Оформление трудовых книжек внесение записей образец. Как заполняется трудовая книжка — требования к ведению документа

Трудовая книжка - главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж. Несмотря на планы правительства в ближайшее время убрать из обихода этот бланк, пока он остаётся актуальным. За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель. Разберёмся, как правильно заполнить трудовую книжку в 2017 году.

Кто в ответе за грамотность оформления

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате "17.05.2017";
• используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
• не применяют сокращений;
• не зачёркивают записи при исправлении;
• под некорректной записью пишут "запись номер __ недействительна", ниже вносят правильную;
• ФИО пишут полностью - без замены инициалами, дату рождения на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
• подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки 2017

Образец покажет, как заполняется трудовая книжка по разделам, и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

• титульная часть - основные сведения о работнике;
• сведения о работе - информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Титульный лист выглядит следующим образом:

Пример заполнения второго раздела (о том как, правильно внести запись об увольнении подробнее рассказано в этой статье):

Трудовая книжка – важный документ, который подтверждает трудовой стаж и опыт работника. Бережно хранить этот документ и делать в нем грамотные записи – прямая обязанность работодателя. Сегодня запись в трудовую книжку уполномочены производить не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, поэтому вопрос о правильности ее оформления стал еще более актуальным.

Как оформить трудовую книжку впервые

Если ваш новый сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, скорее всего, вам придется оформлять ему трудовую книжку с «нуля». Приобрести новый бланк трудовой можно в магазине канцтоваров.

Начинать оформление следует с заполнения титульного листа. С ним обычно не возникает сложностей – правильно и в соответствии с паспортом заполняем строки под фамилию, имя и отчество, а также дату рождения. Образование и профессия проставляются в соответствии с документом об образовании. Далее ставится дата заполнения, а также подписи будущего владельца трудовой книжки и лица, ее заполнившего. На месте для печати ставят оттиск печати организации, оформившей трудовую, либо оттиск печати отдела кадров (при ее наличии).

Как правильно оформить трудовую книжку: прием на работу

Запись о приеме на должность делается в разделе «Сведения о работе». Для начала в графе 3 следует записать полное наименование организации-работодателя, а если в Уставе есть краткое название – привести его тут же, в скобках. Если в трудовой уже есть запись о предыдущих местах работы, писать заголовок нужно в первой же чистой и свободной строке – не надо «залезать» на чужие подписи и печати.

Сразу же под этим заголовком, на следующей строке следует последовательно заполнить:

Графа 1 – порядковый номер записи, т.е., следующий номер после предыдущей.
Графа 2 – дата приема на работу. Не дата заполнения трудовой книжки, а
именно дата вступления в должность!
Графа 3 – тут делается запись о принятии сотрудника на работу. Стоит помнить, что название должности и специальности должно указываться в полном соответствии с договором.
Графа 4 – для реквизитов приказа о приеме на работу. Обязательно проставьте номер и дату документа.

Примерная запись о приеме на работу будет звучать так: «Принят на должность электрика 1-го разряда». Если в договоре прописано, что человек принимается в конкретный отдел, это должно прозвучать в формулировке записи, например: «Принят в машинный цех на должность старшего механика».

Во всех остальных случаях запись в трудовую делается аналогично, при этом меняется только сама формулировка записи. Также, если один работодатель заполняет книжку неоднократно, то заголовок со своим наименованием он указывает только один раз – в самом начале взаимоотношений с владельцем книжки.

Как правильно оформить трудовую книжку: перевод на другую работу

Запись о переводе на другую работу производится только в том случае, если это перевод на постоянное место работы. Временные переводы в трудовой книжке не отражаются.

Работника могут перевести как в рамках одного отдела, так и в другое структурное подразделение. Если новая должность при переводе в другой отдел называется абсолютно так же, как и прежняя, информацию о ней все равно следует отразить в записи.

Например, при переводе сотрудника в его трудовой пишут:
«Переведен на должность старшего бухгалтера»
«Переведена на должность заместителя директора в финансовый отдел»

Как правильно оформить трудовую книжку: увольнение

Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника. Увольнение по инициативе работника, т.е. по его собственному желанию делается на основании пункта 3 первой части статьи 77 Трудового кодекса.
Например, запись могла бы звучать так:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Внизу записи расписывается лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, делается расшифровка его должности и ФИО, а также ставится круглая печать организации или ИП (в последнем случае – при ее наличии).

Ниже работник ставит свою подпись, подтверждая, что ознакомлен со всеми сделанными в его трудовой книжке записями.

