проведении совещаний, где предполагаются дискуссии и обсуждения разных мнений, невозможно точно предугадать, сколько именно времени понадобится на рассмотрение того или иного вопроса. В таких случаях руководитель должен определить для себя максимальный промежуток времени, который он сможет отвести на обсуждение каждого вопроса, и строго придерживаться установленного регламента, иначе совещание может затянуться до бесконечности, а результаты так и не будут достигнуты.

Четкость формулировок

При составлении плана или повестки дня совещания необходимо уделять внимание тому, чтобы пункты повестки были сформулированы как можно более предметно. Например, если предполагается уделить внимание обсуждению способов мотивации работников предприятия, то вместо обобщающей формулировки «рассмотреть дополнительные способы стимулирования труда» гораздо более эффективным окажется конкретный перечень возможных способов. Обсуждение пойдет быстрее и результативнее, если данный пункт повестки будет выглядеть примерно так: «выбрать наиболее приемлемые способы дополнительного стимулирования из следующих:

Премирование за перевыполнение норм выработки;

Поквартальное, полугодовое, годовое премирование;

Бесплатное питание;

Частичная оплата медицинских услуг и т. д.».

Повестка дня позволяет сократить непродуктивные затраты времени и более четко организовать обсуждение, сосредоточив внимание на главном и не отвлекаясь на второстепенные детали.

Подведение итогов совещания позволит обеспечить контроль за исполнением решений. и послужит дополнительной гарантией эффективности проведенного собрания.

Подведение итогов

После проведения совещания необходимо зафиксировать его результаты, принятые решения, назначенные задания с указанием сроков исполнения и ответственных лиц.

Графики проведения работ

Планирование совещаний, составление расписания рабочего дня, планов на неделю и месяц позволяют организовать работу в рамках четко определенных календарных промежутков. Но далеко не все работы в организации начинаются с первого числа месяца и заканчиваются тридцать первого. Большинство производственных циклов и разрабатываемых проектов не привязаны по срокам к началу или окончанию месяца или года.

Например, при строительстве дома определяются календарные сроки выполнения той или иной части работ и параллельно с этим составляется график временных затрат, необходимых для завершения этапов строительства в порядке очередности: возведение коробки, внутренняя отделка, остекление, создание внутренней системы коммуникаций, электро-, газо– и водоснабжение и т. д.

Кроме разработки календарных планов, обычно составляются графики проведения тех или иных работ, необходимых для успешного осуществления производственного процесса.

Параллельное использование графиков проведения работ и календарных планов позволяет более четко регулировать временные затраты на весь процесс.

Хотя составление графиков и планов само по себе требует времени, но это с лихвой окупается теми часами, а иногда и днями, которые позволяет сэкономить качественное планирование работ.

Таким образом, менеджер имеет перед собой график, где указывается время, необходимое, например, для полной внутренней отделки дома, и календарный план, где указаны сроки отделки каждого подъезда. Если, например, графиком предусмотрена полная отделка пятиподъездного дома за 60 дней, то менеджер, планируя начало работ с первого числа месяца, поставит задание перед подчиненными закончить отделку первого подъезда к 12 числу.

Учитывая, что почти всегда возникают какие-либо отклонения, менеджер имеет возможность сократить сроки выполнения работ несложных и предсказуемых, выделив за счет этого резерв на непредвиденные затраты времени для работ сложных и чреватых неожиданностями. Таким образом, хотя календарные сроки и будут варьироваться, но вся совокупность работ будет выполнена в срок.

Главное здесь – не слишком увлекаться, пытаясь предусмотреть все возможные нюансы будущего, а помнить, что, обеспечив выполнение важнейших задач, легко добиться выполнения и второстепенных. Однако, распыляя свое внимание на подробности, можно оказаться у разбитого корыта, не достигнув ни стратегических, ни текущих результатов.

ПРАВИЛО ПАРЕТО

В общем случае это правило гласит, что 80% результатов системы обеспечиваются 20% процентами затрат. Этот закон был выведен итальянским экономистом Вильфредо Парето в XIX веке. Изучая распределение богатств, он обратил внимание на то, что большая часть средств сосредоточена в руках меньшей части населения, и из этого вывел пропорцию 20: 80, которая иллюстрирует не только распределение богатств, но и достаточно широкий круг самых разнообразных явлений.

Применительно к использованию рабочего времени данный закон означает, что лишь 20% времени, затраченного на выполнение определенного задания, обеспечивают максимальный эффект. В дальнейшем количество усилий, расходуемых на получение единицы полезности, возрастает, и в конце концов оказывается, что получаемые результаты абсолютно неадекватны затратам.

Пример

Подстригая газон с помощью газонокосилки, вы скорее всего не добьетесь того, чтобы все травинки были одинаковой длины, но сможете за довольно непродолжительное время добиться хоть и не идеального, но вполне приемлемого результата. Если же вы будете продолжать работу, пытаясь получить совершенно ровный «ковер», то, потратив несколько дней на дополнительные замеры и стрижку, получите приблизительно то же самое, но уже за гораздо большую цену вашего времени и усилий.

Если через 10 минут разговора клиент подтверждает свое согласие на сделку, не нужно тратить еще полчаса, рассказывая, как ему повезло. Это время можно провести гораздо эффективнее, попытавшись добиться согласия от других клиентов.

Важнейшие выводы

Для менеджера правило Парето полезно тем, что наталкивает на два очень важных вывода.

