Как оформить и вручить уведомление работнику. Передаем трудовую книжку уволенному работнику Уведомление на предоставление неуважительного отношения к работникам

Когда закончился термин действия соглашений о найме, сотрудник, его подписавший, подлежит увольнению.

В этом случае нет необходимости брать у работника заявление об уходе. Договор является достаточным основанием для расчета. Конечно, если соглашение не продлено.

Бывает, что работник после этого «пропадает» не забрав трудовую книжку. Организация-работодатель не обязана ее хранить. Чтобы напомнить о необходимости изъять ее из отдела кадров, составляется уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

Составление уведомлений

Установленного бланка для написания такого письма нет. Поэтому кадровые работники пишут его в свободной форме. Но не стоит забывать о том, что это официальное обращение и оно должно иметь соответствующую стилистику и компоновку.

Примеры таких извещений можно получить бесплатно внизу данной публикации.

Важно отметить, что передавать письмо-уведомление можно двумя способами:

1. В руки при личной встрече бывшего работника с сотрудником-кадровиком;
2. Воспользовавшись почтовыми услугами.

В первом варианте документ - составляется в двух экземплярах. Один из которых отдается уволенному, а второй возвращается в кадровый отдел.

На экземпляре компании, предоставившей расчет работнику, необходимо будет поставить заметку о вручении. Она должна быть написана лично рассчитавшимся.

Своей рукой бывший работник пишет «получил», ставит дату, ФИО и подпись.

Допускается возможность указать о желании получить трудовую по почте. Это можно предложить прописать в отметке об ознакомлении. Так же можно внести в текст письма соответствующую графу и оставить место для подписи.

• дата отправки;
• исходящий номер, так как письмо должно быть зарегистрировано в журнале исходящей корреспонденции;
• данные о лице, которому это письмо адресовано (Фамилия, Имя, Отчество, ранее занимаемая должность);
• адрес компании-работодателя, по которому будет производиться выдача. Имеется в виду фактический адрес нахождения компании и кадровой службы в частности.
• время, в которое книжку можно будет забрать. График рабочего времени кадровика, отведенного для приема сотрудников.

Правильная компоновка письма

В заголовке обращения необходимо указать следующие данные (шапка документа):

• название предприятия;
• ФИО, должность работника;
• адрес получателя.

После шапки идет название документа и его номер.

После этого слева - город, в котором происходит событие, а напротив справа - дата составления.

Далее находится текст обращения, составленный с учетом вышесказанного. После него указывается руководитель организации-работодателя. А именно, его должность полностью, ФИО и оставляется место для подписи.

Отправлять письмо адресату необходимо подписанным и заверенным печатью предприятия-работодателя.

Ниже расположен типовой бланк и образец уведомления о получении трудовой книжки вариант которого можно скачать бесплатно.

Сотрудник отсутствует на работе продолжительное время. Как составить уведомление о необходимости явиться на работу? Каким способом вручить его работнику? На эти и другие вопросы ответим в статье.

Что понимать под прогулом

На практике случается, что сотрудники не приходят на работу или самовольно покидают рабочее место. Если для отсутствия на рабочем месте нет уважительных причин, то это считается прогулом (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Так, например, прогулом является отсутствие на рабочем месте:

• в течение всего рабочего дня (смены) вне зависимости от его продолжительности;
• более четырех часов подряд в течение рабочего дня или смены.

Прогул – это грубое нарушение трудовой дисциплины, за который положено увольнение. Причем уволить сотрудника можно даже за однократный факт прогула (« »). Исключением из этого правила являются прогулы беременных. Беременную женщину нельзя уволить по такому основанию ни при каких обстоятельствах (« »).

Напомним, что считаются прогулом следующие ситуации:

• работник самовольно ушел в отпуск или без согласования с работодателем использовал имеющиеся у него дни отгула;
• работник не предупредил работодателя об увольнении по собственному желанию.

Сотрудник не ходит на работу

Бывает, что сотрудник без объяснения причин отсутствует на работе продолжительное время. В такой ситуации нужно направить уведомление работнику о необходимости явиться для предоставления объяснений. Как отправить уведомление правильно? Ведь если не соблюсти действующее законодательство, документ не будет считаться направленным работнику.

Получается, перед кадровиком, составившим документ, встает вопрос, каким письмом отправлять уведомление о необходимости явиться на работу?

Сразу скажем, что уведомление о необходимости явиться для дачи объяснений нужно направить на домашний адрес работника ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В тексте письма следует попросить сотрудника выйти на работу и объяснить причину своего отсутствия на рабочем месте или направить в адрес работодателя письменные объяснения в предложенный работнику срок.