Вот такие премудрости ожидают работодателя при оформлении трудовой книжки работника. Организация или предприниматель несут полную ответственность за хранение этого документа и обязаны после увольнения работника выдать ему трудовую со всеми соответствующими записями. При этом если сотрудник не может получить ее лично – документ высылается ему по почте, и с этого момента ответственность за задержку выдачи трудовой с работодателя снимается.

Василиса Мезенцева

Статья раскроет основные моменты, связанные с правилами заполнения трудовой книжки. Для чего необходим документ, как правильно его заполнить, и кто этим занимается – далее.

Трудовая книжка – основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности и стаже человека. Правильное заполнение документа позволит избежать трудностей.

Каким образом заполнять трудовую книжку? Какие новые правила заполнения трудовой книжки в 2017 году?

Что нужно знать

Трудовая книжка должна быть у каждого гражданина. Она информирует нового работодателя об имеющемся опыте человека, а также дает возможность подсчитать трудовой стаж.

Во время работы документ находится в организации, на руки сотруднику он не выдается до момента увольнения.

В книгу вносят всю информацию, касающуюся работника – , повышение, награды, перевод в другое структурное подразделение и прочее.

Основные моменты

В настоящее время принят законопроект, согласно которому трудовые книжки отменят в 2017 году.

В первую очередь, это касается индивидуальных предпринимателей и тех компаний, в которых работает не более 15 человек.

Для самих работников и работодателей отмена трудовой книжки имеет массу преимуществ. Для сотрудников:

Для работодателей отмена трудовых книжек принесет:

Назначение документа

Наличие этого документа и правильное его оформление играют немалую роль как для сотрудника, так и для работодателя. Трудовая книжка – документ, в котором содержатся записи о трудоустройстве человека.

Согласно Трудовому кодексу, этот документ выполняет ряд функций:

• отображает стаж и опыт человека (в дальнейшем понадобится для установления размера пенсии);
• содержит информацию об образовании сотрудника;
• показывает данные о награждениях и ;
• дает возможность работодателю узнать причины, по которым человек был уволен с предыдущих должностей.

Трудовая книга – официальное подтверждение трудового стажа человека.

Действующие нормативы

Нормативные документы, регулирующие правила заполнения документа:

Правила оформления трудовой книжки

При заполнении трудовых книжек следует придерживаться таких правил:

Запись должна сопровождаться подписью руководящего лица организации. Печать также обязательна. Это может быть печать предприятия или отдела кадров.

Главное – чтобы на ней было название и адрес организации. При взятии в банке может потребоваться копия документа. Ее также необходимо уметь правильно оформлять.

Правила оформления копии трудовой книжки подразумевают ее заверение сотрудниками кадровой службы. Заниматься этим может и начальник отдела, и обычный специалист.

Сначала необходимо сделать копии всех страниц, начиная с титульной. Копия незаполненных страниц не нужна. Следующий этап – заверение копии.

На последнем листе ставятся такие записи:

• копия верна;
• продолжает действовать;
• должность работника;
• его подпись и расшифровка;
• дата заверения.

На каждом листе проставляется печать. Она должна касаться записи и подписи, в противном случае (если будет стоять на пустом месте) документ будет считаться недействительным.

Чтобы не ставить запись на каждом листе, копию книжки можно заверить по-другому – скопировать листы, сшить их и пронумеровать.

На последний лист наклеивается специальный бланк, на котором указывается число сшитых страниц и ставится подпись , печать организации.

При приеме на работу

При устройстве на работу записи вносятся в 3 графу «Сведения о работе», где указывается:

• наименование организации;
• дату принятия на работу;
• название должности и реквизиты документа, по которому осуществляется прием.

Сначала необходимо заполнить титульный лист по предъявлению паспорта. Необходимо вписать:

• дату рождения цифрами;
• образование – на основании аттестата или диплома;
• специальность – ту, которая написана в дипломе;
• дату заполнения;
• подпись и печать.

Для правильного внесения записи о приеме на работу понадобится 2 документа – и приказ.

Датой приема на должность считается дата заключения соглашения с работодателем.

При увольнении

В случае освобождения от должности сотрудника работодатель обязан вернуть на руки сотруднику его трудовую книгу.

При увольнении записи производят следующим образом:

Запись в трудовой книжке должна быть такой же, как и в приказе на увольнение. Также указывается ссылка на статью Трудового кодекса, которая раскрывает причину увольнения.

С записью необходимо ознакомить сотрудника. Тот должен проверить ее на наличие ошибок. После внесения записи ставится подпись работника, проверяющего и печать предприятия.

Заполнение документа при увольнении должно содержать такие записи:

Трудовая книжка выдается на руки в день увольнения.