Не следует стремиться чересчур тщательно делать все дела

Здесь уже упоминалось об определении приоритетов и очевидно, что список дел, имеющих первостепенную важность, будет небольшим. Эта группа заданий и есть та работа, которую следует делать на 100%, поскольку от тщательности их выполнения зависит достижение основных целей организации. Все прочие дела совсем не обязательно прорабатывать во всех подробностях, тратя на это свое время.

В каждом деле необходимо определить момент, когда оно будет считаться завершенным

В управленческой работе трудно создать завершенность. Менеджер постоянно находится в поиске новых идей, способов повышения эффективности выполнения работ, и иногда все новые и новые идеи, возникающие в процессе выполнения какой-либо работы, приводят к тому, что эта работа никак не может закончиться. Чтобы избежать этого, менеджер должен всегда представлять себе конкретный практический результат, которого необходимо достичь при решении данной задачи. Как только такой результат достигается, работу сразу же нужно прекратить, поскольку дальнейшие усилия, затраченные на ее выполнение, согласно правилу Парето будут использоваться непродуктивно.

Таким образом, правило Парето еще раз подтверждает важность для руководителя такого качества, как умение сосредоточить свои усилия на главном, не распыляясь на второстепенное. Четко обозначенные цели при проведении профессиональных встреч и осознанная постановка вопросов, на которые необходимо получить ответ при изучении информации, позволят в действительности получить максимальные результаты, затратив минимальное количество времени и усилий.

Соотношение 20:80 можно использовать и при анализе некоторых других аспектов деятельности руководителя. Например, в области профессиональных контактов с большой долей вероятности можно утверждать, что лишь 20% встреч обеспечивают основную долю (80%) эффективности. Так же и в отношении информации, которую ежедневно приходится изучать менеджеру, можно предположить, что лишь небольшая часть ее (20%) окажется действительно полезной.

Даже научившись с максимальной эффективностью выполнять свои повседневные профессиональные задания, менеджер не будет выглядеть в глазах руководства как перспективный работник, если он не стремится к чему-то еще.

Допущения

Но этот закон имеет и другую сторону. Сосредоточив свое внимание исключительно на приоритетах, менеджер рискует оказаться среди слишком ограниченного круга явлений, что чревато упущенными возможностями развития.

Поэтому ограничивать свою деятельность только теми вопросами, которые имеют сиюминутную прикладную важность, не стоит даже в том случае, если это объясняется экономией времени. Встречаясь с людьми, никогда нельзя заранее знать, кто именно окажется наиболее позитивным собеседником, а изучая информацию, можно выделить те самые полезные 20% не раньше, чем изучив все 100%. Поэтому к использованию данного закона необходимо подходить творчески.

Менеджер, ориентированный на развитие, всегда сумеет предусмотреть в своем графике время не только на важнейшие 20% дел, которые обеспечивают 80% результатов, но и на прочие занятия.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОГО РАЗВИТИЯ

Стремясь повысить эффективность использования своего рабочего времени, менеджер на определенном этапе сталкивается с проблемой изменения своих трудовых привычек. Изучая затраты времени в течение дня, руководитель неизбежно придет к выводу, что количественное сокращение временных промежутков, отводимых на ту или иную работу, не дает слишком глобальных результатов. Чтобы ситуацию с экономией времени можно было оценить как реальный прорыв, необходимы изменения качественные.

И здесь руководителю необходимо задуматься не столько над тем, что он делает в течение рабочего дня, сколько над тем, как он это делает. Другими словами, он должен подробно рассмотреть свои трудовые навыки и произвести их оценку с точки зрения эффективности и возможностей усовершенствования, т. е. определить для себя направления личного профессионального развития.

Общение с коллегами, чтение литературы, в том числе и специальной, внимание к проблемам подчиненных хотя и не сказываются непосредственно на производительности, но создают комфортную атмосферу, улучшают психологический климат в организации и в результате работают на ту же производительность.

Анализ трудовых привычек

Выявление своих трудовых привычек – задача, которая только на первый взгляд может показаться простой. Как правило, человек не задумывается над тем, как он работает, он просто выполняет задание, и часто ему даже в голову не приходит, что те или иные действия можно производить как-то иначе. Поэтому пытаться вспомнить, что же из повседневных действий можно отнести к трудовым навыкам, – затея совершенно бесполезная. Эти навыки уже стали вашей второй натурой, вы применяете их, не думая о них, и, пытаясь что-то припомнить на эту тему, только зря потеряете время.

Имея перед глазами реальную картину фактических затрат времени в течение длительного периода (не менее двух-трех месяцев), руководитель уже сможет получить некоторое представление о своих трудовых навыках. Но если отнестись к таким записям творчески, можно в несколько раз увеличить их полезность и получить гораздо более полную картину своего личного стиля работы.

Польза дневника

Ведение дневника давно вышло из моды, а напрасно. Следуя избитым стереотипам, многие думают, что вести дневник – прерогатива старомодных или слишком юных барышень, которым больше нечем заняться.

Чтобы дневник действительно оказался полезным в определении и оценке своей профессиональной индивидуальности, необходимо ответить на несколько вопросов относительно того, как именно нужно делать записи.

Ежедневные записи своих поступков и впечатлений могут принести огромную и совершенно реальную, практическую пользу человеку, который хочет больше узнать о себе самом.

Когда записывать

Ведение записей о расходовании времени само по себе требует времени, и многие руководители скажут, что у них и без того нет ни секунды лишней, а тут еще какой-то дневник. Да и вообще (еще большой вопрос), будет ли польза от этих детских забав? Что можно ответить на это? Да, изучение времени требует времени, но, не узнав, как вы расходуете свое время сейчас, вы никогда не сможете узнать, как же расходовать его эффективнее.

