Совокупность документов относящихся к вопросу. Виды документов. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку
Ценовая эластичность спроса - категория, характеризующая реакцию потребительского спроса на изменение цены товара, т. е. поведение покупателей при изменении цены в ту или иную сторону. Если понижение цены приводит к значительному увеличению спроса, то этот спрос считается эластичным . Если же существенное изменение в цене ведёт лишь к небольшому изменению в количестве спрашиваемого товара, то имеет место относительно неэластичный или просто неэластичный спрос .
Степень чувствительности потребителей к изменению цены измеряют с помощью коэффициента ценовой эластичности спроса , представляющего собой отношение процентного изменения количества спрашиваемой продукции к процентному изменению цены, вызвавшему это изменение спроса. Иными словами, коэффициент ценовой эластичности спроса
Процентные изменения объема спроса и цены рассчитываются следующим образом:
где Q 1 и Q 2 - первоначальный и текущий объем спроса; P 1 и Р 2 - первоначальная и текущая цена. Таким образом, следуя данному определению, коэффициент ценовой эластичности спроса рассчитывается:
Если Е D Р > 1 - спрос эластичен; чем выше этот показатель, тем эластичнее спрос. Если Е D Р < 1 - спрос неэластичен. Если
Е D Р =1, имеет место спрос с единичной эластичностью, т. е. снижение цены на 1 % приводит к росту объема спроса тоже на 1 %. Иными словами, изменение цены товара в точности компенсируется изменением спроса на него.
Выделяют и крайние случаи:
Абсолютно эластичный спрос: возможно существование только одной цены, при которой товар будет приобретаться покупателями; коэффициент ценовой эластичности спроса стремится к бесконечности. Любое изменение цены приводит либо к полному отказу от приобретения товара (если цена повышается), либо к неограниченному увеличению спроса (если цена уменьшается);
Абсолютно неэластичный спрос: как бы ни изменялась цена товара, в данном случае спрос на него будет постоянным (одинаковым); коэффициент ценовой эластичности равен нулю.
На рисунке линия D 1 демонстрирует абсолютно эластичный спрос, а линия D 2 - абсолютно неэластичный спрос.
К сведению. Приведенная выше формула расчета коэффициента ценовой эластичности носит принципиальный характер и отражает суть концепции ценовой эластичности спроса. Для конкретных расчетов обычно применяют так называемую формулу центральной точки, когда коэффициент рассчитывается по следующей формуле:
Чтобы разобраться, рассмотрим пример. Допустим, что цена товара колеблется в интервале от 4 до 5 ден. ед. При P x =4 ден. ед. объем спроса составляет 4000 ед. продукции. При P x = 5 ден. ед. - 2000 ед. Используя первоначальную формулу
рассчитаем значение коэффициента ценовой эластичности для данного ценового интервала:
Однако если в качестве базовой взять другую комбинацию цены и количества продукции, то получим:
И в первом, и во втором случае спрос эластичный, но результаты отражают разную степень эластичности, хотя анализ мы проводим на одном и том же ценовом интервале. Для преодоления этого затруднения экономисты используют в качестве базовых средние величины уровней цены и количеств, т. е.
или
Иными словами, формула расчета коэффициента ценовой эластичности спроса принимает вид:
Конкретные факторы, влияющие на ценовую эластичность спроса, выделить очень сложно, но можно отметь отдельные характерные черты, присущие эластичности спроса на большинство товаров:
1. Чем больше заменителей у данного товара, тем выше степень ценовой эластичности спроса на него.
2. Чем большее место занимают расходы на товар в бюджете потребителя, тем выше эластичность его спроса.
3. Спрос на предметы первой необходимости (хлеб, молоко, соль, медицинские услуги и т. п.) характеризуется невысокой эластичностью, спрос же на предметы роскоши эластичен.
4. В краткосрочном периоде эластичность спроса на товар ниже, чем в более длительных, так как в долгосрочных периодах предприниматели могут наладить выпуск широкого ассортимента товаров-заменителей, а потребители - найти другие товары, заменяющие данный.