Неполучение работником уведомления о необходимости явиться на работу для предоставления объяснений не может являться препятствием для увольнения работника за прогул. Главное дать сотруднику время на ответ в письменной форме. Если по истечении этого срока письменный ответ не будет получен или сотрудник не явится на работу, следует составить акт об отсутствии объяснений за подписью двух или более свидетелей. Следующим этапом станет увольнение работника за прогул (ч. 2 ст. 193 ТК РФ, апелляционное определение Ульяновского областного суда от 15.07.2014 № 33-2339/2014).

Понятно, что действующее законодательство не устанавливает единого бланка уведомления о необходимости явиться на работу. Образец письма-уведомления, подготовленный нашими специалистами, поможет кадровикам сэкономить время на разработку собственной формы.

В ряде кадровых процедур одним из этапов является уведомление работника. Это фактически извещение о предстоящих переменах в организации или в трудовой функции сотрудника. Изменения, о которых не был предупрежден работник, которого они касались, может оспорить произошедшие изменения в суде . Никакой обязательной формы уведомления не предусмотрено законодательно, но если уж есть требование закона «уведомить под роспись», надо его выполнять. Чтобы никакой инспектор или судья не признал уведомление незаконным, нужно придерживаться некоторых правил.

Какое уведомление невозможно оспорить

Во многих статьях Трудового кодекса фигурирует понятие «уведомление работника», но, к сожалению, в самом ТК оно не раскрыто. Также не разъяснено, каким образом нужно уведомлять сотрудников о каких-то значимых фактах. Однако если взять за основу гражданское процессуальное законодательство, то можно выяснить, что надлежащим уведомление признаётся только тогда, когда у вас на руках есть доказательства того, что информация дошла до адресата.

Применять ГПК в таком случае выгодно, ведь по нему работают все судьи. А законным уведомлением процессуальный кодекс признаёт такое :

• если оно вручено лично под роспись;
• если отправлено по почте заказным письмом с уведомлением.

К сведению

Нюанс : если заказное письмо пролежало на почте 5 дней и вернулось назад с отметкой «не получено» , судьи считают это злоупотреблением со стороны адресата . Ведь работодатель свою задачу выполнил – отправил письмо по адресу, указанному в трудовом договоре.

В ТК предусмотрен такой документ, как Акт об отказе от подписи . Да, можно такой составить, если работник отказывается расписываться на уведомлении. Только вот судьи не всегда на стороне работодателей, поэтому лучше перестраховаться и отправить почтой извещение .

Регистрируем уведомление

В любом отделе кадров должна быть папка с исходящими документами, а к ней должен прилагаться журнал регистрации . Если у вас возникла необходимость уведомления работников, поступайте так:

• распечатываете 2 копии уведомления;
• в журнале регистрируете его под номером по порядку;
• номер и дату указываете на уведомлении;
• визируете директором (или самостоятельно, если у вас есть доверенность);
• один экземпляр вкладываете в дело, второй – на исполнение .

Оформляем уведомление

Распечатывать такие бумаги лучше на бланке с угловым штампом, где есть строчка с
датой и исходящим номером. Также и реквизиты фирмы нужно прописать . В документ включаем следующие сведения:

• название документа («Уведомление»);
• заголовок («О расторжении договора», «О сокращении штата» и т.п.);
• адресант (фирма в лице директора или отдел кадров в лице начальника ОК по доверенности);
• адресат (ФИО работника и его адрес);
• причины создания уведомления (сокращение штата и т.п.);
• предложения, решения или просьбы;
• виза директора (или начальника ОК);
• виза ознакомления работника.

Образец уведомления работнику можете .

Какой-то типовой формы уведомлений нет, каждый раз они готовятся, применительно к ситуации. Но ситуаций, при которых уведомление обязательно, много, поэтому и видов документов тоже столько же.

Виды уведомления работника

Видов таких документов множество:

• о начале отпуска;
• уведомление о сокращение работника;
• о расторжении договора;
• о временном переводе;
• об увольнении;
• о праве отказа от командировок или работы в праздники и т.д.

При этом форма останется постоянной, в зависимости от ситуации нужно изменить только причину направления извещения и принятое решение или предложение. Самые типичные виды рассмотрим подробнее.

Уведомление о расторжении договора

Такой документ нужно отправить сотруднику за 3 дня до окончания срока договора (если, конечно, он срочный). Уведомление о расторжении договора, образец, можно .

Внимание!

Нюанс: имейте в виду, что отправить или завизировать работником такой документ нужно не позже, чем за 3 дня до окончания срока работы. Уведомите позже, считайте, что приняли работника постоянно!