Поэтому, не отвлекаясь на эмоции, лучше попытаться определить, не найдутся ли в течение дня 10-15 минут, когда вас не будут беспокоить и вы спокойно сможете подвести итоги проделанной работы и зафиксировать их письменно. Это может быть время перед уходом с работы домой, когда подчиненные уже разошлись, все дела переделаны, в кабинете тихо и атмосфера вполне подходит для того, чтобы ненадолго сосредоточиться и вспомнить, как прошел день.

Вполне подойдет также вечернее время дома перед отходом ко сну. Даже в самых шумных семьях в эти минуты обычно все стихает и можно уделить некоторое время самому себе. Припоминая все, что произошло за день, и отражая письменно эти события, необходимо помнить, что записи ведутся только для личного пользования с целью наиболее точного отражения собственных трудовых привычек, поэтому не стоит ни приукрашивать свои поступки, ни стараться щегольнуть скромностью.

Что записывать

Чтобы ваш профессиональный дневник содержал как можно больше полезной информации и был максимально конкретным и лаконичным, необходимо каждую запись разбить на три позиции.

1. Что именно вы сегодня делали на работе?

2. Как вы осуществляли эти действия?

3. Почему вы выполнили эту работу именно так, а не иначе?

Как увеличить полезность записей

Чтобы провести анализ и оценку эффективности использования времени, совсем не обязательно погружаться в длительные размышления относительно того, что записано в вашем дневнике. Такую оценку можно сделать тут же, в этих же самых записях. Для этого нужно просто придумать для себя несколько символов, которые будут показывать вам, насколько хорошо или плохо выполнена та или иная задача и есть ли у вас какие-то замечания по поводу способа ее выполнения.

Подходя к каждой из операций, выполненных за -ч..день, с этих трех точек зрения, вы ч сможете не только дать себе полный отчет об использовании своего рабочего времени, но и создать предпосылки для анализа и оценки эффективности этого использования.

Система условных знаков быстро войдет в привычку и не будет требовать особых усилий.

Условные знаки

Чтобы не слишком забивать себе голову, символы лучше использовать самые простые. Например, восклицательный знак, поставленный в скобках после указанной задачи, может означать, что она, по вашему мнению, выполнена на «отлично». А если запись подчеркнута прямой линией, значит, при выполнении возникли проблемы, над которыми следует поразмыслить.

Польза от применения системы условных знаков очевидна. Просмотрев свои записи за несколько недель, вы получите ясную картину, отражающую ваши индивидуальные трудовые привычки, а также достоинства и недостатки именно ваших приемов в работе.

Результаты

Определившись с тем, как и когда вы будете делать записи, необходимо запастись терпением и в течение нескольких недель аккуратно заполнять свой дневник, не пропуская ни дня, не делая себе поблажек и не пытаясь объяснить свою лень недомоганием. Если вы сделаете все как надо, то через относительно короткий период времени будете вознаграждены сторицей, поскольку ваши записи позволят определить:

Долю времени из общего бюджета, которая затрачена на каждый вид работ;

Пропорцию, отражающую относительный расход времени на основные функции, связанные с управлением;

Расход времени на повторяющиеся операции, связанные с повседневной практикой;

Расход времени на разовые управленческие действия.

Отслеживая на протяжении всего периода своих записей способы выполнения ежедневных повторяющихся операций, вы увидите, что есть очень много возможностей экономии времени на эти операции.

Кроме этих чисто математических расчетов, ваш дневник даст вам массу полезной информации, не поддающейся цифровому исчислению, но носящей качественный характер. Наверняка половину выполняемой вами работы без ущерба для дела удастся перепоручить другим сотрудникам, а это масса свободного времени, которое можно будет потратить с гораздо большей пользой, повышая, например, свою квалификацию.

Анализ рабочего дня по дневнику

Внимательно рассмотрев те дела, которые приходится делать в течение дня, можно столкнуться с удивительными открытиями. Например, может оказаться, что многие функции вы выполняете просто по привычке, соблюдая некий ритуал, но никакой практической полезности выполнение этих функций не приносит.

Анализируя записи в дневнике, можно мысленно нарисовать себе типичную схему своего рабочего дня и выявить все ее недостатки и узкие места.

Иногда выясняется, что руководитель затратил время на решение определенных задач, не подумав о том, что результаты этих задач могут понадобиться еще не скоро. Например, вместо того чтобы в начале рабочего дня просматривать всю корреспонденцию, гораздо эффективнее поручить секретарю рассортировать письма и документы и предоставлять информацию по тому или иному вопросу именно в тот момент, когда этот вопрос становится актуальным.

Руководитель в первую очередь должен выполнять самую важную работу и тратить свое время на решение приоритетных задач.

Схема анализа

Составив на основе записей в дневнике примерный перечень ежедневно выполняемых работ, можно приступить к их рационализации. Выполнение работ, перечисленных в вашем списке, можно сделать намного более эффективным, если четко ответить на следующие вопросы:

В чем заключается действительная цель данной работы, нужна ли она на самом деле, какими должны быть ее результаты, нельзя ли выполнять ее более простым способом;

Каков уровень приоритетности данной работы, является ли она обязательной или ее можно вообще исключить из перечня ежедневных работ;

Можно ли делегировать данную работу.

Если каждая из ежедневно выполняемых работ будет скорректирована с учетом всех перечисленных позиций, планирование рабочего дня будет происходить гораздо эффективнее. Именно исходя из этого нужно составлять обновленное, более оптимальное расписание своего рабочего дня.

Чтобы новый план был по-настоящему эффективным, он должен быть гибким.