При рассмотрении эластичности спроса по цене возникает вопрос: что же происходит с выручкой (валовым доходом) фирмы при изменении цены на товар в случае эластичного спроса, неэластичного спроса и спроса единичной эластичности. Валовом доход определяется как произведение цены продукции на объем продаж (TR= P x Q x). Как видим, в выражение TR (валового дохода), как и в формулу показателя эластичности спроса по цене, входят значения цены и объема товара (Р х и Q x). В этой связи логично предположить, что на изменение валового дохода могут оказывать воздействие величины эластичности спроса по цене.
Проанализируем, как изменяется выручка продавца в случае снижения цены на его продукцию при условии, что спрос на нее отличается высокой степенью эластичности. В этом случае снижение цены (Р х) вызовет такое увеличение объема В спроса (Q x), что произведение TR= P X Q X , т. е. общая выручка, возрастет. Из графика видно, что общая выручка от реализации продукции в точке А меньше, чем в точке В при продаже продукции по более низким ценам, так как площадь прямоугольника P a AQ a O меньше площади прямоугольника P B BQ B 0. При этом площадь Р А АСР В - проигрыш от снижения цены, площадь CBQ B Q A - увеличение объема продаж от снижения цены.
SCBQ B Q A - SP a АСР В - величина чистого выигрыша от снижения цены. С экономической точки зрения это означает, что в случае эластичного спроса снижение цены на единицу продукции полностью компенсируется значительным увеличением объемов реализуемой продукции. В случае увеличения цены данного товара мы столкнемся с обратной ситуацией - выручка продавца будет сокращаться. Проведенный анализ позволяет сделать вывод: если снижение цены товара влечет за собой увеличение выручки продавца, и наоборот, при росте цены выручка падает, то имеет место эластичный спрос.
На рисунке б изображена промежуточная ситуация - снижение цены на единицу изделия полностью компенсируется увеличением объемов продаж. Выручка в точке A (P A Q A) равна произведению Р х и Q x b точке В. Здесь говорят о единичной эластичности спроса. При этом SCBQ B Q A = Sp a ACP b а чистый выигрыш Scbq b q a -Sp a acp b =o.
Итак, если снижение цены на продаваемую продукцию не ведет к изменению выручки продавца (соответственно, рост цены также не вызывает изменений в выручке), имеет место спрос единичной эластичности.
Теперь о ситуации на рисунке в. В этом случае S
P a AQ a O SCBQ B Q A , т. е. проигрыш от снижения цены выше выигрыша от увеличения объема продаже Экономический смысл ситуации состоит в том, что для данного товара снижение цены на единицу продукции не компенсируется общим незначительным увеличением объема продаж. Таким образом, если снижение цены блага будет сопровождаться снижением величины общей выручки продавца (соответственно, увеличение цены повлечет за собой и увеличение выручки), то мы столкнемся с неэластичным спросом.
Итак, изменение объема продаж вследствие колебания величины потребительского спроса в связи с изменение цены, сказывается на объеме выручки и финансовом положении продавца.
Как уже было выяснено ранее, спрос - функция многих переменных. Кроме цены, на него оказывают воздействие множество других факторов, в качестве основных из них можно назвать доход потребителей; цены на взаимозаменяемые товары (товары-субституты); цены на взаимодополняющие товары исходя из этого, помимо концепции эластичности спроса по цене, выделяют понятия «эластичности спроса по доходу» и «перекрестной эластичности спроса».
Концепция эластичности спроса по доходу отражает процентное изменение количества спрашиваемой продукции, обусловленное тем или иным процентным изменением дохода потребителя:
где Q 1 и Q 2 - первоначальный и новый объемы спроса; Y 1 и Y 2 - первоначальный и новый уровни дохода. Здесь, как и в предыдущем варианте, можно использовать и формулу центральной точки:
Реакция спроса на изменение дохода позволяет разделить все товары на два класса.