Как быть с дубликатом

Бывают ситуации, когда человеку необходим дубликат трудовой книжки. Его составление – вынужденный процесс, возникающий при утере оригинала.

Причины, по которым создается дубликат книжки:

В порче или утрате трудовой книжки может быть виноват и работодатель, и сотрудник.

При поступлении на работу трудовая книга отдается на хранение в кадровую службу организации или руководителю.

Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков

Если документ теряется по их вине, работник вправе привлечь к ответственности административного типа и потребовать дубликат. Составляют они его самостоятельно – собирают справки, выписки, приказы.

Если документ испорчен по вине работника, то оформлением дубликата он занимается самостоятельно. Перед этим он должен написать заявление. Составляется оно в произвольном виде.

Чтобы оформить дубликат, необходимо собрать такие справки:

• из архива;
• данные из налоговой и трудовой инспекции , Пенсионного фонда ;
• ксерокопии заключенных ранее трудовых соглашений;
• справки с предыдущих работ;
• выписки из и .

При заполнении дубликата трудовой книжки важно соблюдать правила. Главное – на титульном листе должна быть надпись «Дубликат».

Не стоит забывать, что в жизни человека могли произойти изменения – смена фамилии, получение образования и прочие. Это необходимо учесть в дубликате книжки.

Данные нужно вносить не со слов владельца книжки, а на основании собранных справок. Если человек не хочет собирать справки, он может завести новую трудовую книжку.

При заполнении документа предыдущие записи не нумеруются. Первая запись о приеме на работу должна быть именно той организации, в которой оформляется дубликат.

Заполнение вкладыша

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой дополнительный лист. Его составляют, когда страница книжки заполнена полностью.

Это не самостоятельный документ. Если в трудовой книжке не стоит отметка о получении вкладыша, он будет считаться недействительным.

При его заполнении стоит учесть следующее:

Оформлением занимается отдел кадров. В трудовую книжку вкладыш подшивается. Чтобы получить вкладыш, сотрудник должен написать заявление на имя руководителя.

Для вкладыша существует специальная форма. Другой его тип будет недействительным.

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета необходима для фиксации факта перемещения трудовых книг. Заполняет документ и хранит его отдел кадров организации.

Книга содержит следующие записи:

• о принятии трудовой книжки нового сотрудника;
• об оформлении трудовой книжки работнику (если устраивается впервые);
• о выдаче дубликата;
• об оформлении вкладыша;
• о выдаче трудовой книжки на руки сотруднику (под его роспись).

Хранится журнал у ответственного за его хранение лица. Стандартная форма книги учета имеет 13 разделов:

Графа 1	Номер записи
Графа 2-4	Данные о дате трудоустройства (заполняется после 5 дней работы)
Графа 5	Личные данные сотрудника
Графа 6	Серия и номер книжки
Графа 7	Должность
Графа 8	Подразделение, в которое принят сотрудник
9 колонка	Содержит сведения о приказе, на основании которого осуществлен прием на работу
10 графа	Подпись ответственного лица
11 графа	Заполняется, если за выдачу трудовой книжки сотрудник вносил плату
12 и 13 раздел	Заполняют при увольнении работника

Ведется журнал только в бумажной форме, в электронном варианте ведение недопустимо. При внесении записей необходимо строго соблюдать нумерацию.

Записи делаются темными чернилами. Исправления недопустимы. В книге учета должна быть подпись ответственного за ее хранение лица и сотрудника, чья трудовая книжка сдается на хранение.

Наличие печати или пломбы;

заверительная подпись ответственного лица.

Заверять документ имеет право лишь руководитель организации. Исправления в книге недопустимы.

Если сотрудник кадровой службы допустил ошибку, исправить ее можно 2 способами:

Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим стаж работы человека. К ее заполнению стоит относиться серьезно, соблюдать требования законодательства.

Основным документом при трудоустройстве является трудовая книжка. Если человек впервые устраивается на работу, то за предоставление соответствующего документа отвечает работодатель. В иных случаях обозначенное удостоверения предоставляет сам работник. Если соискателю необходимо всего лишь принести документ, то кадровые сотрудники должны знать все актуальные правила по оформлению страниц.

Кроме стандартных моментов, таких как занесение записи о найме или об увольнении, в этом вопросе есть много нюансов – исправления, оформление вкладышей, регистрация, хранение и прочее. Разобраться с особенностями внесения обозначенных записей в рабочем документе трудящегося вам поможет настоящая публикация.