Гибкость плана

Планирование рабочего времени не означает, что нужно составить жесткое расписание, в котором поминутно будут расписаны все ваши движения, и придерживаться его во что бы то ни стало. Более того, такая политика скорее всего приведет к непроизводительному расходованию времени, поскольку какая-нибудь запланированная, но неожиданно сорвавшаяся встреча может поставить руководителя в тупик, и он не будет знать, чем же ему занять этот непредвиденный перерыв.

Реальный план эффективного использования своего времени должен, кроме основных, изначально намеченных целей, предусматривать и дополнительные. В этом случае, если случится непредвиденная отмена каких-либо мероприятий, руководителю достаточно будет просмотреть список намеченных дополнительных работ, чтобы понять, как с наибольшей пользой можно использовать образовавшийся временной промежуток.

Время на работу с подчиненными

Кроме гибкости, при составлении нового оптимизированного плана использования рабочего времени следует более четко регламентировать время на работу с подчиненными. Для этого необходимо:

Установить четко определенные часы, в которые подчиненные могут обращаться к руководителю, и объяснить, что в другое время они могут его побеспокоить только в том случае, если речь идет об экстренной проблеме;

Требовать от подчиненных как можно более четкого и конкретного изложения сути вопроса, по которому они обращаются к руководителю;

Принять за правило, что, обращаясь к руководителю с какой-либо проблемой, подчиненный должен вместе с этим предложить и возможные пути ее решения.

Составляя обновленный бюджет своего рабочего времени, необходимо проанализировать, сколько времени в прошлом уходило на оценку всевозможных фактов, не имеющих непосредственного отношения к делу, а также на принятие управленческих решений, в которых не было необходимости. В новом бюджете таких непроизводительных временных затрат необходимо избегать.

Иногда внешние обстоятельства складываются так, что менеджеру кажется, что в той или иной сфере своей деятельности организация вот-вот может столкнуться с серьезными угрозами. Он начинает предпринимать действия для предотвращения предполагаемых угроз, и тут выясняется, что ситуация вовсе не такая критическая и он потратил время зря.

Руководитель, который хочет использовать свое время эффективно, должен заниматься только практическими вопросами.

Чтобы предотвратить потери, руководитель в своей работе должен опираться на реальные факты, а не на предчувствия и решать только те проблемы, которые действительно существуют.

Оптимизация рабочего дня

Проанализировав свои трудовые привычки, определив способы их усовершенствования и разработав новую, более оптимальную схему планирования своего рабочего времени, руководитель получает реальную возможность для повышения эффективности своей управленческой деятельности и открывает для себя новые перспективы дальнейшего профессионального роста.

2. МЕТОДЫ МИНИМИЗАЦИИ ПОТЕРИ ВРЕМЕНИ

В процессе анализа и разработки новых, более эффективных способов использования рабочего времени необходимо принимать во внимание некоторые практические рекомендации, позволяющие снизить потери времени.

В данное время занимайтесь только одним делом

Полное сосредоточение на конкретном вопросе позволит решить его быстро и с максимальным количеством полезных результатов.

Несложные, ежедневно повторяющиеся дела доведите до автоматизма

Действия, которые производятся нами автоматически, мы в конце концов перестаем замечать и, следовательно, не тратим ни времени, ни усилий на их обдумывание. Но, разумеется, сначала нужно очень тщательно проанализировать свой рабочий день, чтобы определить, какими именно несложными делами нужно заниматься самому и доводить их до автоматизма, а какие лучше делегировать подчиненным.

Не вините себя, если чего-то не успели

Чувство вины само по себе – фактор крайне непродуктивный, и уж тем более неуместно оно в рабочей обстановке, где основой любого решения должен быть прежде всего прагматизм. Тот факт, что вы чего-то не успели, не повод для ненужных эмоций, а скорее симптом, показывающий, что вы должны уделить дополнительное внимание планированию своего рабочего дня.

Решив вопрос, лучше всего забыть о нем как можно скорее, поскольку это дело уже сделано и вам нужно переходить к другому.

Ваше время принадлежит только вам, и только вы можете решать, как вам его использовать.

В стремлении оптимизировать свою деятельность всегда необходимо помнить о людях, с которыми вы взаимодействуете и взаимно влияете друг на друга.

Не стоит тратить время, чтобы доводить до совершенства то, что может быть использовано и в черновом варианте.

Эффективный начальник – эффективный подчиненный

Даже если вы сумели найти идеальную формулу рабочего дня и ни одной минуты вашего времени не пропадает даром, это ничего не даст при плохой работе ваших подчиненных. Поэтому, воспитывая себя, параллельно нужно воспитывать и своих подчиненных, приучая и их более эффективно справляться со своими обязанностями и давая понять, что вы как руководитель будете требовать от них постоянного совершенствования.

Не пытайтесь достичь совершенства

Приступая к очередному делу, менеджер должен четко представлять себе допустимую степень его законченности. Если вы проводите предварительную встречу с потенциальным клиентом, совсем не обязательно заказывать в типографии буклет, иллюстрирующий ваши предложения. Достаточно будет набросать их от руки на листке бумаги и упомянуть в разговоре, а более детально проработать только те направления, которые клиента заинтересуют.

Учитесь правильно читать

Существуют различные техники быстрого чтения, но для руководителя важно не умение за короткое время прочесть максимальное количество страниц, а умение выделять в тексте важное и отметать второстепенное. Во время чтения полезно делать заметки на полях, выделять или подчеркивать то, что показалось вам важным. Все эти приемы позволят сделать чтение эффективным и гарантируют, что внимание будет сосредоточено на информации, действительно необходимой и полезной.