1. Для большинства товаров рост дохода будет приводить к росту спроса на сам товар, поэтому E D Y > 0. Такие товары называются обычными или нормальными товарами, товарами высшей категории. Товары высшей категории (нормальные товары) - товары, для которых характерна следующая закономерность: чем выше уровень доходов населения, тем выше объем спроса на такие товары, и наоборот.
2. Для отдельных товаров характерна другая закономерность: с ростом дохода величина спроса на них сокращается, т. е. E D Y < 0. Это товары низшей категории. Маргарин, ливерная колбаса, газированная вода являются товарами низшей категории по сравнению со сливочным маслом, сервелатом и натуральным соком, являющимися товарами высшей категории. Товар низшей категории - вовсе не бракованный или испортившийся товар, просто это менее престижная (и качественная) продукция.
Концепциям перекрестной эластичности позволяет отразить чувствительность спроса на один товар (например, X) к изменению цены другого товара (например, Y):
где Q 2 X и Q x x - первоначальный и новый объемы спроса на товар Х; Р 2 Y и Р 1 Y - первоначальная и новая цена товара Y. При использовании формулы средней точки коэффициент перекрестной эластичности будет рассчитываться следующим образом:
Знак Е D ху зависит от того, являются ли данные товары взаимозаменяемыми, взаимодополняющими друг друга или независимыми. Если Е D ху > 0 , то товары взаимозаменяемы, и чем больше значение коэффициента перекрестной эластичности, тем больше степень взаимозаменяемости. Если Е D ху <0 , то X и Y - взаимодополняющие друг друга товары, т. е. «идут в комплекте». Если Е D ху = О, то мы имеем дело с независимыми друг от друга товарами.
Вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности учреждения или лица (юридического или физического) - фондообразователя, составляет его документальный фонд.
Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.
В Основах законодательства об архивах дано следующее определение архивного фонда: это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению.
Под совокупностью документов, исторически связанных между собой здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации.
Под совокупностью документов, имеющих логические связи, в Основах законодательства подразумевается комплекс документов, специально созданный архивистом, коллекционером или другим лицом.
Разновидностями архивного фонда являются:
· архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации);
· архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
· объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для частных лиц - родственные, профессиональные, творческие отношения).
Архивная коллекция - совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).
Понятие "фонд" возникло в XIX в. - "простое отношение". Оно заключалось в требовании сохранения в архиве сложившихся документов в том порядке, в котором они возникли в делопроизводстве. До 20-х гг. XX в. в архивных отраслях всех стран господствовали формально-логические схемы, т. е. в архиве документы хранились по архивным коллекциям. "Простое отношение" названо немецкими архивистами провениенц-принципом (принципом происхождения), который лежит в основе фондовой организации и хранения в архивах.
Он подразумевает сохранение в архиве генетических общностей документов в том виде, в каком они сложились в деятельности соответствующих учреждений, запрет на разделение сложившихся архивных коллекций. Этот запрет также подразумевает запрет на их создание.
Принцип происхождения у немецких архивистов получил название "бештанд" (сущность, устойчивость), у русских же прижилось французское "фонд" (сущность, основа), который появился на рубеже XIX-XX вв. До XVIII века не существовало какого-либо определения фонда, на практике он не имел никакого значения, т. к. продолжали существовать архивные коллекции. После Октябрьской революции перемены затронули и архивную отрасль. 22 апреля 1918 г. был издан декрет "О реорганизации архивного дела в РСФСР" (так называемый "Ленинский декрет"), который вводил фонд как основную структуру организации и хранения архивных материалов. Но ни в этом, ни в следующих декретах определения фонда не было дано. Впервые вопрос об определении термина "фонд" был поднят на I Съезде архивных деятелей РСФСР в 1925 г., где обсуждалось два доклада по архивной терминологии - московской и ленинградской терминологической комиссий.