Инструкция по заполнению трудовых книжек 2017

Инструкция зависит от того, о каком конкретно факте будет делаться запись. Для примера можно взять случай, когда человека принимают на новое место труда. Информацию о трудоустройстве требуется вносить, начиная со второй или третьей страницы. В 3-й графе следует прописать полное название компании и рядом – сокращенное. Эти сведения вносятся в формате заголовка, ниже которого следует указать:

• 1-я графа – порядковый номер;
• 2-я – дата приема в штат компании;
• 3-я – конкретная запись о принятии с упоминанием названия предприятия или филиала компании, должности и другой подобной информации;
• 4-я – уточнение данных о приказе, являющимся основанием трудоустройства, с его реквизитами – датой и номером.

Порядок и правила заполнения трудовой книжки

Если гражданин отработал хотя бы в течение пяти дней в компании, то на его имя уже необходимо оформлять надлежащую запись в рабочее удостоверение трудящегося. Чтобы осуществить данную операцию без ошибок требуется ознакомиться с некоторыми правилами:

• Для новых сведений используется сквозная нумерация;
• Вносить информацию следует на русском языке;
• Для иностранных компаний, функционирующих в РФ, может допускаться дублирование данных на родном языке для учредителей предприятия;
• Сокращения не разрешены, а цифры нужно использовать арабские;
• После каждой информации необходимо заверять ее при помощи печати. При использовании ручки можно применять следующие цвета чернил: черный; фиолетовый; синий.

Особые правила существуют применительно к оформлению дат. Допустимый формат – ДД.ММ.ГГГГ. Изучать порядок ведения рабочего удостоверения подчиненного рекомендуется начиная с титульного листа. Там отмечаются личные данные, дата рождения, образование, профессия работника, после чего ставится печать.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу – образец

Важным моментом официального трудоустройства считается внесение записи о данном факте в рабочую книжку подчиненного. От того как будет оформлен соответствующий документ зависит начисление будущей пенсии сотрудника. Поэтому при найме на службу требуется придерживаться следующей процедуры внесения сведений в акт:

• В средней части кадровиком записывается название компании и факт приема нового сотрудника;
• Слева указывается – дата трудоустройства;
• Справа – реквизиты приказа.

Если рабочее удостоверение оформляется впервые, тогда следует знать особенности заполнения титульного листа трудовой книжки. Согласно с существующими правилами титульный лист должна оформлять та компания, которая считается для работника первым местом службы. Особенность титульного листа заключается в том, что кроме ФИО и даты рождения, обозначается уровень образования и специальность. Управляющий компанией и кадровик, заполняющий трудовую книжку, в завершении обязаны поставить свои подписи.

Заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2017 — образец

При увольнении подчиненного надлежит отразить данный факт в соответствующем рабочем удостоверении трудящегося. В подобном случае указывается, кто являлся инициатором прекращения сотрудничества (в данном случае – собственное желание подчиненного). При внесении данных в акт допускаются две формулировки – уволен и трудовой договор расторгнут.

Образец заполнения трудовой книжки при переводе в другую организацию

Сведения, которые касаются перевода вносятся сразу за информацией о приеме, если в период нахождения в штате организации человек не получал никаких наград и вознаграждений. Основанием перевода выступает приказ, ввиду этого в правой части необходимо сослаться на соответствующее распоряжение. Необходимо указать всю информацию, которая касается приказа, а именно: дата издания, порядковый номер.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу у ИП

Общие правила для индивидуальных предпринимателей никак не отличаются от норм заполнения, который установлен иных компаний. Напротив информации о приеме в рабочем удостоверении должна присутствовать ссылка на рабочую договоренность и сведения о ней. Также при заполнении можно сослаться на приказ, который будет считаться подтверждением найма на службу нового подчиненного. После включения соответствующей информации предприниматель ставит подпись и печать.

Ошибки при заполнении трудовой книжки и их исправление

Трудовая книжка – документ, отражающий историю трудовой деятельности работника и являющийся исходником для расчета стажа работы. Она должна быть выполнена на стандартном бланке и соответствовать установленному образцу.

1.1. Как заполнить новую трудовую книжку?

Новый документ оформляется гражданам, не имевшим ранее трудовой книжки, при приеме на работу. Заполнение происходит в их присутствии. По закону новая трудовая книжка должна быть заведена в течение семи дней с момента трудоустройства, если трудящийся проработал в вашей организации более пяти дней. С работника удерживается сумма, равная стоимости бланка трудовой книжки. Старые книжки на новые менять не рекомендуется.

1.2. Как, какими чернилами, какой ручкой заполнять трудовую книжку?