Избегайте церемоний

Иногда руководители хотят показать свою важность, подчеркивая, что обратиться к ним можно только через секретаря либо по предварительной записи, или устанавливают сложные многоступенчатые процедуры рассмотрения деловых бумаг. Такая политика не только отрицательно сказывается на достижении общих целей организации, но и в большинстве случаев мешает работать самому руководителю. Необходимо только упорядочить такие контакты, назначив специальные часы, когда каждый работник может обратиться со своим вопросом непосредственно к руководителю.

Чтобы рабочее время использовалось эффективно, схемы взаимодействия с сотрудниками должны быть максимально упрощены.

Не торопитесь

«Поспешай медленно» – говорит пословица, и с ней трудно спорить.

Спокойное, размеренное выполнение запланированных заданий – залог успешного достижения намеченных результатов. В состоянии цейтнота, когда очевидно, что работа не будет выполнена в намеченные сроки, кроме временных, действуют еще и психологические факторы, из-за чего многократно возрастает вероятность совершения ошибок. Поэтому лучше всего дела до такого состояния не доводить, а если уж авральная ситуация возникла, нужно постараться скорректировать первоначальный план и перестроить работу так, чтобы минимизировать отрицательные последствия. Категорически противопоказано в таких ситуациях нагнетать атмосферу и провоцировать своим поведением еще большую нервозность.

Активнее используйте оргтехнику

Современная промышленность выпускает огромное количество вспомогательных средств, позволяющих руководителю эффективнее организовать свой производственный процесс. Сюда относятся и сложные технические средства, такие как компьютер, ксерокс или сканер, и обыкновенные настольные конторки или разноцветные папки, которые позволяют сортировать документацию и быстро находить те бумаги или письма, которые необходимы в данный момент.

Планируйте свой отдых

Отдыхать и расслабляться нужно тогда, когда вы устали, а не тогда, когда появится возможность. Среди напряженного трудового дна она может вообще не появиться, либо к тому времени вы будете просто валиться с ног. Чтобы на протяжении всего рабочего периода постоянно быть в тонусе, нужно делать короткие, но достаточно частые перерывы на расслабление.

Эффективный менеджер не должен пренебрегать вспомогательными средствами, ведь и они при правильном использовании помогут ему сэкономить немало времени.

Иногда достаточно просто закрыть глаза и откинуться на спинку стула, чтобы почувствовать прилив новых сил.

Окружающие научатся ценить ваше время, когда увидят, что вы сами умеете ценить его.

Согласовывайте расписание

Планируя собственное рабочее время, не следует забывать и о времени других. Сотрудники одной организации находятся в постоянном взаимодействии друг с другом, и, назначая время для встреч или совещаний, необходимо согласовывать его с планами своих коллег и с расписанием работ своих подчиненных.

Умейте сказать «нет»

Отзывчивость – прекрасное качество, но руководитель, которого отрывают от работы по каждому пустяку, никогда не выполнит тех задач, для которых он поставлен на это место. Поэтому, вступая в контакт с подчиненными или коллегами, сразу уточните, сколько времени им может понадобиться, и, если в данный момент вы такими резервами времени не располагаете, перенесите встречу.

Любите порядок

Иногда, анализируя свое рабочее время за день, руководитель с удивлением видит, что почти 10% его ушло на переворачивание и перекладывание вороха бумаг, кучей наваленных на рабочем столе. Каждому документу – свое место: вот правило, которое позволит организовать работу эффективно и иметь нужную бумагу в руках именно в тот момент, когда в ней возникла необходимость.

Хаос на рабочем столе, отнимающий дополнительные минуты на поиск нужных бумаг, незаметно приводит к ощутимым потерям времени.

Всегда ставьте перед собой цель

Возможно, это главная рекомендация по эффективному использованию времени. Если вы не стремитесь к достижению какой-либо цели, то вам не нужно время и на ее реализацию. Помня о долгосрочных, стратегических целях, нельзя упускать из вида и текущие, повседневные результаты. Постоянно держа в голове результат, к которому вы стремитесь, вы незаметно для себя будете действовать намного организованнее и, не растрачивая свое время по пустякам, сможете все внимание и силы уделить главному.

Приступая к выполнению работы, необходимо знать точный ответ на вопрос, зачем вы это делаете.

Является организация, то есть поиск ресурсов и людей, которые способствуют нашему развитию.

Существует три ключевых жизненных ресурса:

время;
энергия;
деньги.

В этой статье мы поговорим о времени, потому что эффективно использовать этот ресурс очень непросто, но делать это должен уметь каждый из нас.

Что ты хочешь?

Я хочу убить время.

Время очень не любит, когда его убивают.
«Алиса в Стране чудес», Льюис Кэрролл

Уверен, вам приходилось слышать такие фразы: «У меня нет на это времени» или «Я с трудом успеваю работать, какой там…». Из всех ресурсов только время является абсолютно невосполнимым.

Философ Б. Фуллер говорил: «Я прожил 70 лет. Это составляет 600 тысяч часов. Из них 200 тысяч я проспал, 100 тысяч ушли на то, чтобы есть, пить, восстанавливать своё здоровье, 200 тысяч часов я учился и зарабатывал на жизнь. Из оставшихся - 60 тысяч часов я провёл в дороге. Остаток - время, которым я мог располагать свободно, - составил всего около 40 тысяч часов, или около полутора часов в день».

Главный вопрос: как провести это время с пользой?

Написаны десятки хороших книг по тайм-менеджменту. Я поделюсь лишь некоторыми принципами, которые помогут вам лучше управлять этим ресурсом.