· Московская комиссия (Анфилов Б. И., Голубцов И. А., Сергеев А. А.) сформировала определение фонда следующим образом: "Архивным фондом учреждения или лица называется совокупность архивных материалов, органически сложившихся в процессе деятельности этого учреждения или лица". Анфилов говорил, что материалы фонда органически связанны с процессом деятельности.
· Ленинградская комиссия (Андреев А. И., Князев Г. А.) признавала архивным фондом "совокупность единиц хранения архивных материалов, объединенных в архиве в одно обособленное целое, под общим наименованием и обычно имеющих самостоятельную для данного собрания нумерацию".
Во втором определении фактически описано то, что существовало на самом деле, на практике. Но оно не давало возможности провести четкое разграничение между фондом и архивной коллекцией. Съезд утвердил формулировку московской комиссии, которая существует до наших дней и составляет основу всей теории архивоведения.
В понятии фонд - два признака:
- "совокупность документов"
- "единство их происхождения".
У каждого фонда есть фондообразователь, т. е учреждение или частное лицо, в деятельности которого возник документ. Архивная коллекция составляется сотрудником архива, который на том или ином основании объединяет документы различных фондообразователей. Он является фондосоставителем.
Фонд - сложившийся исторический источник, который содержит не только сами документы, но и отражает характерные связи фондообразователя с другими учреждениями и структурных частей между собой. Запрещается разделять фонды на части, чтобы не нарушить эти связи. Для полного отражения фондом деятельности фондообразователя проводится поиск недостающих документов. Если обнаруживаются чужеродные включения, т. е. документы других фондообразователей, то они изымаются с целью предотвращения дезинформации. Любой архивный документ ценен сам по себе, но, тем не менее, значительная часть его теряется, если он хранится отдельно от всего комплекса документов фондообразователя. Документ является частью системы "запрос-ответ-запрос". Изучая одни документы у исследователя возникают вопросы, ответы на которые находятся в других документах, где также содержатся вопросы, ответы на которые можно найти в третьих и т. д.
Деятельность фондообразователя имеет определенный видовой состав документов и структуру фонда. Понятие информационного потенциала фонда включает не только сами фонды, но и средства архивного поиска - описи, путеводители. Разнообразие документов фонда определяется местом фондообразователя в системе государственных учреждений. Любой документ органа государственной власти обладает большей информативностью, чем целый комплекс документов любого мелкого учреждения (средние школы и т. д.). Органы федеральной власти определяют развитие отрасли. Их документы являются более ценными.
I - документы федеральной власти;
II - документы региональной власти;
III - документы всех остальных фондообразователей.
Литература
ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.
Формирование дел – неотъемлемая составляющая работы по текущему хранению документов предприятия, непосредственное исполнение которых завершено.
Формирование дел представляет собой процедуру группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и соблюдением определенных правил.
В зависимости от особенностей организации делопроизводства формирование дел может производиться либо децентрализовано – непосредственно в структурных подразделениях, либо централизованно – то есть в службе ДОУ предприятия.
Для формирования дела исполненные документы должны в 15 – дневный срок сдаваться их исполнителями в службу ДОУ.
Общие правила формирования дел:
в дела помещаются только исполненные документы, оформленные надлежащим образом;
распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел;
группировка документов в составе дела производится в пределах календарного года, за исключением:
Переходящих дел;
Судебных дел;
Личных дел;
Историй болезни.
4) группировка документов одного вида с постоянными и временными сроками хранения производится в разные дела.
5) в дело помещается только один экземпляр документа. Исходящие документы и документы подлежащие возврату помещаются в дела в копиях.
6) факсограммы, телеграммы помещаются в дела на общих основаниях;
7) не допускается помещать в дела:
Оригиналы документов, подлежащих возврату;
Лишние, черновые экземпляры документов;
Некоторые виды документов в составе личных дел вкладываются в дела, но не подшиваются (поскольку подлежат периодической замене на более новые и актуальные);
8) объем дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая обложку 4 см. в необходимых случаях допускается разделение дела на несколько томов. В этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением пометок «т.1», «ч.2» и т.д.