Уведомление о сокращении штата работников

Такое извещение нужно направить сотруднику не позже, чем за 2 месяца до планируемой даты реорганизации структуры . Но нужно иметь в виду, что в колдоговоре может быть прописана и другой срок – больший. Например, во многих организациях, особенно в муниципальных, колдоговором предусмотрен больший срок предупреждения о сокращении членов профсоюза.

Уведомление о сокращение работника, образец которого , должен содержать ещё и предложение свободных вакансий, если они имеются. Также нужно прописать и условие, что если сотрудник согласен на вакансию, он должен об этом сообщить и написать заявление о переводе.

Уведомление об увольнении работника

Такие извещения направляют, например, при ликвидации фирмы. Знакомить работников с фактом краха нужно так же за 2 месяца до увольнения . При этом уведомление работника должно содержать точные реквизиты документа, по которому фирма ликвидируется, например, протокола собрания учредителей.

Образец подобного извещения можно .

Предприятие может столкнуться с ситуацией, когда сотрудник длительное время не выходит на работу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Специалисты кадровой службы затрудняются в решении: нужно подождать или начать искать нового кандидата на должность? Когда принимается решение об увольнении, работодатель вправе отправить письмо-уведомление.

Нормативная база

Данные правоотношения регулируются следующими нормами:

• ст. 81 ТК РФ – прекращение трудовых отношений по инициативе работодателя;
• ст.193 ТК РФ – порядок применения дисциплинарных взысканий;
• ст. 192 ТК РФ – дисциплинарные взыскания;
• ст. 172 ГК РФ – односторонний отказ от исполнения договора.

Общая информация

Когда сотрудник игнорирует должностные обязанности и отсутствует на рабочем месте в положенное время, руководству важно не торопиться принимать поспешные решения, а разобраться: дисциплинарный проступок происходит по инициативе работника или по независим от сторон обстоятельствам.

При возникновении инцидента порядок действий такой:

• Документально оформить факт прогула (составляется в присутствии свидетелей или докладная начальника подразделения).
• Потребовать предоставить в письменном виде.
• Если причина отсутствия уважительная, закрывается служебное расследование. В противном случае (а также при отсутствии объяснений) составляется соответствующий акт и принимается решение о .
• Если работодатель решил , подготавливается , делается запись в трудовой книжке.
• Отправляется извещение (процедура необязательная).

Письмо-уведомление об увольнении – документ, направляемый сотруднику с целью сообщить о прекращении трудового договора.

Основания для направления могут быть такими:

• служащий отсутствует на рабочем месте больше четырех часов подряд без уважительной причины;
• самовольный уход с работы раньше положенного времени;
• отказ от отработки.

Законодательство не устанавливает списка уважительных причин, поэтому руководитель принимает решение самостоятельно.

Судебная практика показывает, что к таким относятся:

• дни болезни (требуется наличие листка нетрудоспособности);
• исполнение государственных или общественных обязанностей (являлся присяжным заседателем, понятым и т. д.);
• дни прохождения медицинского осмотра и сдачи крови (для донора).

В некоторых случаях предоставляется средний заработок за дни отсутствия.

Увольнение за прогул – серьезный конфликт, поэтому руководству организации не следует торопиться оформлять расторжение трудового договора. Если решение окажется несправедливым или формальности будут выполнены неверно, сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию.

Поэтому в первую очередь оформляется уведомление с просьбой сообщить причину проступка.

Оформление уведомления для выяснения причин отсутствия

Рассматриваемый документ составляется в двух экземплярах: первый направляется на адрес по месту жительства «прогульщика», а второй остается у организации в качестве документального подтверждения.

Структура письма следующая:

• наименование организации – указывается в правом верхнем углу документа;
• стандартные реквизиты – надпись «уведомление», дата, время и место составления;
• основной текст – содержит просьбу прийти на работу и объяснить причину отсутствия;
• подпись руководителя.

В конце документа должен поставить подпись и отсутствующий сотрудник.

Пример оформления такого уведомления показан на рисунке:

Законодательство не предусматривает формы, поэтому организация вправе создать свой шаблон письма-уведомления в локальных нормативных актах или положении.

Существуют разные способы передачи:

• по почте России заказным письмом (подтвердить дату сможет квитанция);
• лично в руки (через коллег или родственников);
• по телекоммуникационным сетям;
• через электронную почту.

Сотруднику отведен срок на ответ — в течение двух дней. Если этого не произошло, руководителю желательно повторно отправлять письмо-уведомление, пока не выяснится повод неявки.

Сотрудник не появляется, что делать?