Контроль

Не обманывайтесь своим календарём. В году столько дней, сколько вы можете использовать. Так, в году одного человека всего семь дней, в году другого - 365.
Чарльз Ричардс, американский пятиборец

Контролируйте своё время. Чтобы в ваших сутках было 24 часа, а не два, три или пять, вы должны чётко понимать, на что вы их расходуете.

Есть люди, которые под вечер говорят: «Ну вот, ещё один день пролетел незаметно». А есть те, кто этот вечер проводит с пользой, например за чтением книг, только потому, что так было .

Заведите ежедневник, используйте записки, ставьте крестики на руке. Вы осознаёте ценность времени только тогда, когда начинаете его замечать. Не давайте своему времени пролетать, ловите его и заставляйте работать на себя.

Жертва

Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна.
Джексон Браун

Мне очень нравится этот афоризм. Немногие понимают, что у всех нас одинаковое количество часов в сутках. Мы видим людей, которые бегают по утрам или успевают выполнить сверхурочную работу, и задаёмся вопросом: как у них это получается?

Всё очень просто: эти люди пошли на определённые жертвы. Вы должны понимать, что цель развить в себе какой-либо навык или добиться в чём-то высоких результатов должна неизбежно вытеснить из вашего расписания другие дела.

Есть студенты, которые на лекциях сидят в смартфонах, а есть те, кто внимательно слушает преподавателя. Есть те, кто в семь утра спит, и те, кто медитирует. Есть те, чей пятничный вечер заканчивается тусовкой в клубе, и те, кто в это время работает над новым проектом.

Не обманывайте себя. На самом деле фраза «Я начну учить английский» звучит как «Я начну учить английский вместо того, чтобы проводить время за компьютером».

Всегда сразу обозначайте, от чего вам придётся отказаться, чтобы достичь намеченных результатов. И постоянно напоминайте себе, что оно того стоит.

Дисциплина

Люди не меняются в один миг.
«Жестокие игры»

У вас есть вдохновляющая цель, готов план, и вы начинаете следовать своему новому расписанию. И вот проходит день, два, три, но что-то определённо не так. Вы спрашиваете себя: «Ну и где же результат? Почему я ещё не стал миллионером?»

Источник мотивации исчерпывается. Но даст вам нечто большее - постоянство в работе над собой.

Наша мотивация - ручной генератор. Мы получаем её заряд и начинаем судорожно крутить ручку, вырабатывая энергию для изменений. Посмотрели вдохновляющий фильм, сходили на тренинг, прочитали книгу, но проходит день, два, и мы делаем всё меньше и меньше, пока не говорим себе: «Ну всё, я сдаюсь».

Дисциплина - это двигатель. Вы конструируете его шаг за шагом, совершенствуете, увеличиваете мощность. Если вы включили его однажды, он уже не сбавит обороты. Контролируйте его работу и вносите корректировки. Да, он тоже не вечен, но его заряда вам хватит надолго.

Формируйте дисциплину небольшими усилиями каждый день. Постоянно работайте над собой, вырабатывайте новые привычки, отказывайтесь от старых. Главное, ни на минуту не переставайте следовать вашему плану. Если будет слишком трудно, просто скажите себе: «Сдаваться можно, но только завтра, а сегодня продолжай работать». И так каждый день.

Это не психологический обман, это принятие факта, что меняться нужно в настоящий момент и проводить его с максимальной пользой.

Что делать?

Заведите ежедневник, скачайте приложение-календарь, купите книгу по тайм-менеджменту. Посчитайте, сколько времени у вас осталось, чтобы работать над собой.
Перед тем как , составьте список того, чем придётся пожертвовать ради неё. Ответьте сами себе, что для вас важнее, и только после этого начинайте работать.
Учитесь дисциплине. Выполните свой план на сегодня и продолжайте повторять его, пока он не станет частью вашего распорядка. Помните: привычка формирует характер.

Если у вас есть свои способы улучшить организацию времени, пожалуйста, напишите мне на почту [email protected] или в VK.

Как управлять временем (Тайм-менеджмент) Потапов Сергей

1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

Очень много времени зачастую уходит на выполнение работ, в общем и целом бесполезных.

Группы дел

Вероятность возникновения срочных дел тоже необходимо учитывать тому, кто хочет использовать свое время рационально.

Необходимо отметить, что в организациях, где уделяется достаточно внимания мотивации и профессиональный рост зависит от реального вклада работника в общий успех фирмы, личные и корпоративные цели обычно взаимосвязаны и одни достигаются за счет других.

Из книги Будда, мозг и нейрофизиология счастья. Как изменить жизнь к лучшему. Практическое руководство. автора Мингьюр Йонге

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МЫСЛЕЙ Когда мысли возникают, я не считаю их недостатками, а осознаю их пустотность и оставляю их такими, каковы они есть. Гоцангпа. Высшее наслаждение Даже после того, как вы подружились со своими пятью чувствами и научились использовать поступающую от них

Из книги Движения магии: дух Тайцзи-цюаня автора Клейн Боб

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭМОЦИЙ Не следует видеть в себе беспомощную жертву собственных эмоций. Калу Ринпоче. Тихо нашёптанное Поскольку эмоции, как правило, бывают яркими и стойкими, они могут быть даже более полезными, чем мысли, в качестве опоры для медитации. Мой отец и другие

Из книги Избранные проповеди автора Уэсли Джон

Использование ума В вышеописанном случае думающий ум сотрудничает с гомеостатическими процессами тела. Обе стороны открыто связаны и имеют общую цель - хорошее самочувствие человека.Ум может смотреть в будущее и осознавать, что определенный образ действия будет