Отметим, что систематизация документов внутри дела может производиться либо в хронологической, либо в вопросно-логической последовательности.
Рекомендации по систематизации в составе дел наиболее распространенных видов документов содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству. Так, организационно-распорядительные документы рекомендуется систематизировать в составе дела по видам и хронологии, располагая их вместе с приложениями: сначала – документ, а после него – соответствующее приложение.
Учредительные документы (уставы, положения), должностные инструкции и инструкции по видам деятельности, утвержденные организационно-распорядительными документами (приказами) и являющиеся приложениями к последним, следует располагать в составе дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них).
Приказы и распоряжения должны помещаться в отдельные дела. В свою очередь, приказы по основной деятельности должны располагаться в составе дел отдельно от приказов по кадрам. Приказы по кадрам целесообразно помещать в самостоятельные дела с учетом их функционального назначения: отдельно – приказы о приеме на работу, отдельно – приказы об увольнении.
Документы протокольных мероприятий – переговоров, заседаний, совещаний должны помещаться в дела в хронологическом порядке.
Поручения вышестоящих органов управления (власти), а также документы, отражающие ход и результаты их исполнения, следует помещать в дела сообразно тем направлениям деятельности предприятия, к которым относятся соответствующие поручения.
Утвержденные документы по планированию деятельности, в том числе программы, планы графики, следует помещать в дела отдельно от их проектов. Этой рекомендации следует придерживаться и в отношении документов по учету и отчетности о результатах деятельности – отчетов, сводок.
Систематизируются точно также в составе дел сметы, лимиты, списки, расчеты-обоснования. Лицевые счета работников целесообразно группировать в алфавитном порядке. Документы в составе личных дел работников располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При этом отдельные виды документов в дела не подшиваются, а помещаются во вкладыш на внутренней стороне обложки – например справки, фотографии и др.
Систематизация в составе дел письменных обращений, поступивших в адрес предприятия от имени юридических и физических лиц, производится исходя из содержания обращения. В частности, просьбы, предложения, заявления и жалобы по вопросам деятельности предприятия все документы по их рассмотрению группируются отдельно от письменных обращений по личным вопросам.
Документы, образующие переписку предприятия, подлежат систематизации в пределах календарного года в хронологической последовательности, при этом документ – ответ (исходящий документ) помещается за документом-запросом (входящим документом).
Электронные документы и базы данных согласно Методическим указаниям ВНИИДАД РФ «Ведение делопроизводства в организации», формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел отдельно от документов на бумажных носителях. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, при этом наименование дела соответствует наименованию базы данных.
Один отдельный документ – это единичный акт документирования. Однако деятельность любой организации отражается совокупностью документов, которые принято называть системами документации.
ГОСТ Р 51511-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет системы документации как «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к их оформлению». То есть системы документации представляют собой комплекс взаимосвязанных документов, в который последовательно отражается:
Ú деятельность определенной отрасли управления (промышленность, транспорт, культура, образование и т. д.). Отраслевые системы фиксируют производственную деятельность, и таких систем столько, сколько существует отраслей;
Ú отдельная функция управления , т. е. функциональные системы документации,имеющие межотраслевое значение иприсущие всем органам управления (организационно-правовые, распорядительные, плановые, отчетно-статистические и т. д.);
Ú уровень управления, определяемый местом конкретной организации в системе органов власти и управления (федеральный, региональный и местный уровень).
Системы документации характеризуются всеми признаками, которые присущи другим системам:
а) деление системы на подсистемы;
б) взаимосвязь внутри и между системами;
в) наличие внутренней организации;
г) автономность элементов системы;
д) способность к развитию.