Если совершалось много безуспешных попыток связаться со служащим, но получить объяснения не удалось, либо причина проступка оказалась неуважительной, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор.

В этом случае требуется правильно выполнить все формальности и иметь неопровержимые доказательства. В противном случае, суд может восстановить работника и потребовать .

Что должен делать работодатель:

• ежедневно составлять акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
• в табеле учета рабочего времени фиксировать все неявки по неизвестным причинам;
• хранить копии уведомлений, направляемых с просьбой явиться на работу для выяснения причин отсутствия.

Только при выполнении перечисленных действий судьи могут согласиться с заочным расторжением договора.

Именно тогда работодатель должен составить письмо-уведомление об увольнении за прогул. При оформлении процедуры необходимо руководствоваться статьей 81 ТК РФ.

Как правильно оформить уведомление об увольнении за прогул в 2019 году?

Законодательство не обязывает заблаговременно предупреждать «прогульщика» о последствиях нарушения трудовой дисциплины. Если работодатель желает известить о расторжении трудового договора, можно отправить соответствующее уведомление.

Законодательство не предусматривает образца уведомления об увольнении за прогул. Документ оформляется на чистом листе формата А4.

Структура такая:

• наименование организации, в которой работает сотрудник;
• ФИО, должность и личные данные сотрудника;
• структурное подразделение;
• название документа – надпись «уведомление»;
• дата составления;
• ФИО адресата;
• основной текст, информирующий причину и дату увольнения;
• дата составления.

В тексте указывается дата последнего рабочего дня, причина прекращения сотрудничества и просьба забрать .

Документ заверяется начальником структурного подразделения или руководителем компании. Срок предоставления – 14 дней.

Типовую форму документа можете скачать здесь:

Заполненный вариант представлен ниже:

Зафиксировать письмо-уведомление с просьбой сообщить причину отсутствия или об увольнении за прогул можно в локальных нормативных актах. Например, в журнале регистрации.

На что нужно обратить особое внимание?

Работодатель должен помнить, что по нельзя увольнять некоторые категории граждан, за исключением случаев ликвидации компании:

• беременные сотрудницы;
• матери-одиночки;
• опекуны;
• женщины, ухаживающие за детьми до достижения 3 лет.

Если в организации числятся такие сотрудники, крайне желательно получить письменное объяснение дисциплинарного проступка, попробовать найти родственников и т. д. При возникновении трудовых споров суд может встать на их защиту и потребует компенсировать дни, засчитанные за прогул.

Что еще нужно знать руководителю предприятия:

При заочном увольнении «прогульщика» необходимо предупредить о происшествии профсоюзный комитет. Когда такое решение оказалось вынужденной мерой, оспаривать или запрещать процедуру расторжения договора они не могут.

Важно соблюдать 30-дневный срок, после которого поздно оформлять увольнение (в случае, если сотрудник вернулся к исполнению обязанностей). А если дисциплинарный проступок был обнаружен по истечении 6 месяцев после возвращения недобросовестного сотрудника, инцидент аннулируется.

Увольнение иностранного гражданина

Иностранцы не имеют особых привилегий, поэтому за отсутствие в рабочее время возможны аналогичные дисциплинарные взыскания: если в течение двух дней не будет предоставлено объяснение причин, возможно прекращение сотрудничества, в результате чего иностранному сотруднику отправляется письмо-уведомление об увольнении за прогул.

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку направляется в случае, когда в день расторжения трудовых отношений сотрудник этого не сделал. Ссылка на скачивание образца уведомления о трудовой книжке при увольнении содержится в статье.

В каких случаях требуется направить уволенному уведомление?

Каждый работодатель должен выдавать трудовые книжки сотрудникам на руки в день их увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Но что делать, если бывший сотрудник не является за книжкой?

По почте, без согласия уволенного, ее направить нельзя (до того, как от бывшего трудящегося не поступит разрешение на это). Поэтому в его адрес направляется уведомление о том, чтобы он забрал книжку, либо дал согласие на ее почтовую пересылку. Направление уведомления освобождает работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу кадрового документа.

Порядок составления уведомления

Документ составляется в произвольной форме, поскольку его бланк на законодательном уровне не утвержден. Заверяется он подписью работодателя.

В нем отражаются следующие данные:

1. Наименование организации.
2. Ф.И.О. адресата.
3. Название документа.
4. Просьба забрать трудовую книжку, либо дать разрешение на ее направление почтовой связью.
5. Подпись руководителя организации.
6. Дата.

Таким образом, составить уведомление достаточно просто. Его образец можно скачать по ссылке в начале статьи.