Из книги Живая кухня. Трансерфинг обновления автора Зеланд Вадим

15. Использование денег Я говорю вам: приобретайте себе друзей богатством неправедным, чтобы они, когда обнищаете, приняли вас в вечные обители. Луки 16:9 Правильное использование денег - это один из аспектов христианской мудрости. Деньги - это предмет, часто обсуждаемый у

Из книги Очищение. Том.2. Душа автора Шевцов Александр Александрович

Что одержит победу: эмоциональное или рациональное? Родившись в семье итальянских иммигрантов третьего поколения, я до сих пор помню ароматный запах соуса «Маринара», который готовил для обеда в сочельник под бдительным оком моей бабушки. В современном обществе

Из книги Ключи к здоровью автора Гамлешко Ирина

Глава 11. Рациональное доказательство бессмертия души. Кудрявцев-Платонов К девяностым годам русская религиозная наука о душе подошла работой «Бессмертие души» профессора Московской Духовной Академии Кудрявцева.Виктор Дмитриевич Кудрявцев (1828–1891) был яркой фигурой в

Из книги Тибетская йога сна и сновидений автора Ринпоче Тендзин Вангьял

Из книги Парадокс перфекциониста автора Бен-Шахар Тал

Из книги Все лучшее, что не купишь за деньги. Мир без политики, нищеты и войн автора Фреско Жак

Использование чакр Полная активизация чакр и обучение контролю над ними может потребовать многих лет, в зависимости от врожденных способностей. Однако это не помешает вам использовать их в очень простом варианте - для достижения успехов в ВТО и осознанных снах на самом

Из книги Формирование личной харизмы [Интегральный навык] автора Титов Кирилл Валентинович

Многие семьи совершенно не умеют правильно расходовать деньги, поступающие в семейный бюджет. Миллионы людей ежемесячно тратят тысячи рублей на совершенно ненужные им вещи, а ведь лишние траты можно себе позволить только при больших доходах. Однако, совершение спонтанных покупок присуще всем. Поэтому вопрос о том, как рационально расходовать деньги, беспокоит почти каждого. Ответ на этот вопрос можно найти в нашей статье, кроме того, научиться распределять свой бюджет и планировать все свои расходы.

Как научиться экономить

Для того чтобы научиться экономить семейные деньги, не следует ограничивать свои потребности, необходимо грамотно управлять имеющимися финансами. Итак, как научиться рационально тратить деньги и экономить:

Постоянно вести учет всех своих расходов, анализировать их. Приучить себя выделять приоритетные траты, и второстепенные, без которых можно обойтись.
Планировать свои расходы в рамках полученных (заработанных) средств.
Приучить себя откладывать деньги на непредвиденные расходы, это позволит не брать кредиты в кризисный период (потеря работы, болезнь и так далее).

Общие правила экономии

Если исключить ненужные расходы, это совсем не значит, понизить свое качество жизни. Как не тратить много денег или правила экономии:

Никогда не посещать магазины голодными или сразу после получения зарплаты. Необходимо сначала спланировать бюджет, а затем отправляться за покупками.
Всегда отправляться в магазин с приготовленным заранее списком продуктов, которые необходимо купить, и посещать только те отделы, где находятся эти товары. Эти меры позволят не накупить совершенно не нужных продуктов и мелочей.
Покупать вещи не в сезон. Таким образом, можно значительно сэкономить семейный бюджет на таких вещах, как пуховик, кожаные изделия, дубленки, сапоги и так далее. Единственное правило не потерять голову от системы скидок и не накупить совершенно не нужных вещей.
При расчете в магазине не использовать кредитные карты, то есть пользоваться только наличными, а сразу после совершения покупок подсчитывать оставшиеся деньги.
Если принято решение совершить крупную покупку, не следует поддаваться импульсу, лучше отложить время приобретения, все хорошо взвесить и затем только приобрести этот товар.
По мере возможности постараться покупать оптом. Если есть какие-то товары, которые покупаются регулярно, следует попробовать купить их оптом, это позволит сэкономить затраты на него, например предметы личной гигиены, продукты с длительным периодом хранения, корм для животных, бытовую химию и так далее.
Стараться пользоваться дисконтными картами и возможностями кэшбэка для скидок.
Разумно подходить к различным акциям, беречь себя от соблазна покупки ненужных вещей.
Не соблазняться на рекламу, именно она является главным врагом семейного бюджета. Без многих разрекламированных вещей можно вполне обойтись или купить более дешевый и не обязательно плохой товар.
Постоянно заботиться о своем здоровье делать регулярные обследования у врача, чтобы не запустить какую-либо болезнь (не ввести семью в при болезни).

Способы как экономить деньги

Экономить деньги в семье можно с помощью нескольких нехитрых способов:

Метод разделения. Необходимо разделить весь доход на 5 равных частей, четыре из которых предназначены для четырех недель месяца, то есть за неделю допускается использование только одной из четырех частей. Пятая часть - для последних оставшихся дней месяца и для накопления.
Анализ затрат на все покупки и оплату услуг. Все расходы можно записывать в блокнот, тетрадь, составить таблицу "Эксель" на рабочем или домашнем компьютере. В конце каждого месяца анализировать свои траты. Этот метод помогает выявить лишние затраты, которые можно будет уменьшить или совсем исключить.
Полный отказ от кредитов. Займы на отпуск, на приобретение бытовой техники, компьютера, телефона - это совсем неразумные решения. Гораздо лучше накопить средства и купить желаемую вещь, чем переплатить за нее в виде банковских процентов.