Системы документации конкретной отрасли или функции управления делятся, в свою очередь, на подсистемы или в каждой системе мы можем выделить подсистемы, реализующие определенные задачи управления (например, система ОРД подразделяется на организационно-правовые документы; распорядительные документы; информационно-справочные документы.
Внутри системы и между ее элементами существуют многочисленные и разнообразные взаимосвязи. Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из них занимает определенное место, предназначен для определенных целей и отражает в своем содержании внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляется в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Характерной особенностью систем документации является их взаимосвязь и взаимообусловленность, а нередко и взаимопроникновение. Так, ОРД связана с отраслевыми и функциональными системами документации. В них отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, планирование, отчетность.
Тесно связаны между собой плановые и отчетно-статистические документы. Например, различные виды планов входят в состав плановой документации, а отчеты о их выполнении относятся к отчетно-статистической документации. Связь проявляется на всех стадиях периода действия планов – как в ходе переписки по их выполнению, так и на заключительной стадии при подведении итогов в виде отчетов. Таким образом, системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают.
Автономность системы проявляется в определенной самостоятельности функционирования и развития каждой части системы. Это означает, что подсистемы могут функционировать и выполнять свои задачи по отношению к другим системам в значительной степени самостоятельно. Например, в системе бухгалтерского учета существует множество автономных подсистем.
Вместес темкаждая система непрерывно развивается, поскольку усложняются функции управления, которые она отражает, изменяются технологии управления, техническая оснащенность. Таким образом, системы документации отвечают основным признакам системы.
Классификация как понятие означает распределение объектов, явлений, понятий по классам, отделам, разрядам в зависимости от их общих признаков. Классификацию можно назвать особым познавательным методом, поскольку она применяется во всех отраслях науки и в практической деятельности. Она способствует упорядочению предметов, явлений, облегчает процесс изучения, ориентировку и поиск необходимых сведений.
Основой для классификации документов и систем документации является общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Однако проблема классификации систем документации достаточно дискуссионна, поскольку существуют разные критерии, на основании которых они выделяются.
Наиболее распространенными критериями для классификации систем документации являются следующие:
· отрасль деятельности или управления (отраслевые системы документации);
· функции управления (функциональные системы документации);
· деятельность отдельных специфических ведомств (ведомственные системы документации: ФСБ, налоговая, пограничная, таможенная служба и т. д.);
· деятельность конкретного учреждения (внутриучрежденческая система документации).
Системы документации могут различаться не только по объекту или по предмету документирования, но и по процедурам управления :
· протокольная документация отражает работу коллегиальных органов в различных сферах деятельности (судебной, научной, управленческой, военной). Протоколирование как форма документирования означает объективную запись хода коллективного обсуждения вопроса;
· в качестве самостоятельной системы выступает система актирования . Акт как вид документа составляется в различных отраслях управления и деятельности (судебной, управленческой, материально-технического снабжения, капитального строительства) и объективно фиксирует несколькими лицами установление факта или состояния;
· широко распространена паспортная система документации ,характеризующая человека или предметы (гражданские паспорта, паспорта на машины, изделия, объекты, архивные фонды).
Таким образом, существует множество систем документации, которые взаимосвязаны и взаимообусловлены, но в разных системах присутствует одна и та же система документации, которую принято называть ОРД.
Разделение документации на системы достаточно условно и несовершенно, т. к. закрепить документы за определенной системой не всегда удается. Попытку осуществить классификацию систем документации в организации предпринял А.В. Пшенко, один из авторов учебника «Управление документами» (М.: ИНФРА-М, 2009). Все системы документации он разделяет на: а) общероссийские (функциональные и отраслевые), обязательные для применения; б) унифицированные системы управленческой и отраслевой документации.
Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.
Формирование дел
Формирование дел должно обеспечивать выполнение следующих требований:
– оперативность обработки и поиска документов;
– надежность документационного обслуживания;
– сохранность документов.
В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02, бухгалтерия - 04 и т.д.
Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хране-ния изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».
В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).
В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30–40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».
Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.
Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