Запись производится аккуратно, без любого рода сокращений. Слова «распоряжение», «приказ», «переведен» и подобные пишутся целиком. Для обозначения дат, характеристик, выражаемых в числовом значении, используются только арабские цифры. Формат записи даты принятия на работу, увольнения и других действий – 08.04.2012 (пример).

Для записи подходят перьевые, гелевые, шариковые (роллерные) ручки. Какими чернилами заполнять трудовую книжку? – Паста, гель, чернила должны быть водостойкими, устойчивыми к выцветанию, рекомендуемые цвета – синий, черный либо темно-фиолетовый.

1.3. Кто должен заполнять трудовую книжку?

Заполнением трудовой книжки занимается работодатель. Самостоятельно записи не производятся. Должностное лицо, ведущее и хранящее трудовые книжки работников на предприятии, назначается приказом директора организации.

Это может быть сам директор, но чаще всего оформление этого документа находится в ведении отдела кадров, при отсутствии такового – назначенного бухгалтер.

2. Образец заполнения трудовой книжки

Для кадровых служб оформление, заполнение, хранение трудовых книжек регламентируется следующими постановлениями правительства РФ:

• – № 225 – «О трудовых книжках» от 16.04.2003;
• – № 51 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» от 06.02.2004;
• – № 69 – «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003.

Для сотрудников вашего бизнеса да и для вас как для владельца бизнеса важно знать какие предусмотрены детские пособия в 2013 году?:

2.1. Что заносят в трудовую книжку?

В документ заносятся сведения о трудящемся: ФИО, должность, специальность, квалификация, информация о выполняемой им работе, записи о переводе на другую работу либо должность в рамках организации, увольнении.

Также в документе отражаются награждения за успехи в труде, повышение квалификационного разряда. Информация о работе по совместительству вносят по желанию работника на основании представленных оформителю документов.

Сведения о взысканиях не документируется, за исключением случаев, когда нарушение послужило причиной увольнения. Увольнение, то есть прекращение трудового договора, обязательно должно быть обосновано в трудовой книжке.

ВИДЕО: Трудовая книжка

2.2. Если неправильно заполнена трудовая книжка?

Исправления вносятся по месту бывшей работы или на новом месте по предъявлению документов, подтверждающих обоснованность этого шага.

В пометке должно быть указано, когда, кто исправил: ФИО, должность, дата, печать, «исправлено верно». Новому работодателю для обоснования исправления необходим официальный документ со старого места работы, подтверждающий допущенную ошибку.

Зачеркнутая, неверная запись после исправления (внесения новой) не считается действительной. В пометке также указывается название подтверждающего исправление документа.

3.Как заполнить дубликат, вкладыш трудовой книжки?

3.1. Дубликат трудовой книжки

Дубликат должен полностью соответствовать по действительному содержанию оригиналу.

Исключения: неверные записи, записи послужившие причиной замены книжки, записи, которые невозможно восстановить по причине отсутствия соответствующих документов.

На титульном листе новой книжки делается информационная надпись – «Дубликат», на старой, если таковая сохранилась, – «Взамен выдан дубликат…» с указанием серии, номера нового документа.

Дубликат, то есть повторный экземпляр трудовой книжки, оформляется в случае;

• – ее утери работником или работодателем;
• – наличия записей, признанных недействительными (в том числе – о незаконном осуждении);
• – невозможности дальнейшего ее использование (ветхость, повреждения)

3.2. Заполняем вкладыш в трудовую книжку

Если места для записей документе больше нет, то в него вшивается работодателем лист-вкладыш установленного образца (№ 225). Для оформления необходимы паспорт и документы, удостоверяющие образование, квалификацию, сотрудника.

Вкладыш не является самостоятельным документом и рассматривается как часть трудовой книжки. В документе проставляется штамп «Выдан вкладыш» в обязательном порядке. Указываются номер, серия вкладыша.

4. Как заполнить трудовую книжку ИП?

Индивидуальные предприниматели также обязаны оформлять трудовые книжки всех нанятых работников. Дополнения о порядке оформления, ведения трудовых книжек для ИП разъясняются в следующем документе:

№ 5140-17 «Письмо Минздравсоцразвития РФ» от 30.08.2006.

Оформление и вносимая информация, в общем, соответствуют обычному порядку оформления трудовых книжек, за исключением расторжения трудовых договоров, заключенных до 6.10.2006, рассмотренных в вышеупомянутом документе. Но есть два важных отличия:

• – Работник при увольнении должен прочитать записи в трудовой книжке, внесенные индивидуальным предпринимателем. Факт прочтения подтверждается подписью.
• – Если ИП не имеет собственной печати, то записи в этом документе не заверяются ею, и это не служит основанием для их недействительности.