На что тратятся деньги

Прежде чем приступить к составлению финансового плана, необходимо выяснить, куда тратятся все ваши деньги:

Запишите, сколько каждый из вас кладет в общую копилку.
Запишите, сколько каждый из вас тратит на свои увлечения и развлечения (автомобили, салоны, рукоделие, рыбалка и так далее).
Посчитайте, сколько примерно ваша семья тратит на продукты питания ежемесячно.
Рациональное расходование денег предполагает и то, что в магазин должен будет ходить только один супруг, а не оба.
Старайтесь не покупать готовые полуфабрикаты, а самостоятельно готовить пищу дома.
Подсчитайте расходы семьи на бензин, медстраховки, интернет, пересмотреть их и выявить какие расходы можно сократить.

Как рационально расходовать деньги и чем обязательные расходы отличаются от второстепенных

С целью экономии и рационального расходования денежных средств составляем финансовый план семьи на месяц. Прежде всего, необходимо вписать все предполагаемые траты (в порядке убывания их значимости). Распределить все траты по категориям:

Неотложные платежи или обязательные расходы - это питание, коммунальные выплаты, выплаты по кредиту (если имеется), лечение.
Второстепенные платежи - обучение, бытовая техника, одежда, отпуск, накопления.
Неважные выплаты - рестораны, развлечения, курение, алкоголь, дорогая одежда, спа, новинки техники.

Необходимо носить с собой средства только на текущие надобности. Но возникает вопрос: "Сколько денег тратить в день?". Все очень индивидуально. Необходимо сесть и рассчитать сумму, которую можно безболезненно для семейного бюджета потратить в день. Отчаянным любителям покупок необходимо выложить из кошелька кредитные карточки и покупать строго только то, что было запланировано.

Где можно сэкономить

Итак, как рационально расходовать деньги или где можно сократить свои расходы? Давайте разбираться. Можно сократить расходы на:

коммунальные платежи, если установить счетчики газа и воды;
бытовую технику, то есть не покупать товар с огромным количеством дополнительных функций, это значительно увеличивает стоимость его;
одежду, покупая ее на распродажах или в конце сезона;
питание, сократить употребление мяса, уменьшить количество десертов, покупать продукты оптом или по выгодным ценам; но не стоит экономить на овощах и фруктах, так как они нужны для правильного питания и богаты всеми необходимыми для организма витаминами и микроэлементами.

Экономим электроэнергию

Для этого необходимо:

приобрести энергосберегающие лампочки;
выключать электричество при выходе из помещения;
приобретать бытовую технику класса А, АА или А+, они потребляют меньше электричества;
не ставить холодильник или морозильную камеру возле плиты, радиатора, батареи, кроме того, необходимо их периодически размораживать;
отключать все электроприборы из сети, после использования их.

Экономим на вредных привычках

Как рационально расходовать деньги? Как ни странно, больше всего этим вопросом задаются курильщики, любители выпить пива, любители фаст-фуда. Если проанализировать все затраты этой группы населения, можно обнаружить, что расходы на вредные привычки такие, как сигареты, алкоголь, чипсы, гамбургеры, съедают у них несколько тысяч рублей ежемесячно. Исключив эти затраты, можно легко сэкономить деньги и сохранить здоровье.

Как экономить при маленькой зарплате

Маленькие доходы - это стимул упорядочить все свои расходы. Необходимо учиться планировать все свои затраты согласно полученным средствам. Следует отказаться от кредитов, выявить более важные и скорректировать их в зависимости от реального дохода. Сократить траты на второстепенные потребности.

Составить примерное меню на неделю и делать закупки строго по списку.

На что тратить большие деньги

Бывает и обратная ситуация, когда денег много, а человек совершенно не знает, куда их деть и что с ними делать. Итак, примеры того, куда можно рационально вложить свои большие деньги:

Путешествие.
Здоровье свое собственное и близких людей.
Образование.
Покупка и обустройство дома.
Отдых.
Покупка качественных товаров.
Благотворительность.
Инвестирование в недвижимость.
Депозиты в банк.

Как начать копить деньги на мечту

Для того чтобы начать копить средства, необходимо определить цели, на что именно необходимы они, например, покупка автомобиля, жилья, ремонт дома, отпуск. Затем начать ежемесячно откладывать определенную сумму денег, при этом можно использовать дополнительные источники дохода, например, накопленные деньги положить в банк на депозит и получать проценты.

Вместо вывода, или экономим без фанатизма

В любом деле главное - не переусердствовать. Экономить, копить или тратить нужно с умом. Часто дешевые товары проигрывают в качестве, а это сулит дополнительные траты, ведь недаром в народе есть поговорка - «Скупой платит дважды».

Приобретая товар по акции, необходимо выяснить причины уценки. Ведь это может быть просроченный продукт, употребив который, можно получить серьезные проблемы со здоровьем и, как следствие, лишние затраты на лечение.

Не стоит экономить на детях и покупать некачественные китайские товары и игрушки, которые могут спровоцировать различные заболевания у малыша.

Лучше отказаться от лишней сумочки или пары туфель, но не экономить на здоровье.

Рациональное расходование средств должно быть без фанатизма, не стоит отказывать себе во всем, собирая деньги на светлое будущее. Просто необходимо соблюдать золотое правило - не поддаваться влиянию окружения, сравнивать цены, не поддаваться эмоциям и рекламному влиянию, быть умеренным во всем.

Жить нужно здесь и сегодня, не стоит себя лишать радостей и приятных моментов, но всегда думать о следующем дне и следующих возможностях.

Просмотров